雲林縣政府所屬機關學校『公文線上簽核及公文整合系統建置案』 教育訓練簡報 主辦機關：雲林縣政府 維運廠商：帝緯系統整合股份有限公司

大綱 公文線上簽核系統簡介 系統導入時程與前置作業(機關配合事項) 公文線上簽核系統功能說明 問題與討論

公文線上簽核系統簡介 系統版權 系統設計開發廠商 主要功能 檔案管理局 帝緯系統整合(股)公司技術團隊 公文線上簽核作業、整合電子交換系統(eClient)、整合文書編輯線上簽核元件、檔案管理作業

公文線上簽核系統推廣背景 97年6月5日行政院第3095次會議通過「永續能源政策綱領」之政府部門節能減碳措施 97年7月3日行政院第3099次會議，院長提示：「各部會在推動政務的時候，不論是在施政計畫或預算當中，都要能充分展現節能減碳的理念」 99年1月25日行政院院授研訊字第0992460081號函頒電子公文節能減紙推動方案 102年5月22日院授研檔(資)字第1020008153號函頒布「 電子公文節能減紙續階方案」

績效目標 達成以下目標 (102年) 公文線上簽核比率達30% 電子化會議比率達15% 因應公文實施電子化所節省的紙張，計有線上簽核節省紙張、運用電子公布欄節省紙張、公文電子交換節省紙張及雙面列印等，惟為簡化績效指標之統計，採公文線上簽核績效指標計算 公文線上簽核件數 × 100 ％ 公文線上簽核績效指標＝ ------------------------------------------------------------- 電子公文收文總數 + 紙本來文線上簽核數 ＋自創簽稿數

公文全程電子化

系統目前已建置 雲端公文系統： http://www.cloudop.tw 線上學習網站 及 手冊： 上開網址的訊息公告 雲端公文系統： http://www.cloudop.tw 線上學習網站 及 手冊： 上開網址的訊息公告 文書編輯平台： http://www.cloudop.tw /kw (文書編輯平台將與e-gov脫鉤，轉由雲端機房維運)

系統上線前置作業 1 一般個人電腦，記憶體至少512MB以上 作業系統：Windows XP / Vista / 7 / 8 個人電腦設備 一般個人電腦，記憶體至少512MB以上 作業系統：Windows XP / Vista / 7 / 8 瀏覽器：Internet Explorer 7 以上

2 機關系統管理者，需先建立機關使用者帳號 申請自然人憑證(IC卡) 外接式讀卡機乙台 建立系統帳號、憑證及讀卡機 筆硯帳號 公文管理帳號 可請人事單位配合統一彙整機關內部人事資料，並至戶政事務所辦理 外接式讀卡機乙台

3 Internet Explorer(IE)瀏覽器安全性設定 讀卡機驅動程式 HICOS憑證檢測軟體 筆硯公文製作軟體 軟體安裝 Internet Explorer(IE)瀏覽器安全性設定 讀卡機驅動程式 HICOS憑證檢測軟體 筆硯公文製作軟體 FEPClient交換整合軟體(僅電子交換收發電腦安裝即可)

4 系統上線前需將待發公文，發文完畢。 系統上線前的公文電子檔案（如本文PDF、附件、筆硯函稿等）不會轉入新公文系統，如需使用請自行備份。 其它注意事項 系統上線前需將待發公文，發文完畢。 系統上線前的公文電子檔案（如本文PDF、附件、筆硯函稿等）不會轉入新公文系統，如需使用請自行備份。 憑證僅能註冊於一個筆硯的帳號。 機器單次僅能辨識一張憑證卡，若收發人員需辦理公文時，請先停止eClient交換系統，並抽換自然人憑證進行公文線上簽辦，簽辦完成後再換回機關憑證進行電子交換。

需要安裝什麼軟體？ 文書人員 承辦人員 主管人員 檔管人員 eClient收發軟體 FEPClient整合軟體 讀卡機驅動程式 筆硯公文製作系統 Hicos檢測軟體(建議安裝)     注意事項： eClient如已安裝，不需移除重裝，僅做部分調整設定即可。 筆硯公文製作軟體，需移除後再重新安裝。

IE瀏覽器設定說明(1) 請於首頁下載 IE設定工具，快速完成環境設定。(視窗跳出阻擋、工作列軟體、Active X控制等設定或移除) 請將 http://*.cloudop.tw加入信任的網站，加入方式如下

點選【工具(T)】頁籤選擇【相容性檢視設定(B)】 IE瀏覽器設定說明(2) IE設定開始（以IE9.0為例） 點選【工具(T)】頁籤選擇【相容性檢視設定(B)】 輸入cloudop.tw後按新增 下方三個選項皆需勾選 完成後按下【關閉】鍵即可

IE瀏覽器設定說明(3)

筆硯公文製作系統安裝及設定說明 每位公文承辦人員皆需安裝筆硯公文製作軟體，才能進行簽辦、會辦、簽核、校對發文、檔案點收及編目等作業。 原已安裝筆硯軟體之電腦，需先將筆硯移除， 重新安裝線上簽核版之筆硯軟體。 所有公文使用者之電腦皆需要安裝此軟體。

筆硯公文製作安裝說明(1/6) 安裝線上簽核筆硯公文製作前，請先將原筆硯公文製作軟體移除安裝。 XP路徑：控制台→新增或移除程式 Win7：控制台→程式集→程式和功能→解除安裝程式

筆硯公文製作安裝說明(2/6) 線上簽核版　筆硯公文製作下載網址：http://www.cloudop.tw/kw/

筆硯公文製作安裝說明(3/6)

筆硯公文製作安裝說明(4/6)

筆硯公文製作安裝說明(5/6)

筆硯公文製作安裝說明(6/6) 系統自動帶出eClinet預設交換目錄：C:\docs\Scanci。 筆硯安裝完成後，請於基本資料維護中的【預設電子交換目錄】選擇：公文電子交換系統。 系統自動帶出eClinet預設交換目錄：C:\docs\Scanci。 21

如何確認筆硯版本？ 請點選黃色小屋圖示。 開啟之網頁網址為http://www.cloudop.tw/kw/ 即代表安裝成功。

eClient收發文元件（已安裝者，不需重新安裝） FEPClient收文整合軟體 １ 2 提醒您，這兩個元件僅需要安裝在文書收發文人員的電腦上喔！

已安裝eClient的電腦，不需重新安裝。 收文／列印設定 　　請取消勾選 １ 收文存檔 啟用收文存檔 啟用來文轉可攜 不修改DI檔名 2 本文目錄：預設值即可 附件目錄：預設值即可 來文可攜：預設值即可 啟用公文管理整合（請取消勾選） 3

FepClient設定說明 只有文書（收發）電腦需要安裝此軟體。 eClient環境設定 2 １ 3 FEPClient設定

公文線上簽核系統 使用說明

縣府線上簽核實施原則 電子來文 公文種類：簽、函、書函、開會通知單 存查案件 密等等級為普通 公文本文+附件頁數合計為10頁以內（含10頁） 保存年限10年以內(含10年) ※符合下列情況，不適用線上簽核！！ 採購簽辦案件 需送府一層決行公文 密件公文 經費請領及需檢附會計憑證相關公文 人民申請(陳情)案件 附件為實體資料(支票、原始憑證或需簽名蓋章者)

與現行系統之差異性 簽核模式以電子傳遞方式辦理，不印紙本。 於系統中可查看公文辦理進度及主管簽核內容。 主管人員可依權限查看機關內公文辦理狀況。 系統永久保存公文電子檔案。

線上簽核作業流程-文書人員 承辦人員A 紙本收文 承辦人員B 文書人員 收文登錄 電子收文 承辦人員C

文書人員作業說明 依據「文書及檔案管理電腦化作業規範」： 各機關為提高行政效率及節能減紙，對機關內非密等公文適合線上簽核者，於設備、人員能配合時，應以線上簽核行之。 為達成電子公文節能減紙之目的，各機關應多運用電子郵件、電子公布欄、無紙化會議及自動訊息通知等電子化機制，另各機關文書處理相關作業時以不列印為原則；其需列印者，得採雙面列印。 現行作業 線上簽核作業 電子來文 列印紙本交由承辦人員簽收後辦理。 線上分文（不印紙本），承辦人員線上辦文。 紙本來文 紙本內容登錄系統，交由承辦人員簽收後辦理。 將紙本公掃瞄後，分文給承辦人員辦理。 發文 由公文處理匣校對發文 公文需經主管決行後，由承辦人員送發文後才能校對發文。

線上簽核作業流程-承辦人員 承辦人員 線上辦理公文 會辦 陳核

承辦人員作業說明 依據「文書及檔案管理電腦化作業規範」： 文書以電子文件行之者，得不蓋用印信、章戳及簽名，但應附加電子簽章。 承辦人員擬辦案件時，得設定簽會流程，各簽核點人員得依實際需求進行簽會流程調整；設定會辦流程時，得視需要設定回傳承辦人員進行意見彙整。 現行作業 線上簽核作業 創簽稿／ 來文函復 創簽稿後以紙本方式會辦及陳核。 設定簽核點，線上會辦及陳核公文，承辦人可隨時查看公文流程點及辦理進度。 展期申請 由承辦或文書人員執行展期作業。 由承辦人員提出展期申請，經主管人員核准後，才能展期。以達公文管制之效果。 結案設定 由承辦或文書人員執行存查、發文結案之設定。 公文需經主管人員決行後，公文始能存查或發文結案，以達公文管制之效果。 查詢功能 僅能查詢半年內公文子電子內容。 完整保留公文電子檔案（包含來文、附件及簽稿內容）。

線上簽核作業流程-主管人員 主管人員 （無決行權限） （具決行權限） 陳核 決行 送回承辦 駁回

主管人員作業說明 依據「文書及檔案管理電腦化作業規範」： 文書以電子文件行之者，得不蓋用印信、章戳及簽名，但應附加電子簽章。 現行作業 線上簽核作業 會辦／簽核 決行 紙本會辦／簽核／決行作業 線上會辦／簽核／決行並傳遞公文。 表單處理 展期／調案單 由承辦人員呈送申請書，主管人員准駁。 線上處理表單申請作業，線上准駁其申請。 代理 紙本作業 於系統設定代理人後，代理人即可於系統中簽辦公文。 查詢 無此權限 提供單位主管及機關首長不同之權限查詢機關內承辦人員公文辦理狀況。

線上簽核作業流程-檔管人員 發文結案 存查結案 檔管人員 機關憑證加簽點收公文 編目歸檔

檔管人員作業說明 依據「文書及檔案管理電腦化作業規範」： 點收時應確認檔案內容並加附機關憑證製成之電子簽章；必要時，得加附檔案管理人員個人憑證製成之電子簽章。 點收後之電子檔案，不得任意刪除或修改，且應依機關檔案分類系統將其歸入相關之案卷。 現行作業 線上簽核作業 檔案點收 取收紙本後即可點收。 需以機關憑證進行檔案點收。 檔案編目 直接編目。 需以機關憑證進行檔案編目。 檔案應用 無此功能 提供線上申請應用表單。 入庫保管 提供線上入庫保管功能。

常見問題分享

常見問題分享 問題 回覆 １ 目前使用的交換系統(eClient)，是否要重新安裝？ 不需要，但要另外安裝FEPClient元件，以利eClient收文後，上傳至線上簽核系統。 2 若將筆硯移除，安裝線上簽核版本後，之前儲存的檔案，是否會不見？ 建議可將c:\eic資料匣備份後，再安裝線上簽核版本，並於安裝完成後再將檔案放回目錄即可。 3 轉換線上簽核系統後，列印公文是否會有條碼？ 不會。因線上簽核系統於分文時才會給號，故在收取公文時尚未取號，也無法列印出條碼。 4 如有需要在機關內傳閱的公文，要如何傳閱？ 可使用系統的公布功能，設定欲公布的單位或對象即可。 5 承辦人員在機關內同時兼辦不同處室的業務，系統可以設定嗎？ 可以，於系統設定兼職後，可透過身分切換功能，處理公文。

常見問題分享 問題 回覆 ６ 若承辦人兼辦不同機關之業務，要如何設定？ 若兼辦不同機關之業務，則需申請兩組公務帳號並分別設定在不同的機關中使用。 ７ 若因承辦人員的電腦、讀卡機尚無法於上線之前準備好，是否就不能使用線上簽核系統了？ 可以，在分文給該承辦人員時，將公文改為「紙本」簽核方式即可。 ８ 採用線上簽核系統後，是否就不能發送紙本公文了？ 可以，線上簽核只是一種傳遞方式，因此線上簽核之公文視公文案情的狀況仍可採紙本發文。 ９ 承辦人員要如何申請帳號？ 由各機關之系統管理人員，於筆硯公文製作系統及公文線上簽核系統直接新增帳號即可。 １０ 線上簽核模式的公文，簽核過程中是否可以改為紙本簽核？ 可以。若承辦過程中發覺公文需改變簽核方式，可由承辦人員修改簽核方式。

安裝元件下載網址 HiCOS卡片管理工具 2.1.8版 http://moica.nat.gov.tw/html/download_1.htm 筆硯公文製作系統 http://www.cloudop.tw/kw/ FEPClient安裝元件 http://www.cloudop.tw/(下載區) IE瀏覽器設定表 http://www.cloudop.tw/(下載區)

客服維運窗口 若貴機關內同仁有系統操作問題，請先就近請教各單位第一線之系統管理者或種子人員。 客服專線：0800-222188 客服信箱：service@dgtk.com.tw 網站諮詢： http://crm.dgtk.com.tw/ost/index.php FAQ網站： http://crm.dgtk.com.tw/cloudopfaq/ eLearning線上學習網站： http://crm.dgtk.com.tw/dgtkregistration/cloudop_elearning/index.html