电子政务系统公文写作处理 办公室 2016年3月

一、公文写作处理 （一）党政机关公文写作与处理工作的法律依据 （二）公文的种类及格式要素 （三）公文格式排版 （四）几种常用的公文写作 二、电子政务公文处理 三、电子政务系统规范要求

一、公文写作处理 （一）党政机关公文写作与处理工作的法律依据 关于党政机关公文写作和公文处理工作，目前我们国家有2个规范性文件：一个是《党政机关公文处理工作条例》，另一个是《党政机关公文格式》国家标准（GB∕T 9704—2012）。

这就是我们常说公文，也称法定文种，各级党政机关在制发公文的时候必须从这15个法定文种中选择。 （二）公文的种类及格式要素： 1、公文的种类： 《党政机关公文处理工作条例》规定的公文文中有15种：决议、决定、命令（令）、公报、公告、通告、意见、通知、通报、报告、请示、批复、议案、函、纪要。 这就是我们常说公文，也称法定文种，各级党政机关在制发公文的时候必须从这15个法定文种中选择。

以上公文可以从不同角度进行分类： （1）按照行文方向，可分为上行文、下行文、平行文。 上行文 下行文、平行文

（2）按照时限要求，可分为特急公文、加急公文、常规公文。 （3）按其涉密程度，可分为绝密、机密、秘密和普通公文。 绝密、机密、秘密又称为保密文件，指内容涉及党和国家机密，需要控制阅读范围和对象、规定保密时限。

2、公文格式要素： 主要包括：版头、主体、版记三部分 公文首页红色分隔线以上的部分称为“版头”；公文首页红色分隔线以下至公文末页首条黑色分隔线之间的部分称为主体；公文末页首条黑色分隔线以下、末条分隔线以上的部分称为版记。公文的这三个部分边界比较明显，都具有相对的独立性。

公文格式要素

2、公文格式要素： 公文版头、主体、版记三部分，共包含18个公文格式要素，即份号、密级和保密期限、紧急程度、发文机关标志、发文字号、签发人、标题、主送机关、正文、附件说明、发文机关署名、成文日期、印章、附注、附件、抄送机关、印发和印发日期、页码。

（三）公文格式排版 公文用纸幅面尺寸 公文用纸采用GB/T 148（国家标准，推荐使用）中规定的A4型纸，其成品幅面尺寸为：210 mm×297 mm。 字体和字号： 如无特殊说明，公文格式各要素一般用3号仿宋体字。特定情况可以作适当调整。

（三）公文格式排版 1、行数和字数 一般每面排22行，每行排28个字，并撑满版心。特定情况可以作适当调整。

2、发文字号 编排在发文机关标志下空二行位置，居中排布。年份、发文顺序号用阿拉伯数字标注；年份应标全称，用六角括号“〔〕”括入；发文顺序号不加“第”字，不编虚位（即1不编为01），在阿拉伯数字后加“号”字。不得出现跳号、重号现象。

上行文的发文字号居左空一字编排，与最后一个签发人姓名处在同一行。“签发人”三字用3号仿宋体字，签发人姓名用3号楷体字。

3、标题 一般用2号小标宋体字，编排于红色分隔线下空二行位置，分一行或多行居中排布；回行时，要做到词意完整，排列对称，长短适宜，间距恰当，不要随意割裂，将其分置在两行之中；一般不要超过3行。不要使用上下长度一样的长方形或上下长、中间短的沙漏形。

这种标题结构不可取：

拟制公文标题要正确使用标点符号。公文标题中一般不要使用标点符号，但有些特定情况下可以使用书名号、引号和括号。 一是法律、法规、规章和规范性文件进加书名号。如

二是标题中有专用名词、特殊称谓用引号。如 三是时对公文标题内容进行补充、解释或说明时使用括号。例如：

四是有多个发文机关时，各发文机关名称中间可空1个字；如果在事由部分出现多个机关、名称并列时，每个机关名称、人名之间应用顿号分开，不使用空格。如：

4、主送机关 编排于标题下空一行位置，居左顶格，回行时仍顶格，最后一个机关名称后标全角冒号。

5、正文 公文首页必须显示正文。一般用3号仿宋体字，编排于主送机关名称下一行，每个自然段左空二字，回行顶格。

公文结构分为6个层次，标注办法是：第一层为“一、”，第二层为“(二)”，第三层为“1. ”，第四层为“(1)”，第五层为“①”，第六层为“a

在核稿中，我们发现有以下问题： 标题层次标注错误。1.如将一级标题写成（一）、（二），将二级标题写成“1、”、“2、”、“3、”等。（2）一级标题后加标点。有的加句号，如“一、提高认识。二、强化措施。三、加强领导。”有的在一级标题后加冒号，如“一、我处发展现状：”。（3）二级以下标题后未加标点符号。该加的不加，不该加的乱加。（4）三级标题序号后标点应为圆点，而误用为顿号。如将三级标题“1.”写成“1、”。

5、正文 文件标题字体： 一级标题用黑体字，二级标题用楷体字，三、四级标题用仿宋体字。各级标题字体也可加粗，以示醒目。

6、附件说明 如有附件，在正文下空一行左空二字编排“附件”二字，后标全角冒号和附件名称，如有多个附件，使用阿拉伯数字标注附件顺序号（如“附件：1. XXXXX”）；附件名称后不加标点符号。附件名称较长需回行时，应当与上一行附件名称的首字对齐。

6、附件说明 文件后附附件的在下一页顶格标注“附件”（如“附件1”）, “附件”二字为三号黑体字。“附件”两字后不加全角冒号。附件中的文件用字与正文中的用字等同。

6、附件说明

7、发文机关署名、成文日期和印章 成文日期一般右空四字编排，印章用红色，不得出现空白印章。 单一机关行文时，一般在成文日期之上、以成文日期为准居中编排发文机关署名，印章端正、居中下压发文机关署名和成文日期，使发文机关署名和成文日期居印章中心偏下位置，印章顶端应当上距正文（或附件说明）三行之内。即加盖印章应“上不压正文，下要骑年盖月，居中下压发文机关署名和成文日期” 。

7、发文机关署名、成文日期和印章

（4）印章与正文必须同处一页，不留任何空白。当公文最后一页不能容下印章位置时，应采取增加行距、字距的办法加以解决，至少将一行正文移到下一页，使印章与正文末尾同处一页上，不得采取标识“（此页无正文）”的方法解决。或者缩小行距或字距的办法，放到一页。

8、特殊情况说明 当公文排版后所剩空白处不能容下印章或签发人签名章、成文日期时，可以采取调整行距、字距的措施解决。 9、印发机关和印发日期 印发机关和印发日期一般用4号仿宋体字，编排在末条分隔线之上，印发机关左空一字，印发日期右空一字，用阿拉伯数字将年、月、日标全，年份应标全称，月、日不编虚位（即1不编为01），后加“印发”二字。

10、页码 一般用4号半角宋体阿拉伯数字，编排在公文版心下边缘之下，数字左右各放一条一字线；一字线上距版心下边缘7 mm。单页码居右空一字，双页码居左空一字。

（四）几种常用的公文写作 1、公文写作的基本要求。 在内容上。一要符合国家法律法规和党的路线方针政策，完整准确体现发文机关意图，并同现行有关公文相衔接。这是公文写作最基本的要求，也是党政机关文秘工作人员所必须具备的基本素质。二要同制文机关的职权范围相一致，不可越权，尤其对涉及其他地区和部门职权范围内的事项，起草单位必须征求相关地区或者部门意见，力求达成一致。三要符合公务活动的客观规律，一切从实际出发，深入调查研究，充分进行论证，广泛听取意见，实事求是分析问题，所提政策措施和办法切实可行。材料、情况要真实，观点要统一，重点突出，合乎保密的要求。

在词章上，结构要合理，层次要清楚；遣词用句要准确，语言要庄重平实；论理要合乎逻辑，符合语法要求。 在形式上，一是文种选用要正确，不可自造文种；二是公文格式要规范，人名、地名、时间、数字、段落顺序、引文要准确；文字、数字、计量单位、标点符号、机构简称用法要规范；三是篇幅要简短。

2、行文规则。 一是根据隶属关系和职权范围行文，一般不得越级行 文的规则。 二是请示公文要坚持一文一事的规则。 三是不得在报告中夹带请示事项的规则。 四是上行文原则主送一个上级机关，不得多头行文的规则。 五是联合行文的规则。

3、公文写作几个重点环节和问题。 （1）正确选用文种。 一要严格在15种法定公文范围内选用文种，不能自造文种。 二要考核与收文机关之间的组织关系，依据隶属关系或业务指导关系，正确选用文种。 三要根据行文目的和要求，正确选用文种。

（2）准确把握公文行文语气： 在文种选用上，不要拿请示当函用。 在用词上，要区别“商请”与“恳请”的用法。

4、几种常用的公文的写作要点： （1）请示。 请示的结构模式一般由标题、正文、结尾三部分组成。标题通常由发文机关、事由、文种三要素组成。正文是请示的核心，它必须载明两方面的事项：一是请示缘由。二是请示事项。 （2）批复。 适用于答复下级机关请示事项。主要特点：一是针对性，二是权威性，三是简明性。

（3）报告。 适用于向上级机关汇报工作、反映情况、答复上级机关询问或要求时作用的一个文种。 报告的结构模式：一是标题，二是报告引据，三是报告事项，四是结尾。

（4）通知。 适用于发布、传达要求下级机关执行和有关单位周知或者执行的事项，批转、转发公文。 会议通知的写法。 例如：《秦汉渠管理处关于召开2016年灌溉工作会议的通知》

批转性通知的写法。 在日常工作中，除上述法定文种外，我们还使用一些应用文和事务文书，比如工作方案、实际细则、工作计划、工作要点、工作总结、调查报告、工作简报、领导讲话、规章制度等。如果想把这些文书转化为法定公文，必须通过“通知”这个法定文种来批转、转发、印发。

批转性通知的写法。 ①凡是上级机关发布下级机关的来文，用“批转性通知”。 例如：《宁夏回族自治区人民政府批转财政厅关于支持慈善工业园区发展二十条财政政策的通知》 ②凡是下级机关转发上级机关的来文，或者党政机关办公厅（室）根据授权，发布平行机关或不相隶属机关的来文用“转发性通知”。 例如：

③凡是上级机关向下级机关下发15个法定文种以外的文件、文书，如准则、条例、规定、办法、细则、要点、规划、计划、方案等，用“印发性”通知。 例如：

5.函。 适用于不相隶属机关之间商洽工作，询问和答复问题，请求批准和答复审批事项。 6.决定。 适用于对重要事项作出决策和部署、奖惩有关单位和人员、变更或撤销下级机关不适当的决定事项。重大和重要的含义，是指遇到重要问题或重要事项、重大行动时需要做出安排及决策时才使用。一般事项不用此文种。决定按其内容和作用情况分为三类：一是方针政策性决定。二是部署指挥性决定。三是表彰处分性决定。

二、电子政务公文处理 秦汉渠管理处机关发文办理流程：

秦汉渠管理处机关收文办理流程：

秦汉渠管理处基层管理所发文办理流程：

秦汉渠管理处基层管理所收文办理流程：

三、电子政务系统规范要求 （一）办文方面： 1、上报文件要规范。各单位要按隶属关系行文，所有报管理处的正式文件，全部上报处办公室，办公室按文件诉求签发主管领导及承办科室办理。不得以单位名义向领导同志个人报送公文。办公室对各单位报送的文件严格进行审核，对不符合行为规则或格式不规范的文件，要退回报文单位修改重报，凡起草公文和上报公文出现错情的将实行通报制，并纳入单位年度效能考核。

2、签收文件要及时。 凡通过电子政务平台接收的电子办文、批文、阅文，办公室要做到随到随处理，即时签发主管领导，并分发各业务科室办理；对于收到的纸质办文、阅文和函件，要在 1 个工作日内扫描成电子文件，登记编号后，转主管领导阅示。 重要文件、急件做到随到随办，并随时进行督办。电子来文以及纸质文件（包括函件） 要做到应收尽收，分类处理。 机关工作人员、各管理所机关人员每天必须登陆水慧通政务系统，及时阅办处理来文。办公室会不定期进行督查。机关各科室、基层单位互相报送、交流的文件、材料全部通过水慧通或水慧通邮箱发送。

3、办理文件要提速。 机关各科室和各单位对收到的文件要根据紧急程度和重要性及时办理。特别紧急的阅文，办公室立即通知相关科室阅知办理，办公室督查办结时限。各单位、各科室要进一步规范办文、阅文和批文办理流程，加快文件传递速度，原则上要求文件办结时限一般控制在3-5个工作日。承办人员必须填写处理意见，提交办结。

（二）发文方面： 1、减少发文数量。 发文要坚持“确有必要，注重实效” 的原则，可发可不发的文件坚决不发。凡国家法律法规和上级机关已做出明确规定或已在媒体上公开发布的文件，一律不再印发。对自治区、水利厅相关文件，要结合实际贯彻落实，没有新的思路、新的举措或者上级部门没有明确要求制定实施意见的，可直接翻印，不再制定出台实施意见。厅、处领导的讲话精神，可公开发布的，一律在管理处网站发布，一般不印发书面文件。

没有具体决定事项的专题会议，不发会议纪要。与水利厅相关处室、厅局协调有关事宜的文件均以函印发。管理处举办的各类会议、培训班、以及各类统计报表等均以一般便函文件通知，逐步减少以处党委和管理处名义印发文件的数量。 各基层单位报处党委、管理处的报告、请示等均以正式文件报送，报其他科室的文件资料根据相关科室要求灵活安排。

2、控制发文规格。 管理处党委发文，根据重要性、常规性、职能性的事项，分别以党群类文号发文，发文字号为 “宁秦党发”、 “宁秦纪发”、 “宁秦工发”、 “宁秦团发”。

管理处行政类发文：管理处重要的、综合性事项，如事关水利改革或大型事项的请示、决定、意见、通知、工程计划、干部任免、总结计划、工作安排等均以行政文号发文，发文字号为宁秦发。 以管理处有关领导小组名义召开的会议和下发的文件，均由领导小组办公室承办，出领导小组办公室代章。

用与向水利厅相关处室、部门上报有关事项或解决有关事项的，或者用于与不相隶属机关、平级机关之间商洽工作、询问和答复问题等内容的发文，用管理处函头纸或便函。发文字号“宁秦函发”。 各科室或单位上报的便函文件一律按规定的公文格式行文排版。

（三）规范收发文审签。 严格按照文件审批职权和程序审签文件，签署意见规范、明确。 （四）电子政务系统禁止上传涉密文件和敏感信息，切实做到上网文件不涉密，涉密文件不上网。 （五）各单位加强《党政机关公文处理工作条例》及排版格式的学习，切实整改公文存在的文头版式、标题用字错误等突出问题，进一步提高电子政务系统公文办理质量和效率，提升电子政务服务水平。

谢谢大家