公文製作及常見問題 張佳琳 97年11月26日

壹、前言 貳、相關規範 參、常見問題 肆、目前補正情形 伍、其他案例 陸、結語

壹、前言 一、公文製作係幕僚作業極為重要的一環，非 一朝一夕可以速成，質量俱佳的公文必須靠 經驗日積月累而來(敬業的精神、團隊合作 的態度、再學習的能力)。 二、公文寫作的原則，不外簡、淺、明、確， 至於爐火純青的運用，就必須以藝術創作的 心情自我要求。 三、近年來，公文寫作規範，有極大的變動， 市面上應用文參考書已無法即時呈現。包含 橫式書寫格式、阿拉伯數字的使用、因應各 種電子化的作業、各機關內部的習慣等，都 使新進或原任之公務人員，頗為困擾。

貳、相關規範 一、行政院94年1月版之「文書處理手冊」 P.4~P.13，P.22~P.29，P.72~P.75。 二、教育部92.8.21台秘管字第0920126270號 「教育部公文處理常見的問題與改進意見 表」。 三、97年11月6日第74次副主管業務會報修正 「教育部公文品質改進加強措施」。 四、其他捷成公文製作系統、立法委員質詢 案、監察案件系統、組織案件系統、檔案 管理、行政院公報等皆有不同之技術操作 層面的規範。

http://www.ey.gov.tw/public/Attachment/51230152371.pdf

函或書函稿撰擬原則 撰擬格式 　依內容、繁簡及需要性採： 　一段式（主旨） 　二段式（主旨、說明） 　三段式（主旨、說明、辦法）

函稿之性質 主動行文：創稿，係承辦人員據公務需 要，主動擬稿。 被動行文： 　　(一)轉文，甲機關行文乙機關，乙機　　　　　　 關據以轉文丙機關。 　　(二)復文，甲機關行文乙機關請求釋 示或研提意見時，乙機關 將處理情形回復甲機關。

承辦人員於辦稿（為公文之草本）時， 應分別填列下列各點： 文別：「令」、「函」、「書函」、 「箋函」、「公告」等。 速別：希望受文機關辦理之速別。填 「最速件」、「速件」,普通件不必填 列。

「正本」、「副本」：分別逐一書 明全銜，或以明確之總稱概括表示； 其地址非眾所週知者，請註明。機 關內部得以加發「抄件」方式處理。 密等及解密條件或保密期限：填 「絕對機密」、「極機密」、「機 密」、「密」，解密條件或保密期限 於其後以括弧註記，非機密件，則不 必填列。 附件：註明名稱、型式、數量及其 他有關字樣。 「正本」、「副本」：分別逐一書 明全銜，或以明確之總稱概括表示； 其地址非眾所週知者，請註明。機 關內部得以加發「抄件」方式處理。

撰擬要領 承轉公文如有需要，請摘敘來文要 點，無法摘敘時，可照規定列為附 件。 依來文要求辦理或復文者，請在「主旨」 內摘述事由。 擬辦復文或轉行之稿件，請將來文機關 之發文日期及字號於說明中敘明，俾便 查考。 承轉公文如有需要，請摘敘來文要 點，無法摘敘時，可照規定列為附 件。

概括之期望語「請 鑒核」、「請 查照」、「請 備查」、「至紉公 誼」等列入主旨。 「說明」、「辦法」分項條列時， 每項表達一意。

如要求副本收受者作為時，請在 「說明」段內列明。 文末首長簽署、敘稿時，為簡化起 見，首長職銜之下可僅書「姓」， 名字則以「○○」表示。

鄭

鄭

參、常見問題 一般而言，92年函送「教育部公文處理常見的 問題與改進意見表」計有「函與書函的使用時 機」、「簽與簡簽的使用時機」、「授權單位 主管代判文稿的使用」、「受文者書寫」、 「副本收受者的書寫」、「會簽意見之彙整」、 「公文夾之使用」、「稿末之署名」、「騎 縫」、「用紙」、「文書電子化」、「一般用 詞」等12項，後陸續加入「會議通知及議程」、 「會議紀錄」、「文卷之彙整」、 「習慣用 詞」、「核稿注意事項」等共17項常見問題。

一、函與書函使用時機 （一）正式函復機關、學校、民間團體、民 眾，有關經費、請求與准駁等事項，尤其 具行政處分效果者，以「函」為之。 （二）寄發會議紀錄並希望照辦者，以「函」 發送。但純屬部內單位集會之會議紀錄， 以「書函」發送。

（三）轉發上級或同級機關有關計畫、方案、 重要會議紀錄等，尤其希望下級機關、學 校、社教機構照辦者，以「函」發送。但 如轉發一般會議紀錄、推薦報名者，以 「書函」為之。 （四）立委辦公室來文索取或查詢資料、請 求協助事項等，建議以「書函」回復。立 委以笺函致函部長者，以部長「笺函」復 之。

（五）民眾不論以何種方式致函部長或本部， 如屬查詢教育相關資訊或提供意見者，建 議以「書函」回之。 （六）「函」稿之文末應署「部長 鄭 ○○」；「書函」稿之文末應署「教育 部」。

二、簽與簡簽使用時機 （一）屬開創性及案情須詳加說明者，通常 為「先簽後稿」，建議以「簽」為之。惟 「簽稿併陳」者，應於簽文末「敬陳 核 示」之前，標示「簽稿併陳」。簽署由上 而下蓋用職章，日期時間標記於職章的右 方如0415或下方（注意預留長官核印的空 間）1420

（二）案情單純但須上呈給部次長知悉者， 以「簡簽」為之。 （三）部內會議之紀錄無另加說明之必要者， 建議「以稿代簽」；但案情複雜須說明前 因後果者，宜加簡簽摘述。 （四）行政院或部外函送到部的會議紀錄， 宜以簡簽摘述重點或補述會議相關過程。

（五）應電腦化需要，存查文請用「簡簽 （存查文）」。惟一層核判者，請於「敬 陳 核示」之次一行，標示「○○司」， 簽署由左而右蓋用職章，日期時間標記於 職章的下方如03091020（注意預留長官核 印的空間）。

機關內部陳首長簽

下級機關對上級機關首長簽，簽末必須留1/2版面供院長批核。

以本部部長名義簽陳行政院院長簽時機之三原則： 一、12職等以上主管人員（含國立大專校院校 長）之任用。 二、緊急事件為把握時效時。 三、院長或副院長交辦案之回報辦理情形。

職章請依自上而下，由左而右方式蓋章。

三、會議通知及議程 （一）如為某委員會會議，出席者僅列委員， 並以○○○委員稱之，並以姓氏筆劃排序 （另附委員名單書明其單位與住址以便寄 發）；其餘單位或人員列於「列席者」欄 位。

（二）「出席者」如有部外單位或人士，應 列於前，本部單位與人員另起一行列於後 （如「本部中教司、國教司吳司長○○、 楊副司長○○、邱科長○○」）。 （三）「會議通知」稿，於最後一行書明 「教育部」。

議程一般原則 會議議程一向單純，其目的在於清楚呈現會議進行的程序，讓會議據以順序進行，無論是用條列式或表格式都可以，一般具備要項：主席致詞、業務單位報告（可含確認上次會議紀錄）、報告事項、討論事項、臨時動議、散會等，視會議之性質（如簡報、審查會等）不同而彈性調整。

行政院 院會議程

經濟部 會議議程

內政部 部務會報 議程

四、會議紀錄 （一）須逐一書明： 「○○○○○會議紀錄」。 時間：（年月日時）（時採12小時制，只記 開始時間，如為下午2時30分，則文末不 寫「整」字）。 地點：（標示處所及會議室）。

主席：吳司長○○ 紀錄：楊○○。 出列席人員：（如附簽到單）。 以上4項可以表格化呈現

OO年O月O日上午9時30分 教育部216會議室 主持人 會議 時間 地點 紀錄 列席單位及人員：（請依現況調整欄位） 秘書室 出席人員   紀錄 出席人員 請假人員 列席單位及人員：（請依現況調整欄位） 秘書室

壹、主席致詞：（略）。 貳、業務單位報告（或報告事項）：-如有 數項報告案「提案一」-「案由：」-「說 明（如有必要）：」-「決定」。 參、討論事項： 「提案一」-「案由：」- 「說明（如有必要）：」-「決議」（如 做結論式之決議，此項標列「主席裁示」， 條列紀錄）。

肆、臨時動議：（無）（如做結論式之決議， 此項可免）。 伍、散會（下午6時30分）。 四、2.須附「簽到單」。 四、3.如有說明會議過程之必要或相關後續 擬辦事項，以「簽稿併陳」方式處理會議 紀錄；但如無另加說明之必要者，「以稿 代簽」，處理，惟請於文類（如函稿）之 後加註「（以稿代簽）」。

五、授權單位主管代判文稿的使用 （一）基於機關的整體性，除人事處、會計 處因指揮系統之必要外，原則上不鼓勵以 單位名義行文，而以「書函」或「單位主 管代判文稿」之方式為之，由單位主管判 行。 （二）若以「單位主管代判文稿」較適格， 但又須上呈部次長知悉者，可「先簽後 稿」，或於「簽稿併陳」時，單位主管於 稿面先行批示「奉核可後發」。

（三）先簽後稿之公文，若已簽奉部次長核 定，則稿的部分，請由二層判行即可， 不必上陳。

六、受文者書寫 （一）發送下級主管教育行政機關之公文受 文者建議分別標示：臺北市政府教育局、 高雄市政府教育局、臺北縣政府教育局、 各縣市政府、福建省金門縣政府、福建省 連江縣政府。 （二）受文者應標示機關（構）或學校之全 銜，如「行政院文化建設委員會」，禁用 簡稱如「文建會」。

（三）受文者中對於對方之稱謂，宜與其來 文所標示之名稱一致，如「立法委員黃 ○○國會辦公室」，則宜照列。

七、副本收受者書寫 「副本收受者」書寫方式建議：部外機關 （單位）列於第1行，並以全銜名之。部 內單位列於第2行，可簡寫，但數單位同 列時，第1個單位前加冠「本部」，如 「本部高教司、技職司、中教司、社教 司」。因副本原則上由承辦人存用，故避 免於本單位後加列司內同仁或承辦人。

八、會簽意見之彙整 （一）案件涉其他單位權責時，宜先請該單 位惠示意見；如屬本單位權責應先表明單 位意見，再知會或請相關單位表示意見。 （二）如上陳之簽稿有其他會文單位表示不 同意見，原簽陳單位應加彙整並表明本單 位之立場，重簽後再上陳。

九、文案卷之彙整 陳核之公文，全卷排列的次序如下：簽、 稿、會簽、來文、隨案存查的附件、隨文 寄送的附件，並以燕尾夾2只夾於文卷左 側。至於，參考性質之法規、前案或相關 備以核對的資料，則夾附於卷宗夾的左側 （公文核判後交由承辦人收執）。

十、公文夾之使用 （一）建議確實依速別套用公文夾；同時， 各單位應注意淘汰過於破爛之公文卷宗夾 (白色-普通件；藍色-速件；紅色-最速件； 黃色-機密件)。 （二）密件應標示等級及解密條件，並以密 件專用封袋傳遞陳核；「機密」件以上 （機密、極機密、絕對機密）建議承辦人 或指定專人親自持送陳核。

十一、稿末之署名 （一）「函」稿不論上行文、平行文、下行 文，於稿末均書寫「部長 鄭○○」，至 於用印部分由文書科依文書處理之規定辦 理。 （二）「書函」稿，則於稿末書寫「教育 部」。

十二、騎縫 上陳之簽稿兩頁以上者，其騎縫處建議一 律加蓋承辦人職章；正式函文則由文書科 加蓋騎縫章。

十三、用紙 （一）凡須存檔與對外發文之公文書及其附 件，應使用潔淨的A4第1次用紙。 （二）試印文稿，及傳閱本部相關單位之文 件，建議多多利用背頁紙。

十四、文書電子化 （一）基於公文電子交換之需要，文稿存檔 時，系統自動顯示「附件管理」畫面，若 無附件須點選「無附件」；若有附件且為 電子檔，須點選「電子交換附件」，且附 件說明及名稱須照列；若有不能電子化之 實體附件，須點選「非電子交換附件」， 附件說明與名稱不可空白。

（二）文稿內容包括主旨及說明等之文字不 得併排，並請參照文書處理手冊附錄1-行 政機關公文製作表解、附錄2-法律統一用 字表、附錄3-法律統一用語表、附錄4-標 點符號用法表、附錄5-公文書橫式書寫數 字使用原則等相關規定辦理。

（三）製作一文多稿時請點選「一文多稿( 令、函、書函稿)(批示)」，當擬完第一 份稿時，點選公文製作系統工具列之綠色 「開新稿」圖示（或點選檔案->開新稿選 項），將前一稿之內容拷貝至第二稿內以 供修改。若需檢視各文稿，則點選「文字」 功能列的「上一稿」、「下一稿」即可。 一文多稿可單獨或多稿存檔，發文傳送與 一般公文同。

（四）一文多稿中夾有令稿與公告稿，有分 為有受文者及無受文者兩種，若於一文多 稿時選擇檔案->公文用紙->更換基本公文 用紙，再將文稿更換成令稿或公告稿即可。

登報用公告稿不用署機關首長銜名

十五、一般用詞 （一）對於其他機關的稱謂，在公文中第一 次出現時建議用全銜，如「行政院文化建 設委員會」；第二次以後才用簡稱，如 「文建會」。上行政院之函文，對於其他 機關的稱謂亦遵前項原則，不宜用「鈞院 文化建設委員會」之類的稱謂。

（二）部長笺函中對女性的稱謂，不宜「稱 兄（姐、妹）」，部長之署名亦不宜「道 弟」。 （三）笺函結尾敬辭如「耑此」，應緊扣於 文末，勿須抬頭；但結尾請安語如「順頌 勛祺」，後二字則需抬頭。一般常見的結 尾用詞，如「……。知關 錦注，耑此奉 復。耑此，順頌 勛祺」。

鄭 瑞 城

（四）上行文公文主旨請示語「請 鑒核」 中的「鑒」字，建議採慣用的「鑒」，而 不用「鑑」，行政院用「請 鑒核」，監 察院用「請 鑒察」。惟依據相關法規規 定報送之資料，仍應從其規定措詞， 如 「備查」、「核備」、「核准」等 。 另也有人用「請 詧照」，用於對具業務 監督性質之平行機關 之敬稱。

十六、習慣用詞 （一）描述性用語、專有名詞、計畫名稱及 慣用語涉及數字部分，如「第二專長」、 「五年教育促進方案」、「九年一貫課 程」、「十二年國教」及「星期三」等， 仍用國字書寫。 （二）函復行政院秘書處及行政院秘書長之 文稿，請統一以「貴秘書長」及「貴秘書 處」方式處理。

（三）稿內涉及數字之敘寫，如 「802,534,567元」請敘寫為「8億0,253 萬4,567元」；「12,492,345人」請敘寫 為「1,249萬2,345人」；「26,457班」請 敘寫為「2萬6,457班」，以求一致性。 （四）收據及支票金額以國字（大寫數字） 書寫，金額後一律加上「整」字；公文簽 稿內涉及金額部分以阿拉伯數字書寫，金 額後均不必加上「整」字。

十七、核稿注意事項 （一）科長與承辦人共同負擔簽稿之全責， 應著重簽稿內容的正確性，尤其是引用之 法規條文與文號，應逐一加以核對，並確 認已附於文後。 （二）專門委員之核稿，應注意函稿之格式 是否恰當、文號是否正確（發文之文號與 來文之文號）、稿面基本形式是否完整 （如「速別」、「受文者」、「附件」 等），尤其函稿附件之資料，應加以審閱。

（三）單位副主管爲主管把關，除整體審視簽 稿之適切性外，宜特別關注簽稿中單位名稱、 相關數字與措辭是否正確。 （四）秘書室核稿秘書，宜關注簽稿決行之層 級、相關單位意見主政單位是否已處理、上 陳部次長之公文是否有不確定或不完備之處。

肆、目前補正情形 近年來，核稿實例中亦可歸納出「格式」、 「錯漏字」、「漏銜」、「金額」、「文 號」、「騎縫」、「會簽」、「阿拉伯數 字」、「附件」等9類需補正之情形，新 修正再加「具體擬議」、「文義邏輯」2 項 。

以教育部96年公文為例，本部196,956件，中辦69,191件，合計266,147件，其中陳一層核判公文21,926件，約佔8 以教育部96年公文為例，本部196,956件，中辦69,191件，合計266,147件，其中陳一層核判公文21,926件，約佔8.23%，上陳公文中經核稿需補正者約佔2.70%，比95年之3.24%以及94年之4.39%已有明顯的進步 。

一、格式－取錯文稿（含一文 多稿、立法院質詢答復）、送刊 公報用稿缺漏訛誤、陳核圈選人 選表格不符規定、左邊裝訂、使 用正確單位名之公文卷夾等。

有關法規作業，請參照行政院公報送繕表單規定處理，並應加會法規會及新聞組。

有關委員建議人選圈選作業，請參考本表辦理，正備選欄位基於需要可以合併。

二、錯漏字－簽稿或附件文字訛誤 （含字體大小、受文者或漏字。 ) 例:同音字-一率[律]、實力[例] 、建制[置] 錯漏字-引文號錯漏字、引法規漏字、副總統 年度訛誤-學年度、用舊年度檔

引述法規或來函，請確認法規或來函之發布或來函日期，避免錯誤。

有關法規作業，請審慎確認法規名稱，避免錯誤。

紀錄-名詞。(研商…會議紀錄;紀錄 :ooo) 聲請-對法院用。 申請-對行政機關用。 規劃-動詞。(規劃可行方案) 計畫-名詞。(E世代人才培育計畫) 記錄-動詞。(請記錄相關意見) 紀錄-名詞。(研商…會議紀錄;紀錄 :ooo) 聲請-對法院用。 申請-對行政機關用。 (文書處理手冊P.66法律統一用字表)

依據來文而擬稿，說明必須引述來 文機關或個人及其日期、文號，經常 有同仁漏列。 三、漏銜－簡簽末未具單位名稱、文稿 缺機關銜名或部長銜名。

簡簽陳一層核判需於簽末署單位銜名。 函稿或書函稿，需署部長銜或部銜。

四、金額－簽稿經費數額錯誤。 五、文號－文稿文號漏列或錯誤。 六、騎縫－簽或稿2頁以上、一文多稿 未蓋騎縫章。 七、會簽－除會議紀錄外，涉及他單 位應會而未會、或會簽意見未彙整 加以說明。

八、阿拉伯數字－公文橫書數字 使用不符「公文書橫式書寫數字使 用原則」規範。

描述性用語、專有名詞、計畫名稱 及慣用語涉及數字部分，如「第二 專長」、「五年教育促進方案」、 「九年一貫課程」、「十二年國教」 及「星期三」等，仍用國字書寫。

簽稿內涉及數字之敘寫，如 「802,534,567元」請敘寫為「8億 0,253萬4,567元」；「12,492,345 人」請敘寫為「1,249萬2,345人」； 「26,457班」請敘寫為「2萬6,457 班」，以求一致性。

引述法規條文用阿拉伯數字，如：依 兒童福利法第44條規定：「違反第2條 第2項規定者，處新台幣1千元以上3萬 元以下罰鍰。」；但，法制作業(法規 修正、制定)則採中文數字，如發布法 規命令的「令」--修正「民法」第一百 十一條條文。

法制作業敘述條文請以小寫國字書寫。

法制作業敘述條文請以小寫國字書寫。

九、附件－附件缺漏、引述佐證資料 缺漏（例如：會議議程、簽到單、 來文影本等）。

10.具體擬議－重要政策簽案未能就不 同擬議分析利弊得失及提出最適方 案。

11.文義邏輯－公文內容詞義不通、缺 乏邏輯，未能清楚表達公文之重 點。

伍、其他案例 回復來文仍應以來文單位為主要回復對象。

批示欄位被佔用，應重新列印原案上陳，免再加會，原簽置於下方。

「文書處理手冊」第57頁。

來文形式為箋函，應以同樣形式回復，惟應注意性別，女性不稱兄。 鄭瑞城 敬上

來文形式為箋函，應以同樣形式回復，男性可稱兄署弟。 鄭瑞城

單位內長官大幅修正調整文字，應重新清稿後上陳。

涉及金額龐大，應先簽後稿。

行政院秘書長或行政院秘書處，與本部為平行機關，故行政院秘書長或行政院秘書處來函回復時，以 ”貴秘書長或貴處”稱之。 若行政院來函，回復文提及秘書長或秘書處時，以鈞院秘書長或鈞院秘書處稱之。

代擬代判院函稿(立法委員質詢)。

立法委員質詢案計有3種: 一、專案質詢：二層核判，函稿上直接答復，稿末署銜「教育部」，答復內容引言用「O委員就ooooo問題所提質詢，敬答復如下」，以行政院立場擬答，內文用「教育部」。 二、施政質詢：二層核判，函稿上直接答復，稿末署銜「教育部」，答復內容引言用「O委員就ooooo問題所提質詢，敬答復如下」，以行政院立場擬答，內文用「教育部」。 三、代擬代判行政院質詢稿：一層核判，稿與答復內容分離，稿末署銜「院長 張OO」，附件引言用「O委員就ooooo問題所提質詢，經交據教育部查復如下」，以本部立場擬答，內文用「本部」。

代擬代判院函稿(預算審議中同意先行動支)。

代擬代判院函稿(5000萬元以下補辦預算同意函)。

行政院函(5000萬元原以上補辦預算同意函)。

新聞稿作業，請會新聞組及部長室後，視性質由一層或二層決行。

涉及採購作業程序公文陳核應依本部原則檢視，先釐清是否需要上陳。惟行政院要求評選委員會評審結果應簽報首長或其授權人員核定

涉及經費公文陳核應依本部經費授權原則檢視，先釐清是否需要上陳。

分層負責明細表，是公文核判之重要依據。

94高考公文：（20 分） 隨著全球化時代來臨，台灣經濟邁向自由化，社會日趨多元化，國人跨國聯姻日益增多。截至94 年5 月底，我國外籍及大陸配偶已達三十四萬八千餘人，遂衍生這些外來配偶及其子女生活、教育及社會適應等相關問題，亟待妥善解決。內政部已於92 年整合有關機關意見，研擬「外籍及大陸配偶照顧輔導措施」，分生活適應輔導、醫療優生保健、保障就業權益、提昇教育文化、人身安全保護、健全法令制度等六大面向訂定具體措施，函報行政院核定由各部會分工推動。 試擬行政院致內政部函，提示政策理念，並促請會商有關機關配合當前需要，研擬修正充實「外籍及大陸配偶照顧輔導措施」報院核定賡續推動，使其能融入我國社會，與國人共組美滿家庭，並尊重其人權，共創多元文化價值的國家，落實我國人權治國之理念。 

95高考公文：（20 分） 根據統計，目前30 歲至49 歲之信用卡持卡人，60%以上係因創業需求、投資失敗或失業等因素背負卡債，行政院金融監督管理委員會經邀請內政部、經濟部、行政院勞工委員會、行政院經濟建設委員會及中華民國銀行公會等相關單位研商，達成提供工作機會及創業貸款等相關配套方案。 試為行政院金融監督管理委員會擬函，儘速將該方案報請行政院核備並准予轉知各直轄市及縣（市）政府宣導辦理。

96高考公文：（20 分） 試擬內政部警政署致各縣市政府警察局函：應配合新修正之道路交通管理處罰條例之施行，對民眾加強宣導有關取締行車秩序、路口淨空及行人安全違規項目之教育工作，以共同維護交通安全。

陸、結語 公文品質良窳，奠基於承辦人清晰的邏輯思考，以簡淺明確的文字，將行政訴求轉知，讓收文者清楚知道來文者之請求或說明，並據以遵行辦理，而不會產生模糊不清的情形。

為提升公文製作品質，自940301起實施補正作業登記，971116再強化辦理，其目的不在於為登記而登記，而是期望透過與同仁之間的柔性溝通，相互學習的歷程，達成共同成長，提升本部整體公文製作品質之目的。

公文製作係表層技術面，個人對於工作之認知及工作態度，才是在背後提升工作品質之關鍵，核心價值應該是解決問題，而非製造問題，主動學習溝通，有心投入將每一件工作做好，自我要求，型塑個人的品牌，創造良好口碑，絕對是不可或缺的要素。

同仁於公文文書製作時，基本功夫極為重要，舉凡用辭、用字如有疑義時，建議多查閱本部網站重編國語辭典確認最適當用法。(http://140.111.34.46/newDict/dict/index.html)

報告完畢 謝謝 敬請指教