嘉義縣政府基層機關學校 公文線上簽核系統 說明會 主辦機關：嘉義縣政府 維運廠商：帝緯系統整合股份有限公司

公文線上簽核系統簡介 系統版權 系統設計開發廠商 主要功能 檔案管理局 帝緯系統整合(股)公司技術團隊 公文線上簽核作業、整合電子交換系統(eClient)、整合文書編輯線上簽核元件、檔案管理作業

公文線上簽核系統推廣背景 97年6月5日行政院第3095次會議通過「永續能源政策綱領」之政府部門節能減碳措施 97年7月3日行政院第3099次會議，院長提示：「各部會在推動政務的時候，不論是在施政計畫或預算當中，都要能充分展現節能減碳的理念」 99年1月25日行政院院授研訊字第0992460081號函頒電子公文節能減紙推動方案 102年5月22日院授研檔(資)字第1020008153號函頒布「 電子公文節能減紙續階方案」

績效目標 達成以下目標 (102年) 公文線上簽核比率達30% 電子化會議比率達15% 因應公文實施電子化所節省的紙張，計有線上簽核節省紙張、運用電子公布欄節省紙張、公文電子交換節省紙張及雙面列印等，惟為簡化績效指標之統計，採公文線上簽核績效指標計算 公文線上簽核件數 × 100 ％ 公文線上簽核績效指標＝ ------------------------------------------------------------- 電子公文收文總數 + 紙本來文線上簽核數 ＋自創簽稿數

公文全程電子化

系統目前已建置 雲端公文系統 http://www.cloudop.tw 筆硯公文製作系統 http:// www.cloudop.tw/kw

系統導入前置作業

系統上線前置作業 1 一般個人電腦，記憶體至少512MB以上 作業系統：Windows XP / Vista / 7 / 8 個人電腦設備 一般個人電腦，記憶體至少512MB以上 作業系統：Windows XP / Vista / 7 / 8 瀏覽器：Internet Explorer 7 以上

2 機關系統管理者，需先建立機關使用者帳號 申請自然人憑證(IC卡) 外接式讀卡機乙台 建立系統帳號、憑證及讀卡機 筆硯帳號 公文管理帳號 可請人事單位配合統一彙整機關內部人事資料，並至戶政事務所辦理 外接式讀卡機乙台

3 Internet Explorer(IE)瀏覽器安全性設定 讀卡機驅動程式 HICOS憑證檢測軟體 筆硯公文製作軟體 軟體安裝 Internet Explorer(IE)瀏覽器安全性設定 讀卡機驅動程式 HICOS憑證檢測軟體 筆硯公文製作軟體 FEPClient交換整合軟體(僅電子交換收發電腦安裝即可)

4 系統上線前需將待發公文，發文完畢。 系統上線前的公文電子檔案（如本文PDF、附件、筆硯函稿等）不會轉入新公文系統，如需使用請自行備份。 其它注意事項 系統上線前需將待發公文，發文完畢。 系統上線前的公文電子檔案（如本文PDF、附件、筆硯函稿等）不會轉入新公文系統，如需使用請自行備份。 憑證僅能註冊於一個筆硯的帳號。 機器單次僅能辨識一張憑證卡，若收發人員需辦理公文時，請先停止eClient交換系統，並抽換自然人憑證進行公文線上簽辦，簽辦完成後再換回機關憑證進行電子交換。

需要安裝什麼軟體？ 文書人員 承辦人員 主管人員 檔管人員 eClient收發軟體 FEPClient整合軟體 讀卡機驅動程式 筆硯公文製作系統 Hicos檢測軟體(建議安裝)     注意事項： eClient如已安裝，不需移除重裝，僅做部分調整設定即可。 筆硯公文製作軟體，需移除後再重新安裝。

何時開始安裝及設定？ 安裝項目 戶、地政 代表會 公所 衛生所 學校 ※實際上線日期依縣府公布為主。 筆硯移除重裝 上線前1日 HiCOS軟體 IE瀏覽器設定 eClient環境設定 上線日 FEPClient安裝 新增帳號 (管理及筆硯) ※※提供流水號  ※實際上線日期依縣府公布為主。 ※上述所指之上線前1日，建議於中午過後不再辦理公文後再執行。

開始安裝 安裝前請先閱讀本段說明，並進行下列確認： 請各機關依上線日期，並參考前頁說明之時間進行安裝。 不再創稿或發文後，便可安裝筆硯公文製作軟體。 不再收取電子公文後，便可修改eClient環境設定。 IE瀏覽器請確實依文件說明進行設定，缺一不可。

1 IE瀏覽器相關設定

請先確認電腦IE瀏覽器的版本。 請於開啟IE瀏覽器後，點選【說明(H)】【關於Internet Explorer(A)】 1 請先確認電腦IE瀏覽器的版本。 請於開啟IE瀏覽器後，點選【說明(H)】【關於Internet Explorer(A)】 確認版本後，可至公文系統首頁下載區，下載該版本瀏覽器設定表，按表設定

2 請至系統首頁下載IE瀏覽器設定表。 系統網址： http://www.cloudop.tw 按此處+more 將IE設定表下載儲存

點選【工具(T)】頁籤選擇【相容性檢視設定(B)】 IE瀏覽器設定說明(1) 3 IE設定開始（以IE9.0為例） 點選【工具(T)】頁籤選擇【相容性檢視設定(B)】 輸入cloudop.tw後按新增 下方三個選項皆需勾選 完成後按下【關閉】鍵即可

點選【工具(T)】頁籤選擇【網際網路選項(O)】 IE瀏覽器設定說明(2) 點選【工具(T)】頁籤選擇【網際網路選項(O)】

IE瀏覽器設定說明(3) 點選【一般】頁籤選擇【設定】 檢查版本項目設於【每次造訪網頁時】 使用的磁碟空間設於【1000】後，按【確定】鍵。

IE瀏覽器設定說明(4) 將此區域內的所有網站需要伺服器 驗證(https: )(S)前方的勾勾移除。 輸入www.cloudop.tw網址後 按【新增】後再按【關閉】鍵。

IE瀏覽器設定說明(5)

請至系統首頁下載IE瀏覽器設定工具 系統網址： http://www.cloudop.tw 按此處+more 4 請至系統首頁下載IE瀏覽器設定工具 系統網址： http://www.cloudop.tw 按此處+more 將winopenTool1009.rar下載儲存

IE瀏覽器工具設定說明(1) 請將winopenTool1015.rar檔案儲存至電腦桌面。

IE瀏覽器工具設定說明(2) 點擊兩下即可開啟IE設定工具。 按【變更我的設定，以符合電子交換系統環境】鍵即完成。

2 筆硯公文製作安裝及設定

筆硯公文製作系統安裝及設定說明 每位公文承辦人員皆需安裝筆硯公文製作軟體，才能進行簽辦、會辦、簽核、校對發文、檔案點收及編目等作業。 原已安裝筆硯軟體之電腦，需先將筆硯移除， 重新安裝線上簽核版之筆硯軟體。 所有公文使用者之電腦皆需要安裝此軟體。

1 備份筆硯文稿 移除筆硯公文製作系統前，請先進行文稿備份。 請由桌面開啟「文書編輯－公文製作」系統。 選擇自己的帳號，登入系統。 １ 2

備份筆硯文稿(1/5) １ 2 3 進入筆硯公文製作系統後，請由上方點選［工具］選擇：設定［使用者基本資料］ 請將此目錄路徑圈起後，按滑鼠右鍵選擇「複製」 3

備份筆硯文稿(2/5) 1 2 3 請開啟［我的電腦］或［檔案總管］並於上方的網址列按右鍵，選擇「貼上」。 於網址列貼上。 貼上後按Enter鍵。

備份筆硯文稿(3/5) 所有的筆硯儲存文稿皆於此處，請將檔案全部選取後，按「複製」鍵。 即可開啟筆硯儲存之所有文稿，請將檔案全部選取後，按滑鼠右鍵選擇「複製」。 所有的筆硯儲存文稿皆於此處，請將檔案全部選取後，按「複製」鍵。

備份筆硯文稿(4/5) 1 3 2 建立一個新資料匣，以儲存筆硯文稿。 建議可於D磁碟（或其它磁碟機亦可）新增一個資料匣，存放筆硯文稿檔。 以D磁碟為例：於開啟D磁碟機後於空白處按滑鼠右鍵選擇[新增]再選擇[資料匣] 2

備份筆硯文稿(5/5) 1 2 3 將儲存於筆硯預設目錄的文稿，複製一份至指定的備份目錄中（例：D磁碟機的「我的筆硯個人範本」。 筆硯預設文稿路徑 c:\eic\docnet\doc\個人帳號\DOCN\my_proj\

2 移除筆硯公文製作軟體 安裝線上簽核筆硯公文製作前，請先將原筆硯公文製作軟體移除安裝。 XP路徑：控制台→新增或移除程式 Win7：控制台→程式集→程式和功能→解除安裝程式

3 將原筆硯目錄更名 1 2 3 由控制台將筆硯公文製作軟體移除後，請至C:\磁碟機將原本的eic資料夾更名。 例如：原eic　更名後為eic備份

4 安裝筆硯公文製作軟體（線上簽核版） 線上簽核版　筆硯公文製作下載網址：http://www.cloudop.tw/kw/

筆硯公文製作安裝說明(1/2) 登入成功後，請由【安裝系統】進入安裝作業。

筆硯公文製作安裝說明(2/2)

5 設定使用者基本資料 安裝完成後，請由【基本資料維護】進入設定。

設定使用者基本資料(1/4) 請將讀卡機接上電腦。插入自然人憑證輸入憑證密碼。 按下【匯入憑證】。 確認資料已匯入成功後，再按［離開］鍵。

設定使用者基本資料(2/4) 請檢查【主要發文機關】及【聯絡方式】資訊是否正確。

設定使用者基本資料(3/4) 請將預設交換目錄，選擇為【公文電子交換系統】。 系統將自動變更目錄為eClient預設值（c:\docs\Scandi） 完成後，請按下【確定儲存】鍵。

設定使用者基本資料(4/4)

5 確認筆硯公文製作版本 請點選黃色小屋圖示。 開啟之網頁網址為http://www.cloudop.tw/kw/ 即代表安裝成功。

6 設定開啟筆硯備份 1 2 筆硯重新安裝完成後，將備份目錄設為預設路徑。 進入筆硯公文製作系統後，請由上方點選［工具］選擇：設定［使用者基本資料］ 1 請於「個人範本-自訂目錄」路徑，瀏覽自訂之備份目錄（例：例：D磁碟機的「我的筆硯個人範本」 ）。 並設為【顯示】 2

7 如何開啟筆硯備份檔？ 當開啟範本時，上方即出現： ［個人範本（自訂目錄）］ 的選項。

即可找到備份的筆硯文稿， 點選後即可開啟。

3 HiCOS用戶端系統環境檢測工具

將HiCOS_ClientV2.1.8.zip下載儲存 系統網址： http://www.cloudop.tw 按此處+more 將HiCOS_ClientV2.1.8.zip下載儲存

將HiCOS Client v2.1.8.zip解壓縮 請將HiCOS Client v2.1.8.zip檔案儲存至電腦桌面。

3 安裝HiCOS軟體 點擊安裝檔兩下 以「下一步」 方式進行安裝。 安裝完成後， 請重新啟動電腦。

使用HiCOS檢測工具(1/3) 由［程式集］/［所有程式］中開啟 HiCOS用戶端系統環境檢測工具。 憑證檢測之前，請先將憑證插入讀卡機中。

使用HiCOS檢測工具(2/3) 依檢測提示訊息， 輸入憑證密碼。 並按【確定】鍵。 請按【開始測試】

使用HiCOS檢測工具(3/3) 當檢測結果全部為時，即代表讀卡機與憑證的狀態皆為正常。

公文線上簽核系統 使用說明

縣府線上簽核實施原則 電子來文、創簽稿、存查案件、開會通知單等 公文本文+附件頁數合計為10頁以內（含10頁） 保存年限10年以內(含10年)決行層級：不分決行層級 ※符合下列情況，不適用線上簽核！！ 需送府一層決行公文 需會辦外機關公文 會計憑證相關公文 本文與附件頁數超過10頁，電子來文除外 附件為實體資料(支票、原始憑證或需簽名蓋章者)

與現行系統之差異性 簽核模式以電子傳遞方式辦理，不印紙本。 於系統中可查看公文辦理進度及主管簽核內容。 主管人員可依權限查看機關內公文辦理狀況。 系統永久保存公文電子檔案。

１ 承辦人員作業說明

線上簽核作業流程-承辦人員 承辦人員 線上辦理公文 會辦 陳核

承辦人員作業說明 依據「文書及檔案管理電腦化作業規範」： 文書以電子文件行之者，得不蓋用印信、章戳及簽名，但應附加電子簽章。 承辦人員擬辦案件時，得設定簽會流程，各簽核點人員得依實際需求進行簽會流程調整；設定會辦流程時，得視需要設定回傳承辦人員進行意見彙整。 現行作業 線上簽核作業 創簽稿／ 來文函復 創簽稿後以紙本方式會辦及陳核。 設定簽核點，線上會辦及陳核公文，承辦人可隨時查看公文流程點及辦理進度。 展期申請 由承辦或文書人員執行展期作業。 由承辦人員提出展期申請，經主管人員核准後，才能展期。以達公文管制之效果。 結案設定 由承辦或文書人員執行存查、發文結案之設定。 公文需經主管人員決行後，公文始能存查或發文結案，以達公文管制之效果。 查詢功能 僅能查詢半年內公文子電子內容。 完整保留公文電子檔案（包含來文、附件及簽稿內容）。

承辦作業 承辦處理匣(1/3) １ 3 2 承辦處理匣存放目前承辦中及會辦中的公文。 尚未結案的主辦公文，含已送陳核及送會辦中的公文資訊。 目前系統中的公告。

承辦作業 承辦處理匣(2/3)

承辦作業 承辦處理匣(3/3)

承辦作業 修改簽核方式(1/2) 2 １

承辦作業 修改簽核方式(2/2)

承辦作業 承辦處理匣-簡易簽辦(1/3)

承辦作業 承辦處理匣-簡易簽辦(2/3)

承辦作業 承辦處理匣-簡易簽辦(3/3) １ 2 3 請插入自然人憑證，並輸入憑證密碼。 輸入完成後請按【確定】鍵。 若此憑證尚未匯入此帳號，系統即出現提示訊息，並引導註冊。 按【確定】鍵繼續。 3 註冊完成後，亦會同時加簽成功。 按【確定】鍵完成。

承辦作業 來文函復/創簽稿 (1/3)

承辦作業 來文函復/創簽稿 (2/3)

承辦作業 來文函復/創簽稿 (3/3)

承辦作業 會辦公文 (1/3) 於承辦處理匣選擇「會辦」，可快速篩選被會辦之公文。 點選文號選擇【會辦】以進入會辦作業。

承辦作業 會辦公文 (2/3) 2 4 3 １ 於此處輸入會辦意見。

承辦作業 會辦公文 (3/3) １ 2

承辦作業 公文傳遞 (1/2) 公文傳遞作業，除可在筆硯製作 畫面執行，亦可由承辦處理匣， 點選文號後，選擇【傳遞】功能 進行。

承辦作業 公文傳遞 (2/2) 可將常用流程做成範本，日後可直接選用。 製作說明： 1.請先將流程加入右邊“預設公文流程”中。 2.按左上方「另存流程範本」 3.輸入範本名稱後按【存檔】即完成。

承辦作業 取消傳遞作業 (1/2) １ 2

承辦作業 取消傳遞作業 (2/2) 2 4 3 １ 請點選公文主旨 可取消傳遞的公文狀態有：會辦、陳核、退文、退分、退回、送銷號、送發文、存查…等。 但需在送出後，下一個處理人員尚未再將公文傳送出去前才能取消。

承辦作業 存查結案作業(1/2) 2 １ 公文需經主管決行後，才能執行存查或送發文作業。

承辦作業 存查結案作業 (2/2) 存查結案作業上半部為結案資訊。 設定完成後，按下【儲存】鍵即完成。 若此份公文欲公告予機關內其它同仁知悉時，可於存查結案下方設定公布。

承辦作業 送發文作業(1/2) 2 １ 公文需經主管決行後，才能執行存查或送發文作業。

承辦作業 送發文作業(2/2) 發文作業上半部為公文創稿資訊。 設定完成後，按下【儲存】鍵即完成。 下方為結案資訊。

承辦作業 表單申請－公文展期申請 (1/3) 提供線上申請之表單功能，分別有：公文展期申請單、延後歸檔申請單、調檔申請單及調檔展期申請單。

承辦作業 表單申請－公文展期申請 (2/3) 2 3 １ 系統將自動篩選：未結案且未逾辦理期限之公文，可執行展期申請。 此表單將於主管審核通過後，自動展延辦理期限。

承辦作業 表單申請－公文展期申請 (3/3) 經主管核准後的展期申請，系統將自動延展辦理期限，且由承辦公文查詢結果，亦會顯示展期頁籤，並註記展期申請原因及限辦日期等資訊。

承辦作業 代理人設定 １ 2 3

承辦作業 代理人－身份切換 (1/2) １ 2

承辦作業 代理人－身份切換 (2/2) 透過身份切換功能，即可轉至被代理人的狀態中。

承辦作業 個人資料維護(1/2)

承辦作業 個人資料維護(2/2) １ 3 2

承辦作業 以憑證登入系統 １ 2

１ 主管人員作業說明

線上簽核作業流程-主管人員 主管人員 （無決行權限） （具決行權限） 陳核 決行 送回承辦 駁回

主管人員作業說明 依據「文書及檔案管理電腦化作業規範」： 文書以電子文件行之者，得不蓋用印信、章戳及簽名，但應附加電子簽章。 現行作業 線上簽核作業 會辦／簽核 決行 紙本會辦／簽核／決行作業 線上會辦／簽核／決行並傳遞公文。 表單處理 展期／調案單 由承辦人員呈送申請書，主管人員准駁。 線上處理表單申請作業，線上准駁其申請。 代理 紙本作業 於系統設定代理人後，代理人即可於系統中簽辦公文。 查詢 無此權限 提供單位主管及機關首長不同之權限查詢機關內承辦人員公文辦理狀況。

主管作業 主畫面介紹 公文之簽核模式需為「線上」時，才會送至【簽核處理匣】。 主管人員才能於系統中簽核公文。 １ 2 3 由簽核處理匣可進入簽核作業。 單位內承辦公文統計資訊：單位主管可由此處查看該單位內承辦人員未結公文資訊。 機關未結公文查詢：機關首長可由此處查看機關內所有未結公文資訊。

主管作業 簽核公文(1/4)

主管作業 簽核公文(2/4) １ 3 來文區 簽核軌跡紀錄 4 簽核意見區 2 文書編輯區 5 參考資料區

主管作業 簽核公文(3/4) 按此處存檔 3 2 可於此處輸入批示意見 １ 可於此處修改公文內容

主管作業 簽核公文(4/4) 2 存檔成功後 批示意見顯示於此處 １ 輸入自然人憑證密碼

主管作業 決行公文 按這裡決行公文

主管作業 傳遞公文(1/2) 按這裡傳遞公文 １ 2

主管作業 傳遞公文(2/2) １ 2 3 4

主管作業 審核表單(1/3)

主管作業 審核表單(2/3) 請先選擇表單 １ 2

主管作業 審核表單(3/3) １ 2 輸入 核示意見 轉送：如展期天數需由上層主管核准時，請選擇轉送對象，再按［送出］鍵。 核准：如同意承辦人員之申請時，請輸入核示意見後，按［核准］鍵。 駁回：如不同意承辦人員之申請時，請輸入核示意見後，按［駁回］鍵。 取消：暫不處理時，按［取消］鍵離開本畫面

常見問題分享

常見問題分享 問題 回覆 １ 目前使用的交換系統(eClient)，是否要重新安裝？ 不需要，但要另外安裝FEPClient元件，以利eClient收文後，上傳至線上簽核系統。 2 若將筆硯移除，安裝線上簽核版本後，之前儲存的檔案，是否會不見？ 建議可將c:\eic資料匣備份後，再安裝線上簽核版本，並於安裝完成後再將檔案放回目錄即可。 3 轉換線上簽核系統後，列印公文是否會有條碼？ 不會。因線上簽核系統於分文時才會給號，故在收取公文時尚未取號，也無法列印出條碼。 4 如有需要在機關內傳閱的公文，要如何傳閱？ 可使用系統的公布功能，設定欲公布的單位或對象即可。 5 承辦人員在機關內同時兼辦不同處室的業務，系統可以設定嗎？ 可以，於系統設定兼職後，可透過身分切換功能，處理公文。

常見問題分享 問題 回覆 ６ 若承辦人兼辦不同機關之業務，要如何設定？ 若兼辦不同機關之業務，則需申請兩組公務帳號並分別設定在不同的機關中使用。 ７ 若因承辦人員的電腦、讀卡機尚無法於上線之前準備好，是否就不能使用線上簽核系統了？ 可以，在分文給該承辦人員時，將公文改為「紙本」簽核方式即可。 ８ 採用線上簽核系統後，是否就不能發送紙本公文了？ 可以，線上簽核只是一種傳遞方式，因此線上簽核之公文視公文案情的狀況仍可採紙本發文。 ９ 承辦人員要如何申請帳號？ 由各機關之系統管理人員，於筆硯公文製作系統及公文線上簽核系統直接新增帳號即可。 １０ 線上簽核模式的公文，簽核過程中是否可以改為紙本簽核？ 可以。若承辦過程中發覺公文需改變簽核方式，可由承辦人員修改簽核方式。

安裝元件下載網址 讀卡機驅動程式 http://www.castech.com.tw/in-download-02.aspx?cid=C_00000001&id=P_00000001 HiCOS卡片管理工具 2.1.8版 http://moica.nat.gov.tw/html/download_1.htm 筆硯公文製作系統 http://www.cloudop.tw/kw/ FEPClient安裝元件 http://www.cloudop.tw/(下載區) IE瀏覽器設定表 http://www.cloudop.tw/(下載區)

客服維運窗口 若貴機關內同仁有系統操作問題，請先就近請教各單位第一線之系統管理者或種子人員。 客服專線：04-23502067、0800-222188 客服信箱：service@dgtk.com.tw 網站諮詢： http://crm.dgtk.com.tw/ost/index.php FAQ網站： http://crm.dgtk.com.tw/cloudopfaq/ eLearning線上學習網站： http://crm.dgtk.com.tw/dgtkregistration/cloudop_elearning/index.html