國立勤益科技大學 總務處文書組 林東和 分機2561 linlh@ncut.edu.tw 文書處理 國立勤益科技大學 總務處文書組 林東和 分機2561 linlh@ncut.edu.tw

課程大綱 文書處理意義p4 文書處理程序p5-9 行政機關公文處理人員之角色p10 文書稽催與展期申請p11-14 管制方式p15

課程大綱 密等及解密條件或保密期限之製作方法p22-29 各類公文時效作業規範p30-38 調案作業p39 常見作業缺失p40

文書處理之意義 稱公文者，謂處理公務之文書。公文處理係指自收文或交辦起至發文、歸檔止之全部流程。 「公文處理」乃在掌握公文處理過程中的每個環節，透過收文或交辦或稽催查詢途徑，促使每件公文能在限期內完成。 消極目的在於防止公文延壓，積極 目的則在於提高行政效率。

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文書處理程序-1 (公文處理整合系統) 公文製作系統暨分層負責明細表 資料 查詢稽催 結案統計 登錄 收文 分辦 簽稿 擬辦 會簽稿 陳核判 繕校 用印 發文 歸檔 公文製作系統暨分層負責明細表 資料 登錄 查詢稽催 結案統計 管制原則:登錄稽催確實、隨到隨辦、 自我管理、全程全案全面管制

文書處理程序-2 文書處理程序一般原則 1、各機關之文書作業，均應按照同一程 序集中於文書單位處理。 2、公文之機密性、時間性，由各機關依 業務性質及實際需要自行區分，以作 為公文處理作業之依據。 3、文書處理，應以隨到隨辦、隨辦隨送， 不得積壓。

文書處理程序-3 4、各機關得視實際需要，可採用收 發文同號或收發文檔案同號，但 以符合工作簡化為原則。 5、任何文書均須記載年、月、日、 文書處理程序一般原則 4、各機關得視實際需要，可採用收 發文同號或收發文檔案同號，但 以符合工作簡化為原則。 5、任何文書均須記載年、月、日、 時；文書中記載年份，一律以中 華民國紀元為準，惟外文或譯件， 得採用西元紀年。

文書處理程序-4 於文面適當位置蓋章或簽名，並註 明時間（例如十二月十二日十五時， 得縮記為(1212\1500)，以明責任。 文書處理程序一般原則 6、文書處理過程中之有關人員，均應 於文面適當位置蓋章或簽名，並註 明時間（例如十二月十二日十五時， 得縮記為(1212\1500)，以明責任。 簽名或蓋章必須清晰，以能辨明為 何人所(蓋)簽章。

文書處理程序-5 文書處理程序一般原則 公文分文有誤或有疑問時，四小時內退文通知總收發，另行協商決定適當之承辦單位，若分文至二個單位皆不承辦時，則應填寫退文分辦單，註明退文原因及建議改分意見，經單位主管簽章後，陳請主秘核判，經核判確定之承辦單位應即簽收承辦，不得拒絕。

行政機關公文處理人員之角色 文書人員 承辦人員 核稿人員 判行人員 研考人員 資訊人員 協助稽催(各單位登記桌)、資料掃描與修正(收文人員) 承辦人員 掌控流程與查催 核稿人員 督促、協調 判行人員 督促、協調(含主管與首長) 研考人員 列管稽催、資料修正 資訊人員 系統設定

文書稽催與展期申請-1 目的：為避免本校公文發生積壓或遺失情形，提高行政效率。 範圍：超過辦理期限，辦畢五日內未歸檔公文 稽催方式：電子公文系統設定每星期三進行自動稽催作業，除系統發送稽催通知承辦人還e-mail承辦人，文書組每月初將稽催結果彚整呈閱校長，同時電郵登記桌、承辦人及單位主管進行催辦。

文書稽催與展期申請-2 ◎文書稽催(線上) 1.到期未辦展期當日稽催(文書) 2.未辦公文催辦(系統自動) 3.辦結逾期未歸檔案件、 (研考、文書) 4.應列管案件未結催辦(研考) 公文處理期限定： （1）最速件不超過一日。 （2）速件不超過三日。 （3）普通件不超過六日。 （4）特別件、限時公文及其他依法有時限之案 件，均應於規定期限內結案歸檔。不得有 自創：特急件、急速件、火急件。

文書稽催與展期申請-3 展期催辦訊息 (線上) 1.承辦人員即時提出展期申請 2.主管人員核准展期申請 3.決行人員核定展期申請 來文案情複雜須經研商或有正當理由者，得填具線上待辦公文展期申請表申請酌予延長辦理期限，惟以三次為限（每次十日）。第一次須經一級主管核准，第二次、第三次須經主任秘書核准；如仍不能結案時，應簽陳校長核准結案之最終期日。

文書稽催與展期申請-4 以上期限應扣除例假及國定假日，以實際承辦天數計算，其他凡休假、請假、公假等均不包括在內，逕由職務代理人代辦。如職務代理人不能代為承辦者，應簽請主管核准展期；若係重大案件，應陳經校長核准。

管制方式 以文管制 一般公文 以「文」為管制統計單元，要求的重點只問此個件文是否於期限內處理完畢，文辦結就歸檔，可採分階段作業方式辦理 說明 適用類別 以文管制 以「文」為管制統計單元，要求的重點只問此個件文是否於期限內處理完畢，文辦結就歸檔，可採分階段作業方式辦理 一般公文 補救措施 外來文遺失情事，如非屬故意或重大過失應簽案陳請校長同意以補件或影本方式重新補掛原文號並陳核，結案後送文書組歸檔。

公文處理期限 1、答覆案件，自收文承辦之日起算。 2、彙辦案件，自規定彙辦截止之日起算。 3、創稿案件，如係交辦，自交辦之日起算； 創(簽)稿案件以創(簽)稿當日起算時效，餘以收文之日起算 1、答覆案件，自收文承辦之日起算。 2、彙辦案件，自規定彙辦截止之日起算。 3、創稿案件，如係交辦，自交辦之日起算； 如係會議決定，以會議紀錄送達之日起算， 如係先簽後辦，以送簽核准之日起算；如 係直接辦稿者，以辦稿之日起算。 4、存查案件，自收文之日起算。

公文性質分類與處理時限 公文性質依實質內容判定，且其決定公文的處理時限 公文性質 處理時限(依案件別或管道不同) 一般公文 申請案件 速別管制、受會案件、創稿、專案、 限期案件、特殊性案件。 申請案件 依規定公告(申請案件處理時限表) 陳情案件 一般性陳情、機關或首長信箱、申辦 陳情滿意度調查表 行政救濟 訴願、行政訴訟、訴願審議

速別之製作方法-1 （1）來文或依其他規定訂有期限之 公文，應依其規定期限辦理。 （2）來文訂有期限者，如受文機關 限期公文-1 （1）來文或依其他規定訂有期限之 公文，應依其規定期限辦理。 （2）來文訂有期限者，如受文機關 收文時已逾文中所訂期限者， 該文得以普通件處理時限辦理。 （3）變更來文所訂期限者，須聯繫 來文機關確認。

速別之製作方法-2 公文展期之申請 案件經詳細檢討，預計不能於規 定時間內辦結時，「承辦人」應 在屆滿處理時限以前，報請「權 責主管」核准展期，每次以10日 為限。 歷次展期日累計超過「30日以上」 者，應報請「機關首長或幕僚長」 核准。

速別之製作方法 -3 1公文會簽會核時限: 最速件(1小時)、速件(2小時)、普通件(4小時)。 2公文夾顏色: 辦理展期之公文已逾期案件列件3 1公文會簽會核時限: 最速件(1小時)、速件(2小時)、普通件(4小時)。 2公文夾顏色: 最速件(紅色)、速件(藍色)、普通件(白色)、機密件(黃色)。

密等及解密條件或保密期限之製作方法(一) 機密文書區分為國家機密文書及一般公務機密文書。 國家機密文書區分為「絕對機密」、「極機密」、 「機密」 ；一般公務機密文書列為「密」等級。 不同等級之機密文書合併使用或處理時，以其中最 高之等級為機密等級。 絕對機密(洩露後使國家安全或利益遭受非常重大損 害) 極機密(洩露後使國家安全或利益遭受重大損害) 機密(洩露後使國家安全或利益遭受損害)

密等及解密條件或保密期限之製作方法(二) 機密文書之傳遞方式： 分文（交辦）、陳核（判）、送會、送繕、退稿、歸檔等流程，除「絕對機密」及「極機密」應由承辦人員親自持送外，其餘非由承辦人員傳遞時，應密封交遞。傳送一般公務機密文書應交指定專責人員或承辦人員親自簽收。 不可透過文書組公文交換櫃進行公 文交換。

密等及解密條件或保密期限之製作方法(三) 辦理機密文書之簽擬稿、繕印打字時之廢件，或誤繕誤印之廢紙及複寫紙等，應由承辦人員即時銷毀之。不能即時銷毀時，應視同複製品，依國家機密保護法第18條規定保護之。

密等及解密條件或保密期限之製作方法(四) 處理文書機密等級之變更或解密，其權責劃分如下： (一) 機密等級變更或解密，由承辦人員辦理。 (二) 國家機密之變更或解密，依國家機密保護法第 10條第1項規定為之。 (三) 一般公務機密文書，由原核定機關權責主管核 定之。 (四) 機密文書原核定機關因組織裁併或職掌調整， 致該機密事項非其管轄者，相關保護作業由承 受其業務之機關辦理；無承受業務機關者，由 原核定機關之上級機關或主管機關為之。

密等及解密條件或保密期限之製作方法(五) 一般保密事項規定如下： (一) 各機關員工對於本機關任何文書，除經特許公 開者外，應遵守公務員服務法第4條之規定， 絕對保守機密，不得洩漏。 (二) 文書之處理，不得隨意散置或出示他人。 (三) 各級人員經辦案件，無論何時，不得以職務上 之秘密作私人談話資料。非經辦人員不得查詢 業務範圍以外之公務事件。 (四) 文書之核判、會簽、會稿時，不得假手本機關 以外之人員，更不得交與本案有關之當事人。

密等及解密條件或保密期限之製作方法(六) (五) 文書放置時，應置於公文夾內，以防 止被他人窺視。 (六) 下班或臨時離開辦公室時，應將公文 收藏於辦公桌抽屜或公文櫃內並即加 鎖。 (七) 各機關就其主管業務發表新聞時，應 指定專人統一辦理。

密等及解密條件或保密期限之製作方法(七) (八) 職務上不應知悉或不應持有之公文 資料，不得探悉或持有。因職務而 持有之機密文件，應保存於辦公處 所，並隨時檢查，無繼續保存之必 要者，應繳還原發單位；無法繳回 者應銷毀之。 (九) 私人日記、通信、撰文及著作，其 內容不得涉及機密及依法應保密事項。

密等及解密條件或保密期限之製作方法(八) (十) 發現他人涉有危害保密之虞時，應 加勸告，其不聽勸告或已發生洩密 情事者，應立即向長官報告。 (十一) 承辦機密文書人員，發現承辦或 保管之機密文件已洩漏、遺失或判 斷可能洩漏、遺失時，應即報告所 屬主管查明處理。

各類公文作業規範-1 本校對外發函的內控機制-1 依據本校分層負責明細表實施要 領98年12月22日勤益科大人字第 09817000265號函辦理。 (一)公文經核決後，原則上直接 傳送文書組發文，但若有須修 正者應退回承辦人修正、校對 、清稿無誤，再傳送文書組 發文。

各類公文作業規範-2 本校對外發函的內控機制-2 (二)紙本公文經核決後應併同 電子檔上傳公文系統， 送至文書組發文 (三)紙本公文稿件需為正本。

各類公文作業規範-3 第六條：已由首長核定處理原則之公文，發文 稿可責由第二層主管判發。判發人應 負責審核發文稿內容與核定原則是否 相符。 本校對外發函的內控機制-3 本校分層負責明細表實施要領第六條、第九條說明如下： 第六條：已由首長核定處理原則之公文，發文 稿可責由第二層主管判發。判發人應 負責審核發文稿內容與核定原則是否 相符。 第九條：被授權之各層主管執行授權事項，應 在授權範圍內迅為正確適當之處理決 定，不得推諉請示或再授權次一層代 為決定。其因故意或過失為違法或不 當之決定者，該主管應依法負其責任。

各類公文作業規範-4 公文簽核注意事項-4 未符合紙本陳核，一律採用線上簽核。 使用紙本簽核，須雙面列印。歸檔 紙本簽核流程，須紙本文與電子流程同步 簽核。 來文直接可創簽或函稿，不須要另取文號。 分類號請用點選帶入分類號與保存年限， 切勿自行輸入。104年1月1日分類案03版本 受文者為本校單位及教職員時一律用電郵 發送。

各類公文作業規範-5 公文簽核注意事項-5 一、自然人憑證進入系統簽辦公文。 二、自行進入公文系統收文，本組不再列印紙 本公文。 三、是否採用線上簽核，請參考「線上陳核實 施範圍」，如欲採紙本簽核者，請於系統 按「紙本簽核」鍵並列印後簽辦。 四、創稿時如附件原為紙本資料而無電子檔案 者，請先掃描建立附件電子檔案帶入系統， 與公文一併傳送陳核。

各類公文作業規範-6 公文簽核注意事項-6 公文線上陳核實施範圍 980423修改 依教育部97年11月19日台人（二）字第 0970224314號函修訂 ※除下列案件外，均應納入本作業 一、請購單及經費（支出憑證）核銷案件。 二、會計報表。 三、陳報國科會等各項研究計畫（但只有公 文來函者仍納入實施）。 四、建教合作案。

各類公文作業規範-7 公文簽核注意事項-7 公文線上陳核實施範圍 五、工程及財物採購案（但只有公文來函者 仍納入實施）。 六、需彙整各單位意見之案件（請先以紙本 彙整後再做線上簽核）。 七、須蓋用印信之案件，如：合約書、專案 考績一次記二大功、一次記二大過獎懲 令，及年終（令予）考績考列丁等免職 令等。

各類公文作業規範-8 公文簽核注意事項-8 公文線上陳核實施範圍 八、保護個案隱私權及密件。 九、以其他系統作業者，例如：電算中心校 內服務申請及處理業務等。 十、其他附件校外電子交換文在2MB以下者； 校內電子文附件在5MB以下者。

各類公文作業規範-9 監印室作業準則 一、各機關任何文件，非經機關首長或依分層 負責規定授權各層主管判發者，不得蓋用 印信。(總務處文書組法令規章) 二、監印人員如發現原稿未經判行或有其他錯 誤，應即退送補判或更正後再蓋印。 三、不辦文稿之文件，如需蓋用印信時，應先 由申請人填具「蓋用印信申請表」，惟內 容應包括申請人簽章、蓋用印信之文別、 受文者、主旨、用途、份數及蓋用日期等 項目，陳奉核定後，始予蓋用印信。

調案作業 1.調案按一單一案線上填具調案單，經單位主 管簽章後調閱。 2.調閱非主管案件，其調案應會原主管單位， 或陳奉幕僚長以上長管核准。 3.調閱機密案件，應陳本校權責單位主管核准。 4.調案人對所調檔案，應負保密及妥善保管之 責，不得毀損或轉借。未經陳准，並不得影 （複）印。 5.調案人離職時，應將所調之檔案全部歸還。

常見作業缺失 1.請假時須設定職務代理人以利公文簽 核。 2.函稿辦畢後，歸檔前須注意是否已發 文？應完成發文後才可傳送歸檔。 3.承辦人函稿收文機關名稱寫錯。郵寄 時才發現，例如： 財政部關務署基隆關 財政部關務署台北關

常見作業注意事項 4.為加強公文流程 「公文受會單位認為應加會其他單位時，應加註理由或先以電話溝通，以免延誤公文流程」。 5.郵件處理事項： 依勤技總字第0940201571函示，爲避免發生信用卡、現金卡、現金袋 或有價證卷等遭盜領、盜用或盜刷之情事，上開郵件將退回原寄件單位，不得代收；上開郵件請本校教職員工生勿以學校為收信地址，以確保個人權益。

電子公文轉換紙本簽核注意事項 1.承辦人於紙本創稿取文號後，應同步將電子檔以送請送文方式直送登記桌。(類似傳送上級單位)p32 2.登記桌收到紙本公文欲送請長官批示時，應先確認此文之電子檔是否已傳送到登記桌，若無則請承辦人應同步傳送。 3.紙本文辦結後應與電子檔傳送歸檔。 4.紙本簽核後公文尚未歸檔者，儘速歸檔,若對歸檔作業有疑問者請撥打2562楊景如小姐協助處理。

課程結束 感謝聆聽