一 期初余额表和记账凭证汇总表

期初余额表和记账凭证汇总表 无论用EXCEL电子表格软件还是选择专用的财务软件实现电算化管理，在向系统输入数据之前，首先要设置会计科目和输入期初余额，形成期初余额表；然后通过设置好的记账凭证汇总表，有效地输入经济业务数据，为后续的账簿及报表提供准确的数据源头。

期初余额表和记账凭证汇总表 会计科目 根据企业经济业务设置会计科目 录入期初余额 期初余额试算平衡

期初余额表和记账凭证汇总表 1.设置会计科目信息 根据企业经济业务设置所用到的会计科目，其中包括总账科目、二级科目和明细科目。 （1）总账科目是按照资产、负债、所有者权益、收入、费用和利润的类别分别设置，对企业单位资金进行总括分类的会计科目，它是设置总分类账的依据；

期初余额表和记账凭证汇总表 1.设置会计科目信息 （2）二级科目：介于总账科目和明细科目之间、核算资料比总账科目详细、比明细科目概括的会计科目； （3）明细科目：是对某一总分类科目核算的会计要素进行详细分类的会计科目。会计科目可以包含的内容有：科目编码、科目名称、科目级次、借贷方向、借方余额、贷方余额等。

期初余额表和记账凭证汇总表 1.设置会计科目信息

期初余额表和记账凭证汇总表 2.自动生成科目级次 科目级次反映该科目属于总账科目还是明细科目，通过科目编码的长度可以判断出该科目的级次。 例如：科目编码是4位，则该科目是一级科目； 科目编码是6位，则该科目是二级科目； 科目编码是8位，则该科目是三级科目。 根据科目编码的特点，可以利用EXCEL中的函数功能根据科目编码长度自动生成科目级次。

期初余额表和记账凭证汇总表 2.自动生成科目级次

期初余额表和记账凭证汇总表 2.自动生成科目级次

期初余额表和记账凭证汇总表 3.设置期初余额 会计科目表中既有总账科目，也有明细科目，因此明细科目余额可以通过手工输入，而总账科目中余额可以设置为公式，等于该科目下明细科目余额的合计，通过计算得出。

期初余额表和记账凭证汇总表 3.设置期初余额

期初余额表和记账凭证汇总表 4.设置试算平衡 输入完科目期初余额后，还需要计算科目表中的借方余额合计和贷方余额合计，以便检查借贷是否平衡。

期初余额表和记账凭证汇总表 4.设置试算平衡 思路一：按科目类别汇总试算平衡，如表所示; 试算平衡 资产 2,517,474.75 负债 1,083,425.12 所有者权益 1,434,049.63 成本 0.00 资产+成本 负债+所有者权益 试算差额

期初余额表和记账凭证汇总表 4.设置试算平衡 思路二：按借贷合计试算平衡，如表所示; 试算平衡 借方合计 2,524,146.77 贷方合计 试算差额

期初余额表和记账凭证汇总表 4.设置试算平衡 思路一：按科目类别汇总试算平衡，如表所示;

期初余额表和记账凭证汇总表 4.设置试算平衡 思路二：按借贷合计试算平衡，如表所示;

期初余额表和记账凭证汇总表 5.期初明细科目余额表转换为期初总账科目余额表 期初明细科目余额表中含有明细科目，为了总账试算平衡表中取数的需要，我们可以将期初明细科目余额表转换为期初总账科目余额表。

期初余额表和记账凭证汇总表 常见问题 问题：数字类型不统一，可以相互转换 分析：在设计公式中发现数字类型不统一，比如查询函数中查找的编号，和查询区域的编号数字类型不统一，或者在条件求和SUMIF函数中判断条件表示的数字代码，和判断区域的数值类型不统一，可以不重新输入数据，而只转换数值类型。 解决思路1：运用TEXT函数可以将数值转换为文本。 解决思路2：运用VALUE函数可以将代表数字的文本字符串转换成数字。  

二 设置记账凭证汇总表

设置记账凭证汇总表 在任务一中，我们已经将企业的会计科目及期初余额设置并输入完成，接下来需要输入企业日常业务发生的数据，这些数据需要通过记账凭证的形式进行收集录入，数据输入的界面和数据入口设计的形式一方面会影响到输入的效率，另一方面也会影响到账簿和报表信息生成的不同思路。

思路一： 设置记账凭证汇总表 会计凭证 设置记账凭证信息表格式 设置记账凭证填制技巧 录入凭证数据 会计凭证是反映具体经济业务的主要载体，也是一切会计核算工作的基础，所以在录入凭证数据前需要提前设置好记账凭证表，在设置中一方面要考虑输入的效率，另一方面要考虑输入的准确性。 思路一： 会计凭证 设置记账凭证信息表格式 录入凭证数据 设置记账凭证填制技巧

思路二： 设置记账凭证汇总表 会计凭证 设置记账凭证输入界面 输入记账凭证数据 保存凭证数据到记账凭证汇总表中 清空记账凭证输入信息 会计凭证是反映具体经济业务的主要载体，也是一切会计核算工作的基础，所以在录入凭证数据前需要提前设置好记账凭证表，在设置中一方面要考虑输入的效率，另一方面要考虑输入的准确性。 会计凭证 设置记账凭证输入界面 输入记账凭证数据 保存凭证数据到记账凭证汇总表中 清空记账凭证输入信息 思路二：

设置记账凭证汇总表 1.设置记账凭证汇总表格式 记账凭证汇总表是以表格的形式来反映记账凭证的信息，因此需要包括记账凭证中的发生日期、凭证序号、摘要、科目信息、借方金额、贷方金额，其中科目信息中为了以后的汇总和统计，可以包括科目代码、总账科目名称和明细科目名称。

设置记账凭证汇总表 1.设置记账凭证汇总表格式

设置记账凭证汇总表 2.凭证编号的设置 凭证编号可以由凭证日期和凭证序号组成，因此手工输入凭证日期和凭证序号后，可以利用EXEL的函数功能，将二者合成为凭证编号。

设置记账凭证汇总表 3.科目代码的录入 在期初余额表中，已经设置好了企业的会计科目，包括会计科目代码和名称，在凭证录入中如果将会计科目代码设置为下拉列表的输入方式，可以大大提高输入效率。 （1）对科目编码的数据区域进行命名 （2）设置科目编码的数据有效性 （3）科目名称的自动生成 （4）设置试算平衡

问题：将会计科目代码设置为下拉列表的输入方式前，为何要将“期初明细科目余额表”中的“科目编码”列进行区域命名？ 设置记账凭证汇总表 问题：将会计科目代码设置为下拉列表的输入方式前，为何要将“期初明细科目余额表”中的“科目编码”列进行区域命名？ 分析：下拉列表的输入方式需要利用数据有效性中“序列”功能来设置，在设置中对于数据源的要求是不能直接从其他工作表或工作簿中取数。 解决：将其他工作表中的数据区域进行命名后，在数据源的定义中通过设置公式可以解决该问题。

三 记账凭证的打印设置

任务二建立了记账凭证汇总表，如果需要打印记账凭证，则可以通过记账凭证的打印设置进行打印输出。

记账凭证的打印设置 打印记账凭证的业务数据信息均可以来源于记账凭证汇总表，设置完成后只需要通过输入“凭证序号”即可自动返回其他的相关数据。自动生成内容包括“日期”、“摘要”、“总账科目”、“明细科目”、“借方金额”、“贷方金额”、“制单人”、“审核人”。根据任务二建立的记账凭证汇总表设置打印记账凭证的模板。

记账凭证的打印设置 1.创建记账凭证通用格式 2.根据“凭证序号”自动生成日期 3.摘要自动显示设置 4. “总账科目”、“明细科目”、“借方金额”和“贷方金额”自动显示设置。 5. “借方金额”和“贷方金额”合计的设置

四 现金及银行存款日记账的编制

现金及银行存款日记账的编制 任务二所建立的记账凭证汇总表是将日常业务发生的核算资料逐一记载下来，但这些核算资料比较分散，不便为经济管理提供系统有效的信息，因此我们还需要将这些分散的核算资料加以集中和归类整理，逐步加工成有用的会计信息形式，这种形式就是会计账簿。

现金及银行存款日记账的编制 现金和银行存款日记账一般采用三栏式，包括借方金额、贷方金额、余额三栏，以及发生日期、凭证编号、摘要等信息，因此在编制日记账时，其中发生日期、凭证编号、摘要、借方金额、贷方金额等信息可以取自于记账凭证汇总表，余额则通过设置公式计算得到。

现金及银行存款日记账的编制 1.设置日记账格式 由于现金日记账的信息可以直接取自记账凭证汇总表，因此日记账的表头设置和记账凭证汇总表基本一致。

现金及银行存款日记账的编制 2.设置科目期初余额 利用数据链接功能，从“期初总账科目余额表”引用现金科目和银行存款科目的期初余额。

现金及银行存款日记账的编制 2.设置科目期初余额 利用数据链接功能，从“期初总账科目余额表”引用现金科目和银行存款科目的期初余额。

现金及银行存款日记账的编制 3.筛选 出“库存现金”记录 筛选后的“记账凭证汇总表”。

现金及银行存款日记账的编制 4.形成“现金日记账” 将筛选后的“记账凭证汇总表”复制到“现金日记账”中。

现金及银行存款日记账的编制 5.利用公式设置“余额”列

现金及银行存款日记账的编制 6.利用求和函数设置“本月合计”

科目汇总表 及总账试算平衡表的编制 五

科目汇总表 及总账试算平衡表的编制 每个企业需要定期对全部记账凭证按各个会计科目进行汇总，列示其借方发生额和贷方发生额。这种按科目汇总的凭证信息即科目汇总表。 依据借贷记账法的基本原理，科目汇总表中各个会计科目的借方发生额合计与贷方发生额合计应该相等，因此，科目汇总表具有试算平衡的作用。 科目汇总表是科目汇总表核算形式下登记总分类账的依据。

科目汇总表 及总账试算平衡表的编制 科目汇总表是根据一定时期内的全部记账凭证，按科目作为归类标志进行编制的。它是科目汇总表核算程序的一项重要工作。 总分类账的登记依据和方法，主要取决于所采用的会计核算形式。它可以直接根据各种记账凭证逐笔登记，也可以依据科目汇总表进行登记。

科目汇总表 及总账试算平衡表的编制 1.科目汇总表的编制 科目汇总表是按科目作为归类标志，将“借方金额”、“贷方金额”进行汇总。因此可以利用Excel中的函数功能和数据透视功能两种思路编制科目汇总表。 思路1：利用公式函数功能编制“科目汇总表” 思路2：利用“数据透视表”功能编制“科目汇总表”

科目汇总表 及总账试算平衡表的编制 思路1：利用公式函数功能编制“科目汇总表” （1）设置“科目汇总表”格式

科目汇总表 及总账试算平衡表的编制 思路1：利用公式函数功能编制“科目汇总表” （2）复制“科目编码”和“总账科目

科目汇总表 及总账试算平衡表的编制 思路1：利用公式函数功能编制“科目汇总表” （3）利用函数功能，生成“借方”和“贷方”发生额

科目汇总表 及总账试算平衡表的编制 思路1：利用公式函数功能编制“科目汇总表” （4）设置“借方”和“贷方”发生额合计公式

科目汇总表 及总账试算平衡表的编制 思路2：利用数据透视功能编制“科目汇总表” （1）给“记账凭证汇总表”添加辅助列“总账科目代码”

科目汇总表 及总账试算平衡表的编制 思路2：利用数据透视功能编制“科目汇总表” （2）选取数据透视分析的数据源 （3）进行数据透视表布局。

科目汇总表 及总账试算平衡表的编制 思路2：利用数据透视功能编制“科目汇总表” （4）美化数据透视表

科目汇总表 及总账试算平衡表的编制 2.总账试算平衡表的编制 （1）设置“总账试算平衡表”格式

科目汇总表 及总账试算平衡表的编制 2.总账试算平衡表的编制 （2）复制“科目编码”和“总账科目”

科目汇总表 及总账试算平衡表的编制 2.总账试算平衡表的编制 （3）设置“期初余额”的借方公式

科目汇总表 及总账试算平衡表的编制 2.总账试算平衡表的编制 （4）设置“期初余额”的贷方公式

科目汇总表 及总账试算平衡表的编制 2.总账试算平衡表的编制 （5）设置“本期发生额”的借方公式。（贷方同理）

科目汇总表 及总账试算平衡表的编制 2.总账试算平衡表的编制 （6）设置“期末余额”的公式。（设置后的结果）

六 Excel 在会计报表中的应用

Excel 在会计报表中的应用 思路：以记账凭证汇总表数据为依据，利用excel的函数功能和数据透视功能分别生成了科目汇总表和总账试算平衡表，以总账试算平衡表的数据为依据，利用excel的函数功能和数据链接方法实现可以会计报表的编制工作。

财务报表是根据记账凭证信息汇总整理之后，对公司的经营成果和财务状况进行综合反映的一种书面文件。 Excel 在会计报表中的应用 财务报表是根据记账凭证信息汇总整理之后，对公司的经营成果和财务状况进行综合反映的一种书面文件。 财务报表包括资产负债表、利润表、现金流量表三大财务主表，这三大财务主表的编制，可以通过excel公式设置对其他工作表单元格数据的引用来完成的。

Excel 在会计报表中的应用 1.资产负债表的编制思路 资产负债表根据“资产=负债+所有者权益（股东权益）”这一会计等式进行编制，属于静态报表，反映的是企业在某一特定日期（一般指月末或年末）的财务状况。 资产负债表各项目期末数据的来源，主要可以通过以下几种方式取得： （1）直接根据总账科目的余额填列，如“交易性金融资产”、“交易性金融负债”、“短期借款”、“实收资本”等项目，直接根据有关总账科目的期末余额分析填列；

Excel 在会计报表中的应用 1.资产负债表的编制思路 （2）根据明细科目的余额编制，如“应收账款”项目，需要根据“应收账款”和“预收账款”科目的有关明细科目的期末借方余额计算填列；“应付账款”项目，需要根据“应付账款”和“预付账款”科目的有关明细科目的期末贷方余额计算填列；“未分配利润”项目，应根据“利润分配”科目中所属的“未分配利润”明细科目期末余额填列。

Excel 在会计报表中的应用 1.资产负债表的编制思路 （3）根据几个总账科目的期末余额合计数编制，如“货币资金”项目，根据“现金”、“银行存款”、“其他货币资金”科目的期末总账科目余额计算编制； （4）根据有关科目余额减去其备抵科目余额后的净额分析计算填列。“固定资产”、“无形资产”项目，应根据相关科目的期末余额扣减相关的累计折旧（或摊销）填列，已计提减值准备的，还应扣除相应的减值准备。

Excel 在会计报表中的应用 1.资产负债表的编制思路 （5）根据总账科目和明细账科目余额分析计算填列。“长期借款”项目，应根据“长期借款”总账科目余额扣除“长期借款”科目所属的明细科目中将在资产负债表日起一年内到期，且企业不能自主地将清偿义务展期的长期借款后的金额计算填列。“长期待摊费用”项目，应根据“长期待摊费用”科目的期末余额减去将于一年内（含一年）摊销的数额后的金额填列；“其他非流动负债”项目，应根据有关科目的期末余额减去将于一年内（含一年）到期偿还数后的金额填列。

Excel 在会计报表中的应用 1.资产负债表的编制思路 （6）综合运用上述填列方法分析填列。主要包括：“应收票据”、“应收利息”、“应收股利”、“其他应收款”项目，应根据相关科目的期末余额，减去“坏账准备”科目中有关坏账准备期末余额后的金额填列；“应收账款”项目，应根据“应收账款”和“预收账款”科目所属各明细科目的期末借方余额合计数，减去“坏账准备”科目中有关应收账款计提的坏账准备期末余额后的金额填列；“存货“项目，应根据“材料采购”、“原材料”、“发出商品”、“库存商品”、“周转材料”、“委托加工物资”、“生产成本”、“受托代销商品”等科目的期末余额合计，减去|“存货跌价准备”科目期末余额后的金额填列，材料采用计划成本核算，以及库存商品采用计划成本核算或售价核算的企业，还应按加或减材料成本差异、商品进销差价后的金额填列。

Excel 在会计报表中的应用 2．利润表的编制思路 利润表是反映企业在一定会计期间的经营成果的会计报表。利润表的列报必须充分反映企业经营业绩的主要来源和构成，有助于使用者判断净利润的质量及其风险，有助于使用者预测净利润的持续性，从而做出正确的决策。 目前比较普遍的利润表的结构有单步式和多步式两种。我国一般采用多步式利润表格， 利润表主要反映以下几方面的内容：

Excel 在会计报表中的应用 2．利润表的编制思路 利润表主要反映以下几方面的内容： 1.营业收入：主营业务收入和其他业务收入组成。 2.营业利润：营业收入减去营业成本（主营业务成本、其他业务成本）、营业税金及附加、销售费用、管理费用、财务费用、资产减值损失，加上公允价值变动收益、投资收益，即为营业利润。 3.利润总额：营业利润加上营业外收入，减去营业外支出，即为利润总额。 4.净利润：利润总额减去所得税费用，即为净利润。

Excel 在会计报表中的应用 1.根据样表，可以通过【模块一】所学的技能要点，新建工作表，设置工作表格式完成资产负债表的格式设置。

Excel 在会计报表中的应用 2.在资产负债表中添加日期 3.资产负债表的数据填列 典型项目1：货币资金=库存现金+银行存款+其他货币资金 典型项目2：应收账款净额=应收账款-坏账准备 典型项目3：存货=原材料+库存商品+包装物及低值易耗品+生产成本 典型项目4：固定资产净值=固定资产-累计折旧 典型项目5：流动资产合计=货币资金+交易性金融资产+应收票据+应收账款等科目 典型项目6：未分配利润=利润表中的“净利润”项目金额