《永乐文档一体化通用软件》操作使用指南 常州市档案局

目　　录

一、软件介绍 二、系统的安装与卸载 三、系统的基本操作 四、文书档案管理 五、其他各类档案管理 六、结语 3

一、软件介绍

(一)系统主要特点 一、软件介绍 5 1．文档一体化 　　机关档案室可以从收、发文登记开始管理，以归档类目为桥梁，通过归档操作，最终形成档案。系统为用户设计好了从文书处理到档案管理各阶段中应有的标准的表格；还提供数据“导入”、“导出”的功能，可以很方便地实现机关档案数据向档案馆移交。   2．档案管理的集成化 　　除文书档案外，我们还为用户设计了会计、人物、照片、婚姻、拆迁户等专门档案管理。 5

(一)系统主要特点 一、软件介绍 6 3．检索功能超强 (1)可以通过所有录入的项目进行检索； (2)支持检索项目和检索内容之间的各种关系运算，包括“含有”这样的模糊检索运算； (3)可以进行任意多个检索条件的组合。 4．支持代码输入 　　用户在输入“保管期限”、“密级”等项目时，可以输入汉字内容，可以从下拉列表中选择，也可以直接输入其代码。 6

(一)系统主要特点 一、软件介绍 7 5．支持纯键盘录入 　　为了提高用户输入数据的效率，本系统支持用户只用键盘(不需要借助鼠标操作)进行数据录入。   6．字符型日期数据合法性检验 　　本系统支持这种字符型日期数据的日期合法性检验(包括：年度、大月、小月、平月和闰年的检验)。 7

(一)系统主要特点 一、软件介绍 8 7．数据窗口内的查找与替换 　　为了能在大量的数据中查找或替换某些特定的数据，本系统的研制人员为用户设计了一个“查找与替换”功能，使用该功能，可以实现查找或替换数据窗口内的所有数据。   8．演示版与正式版相统一 　　本系统的演示版和正式版是同一套软件。用户可以在演示版中输入数据，但最多只能输入五百条记录。一旦用户购买了正式版(带软件狗)，原先输入的数据仍然有用。 8

(二)系统运行环境 一、软件介绍 9 1．硬件环境 奔腾以上兼容微机，16M以上内存；显示分辨率为800×600，色彩为256色或更多。 　　“软件加密狗”，外形如下图，是付费用户所持有的身份标识，在安装有“软件加密狗”的计算机上可使用软件所有功能，无数据数量限制。 2．软件环境 　　中文Windows 9X或Windows NT及其以后的兼容平台。 9

二、系统的安装与卸载

(一)系统安装 二、系统的安装与卸载 11 本系统以光盘和网络下载为分发途径，具体安装步骤如下： (1)若无安装光盘的话从常州档案信息网-下载中心-文件下载栏目 （http://www.czdaj.gov.cn/html/XiaZai/Wenjian/200833/3HA9.html）下载本软件压缩包，然后解压缩； 11

二、系统的安装与卸载 (一)系统安装 (2)进入解压缩所得或者光盘内的“Lams”文件夹；运行安装程序“Setup.exe”； 12

(一)系统安装 1 2 二、系统的安装与卸载 13 (3)根据安装程序的提示进行操作，直至安装结束。 【注意】  【注意】 (1)安装过程中，建议用户安装系统到非Ｃ盘分区。 (2)安装类型建议选择定制安装，该类型将默认安装所有模块，也可以由用户自行确定上述所有的安装选件以及企业档案管理子系统(通过鼠标点击，在所需安装模块的左边打“√”，去掉不用模块左边的“√”)。 1 2 13

二、系统的安装与卸载 (一)系统安装 3 5 4 6 14

(二)系统卸载 1 2 3 二、系统的安装与卸载 15 如果用户确实要卸掉本系统，应该通过控制面板中的“添加/删除程序”来完成。 【注意】 　　如果用户确实要卸掉本系统，应该通过控制面板中的“添加/删除程序”来完成。 【注意】 　　为了保证用户数据的安全性，卸载程序会保留用户的数据库文件(\Data\Lams.DB)及其所有的数据库备份文件(\DataBack\*.DB)。如果用户确定完全卸载，可以在上述卸载完成后手动删除这些文件。 　　特别注意：当你的数据库文件中存有有用的数据时，在卸载前必须将其中有用的数据导出，或者将该数据库文件备份出来。 1 2 3 数据保存在计算机上，不再软件狗里 15

三、系统的基本操作

(一)系统启动 1 2 3 三、系统的基本操作 17 1.双击桌面上的快捷方式图标启动系统 　　1.双击桌面上的快捷方式图标启动系统 　　2.登录系统，系统启动后，屏幕中央将出现一个小窗口，提请用户输入自己的姓名和口令，系统初始默认的姓名为Lams，口令是2000。 　　3.系统登录成功的话将弹出系统主界面。 1 2 3 17

(二)系统退出 1 2 3 三、系统的基本操作 18 以下方法均可以退出本系统： 1.单击窗口标题栏最右边的“╳”； 以下方法均可以退出本系统：  　　1.单击窗口标题栏最右边的“╳”；    　　2.单击工具栏最右边的“退出系统”按钮； 　　3.选中菜单“系统\退出系统” 1 2 3 18

(三)模块的开关 三、系统的基本操作 19 1.各类档案模块的打开： 通过菜单项系统\打开子系统\<子系统名>;   　　通过菜单项系统\打开子系统\<子系统名>; 　　按工具栏上的<子系统名>按钮。 现行文件（收发文）、文书、会计、科技、专门档案、档案利用 19

(三)模块的开关 三、系统的基本操作 20 2. 各类档案模块的关闭 单击窗口菜单栏最右边的“╳”；   　　单击窗口菜单栏最右边的“╳”； 　　按第二行工具栏最左边的“关闭窗口”按钮； 　　菜单项系统\关闭子系统。 【注意】 　　在本系统中，任何一个子系统关闭时，如果其中数据发生过变化(增、删、改)而未经保存，系统都会给出提示，让用户确认是保存该部分数据还是放弃更改。 20

(四)目录的定位 三、系统的基本操作 21 档案目录的定位是指： 　　使手形指针指向需要操作的档案目录称为定位。所有的操作都是针对手形指针所指向的目录的，该条档案目录被称为“当前行”。 　　当前行的变换可以使用键盘上的方向键【↑】和【↓】以及鼠标点击各条目录的各个项目(比如档号、题名等)来完成。 21

三、系统的基本操作 (五)系统界面介绍 　　下图是启动永乐文档一体化通用软件，并打开文书档案子系统后的界面框架，以此为例介绍系统整体界面框架结构。 系统菜单栏 模块 工具栏 常用工具栏 功能 选项卡 目录窗口 22

(六)常用工具介绍 三、系统的基本操作 23 1.常用工具栏图标和名称对照表 以文书档案模块为例，介绍常用工具栏内各工具名称和使用方法： 序号 图标 工具名称 (1) 关闭 (11) 保存 (2) 首记录 (12) 全文 (3) 上页目录 (13) 转换成 卡片式/条目式 (4) 下页目录 (14) 撤销 (5) 尾记录 (15) 剪切 (6) 检索 (16) 复制 (7) 导出数据 (17) 粘贴 (8) 导入数据 (18) 清除 (9) 新增 (19) 查找与替换 (10) 删除 23

(六)常用工具介绍 三、系统的基本操作 24 2.各工具使用方法 (1)关闭 　　(1)关闭 　　点击后关闭当前模块，如果关闭之前其内数据发生过变化(增、删、改)而用户忘了保存，系统都会给出提示，让用户确认是否保存该部分数据。   　　(2)首条目录 　　将手形指针定位到当前目录窗口中的第一条目录。 　　(3)上页目录 　　将手形指针定位到上一页首条(每页默认16条目录)。 　　(4)下页目录 　　将手形指针定位到下一页首条(每页默认16条目录)。 24

(六)常用工具介绍 三、系统的基本操作 25 (5)尾记录 将手形指针定位到当前目录窗口中的最后一条目录。 (6)检索 　　(5)尾记录 　　将手形指针定位到当前目录窗口中的最后一条目录。   　　(6)检索 　　打开检索工具。可以按照各种给定的条件检索系统内的目录数据，具体使用方法参看第四章检索相关章节。 25

(六)常用工具介绍 三、系统的基本操作 26 (7)导出数据 将当前目录窗口中的档案目录导出到单独的数据文件中保存。 　　(7)导出数据 　　将当前目录窗口中的档案目录导出到单独的数据文件中保存。 　　数据导出支持将档案目录数据保存为多种格式的文件，在日常使用中建议保存为Dbase3格式的dbf文件。 　　(8)导入数据 　　从选定的外部数据文件中导入档案目录数据。 　　数据导入支持两种数据文件格式： 　　以制表符分隔的文本文件(.txt)和Dbase3文件(.dbf)，选中需要的数据文件后，点击打开按钮以导入数据，之后在目录窗口中确认数据无误后点击保存按钮以保存数据。 26

(六)常用工具介绍 三、系统的基本操作 27 (9)新增 　　(9)新增 　　新增是指在当前目录的下方插入一条新目录，新目录的内容默认复制上一条目录，同时，新增的目录变为当前目录。输入新增目录的内容后点击保存按钮以保存新增的目录。 【注】“当前目录”概念参看章节“档案目录的定位”  　　(10)删除 　　删除当前目录，点击保存按钮后生效。  　　(11)保存 　　保存当前子系统中的数据。 　　(12)全文 　　实现全文挂接相关功能。 　　若当前目录未挂接过全文，按下全文按钮后将弹出全文对话框实现全文挂接功能。 　　若当前目录已经含有全文信息，按下全文按钮后将自动调阅全文数据以供查阅。 27

(六)常用工具介绍 三、系统的基本操作 28 (13)转换成卡片式 　　(13)转换成卡片式 　　永乐文档一体化通用软件的目录窗口有两种显示方式，条目式和卡片式。该按钮即两种方式的切换开关，每次按下即转换一次显示方式，转换后目录窗口内容清除，需要重新检索。 　　卡片式 　　卡片式显示方式显示了一条目录 最详细的情况，能查看到全文标识等 不常用字段内容。 　　条目式 　　条目式显示方式能比较有效的利 用屏幕空间，一屏幕内显示尽可能多 的目录数，同时保证了常用字段的可 见，便于档案目录的录入和查询。 28

(六)常用工具介绍 三、系统的基本操作 29 (14)撤销 适用于撤销针对单元格内文本的操作，最多撤销一步操作。 (15)剪切 　　适用于撤销针对单元格内文本的操作，最多撤销一步操作。  (15)剪切 　　将选择的文本剪切下来，等同于Windows常用操作“剪切”，注意，软件不支持使用Ctrl+X快捷键。  (16)复制 　　将选择的文本复制下来，等同于Windows常用操作“复制”，注意，软件不支持使用Ctrl+C快捷键。  (17)粘贴 　　粘贴上一次剪切／复制的文本，等同于Windows常用操作“粘贴”，注意，软件不支持使用Ctrl+V快捷键。  (18)清除 　　清除选择的文本，效果等同于按下键盘上的Delete或者退格键。 29

(六)常用工具介绍 三、系统的基本操作 30 (19)查找与替换 　　(19)查找与替换 　　按下查找与替换按钮后，系统将弹出查找与替换工具，该工具提供了便捷的档案目录数据批量修改功能。 　　界面中的下拉菜单提供了搜索对象字段的选择，基本上涵盖了档案目录数据的所有字段，在下拉菜单的右侧的上下两个文本框中，分别输入被替换的字符和用于替换的字符。 【注意】 　　查找与替换工具的工作对象是 “目录窗口”内的所有目录，机制 是从“当前目录”开始向后搜索并 替换，所以当发生无法完成替换的 时候，请检查“当前目录” 的位置。 30

(六)常用工具介绍 1 2 三、系统的基本操作 31 【例】 　　若需要把文书档案文件级目录中所有B000全宗的短期期限替换成10年，并且目录号由2替换为9，可以按照如下步骤进行操作。 　　第一步：用检索工具检索B000全宗的短期目录 注： 保管期限在系统中以“代码值”来表示，各期限对应的代码值可以打开【系统】菜单－【系统维护】选项来查看。 检索出了“B000”全宗所有的短期目录 1 2 31

三、系统的基本操作 (六)常用工具介绍 　　第二步：用查找替换工具把保管期限字段内所有“短期”替换成“10年”，即把目录窗口内所有目录的保管期限代码值由“3”替换成“5”。 　　在下拉菜单中选择“保管期限”，查找需要替换的值“3”，替换为10年所对应的代码值“5”。 3 4 替换成功 32

(六)常用工具介绍 5 6 三、系统的基本操作 33 第三步：把档号字段内的目录号 “002”替换成“009”，完成。 　　第三步：把档号字段内的目录号 “002”替换成“009”，完成。 5 定位到第一条需要替换的目录 　　档号的替换请遵循如图格式，“查找”文本框中填写档号不带分隔符“－”，“替换为”文本框中填写档号必须带分隔符“－”。 　　成文日期的替换也遵循同样格式。 6 33

四、文书档案管理

(一)文件级管理 四、文书档案管理 35 本功能模块，用以管理文件级的文书档案的数据，即具体化到每一“份”或“件”文件。 　　本功能模块，用以管理文件级的文书档案的数据，即具体化到每一“份”或“件”文件。 　　文件级文档的目录窗口，缺省的形式是条目式的。我们为大部分功能模块均提供了两种管理形式：条目式和卡片式。条目式比较直观，而卡片式则可以录入较多项目的数据。两种式样的转换，可以通过菜单项“视图\条目式”或“视图\卡片式”来实现。我们也为该菜单项在工具栏上定制了一个的按钮。 【说明】 　　两种管理形式共用同一个数据库，共享其中的数据。 35

输入点表现为被选择而反色显示(变蓝)的字符 四、文书档案管理 (一)文件级管理 1.输入点 　　输入点即为用户输入数据的位置，该点的标志，或者是个闪烁的光标，或者是一串被选择而反色显示(变蓝)的字符。 输入点表现为闪烁光标 输入点表现为被选择而反色显示(变蓝)的字符 36

2.输入点的转移 四、文书档案管理 (一)文件级管理 37 　　输入点的位置是由“当前行”和“当前列”来决定的(相当于坐标轴的横坐标和纵坐标)，其中当前行和当前列可以由以下操作来定位。 :当前行 :当前列 37

2.输入点的转移 四、文书档案管理 (一)文件级管理 38 1)当前行的转移 　　1)当前行的转移 　　在第19张幻灯片中，已经介绍了档案目录的定位操作，其实质就是当前行的转移。 (1) ↑：上一行；　　　　　　　　　↓：下一行； (2) Ctrl+Home：第一行；　　　　　Ctrl+End：最后一行； (3) PageUp：上一页第一行；　　 　PageDown：下一页第一行； 38

2.输入点的转移 四、文书档案管理 (一)文件级管理 39 2)当前列的转移 (1) 用户可以通过鼠标的点击，来转向任意列； 　　2)当前列的转移 (1)     用户可以通过鼠标的点击，来转向任意列； (2)  Tab键或回车键(Enter键)，来转向下一列； (3)     Shift+Tab键或Shift+回车键，来转向上一列。 说明： 　　当在最后行最后列按回车时，系统会为用户自动新增一条记录，并自动保存在此之前所发生的数据变化。 39

3.数据输入 四、文书档案管理 (一)文件级管理 40 　　在本系统内，每一条档案目录包含有23个录入字段，这23个录入字段在卡片式管理中可以全部看到，有8个在条目式管理中可以看到，具体情况见下表： 序号 字段名 条目式 卡片式 (1) 分类号  (13) 保管期限 (2) 档案馆代号 (14) 成文日期 (3) 组织机构代码 (15) 载体类型 (4) 档号 (16) 载体数量 (5) 电子文档号 (17) 载体单位 (6) 缩微号 (18) 载体规格 (7) 题名 (19) 主题词 (8) 文号 (20) 全文标识 (9) 责任者 (21) 主办部门 (10) 稿本 (22) 协办部门 (11) 文种 (23) 备注 (12) 密级 40

3.数据输入 四、文书档案管理 (一)文件级管理 41 　　本子系统在打开时，不会为用户自动检索出以前输入的数据(当用户需要检索数据时，可以按工具栏上的检索按钮进行，详情见下面的“数据检索”一节)，而是在数据窗口中自动为用户新增一条空的记录。用户可以直接录入数据。下面先分述条目式管理中的８个录入字段： (1)档号 　　1) 定义 　　以字符形式赋予档案实体的用以固定和反映档案排列顺序的一组代码。 　　2) 用法 　　由全宗号-年度-保管期限代码（或目录号）-盒号(或案卷号)-件号(或页号)五部分共19位组成。其格式为： XXXX（4位）-XXXX （4位） -XXX （3位） -XXXX （4位） -XXXX （4位） 41

3.数据输入 四、文书档案管理 (一)文件级管理 42 对于档号中各段字符具体解释如下： 　　对于档号中各段字符具体解释如下： 【1-4位】:全宗号是档案馆给各立档单位的一组字符代码 【5-8位】:年度指归档年度的公元纪年 【9-11位】:若整理归盒，该项表示保管期限代码；若立卷，该项表示目录号 【12-15位】:若整理归盒，该项表示盒号；若立卷，该项表示案卷号 【16-19位】:若整理归盒，该项表示件号；若立卷，该项表示页号 　　全宗号、年度、保管期限代码（或目录号） 、盒号(或案卷号)、件号(或页号)按实际位数著录，不够规定长度时，前面用“0”填充。 【例】全宗号X1，年度是2010，目录号1，盒号1，件号1 ，著录时应输入“X001201000100010001”。 　　软件显示档号中的短横杠(“-”)，是为了便于阅读而自动显示的，不需要用户输入。 42

3.数据输入 四、文书档案管理 (一)文件级管理 43 (2)载体数量 1)定义 档案信息载体物质形态的数量。 2)用法 用阿拉伯数字表示。 　　1)定义 　　档案信息载体物质形态的数量。 　　2)用法 　　用阿拉伯数字表示。 　　3)说明 　　在本软件的条目式界面下，载体数量等同于“页数”。 　　对于按件整理的档案来说，每一件档案的页数都需要手工输入。 　　对于按卷整理的档案来说，由于档号的最后四位代表页号，则每份档案的页数可以由相邻两份档案的页号相减计算而得，因此，只有卷内最后一份文件的页数需要用户手工输入。 　　若用户已经在“页数”栏输入了数值，系统就不会根据档号计算页数；只有页数栏是空的或值为0，系统才会根据同一卷相邻的档号计算出上一份文件的页数。 43

3.数据输入 四、文书档案管理 (一)文件级管理 44 (3) 文号 1)定义 　　1)定义 　　文件制发过程中由制发机关、团体或个人赋予文件的顺序号。文件编号包括发文字号、科研试验报告流水号、标准规范类文件的统编号、图号等。 　　2)用法 　　文号一般由机关代字、年度和顺序号三部分组成。形式为：“机关代字[CCYY]####号”。其中“CCYY”表示年度，“####”表示机关代字内的年度顺序号。 【例】“苏档[2001]14号”，是江苏省档案局2001年发的第14号文。 44

3.数据输入 四、文书档案管理 (一)文件级管理 45 (4)责任者 1)定义 　　1)定义 　　责任者，也称作者，是指对档案内容进行创造、负有责任的团体或个人。 　　2)用法 　　用汉字表示。责任者有多个时，著录列居首位的责任者，立档单位本身是责任者的必须著录，其余视需要著录。被省略的责任者用[等]表示。各责任者之间用分号分隔。 45

3.数据输入 四、文书档案管理 (一)文件级管理 46 (5)题名 1)定义 题名，又称标题、题目，是表达档案中心内容、形式特征的名称。 　　1)定义 　　题名，又称标题、题目，是表达档案中心内容、形式特征的名称。 　　2)用法 　　用汉字等表示。 　　在本系统中，所有文件级题名的长度均限制在120个字节(60个汉字)内。如果文件的实际题名多于60个汉字的，应按有关规定对题名进行重新拟写。 46

3.数据输入 四、文书档案管理 (一)文件级管理 47 (6)时间或成文日期 1)定义 文件形成的具体时间。 2)用法 　　1)定义 　　文件形成的具体时间。 　　2)用法 　　时间项依据GB/T 7408-94中5.2规定，其基本格式为CCYYMMDD，并一律用8位阿拉伯数字表示，其中[CCYY]表示一个日历年，[MM]表示日历年内日历月的顺序数，[DD]表示日历月中日历日的顺序数(GB/T 7408-94中5.2)。 　　对时间项的著录，不允许出现无效的日期值。例如：19980229、19991301、20001131、2001928等，均为无效日期。 47

3.数据输入 四、文书档案管理 (一)文件级管理 48 (7)期限 1)定义 对档案划定的存留年限。 2)用法 　　1)定义 　　对档案划定的存留年限。 　　2)用法 　　保管期限项在数据库内部以数字代码存储，而显示给用户的是汉字。在系统中的保管期限字段内，用户可以输入代码(1、2、3)，也可以输入汉字(永久、长期、短期)，也可以在下拉列表中选择(下拉列表中一页显示6个待选期限，若系统中有多于6个期限，请滚动鼠标滚轮以查看下一页待选期限)。 　　3)保管期限的修改 　　请看下一幅幻灯片的动态演示 48

四、文书档案管理 (一)文件级管理 3.数据输入 【例】如何增加30年保管期限 【注意】该模块内的数据为系统关键数据，请勿随意修改。 49

3.数据输入 四、文书档案管理 (一)文件级管理 50 (8)备注 1)定义 备注指对归档文件内容的补充解释与说明。 2)用法 　　1)定义 　　备注指对归档文件内容的补充解释与说明。 　　2)用法 　　用汉字等表示，可以用于著录密级、划控等信息。 　　在最后一条的“备注”项中敲<回车>或<Tab>键时，系统会自动为用户新增一条记录，供用户直接输入下一条数据。新增通常是将上一条记录复制下来，然后做些符合档案管理规律的处理。 　　关于卡片式管理中的其他著录字段的定义和用法，请参考软件附带的帮助文档(按 F1 ) 50

４.新增目录 四、文书档案管理 (一)文件级管理 51 方法： (1)使用工具栏的新增按钮 ，在当前行下方插入一条新目录； (1)使用工具栏的新增按钮　　，在当前行下方插入一条新目录； (2)当光标在当前目录窗口的最后一行的“备注”列时，继续按回车键。 说明： (1)新增的目录，一般会复制上一条目录的内容。 51

５.修改目录 1 2 四、文书档案管理 (一)文件级管理 52 (1)零星修改 　　如果发现数据窗口中任何地方输入错了，都可以通过常规的编辑操作直接修改。此时，用户可以使用工具栏中的编辑操作按钮。 (2)批量修改 　　如前文对“查找与替换”工具的介绍，当需要批量修改数据时，可以使用该功能。用户在使用查找与替换前，应将需要修改的数据先检索出来，然后再进行查找与替换。 1 2 52

６.删除目录 四、文书档案管理 (一)文件级管理 53 (1)删除当前目录 使用工具栏上的删除按钮 ，删除数据窗口中的当前记录。 　　(1)删除当前目录 　　使用工具栏上的删除按钮　　，删除数据窗口中的当前记录。 　　(2)删除多条目录(下一幅幻灯片包含动态演示) 　　删除多条目录首先需要选择多条目录，选择的方法与微软产品的操作方式相似： 　　1)单独一条目录——鼠标点击该行的“记录”列； 　　2)连续多条目录——先选择首条目录的“记录”列，再按住Shift键并点击尾条的“记录”列； 　　3)多条独立目录——按住Ctrl键，鼠标依次点击相应行的“记录”列。 　　在条目式的数据窗口中，用户可以通过单击鼠标右键，在弹出的菜单中选择“删除所选记录”菜单项，来实现对所选记录的删除。 　　说明：所选记录呈蓝色显示。　　 53

四、文书档案管理 (一)文件级管理 ６.删除目录 　　　　　删除目录操作演示 54

７.保存数据 四、文书档案管理 (一)文件级管理 55 (1)使用工具栏上的保存按钮 ； (1)使用工具栏上的保存按钮　　； (2)在用户关闭子系统时，如果数据窗口内的数据发生过变化且未经保存，系统会给出提示，要求用户确认是否保存。 提醒：在做过数据导入、修改（包括查找与替换）操作后，请别忘了保存数据。 55

８.检索数据 四、文书档案管理 (一)文件级管理 56 　　本系统在各个功能模块中，均使用同一个检索界面。对于新的检索，用户需要设置全部条件。具体步骤如下： 　　(1)用户通过工具栏上的检索按钮，来打开检索条件设置窗口。 　　(2)用鼠标单击“检索项目”下面的空白栏，从下拉列表中选择一个著录项目。它告诉计算机，要通过哪一个著录项目进行检索； 　　(3)用鼠标单击“运算符号”下面的空白栏，从下拉列表中选择一个运算符。它告诉计算机检索项目和具体内容之间是什么关系； 　　(4)用鼠标单击“给定的值”下面的空白栏，使该栏获得输入焦点，并在这里输入要检索的具体内容。 　　(5)如果有多个检索条件：单击“逻辑关系”下面的空白栏，从下拉列表中选择“与”或“或”。它告诉计算机，该逻辑关系所联结的两个检索条件，是同时满足（“与”关系），还是只需满足其中任何一个条件（“或”关系）； 　　(6)按步骤(2)-(4)输入下一个条件。 　　【注意】最后一个条件结尾必须是“ＥＮＤ”。 56

四、文书档案管理 (一)文件级管理 ８.检索数据 【例1】检索数据简单演示 57

８.检索数据 1 2 3 四、文书档案管理 (一)文件级管理 58 更多例子和检索技巧 (1)检索本模块内所有数据，其条件为： (2)检索X001全宗内2010年所有2号目录的数据，其条件为： (3)检索X001全宗内任意年度的长期第一盒(卷)档案数据，其条件为： 【注】使用“_”可以代表任意一个数值型字符，例如“_ _ _ _”就可以代表档号中的任意4位。 1 2 3 58

８.检索数据 4 5 四、文书档案管理 (一)文件级管理 59 (4)检索文件题名中有“档案”或者有“文档”的数据，其条件为： (5)检索2010年度“苏政发”第5号到第34号文的数据，其条件为： 4 5 59

9.导入数据 四、文书档案管理 (一)文件级管理 60 　　用户可以通过工具栏的导入按钮　　，将已导出的以TXT或DBF格式文件保存的数据，导入到当前目录窗口中。 【注意】 　　1.被导入的数据，应与当前数据窗口的结构完全一致； 　　2.导入数据后别忘了按保存　　。 60

10.导出数据 四、文书档案管理 (一)文件级管理 61 导出是将本系统所产生的数据转换成其它常见格式，与导入相对。 　　导出是将本系统所产生的数据转换成其它常见格式，与导入相对。 　　用户可以通过工具栏的导出按钮　　，将检索出来的数据，以其它文件格式，保存到指定的位置。 61

11.目录排序 四、文书档案管理 (一)文件级管理 62 　　一般而言，本系统在用户检索数据之后，都会自动地根据档案管理工作的实际需要，对数据进行分组、排序。比如：在文件级文档管理模块中，数据检索后会自动地按“档号”由小到大的顺序排列；而在卷内文件目录的报表中，数据检索后会自动地按案卷进行分组，然后再按档号顺序排列。 　　当用户需要按其它方式（列、著录项）进行排序时，只须点击该列（著录项）的标题。 62

(二)案卷级管理 四、文书档案管理 63 案卷级文档管理，用于管理案卷目录。 　　案卷级文档管理，用于管理案卷目录。 　　当用户点击案卷级文档管理的标签页时，该案卷级文档管理模块即成为当前功能模块： 　　正如用户所见，案卷级文档管理与文件级文档管理的模式是一样的。因为没有“页号”，案卷级的“档号”比文件级的少了4位。 　　除了档号结构的区别，本模块内其他操作和文件级管理相同。 63

四、文书档案管理 (三)报表输出 　　报表管理为用户提供了最常用的标准归档文件目录、卷内文件目录等一共9种报表的打印输出功能。 64

(三)报表输出 1 2 四、文书档案管理 65 打印报表的过程如下： 1.选择报表 　　用户可以通过报表预览框下方的一组按钮进行报表类型选择。例如，若要归档文件目录，则用鼠标单击归档文件目录按钮。 2.数据检索 　　在打印报表之前，用户应该通过检索，来告诉计算机您要打印的是哪些数据。 1 2 65

四、文书档案管理 (三)报表输出 3.打印预览 　　当数据被检索出来之后，在初次打印之前，建议用户检查一下要打印的表格，是否每条目录都在表格框线内，若发现越界现象，需要进行打印设置： 3 66

四、文书档案管理 (三)报表输出 4.打印设置 　　点击打印按钮　　进行打印设置，设置方法为根据实际情况尝试调整打印边距中的上下边距，然后点击中止按钮查看效果，直到得到满意效果。 4 67

四、文书档案管理 (三)报表输出 最终效果 68

四、文书档案管理 (四)件的二级目录 　　“件的二级目录”模块是为了贯彻“细化检索”的原则，对“文件级文档管理”的补充。当用户将转发件和被转发件、请示与批复、介绍信存根等作为一件归档时，在归档文件目录中，只能出现一条目录。这样的目录对于检索更详细的内容来说是不够的。弥补这种缺陷，系统为用户提供了这个功能模块，使用户能够更加细致地储存、检索有关信息。 69

四、文书档案管理 (四)件的二级目录 　　1.档号 　　这里的档号和文件级文档管理中的档号格式是一致的，而且在这里出现的值，应该在文件级文档管理中都已存在；所不同的是，这里的档号允许重复，而那里不允许。 　　2.顺序 　　顺序是“件内”的顺序号。即在一件里面，如果有若干个文件或若干条目录，以此设定其顺序。 　　档号+顺序号不允许重复 　　3.相关内容 　　在“相关内容”里面，用户可以录入被转发件等的文号、责任者、题名等内容，也可以录入人事任免的所有人员名单和任职事项。 相关内容的字节长度是255，若还不够输入详细内容，可以另外增加一条记录继续输入。 70

(四)件的二级目录 四、文书档案管理 71 4.文件类别 文件类别是自动累加的下拉列表风格，用户可以在此对二级目录里的文件类型进行标识 　　4.文件类别 　　文件类别是自动累加的下拉列表风格，用户可以在此对二级目录里的文件类型进行标识 　　5.备注 　　备注是补充说明。 【注意】件的二级目录模块内的数据仅供系统检索，无法打印输出成标准表格。 71

五、其他各类档案管理

五、其他各类档案管理 (一)会计档案 　　会计档案下面包含了会计凭证管理、会计账簿管理、财务报表管理、其他会计档案管理和打印报表5个子模块，其管理模式和操作方法和文书档案的相同。 　　会计档案的数据管理都是案卷级的数据管理，其档号格式为“XXXX-XXXX-XXX-XXXX”含义为：“全宗号（或年度号）-年度-目录号-案卷号”。 73

(二)科技档案 五、其他各类档案管理 74 科技档案管理是专门为企、事业单位档案室设计的适合企、事业档案分类特征的档案管理子系统。 　　科技档案管理是专门为企、事业单位档案室设计的适合企、事业档案分类特征的档案管理子系统。 　　通过菜单命令“系统\打开\科技档案管理”（或按钮科技档案），打开科技档案管理子系统。 　　在科技档案管理子系统中，我们为用户提供了六个功能模块：文件级管理、案卷级管理、底图档案管理、特殊载体档案管理、类目管理和报表输出。 　　1.普通档案管理 　　科技档案的管理模式和文书档案的管理模式相同。科技档案根据用户单位的特点，在档案分类方面有所变化。其文件级档案的档号构成形式，在年度、案卷号、页号之前的分类层次与具体分类方案，由用户自己定义。其中的分隔符“.”和“-”，都是由用户输入的。 74

(二)科技档案 五、其他各类档案管理 75 2.类目管理 　　2.类目管理 　　根据《工业企业档案分类试行规则》（国家档案局1991年7月4日发布）及其附表《工业企业档案分类表》，我们提供了“类目管理”功能模块，使用户能够方便地管理自己的分类表。 用户可以结合本单位实际情况，做好自己的档案分类，并在此将自己分类表输入到数据库中。 　　3.底图档案管理 　　底图档案是科技档案的一部分。我们为此设计了底图档案的管理模块。 　　其中，零号、壹号、贰号、叁号、肆号、伍号，分别是图纸的规格。编制日期是图纸编制的起始日期和终止日期。 　　4.特殊载体档案管理 　　除了纸质档案之外，各企事业单位都会有些特殊载体的档案。针对特殊载体档案的不同特征，我们为用户设计了特殊载体档案的管理模块。 75

(三)其它专门档案 五、其他各类档案管理 76 专业档案也称专门档案。 目前，我们为用户提供了以下几种类型的专门档案的管理： 　　专业档案也称专门档案。 　　目前，我们为用户提供了以下几种类型的专门档案的管理： 　　1．婚姻档案：用于管理婚姻登记档案的文件目录，适用于基层民政系统和政府档案馆； 　　2．独生子女档案：管理独生子女信息； 　　3．人物档案：用于管理从文书档案延伸出来的有关人事任免、奖惩等事项的检索工具； 　　4．照片档案：用于档案室和档案馆管理照片档案目录； 　　5．民国档案：管理民国时期的档案。这部分档案的著录项，是按标准设计的。档案馆用户可以在这儿管理自己的民国档案，也可以通过导出操作，将自己拥有的民国档案目录以DBF的文件格式上报。 　　专门档案管理子系统的用法与文档管理相似，其管理的内容相对简单些。 76

六、结语

六、结语 一些说明 　　至此，本幻灯片介绍了永乐文档一体化通用软件中最常用的所有模块和功能，其大部分内容可以在软件附带的帮助文档（F1）中找到。 　　 　　　　　　　　　　　　　　　　常州市档案局　　　　　　　　　　 78