文光國小 『公文線上簽核及公文整合系統建置案』 教育訓練簡報

公文線上簽核系統推廣背景 原由: 102年5月22日院授研檔(資)字第1020008153號函頒布「 電子公文節能減紙續階方案」 實因: 行政院研考會檔管局將公文檔案管理權限下放各縣市，故原始”基層公文管理系統”將於12/10(一)走入歷史，改由雲林縣委託中華電信雲端建置之”雲端基層公文管理系統”進行收發承辦公文之平台。 執行時間: 文光國小12/10 (二)進行系統轉換後正式上線，前一天即12/9(一)中午後，請同仁勿再進行發文! 績效目標: 公文線上簽核比率達30% (102年)

公文全程電子化

系統建置 (圖左)雲端公文系統： http://www.cloudop.tw (如同之前使用的基層公文系統) (圖左)雲端公文系統： http://www.cloudop.tw (如同之前使用的基層公文系統) 線上學習網站 及 手冊： 上開網址的訊息公告 (圖右)文書編輯平台(簡稱雲端筆硯平台)： http://www.cloudop.tw /kw (雲端筆硯已請庭億師協助安裝至承辦人電腦，第一次安裝後請修改個資，之後由「雲端公文系統」點「來文」即會自動出現筆硯功能!毋須再點桌面捷徑進入)

系統上線前置作業 1 一般個人電腦，記憶體至少512MB以上 作業系統：Windows XP / Vista / 7 / 8 個人電腦設備 一般個人電腦，記憶體至少512MB以上 作業系統：Windows XP / Vista / 7 / 8 瀏覽器：Internet Explorer 7 以上(注意:IE 11不適用!)

2 機關系統管理者(即文書)，需先建立機關使用者帳號 申請自然人憑證(IC卡) 外接式讀卡機乙台(總務處已購置分配) 建立系統帳號、憑證及讀卡機 機關系統管理者(即文書)，需先建立機關使用者帳號 筆硯帳號 承辦人原有基層公文管理系統”帳號”會自動匯入，密碼:a12345678，第一次登入後請修改個資密碼 公文管理帳號 承辦人原有基層公文管理系統”帳號”會自動匯入，密碼:同帳號，登入後請修改個資密碼 申請自然人憑證(IC卡) 外接式讀卡機乙台(總務處已購置分配) <切記:電腦勿同時插入「機關憑證卡」及「自然人憑證」!>

需要安裝什麼軟體？ 文書人員 承辦人員 主管人員 檔管人員 eClient收發軟體 FEPClient整合軟體 讀卡機驅動程式 筆硯公文製作系統 Hicos檢測軟體(建議安裝)     注意事項： 如有安裝”舊版”筆硯公文製作軟體，需移除後再重新安裝。

IE瀏覽器設定說明(1) 請於首頁下載 IE設定工具，快速完成環境設定。(視窗跳出阻擋、工作列軟體、Active X控制等設定或移除) 請將 http://*.cloudop.tw加入信任的網站，加入方式如下

點選【工具(T)】頁籤選擇【相容性檢視設定(B)】 IE瀏覽器設定說明(2) IE設定開始（以IE9.0為例） 點選【工具(T)】頁籤選擇【相容性檢視設定(B)】 輸入cloudop.tw後按新增 下方三個選項皆需勾選 完成後按下【關閉】鍵即可

IE瀏覽器設定說明(3)

筆硯公文製作安裝說明(1/6) 安裝線上簽核筆硯公文製作前，請先將原筆硯公文製作軟體移除安裝。 XP路徑：控制台→新增或移除程式 Win7：控制台→程式集→程式和功能→解除安裝程式 10

筆硯公文製作安裝說明(2/6) 線上簽核版　筆硯公文製作下載網址：http://www.cloudop.tw/kw/ 11

筆硯公文製作安裝說明(3/6) 12

筆硯公文製作安裝說明(4/6) 13

筆硯公文製作安裝說明(5/6) 14

如何確認筆硯版本？ 請點選黃色小屋圖示。 開啟之網頁網址為http://www.cloudop.tw/kw/ 即代表安裝成功。 15

．每位公文承辦人員皆需安裝”筆硯公文製作軟體” 筆硯公文製作系統安裝及設定說明 ．每位公文承辦人員皆需安裝”筆硯公文製作軟體” (庭億師已協助安裝，請同仁插入自然人憑證進行個資修改，帳號:之前基層公文帳號，密碼:a12345678) ，才能進行簽辦、會辦、簽核、校對發文、檔案點收及編目等作業。 ．若承辦人員想“在家辦文”，切記家用電腦也要安裝筆硯。 所有公文使用者之電腦皆需要安裝此軟體。

公文線上簽核系統 使用說明

縣府線上簽核實施原則 電子來文 公文種類：簽、函、書函、開會通知單 存查案件 密等等級為普通 公文本文+附件頁數合計為10頁以內（含10頁） 保存年限10年以內(含10年) ※符合下列情況，不適用線上簽核！！ 採購簽辦案件 需送府一層決行公文 密件公文 經費請領及需檢附會計憑證相關公文 人民申請(陳情)案件 附件為實體資料(支票、原始憑證或需簽名蓋章者)

與現行系統之差異性 簽核模式以電子傳遞方式辦理，不印紙本。 (文書註解:以上為理想模式!是否列印紙本端看承辦人決定!) 於系統中可查看公文辦理進度及主管簽核內容。 (電子公文在何處?一目了然!) 主管人員可依權限查看機關內公文辦理狀況。 (校長可看到全部公文!各處室主任可以總覽所屬處室之公文!) 系統永久保存公文電子檔案。 (舊版基層公文系統只能保存回溯6個月之公文! 此新系統永久保留至雲端!)

線上簽核作業流程-文書人員 承辦人員A 紙本收文 承辦人員B 文書人員 收文登錄 電子收文 承辦人員C

線上簽核作業流程-承辦人員 承辦人員 線上辦理公文 會辦 陳核

承辦人員作業說明 依據「文書及檔案管理電腦化作業規範」： 文書以電子文件行之者，得不蓋用印信、章戳及簽名，但應附加電子簽章。 承辦人員擬辦案件時，得設定簽會流程，各簽核點人員得依實際需求進行簽會流程調整；設定會辦流程時，得視需要設定回傳承辦人員進行意見彙整。 現行作業 線上簽核作業 創簽稿／ 來文函復 創簽稿後以紙本方式會辦及陳核。 設定簽核點，線上會辦及陳核公文，承辦人可隨時查看公文流程點及辦理進度。 展期申請 由承辦或文書人員執行展期作業。 由承辦人員提出展期申請，經主管人員核准後，才能展期。以達公文管制之效果。 結案設定 由承辦或文書人員執行存查、發文結案之設定。 公文需經主管人員決行後，公文始能存查或發文結案，以達公文管制之效果。 查詢功能 僅能查詢半年內公文子電子內容。 完整保留公文電子檔案（包含來文、附件及簽稿內容）。

線上簽核作業流程-主管人員 主管人員 （無決行權限） （具決行權限） 陳核 決行 送回承辦 駁回

主管人員作業說明 依據「文書及檔案管理電腦化作業規範」： 文書以電子文件行之者，得不蓋用印信、章戳及簽名，但應附加電子簽章。 現行作業 線上簽核作業 會辦／簽核 決行 紙本會辦／簽核／決行作業 線上會辦／簽核／決行並傳遞公文。 表單處理 展期／調案單 由承辦人員呈送申請書，主管人員准駁。 線上處理表單申請作業，線上准駁其申請。 代理 紙本作業 於系統設定代理人後，代理人即可於系統中簽辦公文。 查詢 無此權限 提供單位主管及機關首長不同之權限查詢機關內承辦人員公文辦理狀況。

安裝元件下載網址 HiCOS卡片管理工具 2.1.8版 http://moica.nat.gov.tw/html/download_1.htm 筆硯公文製作系統 http://www.cloudop.tw/kw/ FEPClient安裝元件 http://www.cloudop.tw/(下載區) IE瀏覽器設定表 http://www.cloudop.tw/(下載區)

承辦人筆記區(1) 辦文---A 存查文(針對營養公文進行線上簽核、存檔) 1.來文以游標左鍵按文號(即會以筆硯格式出現公文) 2.按右上方「簡易簽辦」（即會出現上<原公文>下<承辦書寫>文） 3. 於下方辦文： a.先選檔號、分類年限 b.擬辦:「文擬陳閱後存查」按「存檔」 (表辦文OK) C.呈交主管決行按「傳遞」(自行設定簽核流程文即送至主管處) d.待主管決行後送回承辦人，即可進行存查。看到「決」 (即可以游標左鍵按文號進行存查)

承辦人筆記區(2) 辦文---B 需函復之公文 1.來文以游標左鍵按文號(即會以筆硯格式出現公文) 2.按右上方「創簽稿」 3.選擇函復之格式按「確定」（即會出現上<原公文>下<函復文>文） 4.於下方函復： a.先將藍字完成 b.輸入:主旨、說明 …….等 C.呈交主管決行按「存檔」「傳遞」 (自行設定簽核流程，文即送至主管處，由主管決行是否可以發文) d.待主管決行後送回承辦人，看到「決」字，即可進行「送發文」。 e.送發文可由承辦人決定為「紙本文」或「電子文」 (選電子交換第一類)

承辦人筆記區(3) 1.來文以游標左鍵按文號按「退分」即可 創稿發文 非所屬業務，退分給文書 1.基層公文系統(左方) －公文製作－繕打新公文 2.輸入檔號、保存年限、內容…等 3.記得按取號 非所屬業務，退分給文書 1.來文以游標左鍵按文號按「退分」即可