公文处理知识讲座 主讲人：任 群

理条例》和《国家行政机关公文处理办法》，是全国各级各单位公文处理工作的基本依据。 . 《中国共产党机关公文处 理条例》和《国家行政机关公文处理办法》，是全国各级各单位公文处理工作的基本依据。

一、公文处理的指导思想 1.公文的定义和作用 国家行政机关的公文，是行政机关行政管理过程中形成的具有法定效力和规范体式的文书，是依法行政和进行公务活动的重要工具。

. 2.公文处理的要求 规范化、制度化、科学化。

公文处理，包括办理、管理、整理（立卷）、归档等一系列互相关联、衔接有序的工作。 . 3.公文处理的任务 公文处理，包括办理、管理、整理（立卷）、归档等一系列互相关联、衔接有序的工作。

公文处理应当坚持实事求是，精简、高效的原则，做到及时、准确、安全。 . 4.公文处理的原则 公文处理应当坚持实事求是，精简、高效的原则，做到及时、准确、安全。

公文处理要严格执行国家的保密法律、法规。重要公文一旦被泄露，会给党和国家造成重大损失。 . 5.公文处理与保密 公文处理要严格执行国家的保密法律、法规。重要公文一旦被泄露，会给党和国家造成重大损失。

. 6.公文的领导者 各级机关负责人是公文工作 的领导者，应当高度重视公 文处理工作，模范遵守公文 处理办法并加强领导和检查。

. 7.公文的管理机构 各级党政机关 办 公 厅（室）是公文处理的管理机构，主管本机关的公文处理工作并指导下级机关的公文处理工作

二、公文文种规范 公文，即公务文书。按使用范围分，有三大类： .通用公文 .常用公文 .专用公文

. 按《条例》和《办法》规定有18 种，其中：党政都用的9种，即： 决定、通知、通报、意见、请示、 报告、批复、函、会 议 纪 要。 通用公文，又称法定通用公文。 按《条例》和《办法》规定有18 种，其中：党政都用的9种，即： 决定、通知、通报、意见、请示、 报告、批复、函、会 议 纪 要。 下面是不同文种的 适用范围：

1.决定（下行文） 适用于对重要事项或者重大行动做出安排，奖惩有关单位及人员，变更或者撤销下级机关不适当的决定事项。

2.通知（下行文） 适用于批转下级机关的公文， 转发上级机关和不相隶属机关 的公文，传达要求下级机关办 理和需要有关单位周知或者执 行的事项，任免人员。

3.通报（下行文） 适用于表彰先进，批评 错误，传达重要精神或者 情况。

4.意见（上行、平行、下行文） 适用于对重要问题 提出见觧和处理办法。

5.报告（上行文） 适用于向上级机关 汇报工作，反映情况， 答复上级机关的询问。

6.请示（上行文） 适用于向上级机关 请求指示、批准。

7.批复（下行文） 适用于答复下级机关的 请示事项。

8.函（平行文） 适用于不相隶属机关之 间商洽工作，询问和答复 问题，请求批准和答复审 批事项。

9.会议纪要（下行文） 适用于记载、传达 会议情况和议定事项。

. 除上述党政都用的9个 文种外，党委专用的还 有5个，分别是：

1.决议（下行文） 适用于经会议讨论通过的 重要决策事项。

2.指示（下行文） 适用于对下级机关布置 工作，提出开展工作的原 则和要求。

3.公报（下行文） 适用于公开发布重要决定 或者重大事件。

4.规定（下行文） 适用于对特定范围内的 工作和事务制定具有约束力 的行为规范。

5.条例（下行文） 适用于党的中央组织 制定规范党组织的工作。

. 除党政都用的9个 文种外，行政专用的 还有4个，分别是：

1.命令（令）下行文 适用于依照有关法律公布 行政法规和规章，宣布施行 重大强制性行政措施，嘉奖 有关单位及人员。

2.公告（下行文） 适用于向国内外宣布 重要事项或者法定事项。

3.通告（下行文） 适用于公布社会各 有关方面应当遵守或者 周知的事项。

4.议案（平行文） 适用于各级人民政府按照 法律程序向同级人民代表大 会或人民代表大会常务委员 会提请审议事项。

三、公文格式规范 《国家行政机关公文格式》 （又称：国标）是全国各级 各单位必须统一 执 行的公 文格式标准。

. （一）公文首页红色反 线以上，称 “眉首”，其 组成要素有：

1.公文用帋幅面 国家行政机关公文 一律 用A 4型，党委公文仍沿 用B5型（ 即16开）。

2.份数序号 标于首页左上角 第 1 行。 份数序号的作用，便于对 公文的收发、登记和管理。

国家秘密分为绝密、机密、秘密三个等级。必须 按“定密范围”的标准划定，不能随意标注。 3.秘密等级 标于右上角第 1 行。 国家秘密分为绝密、机密、秘密三个等级。必须 按“定密范围”的标准划定，不能随意标注。

. 保密期限：绝密30年，机密2 0 年，秘密1 0年 如果不需要保存到最高年限，则可标明提前解密的具体时间，如：“机密★一年”。

4.紧急程度 标于首页右上角第2行。 如第1行没有“秘密等级”标示，则将 “紧急程度”上移至第 1 行。 现行“紧急程度”规定： 党委为 特急、加急。 行政为 特急、急件。

5.发文机关标识 称）加文件组成。上距版心边缘 25mm。 上 报 公 文距 版 心边缘 80mm，为领导人留出“批示域”。 由发文机关全称（或规范化简 称）加文件组成。上距版心边缘 25mm。 上 报 公 文距 版 心边缘 80mm，为领导人留出“批示域”。

6.发文字号 由发文机关代字、年份和序号组成。标于发文机关标 识下方，空 2 行居中。年份用全称, 序号不编虚位 ，不 加“第”字。 联合上报的公文，只 标注主办 单位的发文字号。

7.签发人 上行文需标注签发人，下行文则不标签发人 。 上行文标注签发人姓名时， 居右空一字标注， 同时将发文字号移至左空一字标出。

. （二）红色反线以下 至 “成文日期” 处，称 “主体”，其 组成 要素 有：

1.公文标题 由发文机关名称 +事由 +文种“三要素”组成，分一行或多行居中排布；回行时，做到词意完整，排列对称，间距洽当。 公文标题中，除法规、规章名称加书名号外，一般不用标点符号。

. 党委公文，如用红色版头，“三要素”中可以省去发 文机关（因文尾有落款）；行政公文因不落款，标题中一般不应省略发文机关 名称。

2.主送机关 指受文单位。 在标题下空一行，左侧顶格书写。 请示性公文，只能标一个主送机关。受双重领导的单位，也只能主送一个上级机关，抄送另一上级机关。

3.公文正文 指公文主体。位于主送机关下一行，空两字书写。 回行顶格，数字、年份不能回行。 当文尾 空 白处不 能容下印章时， 不得用 “此页无正文”的方法解决。

4.附件 附件属公文正文的一部份。 如有附件，标于正文末尾下一行。 有多个附件时，分别用阿拉伯数码标示。 附件如离开主件装订，应在左上角标出主件文号。

5.成文日期 标于公文结尾左下方。 党委公文，用阿拉伯数字标示；行政公文，用汉字标示。年、月、日应完整。 成文日期与正文最末一行之间的距离，以能容下印章位置为准。

. 成文日期，以负责人签发的日期为准。 联合行文，以最后签发机关负责人签发日期为准。 决议、决定，以会议通过日期为准。 法律、法规，以批准日期为准。

6.公文印章 印章是公文生效标识，包括发文机关印章和负责人签名章。 盖章位置：上距正文 1 行 ,端正、居中，下弧压在成文日期上。

. 联合行文印章，主办单位在前。两个单位联合行文，成文日期居中拉开，两章并 排，下 弧 压 在日期上。三个以上单位联合行文，整齐排列单位名称，然后分别加盖印章。

7.附注 位于成文日期下1行，靠左加 圆括号标注 附注用于上行文时，标注联系人和电话；用于下行文时，标注普发性文件的发行范围等。

. （三）附注以下，称为 “版记”，组成版记的要 素有：

1.主题词 主题词的作用，便于在计算机网络上存入或检索文件。 标注主题词，必须根据《中国共产党公文主题词表》和《国务院公文主题词表》选注。如果随意标注题 词，网络不接受，无法检索。 一份行政文件，除类别词外，最多不超过 5个类属词；党委文件不超过10个。

主题词标引顺序： 先标类别词，再标类属词。标内属词时，先标反映文件内容的词，再标文件形式的词。如《国务院关于加强水土保持工作的通知》，先标类别词“水利”，再 标内属词“ 水土保持”，最后标文种《通知》 一份文件如有两个以上主题内容，先标第1个主题，再标第2个主题。

2.抄送 标于主题词和横线下方。 按新文件格式，今后只用“抄送”，对上不再用“抄报”，对下不再用 “抄发”。

3.印发机关和印发时间 印发机关，为本单位的公文管理机构—办公室。 印发日期，为公文付印日期（不能标领导签发日期）。 版记应置于公文的最后一页。

四、公文行文规范 1.公文的行文关系，应 当根据隶属关系 和职权范 围确定， 一般不得越级请 示和报告。

. 2.党委（政府）各部门依据部门职权，可以相互行文和向下一级政府的相关业务部门行文；除以函的形式商洽工作、询问和答复问题、审批事项外，一般不得向下一级政府正式行文。

. 3.部门内设机构除办公 厅（室）外不得对外正式 行文。

. 4.同级政府、同级政府各部门、 上级政府部门与下一级政府 可以联合行文；政府 与同级党委和军队可以联合行 文；政府部门 与同级人民团 体可以联合行文。

. 5.属于部门职权范围内的事务，应由部门自行行文或联合行文。联合行文应明确主办部门。需经党委或政府审批的事项，经同意后也可以由部门行文，文中可注明经党委或政府同意。

. 6.属于业务主管部门职权 范围内的具体问题， 应当直 接报送业务主管部门处理。

. 7.部门之间对有关问题 未经协商一致，不得各自向 下行文。如擅自行文，上级 机关应当责令纠正或撤销。

. 8.向下级机关或者本 系统的重要行文，应当同 时抄送直接上级机关。

, 同时送其他机关的，应当用抄 送形式，但不得抄送其下级机关。 《报告》不得夹带请示事项。 9.“请示”应当一文一事。一般只写一个主送机关，需要 同时送其他机关的，应当用抄 送形式，但不得抄送其下级机关。 《报告》不得夹带请示事项。

. 10.除上级机关负责人直 接交办的事项外，不得以机 关名义向上级机关负责人报 送“请示”“意见”和“报告”。

五、公文办理规范 秘部门应当进行审核。审核的重点是： 是否应由本机关办理；是否符合行文 规则；内容是否符合国家的法律、法 1.收到下级机关上报的公文，文 秘部门应当进行审核。审核的重点是： 是否应由本机关办理；是否符合行文 规则；内容是否符合国家的法律、法 规及其他有关规定；涉及其他部门职 权范围的事项是否已协商、会签；文 种、格式是否规范。

. 2.经审核，对符合规定的公文， 文秘部门应及时提出拟办意见，送负 责人批示或交有关部门办理。紧急公 文，应明确办理时限。对不符规定的 公文，经办公厅（室）负责人 批准， 退回呈报单位并说明理由。

. 应及时办理。 紧急公文按时限要求 急办，确有困难的应当说明。 对不 属本单位职权范围的， 应退回交办 部门并说明理由。 3.承办部门收到交办的公文后， 应及时办理。 紧急公文按时限要求 急办，确有困难的应当说明。 对不 属本单位职权范围的， 应退回交办 部门并说明理由。

. 4.收到上级机关下发或交办 的公文，由文秘部门提出拟办 意见，送负责人批示后办理。

. 5.送负责人批示或者交 有关部门办理的公文，文秘 部门要及时催办。

. 6.公文办理中，遇有涉及其他部门职权的事项，主办部门应主动与有关部门协商；如有分歧，主办部门主要负责人要出面协商，如仍不能取得 一 致，可以列明各方理据，报上级裁定。

. 7.凡送负责人签发的公文，应由办公厅（室）进行审核。审核的重点是：是否确需行文，行文方式是否妥当，是否符合行文规则和拟写公文的要求，格式是否规范等。

. 8.公文签发手续。以本机关名义制发的上行文，由主要负责人或主持工作的负责人签发；以本机关名义制发的下行文或平行文，由主要负责人或者由主要负责人授权的其他负责人签发。

. 付印前应进行复核，重点是：审批、 签发手续是否完备，附件材料是否 齐全，格式是否统一、规范等。 9.已经 负责人签发的文稿， 付印前应进行复核，重点是：审批、 签发手续是否完备，附件材料是否 齐全，格式是否统一、规范等。 经复核需要对文稿进行实质性修改的，应报原签发人复审。

六、公文写作规范 秘书写作公文，是为领导机关提 供智力服务。公文写好后，需经 领导机关完成审批程序后才能产 生法定效力，故秘书的写作称为 起草、草拟或撰写。

. 公文起草是一项思想性、政 策性、技能性很强的工作，要 求很高，必须严肃对待，在不 断摸索中提高写作水平。

草拟公文应当做到： 1.符合党的方针、政策 和国家的法律、法规及其他 有关规定。提出的政策、规 定等要切实可行并加以说明。

. 2.情况确实，观点明确， 表述准确，结构严谨，条理 清楚，直述不曲，字词规范， 标点正确，篇幅力求简短。

. 3.选用公文文种，应根 据行文目的、发文机关的职 权和与主送机关的行文关系 确定。

. 4.拟制紧急公文，应当 体现紧急的原因，并根据实 际需要确定紧急程度。

. 5. 人名、 地名、 数字、 引文准确。引用公文， 应当先 引标题，后引发文字号。引用外 文，应当注明中文含义。日期应 5. 人名、 地名、 数字、 引文准确。引用公文， 应当先 引标题，后引发文字号。引用外 文，应当注明中文含义。日期应 当写明具体年、月、日。

. 6. 结构层次序数： 第一层为 “一” 第二层为 （一） 第三层为 “ 1.” 第四层为 （ 1 ）

. 7.应当使用国家法定计 量单位，如公尺、公斤、公 升等。

. 8.文内使用非规范化简 称，应当先用全称并注明简 称。使用国际组织外文名称 或其缩写形式，应在第一次 出现时注明准确的中文译名。

. 部分结构层次序数和在词、词组、 惯用语、缩略语、具有修辞色彩 语句中作为词素的数字必须使用 汉字外，应当使用阿拉伯数字。 9.公文中的数字，除成文日期， 部分结构层次序数和在词、词组、 惯用语、缩略语、具有修辞色彩 语句中作为词素的数字必须使用 汉字外，应当使用阿拉伯数字。