第5章 现代办公软件 文字与表格处理是现代办公室经常要做的工作，目前常用的文字与表格处理软件有Microsoft公司的Microsoft Office 和金山公司的WPS Office。 5.1 现代办公软件发展概述 最早较有影响的现代办公软件是MicroPro公司在1979年研制的WordStar 1989年，香港金山电脑公司推出的WPS

1982年，Microsoft公司开始了字处理软件的市场争夺，比尔·盖茨将Microsoft开发的这款字处理软件命令为MS Word。 继Microsoft Office的前几版本之后，Microsoft 公司先后推出了Microsoft Office 2000、Microsoft Office XP、Microsoft Office 2003。 Microsoft Office 2003增强了对Internet资源访问的支持，将强大的办公自动化与日益普及的Internet技术完美地结合起来，充分发挥这两者的优势，极大地提高了办公效率。

5.2 文字处理软件 一、文字的输入 在文字处理软件中，输入的途径有多种，最常用的是通过键盘输入。 对于各种符号的输入： 5.2 文字处理软件 一、文字的输入 在文字处理软件中，输入的途径有多种，最常用的是通过键盘输入。 对于各种符号的输入： ① 常用的标点符号，切换到中文输入法时，直接按键盘的标点符号； ② 数学符号、序号、希腊字母等，在“标准”输入法时鼠标右击软键盘； ③ 特殊符号，在Word可通过“插入|符号”命令输入

二、文档的编辑 文档的编辑是对输入的内容进行删、改、插，以确保输入的内容正确 1．文本的选定、编辑 选定文档 复制、剪切与粘贴 剪贴板 撤销和重复 2．拼写检查、查找与替换 拼写检查 查找与替换

三、文档的排版 对文件的排版有三种基本操作对象，即字符、段落和页面，由此有相应的排版命令。 1．字符排版 字符排版是以若隐若现文字为对象进行格式化的。常见的格式化有字体、字号、字形、文字的修饰、字间距和字符宽度等，还有中文版式等。

(1) 字符格式及设置 ① “字体” ② “字号” ③ “字形” ④ “字符间距” ⑤“字符位置” ⑥“特殊效果”

(2) 中文版式 在现代的字处理软件中，还提供了对中文字的特殊处理，如简体与繁体字的转换、加拼音、加圈、纵横混排等中文版式处理的功能。

2．段落排版 “段落”是文本、图形、对象或其他项目等的集合，后面跟有一个段落标记，一般为一个硬回车符(按Enter键)。 (1) 对齐方式 在文档中对齐文本可以使得文本更容易阅读和清晰。 (2) 文本的缩进 对于一般的文档段落都规定首行缩进两个汉字；为了强调某些段落，有时候适当进行缩进。

(3) 行间距与段落间距 “行距”用于控制每行之间的间距 (4) 边框和底纹 添加边框和底纹的目的是为使内容更加醒目。

(5) 项目符号和编号 选择“格式|项目符号和编号”命令 (6) 分栏 编辑报纸、杂志时，经常需要对文章做各种复杂的分栏排版，使得版面更生动和更具可读性。选择“格式|分栏”命令 3．页面排版 页面排版反映了文档的整体外观和输出效果，页面排版包括页眉和页脚、脚注和尾注、页面设置等。

(1) 页眉和页脚 页眉和页脚是指在每一项顶部和底部加入的信息。 (2) 脚注和尾注 脚注和尾注用于给文档中的文本加注释。 (3) 页面设置 ①“页边距” ② “纸型” ③ “纸张来源” ④ “版式” ⑤ “文档网格”

四、表格 表格是由若干行和若干列组成，行列的交叉称为单元格。单元格内可以输入字符、图形，甚至还可以插入另一个表格。 1．表格的建立 表格的建立可通过“表格|插入”命令新建有规律的表格 2．表格的编辑 在表格中，每一列的上边界(列上边界实线附近)、每个表格的左边沿(行或单元格)有一个看不见的选择区域。

3．表格的格式化 表格的格式化有两种：对表格外观的格式化和对表格内容的格式化。 表格外观的格式化 包括表格相对页面水平方向的对齐方式、行高、列宽等。可选择“表格|表格属性”命令。 (2) 表格内容的格式化 表格内容的格式化包括字体、对齐方式(水平与垂直)、缩进、设置制表位等，这与文本的格式化操作相同。

五、图形处理 能够在文档中插入各种图形，并能实现图文混排。 1．插入图形 2．图片的编辑和格式化 对插入的图片，可进行编辑和格式化，包括： ① 缩放、裁剪、复制、移动、旋转等编辑操作。 ② 组合与取消组合、叠放次序、文字环绕方式等图文混排操作。 ③ 填充、边框线、颜色、对比度、水印等格式化操作。

3．文字图形效果的实现 文字图形效果就是输入的是文字，以图形方式编辑、格式化等处理。 首字下沉 (2) 艺术字 (3) 公式

六、高效排版 1．样式 样式是一组已命名的字符和段落格式的组合。 使用已有样式 新建样式 修改和删除样式

2．模板 模板决定文档的基本结构和文档设置，即文档的框架，为创建新文档提供了方便。 3．宏 “宏”就是将一系列的操作命令和指令组合在一起，形成一个命令，以实现任务执行自动化的一种方法。 4．生成目录 选择“插入|索引和目录”命令

5.3 电子表格处理软件 七、打印预览与打印输出 一、电子表格概述 1．电子表格的发展 5.3 电子表格处理软件 一、电子表格概述 1．电子表格的发展 电子表格实际是一个若干行、若干列组成的表格，行列的交叉为单元格，当在单元格内输入数据、公式后，电子表格就会自动计算，当修改某些数据后，计算结果也会对应改变而无需人工干预；电子表格还提供了对数据处理的排序、检索、汇总等功能，并以各类图表形式显示。

2．Excel 2003基本知识 ① 工作簿(Book) ② 工作表(Sheet) ③ 单元格 ④ 单元格地址 ⑤ 活动单元格 ⑥ 编辑栏

二、工作表的编辑与管理 对工作表的基本操作包括输入数据和公式以及工作表的编辑和格式化。 1．向单元格输入数据 直接输入数据 利用“自动填充”功能输入有规律的数据 自动填充有三种方式： ① 填充相同的数据：相当于复制数据，选中一个单元格，直接拖曳填充柄往水平或垂直方向拖曳。 ② 填充序列数据：通过“编辑|填充|序列”命令，在“序列”对话框(见图5-37)进行有关序列选项的选择。

③ 填充系统或用户自定义序列数据：使用“工具|选项|自定义序列”命令 (3) 从外部导入数据 利用“数据|获取外部数据”命令 2．输入有效数据 输入前可利用“数据|有效性”命令进行输入有效数据的设置 3．使用公式与函数 使用公式 使用函数

4．工作表编辑和格式化 工作表编辑指对单元格或区域做常规的修改、复制、移动和删除。 (1) 单元格引用时的三种方式 ① 相对引用或称相对地址：默认为相对引用，如A1、C2、B2:F4等。相对引用是当公式在复制、移动时会根据移动的位置自动调节公式中引用单元格的地址。 ② 绝对引用或称绝对地址：在行号和列号前均加上“$”符号，如$A$1、$C$2，则代表绝对引用。当公式在复制、移动时，绝对引用单元格将不随公式位置变化而改变。

③ 混合引用或称混合地址：混合引用是指单元格地址的行号或列号前加上“$”符号，如$A1或A$1。当公式在复制、移动时，混合引用是上述两者的结合。 (2) 单元格的编辑 包括对单元格的修改、清除、删除、插入、复制、移动、粘贴与选择性粘贴等。 (3) 工作表的编辑 是指对整个工作表的删除、插入、重命名、复制和移动，可指向工作表标签

(4) 工作表的格式化 工作表的格式化实质是对单元格的数据进行格式化。 ① 用“格式”工具栏 ② 选择“格式|单元格”命令 ③ 使用“格式|自动套用格式”命令 ④ 使用“条件格式”功能 选择“格式|条件格式”命令，在对话框中选择条件运算符和条件值。

三、数据图表化处理 将数据或统计结果以各种统计图表的形式显示，使得数据更形象、更直观地反映数据的变化规律和发展趋势。 1．创建图表 2．图表的编辑 (1) 图表对象 (2) 图表中数据的编辑 (3) 图表中文字的编辑

3．图表的格式化 图表的格式化是指对图表的各个对象的格式设置，包括文字和数值的格式、颜色、外观等。 四、数据清单管理 1．数据清单 数据清单又称数据列表，是由工作表中的单元格构成的矩形区域，即一张二维表。

2．数据排序 电子表格可以根据一列或多列的数据按升序或降序对数据清单进行排序。 简单排序 复杂数据排序 自定义排序次序 3．数据筛选 自动筛选 高级筛选

4．分类汇总 分类汇总就是对数据清单按某字段进行分类，将字段值相同的连续记录作为一类，进行求和、平均、计数等汇总运算。 简单汇总 嵌套汇总 5．数据透视表 五、工作表打印

5.4 演示文稿制作软件 一、演示文稿的基本操作 由演示软件制作产生的文档称为演示文稿。一份演示文稿由若干张幻灯片组成，每张幻灯片上有文字、表格、图，还可以有声音，以扩展名为.ppt保存在磁盘上，所以有时将演示文稿简称为PPT文件。 1．建立演示文稿 2．编辑演示文稿

二、在幻灯片上添加对象 用户在建立幻灯片时通过选择“幻灯片版式”为插入的对象提供了占位符，可插入所需的图片、表格等对象。此外，在PowerPoint中还提供了插入声音和影片、动作、超级链接等。 1．插入声音和动画文件 2．插入超级链接 以下划线表示的超级链接 以动作按钮表示的超级链接

三、设置幻灯片外观 控制幻灯片外观的方法有三种：母版、设计模板和配色方案。 1．母版 选择“视图|母版|幻灯片母版”命令进入幻灯片母版的设计 2．设计模板 3．配色方案 在任务窗格的“背景方案”中选预设的13种配色方案之一，并对选定的配色方案选择“编辑配色方案”的“自定义”选项卡，对各部分进行重新设置

四、设置幻灯片放映 1．动画 (1) 动画方案 “动画方案”是系统提供了一组基本的动画设计效果，使得用户可快速地设置在幻灯片内的对象动画效果。 (2) 自定义动画 利用“幻灯片放映|自定义动画”命令 2．设置幻灯片间切换效果 幻灯片间的切换效果是指幻灯片放映时两张幻灯片之间切换的动画效果。

3．设置放映方式 ① 演讲者放映(全屏幕) ② 观众自行浏览(界面) ③ 在展台放映(全屏) 4．将演示文档发布到Web服务器