公文製作與品質 彰化縣政府秘書 劉玉平 中 華 民 國 104 年 7 月 31 日　

引 言 艱澀公文案例2011/04 新北市政府檢討六大公文 民怨，不再用「台端」、 「請鑒核」等文言文字，改以較白話的形式與民眾 互動。 臺中市政府回復給民眾的 文公寫「迥不相侔」，胡志強批太八股，連他都看不懂，更別說一般民眾，要求改善。

引 言 公務員不練功 寫起公文2266 【聯合報／豐原報導】 2007.04.04 少數公務員公文寫得七零八落，前臺中縣副縣長張壯熙說，「基本功沒練好」，有的錯字連篇，有的蓋滿職章，縣長與副縣長無處落章，讓他看得搖頭嘆息。他索性不蓋，看承辦員怎麼說，結果這名新進 人員拿著公文來找副縣長說「副縣長忘了蓋章」，讓他啼笑皆非。 承辦員錯字滿篇，讓核稿的人看了頭痛，前臺北市長郝龍斌告誡所屬發現3次錯字就不能「升官」。

引 言 烏龍公文連七錯 胡志強怒罵官員散漫2012年09月11日 烏龍公文連七錯　胡志強怒罵官員散漫2012年09月11日 連收文者都寫錯的公文，居然沒半個公務員發現，大家還猛蓋章，讓胡志強氣到直接在市政會議上開砲。 政府高官都如此，國家怎有競爭力。台中市社會局8月發文給內政部催討補助款，不料竟將部長「李鴻源」誤植成前任部長「江宜樺」，公文前後經7名公務員蓋章，包括局、處首長，居然都沒人發現錯誤。台中市長胡志強10日在會議上發飆痛批公務員漫不經心，強調往後再有類似錯誤，各單位核稿主秘要負責。

公文意義 公文為處理公務之文書，係政府機關與機關、法人團體、 人民間或機關與內部單位間為處理公務，溝通意見，所使 用一切之資料文件。

公文意義 ■ 公文對外代表機關，對內代表組織/單 位。 ■ 公文為機關行使公權力及法定效力表示 的主要方式和具體行動。 ■ 分層負責，分層課責。 ■ 正確的工作心態與負責的態度。

公文製作要領 製作目的 顧客導向 問題導向 讓對方瞭解 和支持。 讓對方同意 和辦理。 內部顧客：核 （閱）稿、決行 長官。 外部顧客：收 受公文之承辦、 核（閱）稿、決 行。民眾、法人 或團體。 問題導向 分析問題、 解決問題為 主軸。 與問題相關事 項，方列入公 文。

寫好公文關鍵 掌握主、客體關係→應對進退得宜 明白事實、依據→法、理、情兼顧 善用公文專用語→簡、淺、明、確 公文的對象可能是個人、若干人，也可能是機關、團體。要明瞭彼此的立場、身分，不卑不亢，恰如其分。 明白事實、依據→法、理、情兼顧 公文為表達意思的文書，故行文必有具體的主張及目的，陳述的事實必須真確。掌握依法行政、法律優位及法律保留等原則。 善用公文專用語→簡、淺、明、確 公文專用語多有固定的意涵、尊卑、語氣、禮節、態度等不同，需審慎運用。巧妙運用公文術語、文字技巧表達起、承、轉、合，並逐字逐句檢核。

公文寫作原則 簡（文句少而意義足）用較少的字句，使對方能充分了解。 淺（不用奇字、奧義、僻典）不用奇怪或深奧難懂的字句。 明（不為隱語、誇張、諷刺）不用含糊不清，應用讓人易懂之文句。 確（所述時間、數字，皆精確真實）正確、清晰、簡明、迅速、整潔、一致、完整。

主旨：○○○政府函以，檢陳「○○○政府所屬 工程機關員工工程效率獎金發給要點」(草 案)一案，檢附原函暨附件影本各1份，請 查照惠示卓見，俾憑研辦。 主旨：檢送「○○○政府所屬工程機關員工工程效 率獎金發給要點」（草案）影本1份，請惠示 卓見，俾憑研辦。

主旨：貴部函囑就「○○○政府所屬工程機關員工 程效率獎金發給要點」(草案)表示意見一 案，檢送本府意見表(詳附件)，復請查照。 主旨：檢送本府對「○○○政府所屬工程機關員工 工程效率獎金發給要點」(草案)意見表1份， 復請查照。

問題討論 下列公文的表達方式，當否? 爾後再有類似情形發生，將嚴懲不貸。 貴處作法令人匪夷所思。 本府深感遺憾、悲痛！ 獲取上級補助，本處深感驕傲。 慶祝○○高架橋破土典禮。 ○○○濟弱扶貧，值得本府同仁效尤。 ○○社區志工對本縣的貢獻罄竹難書。

問題討論 承辦人在公文中的身分？ 公文可否使用問號與驚嘆號？ 尤哈尼·伊斯卡卡夫特，如何稱呼？

公文類別 □內部公文-對內意見表示之公文 □外部公文-對外意見表示之公文 ․即機關內部溝通時所使用之文書。 ․如：簽、報告、便簽、會議紀錄、公務電話紀錄、手令、手諭。 □外部公文-對外意見表示之公文 ․即機關行文至其他機關、學校、團體或人民之文書。 ․如：令、呈、咨、函、公告、書函、開會通知單、會勘通知單、箋函、說帖、新聞稿、公開信等。

公文類別 ■令→使用時機 注意：以令發布，以函下達實施。 ■ 由立法院制定總統公布之法律(法、律、條例、通則)、地 方自治機關制定並公布之(自治條例) 。 ■ 由行政機關訂定相關首長發布法規命令(規程、規則、細 則、辦法、綱要、標準、準則) 。 ■ 一般行政規則(注意事項、作業規定、處理原則、方案、須 知、要點、簡章等)以函下達。 ■ 發布解釋性規定或裁量基準之行政規則。 ■ 機關發布人事命令(任免令、遷調令、獎懲令、考績令) 。 注意：以令發布，以函下達實施。

公文類別 ■函→各級機關處理公務有下列情形之 一時使用。 示、交辦、批復時。 求或報告時。 時。 □ 下行函－上級機關對所屬下級機關有所指 □ 上行函－下級機關對所屬上級機關有所請 求或報告時。 □ 平行函－同級機關或不相隸屬機關間行文 時。

問題討論 平行、上行及下行(現行行政機關層級劃分) 行政機關層級劃分：行政院（一級）、院轄市及縣市政府（二級）及鄉鎮（縣轄）市（三級）等三級。院屬各部會應屬五院所屬機關（單位），屬二級機關（單位） 。

問題討論 平行、上行及下行文(以縣政府為例) 上行文：總統府、五院、省政府。 直接隸屬上級－總統府、行政院、省政府，稱「鈞」。 直接隸屬上級－總統府、行政院、省政府，稱「鈞」。　 非直接隸屬上級－立法院、司法院、考試院及監察院，稱「大」。

問題討論 平行、上行及下行文(以縣政府為例) 平行文：院屬各部會、其他非直接隸屬機關單位 。 下行文：本府各局處、所屬各機關（含本縣鄉、鎮、市公所）學校。 對平行與下行機關均稱「貴」。

公文類別 ■公告→各機關就主管業務，向公眾或特定之對象宣布周知時使用。 ■書函→於公務未決階段需要磋商、徵詢意見或通報時使用。凡答復簡單案情，寄送普通文件、書刊，或為一般聯繫、查詢等事項行文時使用。 ■開會通知單→召集會議時使用。

公文類別 書函與函之區別 使用時機 函於公務已達成熟階段時使用。 書函於公務尚在磋商、試探階段時使用。 受文對象 函受文者大多為「機關」。 書函受文者大多為「個人」、「單位」。 署名用印 函之上行文蓋機關首長職章，平行、下行文蓋簽字章。 書函蓋機關條戳 。

問題討論 1.書函與函，效力有無差別？ 2.既有函，何需書函？ 3.可否以函發文給機關內部單位？

公文結構 □形式結構 □內容結構 ■函、書函-主旨、說明 ■簽-主旨、說明、擬辦 ■公告-主旨、依據、公告事項 ■主旨段=起首語+本案主要意旨+期望語 ■說明段=引據+申述+歸結

公文結構 引據+申述+歸結三段式說明方式 ■引據：即公文行文之依據。主要有法令、 案例、事實、理論、來文等。 ■申述：係依引據而加以詳細申述意見或理由，使 下文得以歸結。通常為法令規定的解釋→ 案情分析套用。如為簽，可以為案情說明 →法令規定解釋→案情分析套用。 ■歸結：即提出結論、處理辦法或要求，本文之結束。

簽辦(角簽) 簽辦之使用時機 簡單案情之簽辦 簽辦製作結構 敘明案由 重要事項說明 擬辦意見

簽辦(角簽) 存查案件 擬： 一、本案係經濟部函請各縣、市警察局 加強巡邏查察盜採砂石案。 二、本文係副本，陳閱後存查。

簽辦(角簽) 開會通知 擬： 一、本案係經濟部為產業園區開發事宜， 定於○年○月○日召開研商會議。 二、本次會議擬由 代表出席， 二、本次會議擬由 代表出席， 文陳閱後存查。

問題討論 ■副本存查？ ■以下簽辦，當否？ 1.本次會議擬由職代表出席，文陳閱後存查。 2.本次會議由部長親自主持，擬由處長出席與會， 3.是日會議職另有要公，請鈞長指派他人與會，

便 簽 便簽的使用時機 凡簽辦意見無法於來文中空白處撰擬時 或單位間之洽商與回復或受會意見之表 示時使用。

便 簽 便簽的製作結構 「敘明案由」+「有關事項予以說明」+「提出擬辦 意見」。 應本著「引據+申述+歸結」之要旨用一、二、三的 條列方式來表達。 便簽無主旨，其期望語或目的語多置於簽之結尾。 注意：便簽可以為平行單位間、單位內部諮商或單位內上陳使用，會有不同結構，可靈活使用。

便 簽 便簽的製作要領 擬： 一、案情來源(如：本案係……) 二、問題關鍵(如：案查……) 三、法令依據(如：查依據○○法第○條規 定……) 四、承辦人或單位意見(如：奉核後…… 『將如何辦理』) 五、請求語(如：敬請核示、請惠示卓見)

問題討論 ■便簽或便箋? ■便簽的日期如何認定? ■承辦人得否以便簽請示所在之科（課、 股）長?

簽稿之製作方法 □簽稿之撰擬方式: —先簽後稿 —以稿代簽 —簽稿併陳

先簽後稿 □先簽後稿之案件種類如下: □應於稿面加註「先簽後稿」。 ●制定、訂定、修正、廢止法令案件。 ●有關政策性或重大興革案件。 ●牽涉較廣，會商未獲結論案件。 ●擬提決策會議討論案件。 ●重要人事案件。 ●其他性質重要必須先行簽請核定案件。 □應於稿面加註「先簽後稿」。

以稿代簽 □案情簡單，文稿內容已明，無須另作說 明，或例行承轉之案件。直接辦稿陳核 判，不須另行上簽者，稱為以稿代簽。

簽稿併陳 □文稿內容須「另作說明」或「分析」，或案 情特殊，或限期辦理不及先行請示之案件。 將簽與文稿同時陳閱，方便長官瞭解案情， 據以判發，以提升公文處理效率，稱為簽稿 併陳。 □應於簽稿面加註「簽稿併陳」、多稿時註明 「一簽二稿、一簽三稿…」，並於函稿註明 「稿一、稿二、稿三…」。

大 簽 □大簽之使用時機 所屬機關或單位長官對首長有所報告、 請示或要求時使用大簽。是許多政策、 案件執行的重要依據，也是公務員常撰 寫的公文書。本府層送一層之簽，一律 以大簽辦理，擬簽內容應言簡意賅，以 不過3頁為原則。

大 簽 □大簽的本文結構 主旨：起首語+本案主要意旨+期望語 說明： 擬辦：提出具體可行方案 (有關、關於、為辦理、簽擬、敬陳)+本案+(簽請核示) 說明： 一、依據（引敘語或引述語）－引據 ‧手諭（奉交下）‧會議紀錄‧業務需要‧來文機關及文號 ‧事實‧計畫‧方案‧報導 二、陳述現況及問題(申述) 三、分析利弊因素(申述) 四、承辦單位見解(歸結) 五、如需動支經費，請列明預算科目及數額 六、如有補充說明或需其他單位配合請列明(必要時加會相關單位) 七、如有附件請列明附件名稱及份數 擬辦：提出具體可行方案 (本○○案於奉核後，將如何……辦理)

大 簽 大簽主旨的結構 大簽主旨的作法 ■主旨：什麼事+如何做(不分項，50-60字內敘畢) ■主旨：起首語+本案主要意旨+期望語 ■主旨：有關「……」一案，簽請核示。 ■主旨：為辦理「……」一案，簽請核示。 ■主旨：敬陳「……」計畫，簽請鑒核。 注意：主旨是公文的精要，應避免贅詞及如附件等次要的補充說明。

大 簽 大簽的起首語 大簽的期望語 簽請鑒核(簽報長官瞭解並作核定) 簽請核示(提出擬辦意見給長官核定) 簽請鑒察(將辦理情形簽報長官瞭解) ■有關 ■關於 ■為辦理 ■檢陳 大簽的期望語 簽請鑒核(簽報長官瞭解並作核定) 簽請核示(提出擬辦意見給長官核定) 簽請鑒察(將辦理情形簽報長官瞭解) 簽請鈞閱(檢陳有關資料，請長官過目) 簽請核閱(檢陳有關資料，請長官過目)

大 簽 大簽的說明結構 說明： 注意：說明內敘及附件時應依序標示，不宜以倒敘或混雜的方式說明。 一、首先敘明來文機關及文號(如無來文，則說明簽本案的主 要目的或依據)，其次說明來文主旨或緣由及訴求。(引據) 二、陳述事實現況或問題。(申述) 三、法規依據及利弊因素分析。(申述) 四、提出承辦單位見解及如何辦理，如需動支經費，其預算科 目及數額。(歸結) 五、其他補充說明。 六、檢附相關附件及參考資料。(附件) 注意：說明內敘及附件時應依序標示，不宜以倒敘或混雜的方式說明。

問題討論 ■以下大簽說明引據，當否？ 奉○○年○月○日交下○○○辦理。 奉○○口諭(意見) 辦理。 依據○○○（來文或法規）辦理。

大簽 ■會稿原則 跨單位業務或所敘內容涉他單位業務執掌或法令規定時。 事先溝通協調，減少會辦流程與爭議。 會辦單位與主辦單位意見相左時，應退回主辦單位確認。 會辦單位意見表示之對象與主辦單位相同，均係給裁決者之參考意見。 急件應採分(併)會辦理。 會辦單位超過3個(含3個)以上時，宜使用簽稿會核單。

函稿主旨 主旨的結構 主旨：什麼事+如何做 主旨：起首語+本案主要意旨+期望語 (言簡意賅，最好不要超過50或60個字)

函稿主旨 主旨於敘明行文目的後，緊接「期望語」， 如「請鑒核」、「請查照」或「請照辦」。 概括之期望語如「請鑒核」、 「請查照」 ， 應列入「主旨」段最後，不在「辦法」段內 重複。 有答復期限者，應在「主旨」段敘明，此即 「限期公文」。 儘可能避免使用「詳如說明」、「復如說明」 等無法察知意旨之語。

函稿主旨 起首語(函、書函) 上行文 平行文 下行文 -奉、奉交下 -關於、有關 -為 -茲、茲有、茲因 -檢陳 -檢送 -關於、有關 -為 -據 -依 -檢送 下行文 -關於、有關 -為 -准 -所詢 -檢送

函稿主旨 期望語(函、書函) 上行文 平行文 -請鑒核 -請鑒察 -請核備 -請核示 -請釋示 -請備查 -請察照 -請查照 -請察照 -請查照見復 -請查明見復 -請惠允見復 下行文 -請查照 -請照辦 -請切實照辦 -請辦理見復 -請查明見復 -請轉行照辦 -請轉知所屬照辦

問題討論 主旨(公文)的修飾 案例：台端陳情彰化市火車站前噴水池好醜喔乙案，… 案源的種類五花八門，尤其是民眾的陳情書，對於不雅字眼或不適當的表達方式，應在不改原意的前提下適度修飾，不宜原文照錄。

函稿說明 案情必須就事實、來源或理由，作較詳細之敘述時，無法於「主旨」段內容納時，用「說明」段說明。 說明如無項次，文字緊接段名冒號後書寫，如分項條列，應另列空一格(另列縮格)書寫為一、二、三…，(一) (二) (三)，1、2、3… ，(1) (2)(3)… 說明段分項條列內容過於繁雜，或含有表格型態時，應列表作為附件。 如要求副本收受者作為時，請在「說明」段述明「副本抄送○○○ ，請…」。

函稿說明 說明的結構 ■說明一：引據(依據-來函、法令、計畫、會議決議、前案、研究報告、媒體報導等) ■說明二：申述(法令規定+案情事實+分析、研判) （複雜時分段敘述） ■說明三：歸結 (說明結果，即發文機關見解) ■說明四：有要求副本收受者作為時其配合方法 ■說明五：有重要附件時說明最後一項，請列名附件之名稱及數量

問題討論 如何正確轉文 來文字數不多且非關緊要之公文 將其內容於函稿引述清楚，不必檢附來文影本。 來函內容較多且重要之公文 可引述其主要內容重點，並檢附來函影本。勿函稿照抄又檢附來文影本，形成重複浪費。

問題討論 正確引用描述公文方式 ㄨ本府於104年6月11日府行文字第1040196164號函… 「彰化縣政府104年6月11日府行文字第1040196164號函」 ○本府以104年6月11日府行文字第1040196164號函… ○本府於104年6月11日以府行文字第1040196164號函 ㄨ本府於104年6月11日府行文字第1040196164號函… ㄨ本府以104年6月11日府行文字第1040196164號書函… 注意：須一再引用時，得視情形以「機關+年月日」 表示，省略字號。

注意事項 ■如何正確使用引號 ■注意：引號應先用單引，後用雙引。 ■全引：將全部抄引。 ■節引：即重要部分用引號原文照錄，不重要文字用刪節號……表達，因此不得刪改原文。 ■撮引：將撮要簡述，於文首加「略為」、 「略以」 、「略云」、「略稱」、「略謂」等文字。可刪改原文，但不能變更原意。 ■單引：一文只引敘一件法條或文號。 ■複引：一文輾轉連引多件法條或文號。 ■簡引：僅引敘來文日期、發文字號、文別、案由或附件，不引正文。 ■注意：引號應先用單引，後用雙引。

注意事項 ■按語及轉折語 按：「按」，通「案」字，有「審察、以此案證明彼案」之意，分析道理時使用，可置於段首，亦可用在文內。 另有「案查」及「案經」兩語，係敘述有案可稽或曾經處理的事情。作按語的「按」與起首語之按字略不同，後者為「依照、查」的意思。 查：單一「查」字，通常置於段首，用以引敘有關法規或事實。另有「復(次、第)查」、「另查」、「經查」等語。

注意事項 ■按語及轉折語 經：敘述已辦畢的事情，通常置於文內。另有「甫經」、「頃經」「復經」、「嗣經」等語。甫經與頃經皆敘述近日已處理完畢的事情；復經：繼續引敘已處理的相關事情；嗣經：引敘一連串已處理的相關事情。 惟：「惟」字與「但」字，都有「轉折」的意思，用以敘述反面或特殊的因素。多接於句號之後，不用於段首。另有「惟查」二字，用以引述反面或其他相關法規或事實。

注意事項 ■按語及轉折語 茲：「現在」或「這個」的意思，作為導入主題之用。另有「茲以」、「茲據」、「茲經」等語。茲以：轉而敘述理由之用；茲據：轉而引述有關法規或事實之用；茲經：轉而敘述處理經過之用。。 以：引述事情的原由；另有「復以」、「係」等語。復以：敘述另一個理由；係：針對所提事實敘述其緣由。 爰：故、於是、所以，於承接前述事實或理由，要提出因應作法或結論時用。常置於逗號後，一小段文字之首。得以「特」字代替。

注意事項 ■正確使用之稱謂語 鈞院、鈞部 有隸屬關係之下級機關對上級機關用，如鈞院、 鈞部、鈞府。 大院、大部 對無隸屬關係之較上級機關用。如各縣市政府對 立法院、監察院、司法院、考試院稱之。 鈞長 1.屬員對長官用。 2.有隸屬關係之下級機關首長對上級機關首長用 語。

注意事項 ■正確使用之稱謂語 貴 1.對無隸屬關係之平行單位或人民團體用之。 2.上級機關對下級機關用。 3.上級機關首長對下級機關首長用。 臺端 先生 女士 君 機關對人民的稱謂。機關或首長對屬員用臺 端。

注意事項 ■公文的摺角 多稿案件，目的在提醒長官避免疏漏。 可摺可不摺，亦可以出突紙或標籤紙代替。 常見不適當摺角為齊摺、摺角向上、摺角過大、反覆摺角等，反造成長官核閱、核章不易。

注意事項 ■公文的附件 公文內容於表達行程、大事紀、研究、調查報告等案情複雜時，宜使用附件。 有來文為依據者，附件宜置於來文之後，並依序標示。 相同附件，如研究評估報告書，除需分送核稿長官外，以一件陳核。

注意事項 ■正確用字 部分；不法分子；身分；處分 侵占；竊佔；占有；佔領 消弭；弭平戰亂；彌平預算 防範；防患未然 聯繫；連絡 掩埋；淹沒 亟需；必須 偵查；檢察 爰以；援引 凸顯；突出

注意事項 ■正確用字(續) 反映意見；生理反應 型塑；形象 布置；佈達；佈局；部署 費時；曠廢；曠日費時 紓解；抒發 計畫（名詞）；擘劃、規劃、計劃（動詞） 雇主（名詞）；雇員；僱用（動詞）；約聘僱 制定、公布（法律）；訂定、發布（法規命令） 紀錄（名詞）；記錄（動詞） 給與（慰問金）；給予、授予（名位、榮譽）

注意事項 ■正確用字(續) 請惠予（惠請） 周(週)延；周(週) 知 伎(技)倆 已(己)經 過度(渡)期 撲朔(塑)迷離 以身作（做）則 厲(勵)行 真相(象) 假借(藉) 楬(揭)櫫 伎(技)倆 過度(渡)期 以身作（做）則 以資（茲）規範 躋（擠）身 函復（覆） 和藹(靄)可親 冒險患(犯)難 典型宛(苑)在

結 論 ■內容嚴謹：重視引據、邏輯分析、 講究程序、體制倫理、 ■表達中性：不講韻味、不帶情緒。 言簡意賅、中規中矩。

謝謝聆聽 敬請指教 有任何公文寫作疑問請E-mail： ping1333@email.chcg.gov.tw 或 來電 分機1333 劉玉平