推動內部控制制度實務 臺中市政府主計處

課 程 大 綱 一、基本概念 二、設計步驟及範例 三、內部控制制度之實務

一、基本概念

目標：提昇門市經營績效 販賣變質或過期商品 店長、副店長、門市人員 適任性、人員訓練 每日兩次盤點流程 7-11與你生活在一起 盤點表、食品驗證 內外及上下溝通 7-11與你生活在一起 盤點流程的確實執行 商品多樣性及商品品質保證

風險評估 控制環境 控制作業 資訊與溝通 監督 目標：提昇門市經營績效 販賣變質或過期商品 店長、副店長、門市人員 適任性、人員訓練 每日兩次盤點流程 盤點表、食品驗證 內外及上下溝通 資訊與溝通 7-11與你生活在一起 監督 盤點流程的確實執行 商品多樣性及商品品質保證

四 1.提升施政效能 項 2.遵循法令規定 目 3.保障資產安全 標 4.提供可靠資訊 內部控制觀念架構 內部控制定義： 為控管及評核措施之管理過程 →五項要素 由機關全體人員共同執行 →人人有責 藉以合理確保目標之達成 　 四 1.提升施政效能 項 2.遵循法令規定 目 3.保障資產安全 標 4.提供可靠資訊 7 7

內部控制 VS 內部控制制度 內部控制：為了達成目標、降低風險，透過柔性或剛性措施，加以引導及約束。 內部控制制度：系統化、具體化、採文件形式設計，俾供遵循及執行。 例如：要讓學生乖乖上課 培養其尊重學習環境的態度，即是內部控制 上課前喊起立、敬禮、老師好，屬柔性措施 明定在上課公約，屬剛性措施 8 8

控制環境 資訊與溝通 風險評估 控制作業 監督 一、確認目標 二、風險評估 內部控制制度設計原則 內部控制五項要素 三、選定業務項目 四、設計控制作業 五、建立檢查機制 資訊與溝通 控制環境 風險評估 控制作業 監督

二、設計步驟及範例

內部控制制度設計原則 一、確認目標 壹、整體層級目標及機關組織職掌 貳、作業層級目標及機關組織圖 參、機關分層負責明細表 二、風險評估 三、選定業務項目 四、設計控 制作業 五、建立檢 查機制 壹、整體層級目標及機關組織職掌 貳、作業層級目標及機關組織圖 參、機關分層負責明細表 肆、風險評估 風險辨識、風險分析、風險評量 根據風險評估結果，就超過機關風險容忍 度之主要風險項目，找出對應之項目 伍、控制作業 針對選定業務項目之重要環節，設計相關之 控制重點 陸、監督 柒、自行檢查之表件格式 11

範例 臺中市政府文化局

法定職掌 願景 整體層級目標 作業層級目標 文化行政的主管機關 文化、經濟、國際城 1.營造「以人為本，服務群眾」友 13 願景 文化、經濟、國際城 1.營造「以人為本，服務群眾」友 善的閱讀環境。(圖書資訊科) 2.持續培植本市在地表演藝術暨獎 補助傑出演藝團隊。(表演藝術科) 整體層級目標 (1-1) 提升圖書館閱讀環境與 設備升級。(圖書資訊科) (2-1)獎勵扶植大台中傑出演藝 團隊。(表演藝術科) 作業層級目標 13

風險登錄表 項次 風險項目 風險情境 (簡述風險事件及其影響) 可能影響之整體及作業層級目標 其他補充說明 1 計畫未妥善監督及審查，執行成效不彰 未確實審議計畫內容及研訂周延的監督管考機制 整體:持續培植本市在地表演藝術暨獎補助傑出演藝團隊。 作業:獎勵扶植大台中傑出演藝團隊。 表演藝術科 2 前置作業未盡周延，致財產閒置未達預期效益 部分環境及設備使用率偏低 ，造成財產閒置 整體:營造「以人為本，服務群眾」友 善的閱讀環境。 作業:提升圖書館閱讀環境與設備升級。 圖書資訊科

風險評估及處理表 機關訂定可接受/可容忍風險值為2 風險項目 風險評估 風險值 (R)=(L)＊ (I) 發生機率(L) 影響程度(I) 計畫未妥善監督及審查，執行成效不彰 2 4 前置作業未盡周延 ，致財產閒置未達預期效益 1 機關訂定可接受/可容忍風險值為2

本處高風險項目彙總表 單位 名稱 風險值 風險 代號 業務項目 (共通性、個別性) 藝文推廣科 A 視覺藝術科 B 表演藝術科 4 C1 辦理傑出演藝團隊徵選與獎勵計畫作業 圖書資訊科 D 秘書室 E 人事室 F 會計室 G 政風室 H

本處具風險之業務項目彙總表 單位 名稱 風險值 風險 代號 業務項目 (共通性、個別性) 藝文推廣科 A 視覺藝術科 B 表演藝術科 C 圖書資訊科 2 D1 ………作業 秘書室 E 人事室 F 會計室 G 政風室 H

風險圖像 影響程度 風險值(風險分布) 非常嚴重 (3) 嚴重 (2) C1 輕微 (1) D1 幾乎不可能 可能 幾乎確定 發生機率 18

作業程序說明表及作業流程圖 項目編號   項目名稱 承辦單位 作業程序說明 控制重點 法令依據 使用表單

作業層級自行評估表 評估重點 評估情形說明 符合 未符合 不適用 作業流程有效性 (一)作業程序說明表及作業流程圖之製作是否與規定相符。 自行評估情形 評估情形說明 符合 未符合 不適用 作業流程有效性 (一)作業程序說明表及作業流程圖之製作是否與規定相符。 (二)內部控制制度是否有效設計及執行。   二、……作業  結論/需採行之改善措施： 填表人： 複核： 單位主管

三、內部控制制度之實務

有效的內部控制制度有什麼好處 工作的依據 防止經驗的流失 減少工作摩擦及人情的壓力 避免不同的人在操作相同的工作時出現不一致的方 式和標準。 避免口頭交待溝通工作的方式和方法欠明確和清楚 防止經驗的流失 避免人員的流失導致經驗的流失。 減少工作摩擦及人情的壓力 減少口頭式的命令和溝通，降低與同事間磨擦的機 會。

內部控制制度迷思與真相 迷思 真相 訂定的規定愈多且愈嚴格，表示內部控制制度良好 內部控制制度實際落實才重要 小機關內部控制制度與大機關相同 考量業務繁簡、規模大小及人員多寡等因素訂出適宜之內部控制制度 主要對財務事項之控管 為管理過程之一部分 絕對確保目標之達成 合理而非絕對保證目標之達成 僅只是主計人員之責任 人人有責

標準作業流程(SOP)與內部控制制度之差異 項目 內部控制制度 SOP 目標 提升施政效能 遵循法令規定 保障資產安全 提供可靠資訊 符合品質標準 檢驗內容 所有管理活動 與品質有關活動 檢驗標的 設計、執行 執行 監控方式 作業流程+控制點 作業流程 設計步驟 風險管理 著重於一般作業程序，倘發生突發狀況，無法加以應對 機關如已建置SOP，以其為基礎，可大幅減少設計內部控制制度之時間及成本。

敬請指教 感謝您 的聆聽 25 25