專題報告 訓練資源管理系統TRS 資四一 24926002巫蓓雯 24926024李孟娟 24926050林安妮
前言 目前一般企業，多數會提供員工內外訓練機會，但是能針對受訓記錄再作進一步分析者並不多見，因為這是項繁瑣作業，由人工查閱計算極易出錯。如果將教育訓練管理導入電腦化，可以隨時查詢員工受訓履歷資料，以及各部門之受訓情況分析，更可完整地呈現每位員工擁有之技能項目，有助於培育人才及人力分配之參考。
為何要使用TRS系統？ 公司企業逐漸邁向e化，教育訓練也要e化 整合資料庫，可快速排定其課程及規劃 辦公室自動化 節省成本，進入「無紙化」的時代 縮短資料獲取時間 支援主管決策制定 未來與其他人力資源管理資訊系統功能連結
教育訓練人員常見的問題 如果我想要查閱某個員工的受訓記錄，翻箱倒櫃，還不見得可以找到完整資料！ 如果我想要舉辦一個訓練，我該如何找到本公司應該受訓人員的名單？ 如果有人來申請外出受訓，我如何知道這個人的訓練預算是否用「爆」了！還剩多少可以用呢？ 如果我要印製所有學員的受訓通知、名牌、簽到表，要花多少時間與人工呢！ 如果總經理要我提出訓練績效報告，我能不能提供正確迅速的表單呢？
使用TRS目的(一) 有效提昇資源整合及效率 自動計算並整合訓練相關數值，完整呈現訓練部門績效 透過課程、場地、講師、員工…等資料庫的連結，大幅提昇資源整合的相乘效益。
使用TRS目的(二) 建立知識管理系統與員工升遷體系的基礎 電腦化是知識管理的起點，將員工資料與相關訓練紀錄建檔 員工教育訓練紀錄影響升遷或個人發展頗鉅，完善的教育訓練系統將提供員工保障，並提升員工工作之意願。
使用TRS目的(三) 有效降低人事成本與行政成本 透過電腦化作業，將原本人工作業部分有效轉換 節省大量紙張，存放空間，文具消耗等
和舊式教育訓練的比較(1/2) 舊式 使用TRS系統 成本 高 低 記錄查詢 需翻箱倒櫃，不見得找得到完全的資料 完整的資料建檔 課程 (需印大量的紙張、文具) 低 (一切已e化) 記錄查詢 需翻箱倒櫃，不見得找得到完全的資料 完整的資料建檔 課程 很難一次排定，一更改又要重排 可預先排定，可應需要隨時調整內容
和舊式教育訓練的比較(2/2) 舊式 使用TRS系統 儲存方式 印影大量紙張 強大的資料庫 安全性 資料夾 容易資料外流 透過密碼與權限控管 速度 慢 快，且可配合其他系統
使用TRS之優點(一) 可預先排定年度教育訓練計畫，同時可應需要隨時調整內容。即時掌握最新動態。 將您所有需要的表格全部網羅，只要一個按鍵，讓您從此免除繁雜行政工作的噩夢 整體的績效評估報告 建立企業專屬之課程資料庫、講師資料庫與場地資料庫等，累積企業資源
使用TRS之優點(二) 可隨時掌握企業每一位員工的受訓狀況 系統提供課後評量記錄，可以建立完整的課後評估報告。 線上即時報名系統、線上同步作答系統、員工成績查詢系統、部屬成績審核系統……等
使用教育訓練資源系統的優勢(1) 企業篇1 彈性即時且無地域限制的系統維護管理作業。 EIP(企業資訊入口網站 ) 增進企業與員工之間的交流互動。 替代人工作業，有效提升行政效率，降低人事成本 高效率的教育訓練管理維護功能。
使用教育訓練系統的優勢(1-1) 企業篇2 提供即時公告系統，加速內部訊息傳遞的效率。 可依職等、職稱、職能、部門別等建立完善的部門及人員培育訓練機制、課程規劃、行政執行等作業 自動分析訓練成本並提供訓練預算與實際費用分析比較表，確實掌握訓練成本。 隨時取得員工訓練紀錄，充分掌握企業人力素質的最新狀況。
使用教育訓練資源系統的優勢(2) 員工篇1 個人化的入口網站，讓員工明顯感受到公司的用心。 隨時可查詢企業內外最新課程資訊，學習新技能，提升自己的素質。 無時間與地域限制的線上報名或取消機制，無需假手他人。
使用教育訓練資源系統的優勢(2-2) 員工篇2 隨時可查詢個人的訓練記錄與應上但未上的課程，避免疏失。 網路資源方便連結相關網站，縮短搜尋的時間。 員工有專屬溝通管道，有助於凝聚向心力。 完整的講義資料庫，方便員工直接線上學習或交流分享。
TRS的功能 課程規劃管理 課程資料庫管理 課程執行管理 講師資料庫管理 課後評估管理 場地資料庫管理 教育訓練預算管理 員工受訓記錄管理
TRS三大管理趨勢 資源管理／ 知識管理 效率管理 績效管理 管 理 內 容 公司資源(人)(錢) 課程資源 講師資源 場地資源 課程規劃 受訓記錄 (內訓及外訓） 證照管理 學員選取 表格、文件 行政事項 課程評估 學員出勤及學習評估 年度性報表呈現
所使用之系統大致架構 TRS 教 育 訓 練 系 統 輸入帳號 與密碼 系統維護人員 ／教育訓練人員 教育訓練人員 ／部門主管 課程規劃 教 育 訓 練 系 統 輸入帳號 與密碼 系統維護人員 ／教育訓練人員 教育訓練人員 ／部門主管 課程規劃 開課管理 課後評估 派外訓練 報表印製 公司基本資料 管理 員工資料庫 課程資料庫 講師資料庫 場地資料庫 權限管理
TRS訓練資源管理系統 運 作 展 示