长春分院机关 公文基础知识培训 综合办公室 李佰慧

提纲 一、什么是公文 二、公文的格式规范 三、常用公文介绍 四、正确使用 ARP 拟写公文

3 什么是公文？ 中国科学院实施领导、履行职能、处理公务的具有特 定效力和规范体式的文书，是传达贯彻党和国家及我 院方针政策，公布法规和规章，指导、布置和商洽工 作，请示和答复问题， 报告、通报和交流情况等的重 要工具。 《中国科学院公文处理办法 》第三条规定：

4 《党政机关公文处理工作条例》  增加发文机关署名和页码两个公 文格式要素  删除主题词格式要素  调整公文格式要素的编排 （成文时间使用阿拉伯数字、成文 日期上加入发文机关名称等）  细化特定格式公文的编排要求  党政公文合二为一，适用范围扩 大到各级党政机关制发的公文

提纲 一、什么是公文 二、公文的格式规范 三、常用公文介绍 四、正确使用 ARP 拟写公文

公文格式规范 版头 主体 版记 主体

公文格式规范 —— 版头 份号 6 位 3 号阿拉伯数字 左上角第一行，顶格 密级和保密期限 3 号黑体 左上角第二行，顶格 数字保用阿拉伯 紧急程序 3 号黑体 左上角第三行 发文机关标志 全称或规范简称（ +“ 文件 ” ） 小标宋，红色 醒目、美观、庄重 发文字号 上行文左空一字，平下行方居中 发文机关标志下空两行 年份标全称，六角括号 发文序号不加 “ 第 ” 字，不编虚位 阿拉伯数字后加 “ 号 ” 字 签发人 右空一字 “ 签发人 ”3 号仿宋，姓名 3 号楷体

公文格式规范 —— 主体 标题 2 号小标宋 红色分隔线下空二行 居中，回行词意完整 标题排列应使用梯形或菱形 “ 关于 ” 前加发文机关署名 主送机关 标题下空一行 3 号仿宋 居左顶格，全角冒号 正文 自然段左空二格 3 号仿宋

公文格式规范 —— 主体 附件说明 正文下空一行，左空两字 “ 附件 ”+ 全角冒号 阿拉伯数字标注顺序号 附件后不加标点 回行时应与上一行首字对齐 发文机关署名 正文或附件之下，推荐空四行，也可以根据页面需要进行调整 以成文日期为准居中编排 3 号仿宋 规范全称或简称 成文日期 3 号阿拉伯数字 右空四字 年份发应标全称，月日不设虚位 印章 端正、居中，顶端应距上一行一行之内 发文机关署名和成文日期居印章中心偏下位置 不得出现空白 附注 成文日期下一行 居左空两字 + 圆括号

公文格式规范 —— 版记 抄送机关 左右各空一字 4 号仿宋 “ 抄送 ” 后 + 全角冒号 多个抄送单位用逗号间隔，最后一个抄送 单位后用句号 回行时与冒号后首字对齐 印发机关 左空一字 4 号仿宋 印发日期 右空一字 4 号仿宋 阿拉伯数字，年份全称，不设虚位 年份后加 “ 印发 ” 二字

公文格式规范 —— 关于附件 另起一页编排，在版记之前 “ 附件 ” 二字及顺序号，用 3 号黑体 左上角第一行 标题居中，第三行 格式要求，同正文 附件构成 正文的补充材料或参考资料 请示件中涉及的有关材料

公文格式规范 页面布局 公文排版后所剩空白 处不能容下印章 、成 文日期时，调整行间 距解决，不可单独成 一页 主体各要素一般用 3 号仿宋，特殊情况可 作适应调整 公文首页必须显示正 文 页面设置 A4 纸 页边距： 上３ cm 下 2.5cm 左 2.8cm 右 2.6cm 推荐行间距： 30 磅 结构层次 第一层： “ 一 ” （黑体） 第二层： “ （一） ” （楷体） 第三层： “1.” （仿宋） 第四层： “ （ 1 ） ” （仿宋） 只有两层的情况： “ 一、 ”“1.”

发文机关 + 1. 不加标点 中科院长春分院

出现空白页，应调整行间 距，将版记放入第一页。

公文格式规范 —— 数字用法 除惯用语外，描述数量的数字要使用阿拉伯数字，但会议的 届数通常用汉语数目字。 如：由吉林大学等 7 所高校协办的第四届全国药学.... 正文中的公历纪年的世纪、年代、月、日。 如 :20 世纪 90 年代、 1997 年 7 月 1 日 正文中表示时间的时、分、秒。 如： 19 时 30 分。 阿拉伯数字 星期。 如：星期一、星期六 成语。 如：五光十色、一鸣惊人 非公历纪年。 如：农历四月二十一 汉字数字

英文没有书名号，用斜体字表示。 如：研究成果在 Angew.Chem.Int.Ed. 著名杂志上发表。 多重书名号的情况，单双混用。 如：吉林省人民政府关于转发《国务院关于印发 < 领导干部加强学习 《 ×× 保密法》的通知 > 的通知》的通知 标题中只能有两种标点符号：书名号、顿号。 如：习近平、刘云山同志在全国宣传部长会议上的讲话 中共吉林省委关于印发《吉林省突发事件新闻应急处置办法》的 通知 公文格式规范 —— 标点符号

准确表达。准确表达发文依据、准确反映客观实际、严格遵守语法 规则、严格符合逻辑要求。 简练表达。简短表达、简明表达。 庄重表达，使用严肃的书面语言，不用口语和方言。使用含义明确 而限定的词语，避免出现歧义。使用专用词语，赋予公文严谨庄重 的特色。 得体表达，根据收发文双方的地位、职能及其相互关系，选用恰当 的语气和词语来行文。根据不同类别的文种，确定不同的语言表达 形式。 公文格式规范 —— 遣词用句 一字入公文，九牛拔不出。公文语言一旦出现错、漏、岐解，轻则 损坏机关名誉，重则给工作带来不可弥补的损失。

提纲 一、什么是公文 二、公文的格式规范 三、常用公文介绍 四、正确使用 ARP 拟写公文

常用公文介绍 —— 请示 向上级机关行文 请求批准事项、解答问题等 请 示 妥否（当否），请审批（批示、 批复） 以上请示，请予审批。 结束语 标题不要写成请示报告 必须 “ 一文一事 ” 不能越级请示 请示不能抄送下属机关 语言恳切，但不必表示感谢的言语 请示的缘由开门见山，既扼要又要说明问 题 注意事项

常用公文介绍 —— 通知 向下级机关行文，或者无隶属关系 单位 适用于发布、传达要求下级机关执 行和有关单位周知或者执行的事项， 批转、转发公文。 通 知通 知 特此通知。 以上通知，请遵照执行。 通常没有结束语 结束语 时间、地点、人物、事由一个不漏 日期后标注星期 方便联系加上联系人 注意事项

常用公文介绍 —— 函 适用于不相隶属机关之间商洽工作、 询问和答复问题、请求批准和答复审 批事项 简单、灵活、使用广泛，平级、上下 级均可使用 函 上行，或不相隶属关系： “ 妥否，请审 批。 ” 下行： “ 此复。 ”“ 特此函告。 ”“ 专此函告。 ” 平级： “ 请复。 ”“ 望函告。 ”“ 以上意见，请 函复。 ” 结束语 不相隶属之间函件要尊重对方，语气 平和 注意事项

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正确使用 ARP 拟写公文 ARP 是中科院网络中心为全院科研管理的信息化开展的资源管 理规划项目，简称 ARP 。公文系统是其 10 大应用系统之一。 按照院办公厅要求，除特殊情况外，单位发文应全部在 ARP 公 文系统中完成（部门名义发文除外）。

正确使用 ARP 拟写公文  上行 \ 下行？  行政 \ 党组？  无文号便函 1. 按照需求选择发文种类 无文号要求 下行到各所站 简单、便捷

正确使用 ARP 拟写公文 2. 填写基本信息（以所平下行以例）

正确使用 ARP 拟写公文 3. 正文编辑

黄色区域为可编辑 区域 复制粘贴后注意字 体（正文为 3 号仿宋） 手工填写发文单位 署名 如正文较少，手动 改变行间距，使版 记与正文在一页内

如要改变模板格式，需 输入文档保护密码： admin

正确使用 ARP 拟写公文 4. 上传附件 附件在上传之前，应在本地完成编辑。

正确使用 ARP 拟写公文 5. 提交 —— 处领导审核 点击提交按钮

请及时办理系统中公文！！

谢 谢 大 家！