文书档案管理 省档案局馆室处 于洋
公文与档案密不可分，分别反映了文件材料的不同发展阶段，二者相互联系，又各自成一体。公文是档案的前身和源泉，其形成质量与管理状况直接影响到档案的质量与档案工作发展状况。档案是公文在一定条件下的转化形态，其内涵是人类在社会实践活动中直接形成的原始的历史记录。
关于公文
公文的概念 公文，即公务文书，是国家机关及其他社会组织为处理公务、行使职权而按规范体式形成的具有法定效用的信息记录。 公文是依法行政和进行公务活动的重要工具。 公文是机关文件材料重要的组成部分。
公文的特点 1、公文是由法定作者制成的 2、公文具有法定的权威和特定的效用 （1）公文代表了制发机关的法定权威，是各级机关、组织开展工作的法定依据，能够对受文者产生不同程度的强制性影响。 （2）公文有着法定效力和作用，由其内容决定每一份公文都有其特定的效用。同时，公文还具有一定时效性。 3、公文具有法定的规范体式 4、公文具有规定的处理程序
公文与文件、文书的联系与区别 联系表现在：从其属性看，它们都是一种信息材料；从文体看，都属于应用文；从形成作者看，都是社会组织（或个人）；从形成领域看，都是在各种社会活动中形成的；从形成目的看，都是为相互联系、处理事务、传递信息。 所以，从内涵上讲，三者没有本质区别，都是同一事物。
公文与文件、文书的联系与区别 区别主要表现在外延不同。 文件的外延最大，它不仅包容了文书和公文的全部内容，也弥补了文书的缺陷。文件不仅有以文字方式记录在纸张上的书面文件，也包括以录音、录像等光电技术方式记录在非纸质载体上的其他文件。 文书，一般是所有文件材料的总称，它的外延包括公务文书和私人文书。 公文的外延相对来说最小，专指国家机关和其他社会组织在公务活动中形成的文件材料。
常用的公文文种 依据国务院2000年8月20日发布、2001年1月1日起正式实行的《国家行政机关公文处理办法》的规定，机关的公文种类共13类、14个文种 ，主要有： 1、命令（令）：适用于依照有关法律公布行政法规和规章；宣布施行重大强制性行政措施；嘉奖有关单位及人员 。 2、决定：适用于对重要事项或者重大行动做出安排，奖惩有关单位及人员。变更或者撤销下级机关不适当的决定事项 3、公告：适用于向国内外宣布重要事项或者法定事项 。 4、通告：适用于公布社会各有关方面应当遵守或者周知的事项
常用的公文文种 5、通知：适用于批转下级机关的公文，转发上级机关和不相隶属机关的公文，传达要求下级机关办理和需要有关单位周知或者执行的事项，任免人员 。 6、通报：适用于表彰先进，批评错误，传达重要精神或者情况 7、议案：适用于各级人民政府按照法律程序向同级人民代表大会或人民代表大会常务委员会提请审议事项 8、报告：适用于向上级机关汇报工作，反映情况，答复上级机关的询问
常用的公文文种 9、请示：适用于向上级机关请求指示、批准 10、批复：适用于答复下级机关的请示事项 11、意见：适用于对重要问题提出见解和处理办法 12、函 ：适用于不相隶属机关之间商洽工作，询问和答复问题，请求批准和答复审批事项 13、会议纪要：适用于记载、传达会议情况和议定事项
常用的公文文种 还有几类文种在日常工作中经常使用： 规章制度类：即机关、团体、企事业单位在公务管理活动中，为约束组织成员或规范行为而制定的各种章程、条例、规定、规则、方法等，如《黑龙江省档案管理条例》。 计划类：即机关、团体、企事业单位在完成某一时期或某一项工作之前，对工作目的、要求、指标、时限等所做的书面要求，如规划、计划、工作要点等。如《档案信息化建设规划》
常用的公文文种 总结类：即对前一阶段或一定时期内的工作、生产、学习等方面的情况进行全面系统回顾、检查、分析、评定而形成的书面材料。 简报类：即以简要文字快速制发的工作报告或情况报告，它是机关内部向上级反映情况或向下级、同级单位通报情况、交流信息的一种带有新闻性质的文书。如情况反映、工作动态、某某信息等
常用的公文文种 合同类：又称协议书、契约、成交确认书，是机关、团体、企事业单位之间或个人之间，经过协商而签订的共同遵守的协议。是一种法律文书。合同种类很多，以性质划分，有承包合同、租赁合同等；以形式划分，有条款式合同、表格式合同等；以有效时间划分，有长期合同、中期合同等。 记录类：是记载会议发言、领导人讲话或工作活动等内容，以备查考的一种机关内部使用的公文。如会议记录、领导人讲话记录、大事记等。
公文的稿本 公文稿本是公文文稿和文本的统称。 文稿指公文起草过程 中的历次稿子，如草稿、定稿等。 文本指同一公文由于作用不同而形成的不同版本，如正本、副本、存本等。 在公文处理、保管和归档中，对各种稿本要加以区别对待。
公文稿本的几种主要形式 草稿 是公文的原始文稿，是公文撰写人员根据机关发文意图而草拟的公文未定稿。形式有讨论稿、征求意见稿、送审稿、草案等。草稿因未获审批通过，不是正式公文，不具备正式公文的效用，一般不向外发出。 除重要的法律法规性公文及重大事项公文，有党和国家领导人重要修改意见和批示、指示的历次草稿需要归档保存外，一般公文草稿不需要归档保存。
公文稿本的几种主要形式 定稿 已经履行法定批准程序的公文文稿，是经过负责人签发或经过会议讨论通过（批准）的最后完成稿。定稿反映了公文起草、审核修改、签发的全过程，是印制公文正本的依据和标准，是日后对文稿内容查考的最直接、最原始的凭证，能产生正式法定效用。 需要提到的是，公文处理单的出现，已经能够反映了文稿经过的法定批准程序，定稿的这一部分作用日渐被公文处理单取代。
公文稿本的几种主要形式 正本 向受文者制发的具有法定效用的公文文本，是依据定稿并按规范格式要求制作的正式文本。发文机关应当归档保存公文正本。 存本 与公文正本同时印制的印刷本或依照正本复制的标准样本。 副本 公文正本的复制本或与正本同时印制的重份公文。
公文处理 公文处理工作：通常称为文书工作，指机关、团体、企事业单位在使用公文处理日常公务活动中，围绕公文的拟制、办理、管理以及整理 、归档等所进行的一系列相互联系、衔接有序的工作。
公文办理工作程序 （一）发文办理程序 草拟 审核 签发 复核 缮印 校对 用印 登记 分发
公文办理工作程序 （二）收文办理程序 签收 登记 审核 拟办 批办 承办 催办 注办
公文整理含义 是指办理完毕的，具有查考利用价值的公文，按照一定原则对其进行系统分类、组合、排列、编号和基本编目，使之有序化的过程。 几点要素： 1、必须是办理完毕的公文才能进行整理； 2、必须是有查考利用价值的公文才有必要进行整理； 3、整理公文时必须遵循公文形成规律，保持公文内在联系。
公文整理原则 1、遵循公文形成规律； 2、保持公文之间的有机联系； 3、区分不同价值； 4、便于保管和利用
公文整理需要注意的问题 1、本单位形成的公文材料是公文整理工作的重点； 2、要保证归档公文材料的齐全完整； 3、加强登记，熟悉家底； 4、国家有关公文整理的一些规定。
关于档案及文书档案管理
档案的作用 档案是过去工作和历史情况的记录，是历史的真凭实证，是第一手的参考材料。首先，它是在社会实践活动中直接形成的，而非后人编造的，这就客观地记录了历史情况，具有最可靠的凭证。其次，它保留着真切的历史痕迹，如有些是当事人的亲笔手稿；有的留有机关领导人或有关人员的亲笔签署或批示；许多文件盖有制发机关或个人的印信；有些材料是以照片、录音带、录像带的形式存在的，这也是档案具有凭据作用的证明。还有一些文件材料，如合同、契约等制发的目的就是备忘，其凭证作用就更加强烈、更加明显。 大到民族、小至个人，记忆在于档案的记载和传承。
档案的概念 《中华人民共和国档案法》所定义的档案概念：“本法所称的档案，是指过去和现在的国家机构、社会组织以及个人从事政治、军事、经济、科学、技术、文化、宗教等活动直接形成的对国家和社会有保存价值的各种文字、图表、声像等不同形式的历史记录。”
档案的特点 一、档案是直接形成于社会实践活动的原始记录。 国家机构、社会组织和个人履行职能和发展自我，必然借助一定的载体和手段，而制发各种表达意图的文件便是其重要的载体和手段之一。把日后需要查考利用的文件材料整理保存起来，就成为档案。这些材料都是伴随着人们的实践活动自然而然地产生的，是最为原始的历史记录。这种特性，是档案区别于图书和报刊资料的标志之一。
档案的特点 二、档案是由文件有条件地转化而来的。 文件是指国家机构、社会组织或个人在履行其法定职责或处理事务中形成的各种形式的信息记录。档案与文件是处于不同阶段的同一事物。区别在于文件是正在运转使用的文件材料，是现行工作的依据和记载；档案是办理完毕且具有保存利用价值的文件材料，是未来工作的考据和凭证。文件转化为档案是有条件的。 三、档案来源广泛，内容丰富，形式多样。
文件转化为档案的条件 1、办理完毕的文件才能作为档案保存。主要是指履行当时的职责而直接使用材料的工作告一段落，即完成了文书处理程序。 2、对日后工作和研究活动有查考利用价值的文件才有必要作为档案保存。 3、按照一定规律集中保存起来的文件才是现代意义上的档案。
档案的种类及划分 一个单位，档案实体分成若干类。 按照不同门类和载体区分，分为纸质档案和非纸质档案。 非纸质档案分为磁性、电子等载体类型。 其中磁性载体档案系指以磁性材料为信息载体的档案，如录音带、录像带、软磁盘等。 实物档案：获得的奖励证书、奖状、奖牌、奖杯及有保存价值的受赠礼品、纪念品、印章等。 纸质档案分为文书档案、科技档案、专业档案等。
电子文件 电子文件：指以数码形式记录于磁带、磁盘、光盘等载体，依赖计算机系统阅读、处理并可在通信网络上传输的文件。 随着信息化的发展，电子文件作为一种新型载体的公文已经越来越普及。
电子文件的通用格式 文本文件，通用格式为： XML 、 RTF 、 TXT ，并注明文字处理工具，如 WORD 等。 扫描型电子文件，通用格式为： JPEG 、 TIFF ，如为非通用格式，应转换为通用格式；当无法转换时，应收集其相关软件。 视频、多媒体、超媒体文件，通用格式为： MPEG 、 AVI ，如为非通用格式，应收集其压缩算法和相关软件。 音频文件，通用格式为： WAV 、 MP3 ，同时收集其属性标识、参数和非通用格式的相关软件。
纸质档案的种类及划分 按照《档案工作基本术语》（DA/T1—2000）规定： 文书档案：指反映党务、行政管理等活动的档案。也称党政档案、行政档案，机关、团体、企业、事业单位等都会形成此类档案材料。 科技档案：指反映科学技术研究、生产、基本建设等活动的档案。是由生产技术应用与管理、基本建设、科学研究活动中产生和使用的图纸、图表、文字材料、计算材料等科技文件材料转化而成的档案材料。 专业档案：指反映专门领域活动的档案。
档案工作标准 磁性载体档案有行业标准《磁性载体档案管理与保护规范》 电子载体档案方面有《电子文件管理暂行办法》、《电子文件归档与管理规范》、《电子文件归档光盘技术要求和应用规范》、《纸质档案数字化技术规范》等 照片档案有《照片档案管理规范》 实物档案有《印章档案整理规则》
档案工作标准 科技档案方面有《国家重大建设项目文件归档要求与档案整理规范》等。 2000年以来，在机关档案工作方面，国家档案局先后颁布了行业标准《归档文件材料整理规则》（简称《规则》） 、国家档案局第8号令《机关文件材料归档范围和文书档案保管期限规定》（以下简称《规定》）。
《归档文件整理规则》的适用范围 《归档文件整理规则》指出：归档文件即立档单位在其职能活动中形成的、办理完毕、应作为文书档案保存的各种纸质文件材料。 《归档文件整理规则》对适用的归档文件种类进行了限定，明确为纸质文书材料。
《归档文件整理规则》提出的整理方法的特点 《归档文件整理规则》提出的整理方法与立卷比较，主要有以下不同 1、取消案卷，实行文件级管理，免除了繁琐、复杂的组卷过程。 2、界定“件”的概念时，原则上以一份文件为一件。
《归档文件整理规则》提出的整理方法的特点 3、分类方法固定为保管期限、年度、机构（问题）3种，并允许各单位视具体情况组合及简化分类层次。 4、装订以“件”为单位进行，对装订材料不做统一规定，只要符合档案保护要求即可，装订方法也不限于三孔一线1种。 5、排列方法强调按事由排列，时间、重要程度等作为参考因素，可根据实际情况选用。
《归档文件整理规则》提出的整理方法的特点 6、取消案卷、卷内文件两级目录，只编以“件”为单位的归档文件目录。 7、无需编页号，目录改设“页数”项。 8、归档文件直接装盒保管，无需组卷装订。 9、无需拟写案卷题名和填写案卷封面，只需填写档案盒盒脊。
《机关文件材料归档范围和文书档案保管期限规定》作用 属于部门行政规章，具有法律效力。对于机关档案工作而言，界定机关文件材料归档范围和划分档案保管期限是机关档案工作的基础性工作，是做好机关档案工作的前提，关系到机关文件材料的存毁， 《规定》的发布将有力地促进机关档案基础业务建设。
《规定》的指导意义 （一）《规定》的内容涵盖机关在其工作活动中形成的所有文件材料，即包括各种门类和载体的历史记录。 （二）《规定》对机关文件材料的归档范围和不归档范围作出明确界定。
《规定》的指导意义 （三）《规定》在明确界定机关文件材料的归档范围时，采用标时制标明文书档案的具体保管期限；提出对其他门类文件材料归档范围和档案保管期限要按国家有关规定执行。 （四）尽量避免机关文件材料重复归档。
《规定》的指导意义 （五）凡涉及与公民权益有关的文件材料，归档和划分保管期限时要体现“从宽”的原则。 （六）《规定》明确各级档案行政管理部门与各级机关在具体执行《规定》过程中的职责和义务，确保各机关编制的文件材料归档范围和文书档案保管期限表的实用性和可操作性。
《规定》与1987年颁发的两个业务文件相比有哪些主要变化 《规定》与1987年颁发的《关于机关档案保管期限的规定》、《机关文件材料归档和不归档的范围》两个业务文件相比，不仅形式有所变化，而且内容有较大改变，主要体现在以下六个方面：
《规定》与1987年颁发的两个业务文件相比有哪些主要变化 （一）《规定》将1987年颁发的《关于机关档案保管期限的规定》、《机关文件材料归档和不归档的范围》两个业务文件合二为一。《规定》中的附件《文书档案保管期限表》实际上既是文书档案保管期限的具体划分，也是机关文件材料的归档范围，具有一表两用的功能。
《规定》与1987年颁发的两个业务文件相比有哪些主要变化 （二）改革了文书档案保管期限划分方法。将原有的“永久”、“长期”、“短期”保管期限的划分方法改变为“永久”、“定期”。定期中再实行标时制，一般分为30年和10年。改变了过去短期为l----15年、长期为16----50年的时段式划分方法，更方便档案部门对到期的定期档案及时地进行鉴定处置，减少保管压力，节省保管空间和人力、物力。
《规定》与1987年颁发的两个业务文件相比有哪些主要变化 （三）突出了立档单位的主体地位，在界定机关文件材料的归档范围和文书档案保管期限方面体现“以我为主”的思想。比如《规定》指出：“机关联合召开会议、联合行文所形成的文件材料原件由主办机关归档，其他机关将相应的复制件或其他形式的副本归档。”而在保管期限的划分上，主办单位划分的保管期限明显高于其他联合办理单位，通过相关单位对相同档案划分为不同保管期限，以避免将来档案的重复进馆问题。
《规定》与1987年颁发的两个业务文件相比有哪些主要变化 （四）充实了一些文件条款。《规定》的附件《文书档案保管期限表》涉及保管期限界定的条款共84项，与1987年规定的63项保管期限条款相比，增加了21项。在具体内容方面主要充实了如行政执法、行政审批、产权关系、公民权益等方面的文件材料。
《规定》与1987年颁发的两个业务文件相比有哪些主要变化 （五）与1987年规定相比较，对一些档案的保管期限作了适当调整。比如凡涉及到与公民权益有关的档案，这次绝大多数调整为永久保管，体现以人为本的思想。对上级机关或下级机关的来文，本机关归档时，其档案保管期限有所下调，这也有利于避免将来档案重复进馆问题。
《规定》与1987年颁发的两个业务文件相比有哪些主要变化 （六）加大了管理力度，将1987年规定中的“备案制”改为“审批制”，建立机关文件材料归档范围和文书档案保管期限表的审批制度，即“各机关应根据本规定，结合本机关职能和各部门工作实际，编制本机关的文件材料归档范围和文书档案保管期限表，经同级档案行政管理部门审查同意后执行”。
《规定》的施行时间 《规定》第十五条，“本规定自颁布之日起施行，1987年颁发的《国家档案局关于机关档案保管期限的规定》和《机关文件材料归档和不归档的范围》同时废止”。本条指出了《规定》的生效时间，即从2006年12月18日发布之日起施行。
《规定》的施行时间 《规定》虽然从发布之日起施行，但对于一个机关来讲，必须遵守《规定》实施的相关程序，一个机关编制的文件材料归档范围和文书档案保管期限表必须经同级档案行政管理部门审查同意后才能具体执行。因此，当新的机关文件材料归档范围和文书档案保管期限没有获得审批时，只能沿用原来的有关规定。
机关文件材料的定义 《机关文件材料归档范围和文书档案保管期限规定》第二条指出：本规定中的机关文件材料是指机关在其工作活动过程中形成的各种门类和载体的历史记录。 涵盖了不同形式和不同种类的文件材料。不仅包括了文书材料，而且包括了非文书材料；不仅包括了纸质文件材料，而且也包括非纸质文件材料。
《规定》对归档和不归档范围的规定 一个机关单位在工作活动中形成和使用的文件材料数量很多，在整理时，不是所有的文件材料都需要归档，而是要正确分析，区别对待。在确定机关文件材料的归档范围时，既要保证该归档的文件材料收集齐全，完整归档，防止“有档不归”；又要注意不该归档的文件材料不能归档，防止“有文必档”。
机关文件材料归档范围 按照《规定》第三条： 一是反映本机关主要职能活动和基本历史面貌的，对本机关工作、国家建设和历史研究具有利用价值的文件材料； 二是机关工作活动中形成的在维护国家、集体和公民权益等方面具有凭证价值的文件材料；
机关文件材料归档范围 三是本机关需要贯彻执行的上级机关、同级机关的文件材料；下级机关报送的重要文件材料； 四是其他对本机关工作具有查考价值的文件材料。
机关文件材料不归档范围 一是上级机关的文件材料中，普发性不需本机关办理的文件材料，任免、奖惩非机关工作人员的文件材料，供工作参考的抄件等；
机关文件材料不归档范围 二是本机关文件材料中的重份文件，无查考利用价值的事务性、临时性文件，一般性文件的历次修改稿、各次校对稿，无特殊保存价值的信封，不需办理的一般性人民来信、电话记录，机关内部互相抄送的文件材料，本机关负责人兼任外单位职务形成的与本机关无关的文件材料，有关工作参考的文件材料；
机关文件材料不归档范围 三是同级机关的文件材料中，不需贯彻执行的文件材料，不需办理的抄送文件材料； 四是下级机关的文件材料中，供参阅的简报、情况反映，抄报或越级抄报的文件材料。
档案要实行集中统一管理 《规定》第五条指出：凡属机关归档范围的文件材料，必须按有关规定向本机关负责档案工作的部门移交，实行集中统一管理，任何个人不得据为已有或拒绝归档。 本条规定了机关归档文件材料的流向、管理主体、机关公务人员处理归档文件材料的职责。 《档案法实施办法》第二十七条规定，将公务活动中形成的应归档的文件、资料据为己有，拒绝交档案机构、档案工作人员归档的，同级档案行政管理部门责令限期改正；情节严重的，对直接负责的主管人员或者其他直接责任人员依法给予行政处分。
集中统一管理的含义 集中统一管理可以分为两个方面，一是对本单位档案实体实行集中保管，统一整理、编目，提供利用；另一方面对本单位的全部档案信息（目录、数据等）按统一的管理制度进行集中管理。
电子文件和纸质文件材料的归档要求 根据《规定》第十条，“机关对应归档电子文件的元数据、背景信息等要进行相应归档”；“机关应归档纸质文件材料中，有文件发文稿纸、文件处理单的，应与文件正本、定稿一并归档”。 本条对电子文件和纸质文件材料归档时的组成要件提出了特殊要求，以确保电子档案的长期有效性、可读性，纸质档案反映机关工作活动的过程性和完整性。
电子文件和纸质文件材料的归档要求 元数据是指描述电子文件数据属性的数据，包括文件的格式、编排结构、硬件和软件环境、文件处理软件、字处理和图形工具软件、字符集等数据。 背景信息是指描述生成电子文件的职能活动、电子文件的作用、办理过程、结果、上下文关系以及对其产生影响的历史环境等信息。
《规定》对机关形成的其他专门文件材料的归档要求 《规定》第九条，“机关形成的人事、基建、会计及其他专门文件材料的归档范围和档案保管期限，按国家有关规定执行”。 按照《规定》第九条的要求，机关专门文件材料的归档范围和档案保管期限，国家已有规定的，按现有规定执行；国家没有规定的，由国家档案行政管理部门会同专业主管部门制定后执行；国家有关其他门类文件材料的归档范围和档案保管期限规定未出台以前，应参照文书及已有的专门档案的规定。
档案科（室）的基本任务 贯彻执行《档案法》、《黑龙江省档案管理条例》以及党和国家有关档案工作的方针、政策、法律、法规，维护档案的完整与安全。 对本单位各部门形成的各种文件材料的收集、整理、归档工作进行监督和指导。 集中统一管理本单位各种门类和载体的档案，积极提供利用，为本单位各项工作服务。 在统一领导、分级管理的原则下，各专业主管机关对所属单位和本专业的档案工作进行监督和指导。 按规定向档案馆移交应进馆的档案。
档案室的类型 1、文书档案室 2、科技档案室 3、声像档案室 4、人事档案室 5、综合档案室 6、联合档案室 7、档案信息中心
档案业务工作的主要内容 1、收集。接收征集档案和其他有关文献的活动。主要包括： 及时接收在机关工作活动中直接形成的各种门类和载体的档案及有关资料，并应制定接收标准。同时，包括确定本单位机关文件材料归档范围，收集与机关业务工作有关的图书、刊物、报纸及有关资料，代管与本机关有关的撤销与合并机构的档案。 各单位档案向档案馆移交也属于收集工作范围。
档案业务工作的主要内容 同时，收集工作还要注意： 保证归档文件材料内容、形式的完整。如归档文件材料种类、份数以及每份文件的页数是否齐全，内容是否准确等。 保证交接手续的齐备。如是否填写了交接文据等。
档案业务工作的主要内容 2、整理。按照一定原则对档案实体进行系统分类、组合、排列、编号和基本编目，使之有序化的过程。 3、鉴定。判定档案真伪和价值的过程。 4、保管。维护档案完整与安全的活动。 5、统计。对反映和说明档案及档案工作现象的数量特征进行搜集、整理和分析的活动。 6、利用。利用者以阅览、复制、摘录等方式使用档案的活动。
档案整理的注意事项 1、按照全宗进行整理。 2、要按照档案内容和载体的不同，制定统一的分类方案。如年度—组织机构—保管期限等。 3、文件材料的排列，按不同门类、载体和不同保管期限分别排列。排列方法应统一，前后保持一致。
档案鉴定的一般内容 1、根据国家有关档案保管期限的规定，制定本单位的保管期限表，定期对档案进行鉴定，准确地判定档案的存毁。 2、档案的鉴定工作应在单位分管负责人的领导下，由档案部门和有关业务部门的人员共同组成鉴定小组，按规定进行。 3、销毁失去保存价值的档案须由鉴定小组提出鉴定意见，登记造册，提出销毁请示，经单位分管负责人批准后，由两人在指定地点监销，并在销毁清册上签字。
鉴定方法 1、初步鉴定。与档案整理同时进行，对档案保管期限进行检查调整，保证档案的保管期限划分科学。 2、期满鉴定。是对保存期限已满档案重新进行鉴定以决定留存。期满鉴定要充分利用原来整理的基础，保管期限就高不高低。 3、每次鉴定都要写出鉴定报告，同时要在案卷备考表中注明鉴定意见，由鉴定领导小组负责人签名，并注明鉴定日期。
档案鉴定标准 1、职能标准 ：职能标准是指按立档单位所在社会系统的地位和重要程度来决定其档案的价值。一般情况下，行政级别越高，其形成的档案越重要。另一方面，机关档案部门应尽可能保存对其职能起到凭证、评价作用的文件材料，以及能够证明单位的存在、发展和历史作用的文件材料，也就是反映本机关主要职能及基本历史面貌的文件材料。
档案鉴定标准 2、来源标准：来源标准是要突出档案形成者在档案鉴定中的地位，即“以我为主”的标准。档案的形成者在社会上以及机关内部的地位、作用影响甚至决定档案的价值。档案的价值应体现出其产生和发出的地方，要充分重视档案形成者的重要地位。本机关形成的文件材料应当是保存的重点。
档案鉴定标准 3、内容标准：档案内容是决定档案价值最重要、最本质的因素。内容标准是指强调档案内容的重要性、独一性和时效性。档案是对既有事实的记载，而这些事实本身的重要程度直接影响着档案的价值。
档案鉴定标准 4、形式特征标准 形式特征标准是指文件的名称、文本、外形特征等。 （1）文件的名称不同，作用不同，价值也就不同。“法”、“令”、“决定”、“指示”、“纪要”、“条例”等都是反映方针政策、重大事件和主要职能的，具有权威性，价值较高；而一般的“通知”、“函”等处理日常事务性工作的，价值较低。但不能将文种作为判定价值的唯一依据，还需结合文件内容加以评价。
档案鉴定标准 （2）文本是指文件的正本定稿、修改稿、草稿等。不同稿本的文件，在行政效能、凭证作用等方面是有区别的，因而其保存价值就不同。正本具有标准的格式，有机关的印章和负责人的签署，可靠性高，价值就较大。草稿、修改稿都是未定稿，价值没有正本定稿大。
档案鉴定标准 （3）外形特征也包括载体形式，一般是指在工作活动中产生的非文本文件。由于这些材料不具备文件的特征和效力，往往得不到应有的重视。特别是重要的照片。音像材料、领导人题词以及奖状、证书之类，都生动地记录了真实的历史，对文件起到了重要的辅助说明作用，同样属于档案范畴，应得到足够的重视。
档案鉴定标准 （4）社会需求标准 社会对档案的需求具有客观性，是由社会的政治、经济、文化活动所决定的。不同历史时期、不同层次、不同目的的利用者所需档案存在很大差别，因此要站在社会总需求的高度，把握公民个人、机关及社会各方面的各种需求。在决定档案的取舍和确定保管期限时，要避免片面地以个别需要为鉴定依据，而要考察每份文件的社会意义。
档案鉴定标准 （5）相对价值标准 相对价值标准是指被鉴定的档案与其他档案之间相比较而存在的价值。在鉴定档案价值时，既要考虑文件本身的固有价值，也要考虑该文件与其他文件之间的相互关系，还要考虑全宗档案的丰富、完整、覆盖面全和避免重复等要求。依据对全宗档案的完整程度、档案内容的可替代程度、各全宗之间档案的重复程度的分析，判断档案的相对价值，确定档案的实际保管期限。
档案鉴定标准 对鉴定标准的总结 对机关某件档案价值的判定，往往需依据不同的鉴定标准，多方位来审视这件档案本身，单一的鉴定标准往往无法判断档案的真正价值。
维护档案的完整与安全 这是档案保管的基本要求。 维护档案完整。从数量上要保证档案的齐全，使那些应该集中和保存的档案不能残缺；从质量上，也就是系统性方面，要维护档案的有机联系，不能人为地将其割裂分散，或者零乱堆放。 维护档案安全。从物质上要保证档案不遭受人为和自然的损坏，尽量延长其寿命。同时，要保证档案信息上的安全，即不丢失、不被盗、不泄密。
档案保管与防护 档案室应根据保存档案资料的数量，设置必需的档案库房，库房要与阅览室、办公室分设，使用档案密集架、五节柜或其它适宜档案资料保护的装具存放档案。
档案保管与防护 机关档案室库房要坚固，要有防火、防盗、防潮、防高温、防水、防鼠、防虫、防光、防尘、防有害气体等安全防护设施。 档案库房温度应控制在14—24℃，相对温度应控制在45%--60%。库房温湿度应每天记录一次。 档案库房要用白炽灯作人工照明光源，不得使用荧光灯，电器线路要定期检查。 库房内不得存放与档案无关的物品，严禁存放易燃易爆以及化学、食物等物品。要保持档案库房库容库貌整洁卫生。
档案的统计 主要有以下内容： 1、按规定填写档案交接文据；档案交接文据格式.doc 2、准确编制档案工作情况统计年报，及时上报有关部门。
档案的利用 档案人员要熟悉所藏档案的情况，主动了解单位各项工作对利用档案的需要，积极做好提供利用工作。 档案部门可以通过配合有关部门编写基础数字汇编、发文汇集、专题文件汇集等编研材料，方便利用。 凡利用者都应按规定办理利用手续，填写《档案借阅登记簿》借 阅 档 案 登 记 簿.doc、《档案利用效果登记表》档案利用效果登记表.doc，交由档案部门存查。
档案工作的几个专门术语 全宗：是由一个国家机构、社会组织或个人形成的具有有机联系的档案整体。全宗是档案馆、室对档案进行日常管理的基本单位。 立档单位：是构成档案全宗的国家机构、社会组织或者个人即称为立档单位。它与全宗相对应。 全宗卷：由说明全宗历史和现状的有关文件材料组成的专门案卷。
档案工作的几个专门术语 全宗指南（全宗介绍）：介绍和报道立档单位及其所形成档案情况的一种档案检索工具。 大事记：按照时间顺序简要记述一定范围内发生的重大事件、重要活动的一种档案参考资料。 归档文件整理说明：是归档文件整理工作结束后，为了日后的保管和利用，对当年的机构、主要职能活动、归档文件整理工作情况和文件材料大体内容所作的简介。 全宗号：由档案馆统一编制。
全宗整理 一个机关在其工作活动中形成的各种门类和载体的档案为一个全宗。 新成立的机关，是新的立档单位，其档案构成新的全宗。 一个机关分为两个或两个以上的机关、几个机关合并为一个新的机关，原全宗终止，应建立新的全宗。 由党委或政府领导的临时机构，履行全局性的任务，存在时间较长，形成档案数量比较多的可以单独建立全宗。
全宗整理 隶属或挂靠业务主管机关的临时机构，一般不单独建立全宗，其档案应纳入业务主管机关全宗内统一管理。 由若干机关联合组织的临时机构，有独立编制，形成档案数量较多，职能范围比较独立，可建立独立全宗。 两个以上机关合署办公，其文件是分别处理的，它所形成的档案应分别建立全宗；若文件处理混在一起无法区分的，应建立联合全宗。 派出机构所形成的档案一般不单独划分全宗，应归入所属机关全宗内。
构成立档单位的主要条件 1、可以独立行使职权，并能主要以自己的名义对外单独行文； 2、是一个会计单位或经济核算单位，自己可以编制预算或财务计划； 3、设有管理人事的机构或人员，并有一定的人事任免权。 这三个条件彼此相依，其中以第一个条件最重要。 因此，确定一个组织单位到底是立档单位，还是立档单位的内部机构，必须从有关这个组织单位的职权的法规性、指导性和实际职能活动等方面去分析。
全宗卷的编制 机关档案室对保管的每个全宗都应以全宗为单位建立全宗卷，全宗卷内各种文件材料的编制应做到准确、齐全、规范。 主要内容： 1、档案收集：档案交接文据、移交目录、归档文件整理说明等； 2、档案整理：整理工作方案、分类方案、整理工作小结等；
全宗卷的编制 3、档案鉴定：鉴定小组成员名单、档案保管期限表、鉴定档案报告、销毁档案的请示与批复、销毁清册等； 4、档案保管：档案安全检查记录、报告、重点档案采取的特殊保护措施、档案的抢救与修复情况报告等； 5、档案统计：档案收进、移出登记，档案基本情况统计等；
全宗卷的编制 6、档案利用：档案汇编和公布出版情况、档案产生的社会效益和经济效益的典型事例等； 7、档案管理新技术的应用：缩微复制和计算机辅助管理等情况的文字说明材料。 全宗卷要按问题-时间进行系统排列整理。排列顺序为：全宗指南、大事记和有关档案的收集、整理、鉴定、保管、统计、利用、现代化管理等方面的文件材料。在此基础上编制目录。
全宗卷的编制 卷内文件材料逐件加封面、封底、编件号，装订后装入卷盒。其封面、封底尺寸长×宽为260mm×l85mm，封面著录全宗号、件号、全宗名称、文件题名、时间、责任者(见图1 ）P107.jpg 卷盒外形尺寸长×宽为310mm×220mm，其高度可根据需要分别设置30mm、40mm的规格(见图2)P108.jpg。卷盒面、脊印“全宗卷”三字，并分别著录全宗号、全宗名称和编制日期(见图3)P109.jpg。
全宗指南（全宗介绍）的编写 全宗指南（全宗介绍）由封页、正文和备注三部分组成，正文又由全宗构成者沿革、全宗内档案情况简介、全宗内档案内容与成分介绍三部分构成。 其编制基本要求是客观、准确、真实、语言简练、文字表达清楚，具体编制办法按《全宗指南编制规范》要求进行。
归档文件整理说明的主要内容及要求 一、立档单位基本情况 包括：立档单位名称、成立时间、工作性质、职能范围、隶属关系；内部机构设置、人员编制及领导人变化情况；主要职能活动和职能任务完成情况；与立档单位紧密相关的重大事件、重大新闻、重大活动等。
归档文件整理说明的主要内容及要求 二、归档文件整理情况 包括：文件材料归档情况；分类与整理情况；归档文件排列与编号方法；归档文件材料的来源、内容、形式、数量、可靠和完整程度；重要文件材料的情况；归档文件整理人、整理时间等情况。 三、要求 应于归档文件整理工作结束后，由归档文件整理人员根据当年整理工作实际情况拟写，随档案一起移交。
档案的管理制度 档案归档制度，主要包括归档范围、归档时间和归档要求。 档案保管制度，主要包括档案的安全保护和库房、设备管理措施。 档案保密制度，主要包括档案的保密措施和对档案人员的保密要求。 档案利用制度，主要包括利用范围、方式、要求、批准手续。 档案人员岗位责任制，主要包括每个档案人员的职责、权限、任务、考核和奖惩措施。
文书档案
文书档案收集工作的要求 一、归档的文件材料形式上应当齐全完整，符合长期保管的质量要求。 具体说，要确定归档文件材料已办理完毕，文件已生效，文件在种类、份数以及每份文件的页数等方面都保持齐全完整。如每份文件的正文与附件、印件与定稿、请示与批复、转发文件与原件、多种文字形成的同一份文件等都要仔细把握。同时，在制成材料特别是书写材料方面要利于文件的长期保存。要杜绝用纯兰墨水、彩笔、圆珠笔、铅笔书写及左侧修改签批现象。
决定档案字迹材料耐久性的因素包括字迹色素成分和字迹转移固定方式 最耐久的是以碳黑为色素成分、以结膜为转移固定方式的字迹材料，包括墨和墨汁、黑色油墨等； 比较耐久的是以颜料为色素成分，以结膜或吸收方式转移固定的字迹材料，包括彩色油墨、蓝黑墨水、印泥等； 不耐久的是以染料为色素成分的字迹材料，如纯蓝墨水、红墨水、复写纸、圆珠笔油、印台油等，或者以粘附为转移固定方式的字迹材料，如铅笔。
文书档案收集工作的要求 二、归档的文件材料内容上应当精炼准确，反映立档单位的主要职能 通常情况下，文书档案应包括一个单位的党、政、工、团等部门在工作中形成的文件，但这些部门形成的文件并不能构成文书档案的全部内容。由于每个单位都有自己的职能，各个业务部门在工作中必然会产生大量文件，这些业务文件集中体现了单位主要职能活动，这部分文件材料要重点加强收集。
文书档案收集工作的要求 三、档案部门要加强收集工作的调查和指导 为使各部门形成的文件能够按要求移交到档案室集中保管，档案部门在收集工作中必须重视调查，掌握应归档文件在分散、流动、管理和使用等方面的信息。特别是对业务部门形成的文件，档案人员要在全面了解本单位基本职能的基础上，深入、细致地掌握各部门的主要职能活动及其形成的文件材料情况，准确划定收集的范围和收集重点，确保归档文件齐全完整。对于单位举办的某些重大 活动或发生的重大事件，档案部门也要积极参与，全面了解情况，并指导有关人员做好文件的归档工作。
文书档案收集工作的要求 除注意收集收、发文登记簿上，帐内可查的文件外，还应注意收集未经登记的“帐外”文件材料，如机关内部形成的会议记录、纪要，各种统计报表、名册，各种合同、协定、协议书、委托书、契约，本机关职工调动工作的行政、工资、党团组织关系介绍信及存根，本机关财产、物资、档案等的交接凭证、清册，本机关重要活动事件的文字材料及领导和有关人员外出开会带回来的文件材料。
《规定》是最新的有关文书档案的部门行政规章 《机关文件材料归档范围和文书档案保管期限规定》是机关正确界定机关文件材料归档范围和文书档案保管期限的依据，作为部门行政规章，具有强制性和约束性。 《规定》中的附件《文书档案保管期限表》实际上既是文书档案保管期限的具体划分，也是机关文件材料的归档范围，具有一表两用的功能。
机关文书档案保管期限 按照《机关文件材料归档范围和文书档案保管期限规定》要求，机关文书档案的保管期限定为永久、定期两种。定期一般分为30年、10年。 一般情况下，永久保管的文书档案要按有关规定向国家档案馆移交。定期保管的文书档案主要由机关自己留存，备机关日常工作查考利用，保管期满后经机关鉴定，或销毁或延长保管期限。 定期保管的文书档案必须实行标时划分。即标明30年或10年。
机关文件材料归档范围和文书档案保管期限表实行审批制 《机关文件材料归档范围和文书档案保管期限规定》第十二条：各机关应根据本规定，结合本机关职能和各部门工作实际，编制本机关的文件材料归档范围和文书档案保管期限表，经同级档案行政管理部门审查同意后执行。有垂直领导关系的中央、国家机关应依据本规定，结合本系统工作实际，编制本系统的文件材料归档范围和文书档案保管期限表，并经国家档案局审查同意后执行。
《规定》的实施范围 《规定》的实施范围包括执行范围和参照执行范围。 执行范围是各级党政机关和人民团体 ，各级人大、政协、法院、检察院等。同时，具有行政管理职能的事业单位属执行范围。 参照执行范围是军队系统、民主党派、企业事业单位。
《规定》中文书档案保管期限的特点 一是更加人性化。《规定》增加了个人权益的文件材料，如表彰、处分、任职等方面的文书档案，凡涉及与公民权益有关的文件材料，归档和划分保管期限时体现“从宽”的原则 。
《规定》中文书档案保管期限的特点 二是更加突出“以我为主”的特点。从分类上看，以与本机关的关联度和重要性分类，从内容上看，应归档范围相对缩小，主要是上级机关、同级机关、下级机关文件材料归档范围缩小，本级不仅没有缩小，反而有所扩大，进一步突出以我为主。
《规定》中文书档案保管期限的特点 三是划分期限更加灵活。分为永久、定期，定期又分为30年、10年。甚至还可以根据各单位实际情况再次划分。但我们不主张这样做。原因一是期限层次过多，易对鉴定造成困扰。二是容易造成浪费。
《规定》中文书档案保管期限的特点 四是结合工作实际，充实了一些文件条款。一方面，增加了行政执法、行政审批、产权关系等领域的文书档案，并明确了保管期限。另一方面，把过去不太重视的“人事制度、规定”，“人事考核、职称评审”，“纪检、监察”，“保卫工作”等不仅纳入应归档范围，而且有些还要永久保存，如“人事考核、职称评审”材料，重要的“纪检、监察”材料。
永久保管的文书档案内容 《规定》中永久保管的文书档案主要包括: (一)本机关制定的法规政策性文件材料; (二)本机关召开重要会议、举办重大活动等形成的主要文件材料; (三)本机关职能活动中形成的重要业务文件材料; (四)本机关关于重要问题的请示与上级机关的批复、批示,重要的报告、总结、综合统计报表等;
永久保管的文书档案内容 (五)本机关机构演变、人事任免等文件材料; (六)本机关房屋买卖、土地征用,重要的合同协议、资产登记等凭证性文件材料; (七)上级机关制发的属于本机关主管业务的重要文件材料; (八)同级机关、下级机关关于重要业务问题的来函、请示与本机关的复函、批复等文件材料。
定期保管的文书档案主要内容 (一)本机关职能活动中形成的一般性业务文件材料; (二)本机关召开会议、举办活动等形成的一般性文件材料; (三)本机关人事管理工作形成的一般性文件材料; (四)本机关一般性事务管理文件材料; (五)本机关关于一般性问题的请示与上级机关的批复、批示,一般性工作报告、总结、统计报表等;
定期保管的文书档案主要内容 (六)上级机关制发的属于本机关主管业务的一般性文件材料; (七)上级机关和同级机关制发的非本机关主管业务但要贯彻执行的文件材料; (八)同级机关、下级机关关于一般性业务问题的来函、请示与本机关的复函、批复等文件材料; (九)下级机关报送的年度或年度以上计划、总结、统计、重要专题报告等文件材料。
如何把握文件材料的重要性与一般性 把握机关文件材料重要性和一般性，是否永久保管，要从机关职能活动的规模大小、规格层次、影响力、产生的文件材料是否具备法规政策性等诸多因素来考虑。 文件材料的“一般性”，多指涉及的问题是常规性、技术性等方面，要从各单位实际出发。
在编制机关文件材料归档范围和文书档案保管期限表的过程中要注意的主要问题 （一）制定编制工作方案。要与机关档案分类方案结合起来。 （二）掌握编制工作方法 。 （三）明确编制范围 。仅限于机关文书档案。 （四）遵守审批程序 。
在编制机关文件材料归档范围和文书档案保管期限表的过程中要注意的主要问题 同时，《规定》的实施是一个动态的过程，如果机关内部机构或工作职能发生变化，那么机关编制的文件材料归档范围和文书档案保管期限表也要做调整。调整后的机关材料归档范围和文书档案保管期限表也要经同级档案行政管理部门审查同意后方可执行。
文书档案保管期限表问题讲解 同一会议形成的文件材料为何区分不同的保管期限？ 在编制档案保管期限表时，不一定将同一职能活动形成的所有文件材料都划入同一保管期限。每一项职能活动都有其主要、核心内容，形成的文件材料有的是反映职能活动主要内容、主要过程的，有的是反映事务性活动的，价值程度不同，所以不能在保管期限的划分上同等对待。
如何确定机关对人大议案及答复、政协提案及办理结果保管期限？ 《文书档案保管期限表》第1条第2款中表明，机关对人大议案及答复、政协提案及办理结果归档时，其档案保管期限定为永久。但这并不是绝对的。 主要承办机关对人大议案及答复、政协提案及办理结果归档时，重要的档案保管期限定为永久，一般的可定为30年。其他协办机关归档时可以定为30年。人大、政协机关对人大议案及答复、政协提案及办理结果进行归档时，也应定为永久。 如果一个机关每年办案少，并属主办的，均划入永久类；协办划入30年，不用分重要的、一般的。
机关联合召开会议、联合行文形成的文件材料，主办机关与协办机关在归档时保管期限为何不同？ 《文书档案保管期限表》第5条、第8条第5款，将机关联合召开会议、联合行文形成的文件材料归档时，主办机关和协办机关虽然都对反映内容相同的文件材料进行归档，但主办机关对档案保管期限的划分明显高于协办机关，主要是为了避免将来档案重复进馆，同时也便于协办机关工作查考利用。按照国家有关档案工作的法律法规，省级以上档案馆应接收同级机关永久保管的档案，通过对主办机关、协办机关归档的内容相同的文件材料保管期限的调整，能有效控制内容相同档案的重复进馆问题。
联合发文或召开会议，如何确定主办机关和协办机关？ 按《规定》第十一条，即主办机关归档原件，协办机关归档相应的复制件或其他形式的副本。 一般是以“会议通知”用了谁的“发文字号”来区分谁是主办机关，谁是协办机关。 以各级党委办公厅（室）、政府办公厅（室）名义联合发文或召开会议，还要根据文件内容，确定实际归口管理者，将其作为主办机关进行归档。
如何理解“上级机关、上级领导检查、视查本地区、本机关工作时形成的重要或一般文件材料” 《文书档案保管期限表》第7条，将上级机关、上级领导检查、视察本地区、本机关工作时形成的文件材料分为，“重要的”和“一般的”两种情况，“重要的”定为永久保管，“一般的”定为30年保管。 既要考虑上级领导级别，又要考虑上级领导视察、检查事由的重要程度，具体情况具体分析，再具体确定归档文件材料的保管期限。
如何区分重要业务问题与一般业务问题？ 机关在行使职能活动过程中，会产生一定的业务文件材料，有的业务文件材料涉及法规政策性和重大业务建设内容，属于比较重要的问题；有的涉及基础性、技术性内容，属一般业务问题。重要业务问题与一般业务问题的区分关键在于对业务内容的把握。
地方上报省（市县）委、省（市县）政府的文件材料的期限划分 地方上报省（市县）委、省（市县）政府的文件材料，非常重要，应划入永久。 以省（市县）委、省（市县）政府名义印发的上报稿 ，非正式定稿，30年。但印发正式稿，机关应永久保存。
如何理解“本机关代上级机关起草并被采用的重要法规性文件、专项业务文件的最后草稿”？ 本机关代上级机关起草并被采用的重要法规性文件、专项业务文件的最后草稿，一般是指经本机关领导同意后报上级机关的最后稿本。《文书档案保管期限表》第8条第4款将这些文件定为保管30年。
机关对有效证件办理、审批过程中形成的档案，其保管期限如何划分？ 划分有效证件办理、审批过程中形成档案的保管期限，主要依据了有效证件的有效时限。《文书档案保管期限表》第8条第7款中，20年（含）以上有效或未注明有效期的许可证、执照、资质证、资格证等的审批、管理文件材料，机关在归档时要永久保管，20年以下有效的许可证、执照、资质证、资格证等的审批、管理文件材料，机关在归档时定为30年保管。
机关对有效证件办理、审批过程中形成的档案，其保管期限如何划分？ 一般有效证件的有效期各类较多，有1年、2年、3年、5年、10年等，在办理、审批有效证件的过程中形成的文件材料相当一部分是原件的复印件，且数量较多。机关对10年以下有效期证件的办理、审批过程中形成的文件材料，不一定界定为30年保管期限。要结合工作实际，合理界定档案保管期限。
如何区分行政处罚、处分、复议、国家赔偿等工作中形成的“重要的”和“一般的”文件材料？ 对行政处罚中形成的文件材料，“重要的”和“一般的”应结合行政处罚的种类来加以区分。原则上对“警告”类应视为“一般的”文件材料；对受到没收非法所得、没收非法财物，责令停产停业，暂扣或者吊销执照，行政拘留处罚形成的文件材料，应视为“重要的”文件材料。
如何区分行政处罚、处分、复议、国家赔偿等工作中形成的“重要的”和“一般的”文件材料？ 行政复议形成的文件材料，也应与所受行政处罚的种类结合起来，判断区分相关文件材料是“重要的”，还是“一般的”，应遵循行政处罚有关的“重要的”与“一般的”的区分原则。
如何区分行政处罚、处分、复议、国家赔偿等工作中形成的“重要的”和“一般的”文件材料？ 行政处分形成的文件材料，要根据处分类别区分“重要的”和“一般的”。 行政处分分为：警告、记过、记大过、降级、撤职、开除等6种。对受到“警告”处分的，应视为“一般的”，对受到“警告”处分以上形成的文件材料，应视为“重要的”。 国家赔偿过程中形成的文件材料，一般来说都属“重要的”。
计划、总结、统计材料在归档时如何把握？ 《文书档案保管期限表》第8条第8款，将机关年度和年度以上计划、总结、统计材料在归档时一般定为永久保管。 全局（单位）年度和年度以上计划、总结列为永久，部门年度和年度以上计划、总结划为30年。 特殊情况下如特殊行业的总结可能会是永久的。
计划、总结、统计材料在归档时如何把握？ 《文书档案保管期限表》第8条第8款：机关年度以下计划、总结、统计材料在归档时一般定为10年保管。 要注意具体问题具体分析，视机关主要职能而定，并不是机关所有年度以下的工作计划、总结、统计材料都要归档。 一些经济运行管理部门，如各级统计部门、商务部门、发改委等，形成的对国家或本地区经济发展有重要分析价值的月度、季度、半年度统计材料都要归档。年度以下统计材料、专项统计材料视情况而定，一般30年或10年。
如何区分重要职能活动与一般活动的总结、重要专题与一般问题的调研材料？ 《文书档案保管期限表》第8条第8款，将机关重要职能活动的总结、重要专题的调研材料归档时定为永久保管，一般活动的总结、一般问题的调研材料归档时定为30年保管。 重要职能活动、重要专题与一般活动、一般问题的总结、调研材料的区分，要从职能活动的规模、影响力、问题的大小等因素来加以考察区分。
机关外事活动形成的文件材料怎样划分保管期限？ 《文书档案保管期限表》第8条第9款，出国或出境访问考察、参加国际会议、接待来访等外事活动形成的文件材料中，发表的公报，签订的协议、协定、备忘录，重要的会谈记录、纪要等文件材料归档时要永久保管；出国审批手续、执行日程、考察报告、一般性会谈记录归档时定为30年保管。
《文书档案保管期限表》第9条第1款中“机构设置”与第11条第3款中“机构设置”的含义有何区别？ 《文书档案保管期限表》第9条第1款中“机构设置”是指本机关内部机构的设置，机关设置内部机构时会形成相关文件材料。 《文书档案保管期限表》第11条第3款中“机构设置”是指上级机关决定成立本机关形成的文件材料，包括机关行政级别、领导人职数、人员编制等内容。
先进单位、劳动模范、先进工作者的文件材料，机关在归档时如何划分保管期限？ 《文书档案保管期限表》第9条4款，对受到县级（含）以上表彰、奖励的先进单位、劳动模范、先进工作者的文件材料，归档时档案保管期限定为永久；对受到县级以下表彰的先进单位、劳动模范、先进工作者的文件材料，归档时档案保管期限定为30年。
先进单位、劳动模范、先进工作者的文件材料，机关在归档时如何划分保管期限？ 具体而言， 1、受上级或同级表彰的 永久 2、受本机关内部表彰的 30年 3、受其他表彰的 10年
对本机关有关人员的处分材料，归档时其保管期限如何划分？ 《文书档案保管期限表》第9条第5款，对本机关有关人员的处分材料，分受到警告以上和受到警告两个档次，对受到警告以上处分人员的材料划为永久保管，对受到警告处分人员的材料划为30年保管。 机关对有关人员的处分分为党纪处分和政纪处分。 根据《中国共产党纪律处分条例》，党员违反党纪，要给予党纪处分，分为：警告、严重警告、撤销党内职务、留党察看、开除党籍等5种。
对本机关有关人员的处分材料，归档时其保管期限如何划分？ 根据《中华人民共和国公务员法》，对公务员违法违纪应当承担责任的，要给予处分，分为：警告、记过、记大过、降级、撤职、开除等6种。 凡受到警告以上处分的人员，相关处分材料均应归档并永久保管，对受到警告处分人员的材料应30年保管。 机关中除以处分手段对有关违纪违法人员进行处理外，还有通报批评等手段，关于这类文件材料，鉴于相关人员违纪违规情节轻微，有关文件材料在归档时档案保管期限可界定为10年。
如何区分党、团、工会工作活动中重要专项活动的报告、总结等文件材料？ 《文书档案保管期限表》第9条第10款，党、团、工会工作活动中形成的重要专项活动的报告、总结等文件材料，在归档时其保管期限划定为永久。
如何区分机关纪检、监察工作中形成的“重要的”和“一般的”综合性报告、调查材料？ 《文书档案保管期限表》第9条第11款，将机关纪检、监察工作中形成的综合性报告、调查材料分为“重要的”和“一般的”两种情况，机关纪检、监察工作中形成的重要的综合性报告、调查材料，归档时其保管期限为永久，“一般的”为30年。 “重要的”与“一般的”主要区分标准是案件违规违纪的程度，就是看案件最终处理结果。
如何区分机关纪检、监察工作中形成的“重要的”和“一般的”综合性报告、调查材料？ 如果违规违纪的程度只达到受警告的处分条件，形成的相关综合性报告、调查材料就属“一般的”，其档案保管期限为30年。 如果违规违纪的程度达到受警告以上的处分条件，形成的相关综合性报告、调查材料就属“重要的”，其档案保管期限为永久。 如果调查结论是查无实据，形成的相关综合性报告、调查材料，其档案保管期限可定为10年。 有的机关有年度纪检、监察工作综合性工作报告，这类材料其档案保管期限定为永久，年度以下的可划为10年。
本机关处理人民来信来访的文件材料，在归档时如何划分档案保管期限？ 机关处理人民来信来访过程中形成的文件材料是否归档，一个先决条件是对来信来访是否有处理结果。如果没有处理结果，这类来信来访文件材料还暂时不能归档，因为处理过程没有完成，正如机关办理文件没有完毕一样；如果有处理结果，这类文件材料机关在归档时要看是否有领导重要批示，据此来确定其档案保管期限。 《文书档案保管期限表》第9条第13款，本机关处理人民来信来访的文件材料，“有领导重要批示和处理结果的”，机关在归档时其档案保管期限定为永久，“其他有处理结果的”，机关在归档时定为30年保管。
如何区分本机关与有关单位签订的“重要的”和“一般的”合同、协定、协议、议定书等文件材料？ 《文书档案保管期限表》第10条第2款，机关与有关单位签订的“重要的”合同、协定、协议、议定书等文件材料，归档时其档案保管期限为永久；机关与有关单位签订的“一般的”合同、协定、协议、议定书等文件材料，归档时其档案保管期限为10年。 对这类文件材料价值判断标准应从文件材料法律价值出发，结合事由重要程度，合同、协定、协议等的有效时限，或涉及资金的多少来具体区分其档案的“重要性”和“一般性”，合理界定保管期限。 要因事而异，因量而定。
如何区分重要的和一般的接待工作的计划、方案？ 《文书档案保管期限表》第10条第3款，机关重要的接待工作的计划、方案归档时其档案保管期限为30年，将机关一般的接待工作的计划、方案归档时其档案保管期限为10年。 重要与一般的接待工作的计划、方案的区分关键在于接待对象的级别，还要与接待事由的重要程度结合起来综合考虑。
机关财务决算为何没有体现在《文书档案保管期限表》中？ 《文书档案保管期限表》第10条第4款只将机关预算文件纳入到了文书档案保管范围，并定为30年保管，而未将机关决算文件纳入《文书档案保管期限表》。 《会计档案管理办法》已将机关决算纳入会计档案并定为永久保管 。 大多数机关将决算报告及同级财政部门的批复作为文书档案来处理，并划定为永久保管期限，这种做法也是允许的。
如何区分机关重要的和一般的国有资产管理文件材料？ 《文书档案保管期限表》第10条第6款，机关重要的国有资产管理（登记、统计、核查清算、交接等）文件材料，归档时划为永久保管，一般的划为10年保管。 本条款中“重要的”和“一般的”区分的原则是国有资产的规模、数量及价值大小。
如何区分上级机关制发的属于本机关主管业务的“重要的”和“一般的”文件材料？ 《文书档案保管期限表》第11条第1款，上级机关制发的属于本机关主管业务的文件材料中，“重要的”要永久保管，“一般的”划定为10年保管。 “重要的”和“一般的”区分的原则，在于把握上级机关制发的、属本机关主管业务的文件材料是否具有政策性、法规性、方针性。
如何理解上级机关或同级机关制发的非本机关主管业务但要贯彻执行的文件材料？ 《文书档案保管期限表》第11条第二款，第12条，上级机关、同级制发的非本机关主管业务但要贯彻执行的文件材料，机关在归档时，其档案保管期限定为10年。 在机关日常工作中，上级机关时有印发非本机关主管业务但要贯彻执行的文件材料。
本机关对下级机关报送哪些文件材料进行归档，档案保管期限如何划分？ 《文书档案保管期限表》第13条，机关对下级机关报送的文件材料中重大问题的专题报告要进行归档，档案保管期限定为30年；对下级机关报送的年度和年度以上的计划、总结、统计材料也要进行归档，档案保管期限定为10年。
文书档案的整理 文书档案的整理按照《归档文件整理规则》的相关要求执行。
重视平时积累 要做好文件材料的平时积累工作，要注意以下几点： 1、严格登记； 2、及时收集； 3、严格检查； 4、随办随归； 5、妥善管理。
文书档案整理的组织工作 （1）明确整理工作的环节。在一个立档单位内，归档文件的整理工作是分散由各业务部门来负责，还是集中由综合部门或档案部门来承担，应做到分工明确，落实到人。 （2）确定分类方法和分类方案，情况比较复杂的机关，如两个机关合署办公的，应确定立档单位和全宗。 （3）确定整理方法。依据《归档文件整理规则》的规定，结合本单位实际情况，确定整理方法的具体要求，如装订方式、排列方法、编号方法等。
文书档案整理的组织工作 （4）限定归档的时间，提出归档文件整理的质量要求。如果整理的环节设在文书部门或各业务部门，在本规定中就必须限定各部门将归档文件整理完毕后，向档案部门归档的具体时间。此外还应对向档案部门移交的归档文件的整理质量，以及目录数量、移交手续等加以规定。
归档文件的整理单位与装订 一、整理单位 《规则》中规定，“件”即“归档文件的整理单位。一般以每份文件为一件，文件正本与定稿为一件，正文与附件为一件，原件与复制件为一件，转发文与被转发文为一件，报表、名册、图册等一册为一件，来文与复文可为一件。”
归档文件的整理单位与装订 二、文件修整 为保证档案能够长期保存和有效地提供利用，装订前必须对不符合要求的归档文件材料进行必要的修整。 1、修裱破损文件。 2、复制字迹模糊或易退变的文件。 3、超大纸张折叠。 4、去除易锈蚀的金属物。
归档文件的整理单位与装订 三、文件装订 1、非单份文件为一件时的排序。正本在前，定稿在后；正文在前，附件在后；原件在前，复制件在后；转发文在前，被转发文在后；复文在前，来文在后；汉文本在前，少数民族文字文本在后；中文本在前，外文本在后；有文件处理单，文件处理单在前，正文在后。
归档文件的整理单位与装订 2、装订对齐方式。采用左侧装订，应将左侧和下侧对齐。 3、装订材料的选择。首先要符合档案保护要求，装订用品必须对归档文件无害，不影响档案的保存寿命。其次要选用装订用品应尽量降低成本，装订方式应简便易行。
归档文件的分类 《规则》中的分类，是指全宗内归档文件的实体分类，即将归档文件按其来源、时间、内容和形式等方面的异同，分成若干层次和类别，构成有机体系的过程。分类包括选择分类方法、制定分类方案、文件归类等具体内容。
归档文件的分类 一、分类方法 1、年度分类法。 2、机构分类法。 3、问题分类法。 4、保管期限分类法。
归档文件的分类 1、年度分类法：就是根据形成和处理文件的年度对归档文件进行分类。 （1）文件时间确定。归档文件一般以文件签发日期（即落款日期）为准，据以判定文件所属年度。对于计划、规划、总结、预决算、统计报表以及法规性文件等内容涉及不同年度的文件，《规则》取消了原有的按针对年度归类的做法，统一规定为按文件签发日期（即落款日期）判定文件所属年度，以进一步简化分类中的概念和操作。
归档文件的分类 （2）跨年度形成的文件。机关单位的某些具体职能活动，如召开会议、处理案件等等，可能会跨年度形成文件。这样的文件往往统一在办结年度归档，分类时也都归入办结年度。 （3）几份文件作为一件时，件的日期的确定应以装订时排在前面的文件的日期为准。
归档文件的分类 2、机构分类法：就是根据文书处理阶段形成和处理文件的承办单位对归档文件分类。 （1）采用机构分类法，能最好地保持全宗内文件在来源方面固有的联系，客观地反映立档单位的历史面貌，特别是对于现行机关，在文件由机构分工整理的情况下，每个机构向档案室移交的归档文件，就自然构成一类，使全宗内分类体系的设计大大简化。
归档文件的分类 （2）采用机构分类法时，一般来说有一个机构就设置一个类，机构名称就是类名。 （3）采用机构分类法，原则上以哪个机构名义发文的文件就归入哪个机构。
归档文件的分类 3、问题分类法：就是按照文件内容所说明的问题对归档文件分类。 （1）采用问题分类法，可以避免或减少同类问题文件分散的现象，有利于按专题查找和利用档案。
归档文件的分类 （2）特别是由于设类可以不受内部机构的限制，机关的中心任务和主要活动可以单独设类，能够比较突出地反映一个机关职能活动的主要面貌。 （3）问题分类法主观性较强，应慎重采用。
归档文件的分类 4、保管期限分类法：就是根据国家档案局规定的永久、定期（30年、10年）3种不同保管期限对归档文件进行分类。 采用保管期限分类法，能够将不同价值的归档文件在实体上区分开来，使档案部门能够有针对性地采取整理和保护措施。 为库房排架管理、档案移交进馆和到期档案鉴定等管理工作提供便利。
归档文件的分类 二、复式分类法 在机关档案室的实际工作中，基本上没有单纯采用一种分类方法的情况，较多的是将几种分类方法结合使用，称之为复式分类法。 我省规定两种复式分类法： 保管期限—年度—机构分类法 保管期限—年度—问题分类法
归档文件的分类 三、分类方案 保管期限—年度—机构分类法的分类方案为： 永久 2001年 办公室、业务一处、业务二处…… 永久 2001年 办公室、业务一处、业务二处…… 2002年： 办公室、业务一处、业务二处…… 2003年…… 定期30年 2001年 办公室、业务一处、业务二处…… 2002年 办公室、业务一处、业务二处…… 定期10年 2001年 办公室、业务一处、业务二处……
归档文件的分类 保管期限—年度—问题分类法的分类方案 永久 2001年 党群类、业务类、行政类…… 2002年 党群类、业务类、行政类…… 永久 2001年 党群类、业务类、行政类…… 2002年 党群类、业务类、行政类…… 2003年…… 定期30年 2001年 党群类、业务类、行政类…… 2002年 党群类、业务类、行政类…… 2003…… 定期10年 2001年 党群类、业务类、行政类……
归档文件的排列 归档文件的排列是指在分类方案的最低一级类目内，根据一定的方法确定归档文件先后次序的过程。 排列方法：在分类方案的最低一级类目内，按事由结合时间、重要程度等排列。 事由原则：即同一事由的相关文件应当排列在一起。
归档文件的排列 1、同一事由内的归档文件排列 2、不同事由间的归档文件排列 均可按时间、文件的重要程度排列。还可按事由具有的共同属性分别集中排列，如按不同问题、责任者或承办部门排列。 《规则》强调指出，“会议文件、统计报表等成套性文件可集中排列”。
归档文件的编号 归档文件整理工作基本上可以分为系统化和编目两大部分。 分类和排列使全宗内文件得以系统化。 编目则是以一定的形式反映和固定这种系统化的状况，提示和介绍归档文件的内容与成分。 编目包括归档文件编号、编制归档文件目录、填写档案盒脊和备考表等。
归档文件的编号 归档文件编号是指将归档文件在全宗中的位置标识为符号，并以归档章的形式在归档文件上注明。 一、件号 件号即文件的排列顺序号。 件号分为室编件号和馆编件号两种。
归档文件的编号 1、室编件号 室编件号即归档文件在分类方案的最低一级类目内的排列顺序号。按文件排列顺序从“1”开始标注。 2、馆编件号 档案进馆后由档案馆编写。
归档文件的编号 二、编号项目 编号项目分为必备项、选择项。 必备项包括全宗号、年度、保管期限和件号。 选择项是机构（问题）项 、页数、盒号。
归档文件的编号 1、全宗号 档案馆对其接收范围内各立档单位编制的代号。 2、年度 指归档文件的形成年度，年度采用公元纪年，以4位阿拉伯数字表示 3、保管期限 分永久、定期30年、定期10年。
归档文件的编号 4、件号 归档文件的排列顺序号，包括室编件号和馆编件号。 5、机构（问题）项 填写机构项时，应按照分类方案，填写作为分类方案类目名的机构名称，如机构名称太长，可使用机关内部规范简称； 问题项填写党群、行政、业务等。
归档文件的编号 6、页数 填写归档文件的总页数，计算页数时以文件中有图文的页面为一页，空白页不计。 7、盒号 档案盒的排列顺序号，在档案移交进馆按进馆要求编制。
归档文件的编号 三、盖章 1、字迹要求： 填写归档章项目时应使用符合档案保护要求的字迹材料，如碳素墨水等，也可使用打号机打号。禁止使用圆珠笔、铅笔、纯蓝墨水等不耐久的书写材料进行填写。
归档文件的编号 2、归档章格式： 归档章的规格为长45mm，宽为16mm，分为均匀的6格 全宗号 年 度 室编件号 机 构 （问 题） 年 度 室编件号 机 构 （问 题） 保管期限 馆编件号
归档文件的编号 3、盖章位置 归档章盖在归档文件的首页上端空白处，归档章尽量不要压住文件字迹。 如果领导批示或收文章等占用上述位置，可将档章盖在首页的其他空白位置，但以上端为宜。 如果机关发文有文件签发单的，或收文有文件处理单的，可放在最前面作为首页，在文件处理单上加盖归档章。
归档文件的编目 编制归档文件目录是应按照分类、排列的结果，逐类、逐件编制目录，以系统、全面地提示归档文件的全貌。 一、归档文件目录的项目 归档文件目录包括件号、责任者、文号、题名、日期、页数和备注等项目。
归档文件的编目 1、件号 这里的件号为室编件号。 2、责任者 是指制发文件的组织或个人，即文件的发文机关或署名者。 3、文号 文号即发文的字号，是由发文机关按发文次序编制的顺序号，一般由机关代字、年度、顺序号组成
归档文件的编目 4、题名 即文件标题。 5、日期 即文件的形成日期，应以8位阿拉伯数字标注年、月、日。 6、页数 页数项填写归档文件的总页数，计算页数时以文件中有图文的页面为一页，空白页不计。
归档文件的编目 7、备注 备注项用于填写归档文件需要补充和说明的情况，包括密级、缺损、修改、补充、移出、销毁等等。
归档文件的编目 二、归档文件目录格式 归档文件目录 保管期限： 机构： 件号 责任者 文号 题 名 日期 页数 备注
归档文件的编目 归档文件目录应装订成册，1式3份，进馆时移交档案馆2份归档文件目录。 归档文件目录应编制封面、目次、页号。 采用保管期限—年度—机构（或问题）分类方案，归档文件目录封面可以设置全宗名称、保管期限、年度等项目，每年按照保管期限订3册归档文件目录，每册按机构或问题编制目次
归档文件的编目 采用年度—保管期限分类方案，归档文件目录封面可以设置全宗名称、年度等项目，每年订1册归档文件目录，按保管期限编制目次。
归档文件的编目 归档文件目录封面 归 档 文 件 目 录 全宗名称： 局 年 度： 保管期限：
归档文件的编目 归档文件目录的目次格式 目 次 党组………………..……………………………… 1 目 次 党组………………..……………………………… 1 办公室………….………………………………… X XXXX…………….…………………………………X XXXX…………….…………………………………X XXXX…………….…………………………………X XXXX…………….…………………………………X
归档文件的装盒 装盒包括将归档文件按件号顺序装入档案盒、填写备考表、编制档案盒封面及盒脊项目等工作内容。 一、装盒要求 归档文件应严格按照件号的先后顺序装入档案盒，与归档文件目录中相应条目的排列顺序相一致，保证检索到文件条目后能对应地找到文件实体。
归档文件的装盒 装盒的原则： 不同年度的归档文件不能装在同一档案盒内；不同保管期限的归档文件不能装在同一档案盒内；不同机构或不同问题的归档文件除特殊情况外不能装在同一档案盒内。
归档文件的装盒 对于归档文件较少的几个机构或几个问题的同一年度同一保管期限的归档文件可以放入同一个档案盒内，在卷脊上选择填注“机构”或“问题”一栏时，可将几个机构或几个问题同时填上，在填写“起止件号”时，分段填注，上下排列。
归档文件的装盒 二、档案盒格式 档案盒封面应使用全称或规范化的简称标明全宗名称（即立档单位名称），下加双横线。 档案盒盒脊的项目包括全宗号、年度、保管期限、机构（问题）、起止件号和盒号等。 档案盒的制成材料应采用无酸纸制作。
归档文件的装盒 三、备考表 包括盒内文件情况说明、整理人、检查人和日期。盒内文件情况说明：如某份文件须说明的内容较复杂，目录备注项中填写示下，也可在备考表中详细说明，并在目录相关条目的备注项中加“*”号标示。
几个需要注意的问题 1、党组（或党委） 党组不是一级党委，而是上级党组织在非党组织中的派出机关。党组成员由批准成立党组的党组织决定，党组必须服从批准它成立的党组织的领导，代表上级党组织指导本机关和直属组织内党的工作。这是党组的特殊性质。 党章第四十六条中规定：“在中央和地方国家机关、人民团体、经济组织、文化组织和其他非党组织的领导机关中，可以成立党组。党组发挥领导核心作用。”在这些单位成立党组是为了加强党对各方面工作的领导，保证党的路线方针政策的贯彻落实，保证各方面工作在党的统一领导下协调进行。党主要通过设在这些非党组织的领导机关的党组来实现对这些组织的领导。党组成员一般都有行政负责人的身份。
几个需要注意的问题 2、件号 要将按照《归档文件整理规则》中的件号与按卷整理的件号分开。 3、责任者与机构的含义不同
复 习 题 一、《机关文件材料归档范围和文书档案保管期限规定》中对机关文件材料归档范围的具体要求？ 按照《规定》第三条： 复 习 题 一、《机关文件材料归档范围和文书档案保管期限规定》中对机关文件材料归档范围的具体要求？ 按照《规定》第三条： 一是反映本机关主要职能活动和基本历史面貌的，对本机关工作、国家建设和历史研究具有利用价值的文件材料；
复 习 题 二是机关工作活动中形成的在维护国家、集体和公民权益等方面具有凭证价值的文件材料； 复 习 题 二是机关工作活动中形成的在维护国家、集体和公民权益等方面具有凭证价值的文件材料； 三是本机关需要贯彻执行的上级机关、同级机关的文件材料；下级机关报送的重要文件材料； 四是其他对本机关工作具有查考价值的文件材料。
复 习 题 二、《归档文件整理规则》中对归档文件的定义 归档文件是指立档单位在其职能活动中形成的、办理完毕、应作为文书档案保存的各种纸质文件材料。
谢谢大家！