武汉分院档案工作情况汇报 2015年5月8日

武汉分院各单位贯彻落实院档案工作会议情况 目录页 CONTENTS PAGE 01 武汉分院各单位贯彻落实院档案工作会议情况 02 当前档案管理工作存在的主要问题 03 下一步工作思考与措施

武汉分院认真组织，抓好贯彻落实 A B C 一、各单位贯彻落实档案会议精神和《意见》的情况 传达、贯彻落实中科院档案工作会议精神的总体情况 对照《院属单位档案工作管理情况自查表》，从三个方面认真开展档案管理工作自查 B 档案工作体制机制情况 C 档案工作条件保障情况

一、各单位贯彻落实档案会议精神和《意见》的情况 武汉分院组织院属在汉各单位分管档案工作领导及广大档案工作人员参加了2014年6月8日中科院召开档案工作会议，会后要求各单位认真组织学习贯彻会议精神。 根据自查情况汇总统计，院属在汉各单位领导对贯彻落实会议精神和意见高度重视，仅有1—2个研究所无领导批示、组织专题会议。

一、各单位贯彻落实档案会议精神和《意见》的情况 落实《实施意见》文件精神情况

一、各单位贯彻落实档案会议精神和《意见》的情况 纳入日常工作情况

一、各单位贯彻落实档案会议精神和《意见》的情况 多数单位把档案工作纳入年度绩效考核，但是措施不具体，奖惩不明确，落实不到位。

体制机制情况及条件保障情况 一、各单位贯彻落实档案会议精神和《意见》的情况 内容 是 否 有分管所领导 8 设置了综合档案室 设置了综合档案室 有多方参与的档案网络体系 主管部门是办公室 有档案管理制度

一、各单位贯彻落实档案会议精神和《意见》的情况

一、各单位贯彻落实档案会议精神和《意见》的情况 档案人员学历专业情况

一、各单位贯彻落实档案会议精神和《意见》的情况 总体分析 1 各单位档案工作都有分管领导，有统一归口的主管部门。 2 有比较健全的档案网络管理体系，实行了分级分层管理。 3 配备有专兼职档案人员。 4 有比较健全的档案管理制度。 5 各门类档案比较设置比较合理，齐全。

一、各单位贯彻落实档案会议精神和《意见》的情况 贯彻落实具体措施做法 A、加强培训学习，不断提升档案业务水平 业务交流 档案培训 工作研讨

一、各单位贯彻落实档案会议精神和《意见》的情况 贯彻落实具体措施做法 B、建立档案协作组，“以老带新”开展结对互助活动 结对互助 相互学习

一、各单位贯彻落实档案会议精神和《意见》的情况 贯彻落实具体措施做法 C、加强制度流程建设，进一步规范管理，适应新形势、新要求 武汉分院率先进行了各项规章制度与非常设机构的全面清理与修订工作

一、各单位贯彻落实档案会议精神和《意见》的情况 贯彻落实具体措施做法 C、加强制度流程建设，进一步规范管理，适应新形势、新要求 水生生物研究所全面绘制了档案工作流程。

一、各单位贯彻落实档案会议精神和《意见》的情况 贯彻落实具体措施做法 D、注重宣传，不断增强科研人员对档案工作的深入了解 岩土力学研究所注重加强日常档案工作的宣传作用 利用内网进行档案宣传工作

一、各单位贯彻落实档案会议精神和《意见》的情况 贯彻落实具体措施做法 E、“三参加、四同步”，抓好科研档案全过程管理 病毒研究所采取“三参加、四同步”方法，抓好科研档案过程管理 全程参与科研档案的收集整理与指导

武汉分院各单位贯彻落实院档案工作会议情况 目录页 CONTENTS PAGE 01 武汉分院各单位贯彻落实院档案工作会议情况 02 当前档案管理工作存在的主要问题 03 下一步工作思考与措施

1. 部分单位领导及科研人员档案意识淡薄,对档案工作重视不够，认为档案工作“需要时重要，不需要时不要” 。 二、当前档案管理工作存在的主要问题 1. 部分单位领导及科研人员档案意识淡薄,对档案工作重视不够，认为档案工作“需要时重要，不需要时不要” 。 部分研究所没有真正将科研档案管理纳入科研管理范畴 科研档案材料收集不全、资料缺失、无过程监管 名人档案大多缺失 档案预立卷工作重视不够 各类档案资料收集困难

二、当前档案管理工作存在的主要问题 2.档案人员队伍不能满足新形势、新任务的需要，档案工作发展缺乏有力的人才支撑。大多数档案人员身兼数职，对档案工作精力投入不足 。 档案管理人员队伍非专业化程度高，缺乏系统档案业务培训。工作经验不足。

3．档案管理经费投入不足，缺乏专项经费支持，档案保管保护条件比较差。 二、当前档案管理工作存在的主要问题 3．档案管理经费投入不足，缺乏专项经费支持，档案保管保护条件比较差。 软、硬件设备配备不到位，不能满足当前档案管理的需求；档案库房缺乏规划，面积、功能、设施等不具备档案管理“八防”的要求。 存储空间受限 老式档案柜

4．档案信息化建设启动缓慢，管理手段落后。 二、当前档案管理工作存在的主要问题 4．档案信息化建设启动缓慢，管理手段落后。 档案目前还是以纸质储存为主，档案查询检索利用效率不高，存量档案与增量档案没有实现数字化管理。 院ARP公共管理档案系统模块建立不完善，与公文系统模块缺乏有机结合，可操作性不强。 档案查询检索方式依靠手工检索占有很大比重，服务功能单一。

5．对新形势下档案工作出现的新问题缺乏深入研究和有效解决措施与办法。 二、当前档案管理工作存在的主要问题 5．对新形势下档案工作出现的新问题缺乏深入研究和有效解决措施与办法。 如何处理存量纸质档案与电子文件信息的对称和一致性问题 电子文件失真失存问题等等

武汉分院各单位贯彻落实院档案工作会议情况 目录页 CONTENTS PAGE 01 武汉分院各单位贯彻落实院档案工作会议情况 02 当前档案管理工作存在的主要问题 03 下一步工作思考与措施

（一）深刻认识当前档案工作面临的形势、任务和要求 三、下一步工作思考与措施 （一）深刻认识当前档案工作面临的形势、任务和要求 1.国家提出档案工作新要求 5个部分、23条： 完善档案工作体制机制 建立健全档案资源体系 建立健全档案利用体系 建立健全确保档案安全保密的档案安全体系 加大档案工作支持保障力度

（一）深刻认识当前档案工作面临的形势、任务和要求 三、下一步工作思考与措施 （一）深刻认识当前档案工作面临的形势、任务和要求 2.中科院明确档案工作新任务 进一步提高对档案工作重要性的认识，增强做好档案工作的责任感和紧迫感 紧密结合中科院实际，认真研究解决影响和制约档案工作开展的深层次和关键性问题 坚持以人为本，努力建设业务精湛、作风优良的专业化、职业化档案工作队伍 白春礼院长： 2014年6月8日中科院召开档案工作会议

（一）深刻认识当前档案工作面临的形势、任务和要求 三、下一步工作思考与措施 （一）深刻认识当前档案工作面临的形势、任务和要求 2.中科院明确档案工作新任务 改进和完善档案工作的体制机制，加强档案工作管理体系建设 建立健全档案工作规章制度 加强档案资源体系、利用体系、安全体系建设 加大档案工作保障支撑力度 邓麦村秘书长： 2014年6月8日中科院召开档案工作会议

（一）深刻认识当前档案工作面临的形势、任务和要求 三、下一步工作思考与措施 （一）深刻认识当前档案工作面临的形势、任务和要求 2.中科院明确档案工作新任务 2014年9月30日，院办公厅印发《中国科学院关于加强和改进新形势下档案工作的实施意见》。明确提出新形势下档案工作的任务和目标： 改进和完善档案工作管理体系，建立健全科研活动和管理工作全覆盖的档案资源体系、服务科技创新的档案利用体系、确保档案安全保密的档案安全体系，推进数字档案馆（室）建设，加强人员队伍建设，全面提升我院档案工作水平与服务能力。

(二)切实增强做好档案工作的责任意识和使命意识 三、下一步工作思考与措施 (二)切实增强做好档案工作的责任意识和使命意识 1.落实档案工作领导责任 领导责任是关键。需做到：重认识、重责任、重落实。 “档案工作是对历史负责、为现在服务、替未来着想的工作”。 要跳出“档案”看“档案”。从完整记载研究所改革创新发展的历程和成就，记载广大科技工作者的创新活动和成果，记载研究所创新文化的建设、传承与发展的高度，深刻认识做好档案工作的重要意义。 有效解决“有分管无真管”的问题。强化分管领导的档案意识和责任意识，真正从思想上高度重视，从组织上做好保证、从工作上抓好落实。 强化档案工作领导责任制。把档案工作纳入发展规划和年度工作计划，纳入领导议事日程，列入工作考核范围。为档案工作的开展提供人、财、物等条件保障。实施档案工作责任追究。

(二)切实增强做好档案工作的责任意识和使命意识 三、下一步工作思考与措施 (二)切实增强做好档案工作的责任意识和使命意识 2.建立健全档案工作责任体系 理念：档案工作人人有责，依法依规治档。 各单位档案工作主管部门及综合档案室要进一步健全档案工作规章制度；集中收集、管理各类档案并提供利用；负责归档工作的业务指导；开展档案数字化、档案编研等工作；做好电子档案和照片、录音、录像等特殊载体档案收集归档工作；按规定向院档案馆移交档案。 档案工作不仅是档案部门和档案工作人员的职责，也是各级领导干部、管理人员和广大科技人员的共同职责。要真正形成各部门共同参与的工作氛围，建立和落实档案工作流程，使档案工作成为各项管理和科研工作的有机组成部分，实现档案工作的前端介入和过程管理。

(二)切实增强做好档案工作的责任意识和使命意识 三、下一步工作思考与措施 (二)切实增强做好档案工作的责任意识和使命意识 3.强化科技人员档案意识 理念：档案工作人人有责，依法依规治档。 科研档案是科研项目管理和课题研究活动的真实记录。 针对目前科技档案收集难的问题，需采取有效措施强化科技人员的档案意识，明确归档工作责任主体和程序。把档案工作纳入科技人员考评体系，建立健全科技档案接收审核制度，做到应归尽归、应收尽收，实现档案收集工作全覆盖。确保科研档案完整、准确、系统、安全和有效利用。 借鉴基建档案验收标准，严格做到“四同步”： 1）下达项目任务的同时提出文件材料的归档要求； 2）检查项目进度的同时检查文件材料的形成情况； 3）项目验收的同时验收鉴定项目档案的齐全、完整、准确情况； 4)项目申报评优及项目有关人员评先时，档案部门同时出具专题归档证明材料。

(二)切实增强做好档案工作的责任意识和使命意识 三、下一步工作思考与措施 (二)切实增强做好档案工作的责任意识和使命意识 4.解决档案工作新问题 档案在哪里形成，档案工作就开展到哪里。 随着“率先行动”计划的启动实施，科研活动组织模式会发生深刻变革，“跨学科、跨领域、跨机构”科研活动日益增多，在成立新机构、新组织，部署新项目的同时，需要及时建立档案工作制度，指定专人负责档案工作，确保建立档案与工作开展同步进行。

(三)认真完成档案工作各项重点任务 三、下一步工作思考与措施 1.分院层面：突出“四抓” 抓宣教 抓考评 抓整改 抓培训 组织各单位学习《档案法》和有关法律法规，将档案工作纳入分院系统处以上干部中心组学习培训内容，切实增强全员档案意识，形成各方积极参与、共同支持的档案工作环境。 加强组织协调，定期检查考核各单位档案工作情况，做好工作评估、意见反馈、总结表彰等工作。 根据检查结果下达整改意见书，召开情况通报会，督促问题整改落实。 发挥档案工作协助组和档案工作QQ群的作用，通过各种方式定期组织开展档案业务交流，加强档案工作人员业务培训，研究探讨新形势下加强和改进档案工作的措施办法，不断提高档案工作队伍整体工作水平。

A B C D E 三、下一步工作思考与措施 (三)认真完成档案工作各项重点任务 2.研究所层面：落实“五条” 建章立制。规范管理，制度先行。要按照院档案馆的要求，建立覆盖档案收、管、用全过程的规章制度体系，重点完善文件材料归档制度，提高制度执行力，确保单位建好档、管好档、用好档。 B 条件保障。科学合理核定档案工作经费，建立健全人防、物防、技防“三位一体”的档案安全防范体系，加强档案信息安全管理。 C 数字档案。推动档案由传统载体形态向数字形态过渡，做到档案管理“存量数字化、增量电子化”。实现档案存储数字化、管理自动化和利用网络化，促进档案资源的整合与共享。 D 档案进馆。启动实施二期档案进馆工作。1981年-1990年之间形成的重要档案都属于进馆的范畴。要抓紧做好进馆档案的整理工作。 队伍建设。配齐配强档案人员，把好入口关；建立专、兼职结合的档案队伍和工作网络，明确职责任务，建立考评指标；支持档案人员参加工作交流和业务培训，努力实现专业化、职业化目标。 E

三、下一步工作思考与措施 (三)认真完成档案工作各项重点任务 对院办公厅（档案馆）四点建议： 制定档案管理标准和业务规范。 建立档案工作考核评价体系。 开展档案达标检查，实施档案工作达标奖励制度。 将档案工作人员纳入专业技术职务序列，统一组织档案专业技术职务评审。

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