第5单元 图文信息处理技术

第一节 创建文档与公文排版 步骤一 新建和保存Word文档 一、必备知识 1. Office 2010办公套件介绍的运行环境 第一节 创建文档与公文排版 步骤一 新建和保存Word文档 一、必备知识 1. Office 2010办公套件介绍的运行环境 Office 2010可支持32位和64位Vista及Windows 7操作系统，但仅支持32位Windows XP，不支持64位Windows XP操作系统。

2. Word 2010窗口及其组成 Word窗口由标题栏、快速访问工具栏、选项卡、功能区、文本编辑区及状态栏等部分组成，如图5-1所示。

二、操作技能 启动Word 2010 2. 创建和打开Word文档 3. 输入文本 4. 切换插入状态与改写状态 按 Insert键可实现插入状态与改写状态的切换。

5 .插入特殊符号 在输入文本时，可能要插入一些键盘上没有的特殊符号，Word提供了“插入符号”功能，如图5－2、图5－3所示。 图5-2 “符号”下拉列表 图5-3  “符号”对话框

6. 文本的选定 7. 文本的复制 8. 文本的移动 9. 文本的删除 （1）选取较短的连续文本 （2）选取较长的连续文本 （3）选取一行 （4）选取段落 （5）选取矩形区域文本 （6）选取全文 （7）扩展选取 7. 文本的复制 8. 文本的移动 9. 文本的删除 按Backspace键，将删除插入点前面的字符；按 Delete键，将删除插入点后面的字符。

10. 文本的撤消和恢复 11.查找和替换 在编辑中如果出现错误操作，可以通过撤消来取消上一步的操作，恢复就是重新执行撤消的操作。 查找和替换是较常用的两个操作。要在文档中，尤其是一个较大的文档中找到特定的对象，需要使用查找功能。如果要批量修改一些特定的对象，则需要用到替换功能。如图5-4所示为“查找和替换”对话框。 图5-4 “查找和替换”对话框

12.保存文档 在退出Word前，要将已经输入或修改完毕的文档进行保存。 图5‑5 “另存为”对话框

为避免计算机故障或其他因素导致的前功尽弃，应随时对文档进行保存操作。如图5-6所示。 13.设置自动保存时间间隔 为避免计算机故障或其他因素导致的前功尽弃，应随时对文档进行保存操作。如图5-6所示。 图5‑6 自动保存时间间隔

14. 保护文档 如果用户所编辑的文档不希望被其他用户查看或修改，则可以给文档设置相应的权限密码。 图5‑7 选择“常规选项”命令 图5‑8 “常规选项”对话框

15. 退出Word （1）执行“文件”︱“退出”命令。 （2）执行“文件”︱“关闭”命令。 （3）单击窗口控制按钮中的“关闭”按钮。 （5）在标题栏上单击右键，在弹出的快捷菜单中选择“关闭”命令。

步骤二 文档的编辑、格式化及打印输出 一、必备知识 1．字符格式化 2．段落的格式化 3 ．项目符号和编号 步骤二 文档的编辑、格式化及打印输出 一、必备知识 1．字符格式化 在文档中，文字、数字、标点符号及特殊符号统称为字符。 2．段落的格式化 段落格式化是对该段落的左右边界、段间距、行间距、对齐方式、缩进方式等进行设置。 3 ．项目符号和编号

4 ．格式刷 5 ．页眉和页脚 6. 批注和修订 如果要在文档中频繁使用某种格式，可以将通过格式刷工具将这种格式复制，从而简化操作 页眉和页脚是打印在一页顶部和底部的注释性文字或图形，如常见的页码等。 6. 批注和修订 批注和修订是Word提供的两项十分有用的功能。批注功能可对文档中的某些内容提出有针对性的意见或发表自己对这些内容看法。修订则是将用户对文档的修改意见记录下来，并加以显示。

8. 校对符号 校对符号是用来标明版面上某种错误的记号，是编辑、设计、排版、改版、校样、校对人员的共同语言。 二、操作技能 1.字体格式设置 选中要设置字体的文本，单击“开始”功能区内“字体”功能组中右下角的“字体”按钮，或在选中的文本上单击右键，选中快捷菜单中的“字体”命令，打开 “字体”对话框，在其中可进行字体、字形、字号、字体颜色、效果、间距、位置等的设置。

然后，再进入“高级”选项卡，设置字体缩放比例，如图5－10所示。 例如，如图5－9）。 然后，再进入“高级”选项卡，设置字体缩放比例，如图5－10所示。 图5-9 “字体”选项卡 图5-10 “高级”选项卡。

2. 边框和底纹设置 通过添加边框和底纹，可以使文本或页面更加突出、醒目。 （1）选中要设置边框和底纹的文本，单击“开始”功能区内“段落”功能组中的按钮，如图5－11所示。接着，屏幕显示如图5－12所示的“边框和底纹”对话框。 图5‑11“边框和底纹”选项 图5‑12 “边框和底纹”对话框

（3）单击“确定”按钮，设置效果将应用于对应范围的文本中。本例子中通知的红头效果设置完成后，如图5－13所示。 （2）在“边框”选选项卡中设置边框的样式（本例中为“下框线”）、颜色（本例中为“红色”）等，在“应用于”下拉列表中选择边框的作用范围，本例中，选择“段落”。 （3）单击“确定”按钮，设置效果将应用于对应范围的文本中。本例子中通知的红头效果设置完成后，如图5－13所示。 图5－13 通知的红头部分制作效果

3. 段落设置 选中要设置的段落，单击“开始”功能区内“段落”功能组右下角的“段落”按钮，或在选中的段落上单击右键，选中快捷菜单中的“段落”命令，打开如图5-14所示“段落”对话框，在其中可进行段间距、行间距、缩进、段落对齐方式等的设置。 图5‑14 “段落”对话框

排版效果如图5－15所示。 图5－15 通知的初步排版效果

4. 审阅修订与批注 （1）进入修订状态 在“审阅”功能区的“修订”分组中单击“修订”按钮下面的小三角形，然后选择“修订”选项，则进入修订状态。如图5-16所示。 图5－16 进入修订状态

（2）添加批注 在“审阅”功能区的“批注”分组中单击“新建批注”图标，此时被选中的文字就会添加一个用于输入批注的编辑框，在编辑框中可以输入要批注的内容，如图5-17所示。 图5－17 添加批注

（3）显示、隐藏批注 通过在“审阅”功能区的“修订”分组中，单击“显示状态”图标，打开下拉菜单，选择相应的选项，就可将当前的修订和批注显示或隐藏。如图5-18所示。 图5－18 添加批注

要删除某处批注，只要用鼠标右键单击此批注框，选择快捷菜单中的“删除批注”命令，即可将其删除，如图5-21所示。 （4）删除批注 要删除某处批注，只要用鼠标右键单击此批注框，选择快捷菜单中的“删除批注”命令，即可将其删除，如图5-21所示。 图5－21 删除批注

5. 打印 单击“文件”选项卡中的“打印”按钮，在打开的“打印”窗口中查看文档效果，如图5-22所示。 图5‑22 打印窗口

步骤三 设置页面、建立样式、保存模板 一、必备知识 1.开本 步骤三 设置页面、建立样式、保存模板 一、必备知识 1.开本 目前最常用的书刊开本为16开、32开、大32开，国际开本在国内也逐渐推广使用，这类开本用A、B规格系列的纸张进行裁切，用字母和数字表示，例如A3、B4、B5等。 图5-23 书刊开本示意图

2. 公文的排版形式 二、操作技能 1.页面设置 （1）公文用纸幅面尺寸： （2）公文书写形式 （3）字体字号 （4）页码 页面设置主要是设置文档的页面方向、纸张大小、页边距、装订线位置、纸张来源等。单击“页面布局”功能区内“页面设置”功能组中右下角的“页面设置”按钮打开“页面设置”对话框，如图5-24所示。

2. 设置样式 所谓样式，就是系统或用户定义并保存的一系列排版格式，包括字体、段落的对齐方式和边距等。单击“开始”功能区，在“样式”功能组中将会显示出一些常用的样式，单击其右下角的“ ”按钮，将会显示更多的样式，供用户选用，如图5-25所示。 图5-25 选择样式 图5-24 “页面设置”对话框

3. 新建样式 根据需要新建样式。“样式”窗格，如图5-26所示。“根据格式设置创建新样式”对话框如图5-27所示。 图5-26 “样式”窗格 图5-27 “根据格式设置创建新样式”对话框

如需要删除样式，可在“样式”窗格中选中相应的样式，右键鼠标，然后选择“删除样式”，如图5-30所示。通过快捷菜单，还可以对样式进行修改。 4. 保存模板 图5-28 设置一级标题 图5-29 设置好的一级标题 图5-30 删除样式

第二节 图文混排与论文排版 步骤一 制作特效字 一、书刊版面构成要素 1.书刊版面 第二节 图文混排与论文排版 步骤一 制作特效字 一、书刊版面构成要素 1.书刊版面 通过版面可以看到版式的全部设计，版面构成要素如图3-32所示。 （1）版心 （2）书眉 （3）页码 （4）注文又称注释、注解 图3-32 书刊版面要素示意图

2.常用排版术语 （1）封面（又称封一、前封面、封皮、书面）。 （2）封二是指封面的背页。 （3）封三是指封底的里面一页。 （4）封底（又称封四）。 （5）书脊（又称封脊）。 （6）书冠。 （7）书脚。 （8）扉页（ （9）插页。 （10）篇章页（又称中扉页或隔页）。 （11）目录。

（12）版权页。 （13）索引。 （14）版式。 （15）刊头。 （16）破栏。 （17）天头。 （18）地脚。 （19）页。 （20）另页起。 （21）另面起。 （22）表注。 （23）图注。

二、操作技能 1. 设置带圈字符 2. 设置首字下沉 通过为字符添加圈号，可以使字符更加突出。“带圈字符”对话框，如图5-33所示。 首字下沉是指文章段落的第一个字符放大显示，以使内容醒目。首字下沉对话框，如图5-34所示。 图5‑33 “带圈字符”对话框 图 5 ‑34“首字下沉”对话框

3.项目符号和编号设置 选中要添加项目符号或编号的段落。在选中的段落上单击右键，在快捷菜单中选择“项目符号和编号”命令，打开“项目符号”对话框，如图5-35所示。 图5-35“项目符号”对话框

步骤二 规划版式，图文混排 一、必备知识 1. 文档导航 （1）文档标题导航，如图5-36所示。 （2）文档页面导航，如图5-37所示。 步骤二 规划版式，图文混排 一、必备知识 1. 文档导航 （1）文档标题导航，如图5-36所示。 （2）文档页面导航，如图5-37所示。 图5-36 按标题浏览文档 图5-37 按页面浏览文档

2．分隔符 （1）分页符 分页符又包括以下三类： ① 分页符 ②分栏符 ③ 自动换行符 （2）分节符 分节符主要包含以下几种 ① 下一页 ② 连续 ③ 偶数页 ④ 奇数页

3．插入图片 4．设置艺术字 5．文本框 在文档中可以插入各种图片，包括Windows剪贴画库中的剪贴画、自选图形、图表、艺术字等。 对于插入到文档中的剪贴画或图片，可以进行如下设置： （1）调整 （2）图片样式 （3）排列 （4）大小 4．设置艺术字 包括艺术字形状，艺术字样式，文字方向、大小、对齐和链接，图形的文字环绕，文本填充，文本边框、轮廓样式、阴影等内容的设置。 5．文本框

二、操作技能 1. 文档分栏 分栏就是将文本分成若干列进行排版，常用于报纸和杂志的排版中。如图5-38所示“分栏”对话框 图 5‑38 “分栏”对话框

2. 设置页眉和页脚 单击“插入”功能区内“页眉和页脚”功能组中的“页眉”按钮，打开“页眉”对话框，如图5-39所示。页脚的设置方法与页眉类似，单击“插入”功能区内“页眉和页脚”功能组中的“页脚”按钮进行一系列设置即可。 图 5‑39 编辑页眉

3．文档分页 （1）将插入点移至分页开始的位置。 （2）单击“页面布局”功能区“页面设置”功能组的“分隔符”按钮，打开如图5-40所示“分页符”对话框，单击其中的“分页符”命令 图 5‑40 “分页符”对话框

4.插入图片 （1）将插入点移至要插入图片的位置。 （2）单击“插入”功能区内“插图”功能组中的“图片”按钮，打开如图5-41所示“插入图片”对话框。 图 5-41 “插入图片”对话框

5. 设置图片格式 （1）选中图片，单击右键，弹出如图5-42所示快捷菜单。 （2）单击“设置图片格式”菜单命令，打开“设置图片格式”对话框，如图5-43所示。 图5-42快捷菜单 图5-43 “设置图片格式”对话框

6. 插入艺术字 （1）将插入点移至要插入艺术字的位置。 （2）单击“插入”功能区内“文本”功能组中的“艺术字”按钮，打开艺术字样式，如图5-45所示。 （3）选中所需样式，单击“确定”按钮，打开“编辑艺术字文字”对话框，如图5-46所示。 （4）输入艺术字文字内容，并设置字体、字号、字形，单击“确定”按钮。 图5-45 艺术字样式 图5-46 “编辑艺术字文字”对话框

7. 设置艺术字格式 （1）选中艺术字，单击右键，弹出如图5-47所示快捷菜单。 （2）单击“设置艺术字格式”菜单命令，打开“设置艺术字格式”对话框，如图5-48所示。 图5-47快捷菜单 图5-48 “设置艺术字格式”对话框

8. 插入文本框 将插入点移至要插入文本框的位置，单击“插入”功能区内“文本”功能组中的“文本框”按钮，在打开的文本框下拉列表中单击所需的文本框，在当前插入点插入一个文本框。 9. 设置文本框 选中文本框，单击“文本框工具”下的“格式”选项卡，如图5-49所示，进行文本框的设置。 图5‑49 文本框设置工具

10. 插入SmartArt图形 在“插入”选项卡上的“插图”组中，单击“SmartArt”，弹出“选择SmartArt图形”对话框，选择图示类型，单击确定，如图5-50所示。 图5-50 选择SmartArt图形

步骤三 文档中高级格式的应用 一、必备知识 1．域 2．题注和交叉引用 域是一种特殊的命令，它由花括号{}、域名及域开关构成。 步骤三 文档中高级格式的应用 一、必备知识 1．域 域是一种特殊的命令，它由花括号{}、域名及域开关构成。 2．题注和交叉引用 （1）为图片、表格和公式添加题注。 （2）创建交叉引用。

3．脚注和尾注 在文档中，有时需要给文档内容加上一些注释、说明或补充，这些内容如果出现在当前页面的底部，称为“脚注”；如果出现在文档末尾，则称为“尾注”。 4．目录和索引 所谓“目录”，就是文档中各级标题的列表，旨在方便阅读者快速地检阅或定位到感兴趣的内容，同时比较容易了解文章的纲目结构。 所谓“索引”，就是以关键词为检索对象的列表，旨在便于读者根据相应的关键词快速定位到正文的相关位置，获得关于这些关键词更详细的信息。

二、操作技能 1.为图片添加题注 单击“引用”功能区内“题注”功能组中的“插入题注”按钮，打开“题注”对话框，如图5-53所示。 2. 插入脚注 单击引用“引用”功能区内“脚注”功能组中的“插入脚注”按钮，如图5-54所示。 图5-53 “题注”对话框 图5-54 插图脚注

3.创建目录 单击“引用”功能区内“目录”组中的“目录”按钮，选择“插入目录”命令，打开“目录”对话框，如图5-55所示。 图5-55 “目录”对话框

4. 双面打印文档 5. 公式排版 在“设置”选项区域中选择“手动双面打印”，如图5-56所示。 执行“插入”选项卡的“符号”功能组，单击“公式”按钮，屏幕显示如图5-57所示。 图 5-56打印窗口 图5-57 展开“公式”工具栏

第三节 表格的制作 步骤一 创建与编辑表格 一、必备知识 1. 表格的基本概念 第三节 表格的制作 步骤一 创建与编辑表格 一、必备知识 1. 表格的基本概念 表格是一种常见的版式，它具有表达信息简单明了、节省篇幅、便于进行比较分析等特点

下面结合图5-61，着重介绍Word表格的基本元素和组成结构。 （1）单元格 （2）表格的行与列。 （3） 单元格名字。 （4）表格的标题栏和项目栏。 （5）表格的边框线。 图5-61 表格的结构

2. Word 2010的表格功能 （1）删除表格、行、列和单元格。 （2）插入行、列和单元格。 （3）设置表格、行、列、单元格的大小。 （4）合并和拆分单元格 （5）拆分表格。

二、操作技能 1.自动创建表格 在“插入”功能区上“表格”组中，单击“表格”按钮，直接选择行数和列数，如图5-62所示。 或选择“插入表格”命令，打开如图5-63所示“插入表格”对话框，设置行数和列数。 图5-62 “插入表格”菜单 图5‑63 “插入表格”对话框

2. 将文本转换为表格 “将文字转换成表格”对话框，在“列数”框中输入表格列数，在“自动调整”中调整列宽，在“文字分隔位置”选项中选择相应的分隔标记，如图5-64所示。 图5-64 将文字转换为表格

3. 手动绘制表格 4. 绘制斜线表头 在“插入”选项卡上的“表格”组中，单击“表格”按钮，选择“绘制表格” 在“表格工具”的“设计”选项卡上的“绘制表格”组中，在“笔颜色”中选择绘制时需要的颜色，再单击“绘制表格”，如图5-66所示。插入点光标变为钱币状，拖动鼠标，在单元格中绘制一条自上而下、自左向右的斜线 图 5‑66 “表格工具”下的“设计”命令

6. 表格、行、列、单元格的选择 7. 插入或删除行、列或单元格 图5-67 “表格工具”的“布局”选项卡 图5-68 “插入单元格”对话框

单击鼠标右键，在弹出的快捷菜单中选择“插入”，在子菜单中进行相应的选择，如图5-69所示。 单击鼠标右键，在弹出的快捷菜单中选择“删除单元格”，出现“删除单元格”对话框，如图5-70所示。 图5-69 右键快捷菜单 图5-70 “删除单元格”对话框

8. 合并或拆分单元格、表格 9. 设置标题行重复跨页重复 在“表格工具”的“布局”选项卡上的“合并”组中，单击“合并单元格”、“拆分单元格”或“拆分表格”按钮，如图5-71所示。 9. 设置标题行重复跨页重复 图5-71 “拆分单元格”对话框

步骤二 设置表格格式 一、必备知识 1．表格对齐方式及单元格对齐方式 步骤二 设置表格格式 一、必备知识 1．表格对齐方式及单元格对齐方式 表格对齐方式，是指表格在文档页面中的对齐方式，有左对齐、右对齐、居中、无、环绕等五种。 单元格对齐方式，是指单元格中的文本在单元格内的对齐方式，有靠上两端对齐、靠上居中对齐、靠上右对齐、中部两端对齐、水平对齐、中部右对齐、靠下两端对齐、靠下居中对齐和靠下右对齐9种。

二、操作技能 1.表格中对齐方式和字体的设置 （1）选中要设置的单元格。 （2）单击“开始”选项卡中“字体”选项组中的各命令按钮，对单元格中的字体、字号、字形、颜色等进行设置。 （3）依次单击选择“表格工具”︱“布局”︱“对齐方式”，选择单元格的对齐方式，如图5-72所示。 图5-72 单元格内文字中部居中

2.设置表格行高、列宽 （1）直接拖动表格表框线，改变行高和列宽。 （2）使用标尺，拖动改变行高和列宽。 （3）使用表格属性菜单，改变行高和列宽。如图 5-73所示 （4）通过表格的自动调整，改变行高和列宽。 （5）设置等行高或等列宽的各行。 图5‑73 “表格属性”对话框

3. 设置单元格边框和底纹 （1）选中需设置的单元格或表格。 （2）在“表格工具”下的“设计”选项卡上的“表格样式”组中，单击“底纹”。 （3）在“边框”的下拉列表中选择需要的边框线，如果没有，选择“边框和底纹”，弹出“边框和底纹”对话框。如图5-74所示。 图5‑74 “边框和底纹”对话框

4. 表格自动套用格式 （1）将 插入点移至要使用套用格式的表格内。 （2）在“表格工具”的“设计”选项卡上的“表格样式”组中，选择内置的表格样式。

步骤三 表格内数据的排序和计算 一、必备知识 函数的格式 函数由函数名和参数组成，具体格式为：函数名(参数1，参数2，...)。 步骤三 表格内数据的排序和计算 一、必备知识 函数的格式 函数由函数名和参数组成，具体格式为：函数名(参数1，参数2，...)。 其中：函数名说明了函数要执行的运算；参数是函数用以生成新值或完成运算的数值或单元格区域地址；返回的结果称函数值。

二、操作技能 1. 排序 （1）将插入点移至要排序的表格中。 （2）在“表格工具”的“布局”选项卡上的“数据”组中，单击“排序”。在弹出的“排序”对话框中，进行相应的设置。如图5-75所示。 图5-75 “排序”对话框

2. 计算 （1）将插入点移至需计算的单元格中。 （2）在“表格工具”的“布局”选项卡上的“数据”组中，单击“公式”，弹出“公式”对话框。 （3）在对话框的“公式“列表框中输入公式，如“=sum（left）”。函数名也可以在“粘贴”列表框中进行选择。在“数据格式”列表框中选择相应的格式，单击确定，如图5-76所示。 图5-76 “公式”对话框

第四节 邮件合并 步骤一 绘制图形 一、必备知识 图片的文字环绕方式 （1）嵌入型 （2）四周型环绕 （3）紧密型环绕 （4）穿越型环绕 第四节 邮件合并 步骤一 绘制图形 一、必备知识 图片的文字环绕方式 （1）嵌入型 （2）四周型环绕 （3）紧密型环绕 （4）穿越型环绕 （5）上下型环绕 （6）衬于文字下方 （7）浮于文字上方

二、操作技能 1. 图形的创建 2. 在图形中添加文字 （1）将鼠标移至需要添加文字的图形中。 （2）单击右键，从弹出的快捷菜单中选择“添加文字”，插入点移至图形内部。 （3）在出入点之后输入文字。

3. 设置图形的效果 （1）可以通过“绘图工具”的“设计”选项卡设置图形格式。 （2）选中图形，单击右键，从弹出的快捷菜单中选择“设置形状格式”命令，弹出“设置形状格式”对话框，对图形格式进行设置，如图5-78所示。 图5-78 设置形状格式

4. 调整图形的叠放次序 5. 图形的组合 如图5-79中左侧的图月亮在云形的上层，右侧的图月亮在云形的下层。 （1）选中要调整的图形。 （2）在“绘图工具”的“设计”选项卡的“排列”组中，单击“上移一层”或“下移一层”，或者单击鼠标右键，在弹出的快捷菜单中选择“置于顶层”或“置于底层”，均可调整图形叠放次序。 5. 图形的组合 图5-79 更改图形对象的叠放次序

步骤二 邮件合并 一、必备知识 1．邮件合并 2．主文档 3．数据源 邮件合并是指将文件（主文档）和数据库（数据源）进行合并，快速批量地生成 Word文档，用于解决批量分发文件或邮寄相似内容信件时的大量重复性问题。 2．主文档 主文档是指包含有合并文档中保持不变的文字和图形的文档。 3．数据源 数据源是一个以表格的形式来存储的数据信息，一行为一个完整信息，也称为一条记录。

二、操作技能 1.第一步：选择文档类型。 2.第二步：选择开始文档 在“选择文档类型”选项区域中，选择一个创建的输入文档类型，如本任务中选择“信函”，如图5-80所示。 2.第二步：选择开始文档 在“选择开始文档”区域中选择“想要如何设置信函”，如在本任务中选择“使用当前文档”，如图5-81所示。 图5-80 第1步：选择文档类型 图5-81 第2步：选择开始文档

3. 第三步：选择收件人 （1）在选择收件人区域选择数据源，如图5-82所示。 （2）弹出“选择表格”对话框，选择保存收件人信息的工作表名称，单击“确定”，如图5-83所示。 （3）弹出“邮件合并收件人”对话框，可以对收件人信息进行修改，单击“确定”，如图5-84所示。 图5-82 第3步：选择收件人 图5-83 选择收件人所在的表格 图5-84 选择收件人

4. 第四步：撰写信函 （1）在当前文档中撰写信函内容，在本任务中撰写信函内容，并将制作的流程图粘贴在信函下方。 （2）撰写完邮件内容后，将光标放置需要插入收件人信息的位置，然后单击“地址块”、“问候语”等超链接。

5. 第五步：预览信函 在“预览信函”选项区域中，单击“《”或“》”按钮，可以查看所有人的信函。如图5-85所示。 图5-85 第5步：预览信函

6. 第六步：完成合并 在“合并”选项区域中，可以根据实际需要选择“打印”或“编辑单个信函”，进行合并工作，如图5-86所示。 图5-86 第6步 完成合并