京交会外事活动策划与外宾接待工作总结与体会 WTO 事务中心 ( 联络部 )

交流内容 外事礼仪 外事活动策划与外宾接待工作总结 经验与体会

一、外事礼仪 制定《外事礼仪指南》 基础礼仪 外事接待 礼仪 会务礼仪

工作中主要涉及到的礼仪 —— 着装 着装 装扮要与所处环境、 社会角色、自身条 件和穿戴时节相协 调。着装要体现整 体性、个性、和谐 性。 男士出席正式会议或典礼，应 穿深色西装或礼服。西装袖子 长度以达到手腕为宜，西装衬 衫的袖长应比西装袖子长出 1- 2 厘米。凡是正式场合，穿西 装都要系领带，西装要系扣。 女士职业装一般 为上衣、下裙。

工作中主要涉及到的礼仪 —— 拜会 预约在先预约在先 守时赴约守时赴约 进行通报进行通报 登门有礼登门有礼 举止大方举止大方 适可而止适可而止 拜会礼节

工作中主要涉及到的礼仪 —— 会谈 会谈座位的安排会谈座位的安排 会谈座位的安排会谈座位的安排

工作中主要涉及到的礼仪 —— 晚餐会 第二届京交会晚餐会座次 原则一：以右为上；原则二：以远为上；原则三：居中为上

工作中主要涉及到的礼仪 —— 晚餐会 第三届京交会晚餐会座次

在会谈会见时如需合影，需按照礼宾原则进行合影位次安排。在涉外场合，讲 究 “ 以右为尊 ” 。 一般由主人居中，按礼宾次序，以主人右手为上，主人的右手排第一位来宾， 主人的左手排第二位来宾，主客双方间隔排列，两端均由主方人员把边。 工作中主要涉及到的礼仪 —— 合影

二、外事活动策划与外宾接待工作总结 使馆推介 商协会推介 与三大国际组织的联络 四大活动的筹备 会前 境外嘉宾接待 四大活动的现场执行 会中 嘉宾意见反馈 感谢信的发放 部门工作总结 启动第四届京交会外联相关工作 会后

共联系了 51 家使馆 对埃及、巴西、南非等 3 家使馆上门拜访并推介京 交会 组织了驻华使节推介会， 共有 18 个国家驻华大使 馆 25 人参会。 会前：使馆推介

联系了美国朱诺商会、德国商会、荷兰中国商会等 20 家商协 会 对有驻华代表处的日本贸易振兴机构、中国泰国商会等 4 家 商协会进行点对点推介 组织了中美、中加商协会推介会 2 场 会前：商协会推介

会前：与三大国际组织及世界贸易网点联盟的联络 前期联 络 确定合办 的活动 确定各项 活动的主 题 确定嘉宾 邀请事宜

会前：四大活动的筹备 工作方案执行细案

会中：境外嘉宾接待 共接待： 3 位三大国际组织负责人 7 位正部级嘉宾 10 位副部级嘉宾 4 位国际行业协会负责人 3 位联合国采购官员 1 位奖励政策嘉宾 5 位经合组织演讲嘉宾 8 位随员 19 位亚非拉团学员 提供机场迎送 47 批次，其中贵宾礼遇 37 批次 共为 16 位境外嘉宾解决机票 共为 41 位境外嘉宾安排食宿 共为 50 余名嘉宾安排会期用车

要订好机票 要有人去接 要有礼遇 7 天 9 场活动 要好的陪同 老得赶场 必须有辆车 这么忙 得吃好住好 好的接待是好的成交效果的有力保障： 布鲁诺是分销板块的重要嘉宾，本届京交会上，分销板块实 现交易额 1000 多亿元人民币。 境外嘉宾接待 -- 布鲁诺的一周

会中：四大活动的现场执行 晚餐会 参会嘉宾级别高，共邀请了境内外嘉宾 60 余人，包 括商务部及北京市领导、三大永久支持单位负责人、外 国部长、友城嘉宾、国际行业协会负责人、市长顾问会 嘉宾、经合组织邀请的演讲嘉宾及组委会战略合作伙伴 等。晚餐会由北京市常务副市长李士祥主持，商务部部 长高虎城致辞。

分论坛 论坛既有国际组织代表，如世贸组织服贸司司长哈 米德 马姆杜，也有来自国内外服务贸易领域的专家学 者和企业精英，如中国信息技术服务与外包产业联盟理 事长曲玲年、 EMC 公司大中华区市场部总经理石峰等。 会中：四大活动的现场执行

“WTO 与中国：北京国际论坛 ” 主论坛得到了 WTO 和商务部的大力支持，世界贸易组 织总干事阿泽维多特意发来贺信祝贺。出席嘉宾有：中国 世界贸易组织研究会会长孙振宇、中国商务部部长助理童 道驰、世界贸易组织副总干事易小准、 WTO 服贸司司长哈 米德、日内瓦国际贸易和可持续发展中心总裁梅林德、中 国美国商会主席葛国瑞等。 会中：四大活动的现场执行 中非服务贸易分论坛出席嘉宾规 格也较高，包括中国国际贸易促进 会前会长俞晓松、中国世界贸易组 织研究会会长孙振宇、莱索托王国 驻华大使莱博杭 · 恩齐妮等。

会中：四大活动的现场执行 分销板块 分销服务板块不仅推介全球采购供应链、跨境电子商务 在服务贸易领域的应用，还推介和展示了服务外包、大数据 应用等专业分工项目，通过优质资源集聚实现的产业融合发 展和都市结构优化，如何利用分销服务提升都市运行效率等 ，而且分销服务还坚持务求实效的原则，立足成交，本届京 交会上实现交易额 1000 多亿元人民币。

会后：嘉宾意见表收集 为进一步提升服务品质，我部门向享受组委会接待 服务的境外嘉宾发出意见反馈表共 55 份，最终收回 27 份 。目前，我们已经对反馈表进行了翻译、整理和汇总。

会后：感谢信的发放 境外嘉宾工作组共发放 42 份。其中，境外机构及嘉宾 10 封，境 外嘉宾工作组成员单位 9 封， WTO 与中国：北京国际论坛承办机构 3 封，市长企业家顾问会牵头单位 1 封，晚餐会演职人员 19 封。

会后：部门工作总结及第四届京交会外联相关工作启动 工作总结： 根据中心安排，部门领导牵头，召开总结会 部门成员就各自负责的工作进行总结，交流经验，深挖不足 完成部门工作总结报告 第四届京交会外联相关工作启动 撰写第四届京交会国际推广方案 收集、汇总服务贸易十二大领域商协会信息 收集、汇总世界服务贸易前 30 强国家和地区商协会信息 制定部门刚性预算表 撰写 WTO 高峰会方案 ( 初稿 ) 撰写财政局委托的政府采购相关课题 ( 初稿 )

三、经验与体会 嘉宾机票和酒店预订中的难点  行程多变  信息拖延  国际旅游旺季公务舱票源紧张 · 解决以上难点 及时沟通 尽量满足嘉宾合理的要求，为其提供便利

三、经验与体会 晚餐会筹备过程中的难点  方案变化多且大  最终方案确定时间晚 · 解决以上难点 及时有效沟通，进行相关调整

三、经验与体会 分论坛筹备过程中的难点  中方演讲嘉宾确定比较晚  外方演讲嘉宾名单更改频繁 · 解决以上难点 及时沟通 利用商务部交流中心、商务委资源进行邀请

三、经验与体会 WTO 论坛筹备过程中的难点  启动时间晚  专项经费被取消 · 解决以上难点 及时有效沟通，进行相关调整 与财务、会展等各部门沟通协调，共同解决经费问题

三、经验与体会 体会： 敢于担当的团队是顺利完成任务的关键 及时有效的沟通联络是顺利筹办的前提 周到细致的服务是顺利完成任务的有力保障 与其他机构和部门的通力合作是成功筹办的基础

谢谢大家