关于借款和报销的 具体规定 2013.09.10 中国科学院南海海洋研究所 资产财务处

财务报账流程： 登录ARP网上报销系统(https://210.77.90.30/por/login_psw.csp?) 填写并打印借款、报销单，并网上“提交财务” 借款单、报销单、发票和相关审批表需进行经手人/领款人、相关业务权限审批人本人签字 每周一至周五上午10点前，将整理好的单据和课题卡送至资产财务处报账大厅的新单接收篮排队 经会计审核，通过“票据查验-打卡-网审”流程，最终网上状态为已审核的，隔天可到出纳人员处进行现金、支票、汇款等方式的结算处理 审核有问题的单据修正后不需重新排队，可交原会计处理

借款业务的具体规定 报销业务的具体规定 借款报销业务审批权限的规定

借款业务的具体规定－借款类别 按照借款方式分为： 通过网上报销ARP系统填写的金额已知定额借款单 手工填写的定额借款单（适用于网上报销系统暂停使用的紧急借款和所内人员住院费借款）

借款业务的具体规定－ ARP借款类别 借款类别按照借款具体用途分为： 1、材料费借款 2、设备采购借款 3、会议费借款 4、差旅费借款（国内、国外差旅费及签证费） 5、办公费借款 6、外拨协作费借款 7、维修改造费借款 8、版面费借款 9、住院费借款 10、其他借款

借款业务的具体规定－ ARP借款单填写 借款单填写的具体规定： 1、借款事由请填写清楚明晰，应考虑冲销借款时的报销内容与借款类别相一致，事由可填写： “某某”借“相关用途”费 2、借款金额填写准确 3、借款类别选择与用途相匹配的种类 4、子课题号选择课题卡本上标注的10位ARP号，若无ARP号则选代码为“0000000000”、名称“*” 5、审批人、经手人签名完整，不可自己审批自己

借款业务的具体规定－ ARP借款单填写 借款单填写的具体规定： 6、支付方式选择正确（汇款、支票、现金等） 7、若支付方式为汇款，收款人账户名（全称）、开户行 名称、银行账号应填写准确，另需附上账户信息的核 对资料（要求电脑打印纸质件），以保证汇款的准确 性。 8、借款单填写完整并保存成功后应点击“提交财务”待 审

借款业务的具体规定—附件 9、特殊用途的借款处理： ①万元以上材料费、办公用品，附协议和《低值易耗 品材料申购审批表》 ②万元以上设备附协议，如超5万元的设备另附《5万 元仪器申购审批表》 ③会议费，附会议通知 ④外拨协作费，附分拨经费任务书或协议（内容要包 括：封面、金额、参与单位盖章页）

借款业务的具体规定－ 借款单填写 手工借款单填写的具体规定： 1、需填写《收支通用单》和《借款单》 2、日期用阿拉伯数字准确填写 3、借款内容摘要填写清楚明晰 4、借款金额大小写必须一致，大写书写参照如下： 壹贰叁肆伍陆柒捌玖拾佰仟万，小写为“￥”后面加阿拉伯数字，不用写“元”字，如￥30,000.00 5、借款人（必须为所内在编人员并标明ARP编号）、审批人签名完整 6、付款方式勾选正确（付现金、银行支付等）

报销业务的具体规定－发票、附件注意事项 (1)发票应合规合法，开具的抬头、时间、内容、金额、 开票人填写齐全明细 (2)有注明“付款单位”的发票，其抬头均应开具单位全 称 --“中国科学院南海海洋研究所” (3)发票中收款单位盖的发票专用章应清晰易辨 (4)发票只能报销发票联，且不得涂改、挖补。发现发票 有错误的，应由开出单位重开或更正，更正处加盖开 出单位发票专用章

报销业务的具体规定－发票、附件注意事项 (5)科研人员要学会辨别发票真伪，避免个人造成不必 要的损失，因为假发票是不能报销的，发票真伪可登 陆归属地的税务网站查询辨别 广东省地方税务局的查询网址： http://www.gdltax.gov.cn/portal/gd/A7P0TD5H9GTI442P4WNM2VHRG2X495YD.html 广东省国家税务局的查询网址： http://www.gd-n-tax.gov.cn/html/gdsite/51B988829C4D3FE8074941239770A6B4.html

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报销业务的具体规定－发票、附件注意事项 (6)粘贴发票按不同费用分类、大小金额排序来贴单，贴好的单据（包括A4纸大小的附件）不超出报销面单的范围 (7)每张发票背面需要课题负责人和经办人签字，金额超1万元及以上另须所领导签字审批 (8)本单位不可报销增值税专用发票 (9)国税100元以上、地税50元以上定额服务业发票停止报销

报销业务的具体规定－发票、附件注意事项 (10)《中国人民解放军通用收费票据》原则上不可报销 (11)同一单位同一天采购的物品、提供的服务所开具的发 票若超过千元以上的均要转账汇款 (12)当年的发票最迟不超过下一年第一季度报销完毕 (13)税务机关代开的发票须附上双方的合作协议、收款方 的身份证复印件及其收到现金的收条方可报销（协议、 收条为个人签字的需加盖签字人手印）

报销业务的具体规定－特殊业务的日期 (1)每季度末15日报销保健费，需经人事处审批 (2)每季度末15日报销托儿费，单职工报销单月保教费发 票，每张发票报销金额为30元 (3)每季度末18日报电话补贴费 (4)每月25日报销医疗费，届时停止报账业务一天(一般每 年的1-2月份，因财务部门要搞年终结算，可能要停报 一至两个月）。 以上时间与法定节假日冲突时，报销时间顺延。

报销业务的具体规定－ARP网上报销单类别 按照报销具体用途分为： 1、差旅费报销单 2、普通报销单 3、固定资产报销单

报销业务的具体规定－差旅单注意事项 1、差旅费报销单之一 只填报国内差旅费 报销单事由可填写“某人”报“**地点”开会/培训/ 项目调查等差旅费 课题负责人报销自己的旅费的（如机票的旅客姓名为 课题负责人本人），报销单须经研究室负责人或职能 部门负责人审批 单据张数与所附报销单据张数一致 同一次差旅填报一行单据行，同行几人出差可在“出 差人”框内注明出差人名，不同次的差旅发票不能混 合贴单 往返起止时间与报销凭据相符，往返票据不全另需附 研究室负责人或职能部门负责人审批的说明

报销业务的具体规定－差旅单注意事项 1、差旅费报销单之二 “交通费”包含城市间飞机票、火车票、客运汽车票 （1）报销飞机票须背面粘贴该次航班的登记牌 （2）如需报差旅补助，每张机票只可报销一次当天往返机场 的机场快线或的士票 （3）每张机票只可匹配报销一次该航班的意外保险单（金额 20元） （4）人员级别为中级及以下人员乘坐飞机须填写《中初级人 员乘坐飞机申请表》（经课题组长签批）附报销单内报销 （5）火车票和客运汽车票(IC专用乘车凭证不作报销凭证)背 面应出差人本人签名

报销业务的具体规定－差旅单注意事项 1、差旅费报销单之三 “住宿费”标准为：人员级别在副研究员和副处级及 以上每人每天不超300元，其他人员每人每天不超150 元，如超标则个人自付 差旅中的会务费、会议注册费、培训费、通讯费、餐 费等其他费用属于“杂费”，应按类别另填普通报销 单同时报销。其中报销会务费、会议注册费需附上会 议通知，若是由旅行社开具的发票（从严控制），单 位不给予伙食补助 子课题号选择课题卡本上标注的10位ARP号，若无ARP 号则选代码“0000000000”名称“*”

报销业务的具体规定－差旅单注意事项 1、差旅费报销单之四 差旅补助共计80元/人/天(15天内) （1）伙食费补助50元/人/天，若“杂费”中报销了餐 费、旅行社开具的会务费，不可同时报销此补助 （2）公杂费补助30元/人/天，若报销除餐费、会务费 外的“杂费”，不可同时报销此补助 （3）出差天数超过15天，第16天起按15元/人/天领取 差旅补助 几人同行的差旅报销，领取差旅补助的各人均需本人 在“领款人”处签字

报销业务的具体规定－普通报销单注意事项 2、普通报销单之一 事由填写清楚明晰，如“某人”报**费、**费等 单据张数与所附报销单据张数一致 按报销种类增加单据行分行填列报销事由：办公费、 版面印刷费、材料费、水费、电费、咨询费、邮电费、 业务招待费、维修费、市内交通费、路桥费、燃油费、 出国费、外事招待费、会议费、住宿费、劳务费、培 训费、租船费、租车费、出海补贴、分析费、分拨** 单位款等 子课题号选择课题卡本上标注的10位ARP号，若无ARP 号则选代码“0000000000”名称“*”

报销业务的具体规定－普通单各类注意事项 2、普通报销单之二 各类费用的注意事项 (1)办公费：超市、百货、网上采购的物品须提供购物清单 小票方可报销， 863、973、国家支撑、国家重大计划从 严控制 (2)材料费：万元以上的材料采购必须附合同协议、《低值 易耗品材料申购审批表》并到资产部门进行验收 (3)邮电费：个人移动手机充值话费发票背后要标注使用人 和使用时间段， 863、973、国家支撑、国家重大计划不 可报销此类

报销业务的具体规定－普通单各类注意事项 2、普通报销单之二 (4)业务招待费：纵向课题按间接费用预算核实公务用途经 责任研究员、研究室负责人或科研与规划处负责人骑缝审 批签字，横向课题经院地合作处或工程中心领导骑缝审批 签字方可报销， 863、973 、国家基金、国家支撑、国家 重大计划、所拨青年领域前沿领域项目不可报销此类 (5)维修费：实验室的基建维修改造、大型的仪器修缮的报 销应按基建和资产部门要求附上合同协议、《小型基建维 修、改造、装饰工程审核表》和《小型基建工程竣工验收 报告》等；除所公务车以外的汽车维修费不可报销

报销业务的具体规定－普通单各类注意事项 2、普通报销单之三 (6)市内交通费：公务打的发票应按时间先后顺序贴单， 同车牌或连号发票不可报销；发票背面未经课题负责人 和经手人签字可以另附《市内出差费报销单》汇总填报 签批 (7)燃油费：发票背面需注明公务用途及使用时间段，且 付款单位写“个人”、“自用”、车牌号均不可报销， 内容写“IC预付款”不可报销 (8)出国费/外事招待费：到科研计划处外事组核定审批 (9)培训费：报销需附培训通知或内容

报销业务的具体规定－普通单各类注意事项 2、普通报销单之四 (10)会议费：主办和协办会议需严格按照《中国科学院南 海海洋研究所会议费管理办法》南海研字[2011]130号 文件执行，办会地点应选择国家规定的定点饭店，可登 陆“党政机关出差会议定点饭店查询网”(www.hotel.gov.cn) 查询，会期一般不超过2天，除专家往返旅费的会议费 用定额标准控制在每人每天400元，报销时需附上《会 议审批表》(召开会议前到所办公室备案)、《会议费用 明细表》、会议通知和人员签到表，举办会议的款项需 以转账方式付给承办单位（从严控制） (11)住宿费：在发票背面注明来访专家的名字、单位、起 止时间

报销业务的具体规定－普通单各类注意事项 2、普通报销单之五 (12)劳务费：已自行开具税务机关代开发票的劳务费可列 入普通报销单报销，按税务机关代开发票的相关规定附 资料 (13)租船费：除税务机关代开发票的相关规定外，另须填 《租船(出海)、租车费报销审核表》并附上船舶行驶许 可证复印件 (14)租车费：除税务机关代开发票的相关规定外，另须填 《租船(出海)、租车费报销审核表》并附上车辆行驶证 复印件 (15)出海补贴：附出海证明材料与相关出海费用同时报销， 并填写《出海人员补贴明细表》，签名审批完整后复印 一份交财务存档

报销业务的具体规定－普通单各类注意事项 2、普通报销单之六 (15)分拨款：附合同协议或任务书（内容要包括：封面、 金额、参与单位盖章页），如为纵向课题，则须附收款 单位已收到款项的银行单据复印件（加盖财务章） (16)国外汇款：办理国外版面费等涉及外币汇款的业务， 需先向出纳人员领取申请表格并作登记，后自行到中国 银行对公业务处办理汇款手续，待款项汇出转换为人民 币金额后，凭报销单、外币发票和经科研处审批的外币 汇款说明报告办理报账手续；如情况紧急，先行以个人 账户刷卡、转账的，另须附个人刷卡的流水帐或银行单 据以证明费用的支出（这种非正常方式财务不推荐）

报销业务的具体规定－固定资产单注意事项 3、固定资产报销单之一 符合《中国科学院南海海洋研究所资产管理暂行办法》 南海研字[2009]66号文件的相关规定的1000元以上家具、 设备均应填报固定资产报销单 需带签批完整的固定资产报销单、三联入库单、发票、 采购协议、《5万元以上仪器设备申购审批表》等资料到 资产财务处资产部门入库审核后，送财务排队报销 需政府采购的资产，报销时要附上政府采购合同协议和 电子验收单（需方联）的原件，如笔记本电脑、台式电 脑、打印机等，政府采购设备清单详见所网 固定资产的发票应区分于其他耗材，单独开具发票 单价或批量采购千元以上的U盘、移动硬盘需填此单入库

3、固定资产报销单之二 报销业务的具体规定－固定资产单注意事项 报销单的报销事由可填: 某人报**（家具/设备/仪器等实物名称） 单据张数与所附报销单据张数一致 增加单据行选择固定资产种类，“*”标注项为必填项，可按采购协议和资产实际情况录入完整 可点击增加“子课题”和“分摊金额”填写各课题分摊报销资产的比例，分摊金额的总计数应与设备总值一致 资产的数量应与增加的“责任人”个数一样 可添加多行单据行以报销多项仪器设备

报销业务的具体规定－结算方式与借款冲销 完成各类报销单的录入后，结算方式应根据实际情况选择正确（如汇款、支票、现金等），“结算方式”总计金额应与“单据行”的总计金额相等，单据方可保存成功 如需核销借款，在“借款冲销”栏选择对应借款的记录，将原借款金额填进“本次核销金额”框，一次必须冲销一整笔借款，可一次冲销多笔，冲销后的结算方式金额应等于单据行金额减去冲销借款总数，若是负数，即为应退回财务的金额（还钱） 若结算方式为汇款的，收款人账户名、开户行名称、银行帐号填写准确、完整，需附上账户信息的核对资料（要求电脑打印） 报销单保存成功后应点击“提交财务”待审

报销业务的具体规定－手工录入单 手工录入报销单 （1）由财务代扣代缴劳务税的所外人员评审费、劳务费需 填写《收支通用单》和《劳务费明细表》，明细表中要 标明劳务费、评审费的内容和具体时间，经相关职能部 门签字审批后，另须附上明细表的复印件一份和收款人 的身份证复印件一式两份才可报销(具体税率可咨询财务 人员) （2）所内人员住院费报销需填写《收支通用单》，并标明 冲销借款金额和日期

借款报销业务审批权限规定 借款单和报销单和发票按不同金额规定需要相关人员签字审批方可报销（如课题负责人、经手人/领款人）： (1)1万元以下（不含1万元）：学科（或独立课题）组长或部门负责人审批 (2)1-3万元（不含5万元）：所长助理审批 (3)3-10万元（不含10万元）：分管所领导审批 (4)10-20万元（不含20万元）：分管所领导和分管财务所领导 (5)20万元及以上：分管所领导、分管财务所领导和所长共同审批 注：每张借款单或报销单1万元及以上需填一张《大额支出审批表》交财务单独存档 上述提及的表格可从海洋所网—资产财务处模块自行下载

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