中文大學的中文 香港中文大學日前在報上刊登第一期行政人員工商管理碩士畢業特輯。特輯裡高錕校長的獻辭雖然是用中國字寫的，文氣卻不中不西，非常有趣。全文四段，每段一路逗號分句，段尾才用句點，讀來「一氣」，卻不「呵成」，真是奇文！「香港作為一個國際性的商業大都會，必須具有強勁的國際競爭力，才能保持其地位不失，而影響國際競爭力的其中一個重要因素，乃為人力資源的素質，因為經濟活動仍靠人來進行，現代的科技也需要良好素質的人力來配合才能對提高工商業的競爭力發生作用。」

這段話想要表達的意思其實並不那麼複雜：「香港是國際商業大都會。為了保持這個地位，香港需要有強大的競爭能力。在國際上爭一席之地殊非易事，提高人力資源的質素因此更見重要。經濟活動靠人才；現代科技也靠人才；人力質素提高了，香港的工商業才會具備強大的競爭能力。」 後者兩段文字也需要「管理」一下，姑不贅。末段說：「我在此衷心的恭賀第一屆的畢業同學」；校長對學生恭賀什麼？「我衷心向第一屆畢業同學道賀」，這才妥貼。這獻辭當然不是高校長的手筆，逼他獻醜，真是冤枉。中大標舉雙文化雙語並重，那是好的。但願不要經常給自己的招牌抹黑，弄得名正而文不順，人家想「衷心的恭賀」一番都「恭」不出來了！

一、應用文的意義及種類 二、公文的意義及種類 三、公文的行文系統及文書處理 四、公文的結構 五、公文的專門用語及用印規則 六、公文的本文結構 「應用文」教學大綱 一、應用文的意義及種類 二、公文的意義及種類 三、公文的行文系統及文書處理 四、公文的結構 五、公文的專門用語及用印規則 六、公文的本文結構

「應用文」教學大綱2 七、咨、令、呈 八、函（上行函、平行函、下行函、申請函） 九、公告、公示送達 十、簽、便簽 十一、書信與名片 十二、會議文書 十三、大陸文書介紹

應用文的意義及種類 廣義的應用文 ： 清代梁紹壬《兩般秋雨盦隨筆》卷二＜圈兒信＞條，記載一則故事，略謂某地有一少女，目不識丁，因男友久無消息，非常想念，乃派人送了一封信，信箋上先畫一圈，次畫一套圈，次連畫數圈，次又畫一圈，次畫兩圈，次畫一圓圈，次畫半圈，末畫無數小圈，男友不解。 有好事者題其詞於其上云：「相思欲寄從何寄，畫個圈兒替。話在圈兒外，心在圈兒裡。我密密加圈，你須密密知儂意。單圈兒是我，雙圈兒是你。整圈兒是團圓，破圈兒是別離。還有那數不盡的相思，把一路圈兒圈到底。 」 此圈兒信就是那少女的應用文。可知利用文字以處理事務，抒發情懷，即是廣義的應用文。

狹義的應用文： 凡個人與個人之間或團體與團體之間，或個人與團體之間，相互往來所使用的有特定形式的文字，而為社會大眾所共同遵循、共同使用者，謂之應用文。

應用文的種類 約略可分為： 書信、便條、名片、柬帖、對聯、題辭、標語、慶賀文、祭弔文、公文、會議文書、簡報、規章、契約、書狀、單據、啟事、廣告、自傳。

公文的意義 狹義的公文： 刑法第十條第三項：「稱公文書者，謂公務員職務上制作之文書。」 它只限於公務機關對本機關以外發出的文書，而不包括內部傳遞的文書。

公文的意義 廣義的公文： 「凡是政府機關或法人團體為了表達意思、傳遞狀況，記錄事實而製作有關公共事物或涉及公權利行使的文書，包括傳遞到不同機關、團體、人民或者機關、團體內部周轉的文書，都可稱為公文。」

公文： 必需是處理公務的文書，文書的發出者或收受者至少有一方必需是政府機關或法人團體。 機關與機關往來之文書 機關與人民往來之文書 機關內部處理業務使用之文書 與公務有關者

公文的種類 （一） 一、行文機關外部所使用的正式文書 二、機關內部使用之文書：

一、行文機關外部所使用的正式文書 1.令：公布法律，任免、獎懲官員，總統、 軍事機關、部隊發佈命令時用之 2.呈：對總統有所呈請或報告時用之 3.咨：總統與國民大會、立法院、監察院公 文往復時用之 4.函：各機關間公文往復，或人民與機關間 之申請與答復時用之 5.公告：對公眾有所宣佈時用之

一、行文機關外部所使用的正式文書 6.公示送達：一般行政機關對人民致送公文，如逢無法傳達當事人時，便採用公示送達的方式行之。其性質實同於公告，而不同處在於對象是少數的個人 7.書函：各機關內部單位或單位首長自行和其他單位在公務未決階段，需要磋商，陳述及徵詢意見或通報時使用的。 8.通知單：召集會議時使用的文書 9.代電：是「代郵快電」的縮寫，由其快字可知其作用在發出緊急公文時用之。目前代電已鮮少使用。

二、機關內部使用之文書 1.簽：為幕僚處理公務表達意見，以供上級瞭解案情，並作抉擇之依據，或為下級人員對上級人員有所請示或要求時用之。 2.報告：機關職員奉命調查或考察某事，回來時把調查或考察所得情形呈復長官時用之。 3.便簽：機關內部單位洽商非重大案件或簽註會稿時用之。

公文的種類（二） 依行文系統可分： 1.上行公文：指相隸屬的下級機關對上級機關所使用的公文書。例如「呈」、「函」、「書函」。 2.平行公文：指同級機關相互往來的公文書。例如「咨」、「函」、「書函」、「申請函」。 3.斜行公文：指不相隸屬的不同機關往來的公文書。不相隸屬機關不管層級差幾級，其相互行文的「函」、「書函」均屬之。 4.下行公文：指相隸屬的上級機關對下級機關所使用的公文書，公佈法規、命令、任免人事、獎懲的「令」，國家元首對下級行文使用的「令」及「函」、「書函」均屬之。

文書處理 1.收文： 2.提陳： 3.分文： 4.擬辦： 5.會簽： 6.陳核： 7.擬稿： 8.核稿： 9.繕校： 10.發文： 11.稽查：

文書處理 1.收文：機關收文通常分為外收發、總收發、單位收發和基層收發。每件公文均應登記編號並註明收到時間。公文應每小時送總收發。 2.提陳：收發人員分文時應衡酌公文之時間性、重要性，依本機關組織職掌妥予認定並在公文右上角加蓋單位章戳迅速分辦。如屬急要或案情重大者應提醒承辦人員，並先提陳首長或幕僚長。

文書處理 3.分文：來文內容如涉及兩個以上單位，應考量分給業務較多單位，如相差不多則分來文涉及首項業務之主辦單位，由其收辦後再協調有關單位會辦。 4.擬辦：承辦人簽辦案件應完成周全的幕僚作業，亦即應提出各種具體可行的抉擇方案述明各案優缺點供首長採擇。重大案件應先請示原則、方向再行簽辦。承辦人應先詳閱來文及附件，與其本機關權責有關者應勾勒出來。

文書處理 5.會簽：會商方式應依問題之繁簡難易及輕重緩急斟酌，選用面洽、電洽、送會、書函行文洽商，提會議討論、或約集有關人員會商等方式取得共識後再行簽辦。 6.陳核：陳核時應並陳來文及相關資料、法令。 7.擬稿：以一事一文為原則。文稿內重要數字宜用大寫。凡要添註塗改均應在塗改處蓋章，重要數字不可塗改而應重擬。凡兩張以上文稿應加頁碼，附件亦同。

文書處理 8.核稿：文稿撰後應循法定程序逐級陳判，並經過各級主管及幕僚之核閱。文稿擬畢送核，使用之公文夾應一文一事，最速件用紅色，速件用藍色，普通件用白色，機密件用黃色或密件袋。 核稿人員對案情不甚瞭解應即洽詢，避免簽條往返，修改時應就原文勾勒添刪，並於修改處加蓋印章，不可將原字句塗抹，上級對簽稿認有不當時，應就原稿修改或批示，儘量不退回重擬。

文書處理 9.繕校： （一）單字不成行，單行不成頁，人名不可攔腰分成兩段分寫在兩行，尤其是首長職稱姓名不得單繕一頁。 （二）銀錢、數字、人名、日期或含有重要意義之字句，繕寫錯誤均應重寫，不能只在稿面上塗改增刪，一般文字增刪均應蓋校對章。 （三）凡有二頁以上之文件均應編頁碼。 （四）獎狀、聘書、證照等繕寫一定要用毛筆書寫，否則寧可打字。

文書處理 10.發文：發文代字號應冠以承辦單位之代字，文書單位應將各單位之代字預先編妥，簽准打印成冊備用。總發文號則每年更易一次，自元月一日起由一號逐號流水而編，不管機關首長更易均持續直至年底不另更換，次年元月一日重寫歸零自一號起編。 11.稽查：各機關管考人員應逐日檢查公文登記簿表，逾時公文要填催辦單催辦，經二次稽催仍延不辦理則簽辦議處。