《建设工程文件归档规范》 （GB/T 50328-2014） 解 读 湖南省城建档案和信息管理协会 张丹 2015年10月

《建设工程文件归档规范》为国家标准，编号为GB/T 50328-2014，自2015年5月1日起实施。原《建设工程文件归档整理规范》（GB/T 50328-2001）同时废止。

一、修编的背景 1、城市建设的快速发展； 2、相关标准、规范性文件的发布；《建筑工程施工质量验收统一标准》（GB50300-2013）2014年6月1日施行，国务院办公厅《关于加强地下管线建设管理工作的指导意见》（国办发【2014】27号）； 3、信息化建设的快速推进；

4、城建档案馆面临的压力，国家档案局9号令《各级各类档案收集范围的规定》，《重大建设项目文件归档要求和档案整理规范》（DA/T28-2002）; 5、全国建设领域的环境和形势发生了变化，工程文件管理单位多，要求不一样。 原《建设工程文件归档整理规范》（GB/T 50328-2001）已经不能满足实际需要。

二、修编的依据 1、国家相关法规 2、相关技术规范 3、广泛的调查研究 4、工作实践

中华人民共和国档案法 中华人民共和国档案法实施办法 中华人民共和国城乡规划法 建设工程质量管理条例（国务院令第279号） 科技档案工作条例 城市建设档案管理规定（建设部令第90号） 城市地下管线工程档案管理办法（建设部令第136号） 国务院办公厅关于加强城市地下管线建设管理的指导意见（国办发〔2014〕27号）

中共中央办公厅 国务院办公厅印发《关于加强和改进新形势下档案工作的意见》（中办发【2014】15号） 各级各类档案馆收集档案范围的规定（国家档案局令第9号） 档案管理违法违纪行为处分规定（国家档案局令第30号） 湖南省档案管理条例

城市建设档案著录规范 建设工程文件归档整理规范(GB/T50328-2001) 建设电子文件与电子档案管理规范（CJJ/T117-2007） 建设电子元数据标准（CJJ/T187-2012） 《建筑工程资料管理规程》（JGJ/T185-2009） 城建档案业务管理规范(CJJ/T158-2011) 国家档案局《电子移交与接收办法》

三、修订的内容 1、增加了电子文件归档的质量要求和立卷方法； 2、对工程文件的归档内容及范围进行了调整和分类； 3、对不同单位归档文件内容提供选择参考； 4、增加了文件编号体系； 5、增加了立卷流程和案卷编目的要求。

四、《规范》针对的主要对象： 1、 建设单位 2、施工单位（包括物资供应单位） 3、监理单位 4、勘察单位 5、设计单位

五、《规范》解读 新《规范》共计7章85条，较原《规范》71条稍有增加。

1 总 则 1.0.1 为加强建设工程文件归档整理工作，统一建设工程档案的验收标准，建立真实、完整、准确的工程档案，制定本规范。 1.0.2 本规范适用于建设工程文件的整理、归档以及建设工程档案的验收与移交。 1.0.3 建设工程文件的整理、归档以及建设工程档案的验收与移交除应符合本规范外，尚应符合国家现行有关标准的规定。

2 术 语 建设工程：指为人类生活、生产提供物质技术基础的各类建筑物和工程设施的统称。建设工程又分为建筑工程、市政公用基础设施工程、地下管线工程、道路工程、城市轨道交通工程等。

建筑工程：指通过对各类房屋建筑及其附属设施的建造和与其相配套的线路、管道、设备的安装活动所形成的工程实体。

建设项目：经批准按照一个总体设计进行施工，经济上实行统一核算，行政上具有独立组织形式，实行统一管理的建设工程基本单位。它由一个或若干个具有内在联系的单项工程所组成。

单项工程：是建设项目的组成部分，具有独立的设计文件，可以独立施工，竣工建成后，能独立发挥生产能力或使用效益的工程。 单位工程：它是单项工程的组成部分，它具有单独的施工图设计，具有独立施工条件，并可单独作为成本计算的对象。

建设工程文件（资料）：在工程建设过程中形成的各种形式的信息记录，包括工程准备阶段文件、监理文件、施工文件、竣工图和竣工验收文件，简称为工程文件。

建设工程档案：在工程建设活动中直接形成的具有归档保存价值的文字、图纸、图表、声像、电子文件等各种形式的历史记录，简称工程档案。

档案是由文件和资料转化而来的。转化有三个条件： 办理完毕的文件才能成为档案； 具有一定查考利用的文件才能成为档案； 按照一定的规律保存起来的文件才能最后成为档案。

建设项目档案：一个建设项目中，单项及单位工程全部竣工验收并投入使用，包括项目投入使用后的评估、清算等全部应归档的内容（指可研报告批复的全部内容）而工程档案为建设项目档案的一部分。

建设工程电子文件：在工程建设过程中通过数字设备及环境生成，以码形式存储于磁带、磁盘或光盘等载体，依赖计算机等数字设备阅读、处理，并可在通信网络上传递的文件。

建设工程电子档案：工程建设过程中形成的，具有参考和利用价值并作为档案保存的电子文件及其元数据。 建设工程声像档案：记录工程建设活动，具有保存价值的，用照片、影片、录影带、录像带、光盘、硬盘等记载的声音、图片和影像等历史记录。

整理：按照一定的原则，对工程文件进行挑选、分类、组合、排列、编目，使之有序化的过程。 案卷：由互有联系的若干文件组成的档案保管单位。 归档：文件形成部门或形成单位完成其工作任务后，将形成的文件整理立卷后，按规定向本单位档案室或向城建档案管理机构移交的过程。

永久保管：工程档案保管期限的一种，指工程档案无限期地、尽可能长远地保存下去。 长期保管：工程档案保管期限的一种，指工程档案保存到该工程被彻底拆除。 短期保管：工程档案保管期限的一种，指工程档案保存10年以下。

城建档案管理机构：管理本地区城建档案工作的专门机构，以及接收、收集、保管和提供利用城建档案的城建档案馆、城建档案室。

3 基本规定 3.0.1 工程文件的形成和积累应纳入工程建设管理的各个环节和有关人员的职责范围。 3 基本规定 3.0.1 工程文件的形成和积累应纳入工程建设管理的各个环节和有关人员的职责范围。 3.0.2 工程文件应随工程建设进度同步形成，不得事后补编。 3.0.3 每项建设工程应编制一套电子档案，随纸质档案一并移交城建档案管理机构。 3.0.4 建设单位应按下列流程开展工程文件的整理归档、验收移交等工作：

3. 5 勘察、设计、施工、监理等单位应将本单位形成的工程文件立卷后向建设单位移交。 3 3.0.5 勘察、设计、施工、监理等单位应将本单位形成的工程文件立卷后向建设单位移交。 3.0.6 建设工程项目实行总承包管理的，总包单位应负责收集、汇总各分包单位形成的工程档案，并应及时向建设单位移交；各分包单位应将本单位形成的工程文件整理、立卷后及时移交总包单位。建设工程项目由几个单位承包的，各承包单位负责收集、整理立卷其承包项目的工程文件，并应及时向建设单位移交。

3.0.7 城建档案管理机构应对工程文件的立卷归档工作进行监督、检查、指导。在工程竣工验收前，应对工程档案进行预验收，验收合格后，必须出具工程档案认可文件。 3.0.8 工程资料管理人员应经过工程文件归档整理的专业培训。

4 归档文件及其质量要求（重点修改内容） 4.1 归档文件范围： 强调保存价值的文件； 4 归档文件及其质量要求（重点修改内容） 4.1 归档文件范围： 强调保存价值的文件； 可能归档的文件按照建筑和市政工程分别编制了文件归档选择汇总表； 提供了声像档案资料归档范围和质量要求的执行标准《城建档案业务管理规范》； 无保存价值工程文件可自行销毁。

4.2归档文件的质量要求： 纸质工程文件强调原件； 由于工程文件的特殊性和来源的复杂性，全部收集并归档原件是很难实现的，如一些材料的质量证明文件、产品的检验报告等。因此对于原件的形成、收集和归档应具体情况具体对待。

根据国家《档案法实施办法》，复制件上由原件保存单位加盖公章或法人签字，该件与原件具有同等的法律效力。 《建筑工程资料管理规程》（JGJ/T 185-2009）3.0.4 工程资料应为原件。当为复印件时，提供单位应在复印件上加盖单位印章，并应有经办人签字及日期。提供单位应对资料的真实性负责。

一个原则：凡现场形成的资料必为原件，针对该工程形成的检测检验报告必为原件，针对产品而形成的合格证及检测报告等可为复印件，但应符合“规范”规定的条件。

文件的内容和深度符合国家相关规范； 内容真实、准确，与实际相符； 文件书写与清晰度要求；

竣工图的质量要求： 一方面是图纸的纸张、绘图的工具、图面的整洁、图纸的合法性及竣工图章的要求； 另一方面是图纸完整齐全，绘制的真实准确性要求。

增加了电子文件的归档要求： 格式通用； 元数据； 电子签名问题，内容真实可靠； 与纸质文件一致； 移交的存储载体应经过检测，并保证接收方通过适当设备读出数据。

5 工程文件立卷 5.1 立卷流程、原则和方法 科学合理的立卷是工程档案资料提供利用查询效率的重要保证 5 工程文件立卷 5.1 立卷流程、原则和方法 科学合理的立卷是工程档案资料提供利用查询效率的重要保证 5.1.1流程：对文件进行分类，确定归档内容； 整理、编目（见规范表格）； 编制案卷目录（也称档案移交目录）

5.1.2立卷原则：遵循形成规律和专业特点、便于保管和利用； 按不同形成单位及建设程序组卷； 按前期文件、监理文件、施工文件、竣工图、验收文件分别立卷，根据数量多少组成一卷或多卷； 按建设项目-单项工程-单位工程-分部工程立卷； 不同载体分别立卷。

5.2 卷内文件的排列 按照《建设工程文件归档范围》排列顺序进行排列和组卷

5.3案卷编目：页号的编写规定 卷内目录的编制 卷内备考的编制 案卷封面的编制 案卷题名的填写要求

5.4案卷装订与装具 5.5案卷目录的编制

6 工程文件归档 6.1归档文件必须经过整理； 6.2电子文件归档方式要求； 6.3归档时间 6 工程文件归档 6.1归档文件必须经过整理； 6.2电子文件归档方式要求； 6.3归档时间 6.4参建单位归档前应组织自查，合格方可移交建设单位 6.5工程档案编制套数不少于两套； 6.6移交各方应办理移交手续； 6.7参建各单位应根据本规范要求，做好自身归档工作。

7 工程档案验收与移交 7.1依法开展工程档案预验收； 7.2预验收检查内容； 7.3明确工程档案移交期限； 7 工程档案验收与移交 7.1依法开展工程档案预验收； 7.2预验收检查内容； 7.3明确工程档案移交期限； 7.4停建、缓建的工程档案由建设单位暂时保存 7.5改扩建工程形成的工程档案按要求移交城建档案管理机构； 7.6建设单位向城建档案管理机构移交档案时应提交案卷目录（移交目录），双方办理移交手续。

（二）了解工程文件形成特点： 建设单位工程文件形成特点; 形成单位多、来源广泛； 部门多，时间周期长，收集难度大； 很多政府行业部门审批文件，管理责任大

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