湖南邵阳市疾病预防控制中心 尧少时 二○一○年六月 公文写作实用基础讲座.

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1 湖南邵阳市疾病预防控制中心 尧少时 二○一○年六月 公文写作实用基础讲座

2 讲座目录 一、公文的含义、作用、特点 二、公文写作基本常识 （一）公文的种类 （二）公文写作的基本要求 （三）公文的行文关系
（四）公文的行文方向 （五）公文的行文规则 （六）公文的分类 （七）公文写作的注意事项 （八）公文写作易犯的毛病 讲座目录

3 三、公文的格式 公文格式的十五个要素 四、正确使用公文 九种常用公文 五、公文的基本处理程序 六、邵阳市疾控中心公文排版规范 ▲纸型、字体及大小、行数字数 ▲文字位置 ▲标点使用、抄送单位排序 ▲其他 七、邵阳市疾控中心公文种类

4 一、公文的含义、作用、特点 ■公文的起源：随着文字的产生始于黄帝时 代 最早的公文：甲骨文 出现“公文”一词：晋代陈寿的《三国志》
■公文的含义：公文，即公务文书，又叫公 务文件，是法定机关与组织 在公务活动中，按照特定的 格式，经过一定的处理程序 形成使用的有法定效力和规 范体式的文字材料。

5 ■公文的作用： ■行政公文的特点： △法规和准绳作用 △领导和指导作用 △宣传和教育作用 △联系和知照作用 △依据和凭证作用
△规范行为的作用 ■行政公文的特点： △有法定的作者 △有鲜明的政令性 △有法定的权威性和约束力 △有特定读者和明确的实用目 的 △有特定的公文体式和公文用 语，行文庄重、规范 △有一定范围和使用时间

6 二、公文写作基本常识 （一）公文的种类 行政机关与党政机关公文分类有所不同，主要有13种，即：命令（令）、决定、公告、通告、通知、议案、报告、请示、批复、意见、函、会议纪要。 党政机关公文有14种，与行政机关的公文种类比较，没有命令（令）、公告、通告、议案；另有决议、指示、公报、条例、规定。

7 （二）公文写作的基本要求： △符合政策法令 △格式合乎规范。《中国共产党机关公文处理条例》 和国务院《国家行政机关公文处
理办法》等有明确规定（后面另 行讲述） △行文周密严谨：直笔表达，结构严谨自然 一文一事，语气分寸得当

8 （三）公文的行文关系 ▲行文关系，是各级党政机关、各部门、单位之间 的组织关系和业务关系在公文运行中的体现，有三 种行文关系：
△1、机关部门、单位之间的相互关系，一般分为同一 系统与上下级之间的相互隶属关系（领导与被领 导，单位的行政级别有高有低）。 △ 2、同一系统的平级机关间以及同一机关各部门之 间的平行关系（单位行政级别相同） △3、不同系统的机关部门之间不相隶属关系（无领导 被领导关系，单位行政级别可高可低）。 ▲行文关系是根据行文单位所处的隶属关系和职权范 围确定的。

9 （四）公文的行文方向 △一定的行文关系，规定和约束了公文按照一定 的方向运行，通称为行文方向。行文方向是行 文关系的反映。
△行文方向分为上行文、平行文和下行文。 △在具体行文中，根据组织关系和工作需要，可 以逐级（最常用）、多级、越级、直达、直接 等不同的行文方向。 △行文常规：平行或不相隶属的机关之间，应当 使用平行文（如函），不能使用上行文（如请 示、报告等），更不能使用下行文（如命令、 指示、决定等）。

10 （五）公文的行文规则 △ 1、各级国家行政机关的行文关系，根据各自的隶属关系和职权范围确定。按行政隶属关系报送政府审批的请示，可由政府批复，也可由政府授权其办公厅（室）或主管部门答复。政府部门报请政府批转执行的公文，可由政府批转，也可由政府授权其办公厅（室）转发，还可冠“经XXX政府同意”由部门下达。 △2、凡属政府各部门职权范围内的事项，需要行文的，一律以部门名义直接行文。下级政府需要解决的问题，属上一级政府职能部门权限范围内的，可直接向上一级政府职能部门行文。各地区之间、同级政府各职能部门之间需要商洽解决的问题，可以相互行文。

11 △3、政府各部门可以向上一级或下一级政府有关业务部门行文，也可以根据本级政府的受权向下一级人民政府直接行文。
△4、同级政府之间、同级政府的部门之间、各级政府与上一级政府的部门之间可以联合行文；政府（及其部门）与同级党委（及其部门）、军队机关（及其部门）可以联合行文；政府部门与同级人民团体和行使行政职能的事业单位也可以联合行文。联合行文由主办机关与协办机关共同签发，由牵头主办机关编号印发，原稿由主办机关存档。

12 △5、地方各级国家行政机关公文中涉及其它机关、部门职权范围的问题，未经协商一致或未经上级机关批准、裁决的，不得各自向下行文。如擅自行文，上级机关有权责令纠正或撤销。
△6、向上级机关的请示要一文一事。不得用“报告”或其他文件的公文请示问题。地方各级国家行政机关不得越级请示。因特殊情况必须越级请求的，应抄送被越过的直接上级机关。 △7、请示一般只写一个主送机关，并一律送交受文机关的办公厅（室）统一办理，不得直接送领导个人，也不得抄送下级机关。

13 △8、受双重领导的机关上报公文，根据公文内容写明主送机关和抄送机关，由主送机关负责处理、答复。上级机关向受双重领导的下级机关行文，应同时抄送该下级机关的另一上级机关。
△9、国家行政机关的公文，不得向党委机关作批示、交任务，如内容涉及党的工作，与同级党委机关联合行文。 △10、对上级行政机关的来文，如无具体贯彻意见，可原文翻印下发，也可以以收文的形式下发，不另重复行文。已在各类会议上印发的领导人的讲话、会议纪要，不再另行发文。经批准在报刊上全文发表的文件，视为正式文件依照执行，不另行文。

14 （六）公文的分类 ■1、按其行文方向分类 △（1）上行文是指下级机关向上级机关报送的公 文，如请示、报告等。
△（2）下行文是指上级机关向所属下级机关的行 文，如决定、指示、公告、通知、通报等。 △（3）平行文指同级机关或不同隶属机关之间的行 文，如函等。通知、会议纪要有时也可作为 平行文。

15 ■2、按其时限要求分类 △分为特急公文、急办公文、常规公文。 △公文内容有时限要求，需迅速传递办理的，称 紧急公文。紧急文件可分为特急和急件两种， 紧急公文应随到随办，时限要求越高，传递、 办理的速度也就要求越快，但要“快中求准”。 △随着社会的发展，对公文的时效要求越来越 高，即使常规公文，也应随到随办，以提高办 文效率。

16 ■3、按其密级分类 △分为绝密公文、机密公文、秘密公文、普通公文。 △绝密、机密、秘密公文又称保密文件，是指内容 涉及党和国家的机密，需要控制知密范围和知密对 象的文件。 △文件的密级越高，传达、阅办、保管的要求也越 严。

17 △一个文件可同时具备上述三种分类， △如2003年防治SARS期间，“卫生部关于开展有 隔离、诊断、交通检疫等工作通知的明码传真电 报”， △行文方向是“上级对下级”， △时限是“特急”， △密级是“机密”。

18 （七）公文写作的注意事项 ■1、要符合党和国家的方针政策、法律法令和上级机关的 有关规定。 ■2、要符合客观实际，符合工作规律。
■3、公文的撰写和修改必须及时、迅速，反对拖拉、积压。 ■4、要符合保密制度的要求。 ■5、词章必须准备、严密、鲜明、生动。注意几点： △（1）条理要清楚。公文内容要有主有次，有纲有目，层 次分明，中心突出，一目了然。 △（2）文字要精练，篇幅要简短。

19 △（3）遣词用句要准确。公文要讲究提法、分寸，措词用
　　　 语要准确地反映客观实际，做到文如其事，恰如　 　　　 其分。 △（4）论理要合符逻辑。公文的观点要明确，概念要准 　　　 确，切忌模棱两可，含糊其词，产生岐义，耽误工 　　　 作。 △（5）造句要合符文法，通俗易懂，并注意修辞。不要随 便生造一些难解其意的缩略语，对涉及一些平时用 简称的单位应使用全称。 △（6）正确使用标点符号。 △（7）正确使用顺序号[一、（一）、1、（1）]。

20 （八）公文写作易犯的毛病 ■1、文种使用不当 ■2、格式不规范 ■3、行文规则混乱 ■4、提法不当 ■5、名称表述混乱 ■6、时间表述含糊
■7、用词不当 ■8、不符合语法 ■9、数字使用不统一

21 ■1、文种使用不当 △不了解或不会正确运用确切的文种，以致长期只使用通 知、决定等二三个公文，其余文种一概不用；
△公告、通告、通报分不清，望文生义去应用； △不知公文中“报告”与“请示”是两种不同的文种，经常混淆 不清，使用时张冠李戴或干脆写成“请示报告”； △不知有命令（令）、批示函、会议纪要等公文，遇到该 使用这些公文的场合则都用通知等公文去代替。

22 ■2、格式不规范 △（1）公文文头不规范。 △（2）标题冗长、混乱、残缺不全； △（3）主送机关排列混乱。 △（4）结构层次序数混乱。
△（5）附件不符。 △（6）抄送单位不正确，排序不妥。

23 ■3、行文规则混乱 △（1）越级行文。 △（2）多头行文。 △（3）请示一文多事。 △（4）党政不分。

24 ■4、提法不当 有的公文提出一些未经仔细推敲的方针、口号、任务，而这些方针、口号、任务又往往与党和国家在某一时期的工作方针相违背，从而造成一定的混乱。 ■5、名称表述混乱 △（1）同一名词在一篇公文中数次出现时表述不一致。 △（2）排名次序混乱。 △（3）随意用简称。

25 ■6、时间表述含糊 △（1）用时间代名词而不用具体日期。 △（2）年份随意省略。 △（3）年份不使用公元纪年。

26 ■7、用词不当 △（1）词义误用。 △（2）生造词语。 △（3）词语使用不当。 △（4）滥用模糊词语。

27 ■8、不符合语法 ▲不少公文存在不合语法的现象，以致于造成理解上的歧义或错误。 △（1）成分残缺。 △（2）成分多余。 △（3）搭配不当。
△（4）语序不当。

28 ■9、数字使用不统一 △（1）数字概念不清楚。 △（2）数字概念不准确。 △（3）数字书写形式不统一。

29 三、公文格式 ■秘密等级和保密期限 ■成文时间 ■紧急程度 ■公文生效标识 ■发文字号 ■附注 ■签发人 ■主题词 ■公文标题 ■抄送
■主送机关 ■公文正文 ■附件 ■成文时间 ■公文生效标识 ■附注 ■主题词 ■抄送 ■印发机关和印发时间 ■版记中的反线

30 XXXX文件 210mm 37mm XXX、XXXX： XXXXXXXXXXXXXXXXXXXXX 297mm
机密★三年 XXXX文件 XXXX〔2006〕1号 297mm

31 XXXX文件 平行文和下行文发文机关标识位置 25mm XXXX〔2006〕1号 关于XXXX的通知 210mm 37mm

32 上行文发文机关标识位置 37mm 01 机密★三年 80mm XXXX文件 XXXX2006〔1〕号 关于XXXX的通知 210mm
机密★三年 80mm XXXX文件 XXXX2006〔1〕号 28mm 关于XXXX的通知 37mm 上行文发文机关标识位置 297mm

33 公文格式要素之一：秘密等级和保密期限 △涉及国家秘密的公文应当标明密级（秘密、机密、绝密） 和保密期限。 △保密期限：
如不标保密期限，根据《保密法》规定，秘密保密10 年，机密保密20年，绝密保密30年。 △秘密等级标识： 用3号黑体字，顶格标在版心右上角第一行，两字之间空 1字；如需标秘密等级和保密期限，标识位置同上，秘密 等级和保密期限之间用“★”隔开。

34 公文格式要素之二：紧急程度 △紧急公文应根据紧急程度标明“急件”或“特急”。 △紧急程度标识别：
标紧急程度，用3号黑体字，顶格标在版心右上角第1行， 两字之间空1字。 △秘密等级和紧急程度同时标识： 秘密等级顶格标识在版心右上角第1行，紧急程度顶格标识 在版心右上角第2行。

35 公文格式要素之三：发文字号 △发文字号构成： 发文机关代字+年份+顺序号 △发文字号标识位置：
发文机关标识下空两行，用3号仿宋体字，居中排列；年份、 序号用阿拉伯数码标识；年份应标全称，用六角括号“〔 〕” 括入；序号不编虚位（即1不编为001），发文字号下印一条 与版心等宽的红线。 △几个机关联合发文的，只注明主办机关的发文编号。 △编号的作用： 统计发文数量，便于公文的管理和查找；在引用公文时，可 以作为公文的代号使用。文号是依时间先后依次编号的，可 防止弄虚作假。

36 公文格式要素之四：签发人 △哪些文件标识签发人？ 上报的公文（请示或报告）需标识签发人姓名。 △签发人标识位置：
平行排列于发文字号右侧。发文字号居左空1字，签发人 姓名居右空1字；签发人用3号仿宋体字，签发人后列全 角冒号，冒号后用3号楷体字标识签发人姓名。

37 公文格式要素之五：公文标题 △公文标题的构成： 发文机关+中心语+文种 △标题中除法规、规章名称加书名号外，一般不用标点符 号。
△公文标题的标识位置： 红线下空2行，用2号小标宋体字，可分一行或多行居中 排布；回行时，要做到词意完整，排列对称，间距恰当。

38 公文格式要素之六：主送机关 △主送机关指公文受理机关、单位或部门，应当使用 全称或者规范化简称。 △主送机关的标识位：
标题下空1行，左侧顶格用3号仿宋体字标识，回行 时仍顶格；最后一个主送机关名称后标全角冒号。

39 公文格式要素之七：公文正文 △公文正文字体字号： 3号仿宋体字。 △公文正文打印规范：
主送机关名称下一行，每自然段空2字，回行顶格，数字、年份不能回行。 △公文正文每页22行，每行28个字，统一用A4纸。 △正文写法力求简明扼要、条理清楚、实事求是、合乎文法，切忌冗长杂乱；“请示”类报文应当一文一事，不要一文多事。

40 公文格式要素之八：附件 △附件标识规范： 公文如有附件，在正文下空一行左空2字用3号仿宋体字标
识“附件”，后标全角冒号和名称。附件如有序号使用阿拉伯 数码；附件名称后不加标点符号。附件应与公文正文一起 装订，并在附件左上角第1行顶格标识“附件”。有序号时标 识序号；附件的序号和名称前后标识应一致。 △“附件”标题前后要完全一致，所附原件要在第一页左上角标 明“附件”两字，后面用冒号。

41 公文格式要素之九：成文时间 △成文时间标识规范： 用汉字将年、月、日标全；“零”写为“○”。
△成文时间以负责人签发日期为准。是公文的生效日期。 △单一机关制发的公文在落款处不署发文机关名称，只标成 文时间。成文时间右空4字。 △联合发文需加盖两个印章时，应将成文时间拉开，左右各 空7字；主办机关在前；两个印章均压成文时间。

42 公文格式要素之十：附注 △附注的意义： 需要说明的其他事项 △上报公文（请示）必须告知联系人姓名、电话， 以附注形式标识。 △附注的位置：
用3号仿宋体字，居左空2字加圆括号标识在成 文时间下一行。

43 公文格式要素之十一：印章 △印章： 是发文机关对文件生效负责的凭证，除会议纪 要和电报形式发出的公文外，正式行文都应加 盖印章。
△盖章技巧： 上不压正文、下不离日期、骑年盖月、上距正 文1行之内，也就是不到一行的空白。

44 公文格式要素之十二：主题词 △标引主题词的意义： 适应办公现代化的要求，便于计算机检索和管理公 文。 △主题词标识位置：
“主题词”用3号黑体字，居左顶格标识，后标全角冒 号；词目用3号小标宋体字，词目之间空1字，词目 间不用标点符号。 △主题词最少3个，最多不超过5个；一般情况下， 只有报文、发文才用，函文等其他公文通常不用。

45 公文格式要素之十三：抄送 △抄送的规范： 公文如有抄送，在主题词下一行；左空1字用3号 仿宋体字标识“抄送”，后标全角冒号；抄送机关
间用逗号隔开，回行时与冒号后的抄送机关对 齐；在最后一个抄送机关后标句号。 △按照新的办文规范，不再用“抄报”、“抄发”，统 统采用“抄送”。

46 公文格式要素之十四：印发机关和印发时间 △印发机关和印发时间标识规范： 印发机关和印发时间位于抄送机关之下（无抄送机关在主题
词之下）占一行位置；用3号仿宋体字。印发机关左空1字， 印发时间右空1字。印发时间以公文付印的日期为准，用阿 拉伯数码标识。 △印发时间与成文时间，意义不同；成文时间是领导的签发 时间，也是公文开始生效的时间，印发时间逻辑上不能超 前成文时间。

47 公文格式要素之十五：版记中的反线 △版记中反线的作用： 关于XXX的通知 隔开各相关要素，使各要素识清晰。 △版记中反线的标识规范：
主题词、抄送、印发机关和印发时间作为版记各要素之间均加一条反线，宽度同版心。 关于XXX的通知 各相关单位： 根据根据根据根据根据根据根据根据 二○一○年六月二十一日 主题词：公文 培训 通知 抄送：各县市疾病预防控制中心 邵阳市疾病预防控制中心办公室 年6月22日印发 （共印30份）

48 四、正确使用公文 ■公文种类的意义： △ 决定 △ 通知 △ 通报 △表示行文关系 △ 报告 上行文：请示、报告、意见 平行文：函、意见
△　决定 △　通知 △　通报 △　报告 △　请示 △　批复 △　意见 △　函 △　会议纪要 ■公文种类的意义： △表示行文关系 上行文：请示、报告、意见 平行文：函、意见 下行文：决定、批复、通知、 通报、意见 △表示职权范围和隶属关系 △表示事项的重要程度

49 公文种类之一：决定 △决定的适用范围： 决定的一般结构：
适用于对重要事项或者重大行动做出安排，奖惩有关单位及人员，变更或者撤销下级单位不适当的决定事项。 决定的一般结构： 关于XXXXXX的决定 XXX： （依据、目的、意义、基本情况）XX XXXXXXXXXX。 （决定事项）XXXXXX。 （号召要求）XXXXXX。

50 决定开头写法举例： 《国务院关于进一步加强农村教育工作的决定》（国发〔2007〕19号文件） （国发〔1999〕16号文件）
为认真贯彻落实党的十六大精神，加快农村教育发展，深化农村教育改革，促进农村经济社会和城乡协调发展，现就进一步加强农村教育工作特作如下决定。 《国务院关于进一步加强农村教育工作的决定》（国发〔2007〕19号文件） 为表彰在推进民族团结进步事业中做出显著成绩的模范集体和模范个人，促进我国民族团结进步事业，国务院决定：授予XXXX公司等X个集体为“XXX模范集体”称号，授予XXX等X名同志为“XXX模范个人”称号。 （国发〔1999〕16号文件）

51 公文种类之二：通知（转发性通知） △通知的适用范围： 转发性通知的结构：
适用于转发上级机关和不相隶属机关的公文，发布规章制度，传达要求下级机关（单位）办理和需要有关单位周知或者执行的事项，任免和聘用人员。 △通知一般包括转发性通知、一般性通知、会议通知、任免通知等。 转发性通知的结构： 关于转发XXXXXX的通知 XXX： 为XXXXXXXXXX（目的），现将 X部《XXXXXXX》 （X发〔2007〕 X号）转发给你们，请按照《XX》 要求贯彻落实（执行）。 X年X月X日

52 公文种类之二：通知（一般性通知、会议通知）
一般性通知的结构： 关于转发XXXXXX的通知 XXX： 为XXXXXXXXXX（目的），现 将XXXXX有关事项通知如下： 一、XXXXXXXXXX。 二、XXXXXXXXXX。 X年X月X日 会议通知的结构： 关于召开XX会议的通知 XXX： 为XXX（目的），定于2007年 6月 2日上午9时在X会议室召开 XX会议，现将有关事项通知如下： 一、XXXXXXXXXX。 二、XXXXXXXXXX。 X年X月X日

53 公文种类之二：通知（任免通知） 任免通知的结构（1）： 任免通知的结构（2）： 关于XX等同志职务任免的通知 XXX同志任XX中心主任（任期
经研究，决定： XXX同志任XX中心主任（任期 4年） X年X月X日 任免通知的结构（2）： 关于XX等同志职务任免的通知 免去XXX同志XX中心主任职务。

54 公文种类之三：通报（表扬性通报） △通报的适用范围： △通报的类别： 表扬性通报的结构： 适用于表彰先进，批评 错误，传达重要精神或
者情况。 △通报的类别： 表扬性通报 批评性通报 阶段性工作通报 表扬性通报的结构： 关于表彰XXXXXX的通报 XXX： XXXX（表彰事实、背景），XX （意义）现决定对XXXX XXXX予以 通报表彰。 XXXXX（号召） X年X月X日

55 公文种类之三：通报（批评性通报、工作通报）
批评性通报的结构： 关于X单位擅自XXX的通报 XXX： XXX（错误事实）。XXXXXX XXX（决定或措施）。 XXXXX（要求）。 X年X月X日 工作通报的结构： 关于2007年XXX工作的通报 XXX： XXX（基本情况）。XXXXXX XXX（成绩和问题）。 XXXXX（要求）。 X年X月X日

56 公文种类之四：报告（综合报告） △报告的适用范围： 适用于向上级机关或有关主 综合报告的结构： △报告与请示的区别： △报告的类别：
管部门汇报工作，反映情 况，答复上级机关或有关主 管部门的询问。 △报告与请示的区别： △报告的类别： 综合报告（情况问题全面，意见建议有 根据，以便上级了解和指导） 专题报告（反映某项工作和问题，新的 举措和设想，要求上级了解或 ） 综合报告的结构： 关于XXX XXX的报告 XXX： XXX（情况或依据）。 XXXXXXXXXXX（说明）。 XXXXXX（结论或设想）。 X年X月X日

57 公文种类之四：报告（专题报告） □专题报告的结构（1）： □专题报告的结构（2）： XXXXX（事故后采取的措施）。

58 公文种类之五：请示 △请示的适用范围： □请示的结构： 适用于向上级机关或有关主管 △写请示应注意： 部门请求请示、批准。
※标题不要写成请示报告。 ※必须事先请示，不能“先斩后奏”。 ※必须“一文一事”不能“一文数事”。 ※要向主管部门请示，不能越级 请示。 ※请示事项其他部门业务范围 时，应当协商一致后上报，如 不一致，应当在“请示”中写明。 □请示的结构： 关于XX XX XX的请示 XXX： XXX（请示问题的缘由及请示 的问题）。 XXXXXX（提出意见供上级判 断、决策）。 妥否，请批复。 X年X月X日 （联系人： 电话： ）

59 公文种类之六：批复 △写批复应注意： △批复的适用范围： □批复的结构： 适用于答复下级机关的请示 事项。 ※批复是上级机关对下级机关
请示的答复。 ※批复意见要明确，如不同 意，要写出不同意的理据， 如部分同意，部分不同意， 要分别写出意见。不要模棱 两可，含混不清。 □批复的结构： 关于XX XX XX的批复 XXX： 你X（XX的请示）（X〔2007〕3 号）收悉。（引述来文） 现批复如 下： XXXXX（答复问题） X年X月X日

60 公文种类之七：意见 △意见的功能： △意见的适用范围： □意见的结构： 适用于对重要问题提出 见解和处理办法。 ※先上呈然后批转下发
（由主管部门对重要问 题提出看法、主张、措 施，要求上级批准实施 或更大范围内实行）。 ※上级机关向下级机关直 接发意见。 □意见的结构： 关于XX XX XX的意见 XXX： XXXXX（提出问题和依据），现就 XX问题提出以下意见： XXXXX（见解或办法）。 XXXXXX（注意事项、预测前景、 补充说明、实施要求，此部分亦可省 略） 如无不妥，请转发各地施行。 X年X月X日

61 公文种类之八：函（商洽、询问、请求批准）
△函的适用范围： 适用于不相隶属机关（单位） 之间商洽工作，询问和答复 问题，请求批准和答复审批 事项。 △函的类别： ※商洽、询问、请求批准的函。 ※知照性的函。 ※答复问题、回复请求的函件。 （上述前两种为去函，后一种为复函） ※会议通知，转发文件一般用 函文。 函的结构（1）： 关于XX XX XX的函 XXX： XXX XXX（发函目的、原由）。 XXX XXX（要求对方做什么）。 妥否，请函复（望函告）。 X年X月X日

62 公文种类之八：函（知照、回复） 函的结构（2）： 函的结构（3）： 送你部，供参考。 字号）。现答复如下： XXX XXX（答复意见）。
现将《XXX XXX XXX XX》转 送你部，供参考。 X年X月X日 函的结构（3）： 关于XXX XXX的复函 XXX： 你单位《X的函》收悉（发文 字号）。现答复如下： XXX XXX（答复意见）。 X年X月X日

63 公文种类之八：函（便函形式） 邵阳市疾病预防控制中心 邵阳市疾病预防控制中心 邵疾控函[2010]2号 关于XXX XXX的函
邵阳市卫生局： 现将《XXX XXX》转送你 局，供参考。 邵阳市疾病预防控制中心 邵疾控函[2010]3号 关于XXX XXX的函 市人事局： 现将《XXX XXX》报送你 局，供参考。

64 公文种类之九：会议纪要（办公会议纪要） △会议纪要的适用范围： △会议纪要类别： 办公会议纪要的结构： 适用于记载、传达会议情
况和议定事项。 △会议纪要类别： ※例会、办公会议纪要。 ※专项工作会议纪要。 办公会议纪要的结构： XX中心办公会议纪要 XX中心办公室 年6月18日 时间： 地点： 主持人： 出席： 列席： 记录： （会议决定事项）

65 公文种类之九：会议纪要（工作会议纪要） 工作会议纪要的结构： 关于2010年中层干部工作会议纪要 XX XX XX XX（交代会议背景包括
会议目的、会议议题、参加人员情况、 领导是否出席并讲话） XX XX（领导讲话重点）。 XX XX（会议认为、会议决定）。 XX XX（会议要求）。

66 文件制发程序 ■凡以机关名义制发的各类文件，均须按以下程 序处理： △1、制发文件单位拟搞； △2、送机关办公室核稿；
△3、呈领导审阅签发； △4、机要员登记编号； △5、打字校对付印装订； △6、机要员用印留存； △7、发文单位发出文件。 文件制发程序

67 五、公文的基本处理程序——收文 △（一）签收、登记： 首先应建立严格的收文签收、登记制度， 加强对公文运
转的管理，保证收到公文件件有着落。收文的签收、登记一 般由秘书处（室）负责签收、拆封，并按规定编号、登记。 送领导同志的信件，除亲启、绝密件和有特别交代的以外， 一律由专门收文科室拆封，按其内容和性质，分别处理。对 需纳入收文办理的，应编号、登记，按规定程序处理。收文 登记一般应登记以下内容：收文日期、收文编号、来文单位、 来文标题、密级、份数、承办单位或分送范围。

68 容和紧急程度，及时提出注批、注办意见，呈送 机关领导人批示或交有关职能部门办理。紧急公 文应按要求时限办理完毕；一般公文应在文到之
△（二）分办、批办： 凡需办理的公文，由文书处理部门根据文件内 容和紧急程度，及时提出注批、注办意见，呈送 机关领导人批示或交有关职能部门办理。紧急公 文应按要求时限办理完毕；一般公文应在文到之 日起3日内交到承办部门或送至有关领导人。除特 殊情况外，领导同志不受理和审批未经文书处理 部门登记、注批的公文。

69 催办、查办制度。凡属请示性的公文，无论是交 职能部门办理的还是呈送领导人批示的，都应及 时催办。做到紧急公文跟踪催办，重要公文重点
△（三）催 办： 各级国家行政机关文书处理部门必须建立健全 催办、查办制度。凡属请示性的公文，无论是交 职能部门办理的还是呈送领导人批示的，都应及 时催办。做到紧急公文跟踪催办，重要公文重点 催办，一般公文定期催办。催办一 般采用电话催 办和书面摧办两种形式。对部门久拖不办经多次 催办无回音的，可以上门催办；对上门催办也解 决不了的，可经分管领导批准后转督办部门办理。

70 △（四）办 结： 公文承办人员对已处理的文件，要定期进行清理检 查，根据有关规定和情况，确定是否办毕结案。确定文件
△（四）办 结： 公文承办人员对已处理的文件，要定期进行清理检 查，根据有关规定和情况，确定是否办毕结案。确定文件 办结应力求准确，不应把正在办理的文件划入办结文件一 类，也不宜把已结案的文件长时间放在正在办理类文件中。 已办结的文件，在正式立卷前，由承办人按一定方法暂 存一段时间。承办人员应对暂存文件作适当整理，要注意 文件形成的先后次序和有机联系，保持材料的完整、齐 全，并剔除重份。暂存文件的管理，以便于查找利用和便 于立卷、归档为原则，一般要采用分类依号排列法，也可 由承办处（室）自行确定符合这一原则的其它方法。

71 △（五）立卷、归档： 公文办结后，应按《中华人民共和国档案法》及有关 规定，及时将公文定稿、正本和有关材料整理立卷。电
报随同文件一并立卷。公文立卷应以本机关形成的公文 为主，根据公文形成的特征、相互联系和保存价值进行 分类、整理、立卷，完整地反映本机关的主要工作情 况，以便于查找和利用。联合办理的公文，原件由主办 单位立卷归档，其它单位保存复制件。作为正式文件使 用的公文复制件，应加盖复制机关的证明章，并视同正 式文件管理。整理完备的案卷，应按有关规定，定期向 档案部门移交，个人不得保存应归档公文、文稿等材料。

72 六、邵阳市疾控中心公文排版规范 ■1、纸型： ■2、字体及大小： ■3、行数字数：
A4纸，大小210×297±1mm；纸质要求耐折不透明60- 80K。 ■2、字体及大小： 版头（红头）小标宋体，小于22×15mm；文件标题2号 小标宋体；“主题词”3号黑体；“抄送”3号仿宋；正文中、小 标题用3号黑体或小宋体；正文及其他组成部门用3号仿 宋；签发人姓名3号楷体，“签发人”三字用3号仿宋。 ■3、行数字数： 正文每行28个字，每页22行。

73 4、文字位置： 版心（图文区）156×205mm（函）、无头（上白边） 65（报120、函44）mm（前两点红头文件纸已印好后
空有5—7行空白供盖章用；“主题词”左顶格；“抄送”、 “报送”左空1字；文件如有附件，“附件”两字位于正文下 空一行，居左空2字；印发时间右空1字；签发人姓名后 右空1个字。

74 5、标点： 6、抄送单位排序： 文件标题（除书括号外）一般不加标点；“抄送”栏单 位间用顿号或逗号，最后一个抄送单位后用句号；各
主题词之间空一格，且不用标点；“特此通知”、“特此 函复”后一定要用句号。 6、抄送单位排序： 先上级 平级 下级；同一级别按党委、人大、政 府、政协；业务文件按关系密切程度依次排序。

75 7、其 他： “兹”只能用于篇首；文件日期应与领导签发日期一致； 行政文件不署单位名称，只需加盖印章于日期上，且日
期用中文；党委文件要求署名在日期之上，且日期只能 用阿拉伯数字；印章加盖必须与正文同处一页（遇特殊 情况只能通过调整排版处理，版记部分可放在另一 页）；主题词一般不少于3个，不多于5个；文件编号除 “命令”之外，不用“第XX号”，数字前面也不加“0”，位于 眉首横（红）线之上；印发时间是实际付印时间，与成 文日期含义不同。

76 七、邵阳市疾病预防控制中心公文种类： 邵疾控发[2010]X号 邵疾控报[2010]X号 邵疾控函[2010]X号

77 谢谢大家！