第 5 章 文字处理 佛山科学技术学院电子与信息工程学院 2012 年 9 月

主要内容  5.1 文本的输入 5.1 文本的输入  5.2 文档的编辑排版 5.2 文档的编辑排版  5.3 文档的储存和输出 5.3 文档的储存和输出  5.4 表格和图形 5.4 表格和图形  5.5 域 5.5 域  5.6 长文档的编辑 5.6 长文档的编辑  5.7 桌面出版 5.7 桌面出版

5.1 文本的输入

5.1.1 键盘输入法  西文输入  汉字输入 – 汉字编码 – 编码的方法： 音码、形码、音形码 – 微软拼音输入法简介  Word 有两种文字输入状态，即 “ 插入 ” 和 “ 改写 ”

5.1.2 非键盘输入法  语音输入： – 语音识别是将人类语言的声音信号，通过计算机自 动转换位与之相对应的文字信息的一门新兴的技术。 也就是说计算机能够 “ 听懂 ” 人说的话。  手写汉字识别： – 手写汉字识别输入法是利用输入设备（如手写板或 鼠标）模仿成一支笔进行书写的中文识别输入法，  OCR （ Optical Character Recognition ，光学字 符识别 ） – 利用扫描仪将文稿转化为图形后输入到计算机，然 后通过 OCR 软件对输入的图形进行识别，转化成文 字并以文本格式的文件保存。

5.2 文档的编辑排版

5.2.1 文本的选定（先选定后操作）  用鼠标选定文本 要选定的文本鼠标操作 一个单词或一个中文词组双击该单词或词组 一个句子按住 键，单击该句子的任何地方 一行将鼠标移到该行左侧的选择栏，鼠标指针变为 “ ↑ ” 时单击 多行先选择一行（方法同上），再按住左键向上或向下拖拽 鼠标 一个段落在段落选择栏处双击，或在段落上任意处三击左键 多个段落先选择一段落，在击最后一键的同时往上或往下拉动鼠 标 任意连续字符块单击所选字符块的开始处，按住 键，单击字符块 尾 矩形字符块（列块）按住 Alt 键，再拖拽鼠标 一个图形单击该图形 整篇文档将鼠标移动该行左侧的选择栏，鼠标变为 “ ” 时三击

5.2.1 文本的选定  用键盘选定文本 要选定的文本键盘操作要选定的文本键盘操作 右侧一个字符 +→ 从当前字符至行尾 + 左侧一个字符 +← 从当前字符至段首 + +↑ 上一行 +↑ 从当前字符至段尾 + +↓ 下一行 +↓ 扩展选择 从当前字符至行首 + 缩减选择 +

5.2.2 文本的删除、复制和替换  文本的删除  复制、剪切与粘贴 –“ 复制 ” 命令将选定内容放入剪贴板 –“ 剪切 ” 命令将选定内容删除并放入剪贴板 –“ 粘贴 ” 命令 将剪贴板的当前内容复制到插入 点位置 –Windows 剪贴板与 Office 剪贴板  选择性粘贴 选择性粘贴  截屏 截屏  查找和替换 查找和替换

选择性粘贴

截屏  键可用来捕抓当前屏幕的 内容  + 组合键可用来捕抓 当前活动窗口中的内容  按 +V 组合键可将剪贴板中的截屏 内容粘贴在文档中。

查找和替换  查找和替换是 Word 中的一个智能化的工具，不 但可以查找或替换具体的文字，还可以查找或 替换通配符、空格键、回车键（段落标记）、 人工分行符等特殊字符，甚至还可以将文字替 换为图片等。

5.2.3 文档的排版  字符格式的设置 字符格式的设置  中文版式 中文版式  段落格式的设置 段落格式的设置  边框和底纹、背景 边框和底纹、背景  页眉和页脚 页眉和页脚

字符格式的设置  字符格式的设置有两种方法：使用格式 工具栏和使用字体对话框。  可以设置任意大小字号的文字。  “ 字体 ” 对话框中的 “ 文字效果 ” 在打印的文 档中是看不到效果的，而且不宜使用过 多。

中文版式  中文版式有五种中文排版的效果：拼音 指南、带圈字符、纵横混排、合并字符、 双行合一 。 “ 中文版式 ” 设置的效果

段落格式的设置  Word 将段落看成是在两个段落标记，即 按回车键时插入的标记之间的一部分文 字。  段落格式的设置也有两种方法：格式工 具栏和 “ 段落 ” 对话框。

边框和底纹、背景  边框和底纹的设置可 通过选菜单 “ 格 式 ”→“ 边框和底纹 ” 进 行设置。  边框可以针对文字或 段落或整个页面设置； 底纹一般只针对文字 或段落设置。  若要设置整个页面的 底纹可借助于 “ 背景 ” 。

页眉和页脚  页眉和页脚是指在页面正文区上、下边 界与纸张上、下边界之间的区域，一般 存放徽标、标题、作者、页码、日期等 信息。  页眉和页脚可根据需要设置，奇偶页可 以设置不同的页眉页脚。很多时候首页 不需要设置页眉页脚 。

5.3 文档的储存和输出  文档保存的类型  文档的安全性  文档的输出

5.3.1 文档的储存类型  DOC 格式 –Word 生成文档的格式。 Word 文档提供了电子文档 的基本功能：密码设置、数据统计、书签、超链接、 批注、追踪修订等，但它是非便携式的。  网页文件格式 – 可提供链接、跳转、导航、回溯 等操作的超文本 文件格式。  RTF 格式 – 是一种可以保存大量格式的标准格式，适用于多种 字处理程序。  纯文本格式 –ASCII 文本，不包含任何格式和结构信息。

5.3.2 文档的安全性  设置备份  保护文档

5.3.3 文档的输出  预览 – 预览的目的是观察文档排版的实际效果和打 印的实际效果 。  打印 – 当前页是插入点所在的那一页 –“ 缩放 ” 中可以缩放文档使其适合特殊大小的 纸张。

5.4 表格和图形

5.4.1 表格  表格的创建  表格的编辑  表格属性的设置  表格和文本的转换  表格的特殊操作 – 绘制表头斜线 – 单元格自动填充与自动编号 – 表格的排序与计算

 实例：根据样本建立如下表格

操作步骤参考  插入一 15 行 6 列的表格  分别将单元格 A1,A2,A4,A5 拆分成 2 列  参照样表分别将 B1-F1 ， B2-F2 ， B5-F5, B7-F7, B8-F8,B9-F9,D6-F6, D10-F10,D12- F12, D14-F14 等单元格进行合并。  参照样表输入相应的文字，调整单元格 大小。  选择整个表格，设置单元格对齐方式为 上下左右居中。

5.4.2 图形  插入图片文件  插入剪贴画  插入自选图形  插入艺术字  插入公式

5.5 域

5.5.1 认识域  域是在文档中自动插入文字、图形、页 码和其他资料的一组代码，可实现文档 中数据的自动更新。  最常用的是 Page 域（页码）、 Date 域 （时间）等。  使用域可以自动插入目录、索引、作者 等文档信息，也可以利用域来链接和交 叉引用其它文档和项目，还可以利用域 执行另外的指定任务。

5.5.2 邮件合并  邮件合并是批量引用数据源中的数据生 成具有相同格式并以指定方式输出的过 程。  邮件合并三要素：数据源、主文档、合 并文档。  实例：学生成绩通知单的制作

5.6 长文档的编辑

5.6.1 样式  什么是样式：是预先设置好的字体和段 落格式的组合。 – 使用样式可以使文档在格式编排上更美观统 一。 – 使用样式可以自动生成文档的大纲和结构图， 而且进行编辑和修改时更简单快捷。 – 使用样式还可以自动生成文档目录。  样式的建立：  样式的修改：  样式的应用：  自动生成目录：

实例：将文档 “ 第十章.doc” 按要求设置样式 和编号 样式名样式要求 大纲 级别 编号要求 各章标题 （简称一级标 题） 字体：三号、黑体、常规 段落：居中、段前 36 磅、 段后 24 磅 1 自动编号为 “ 第 × 章 ” 各节标题 （简称二级标 题） 字体：四号、宋体、常规 段落：居中、段前段 18 磅 2 自动编号为 “×.1 、 ×.2……” 小节标题 （简称三级标 题） 字体：小四、宋体、加粗 段落：左对齐、首行缩进 0.75 厘米、段前段后 12 磅 3 自动编号为 “×.1.1 、 ×.1.2……” 小节内标题 （简称四级标 题） 字体：五号、宋体、加粗 段落：两端对齐、段前 3 磅 4 自动标号为 “1 、 2 、 3……” “ 第 10 章 ” 中的样式和编号要求

操作步骤参考（一）：  根据要求设置各级标题和大纲级别  分别将各级标题应用相应的标题。  打开文档结构图，可看到以下版面。

操作步骤参考（二）：  生成四级 标题目录：

5.6.2 题注  插入题注 – 题注释为表格、图表、公式等对象自动编号 的标签。  交叉引用 – 交叉引用是对文档中其他位置的内容动态引 用  交叉引用题注  利用题注生成图表目录

5.6.3 编辑长文档  文档结构图  大纲视图  创建主控文档和子文档  打开主控文档  编辑子文档  生成长文档目录

实例：利用主控文档和子文档编 辑教材 《大学计算机基础》  操作步骤参考 – 新建一空白文档。 – 在主控文档视图下输入要建立子文档的标题文本，并给每个 标题设置样式。 – 选择已设置好样式的标题文本，单击大纲工具栏中的 “ 创建子 文档 ” 按钮，即可为每一个标题创建一个子文档， – 创建完子文档后，选菜单 “ 文件 ”→“ 另存为 ” ，选择保存的文 件的位置并输入主控文档的文件名，即可对主控文档和子文 档进行保存，而且每一个子文档是以单独的文件名保存在同 一个文件夹中，默认的文件名为子文档的标题（即第一行内 容） – 打开主控文档 “ 大学计算机基础 ” ，子文档在主控文档中以超 链接的形式表示，按住 Ctrl 键并且单击超链接，可在另一个窗 口中打开子文档并进行编辑。（子文挡也 Word 中单独打开编 辑 ）

5.7 桌面出版

5.7.1 PDF 电子文档  什么是 PDF 电子文档： –PDF （ Portable Document Format ）是便携式文档 格式的缩写。便携式的含义是无论在什么操作平台 下打开该文档，它在屏幕的呈现是完全相同的，不 会因为操作平台不同，软件的版本不同，或电脑里 的字库没有用户原来选用的字体而走样或无法打开。  PDF 文档格式是一种通用文件格式，已被印刷 行业作为实事标准来执行，目前已成为世界上 安全可靠地分发和交换电子文档和电子表单的 实际标准。

5.7.2 Adobe Acrobat7.0  Adobe Acrobat 7.0 软件是由 Adobe 公司 开发的用于生成和浏览 PDF 文件的工具 软件，此外也带有管理、控制和分发以 及部分 PDF 文档的编辑功能。  实例：将文档 “ 中国互联网的发展.doc” 转 换为 PDF 电子文档。