計算機概論： 探索明日科技 第 5 章 常見的生產力應用軟體 Copyright © 2012 1

學習目標 描述PC和Web應用程式如何徹底改革寫作和出版 現狀 討論桌面排版和網頁排版對於出版自由的影響 探討數位排版未來的發展 解釋電腦如何回答「假如...則...」(What if) 問題

學習目標 (續) 說明試算表與統計和模擬程式的基本功能和應用 解釋如何使用電腦成為模擬機械、生物和社會系 統的工具 三個操作技巧範例 解釋如何使用電腦成為模擬機械、生物和社會系 統的工具 三個操作技巧範例 使用Microsoft Word製作長文件和設定格式 使用Microsoft Excel製作基金投資損益表和分析 使用Microsoft PowerPoint製作和播放簡報

文字工作者的工具百寶箱 在很短時間內，人們創作文字的方式已經被文書 處理軟體永遠改變了 在很短時間內，人們創作文字的方式已經被文書 處理軟體永遠改變了 現在寫作者不必為了要讓作品外觀「乾淨」而一 再痛苦的重複抄寫，而可以集中心力在想法和文 字的內涵上

文書處理工具與技巧 使用文書處理軟體包含下列幾個步驟： 輸入文字 編輯文字 格式化文件 校對文件 儲存文件 列印文件

文書處理工具與技巧 文字的格式化 段落 字元 修改字型和大小 變換文字的色彩 變成粗體或斜體，或者是加上底線 控制行距 設定縮格、定位點 對齊方式 行的文字會對齊哪邊 靠左對齊、靠右對齊、左右對齊及置中對齊

文書處理工具與技巧 文件的格式化 邊界 頁首 樣式 多欄 表格 巨集 範本 註腳 斷字 自動化格式設定 自動校正 精靈程式

字型技術 點陣圖字型儲存字元的方式，是將每個像素在矩陣裡分別表示成黑色或白色的位元 可伸縮字型是以輪廓來顯示每個字元，它可以任意放大或縮小，而且不會失真 可下載字型 (軟體字型) 是儲存在電腦系統裡（不是在印表機），然後在需要時才下載到印表機上

大綱功能 大綱功能特別擅長下列三個功能： 將資訊整理成階層式架構 在重新調整時，下層會跟著上層一起移動 需要時可以將下層暫時隱藏或展開顯示

數位化的參考資源 Web上的參考資源包括： 字典 同義字辭典 百科全書 地圖集 年鑑

拼字檢查程式 大部分的文字通訊仍然非常注重拼字是否正確 文書處理軟體內建有拼字檢查程式 使用拼字檢查程式要注意： 人工肉眼的校對還是必要的 標示出不在字典裡的字 建議正確的拼字 使用拼字檢查程式要注意： 字典的限制和錯誤 文意錯誤 人工肉眼的校對還是必要的 “I wood never have guest that my spelling checker would super seed my editor as my mane source of feed back.”

文法與樣式檢查 檢查拚字 分析文章裡的每個字 指出可能的錯誤 建議改進 可能會錯失許多真正的錯誤 這類功能無法取代經驗、校對和編輯

印刷郵件產生程式 大部分文書處理軟體都有郵件合併列印功能 可自動產生印刷郵件 快速產生印有不同住址和收件人姓名的信件及郵 寄標籤 快速產生印有不同住址和收件人姓名的信件及郵 寄標籤 搭配含有姓名住址清單的資料庫使用 可納入自訂段落文字 使每封信像是針對不同個人所寫

協同合作的文書工具 大型的寫作專案經常是一群人分工合作的成果 電腦網路使得人們很容易就可以共用文件 群組軟體追蹤記錄文件的變更歷史 每位成員個別修改內容 所有變更動作都整合到單一的主文件中

新興的文書工具 文書處理軟體在近幾年發展非常快速 最新趨勢顯示正在進行重大變革 處理手寫輸入文字 處理語音輸入文字 智慧型文書處理軟體

處理手寫文字 筆式系統是文字輸入替代工具之一 手寫辨識對電腦並不容易，需要精密複雜的軟 體將筆的移動解譯成文字 手寫辨識對電腦並不容易，需要精密複雜的軟 體將筆的移動解譯成文字 手寫文字的多樣性，使得要將所有人的筆跡轉 換成文字很困難

處理語音輸入的文字 使用者對麥克風用說的告訴電腦要輸入什麼，還 有如何輸入即可 使用者所講的話會變成數位的聲音訊號進入電腦 語音辨識軟體負責分析聲波內的模式 比對事先儲存的資料庫 把輸入的聲音切分為一個個的字 將命令與文字分開 把命令傳送給文書處理軟體

智慧型文書處理軟體 未來的文書處理軟體可能的改進： 提醒在最近幾段文字已用過同一個字好幾次 在輸入同時持續分析文章風格 在輸入同時修改文字以符合公司的寫作規範 在Web上找到相關數據

桌面排版的故事 傳統的排版工作是個昂貴、費時又易出錯的過程 1980年代開始排版業有了徹底的改變 當Apple推出第一台LaserWriter印表機 Aldus公司推出PageMaker軟體 現在桌面排版已成為每個有電腦再加上一點現金 的人都可以進行的工作了

什麼是桌面排版？ 製作出一本書、雜誌或其它出版品的過程有以下 幾個步驟： 撰寫和編輯文字 製作搭配文字的繪畫、照片和其它繪圖作品 製作出一本書、雜誌或其它出版品的過程有以下 幾個步驟： 撰寫和編輯文字 製作搭配文字的繪畫、照片和其它繪圖作品 設計出版品的基本格式和排版文字 安排頁面上的文字和圖形 製版和印刷 裝訂

為什麼需要桌面排版？ 對企業而言有不少好處 節省成本 省時且減少錯誤 品質比較容易控制 內容較容易在Web上重複使用 自製出版品的成本只要外製的幾分之一 省時且減少錯誤 縮短來回修改的時間 品質比較容易控制 內容較容易在Web上重複使用 因為成本較低，因此個人也能發表作品

建立具有專業外觀的文件 事前計畫 使用適當的字型 避免過度的樣式變化 避免過度的色彩變化 站在讀者的角度 師法專家 瞭解自己的極限 記得要傳達的訊息

建立具有專業外觀的文件 不好的設計 好的設計 文件外觀比較

未來的排版趨勢 早期的書在製作上非常困難，因此被認為是無價 之寶 早期的書在製作上非常困難，因此被認為是無價 之寶 今日我們可以使用比一台二手車更便宜的設備， 在很短的時間內就製作出具專業品質的出版品

無紙排版和Web 有些人預測紙張印刷將會被電子媒體所取代 紙張仍然在數不盡的通訊工作上較佔優勢 閱讀紙張上的字會比閱讀螢幕上的字輕鬆 紙張文件幾乎可以隨處閱讀，沒有電力也無妨 目前電子媒體中還沒有媒體能比得上設計精美、製 作精良的藝術書籍 數位媒體在很多應用上可能讓紙張出版品黯然失 色

無紙排版和Web (續) 提供了無數的Internet使用者自行出版發行的機會 許多程式可將文件儲存成HTML格式 如Microsoft Word、Adobe InDesign、Apple Pages 有些程式是專為Web出版而設計 提供繪圖、動畫和多媒體排版的進階功能

電子書、閱讀器和電子紙 電子書 (E-book)：書本的數位版 電子書閱讀器 (E-reader)：專門設計用 來閱讀數位出版品的手持裝置 能在電腦、PDA、智慧型手機，以及 電子書閱讀器上閱讀 電子書閱讀器 (E-reader)：專門設計用 來閱讀數位出版品的手持裝置 電子紙 (E-paper)：許多電子書閱讀器 採用的顯示技術，看來比較類似一般 的紙張

試算表：模擬與推測用的軟體 試算表軟體方便使用者處理數字，讓那些牽涉到 重複性計算的工作變得更容易完成： 編列預算 投資管理 營收預估 試算表軟體方便使用者處理數字，讓那些牽涉到 重複性計算的工作變得更容易完成： 編列預算 投資管理 營收預估 計算成績 科學模擬

可延伸的矩陣 試算表文件 (工作表) 外觀是以數字編號的列，和 以字母編號的欄所構成的格子 儲存格 (Cell)：列與欄的交叉點 試算表文件 (工作表) 外觀是以數字編號的列，和 以字母編號的欄所構成的格子 儲存格 (Cell)：列與欄的交叉點 每個儲存格包含： 值 標籤文字 公式

可延伸的矩陣 (續) 試算表程式共同的重要功能如下： 列出清單 自動複製 自動重算 事先定義的函數 巨集 格式化 範本和精靈程式 驗算 連結 資料庫功能

「假如...則...」(What if) 問題 試算表程式最有價值的地方是它可以回答「假如 ...則... 」(What if?) 這類的問題 你可以隨時變換數字，然後可以馬上看到效果 有些試算表程式還內建有方程式的解題程式： 可讓使用者定義方程式 輸入目標值 再由電腦算出它的資料值

試算表圖形：從數字到圖形 試算表程式內建有圖表繪製命令： 圓餅圖：顯示部分對整體的比例情況 折線圖：顯示時間上的趨勢變化 長條圖：類似折線圖，但比較適合用在當資料可以分 成幾大類時 堆疊圖：顯示時間經過對於整體比例的變化 散佈圖：用來發現兩個變數之間的關係

避免試算表上的陷阱 先計畫再開始輸入數值及公式 儘可能的作出正確的假設 重複檢查每一個公式和數值 建立容易理解的公式 以其他系統檢驗結果

避免試算表上的陷阱 (續) 建立再次核對的機制 變更輸入值並研究結果 善用內建的函數、範本和巨集功能 將試算表當作是協助決定的工具，而非決策制定 者 善用內建的錯誤檢查工具

避免試算表上的陷阱 (續) 選擇適當的圖表 資料第一 不要讓讀者分心 方便比較資料 不要扭曲資料 與文件其他部分相關 師法專家

避免試算表上的陷阱 (續) 一目了然 不易解讀 誤導讀者：引起誤解的基準線 令人困惑：看不出趨勢變化

統計軟體：比試算表程式更上一層樓 試算表軟體雖然非常多才多藝，不過沒有程式是 萬能的 試算表軟體雖然非常多才多藝，不過沒有程式是 萬能的 有些情況是試算表程式無法勝任的，這時候需要 其它類型的數字處理軟體來處理

財務管理 大部分的企業採用專門設計的會計和財務管理軟 體 記錄各類交易—現金、記帳、信用卡等 自動調整每筆交易後每個帳戶的收支平衡 大部分的企業採用專門設計的會計和財務管理軟 體 記錄各類交易—現金、記帳、信用卡等 自動調整每筆交易後每個帳戶的收支平衡 可匯出紀錄資料到計算所得稅的程式中

自動化數學運算 對於科學家、研究人員、工程師、建築師、經濟 學家、財務分析師、教師等工作而言，需要更高 階的數學計算工具 對於科學家、研究人員、工程師、建築師、經濟 學家、財務分析師、教師等工作而言，需要更高 階的數學計算工具 數學運算處理軟體可建立、運算和解出方程式 數學運算軟體通常包含交談式的問答精靈模式、 程式設計語言，以及能製作合併文字、公式和圖 形文件的工具

統計學和資料分析 統計學：收集和分析資料的科學 任職於政府、企業和科學機構的統計學家們，都 是使用電腦來解讀原始資料的意義 任職於政府、企業和科學機構的統計學家們，都 是使用電腦來解讀原始資料的意義 統計分析軟體可經由測試資料關係的強度，來推 測問題的答案

科學視覺化 科學的視覺化軟體是透過形狀、空間位置、色彩 、明亮度和動作，來幫助我們瞭解本來對我們而 言是隱形的關係 科學的視覺化軟體是透過形狀、空間位置、色彩 、明亮度和動作，來幫助我們瞭解本來對我們而 言是隱形的關係 科學的視覺化形式與數字資料的圖形表達方式有 關

科學幾何圖形的計算與模擬 電腦來一直被用在分析和以視覺方式呈現經由實 驗和觀察所得的科學數據 電腦也可以當成是虛擬實驗室 電腦來一直被用在分析和以視覺方式呈現經由實 驗和觀察所得的科學數據 電腦也可以當成是虛擬實驗室 精確的模擬對所謂的chaos (混沌) 和fractal的研究 很有助益 Chaos目前是個範圍很廣的研究領域，與許多應用 層面都有關

估算風險：電腦模型和模擬 電腦模型製作這項技術是使用電腦為物件、有機 體、機構或程序建立抽象化的模型 電腦模型製作這項技術是使用電腦為物件、有機 體、機構或程序建立抽象化的模型 針對工作、教育或休閒育樂需求，都可能製作電 腦模型以模仿某種系統 電腦模擬能讓使用者觀察模型在特定條件下的運 作情況

電腦模擬：你的回報 電腦模擬被廣泛的應用在物理、生物、社會科學 上和工程方面的研究上。理由很多： 安全 經濟實惠 推測 視覺化 可重複進行

電腦模擬：你的風險 真實世界是既微妙又複雜，電腦模擬實在很難能 夠完全涵蓋 模擬的精確性取決於它的數學模式和被模擬的系統 之間有多接近 真實世界是既微妙又複雜，電腦模擬實在很難能 夠完全涵蓋 模擬的精確性取決於它的數學模式和被模擬的系統 之間有多接近 有些模擬實在太複雜，研究人員不得不簡化模型和 計算流程，讓它們可以在現有的硬體上進行 對於許多人而言，只要資訊自來自電腦，他們就深 信不疑，而忽略其他知識來源。這是很大的風險

有限預算下可使用的生產力軟體 有很多低成本或免費的軟體選擇 大部分軟體都能將文件儲存成Microsoft Office的格 式，因此Office使用者可讀取和編輯它的文件 軟體產品 替代目標 OpenOffice Microsoft Office Zoho Writer or Google Docs Microsoft Word Zoho Sheet or Google Spreadsheet Microsoft Excel Zoho Show or OpenOffice Impress Microsoft PowerPoint Scribus Desktop Publishing

操作技巧：製作長文件和設定格式 階段一：設定文件版面和套用樣式 階段二：製作表格 階段三：插入圖片和分頁符號 階段四：插入註腳和標號

操作技巧：製作長文件和設定格式 階段五：設定頁首頁尾和插入頁碼 階段六：製作內容目錄和圖表目錄 階段七：製作封面與列印文件 補充：大綱模式

操作技巧：製作基金投資損益表 階段一：輸入基本資料和計算 階段二：輸入公式計算 階段三：快速計算金額小計和個數 階段四：設定美化格式和醒目顯示 階段五：排序與篩選 階段六：列印

操作技巧：製作基金投資損益表 階段七：製作圖表 階段八：製作樞紐分析表1與其樞紐分析圖 階段九：製作樞紐分析表2與其樞紐分析圖 階段十：將Excel工作表資料匯入Access軟體

操作技巧：製作和播放簡報 階段一：製作簡報文字內容 階段二：插入多媒體與設定動畫 階段三：列印簡報講義與播放簡報

重點摘要 群組軟體是專門設計來讓一群工作者使用 語音辨識軟體可將聲波轉換成文字 排版軟體是用來結合不同的來源文件，變成一個 在視覺上協調美觀的出版品 試算表軟體用來計算數字，還可以透露出隱藏在 數字間的關係 自動重算是試算表最重要的功能之一 圓餅圖適合顯示部分對整體的比例情況

重點摘要 (續) 折線圖最常用來顯示時間上的趨勢變化，或是某 個變數相對於另一個變數的相對分佈情形 折線圖最常用來顯示時間上的趨勢變化，或是某 個變數相對於另一個變數的相對分佈情形 長條圖和折線圖類似，不過它們比較適合用在當 資料可以分成幾大類時 企業通常會採用專門設計的會計和財務管理軟體 來做會計工作 數學運算處理軟體可建立、運算和解出方程式

重點摘要 (續) 統計分析軟體可經由測試資料關係的強度，來推 測問題的答案 統計分析軟體可經由測試資料關係的強度，來推 測問題的答案 科學的視覺化軟體是透過形狀、空間位置、色彩 、明亮度和動作，來幫助我們瞭解本來對我們而 言是隱形的關係 電腦模型製作技術是使用電腦來為物件、有機體 、機構或程序建立抽象化的模型，這可以透過試 算表程式、數學應用程式或標準的程式語言來達 成