科技档案管理 成都市档案局经科处 姚敏华 2012年5月31日
第一部分 科技档案管理概述 第二部分 《科学技术档案案卷构成的一般要求》（GB/T11800-2008）释义
第一部分 科技档案管理概述
三、科技档案的收集工作 四、科技档案的整理工作 五、科技档案的鉴定工作 六、科技档案的保管工作 七、科技档案的统计工作 八、科技档案的开发利用 工作 一、科技档案概述 （一）科技档案的定义 （二）科技档案的作用与特 点 （三）科技档案的种类和内 容构成 （四）科技文件和科技档案 的基本类型 二、科技档案工作概述 （一）科技档案工作的基本 内容和任务 （二）科技档案工作的性质 与基本原则
一、科学技术档案 （一）、定义 《科学技术档案案卷构成一般要求》 （GB/T11822——2008） 国家机构、社会组织及个人从事各项社会活动形 成的，对国家、社会、本单位和个人具有保存价值的， 应当归档保存的科技文件，以下简称科技档案。 含义： 1）定义阐述了科技档案产生的领域 2）定义明确了科技档案的内容性质 3）定义规定了应归档的科技文件需有保存价值
科技文件材料的定义 《科学技术档案案卷构成的一般要求》（GB/T11822-2008）中的定义:“科学技术文件材料是记录和反映科学研究、生产运营、项目建设活动和设备仪器运行、维护及其管理工作的文字、图表、声像等不同形式文件材料的总称。” 1.来源：贯穿整个科技生产活动，包括相关的管理性文件。 2.性质：科技生产活动中直接形成的（原始性）。 3.形式：文字、图表、声像各种类型的文件材料， 载体形式包括纸质、光盘、录音录像带、照片及底片、缩微胶片、实物及其他。
科技档案与科技文件材料的关系 科技档案是履行了相关手续、集中保管起来的科技文件。 科技文件材料是科技档案的前身，科技档案是由科技文件有条件转化而来，但是，科技文件材料不全是科技档案。 科技文件工作是科技档案工作的基础，直接影响着科技档案工作。
科技资料则不是科研、生产活动的第一手材料，是为科研生产等活动的参考需要而交流、购买的间接性材料。 科技档案与科技资料的区别 科技档案是生产、科研、基建等活动的原始记录，它是第一手材料，而不是事后另行编写和搜集的； 科技资料则不是科研、生产活动的第一手材料，是为科研生产等活动的参考需要而交流、购买的间接性材料。 (档案同资料的区别)
（二）、科技档案的作用和特点 科技档案的作用： 知识储备作用； 依据凭证作用； 经济效益作用； 情报作用。
2010年百年庆典
1908年4月19日动工，1910年10月23日，青岛江苏路基督教堂落成
案例：重庆大学城主水管一个月内爆管两次 2011年4月8日上午，一条铺设在重庆九龙坡微电子产业园的主供水 管发生爆裂，对周边大学城及陈家桥地区的30万人生活用水构成威胁 。而类似原因造成的爆管事故，已经在一个月内连发两次。 14
案例：重庆大学城主水管一个月内爆管两次 或因粗心施工所致 责任认定：水投集团现场抢修的负责人李卫东称，在园区内施工 前，水投集团已向该施工单位致函，并递交了水管铺设的图纸光 盘等文件。然而，此后仍有工程车在埋有水管的地面上作业。类 似的事故，一个月内已连发两次。李卫东介绍，就在上个月，一 单位在一条埋有主水管的地面施工时，未按照水投集团事先提供 的管线图纸作业，在打桩时将水管损坏，造成各方面损失近百万 元。水投集团已就此次事故向施工单位索赔。 措施：既有高额的损失，又给居民用水带去麻烦，这一场场原本 可以避免的事故让水投集团忧心不已。李卫东表示，目前相关工 作人员已采取两种措施竭力保护供水管道的安全，一方面加强日 常巡线管理，对铺设管道的地面开发区域进行特别巡检，另一方 面继续及时地给相关施工单位致函，提供管线铺设的材料，尽力 要求双方配合，保护好供水管道。 警示：在经济责任的判定上，重不重视项目档案资料的信息利用 在这时就显示至关重要的作用。 15
科技档案的特点： 1.专业性强 是科技档案与其它档案的根本区别。科技档 案产生形成于科技活动中，而科技活动是分专业进行的，因 而科技档案记录和反映对象具有较强的专业技术性，记录的 内容和表达内容的形式也具有专业性。专业性特点是实现科 技档案科学管理的重要依据之一。 2、种类的多元性和类型的多样性 是科技档案的又一显著 特点。在各个档案门类中，以科技档案的种类最为繁多、类 型最为复杂，呈现出多样化的鲜明性特点。 3.形成专业领域的广泛性 凡是人类所进行的认识自然和 改造自然的活动都属于科技生产活动，科技生产活动内容的 广泛性，决定了科技档案形成领域的广泛性。
科技档案的特点： 4.成套性强 这是科技档案的基本特点，它是指 围绕一个独立的科技生产活动项目产生的全部科技 档案，是一个有机联系、密不可分的整体。比如产 品档案是按型号成套；科研档案是按课题成套；基 建档案是按项目成套；设备仪器档案是按台成套等。 5.标准化程度高，通用性强 科技档案从形式到内 容、设计与编制、制成材料、编制要求、方法等， 国家或行业都有标准化的规定。科技档案在同一专 业内部的各单位可以互相通用。
6.现实性强 科技档案既来源于科技 生产活动，科技活动又离不开科技档 案。 7.可更改、补充 任何一个科技活动 都不可能是到至善至美的，随着新思 想、新技术、新工艺的引入，都有一 个不断完善、渐趋合理的过程。作为 科技生产活动真实记录的科技档案， 在一定条件下可以更新、补充，这一 特点是其它档案所不具备的。
档案 文书档案 经营管理 生产管理 行政管理 党群管理 科技档案 会计档案 干部职工档案 ….. 按内容分类
档案分类 档案 纸质 声像 电子 实物 (按载体分)
种类：（按科技活动的不同领域和专业） 2、农业科技档案 3、基本建设档案 4、设备仪器档案 5、科研档案 6、专门性质科技档案 ……… （三）科技档案的种类、内容构成 种类：（按科技活动的不同领域和专业） 1、工业生产技术档案 2、农业科技档案 3、基本建设档案 4、设备仪器档案 5、科研档案 6、专门性质科技档案 ………
1、工业生产技术档案及其内容构成 由于工业产品种类的繁多，工业生产技术档案的 内容也就十分复杂。从共性上讲，一般包括产品档 案、工艺档案和标准档案等。此外，围绕产品形成 的对产品改进、发展及销售有重要依据和参考作用 的市场技术信息、用户意见反馈材料及产品广告等， 也应作为工业生产技术档案的组成部分。
2、农业科技档案及其内容构成 包括种子档案、作物栽培档案，植物保 护档案、林业档案、畜牧档案、水产档案 及农业生态环境和农业区划档案。 农业科技档案是在农、林、牧、副、渔 各业的生产技术活动中形成的档案。它是 种类繁多、综合性强的科技档案。 包括种子档案、作物栽培档案，植物保 护档案、林业档案、畜牧档案、水产档案 及农业生态环境和农业区划档案。
3、基本建设档案及其内容构成 基本建设是国民经济各部门为了扩大再生产而 进行的增加固定资产的生产建设活动。基本建设科 技档案简称基建档案，它是在各种建筑物、构筑物、 地上地下管线等基本建设项目的规划、设计、施工 和使用、维修活动中形成的科技档案。即是一个建 设项目从酝酿、决策到建成投入使用的全过程中形 成的应当归档保存的文件材料。 基建档案的特点是成套性，即围绕一项建设项 目的进行所形成的具有保存价值的文件形成一套基 建档案。由于一项建设项目的进行会涉及若干个单 位，因此围绕一项建设项目的进行，一般都会形成 项目的规划决策、设计、施工、竣工和监理等项目 档案。
三纳入：把文件材料的形成、积累、 整理和归档纳入工作计划中，纳入 有关部门和有关人员的职责范围。 三把关：把好鉴定验收关，把好上报成 档案工作制度 三纳入、四同步、三把关、四参加。（通过工作制度建设， 形成档案文件材料形成、积累、归档控制体系） 三纳入：把文件材料的形成、积累、 整理和归档纳入工作计划中，纳入 有关部门和有关人员的职责范围。 四同步：布置任务同步，检查进度 同步，总结鉴定同步，考核奖惩同步。 三把关：把好鉴定验收关，把好上报成 果关，把好业务考核关 四参加：档案部门参加工程建设会议、 参加竣工验收会、设备开箱会、科研成果 鉴定会。
4、设备仪器档案及其内容构成 设备仪器科技档案，也称仪器设备科 技档案简称设备档案。设备档案是指各 种机器设备、车辆、船舶和仪器、仪表 的档案，其特点是按型号成套。
5、科研档案及其内容构成 科学技术研究档案简称科研档案，是指 在科学技术研究活动中形成的；科研档案作 为科研工作的历史记录，具有较高的文献分 析研究价值。它反映了科技研究活动的全过 程和具体成果，其特点是按课题成套。
6、专门性质科技档案 专门性质科技档案，是指某些专门性科技部门或人员在 自然观测等活动中形成的专门档案。主要有以下八种。 1.地质档案 2.测绘档案 3.气象档案 4.天文档案 5.水文档案 6.地震档案 7.环境保护档案 8.医疗卫生档案 专门性质科技档案一般属专门部门的业务档案，如气象 部门的气象档案、天文台的天文档案等，由于这些档案具有 很强的专业性，一般各行业或部门都有自己专门的成文的整 理标准与方法。
（四）科技文件和科技档案的基本类型 1、图样材料 图样是按国家规定的制图标准，绘制在一定载体平面上 的表示物体、建筑物的形状、结构、大小或其他自然现象的 几何图形。按产生领域可分为机械制造业的产品图样、建筑 业的工程图样等，按绘制手段、制成材料和用途的不同，还 可分为草图、原图、底图、复印图等。 机器制造业基本产品图样 建筑工程图样 地质图、气象图、地图…… 2、文字材料 文字材料是用文字、数据及其它符号来表示和传递科技 思想，记录科技活动及其成果的科技文件材料。如调查报告、 说明书、任务书、计算书、概（预、决）算书、技术条件、 科研报告和科研论文等。 设计任务书、工程预算、协议书、报告……
3、目录、表格材料 目录、表格材料是用表格形式填入文字和数 字而成的一种科技文件材料。如明细表、汇总表、 配套目录、设计文件更改通知单、设备开箱验收 单等。 4、声像材料 指在设计、施工、生产、勘探、测绘、科技 研究、自然观测等科技活动中形成的照片、影片、 录音带、录像带等视听型文件材料。
5、电子文件 电子文件的定义 电子文件是指能被计算机系统识别、处理，按一定格式存 储在磁带、磁盘或光盘等介质上，并可在网络上传送的数 字代码序列。（《CAD电子文件光盘存储、归档与档案 管理要求》 GB/T17678.1——1999 ） 指在数字设备及环境中生成，以数码形式存储于磁带、 磁盘、光盘等载体，依赖计算机等数字设备阅读、处理， 并可在通信网络上传送的文件 。 （《电子文件归档与管理规范》 GB/T18894-2002 ） 电子文件的类型 图像文件（I）、图形文件（G）、数据文件（D）、文本文件 （T）、程序文件（P） （ 《CAD电子文件光盘存储、归档与档案管理要求》 GB/T17678.1- 1999 ）
二、科技档案工作概述 科技档案工作是国家档案工作的重要组成部 分。它是指以完整地保存和科学地管理科技档案， 充分发挥科技档案的作用为目的的诸项管理活动 的总称。明确科技档案工作的内容与性质是正确 认识科技档案工作的地位、作用 ，正确处理科技 档案工作和其他有关工作的基础。
（一）科技档案工作的基本内容和任务 1、科技档案工作的基本内容 一是科技档案事业的组织管理（宏观）， 包括科技档案事业的行政组织管理体制、 科技档案事业规划、科技档案工作业务指 导、科技档案工作的方针政策、规章制度、 科技档案的教育和科研等。
二是科技档案业务管理（微观） 1、科技档案形成管理（科技档案的前期管理） 指对科技文件材料转化为科技档案的管理，包 括检查和协助科技文件材料的形成、积累、整理、 归档工作和科技档案收集工作。 2、科技档案实体管理 是指对科技档案所进行的各项业务建设，包括 科技档案的整理、鉴定、保管、统计等项工作。 3、科技档案信息资源开发利用 是指对科技档案中存储的科技信息进行发掘和 提供服务的工作，包括科技档案的检索、编研和提 供服务。
ＸＸ公司档案管理网络 总经理：ＸＸＸ 档案室主任：ＸＸＸ 档案管理员：ＸＸＸ 财务部XXX 计划部XXX 综合部XXX ………. 劳资部XXX 工程部XXX
XXX项目档案管理网络 建设单位档案工作分管领导：XXX 建设单位档案机构负责人：XXX 监理单位：XXX 物资供应：XXX 设计单位：XXX 施工单位：XXX ……………
2、科技档案工作的基本任务 按照科技档案工作的原则，根据科技档案的 形成规律和特点，科学地管理科技档案， 大力开发科技档案信息资源，主动、及时、 准确地提供科技档案为科技生产利用，为 国家经济建设服务。
（二）科技档案工作的性质、基本原则 1、科技档案工作的性质 科技档案工作是一项专业性、管理性、服务 性和机要性的工作。 2、科技档案工作的基本原则 根据《科学技术档案工作条例》第四条和 《档案法》第五条精神，我国科技档案工作的基 本原则可概括为：统一领导，分级管理科技档案， 维护科技档案的完整、准确、系统、安全，实现 科技档案的有效利用。
三、科技档案的收集工作 1、科技档案收集工作的要求 （1）要认真贯彻集中统一管理科技档案的原则。 （2）要遵循科技档案的自然形成规律。 （3）要保证科技档案的完整、准确、系统。
2、科技档案收集工作的方法和措施 （1）按归档制度的规定接收科技文件材料归档； （2）纳入计划管理，实行多种方式结合的收集 方法； （3）确定和疏通科技档案收集渠道，定向、定 内容收集； （4）抓住重要环节和关键阶段进行收集。 （收集工作）
四、科技档案的整理工作 整理工作是科技档案管理工作的重要 业务内容。只有经过系统整理和科学 编目，才能使收集起来的科技档案处 于有序状态，便于保管和利用。
（一）科技档案整理工作的内容和原则 1、科技档案整理工作内容： 包括系统整理和科学编目两部分。 系统整理包括对档案进行分类和排列， 以真实反映科技生产活动的历史面貌， 保持其有机联系为原则； 科学编目包括编制档号和案卷目录，将 经过系统整理的档案进行固化。
从一个科技项目的文件材料形成和运动的全过程来说， 它的整理工作是通过两个工作过程来完成的： 第一个过程：在科技文件形成以后和归档以前，由科 技业务部门， 即科技文件的形成者，在科技档案部门 的协助、指导下所进行的整理工作。其主要内容是对 文件材料进行鉴别，将文件材料组成案卷，并对案卷 进行基本的编目工作。 第二个过程：是在科技文件材料归档以后，由档案部 门独立进行的整理工作（已不同于第一个过程中的整 理工作）。其主要内容包括：对收进的科技档案案卷 进行科学分类、排列和编制档号等工作。
2、科技档案整理的原则 遵循科技文件的形成规律， 保持案卷内科技文件的有机联系 和案卷的成套、系统，便于档案 的保管和利用。
（二）科技档案分类 科技档案分类就是根据科技档案的内 容性质、特点和相互联系，把一个立档单 位内部科技档案划分成一定的类别，从而 使全部科技档案形成一个具有一定从属关 系和平行关系的不同等级系统的工作。 科技档案分类，通常包括两个方面： 编制科技档案分类方案（或分类表）；具 体科技档案案卷或文件的归类。
1、科技档案分类的原则与要求 各专业系统或各基层单位的科技档案管理部门， 应依照科技档案整理工作的基本原则，在全面考虑 本系统和本单位应当形成的全部科技文件的基础上， 编制出本系统或本单位的科技档案分类方案，作为 指导科技档案分类的依据。 （1）分类标准应具有客观性； （2）分类方法须符合基本逻辑规则； （3）分类标准和方法应保持相对稳定； （4）分类工作力求按专业系统实现标准化。
2、科技档案分类方法 第一步，按科技档案种类分类。如：产品档案、基建 档案、科研档案、设备档案等； 第二步，对每种科技档案进行分类。 基层档案部门对科技档案的分类，应该在分类方案的指 导下分两步进行。 第一步，按科技档案种类分类。如：产品档案、基建 档案、科研档案、设备档案等； 第二步，对每种科技档案进行分类。 （1）工程项目分类法。 （2）型号分类法。 （3）课题分类法。 （4）专业分类法。 （5）地域分类法。 （6）时间分类法。 上述六种基本分类方法的共性是，对科技档案的分类遵 循了科技生产活动的规律。
工程项目分类法： 以工程项目为分类单元，划分科技档案的类别，它适用于对基建工程档案的分类。 特点：同一工程项目的全部科技档案集中在一起，便于按工程项目名称查找和利用。
课题分类法： 就是在本单位全部科研档案范围内，以各个独立的研究课题为分类单元，划分科技档案的类别，它适用于对科研档案的分类。 特点是：便于实现一个研究课题档案材料的成套管理
专业分类法： 即按照科技档案所反映的专业性质划分科研档案的类别
地域分类法： 根据科技档案内容所反映的地域特征划分科技档案的类别 例：气象档案；水文档案等
时间分类法： 按照科技档案内容所反映的时间特征划分科技档案的类别
型号分类法： 在本单位全部产品或设备档案的范围内，以各个型号的产品或设备为分类单元，划分科技档案的类别，它适用于对产品档案和设备档案的分类。 特点是：同一型号的产品档案或设备档案集中在一起，保持其完整性，便于成套利用。
3、科技档案分类方案的编制 科技档案分类方案又称为分类大纲，是指用文 字、符号揭示科技档案类别划分、排列及类目关系 并指导科技档案分类工作的依据性文件。 分类方案一般包含编制说明、类目表、类别号 三部分。
科技档案分类方案的编制 （1）根据本单位科技档案的基本种类设置大类（一般是产 品类、科研类、建设项目类、设备仪器类） ； （2）在每个大类中，根据科技档案的内容构成和形成特点， 按照已确定的分类标准和分类方法，进行类系展开，设置相 应的上位类和下位类，形成不同的类别层次，构成一个完整 的类系； （3）按一定规则用特定的符号（代字或代号）赋予类目表 中各类目类别号（分类号）； （4）编制类目表。将形成的类目体系用文字叙述或图表的 形式表达出来；类目表是分类方案的主体部分，类目表能够 反映出一个单位全部科技档案的类目体系。 （5）撰写编制说明。是用以介绍分类方案的基本内容、特 征、适用范围、使用方法及编制原则和目的等的说明性文字。
分类 《企业档案工作规范》DA/T42-2009 十大类：经营管理类、生产管理类、行政管理类、党 群工作类、产品生产类、科研开发类、项目建设类、 设备仪器类、会计业务类、职工管理类。 对科技档案的分类类目的设置方法为： 产品档案的二级类目按产品种类或型号设置； 科研档案的二级类目按课题性质或课题设置； 基本建设档案的二级类目按工程项目或建筑项目设置； 设备仪器档案的二级类目按设备仪器种类或型号设置。
序号 科技档案种类名称 代字 1 基建档案 JJ 2 设备档案 SB 3 科研档案 KY 4 产品档案 CP 例：科技档案代字、代号表 以拼音缩写首字母为代字 序号 科技档案种类名称 代字 1 基建档案 JJ 2 设备档案 SB 3 科研档案 KY 4 产品档案 CP
档号的构成 文书档案： 全宗号—保管期限.年度—案卷号 160—永久2011—0001 科技档案： 全宗号—分类号—案卷号 10—一级类目号.二级类目号.三级类目号—002
6 基 建（JJ） 例： 档号：01-6.1.2-0003 或01—JJ.1.2—0003 1厂区综合 2生产建筑 3办公室生活建筑 1厂区综合 2生产建筑 3办公室生活建筑 1铸工车间 2金工车间 3 机修车间 2017年2月26日星期日
例如：全宗号--A 11.1-006 或 1.11.1-006 第6卷 三级类目：前期准备阶段 二级类目：地铁一号线一期工程 一级类目：建设项目类 地铁建设
设备档案档号编制： XX-SB · T2000 -01 案卷顺序号 设备型号 分类号 设备档案代字
设备档案题名拟写 例：东芝satellite L10笔记本电脑 使用说明书 、合格证等。 第二部分科技文件的名称：使用说明书、合格证等 注：产品档案案卷题名的编制与设备档案相同。
科研档案档号编制： XX--KY · 1 -001 案卷顺序号 课题代号 分类号 科研档案代字
4 产品类 3 （ 54吋） 03——４·Y·２——１、２、３…12 全宗号 分类号 案卷号 4 产品类 Y液晶电视机 D等离子电视机 LLED电视机 3 （ 54吋） 1 （42吋） 2 （ 47吋） 例：47吋液晶电视机共形成12卷档案，其档号分别为： 03——４·Y·２——１、２、３…12 全宗号 分类号 案卷号
管理类文件的整理应该符合《文书档案案卷格式》GB/T9705和《归档文件整理规则》DA/T22的要求；
会计文件的整理应该符合《会计档案管理办法》财会字[1998]32号文件的要求； 职工文件的整理应该符合《企业职工档案管理工作规定》劳力字[１９９２]３３号文件的要求； 照片文件的整理应该符合《照片档案管理规范》GB/T11821的要求；
五、科技档案的鉴定工作 主要内容 科技档案鉴定工作的内容 科技档案价值鉴定的原则和价值因素 科技档案保管期限表的编制
1、科技档案鉴定工作的内容 一方面是对科技档案价值的鉴定分析工 作，即鉴别科技档案现实的和历史的价值， 根据其价值的大小确定保管期限； 另一方面是把没有保存价值和失去保存 价值的科技档案，经过一定的审查和批准手 续剔除销毁的工作。
科技档案鉴定工作是通过两个过程实现 第一过程是在归档阶段进行的： 1、鉴别科技文件有无保存价值，从而确定科技文 件的取舍，剔除无保存价值的科技文件。 2、鉴别、核对归档材料的完整性和准确性，保证 归档材料的质量。 3、判定科技文件价值大小，据以确定保管期限的 长短，对每个归档的保管单位划出保管期限。
第二过程是在管理阶段进行的： 1、对已经超过保管期限的科技档案重新进 行审查，把失去利用价值的项目档案剔除 销毁。 2、原来划定保管期限不妥当的科技档案， 重新进行价值鉴定。 3、鉴别、核对科技档案的准确性和完整性， 做好相应的更改。 4、审核项目档案的机密等级，根据实际情 况进行密级调整。
2、科技档案价值鉴定的原则和价值因素 ①、凡是在工作查考、经验总结、科学研究等方面 具有长远利用价值的科技档案，都应永久保存； 科技档案价值鉴定工作的核心问题就是划定科技 档案的保管期限，而保管期限的判定，是由科技档 案价值大小，也就是科技档案的价值量决定的。 ①、凡是在工作查考、经验总结、科学研究等方面 具有长远利用价值的科技档案，都应永久保存； ②、凡是在一定时期内具有利用价值的科技档案， 都可以定期保存（30年或10年）； ③、凡是介于两种保管期限之间的科技档案，保管 期限一律从长。
3、科技档案保管期限表的编制 科技档案保管期限表是鉴定科技档案价值，划分科 技档案保管期限的依据性文件。它是根据国家关于划分 科技档案保管期限的原则，列举科技档案材料的名称、 种类、来源、形式，并注明具体的保管期限的表格式文 件。 编制科技档案保管期限表的目的，是为了保证鉴定 工作的质量，提高鉴定工作的效率，使参加鉴定的人员 有统一的具体的标准，避免因个人认识和理解的不同， 致使分寸掌握得不统一，造成鉴定失误。 参照：国家档案局8号令、《企业档案工作规范》、《国家重大 建设项目文件归档要求与档案整理规范》
科技档案保管期限表的结构由两部分组成。 1.说明部分：包括保管期限表的编制根据，确定保管期限的原则，保 管期限的适用范围，条款分类和排列方法，批准时间和使用时间，使用 应注意的问题。 2.条款部分 （1）序号：是条款的排列顺序号，也是条款的代号。它是在确定了条 款分类、排列次序以后编制的。 （2）条款名称：是一组同类型的科技档案的概括名称。 （3）保管期限：它是根据确定保管期限原则划定的，一般分为永久 和定期（30年、10年）或永久、长期和短期。保管期限与每一个条款 名称相对应。 （4）备注：是在必要时，对条款及其保管期限进行注释和说明的栏 目。 编制科技档案保管期限表需要以下工作过程： 首先，要做好准备工作。 其次，编拟草案。 第三，报请领导批准。
注意： 原则上，产品档案在该产品未停止生产前不能销毁； 基建档案在该建筑未推倒前不能销毁；设备仪器 档案在设备仪器未报废前不能销毁；科研档案在 未有新的更新课题成果前不能销毁。 即使有了上述情况后，有的档案也不能销毁， 如具有典型意义、代表性的科技档案的销毁一定 要慎重。
六、科技档案的保管工作 经过整理的科技档案从进入库房起， 将进入一个漫长的保管阶段。科技档案的 收集、保管与利用是具有密切联系的有机 整体，保管工作所要解决的主要矛盾是科 技档案寿命的有限性与其作用时间长久性 的矛盾，通过科学保管工作对收集的科技 档案做到保管有序、经久耐用，为有效利 用提供保障。
1、科技档案保管工作概述 科技档案保管工作就是按照集中统一管理原则指导下， 采用科学的保护技术和保管方法，维护科技档案的完整、准 确、系统、安全，最大限度延长科技档案寿命的一项业务工 作。 保管工作的内容主要包括：库位管理（规划、布局、 排架）、库房防护（防火、防盗、防潮、防光、防鼠、防虫、 防污染、防尘等）等。 库房温湿度： 温度14-24℃±2℃， 相对湿度：45%-60%±5% 科技档案保管工作的基本任务是：保护科技档案安全， 尽可能延长其寿命，为利用提供良好的物质条件。
2、科技档案保管工作的基本要求 科技档案保管工作的总原则是： 采用先进的保管技术和方法，维护科 技档案的完整与安全，保证及时、准 确地提供利用。
3、保管工作制度 为加强库房的管理，保证档案的安全，应建立 如下制度： 1. 安全保密制度 2. 档案进出库房的登记制度 3 3、保管工作制度 为加强库房的管理，保证档案的安全，应建立 如下制度： 1.安全保密制度 2.档案进出库房的登记制度 3.清洁卫生制度 4.设备管理制度 5.库房管理人员的岗位责任制 6.库房档案的检查制度
4、科技档案保管方法 一、一般保管方法 柜架排列管理： 1.柜架应避免直接靠墙，目的是防潮和冷热传 导，便于检查，有利于管理和保管工作。 2.有窗库房，应与窗垂直排列，以利于通风和 避光直射。 3.主通道净宽不应小于1.00m，两行装具间净 宽不应小于0.80m，装具端部与墙的间隔不应小于 0.60m。通道形式应取迂回式，便于管理、通行、 取放、检查。 4.柜架排列整齐后，要从进门开始，从左至右、 从上至下地给档案柜架编排顺序号。 库位管理：编制库位平面图（俯视图），即以 大小不等的矩形表示库房内各种保管设备（柜架）， 将各类科技档案的方位绘在示意图上，并在各方格中 标出各自的名称或代号。 22 21 23 20 24 19 设备类 16 15 17 14 18 13 科研类 10 9 11 8 12 7 基建类 4 3 5 2 6 1 产品类
出入库管理：做好科技档案出入库登记，入库 科技档案的去污、消毒处理等。 特殊载体科技档案的存放方法 档案排架管理：一般采用分类排列。 出入库管理：做好科技档案出入库登记，入库 科技档案的去污、消毒处理等。 特殊载体科技档案的存放方法 底图一般采用平放，不能折叠，主要防止磨 损和破碎； 照片、底片主要防止光照、污染，温度、湿 度要严格控制； 磁盘、光盘主要防止灰尘、摔碰、摩擦、高 温、高湿、光线、有害气体，磁盘还要防磁场。
七、科技档案的统计工作 科学的管理档案是建立在对各种 档案情况进行基本统计和定量分析的 基础之上的。科技档案统计工作是运 用统计学原理，以数字和表册形式揭 示科技档案及其管理工作数量关系和 数量变化状况并从中归纳规律，探寻 其发展变化趋势的一项专门工作。
科技档案统计工作的要求： 确保准确性。 保持连续性。 保证及时性。 加强分析研究。 利用工作中要注意加强档案利用反馈记录。 科技档案统计内容包括：科技档案库藏情况、年度出入 库情况、档案利用情况、档案专兼职人员情况、保护设施 设备情况、档案移交（接收）登记表、借阅档案登记表、 销毁清册等；按要求填报有关统计报表。 科技档案统计工作的要求： 确保准确性。 保持连续性。 保证及时性。 加强分析研究。 利用工作中要注意加强档案利用反馈记录。
八、科技档案的开发利用工作 （一）科技档案利用工作概述 科技档案利用工作是指科技档案部门采 取一定的方式、方法提供和开发档案信息为 各项事业服务的一项工作。在市场经济体制 下，科技档案工作应当继续贯彻管理是基础、 利用是中心、服务是方向的指导方针，努力 做好科技档案的开发利用工作。
1、开展科技档案利用工作的意义 （1）、利用工作是连结科技档案工作与经济建设 的纽带 科技档案利用工作既属科技档案工作的一部分， 又是连结科技档案工作与经济建设的纽带，是科技 档案事业与国家各项事业的连结部。 （2）、利用工作是实现档案工作目标的直接体现 利用工作是科技档案工作的中心和归宿，开 展科技档案工作的目的就是为了利用。科技档案工 作的目标与任务最终要通过利用工作来体现，离开 利用工作，就失去了科技档案工作存在的基础，也 难以体现科技档案的自身价值。
（3）、利用工作是推动科技档案工作自我完善的内动力 利用工作是科技档案工作中最活跃、最有生气的一环。 科技档案收集、整理、鉴定与保管工作的最终目的是为了利 用，但利用工作并不是被动的接收，它对这些业务工作具有 反推动作用。 （4）、利用工作是科技档案工作取得外界支持的有效措施 从宏观上讲，科技档案事业的发展离不开国家和社会 的支持；从微观上看，离不开单位领导和科技人员的支持。 这种支持除来自社会档案意识的提高外，主要是应通过开展 利用工作使社会感到开展科技档案工作的重要性，使单位领 导和科技人员感到开展档案工作的 必要性，以取得他们的 理解和支持。
2、科技档案利用工作的内容 科技档案利用工作的内容十分丰富，归纳起来主要有以 下几方面。 （1）.采取多种形式，直接提供利用 通过借阅、复制、咨询、展览等多种形式直接提供科技 档案原件或复制件，是目前科技档案利用工作中的一种最基 本、最普遍的形式。 （2）.信息加工与编研服务 在对科技档案信息进行归纳、综合、分析的基础上，编 辑成各种科技档案参考资料，这是科技档案利用工作中的一 种高级服务形式，它能主动为历史研究、现实利用提供信息 服务。 （3）.开拓市场服务 配合技术部门做好技术转让、技术开发和技术咨询工作， 推动科技成果进入科技市场，做好技术交流、转让工作。
3、科技档案信息开发利用工作的基本要求 1）.牢固树立服务思想，拓展思路，转变方式 在业务建设上，从科技档案保管型向科技档案信息资 源开发利用型转变；在服务方式上，从被动式服务向主动 式服务转变；在服务手段上，从手工操作向规范化、现代 化转变。 2）.研究用户需求，明确服务方向和重点 3）.熟悉库藏，提高业务工作能力 4）.正确处理好几个关系 一是正确处理好开发利用与保密的关系；（内容上） 二是正确处理好开发利用与档案保护的关系；（载体上） 三是开发利用与基础业务工作的关系。（与其它部门工 作联系上）
4、科技档案开发利用工作的组织方法 一是独立开发利用：大型企业、科研设计院所、 大专院校等单位，科技档案信息资源丰富，科技人才 密集，科技档案部门力量较强，经费也较充足，就完 全可以独立进行开发利用工作。 二是联合开发利用：就是以科技档案部门为主， 组织本单位有关部门科技人员共同来完成科技档案信 息资源开发利用工作。档案部门负责统筹安排，科技 部门完成交与的有关任务。 三是参与开发利用：当科技档案部门力量较弱 时，可以充分依靠科技部门的力量，由科技人员进行 科技档案信息资源的开发，档案部门负责组织协调， 并作好常规的提供利用工作。
（二）科技档案主要检索工具 科技档案检索是指把科技档案信息进行加工 存贮，并根据用户需要查找科技档案内容的全过 程。 科技档案检索包括两个互为联系的过程：首先 是对科技档案信息进行加工存贮，是输入的过程， 是进行检索的前提；其次是对科技档案的查找， 是输出的过程，是进行检索的结果。 检索工具是指一种以条目为基础组成的存贮 科技档案内容与形式特征及所在位置等信息，用 来查找科技档案的目录、索引、指南等的统称。 科技档案常用的检索工具有：科技档案总目录、 分类目录、综合目录（全引目录）、专题目录、科技档案 作者目录、图号索引、底图档案目录。
（三）科技档案的编研工作 1、科技档案编研工作的含义 科技档案编研工作是指根据客观的需要，按照一定的 题目，在对科技档案信息分析和研究的基础上，对其进行 汇集、加工，编制成各种科技档案编研成果，为科技生产 及各项管理服务的一项科技档案信息资源的开发利用工作。 编研包含两个方面的含义，“编”是指对科技档案 的原文进行编纂或汇编，保持或基本上保持科技档案原件 的形态，以“编”来表示一次文献的加工方式；“研”则 是指根据需要，摘录、整理 科技档案中的数据材料和事实 材料等信息内容，予以新的组织和编排，或者根据科技档 案的信息内容，进行新的编写和撰述，以“研”表示二次 和三次文献的加工方式。
2、常见的科技档案编研成果 档案数据汇编、图集、文件选编或汇编、 科技会议概要、科技简报、科技手册、科 技年鉴、组织（机构）沿革、科技大事记、 科技人物传记、科技史、科技画册、科技 档案展览、科技论文汇集、科技档案片 （VCD）。
3、科技档案编研工作的原则 科技档案编研工作要遵循存真原则（必须坚 持实事求是的科学态度，保持科技档案信息及其 传播效果的真实性）、效益原则（必须适应科技 生产、管理与社会其它工作的客观需要，通过对 科技档案信息的优化，保证科技档案编研信息的 先进性和实用性，进而实现其较高的利用效益）、 合法原则（必须遵守与研究、加工和公布科技档 案信息的行为有关的法律和法规，如《档案法》 及其实施办法、《保密法》、《专利法》、《著 作权法》、《商标法》等，维护开发利用科技档 案信息各方的合法权益）。
6、努力提高档案人员自身素质。 （四）搞好科技档案开发利用工作 1、牢固树立服务意识：主动服务、及时服务、超前 服务、跟踪服务、全方位服务。 2、夯实服务基础：丰富库藏、搞好基础业务建设。 3、改进服务手段和方式：运用计算机、网络、光盘 等现代化技术改进服务手段；运用接待利用、编发信息、 编纂资料、出版图书画册、举办陈列展览、拍摄电影电视、 信息上网等各种服务形式，扩大服务面和服务影响，增强 档案利用效果。 4、要选准服务的切入点：为质量管理、成本管理、 技术改造、技术创新、营销、知识产权保护等各项工作服 务。 5、加强档案宣传，增强全员档案意识。 6、努力提高档案人员自身素质。
第二部分 《科学技术档案案卷构成的一般要求》GB/T11822-2008释义 主要内容： （一）修改情况介绍 （二）标准结构变化情况 （三）标准内容介绍
（一）修改情况介绍 1）、背景 应国家标准化委员会的要求,由国家档案局 经科司牵头组织课题组进行修改. 第二次修订,2008年11月13日发布,2009年5 月1日实施。
2）、修改过程 成立课题组,全国范围内征求修改意见。 经科司向全国各省、自治区、直辖市、国务院有 关部委、中央企业等120多家单位发出征求修改意 见通知，并在国家档案局网站上公布。综合归纳 为136条意见。 课题组讨论 专家审定
修改目的： 为适应科技工作和档案工作的发展, 简化整理，进一 步提高科技档案整理水平。 《科学技术档案案卷构成的一般要求》国标是1989年 首次发布，2000年第一次修订。此标准实施后得到了 广泛运用，并促进和规范了科技档案工作。随着我国 经济和科技工作发展以及档案工作的发展，科技档案 在内容上、管理方式上也发生了一些变化，如出现了 知识产权申报材料、建设项目后评价材料，出现了大 量的成册成套资料，出现了以件为单位的整理方法等。 后评估：使用政府投资资金的项目，在建成运行后， 有关部门可以组织有关专家和机构，对项目质量、投 资效益、环境影响等进行后评估
3）、修改原则 在原标准的基础上，为适应科技工作的发展 和档案工作的需要进行适当的补充和修订。
（二）标准结构变化情况 本标准由前言、八章内容和一个规范性附录组成。 八章标准内容是： 一、 范围； 二、 规范性引用文件 三、 术语和定义； 四、 案卷组织； 五、 案卷和案卷内科技文件材料排列； 六、 案卷编目； 七、 案卷装订； 八、 卷盒、表格规格及其制成材料。
变化情况 总体框架与原标准相比有以下改变： 增加了第二章“规范性引用文件”； 将原 标准第二章的“定义”依次改为第三章的 “术语与定义”；将原标准第三章“组织 案卷”改为第四章“案卷组织”；将原标 准第七章的“卷皮、卷内表格的规格及其 制成材料”改为第八章的“卷盒、表格规 格及其制成材料”。
（三）标准内容介绍 1、范围 本标准规定了科学技术档案案卷的组卷原则和方法、案卷和案卷内文件 材料的排列、案卷的编目、案卷的装订、卷盒、表格规格及其制成材料 的质量要求。 本标准适用于一般科学技术档案的案卷整理。专业性较强和非纸质载体 科学技术档案的整理可参照本标准。 ●原标准 本标准规定了科学技术档案案卷的组卷原则和方法，案卷和案卷内文件 材料的排列、案卷的编目、案卷的装订、卷皮规格及其制成材料的质量 要求。 本标准适用于一般科学技术档案的案卷整理。某些形式特殊的科学技术 档案的案卷整理可参照本标准。 ◆主要指出标准的内容和适用范围。 ◆与原标准相比，特别指出专业性较强和非纸质载体科技档案可参照执行。 ◆一般科学技术档案指：科研档案、产品档案、建设项目档案和设备仪器 档案。
2、规范性引用文件 下列文件中的条款通过本标准的引用 而成为本标准的条款。凡是注日期的引用 文件，其随后所有的修改单（不包括勘误 的内容）或修订版均不适用于本标准，然 而，鼓励根据本标准达成协议的各方研究 是否可使用这些文件的最新版本。凡是不 注日期的引用文件，其最新版本适用于本 标准。 GB/T10609.3 技术制图 复制图的折叠 方法 ★新增，原标准没有这部分内容。
3、术语与定义 术语：科学技术文件材料、科学技术档案、 案卷、卷内文件目录、卷内备考表、档号、 案卷目录。 ◆与原标准相比，修改了名称，增加了一个 术语“案卷目录”。
科学技术文件材料 3.1科学技术文件材料 记录和反映科学研究、生产经营、项目建 设活动、设备仪器运行、维护及其管理工 作的文字、图表、声像等不同形式技术文 件的总称，以下简称科技文件。 ●原标准：记录和反映生产、科研、基建、 设备及其管理活动的文字、图表、声像等 不同形式技术文件的总称。
科学技术档案 3.2科学技术档案 国家机构、社会组织以及个人从事各项社会活动形 成的，对国家、社会、本单位和个人具有保存价值 的，应当归档保存的科技文件，以下简称科技档案。 ●原标准：企事业单位和国家机构、社会组织及个人从 事生产、科研、基建及管理活动形成的对国家和社 会具有保存价值的应当归档保存的科技文件材料。 ◆去掉了原标准中的“企事业单位”。
3.3案卷 由互有联系的若干文件组合而成的档案保管单位。 3.4卷内文件目录 登录卷内文件题名和其他特征并固定文件排列次序的表 格，排列在卷内文件之前，以下简称卷内目录。 3.5卷内备考表 卷内文件状况的记录单。 3.6档号 以字符形式赋予档案实体的用以固定和反映档案排列顺 序的一组代码。 ★3.7案卷目录（新增） 登录案卷题名、档号、保管期限及其他特征，并按案卷 号次序排列的档案目录。
4、案卷组织 本章规定了组卷原则、组卷要求、组卷方法。 ◆与原标准相比，名称和内容都作了一些修改。为与 后面章节相匹配，章节名称由“组织案卷”改为 “案卷组织”；在组卷原则上强调了科技档案成套 性、系统性特点；在组卷要求中删除了不符合档案 保管要求科技文件制成材料的具体名称；在组卷方 法上提出了插卷方法、建设项目的组卷方法。
案卷组织 4.1组卷原则 遵循科技文件的形成规律，保持案卷内科技 文件材料的有机联系和案卷的成套、系统，便于 档案的保管和利用。 ●原标准：组卷要遵循科技文件材料的形成规律， 保持案卷内科技文件材料的有机联系，便于档案 的保管和利用。 ◆强调科技档案成套性、系统性特点。
案卷组织 4.2组卷要求 4.2.1案卷内科技文件材料应齐全、完整,签章手 续完备。 4.2.2 案卷内科技文件的载体和书写材料应符合 档案保护要求。 ●原标准：案卷内科技文件材料的载体和书写材料 应符合耐久性要求，不能有热敏纸，不能有铅笔、 圆珠笔、红墨水、纯蓝墨水、复写纸等书写的字 迹。 ◆删除了不符合档案保管要求的科技文件制成材料 的具体名称。
案卷组织 4.3组卷方法 4.3.1 针对具体项目的管理性科技文件应放入所 针对的项目文件中，按阶段或分年度组卷。 ◆1、尊重原有分类体系； ◆2、具体问题具体解决； 4.3.2 科研课题、产品、建设项目、设备仪器方 面的科技文件，应按其项目、结构、阶段或台 （套）等分别组卷。 4.3.3 成册、成套的科技文件材料宜保持其原有 形态。 ◆不破坏原来的保管单位。
组卷方法 1）组卷要在一个独立的项目（一个产品、一个科 研课题、一个工程项目、一套设备）范围内进行。 2）一套文件材料，根据数量的多少，可组成一个 或若干个案卷。 3）一个案卷内科技文件的价值大小、密级高低有 差异时，按“就长不就短、就高不就低”的原则， 确定案卷的保管期限和密级。
案卷组织 4.3.4 通用图、标准图可放入相应一项目文件中或单 独组卷。其他涉及这些通用图、标准图的项目，应在 卷内备考表中注明并标注通用图、标准图的图号和档 号。 ●原标准 一个单位保存一套相关的通用图、标准图，并单独组卷； 采用了这些通用图、标准图的项目，其科技文件材料足见时可 在卷内备考表中说明并标注标准图、通用图的档号。 ◆同一建筑物、构筑物重复的标准图、通用图可不编入竣 工图中，但应在图纸目录中列出图号，指明该图所在 位置并在编制说明中注明；不同建筑物、构筑物应分 别编制（DA/T28-2002）。 4.3.5 底图以张或套为保管单位进行整理。 ●原标准 底图以张为单位保存和管理。
组卷方法 4.3.6 产品局部或零部件变更、建设项目和设备 仪器在维修和维护中所形成的科技文件，宜采取 插卷方式放入原案卷中；亦可单独组卷排列在原 案卷之后，并在原案卷的备考表中予以说明和标 注。 ●原标准 产品更新换代或更换零部件时，保留新形 成的科技文件材料并单独组卷排列在原产品案卷 之后。 ★4.3.7 产品升级换代、建设项目后评估、改扩建 或重建所形成的科技文件应单独组卷排列。（新 增）
插卷 科技档案原则上是采用小流水，便于插卷。 更改、补充的归档文件较少时，放入原案卷中， 在备考表中说明。 更新、补充的科技文件较多时，形成新的案卷， 插卷（新增案卷）案卷号的表示。如：原案卷号 为30，插入两卷，则插卷案卷号分别为：30—1、 30—2；也可以用分数表示：1/30、2/30。 排列在案卷号30和31的案卷之间。
5、案卷和案卷内科技文件的排列 5.案卷和案卷内科技文件的排列 5.1科技文件宜按系统、成套性特点进行案卷或 卷内文件排列。卷内文件一般应文字材料在前， 图样在后；译文在前，原文在后。 ●原标准 案卷内科技文件材料排列应文字在前，图 样在后。有译文的外文资料译文在前，原文在后。 ◆没有译文的外文资料，要求翻译标题。
5.2 案卷内管理性文件按问题结合时间 （阶段）或重要程度排列。一般应印件在 前，定稿在后；正件在前，附件在后；复 文在前，来文在后。 5.3科研类案卷宜按课题可行性研究立项、 方案论证、研究实验、总结鉴定、成果和 知识产权申报、推广应用等阶段排列；
5.4产品类案卷宜按产品设计（含初步设计、 基础设计、技术设计）、工艺、工装、制造、 定型等工作程序，或按其产品系列、结构排 列； 5.5建设项目类案卷宜按项目项目前期、项目 设计、工程施工、工程监理、工程竣工、项 目验收及项目后评估等阶段排列； 5.6设备仪器类案卷应按设备仪器立项审批、 外购设备仪器开箱验收（自制设备仪器的设 计、制造、验收）、设备仪器安装调试、随 机文件材料、设备仪器运行、设备仪器维护 等阶段或工作程序排列。
◆5.3-5.6给出的是案卷和卷内文件的排列。当各 类科技文件在各阶段（工序或结构）形成的文件 较少时是卷内文件的排列，当文件较多时则为其 案卷的排列。
卷内科技文件的排列 1.图样材料按专业、图号的排列 2.文字材料的排列 文字材料的排列，最基本的有以下几种方法： （1）按重要程度排列。 （2）按时间顺序排列。 （3）按逻辑关系排列。 （4）如果有译文的外文资料，一般要求译文材料 在前，其相对应的原文材料在后。
3.图文混合材料的排列 案卷内既有图样，又有文字材料，一 般要求文字材料在前，图样材料在后。 成册材料与零散文件（包括图纸）组成 一卷时，零散文件在前，成册材料放在后 面。
◆一些管理性文件，有的一份文件对应 几个问题或项目，排列时可放在其中 一卷，其它涉及的案卷可存复制件， 在卷内目录备注栏中注明原件档号； 或直接在备考表中注明文件存放档号。 ◆对一些引进的设备工艺装置，其报关 材料原则应与设备档案一起保管，分 开保管的应分别注明对应档号。
科技档案的排列 （1）科技档案实体的类别排列秩序应与 分类方案类目体系中类目的秩序相一致； （2）具体类别内科技档案的排列标准应 保持一致； （3）成套的科技档案应集中在一起排列； （4）不同载体的科技档案通常应分别排 列。
大流水 产品类[型号（1；2…）]-案卷号（1. 2. 3… 科研类[课题（1；2…）]-案卷号（1. 2. 3… 基建类[项目（1；2…）]-案卷号（1. 2.3… 设备仪器类[台套（1；2…）]-案卷号（ 1. 2.3 … ★科技档案[基建、设备仪器、科研、产品]-案卷号（1、 2、3…）
小流水 产品类—属类1—案卷号（1. 2.3… 产品类—属类2—案卷号（1. 2.3… 科研类—课题1—案卷号（1. 2.3… 科研类—课题2—案卷号（1. 2.3… 基建类—项目1—案卷号（1. 2.3… 基建类—项目2—案卷号（1. 2.3… 设备仪器类—台套1—案卷号（ 1. 2.3… 设备仪器类—台套2—案卷号（ 1. 2.3…
6、案卷编目 主要内容有：文件页号编写，案卷封面、 案卷脊背、卷内目录、卷内备考表、案卷 目录编制。 ◆与原标准相比，结构上增加了“案卷目录编 制”，内容上进行了一些变动。强调案卷 内以件为单位编写页号，已有页号的可不 再编；案卷封面删除了档案馆号；案卷脊 背取消了色标；卷内目录将页号改为页数， 增加了档号；备考表增加了档号，互见号 下移，提出备考表可直接印制在卷盒内底 面；增加了案卷目录编制内容。
案卷编目 6.1卷内科技文件页号编写 6.1.1 案卷内科技文件以件为单位编写页 号，以有效内容的页面为一页。 ●原标准 案卷内科技文件材料均以有书写内容 的页面编写页号。 ●原标准 单面书写的科技文件材料在其右下角 编写页号；双面书写的科技文件材料，正面 在起右下角，背面在左下角编写页号。图样 页号编写在标题栏外。
6.1.2 已有页号的文件可不再重新编写页号。 ●原标准 成套图样或印刷成册的科技文件材料。 自成一卷的，原目录可代替卷内目录，不必 重新编写页号；与其它科技文件材料组成一 卷的，应排在卷内文件材料最后，将其作为 一份文件填写卷内目录，不必重新编写页号， 可在备注中注明总页数。卷内目录、卷内备 考表不编写页号。 6.1.3卷内目录和卷内备考表不编页号。 ◆没有规定页号的编写位置。
◆成册、成套的科技文件，自成一卷的，原 目录可代替卷内目录，已有页号的，不必 重新编写页号； ◆成册、成套科技文件有内容的页面（封面、 前言、目录等）没有编入总页号顺序的要 计入总页数。
案卷编目 6.2案卷封面编制 6.2.1 案卷封面应印制在卷盒正表面,亦可采用内 封面形式（虚线内为提示项）。 ◆内封面的规格要与卷内目录和卷内备考表的规格相 一致，A4型（297mm×210mm） 案卷封面内容：案卷题名、立卷单位、起止日期、 保管期限、密级、档号。 ◆取消原标准中的“档案馆号” 案卷封面式样见下图：
案卷编目 6.2.2案卷题名：应简明、准确提示卷内科技文件 的内容,主要包括产品、科研课题、建设项目、设 备仪器名称或代字（号）、结构、阶段名称、文件 类型名称等。 6.2.3立卷单位：填写负责组卷的部门或单位。 6.2.4起止时间：填写案卷内科技文件形成的最早 和最晚时间——年、月、日。（年应填写四位数） 6.2.5保管期限：应填写组卷时依照有关规定划定 的保管期限。 6.2.6密级：应填写卷内科技文件的最高密级。
案卷编目 6.2.7档号由全宗号、分类号（或项目代号或目录号）、 案卷号组成。 全宗号：需向档案馆移交的档案，其全宗号由负责接收 的档案馆给定。 ◆全宗号由企业根据对所属单位集中统一管理档案的需要和 企业产权变更情况自行设定。（DA/T42-2009） 分类号：应根据对本单位档案分类方案设定的类别号确 定。 项目代号：由所反映的产品、课题、项目、设备仪器等 的型号、代字或代号代号确定。 目录号：应填写目录编号。 案卷号：应填写科技档案按一定顺序排列后的流水号。
档号的编制 档号的编注要求： 1.要反映科技档案系统整理后的科学秩序，同科技档案的分 类方法和分类方案的结构层次相一致。 科技档案的档号（档案号），是以字符形式赋予科技档 案实体的一组代码，即科技档案保管单位的编号。档号是存 取科技档案的标记，具有固定科技档案分类顺序排列顺序、 统计和检索科技档案的作用。档号的编制应坚持唯一性、合 理性、稳定性、扩充性和简明性的原则。 档号的编注要求： 1.要反映科技档案系统整理后的科学秩序，同科技档案的分 类方法和分类方案的结构层次相一致。 2.由代字和代号组成。代字使用汉语拼音字母，代号使用阿 拉伯数字。 3.档号应结构清楚、力求简明，不要过于复杂烦琐（一般设 置三个层次）。 结构：档号=全宗号+分类号（或项目号或目录号）+案卷号 ◆案卷号：案卷排列顺序号，在最低一级类目下从“1”开始流水 编写。
例：档号的编制 序号 科技档案种类名称 代字 1 基建档案 JJ 2 设备档案 SB 3 产品档案 CP 4 科研档案 KY 以拼音缩写首字母为代字 序号 科技档案种类名称 代字 1 基建档案 JJ 2 设备档案 SB 3 产品档案 CP 4 科研档案 KY
例：某单位设备档号 00-SB.T2000－003 设备档案代字 设备型号 案卷顺序号 分类号
例：某单位产品档号 000--CP.M6014－011 产品档案代字 产品型号 案卷顺序号 分类号
示例 一些行业对档号的编制有明确规定，如省交 通厅对档号的编制要求为： 全宗号-大类号+属类号• 项目代号• 立卷单 位代号• 小类号-案卷顺序号 如：“24-GL51 • 12 • A1 • 6-3” “24”为全宗号，由省交通厅统一给定； “GL5”为公路类中的公路工程类；“1”为道路 类；“12”为项目代号；“A1”为合同段代码； “6”为监理文件；“3”为A1段监理文件的第3卷。
案卷编目 6.3案卷脊背编制 6.3.1 案卷脊背印制在卷盒侧面 6.3.2 案卷题名、保管期限、档号，填写方法同 6．2。 6.3.3案卷脊背项目可根据需要选择填写。 ●原标准 保管期限填写方法同5.2.5,也可用色标区 分；红色代表永久，黄色代表长期，绿色代表短 期；档号填写方法同5.2.7;案卷题名可根据各单 位具体情况自行填或不填。 ◆取消了原标准中对保管期限的色标区分 案卷脊背式样见下图：
案卷编目 6.4卷内目录编制 主要内容：序号、文件编号、责任者、文 件题名、日期、页数、备注、档号 6.4.1卷内目录应排列在卷内文件首页之前， 卷内目录式样见下图：
6.4.2 序号，应依次标注卷内文件排列顺序。 6.4.3 文件编号：应填写文件文号或型号或图号 或代字、代号。没有编号的不填。 6.4.6 日期，应填写文件形成的时间——年、月、 日。 6.4.4 责任者，应填写文件形成者或第一责任者。 6.4.5 文件题名，应填写文件全称。文件没有题 名的，应由立卷人根据文件内容拟写题名。 ◆由立卷人拟写的标题，要加[ ]标明。
6.4.7页数，应填写每件文件的总页数。 ●原标准为“页号”填写每件文件首尾页上标 注的页号 6.4.8备注，可根据实际填写需要注明的情 况。 6.4.9档号，填写方法同6.2.7。
案卷编目 6.5卷内备考表编制 主要内容：档号、互见号、说明、立 卷人、检查人、立卷日期。 6.5.1卷内备考表式样见下图：
案卷编目 6.5.2卷内备考表应标明案卷内全部文件总件数、总页数 以及在组卷和案卷提供使用过程中需要说明的问题。 6.5.3立卷人，应由立卷责任者签名。 6.5.4立卷日期，应填写完成立卷的时间。 6.5.5检查人，应由案卷质量审核者签名。 6.5.6检查日期，应填写案卷质量审核的时间。 6.5.7互见号：应填写反映同一内容不同载体档案的档号， 并注明载体类型。 6.5.8档号填写方法同6.2.7。 6.5.9卷内备考表，应排列在卷内全部文件材料之后，或 直接印制在卷盒内底面。 ◆互见号可以同时填写几种载体的档号。
案卷编目 ★6.6案卷目录编制（新增） 主要内容：序号、档号、案卷题名、总页数、保 管期限、备注。 可以根据实际需要制作总目录、分类目录、专题 目录 6.6.1案卷目录式样见下图：
案卷编目 ★6.6.2 序号，应填写登录案卷的流水顺序 号。 ★6.6.3 档号，案卷题名、保管期限、填写 方法同6.2 ★6.6.2 序号，应填写登录案卷的流水顺序 号。 ★6.6.3 档号，案卷题名、保管期限、填写 方法同6.2 ★6.6.4 总页数，应填写案卷内全部文件的 页数之和。 ★6.6.5 备注，可根据管理需要填写案卷的 密级、互见号或存放位置等信息。
7、案卷装订 7.1 案卷内文件可整卷装订或以件为单位装订。 ●原标准案卷可采用装订和不装订的两种形式。 7.2 以件为单位装订的应在每件首页空白处加盖档号章。 ●原标准不装订的案卷，应在每份科技文件材料的右上角加 盖档号章。 7.3 案卷内超出卷盒幅面的科技文件应叠装。图纸折叠方 法见GB/T 10609.3.破损的科技文件应修复。 ●原标准 案卷内不同幅面的科技文件材料要折叠为同一幅面， 破损的要先修复。幅面一般采用国际标准A4型 （297mm×210mm）或国家通用16开型 （260mm×185mm）.图样折叠时标题栏露在右下角。
装订 卷内文件有破损的要先修复； 图样折叠后标题栏露在右下角； 以件为单位的要每件加盖档号章。 ◆装订方式没有具体规定。 ◆取消原标准中“案卷内不允许有金属物” 的说法。 ◆超出卷盒幅面的折叠，幅面不足的不一定 要托裱。 ◆尊重成册成套的装订方式。 档号章式样见下图
装订 关于整卷装订页号问题 1、零散文件装订为一卷，可编通号； 2、多件装订为一卷，可每件加盖档 号章，也可编通号。
8、卷盒、表格规格及其制成材料 8.2卷盒规格和制成材料 ◆取消了原标准中的“卷夹” 8.2.1卷盒外表面规格为310mm×220mm。脊背厚度可 根据需要设定。 ●原标准卷盒的外表面规格为：305mm×220mm， 厚度分别为10mm、20mm、30mm、40mm、 50mm、60mm六种. ◆原标准为305mm×220mm ◆取消原标准中脊背厚度的规定。 8.2.2卷盒宜采用220g以上的单层无酸牛皮纸板双裱 压制；
卷盒、表格规格及其制成材料 8.3表格规格和制成材料 8.3.1案卷目录、卷内目录、卷内备考表表 格规格为：297mm×210mm。 8.3.2表格宜采用70g以上白色书写纸制作。 8.4表格字迹应清晰端正。
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科技文件材料归档制度 归档范围 归档制度中的有关归档要求，既要体现在相关管理制度 中，又要体现在档案管理制度中，并做到彼此衔接。 归档范围 确定归档范围，就是确定一个单位内哪些科技文件材料应 该归档，哪些文件不必归档。确定归档范围的标准是：科技 文件是否具有保存价值。凡是直接记录和反映本单位科技、 生产活动的，具有现实和长远保存价值的科技文件，都应列 入归档范围。既不可搞“有文必档”，不管文件的价值和来 源，凡是文件都归档；也不能将有价值、属于归档范围的文 件遗漏掉。 文件材料归档范围和档案保管期限表是归档制度中最重 要的内容。正确划定归档范围是保证归档文件齐全、完整、 系统的关键。
确定归档范围的基本方法 （1）研究和分析本单位科技、生产活动的范围，从而掌握本 单位在科技、生产活动中形成的科技文件的种类和成分，确 定归档范围中应包括哪些方面的科技文件。 （2）掌握本单位基本职能活动，将本单位在基本职能活动中 形成的科技文件作为归档范围的主体，并研究和分析围绕其 基本职能活动进行的其他科技、生产活动中形成的科技文件， 从而确定这些科技文件的归档范围。 （3）正确划定本单位科技文件与科技资料、科技文件与文书 材料的界限。 （4）根据国家及专业主管部门确定的科技文件归档范围，结 合本单位实际，确定具体的科技文件的归档范围。
几种主要科技文件材料的归档范围： （1）科研项目文件材料的归档范围。 （2）基建项目文件材料的归档范围。 （3）产品生产文件材料的归档范围。 （4）设备仪器文件材料的归档范围。
归档时间 科技文件材料何时归档为宜，应以科技生产活 动的特点与规律合理确定。具体归档形式有： （1）项目结束后归档； （2）按文件单元归档。①按项目阶段归档， ②子项结束后归档； （3）按年度归档； （4）随时归档，特别是随机材料。
归档份数 归档要求 归档份数是指同一项科技文件应归档几份。需要确定 科技文件归档份数时，要考虑以下几方面: （1）要考虑归档科技文件的重要程度。尤其是永久保 存的文件，要视情况，应归档若干份副本供日常使用。 （2）要考虑开架阅览的需要。对利用频繁的、不保密 的科技文件，应多复制一份副本供开架阅览使用。 （3）根据国家有关规定，凡需要上报上级有关部门或 科技专业档案馆的文件材料，应对归档的份数做出相应规 定。 归档要求 （1）归档工作的责任主体。 （2）归档文件的质量要求。
归档文件的质量要求 1.归档文件应字迹清楚、图样清晰、图表整洁，签 字认可手续完备。 2.需永久、长期保存的文件不应用易褪色的书写材 料（红色墨水、纯蓝墨水、圆珠笔、复写纸、铅 笔等书写、绘制）。 3.复印、打印文件及照片的字迹、线条和影像的清 晰及牢固程度应符合设备标定质量的要求。 4.录音、录像文件应保证载体的有效性。 5.长期存储的电子文件应使用不可擦除型光盘。
归档手续 科技文件材料履行归档手续有两层含义： 一是由科技人员编制项目归档说明书，对项目来 源、技术水平、实施过程及归档文件质量等作简介， 其作用是便于归档验收，同时能为以后编制项目级 检索工具提供依据，这对于利用者是十分重要的参 考。 二是填写移交清单—《档案移交登记表》。这是 对科技文件材料进行接收和归档的凭证，便于交接 双方分清责任。
集中管理 集中保管档案是档案工作的重要内 容，也是档案工作的基本原则之一。 《档案法》第十条：国家规定的应当 立卷归档的材料，必须按照规定，定期 向本单位档案机构或档案工作人员移交， 集中管理，任何个人不得据为己有。国 家规定不得归档的材料，禁止擅自归档。
科技档案与科技文件材料的关系 科技档案是履行了相关手续、集中保管起来的科技文件。 科技文件材料是科技档案的前身，科技档案是由科技文件有条件转化而来，但是，科技文件材料不全是科技档案。 科技文件工作是科技档案工作的基础，直接影响着科技档案工作。
科技档案与科技资料的区别 科技档案是生产、科研、基建等活动的原始记录，它是第一手材料，而不是事后另行编写和搜集的；科技资料则不是科研、生产活动的第一手材料，是为科研生产等活动的参考需要而交流、购买的间接性材料。 (档案同资料的区别)
档案库房的基本条件 有专用库房，档案库房、阅档室和档案人员办公室应分开 设立。 库房具备“八防”基本要求： 防高温：空调，14--24°C； 防潮：去湿机，45％--60％； 防火：消防设备。小型库房门口摆放灭火器。 防水：远离水源，一般不设立一层或顶层，开水间或卫生 间隔壁； 防日光或紫外线：小开窗、厚窗帘，照明不用日光灯； 防有害生物：有防止有害生物进入库房的措施；档案入库 前消毒杀虫；需要时库房内放防虫药品。 防尘：定期打扫卫生。
特殊载体材料档案的保管 底图：一般是平放、不装订； 磁盘或光盘：温度 15--27°C，湿度45％ --60％，远离磁场，定期检查和复制；一 般存放在防磁柜或防潮柜中。
档案装具 科技档案盒：GB/T11822-2008《科学技术档案 案卷构成的一般要求》（项目档案盒采用此标准） 文书档案盒：DA/T22-2000《归档文件整理规则》 照片册：GB/T11821-2002《照片档案管理规范》
档案实体和信息安全 建立确保档案实体和信息安全的制度，采 取（技术）措施，保证实施。建立利用、 借阅、保密制度，对利用手续、借阅范围 作出规定。 建立健全安全责任制，加强和重视档案的 安全保管工作；要把档案的安全保管作为 当前的一项重要工作列入议事日程，落实 各项安全措施和职责。
《基本建设项目档案资料管理暂行规定》 1988年3月17日国家档案局、国家计委发布 为了做好基本建设项目档案资料管理工作，充分发挥档案资料在 工程建设、生产（使用）管理、工程维护和改建扩建中的作用，根据 《中华人民共和国档案法》，结合基本建设工作的具体情况，特制定本 暂行规定。 该规定共五章（总则、档案资料的管理、竣工档案资料的管理要求、 归档范围和保管期限、附则）二十条。一个附表：《基本建设项目文件 材料归档范围和保管期限表》 基本建设项目档案资料是指在整个建设项目从酝酿、决策到建成 投产（使用）的全过程中形成的、应当归档保存的文件，包括基本建设 项目的提出、调研、可行性研究、评估、决策、计划、勘测、设计、施 工、调试、生产准备、竣工、试生产（使用）等工作活动中形成的文字 材料、图纸、图表、计算材料、声像材料等形式与载体的文件材料。 各有关单位要按照统一领导，统一管理档案的原则，管理好基本建 设项目的档案资料，确保档案资料的完整、准确、安全和有效利用。
《重大建设项目档案验收办法》 为加强重大建设项目档案管理工作，确保 重大建设项目档案的完整、准确、系统和 安全，根据《中华人民共和国档案法》和 国家有关规定制定本办法。 《重大建设项目档案验收办法》对项目档 案工作的原则、验收组织、验收申请、验 收要求等作了明确的规定。
《国家重大建设项目文件归档要求与档案整理规范》 DA/T28——2002 本标准规定了国家重大建设项目（工程）文件归档 与档案整理的要求与方法。 本标准适用国家重大建设项目的新建、扩建、改 建和技术改造等项目的竣工文件编制、档案整理及 竣工档案验收。其它建设项目可参照本标准。
《四川省重大建设项目管理办法》 （川档发[2008]45号） 《四川省重大建设项目管理办法》 （川档发[2008]45号） 为加强和规范重大建设项目档案管理工作，确保重 大建设项目档案的完整、准确、系统、安全和有 效利用，根据《中华人民共和国档案法》、《四 川省〈中华人民共和国档案法〉实施办法》、 《重大建设项目档案验收办法》（档发[2006]2号） 及《国家重大建设项目文件归档要求与档案整理 规范》（DA／T28－2002）等有关规定，结合我省 实际制定。
《四川省重大建设项目管理办法》 （川档发[2008]45号） 《四川省重大建设项目管理办法》 （川档发[2008]45号） 《四川省重大建设项目档案管理办 法》对项目档案工作的原则、各相关 部门职责、项目档案登记、项目档案 验收（组织、申请、验收的内容和要 求）以及违反管理办法的法律责任等 都作出了明确的规定。
三、科技档案的收集工作 1、科技档案收集工作的要求 （1）要认真贯彻集中统一管理科技档案的原则。 （2）要遵循科技档案的自然形成规律。 （3）要保证科技档案的完整、准确、系统。
《技术制图 复制图的折叠方法》 GB／T10609．3 3.1 折叠后的图纸幅面一般应有 A4(210mm×297mm)或 A3(297mm×420mm)的规格。对于需装订成 册又无装订边的复制图，折叠后的尺寸可以是 190mm×297mm或297mm×400mm。当 粘贴上装订胶带(见附录A)后，仍应具有A4或A3 的规格。 3.2 无论采用何种折叠方法，折叠后复制图上的标 题栏均应露在外面。 3.3 根据需要，可从本标准中任选取一种规定的折 叠方法。
图纸折叠习惯 先顺长折叠为所需要的长度，（一般以A4为标准）再折所需要的宽度，但在折的过程中注意保持右下角标题栏正面朝外。
装成册的话一般都取A4那么大，你不论怎么叠，都要保证叠完之后长和宽和A4相仿。但是要注意几个细节： 1、最左边的1-3cm（也可以更大）宽度范围内只能有一层图纸。这样才能装订并保证可以翻阅。 2、标题栏必须想方设法叠在最上面一层，而且你要看得到其内容。便于查询。 3、其它层的图纸尽可能向里叠，这样可以保护图面。 4、可能的话叠的次数越少越好。