第6章 Access 2007数据库 管理软件

内容回顾——PPT演示文稿制作 对于Office办公组合，除了对Word、Excel、PPt的操作外，我们还有那些软件没有了解到呢？ 演示文稿制作主要以Microsoft Office 2007中的 PPt2007为例，介绍演示文稿制作的基本功能和使用方法。通过学习，我们应该了解演示文稿中一些基本的概念和术语，掌握制作演示文稿的一般方法，学会演示文稿的操作过程和操作步骤，这些操作包括演示文稿的建立、演示文稿设置、动画和声音等多媒体效果的添加和应用等。 对于Office办公组合，除了对Word、Excel、PPt的操作外，我们还有那些软件没有了解到呢？

第6章 Access 2007数据库 管理软件

主要内容 Access的基本操作及管理 利用Access建立数据库 在数据库中建立表及表关系 在数据库中数据的导入、导出 1 利用Access建立数据库 2 在数据库中建立表及表关系 3 在数据库中数据的导入、导出 4 5 在数据库中查询的创建与使用 数据库的综合实训 6 教学重点

本章教学目标 通过本章的学习，我们应该： 1、理解Access的基本概念； 2、熟练掌握数据库Access 2007的创建与使用； 3、掌握表的创建与编辑； 4、熟练掌握各种查询的创建与使用。 最终目的就是使用Access 2007数据库能够帮助用户建立和创建数据库管理系统。

第6章 Access 2007数据库 管理软件 （第1讲）

6.1 Access2007 的基础 一、Access2007的基本概述 二、Access2007的功能

一、Access2007的基本概述——数据库 数据库是统一管理的相关数据信息的集合，能为各种用户共享，具有最小冗余度，数据间联系密切，而又有较高的数据独立性。这种相关数据信息的集合与特定的主题或目标相联系，如追踪客户订单。设计得当的数据库易于维护。用户在表中存储相关数据，每个表中只针对一个主题（如客户）输入数据。因此，可以只在一处对一个特定的数据（如一个地址）进行更新，此更改就会自动反映到整个数据库中。设计完善的数据库通常会包含各种不同类型的查询，以显示用户所需要的各种信息。查询可以显示数据子集，或者显示各种不同表中数据的组合。 对于数据库的操作，我们主要以Access2007为例来详细讲解其操作。

一、Access2007的基本概述——Access数据库 Access 2007是Microsoft Office 2007办公套件中的一个重要组件，它是一种功能强大且使用方便的关系型数据库管理系统。 主要功能是进行中小型数据库的开发和操作，它功能强大，操作简单，且可以与其他的Office组件实现数据共享和协同工作。 目前，它已成为最流行的桌面数据库管理系统之一。

二、Access2007的功能 （1）能够简单实现Excel无法实现或很难实现的数据统计和报表功能。

三、Access2007的工作窗口 Access 具有与其他Office 组件类似的界面

四、Access2007的基本操作 1、Access 2007启动与退出 （1）启动 启动Access 2007通常有以下方法： ①单击“开始|程序|Microsoft Office|Microsoft Office Access 2007”命令； ②若桌面上有Access快捷方式图标 ，双击它，也可启动Access。另外，还可通过双击Access数据库启动Access2007。 （2）退出 退出Access 2007通常有以下方法： ①单击“Office按钮|退出Access”命令； ②单击窗口右上角的“关闭”按钮； ③按Alt+F4组合键。

四、Access2007的基本操作 创 建 空 白 数 据 库 2、创建数据库 （1）创建数据库

四、Access2007的基本操作 3、打开数据库 打开数据库可用以下方法。 （1） 单击Office按钮，从弹出的菜单中选择“打开”命令，从打开的“打开”对话框中选择要打开的数据库，然后单击“打开”按钮。 （2） 按Ctrl+O组合键，打开“打开”对话框，从中选择要打开的数据库，单击“打开”按钮。 （3） 双击数据库文件名，打开如图的数据库。

四、Access2007的基本操作 在Access数据库的7个对象中，表的作用是存储和管理数据，它是其他数据库对象的基础，没有表的数据库是没有意义的。所以，数据库的工作一般从表的创建开始。下面我们先了解一下表的基本构成。

四、Access2007的基本操作 4、Access中表的要素——表的组成 （1）表的组成

四、Access2007的基本操作 4、Access中表的要素 （2）数据类型

四、Access2007的基本操作 4、Access中表的要素——数据类型

四、Access2007的基本操作 4、Access中表的要素 （3）字段属性 每个字段都有自己的属性，字段属性是一组特征，使用它可以附加控制数据在字段中的存储、输入或显示方式。属性是否可用，取决于字段的数据类型。系统提供了如表所示的属性及功能。

四、Access2007的基本操作 4、Access中表的要素——字段属性

四、Access2007的基本操作 4、Access中表的要素 （4）主关键字 主关键字又称为主键，是表中用于唯一标识每条记录的字段名。主键不是必需的，能将表与其他表中的外键相关联，所以，只有定义了主键，才能建立表与表之间的关系，同时也方便对表进行排序或索引操作。主键不允许为Null（空值），并且必须始终具有唯一索引。如果表中某个字段没有重复的内容，就可用作该表的主键。如在表中的姓名有可能出现相同的情况，而职工号则不会出现重复，所以可设置“职工号”为主键。

四、Access2007的基本操作 4、Access中表的要素 （5）视图

四、Access2007的基本操作 4、Access中表的要素——视图 设计视图 数据表视图 视图切换按钮

五、案例操作：建立“人事档案管理”数据库 任务：经济管理系要对教师的基本情况进行数字化管理，需要建立“人事档案管理”库，其中包括职工号、姓名、性别、工作日期、党员与否、年龄、教研室编号、照片等信息的职工基本信息表。

五、案例操作：建立“人事档案管理”数据库 学习目标：通过本案例的学习，使学生掌握数据库的建立方法，熟练使用表设计视图完成表的编辑，设置表的主键，为数据查询处理奠定基础。 相关知识： 1．数据库的建立及保存； 2．数据表的基本操作； 3．数据的输入与编辑方法； 4．设置主键。

五、案例操作：建立“人事档案管理”数据库 操作步骤： 1、建立“人事档案管理” 数据库 （1）单击“开始|所有程序|Microsoft office| Microsoft office Access 2007”，打开数据库界面，单击“空白数据库”按钮，在右边文件名中输入“人事档案管理”，单击“创建”按钮，即可完成数据库的创建。

五、案例操作：建立“人事档案管理”数据库 操作步骤： 2、创建数据表 在“人事档案管理”数据库中创建“人事档案表”。数据表由结构和记录两部分组成，创建表的过程就是设计表的结构和输入数据记录的过程。表结构由若干个字段及其属性构成，在设计表结构时，应分别输入各字段的名称、类型、属性等信息。

五、案例操作：建立“人事档案管理”数据库 操作步骤： 2、创建数据表 （1）创建表结构 表结构的创建一般是在“表设计视图”中完成的。“职工信息表”结构如表所示。创建职工信息表如图所示。

五、案例操作：建立“人事档案管理”数据库 操作步骤： 2、创建数据表 （2）修改表结构 如果所创建的表结构不符合需求，可对表结构进行修改。例如修改“年龄”字段属性。 ①在设计视图中打开“职工信息表”，并选择“年龄”字段。 ②设置“年龄” 字段的“索引”属性为“有（有重复）”，“必填字段”属性为“是”，默认值为“20”。 ③设置有效性规则为“大于18并且小于60”，当数据输入违反有效规则时，提示信息为“年龄必须在18-60之间” ，如图所示。

五、案例操作：建立“人事档案管理”数据库 操作步骤： 2、创建数据表 （2）修改表结构

五、案例操作：建立“人事档案管理”数据库 操作步骤： 2、创建数据表 （3）保存表结构 修改表结构后，要重新保存表结构。如果用户未保存就关闭表或切换到数据表视图，系统会提示用户必须先保存表，如图所示。

五、案例操作：建立“人事档案管理”数据库 操作步骤： 2、创建数据表 （4）输入数据记录 切换到“数据表视图”，在该视图下输入如图所示的记录。

五、案例操作：建立“人事档案管理”数据库 操作步骤： 2、创建数据表 （5）编辑记录：如果所输入的表的记录不符合需求，可按如下方法进行编辑。 ①添加与修改数据 在数据库窗口的导航窗格中双击要添加数据的新表将其打开，插入点会自动放置在可插入记录的位置。默认情况下，表中的“ID”字段会自动填充编号作为主键，用户可通过按Tab键或者用鼠标单击移动到下一个单元格，输入所需数据。 输入一条记录后，Access会自动创建一条新记录项，用户可继续输入所需记录，直至完成所有记录的输入。

五、案例操作：建立“人事档案管理”数据库 操作步骤： 2、创建数据表 （5）编辑记录：如果所输入的表的记录不符合需求，可按如下方法进行编辑。 ②保存数据 将插入点移到不同的记录，或者关闭正在处理的数据表，Access 2007都会自动保存所添加或编辑的记录。 若要手动保存正在编辑或已编辑完成后的数据表，可单击快速保存工具栏上的“保存”按钮。

五、案例操作：建立“人事档案管理”数据库 操作步骤： 2、创建数据表 （5）编辑记录：如果所输入的表的记录不符合需求，可按如下方法进行编辑。 ③删除记录 单击要删除的记录左侧的行选定器（一个小方框）选择整行记录，然后右击所选记录，从弹出的快捷菜单中选择“删除记录”命令，或者直接按Delete键，打开如图所示的提示对话框，单击“是”按钮，即可删除所选记录。

六、实例演示：建立“人事档案管理”数据库

小结 本节课主要介绍了Access数据库软件的基本概念、基本操作及“人事档案数据库”的创建等知识。 通过本次课的学习，应理解Access2007的基础知识、初步了解Access工作界面的组成及功能，掌握Access数据库的基本创建，明确后期学习Access数据库的目标和内容。

作业 1、启动Access2007，新建“人事档案数据库”； 2、在新建数据库中创建表，输入实例“职工信息表”的内容，并以“职工信息表”为名保存； 3、在数据库表中练习记录的输入、保存与编辑等操作； 4、数据库表中定义主键，并修改对应的字段属性。

谢谢！