ERP管理软件 授课教师：董红杰 Email:dhj780109@sina.com QQ:497436007

课程简介 本课件同学们可提前熟悉，后几章主要是讲具体应用，条件许可可先借财管专业或会计专业的《会计信息系统》一书，本操作主要讲供应链部分。对大家毕业后从事工作可能会有所裨益。有不明白之处见面后沟通交流。

本章主要内容： 一、ERP的概念及发展阶段 二、学习ERP管理软件的目的和意义 三、学习ERP软件的方法 四、ERP管理软件的内容

一、ERP的概念及发展阶段 企业资源计划(Enterprise Resource Planning，简称ERP)指建立在信息技术基础上，以系统化的管理思想，为企业决策层及员工提供决策运行手段的管理平台。（核心思想为：以客户需求为中心的供应链管理，其突出的特点是事前控制（或称为实时控制），强调生产流程各个环节之间的衔接、协调和统一）。 ERP的发展阶段：40年代订货点法-- 60年代基本的MRP---70年代闭环的MRP---80年代MRPⅡ---90年代的ERP。

60年代物料需求计划（MRP）

70年代闭环MRP

80年代制造资源计划（MRPII） 在闭环MRP的基础上，考虑到企业的资金、人力、设备均可被视为企业的资源，八十年代末，人们又将生产活动中的主要环节：销售、财务、成本、工程技术等与闭环MRP集成一个系统，成为管理整个企业的一种综合性的制定计划的工具。

二、学习ERP管理软件的目的和意义 (一)目的 在资源有限的情况下，实现利润最大化（提高效率）。

（二）意义 1.应对来自全球经济一体化和信息化使企业面临市场竞争全球化的压力。（从酒香不怕巷子深、皇帝女儿不愁嫁时代—绿色营销、网络营销、病毒式营销等营销手段 及方法不断推陈出新时代）。 2.应对客户需求的个性化导致的企业时刻面临用户越来越苛刻的要求的压力（如汽车从福特的只生产黑色的T 型车到现在的有些企业提出的汽车当白菜卖的汽车）。 3.应对高新技术的迅猛发展使企业面临技术进步的压力。

三、学习ERP软件的方法 从对比中学习 坚持实践性 对比手工和计算机两种环境 建立全局观 从服务企业管理的高度出发理解管理工作 易知不易行，易学不易会， 努力实践，才能终有所成。

四、ERP管理软件的内容（目录） （一）系统管理与企业应用平台 （二）供应链管理系统初始化 （三）采购管理 （四）销售管理 （五）库存管理 （六）存货核算

用友ERP—U8系统结构

采购管理系统日常业务处理对应流程 请购单 订货单 入库单 发票 结算单 暂估 记帐 凭证 到货单 业务流程 系统实现 订货 入库、收发票结算 提出采购要求 到货 财务处理 业务流程 请购单 订货单 入库单 发票 结算单 暂估 记帐 凭证 到货单 系统实现

销售管理系统日常业务处理对应流程 客户 业务部门 仓储部 财务 业务流程 系统实现 订购 报价（报价单） 订货（销售订单） 发货（发货单） 咨询产品、价格 销售处理 发出商品 财务处理 业务流程 订购 报价（报价单） 订货（销售订单） 发货（发货单） 开票（销售发票） 出库（销售出库单） 出库记帐 生成出库凭证 销售收款（应收款管理） 生成销售凭证 询价 审核 复核 系统实现 报价（报价单）

库存管理系统与其他系统的数据关系 存货核算 库存管理 采购管理 销售管理 出入库 单据 可销售量 入库单 发货单、发票 预计出库量 订单、到货单 预计入库量 成本

存货核算系统与其他系统的数据关系 采购管理 存货核算 销售管理 库存管理 成本管理 总账 各种出入库单据 销售出库单 销售发货单 销售发票 产成品入库成本 材料出库成本 出入库凭证 采购入库单

第1章 系统管理与企业应用平台 1.1 系统管理 1.2 企业应用平台

系统管理-功能概述 系统管理是做什么的？ 谁能登录系统管理？ 对整个系统的公共任务进行统一管理。 账套管理 年度账管理 操作员及权限管理 设立统一的安全机制 谁能登录系统管理？ 系统管理员 账套主管

系统管理-系统管理员 职位概要 工作内容 负责整个系统的安全运行和数据维护。 系统默认：ADMIN 按岗位分工要求设置系统操作员，分配其对应权限。 按已确定的企业核算特点及管理要求进行企业建账。 随时监控系统运行过程中出现的问题，清除异常任务、排除运行故障。 保障网络系统的安全，预防计算机病毒侵犯。 定期进行数据备份，保障数据安全、完整。

系统管理-账套主管 工作任务 确定企业会计核算的规则 对年度账进行管理 为所管辖账套内的操作员进行赋权 组织企业业务处理按既定流程运行

系统管理-账套管理 何谓“账套”？ 多账套管理？ 企业应用会计信息系统之始，首先需要在系统中建立企业的基本信息、核算方法、编码规则等，称之为建账，这里的“账”是“账套”的概念。 多账套管理？ 在计算机管理信息系统中，每一个企业的数据都存放在数据库中，称为一个账套。手工核算方式下，可以为会计主体单独设账进行核算，在计算机中则体现为多个账套。在用友ERP管理软件中，可以为多个企业（或企业内多个独立核算的部门）分别立账，各账套间相互独立，互不影响，系统最多允许建立999套企业账套。

系统管理-账套管理 建立账套 建账三步曲 以系统管理员身份登录系统管理 账套信息 单位信息 增加用户 核算类型 在建账向导引导下完成建账过程 基础信息 编码方案 设置用户权限 数据精度

默认的系统管理员为“admin”,密码为空 系统管理-账套管理 建账三步曲-以系统管理员的身份登录系统管理 默认的系统管理员为“admin”,密码为空 单击此处可以为系统管理员增设密码

系统管理-账套管理 建账三步曲-增加用户 标识了蓝色的项目是必须输入的 增加用户时可以选择用户所对应的角色

系统管理-账套管理 建账三步曲-建立账套-账套信息

单位全称用于发票打印，其他情况使用企业简称 系统管理-账套管理 建账三步曲-建立账套-单位信息 单位全称用于发票打印，其他情况使用企业简称

系统管理-账套管理 建账三步曲-建立账套-核算类型 选择“新会计制度科目”

系统管理-账套管理 建账三步曲-建立账套-基础信息

系统管理-账套管理 建账三步曲-建立账套-编码方案

系统管理-账套管理 建账三步曲-设置权限-指定账套主管 1. 选择账套 3. 指定账套主管 4. 账套主管默认拥有全部权限 2. 选择操作员

系统管理-账套管理 建账三步曲-设置权限-为操作员赋权 为出纳增加“出纳签字”的功能权限

系统管理-账套管理 账套输出 保证数据安全 解决集团公司数据合并问题 删除账套 账套引入

系统管理-年度账管理 年度账与账套是什么关系？ 工作内容 在ERP系统中，用户不仅可以建立多个账套，而且每个账套中可以放不同年度的会计数据，不同年度的数据存放在不同的数据库中，称为年度账。 便于企业的管理，如进行账套的上报，跨年的数据管理结构调整等；方便数据备份输出和引入；减少数据的负担，提高应用效率。 工作内容 建立年度账 年度账的引入和输出 结转上年数据 清空年度数据

系统管理-操作员及权限的管理 必要性 工作内容 企业应用ERP财务管理软件时，首先明确指定各系统授权的操作人员，并对操作人员的使用权限进行明确规定，以避免无关人员对系统进行非法操作，同时也可以对系统所包含的各个功能模块的操作进行协调，使得流程顺畅，从而保证整个系统和会计数据的安全性和保密性。 工作内容 角色管理 用户管理 权限管理

系统管理-用户与角色 角色 角色是指在企业管理中拥有某一类职能的组织，这个角色组织可以是实际的部门，也可以是由拥有同一类职能的人构成的虚拟组织。例如：实际工作中最常见的会计和出纳两个角色(他们既可以是同一个部门的人员，也可以分属不同的部门但工作职能是一样的)。我们在设置了角色后，就可以定义角色的权限，当用户归属某一角色后，就相应地拥有了该角色的权限。设置角色的方便之处在于可以根据职能统一进行权限的划分，方便授权。 用户 用户是指有权登录系统，并对系统进行操作的人员，即通常意义上的“操作员”。

系统管理-权限管理 三个层次 权限设置 功能级权限管理 数据级权限管理 金额级权限管理 系统管理员 可以指定账套主管； 对系统内所有账套的操作员赋权 账套主管 默认拥有该账套全部权限； 只能对其所管辖账套的操作员进行授权

系统管理-系统运行安全管理 系统运行监控 注销当前操作员 清除系统运行异常 察看上机日志 设置自动备份计划 升级数据

系统管理-建立新年度核算体系 年度账备份 建立新年度账 结转上年数据 调整相关事项 开始新年度业务处理

企业应用平台-概述 企业应用平台的作用 工作平台 是访问系统的唯一入口 设置系统的公共信息和基础档案 定义自己的业务工作，设计自己的个性化流程 工作平台 基础信息设置 基础档案设置

企业应用平台-基础设置 基本信息设置 基础档案设置 系统启用 修改分类编码方案 修改数据精度定义 确定基础档案的分类编码方案 基础档案整理 基础档案输入

企业应用平台-基础设置 数据权限设置 金额权限控制 数据权限是对业务对象进行的控制 对特定对象的某些项目和某些记录进行查询和录入的权限控制 设置用户在填制凭证时对特定科目允许输入的金额范围； 设置在填制采购订单时允许输入的采购金额范围

企业应用平台-基础设置 单据设置 显示模版设置 增加表头项目 增加表体项目 打印模版设置 单据编号设置 系统编号 自动编号

各系统的启用日期必须大于等于账套启用日期 企业应用平台-系统启用 系统启用 由系统管理员在建账完成后启用系统 由账套主管在企业应用平台启用系统 账套启用日期 各系统的启用日期必须大于等于账套启用日期

企业应用平台-基础档案设置 必要性 企业核算或汇总分析必需的基础信息，如与业务处理相关的组织机构设置、职员、客户、供应商等，在手工环境下，这些信息或分散在各个部门进行管理，大多根本就没有规范的档案。计算机业务处理建立在全面规范的基础档案管理之上，且要求事先设置各种分类、统计口径，才能在业务处理过程中分类归拢相关信息，并在事后提供对应的分析数据。 要求 准确、及时、完整

企业应用平台-基础档案设置 机构人员 基础档案目录 档案用途 前提条件 使用的系统 部门档案 设置与企业财务核算与管理有关的部门 先设置部门编码方案 所有子系统 人员档案 设置企业的各个职能部门中需要对其核算和业务管理的职工信息 先设置部门档案和人员类别，才能在其下增加职员 除固定资产和成本模块外 人员类别 对企业的人员类别进行分类设置与管理   薪资管理

企业应用平台-基础档案设置 客商信息 客户分类 便于进行业务数据的统计、分析 先确定对客户分类 然后确定编码方案 总账、应收 客户档案 便于进行客户管理和业务数据的录入、统计、分析 先建立客户分类档案 供应商分类 先确定对供应商分类 总账、应付 供应商档案 便于进行供应商管理和业务数据的录入、统计、分析 先建立供应商分类档案 地区分类 针对客户/供应商所属地区进行分类，便于进行业务数据的统计、分析 先建立地区分类档案 总账、应收、应付

企业应用平台-基础档案录入 机构人员-部门 总账管理-按部门核算收入、费用 薪资管理-按部门管理职工 固定资产-按部门管理资产 应收/付款管理-客户、供应商往来记录到部门

企业应用平台-基础档案录入 机构人员-人员类别 分类编码 人员分类名称 1001 企业管理人员 1002 经营人员

企业应用平台-基础档案录入 机构人员-人员档案 总账-核算个人往来 薪资-核算职工工资 应收应付-往来记录到业务员

企业应用平台-基础档案录入 客商信息-客户分类及客户档案 手工系统中，客户作为应收科目的明细科目进行管理，没做分类和统计要求。建立计算机系统后，要求加强客户管理，按销售性质对客户进行分类，并掌握每个客户的应收账龄、收款账龄，进行收款预测和欠款分析。

第2章 供应链管理系统初始化 2.1 供应链管理系统概述 2.2 供应链管理系统初始化

供应链管理-系统概述 供应链管理系统的功能模块 功能 采购管理、销售管理、库存管理、存货核算 增加预测的准确性，减少库存，提高发货供货能力；减少工作流程周期，提高生产效率，降低供应链成本；减少总体采购成本，缩短生产周期，加快市场响应速度。同时，在这些模块中提供了对采购、销售等业务环节的控制，以及对库存资金占用的控制，完成对存货出入库成本的核算。使企业的管理模式更符合实际情况，制定出最佳的企业运营方案，实现管理的高效率、实时性、安全性、科学性。

供应链管理-系统概述 供应链管理系统的数据流程 发票 调拨单 日报 代垫费用单 制单信息 凭证 出入库成本 直运销售发票 委托发货单发票 分期收款发货单发票 收款信息 直运销售订单 销售订单 直运采购发票 付款信息 采购入库单 销售出库单 出入库单据 销货成本 采购发票 采购管理 库存管理 销售管理 存货核算 应付款管理 应收款管理 总账系统

供应链管理-系统初始化 供应链管理系统建账 启用系统

供应链管理-系统初始化 设置基础档案 存货分类 计量单位 在企业日常购销业务中，经常会发生一些劳务费用，如运输费、装卸费等，这些费用也是构成企业存货成本的一个组成部分，并且它们可以拥有不同于一般存货的税率。为了能够正确反映和核算这些劳务费用，一般我们在存货分类中单独设置一类，如“应税劳务”或“劳务费用”。 计量单位 用于解决存货的财务计量单位、库存计量单位、销售发货单位不同的问题

供应链管理-系统初始化 设置基础档案 存货档案 基本页 设置存货属性的目的是在填制单据参照存货时缩小参照范围 销售：用于发货单、销售发票、销售出库单等与销售有关的单据参照使用，表示该存货可用于销售。 外购：用于购货所填制的采购入库单、采购发票等与采购有关的单据参照使用，在采购发票、运费发票上一起开具的采购费用，也应设置为外购属性。 生产耗用：存货可在生产过程被领用、消耗。生产产品耗用的原材料、辅助材料等在开具材料领料单时参照。

供应链管理-系统初始化 设置基础档案 存货档案 基本页 控制页 自制：由企业生产自制的存货，如产成品、半成品等，主要用在开具产成品入库单时参照。 在制：指尚在制造加工中的存货。 应税劳务：指在采购发票上开具的运输费、包装费等采购费用及开具在销售发票或发货单上的应税劳务、非应税劳务等。 控制页 是否批次管理：对存货是否按批次进行出入库管理。该项必须在库存系统账套参数中选中“有批次管理”后，方可设定。 是否保质期管理：有保质期管理的存货必须有批次管理。因此该项也必须在库存系统账套参数中选中“有批次管理”后，方可设定。 是否呆滞积压：存货是否呆滞积压，完全由用户自行决定。

为了能够在销售专用发票上填写发票号，需要设置销售专用发票的单据编号为“完全手工编号” 供应链管理-系统初始化 单据设计 单据编号方式设置 为了能够在销售专用发票上填写发票号，需要设置销售专用发票的单据编号为“完全手工编号”

供应链管理-系统初始化 设置存货系统的业务科目 设置存货科目 设置对方科目 目的 存货核算系统是供应链管理系统与财务系统联系的桥梁，各种存货的购进、销售及其他出入库业务，均在存货核算系统中生成凭证，并传递到总账。设置存货系统业务科目的目的是为了快速、准确地完成制单操作。 设置存货科目 设置生成凭证所需要的各种存货科目和差异科目。存货科目既可以按仓库也可以按存货分类分别进行设置。 设置对方科目 对方科目是设置生成凭证所需要的存货对方科目，可以按收发类别设置。

供应链管理-系统初始化 期初数据 系 统 名 称 操 作 内 容 说 明 采购管理 录入 期初暂估入库 期初在途存货 暂估入库是指货到票未到 在途存货是指票到货未到 期初记账 采购期初数据 没有期初数据也要执行期初记账，否则不能开始日常业务 销售管理 录入并审核 期初发货单 期初委托代销发货单 期初分期收款发货单 已发货、出库，但未开票 已发货未结算的数量 库存 录入（取数） 审核 库存期初余额 不合格品期初 库存和存货共用期初数据 未处理的不合格品结存量 存货 记账 存货期初余额 期初分期收款发出商品余额

供应链管理-系统初始化 采购管理期初数据 期初暂估入库-录入期初采购入库单 采购期初记账（无期初数据也要进行期初记账） 上期货到票未到

供应链管理-系统初始化 库存/存货期初数据 在存货核算系统中按仓库录入存货期初数据 存货期初记账 在库存系统中取数

第3章 采购管理 3.1 采购管理系统概述 3.2 采购管理系统日常业务处理

采购管理-系统概述 采购系统初始设置 采购业务处理 采购账簿及采购分析 包括设置采购管理系统业务处理所需要的采购参数、基础信息及采购期初数据 采购业务处理主要包括请购、订货、到货、入库、采购发票、采购结算等采购业务全过程的管理。可以处理普通采购业务、受托代销业务、直运业务等业务类型。企业可根据实际业务情况，对采购业务流程进行可选配置。 采购账簿及采购分析 提供各种采购明细表、增值税抵扣明细表、各种统计表及采购账簿供用户查询。同时提供采购成本分析、供应商价格对比分析、采购类型结构分析、采购资金比重分析、采购费用分析、采购货龄综合分析。

采购管理-系统概述 采购管理系统与其他系统的数据关系 应付款管理系统 采购发票 付款信息 直运销售订单、销售订单、发票 采购入库单 库存管理系统 采购管理系统 销售管理系统 采购订单、到货单 直运采购发票 采购成本 直运采购发票 存货核算系统

采购管理-日常业务处理 普通采购业务处理 普通采购业务适合于大多数企业的日常采购业务，提供对采购请购、采购订货、采购入库、采购发票、采购成本核算、采购付款全过程管理。

采购管理-日常业务处理 采购入库业务 按货物和发票到达的先后，将采购入库业务划分为单货同行、货到票未到（暂估入库）、票到货未到（在途存货）三种类型，不同的业务类型相应的处理方式有所不同。

采购管理-日常业务处理 单货同行的采购业务 凭证 发票制单 （应付款系统） 核销制单 结 算 制单 采购入库单录入（库存管理） 采购入库单记账（存货核算） 采购入库单审核（库存管理） 借：原材料 贷 ：物资采购 借：物资采购 应交税金 贷：应付账款 借：应付账款 贷：银行存款 采购发票录入 （采购管理） 录入付款单 审核、记账 （总账系统）

采购管理-日常业务处理 采购请购 采购请购是指企业内部各部门向采购部门提出采购申请，或采购部门汇总企业内部采购需求列出采购清单。请购是采购业务的起点，可以依据审核后的采购请购单生成采购订单。在采购业务流程中，请购环节是可省略的。

采购管理-日常业务处理 采购订货 订货是指企业与供应商签订采购合同或采购协议，确定要货需求。供应商根据采购订单组织货源，企业依据采购订单进行验收。在采购业务流程中，订货环节也是可选的。

采购管理-日常业务处理 采购到货 采购到货是采购订货和采购入库的中间环节，一般由采购业务员根据供方通知或送货单填写，确定对方所送货物、数量、价格等信息，以到货单的形式传递到仓库作为保管员收货的依据。在采购业务流程中，到货处理可选可不选。

采购管理-日常业务处理 采购入库 采购入库是指将供应商提供的物料检验（也可以免检）确定合格后，放入指定仓库的业务。当采购管理系统与库存管理系统集成使用时，入库业务在库存管理系统中进行处理。当采购管理系统不与库存管理系统集成使用时，入库业务在采购管理系统中进行处理。在采购业务流程中，入库处理是必须的。 采购入库单是仓库管理员根据采购到货签收的实收数量填制的入库单据。采购入库单既可以直接填制，也可以拷贝采购订单或采购到货单生成。

采购管理-日常业务处理 采购发票 采购发票是供应商开出的销售货物的凭证，系统根据采购发票确定采购成本，并据以登记应付账款。采购发票按业务性质分为蓝字发票和红字发票；按发票类型分为增值税专用发票、普通发票和运费发票。 采购发票既可以直接填制，也可以从“采购订单”、 “采购入库单” 或其他的 “采购发票”拷贝生成。

采购管理-日常业务处理 采购结算 采购结算也称采购报账，在手工业务中，采购业务员拿着经主管领导审批过的采购发票和仓库确定的入库单到财务部门，由财务人员确定采购成本。在本系统中采购结算是针对采购入库单，根据发票确定其采购成本。采购结算的结果是生成采购结算单，它是记载采购入库单与采购发票对应关系的结算对照表。采购结算分为自动结算和手工结算两种方式。 自动结算是由计算机系统自动将相同供货单位的，存货相同且数量相等采购入库单和采购发票进行结算。 使用“手工结算”功能可以进行正数入库单与负数入库单结算、正数发票与负数发票结算、正数入库单与正数发票结算，费用发票单独结算。手工结算时可以结算入库单中部分货物，未结算的货物可以在今后取得发票后再结算。可以同时对多张入库单和多张发票进行报账结算。手工结算还支持到下级单位采购，付款给其上级主管单位的结算，支持三角债结算，即支持甲单位的发票可以结算乙单位的货物。 如果费用发票在货物发票已经结算后才收到，为了将该笔费用计入对应存货的采购成本，需要采用费用发票单独结算的方式。

采购管理-日常业务处理 暂估入库（货到票未到）的采购业务 暂估是指本月存货已经入库，但采购发票尚未收到，不能确定存货的入库成本，月底时为了正确核算企业的库存成本，需要将这部分存货暂估入账，形成暂估凭证。对暂估业务，系统提供了三种不同的处理方法。即月初回冲、单到回冲和单到补差。

采购管理-日常业务处理 暂估入库（货到票未到）的采购业务 暂估是指本月存货已经入库，但采购发票尚未收到，不能确定存货的入库成本，月底时为了正确核算企业的库存成本，需要将这部分存货暂估入账，形成暂估凭证。对暂估业务，系统提供了三种不同的处理方法。即月初回冲、单到回冲和单到补差。

采购管理-日常业务处理 月初回冲 本月月底，填写暂估单价，记存货明细账，生成暂估凭证。 进入下月后，存货核算系统自动生成与暂估入库单完全相同的“红字回冲单”，同时登录相应的存货明细账，冲回存货明细账中上月的暂估入库。对“红字回冲单”制单，冲回上月的暂估凭证。 收到采购发票后，录入采购发票，对采购入库单和采购发票作采购结算。结算完毕后，进入存货核算系统，执行“暂估处理”功能，进行暂估处理后，系统根据发票自动生成一张 “蓝字回冲单”，其上的金额为发票上的报销金额。同时登记存货明细账，使库存增加。对“蓝字回冲单”制单，生成采购入库凭证。

采购管理-日常业务处理 单到回冲 当月, 货到票未到:暂估制单暂估入库单记账 下月发票到: 暂估制单 暂估入库单记账 （存货核算） 借：原材料 贷：物资采购 填制暂估入库单 （采购管理） 蓝字回冲单制单 红字回冲单制单 填制采购发票 （采购管理） 采购结算 暂估处理 （存货核算） 借：原材料(红) 贷：物资采购(红) 借：原材料 贷：物资采购

采购管理-日常业务处理 单到补差 下月初不作处理，采购发票收到后，在采购管理中录入并进行采购结算；再到存货核算中进行“暂估处理”，如果报销金额与暂估金额的差额不为零，则产生调整单，一张采购入库单生成一张调整单，用户确定后，自动记入存货明细账；如果差额为零，则不生成调整单；最后对“调整单”制单，生成凭证，传递到总账。

采购管理-日常业务处理 在途业务（票到货未到）处理 如果先收到了供货单位的发票，而没有收到供货单位的货物，可以对发票进行压单处理，待货物到达后，再一并输入计算机做报账结算处理。但如果需要实时统计在途货物的情况，就必须将发票输入计算机，待货物到达后，再填制入库单并做采购结算。

采购管理-日常业务处理 直运采购业务处理 直运采购业务是指产品无需入库即可完成的购销业务，由供应商直接将商品发给企业的客户，没有实务的入库处理，财务结算由供销双方通过直运销售发票和直运采购发票分别与企业结算。直运业务适用于大型电器、汽车和设备等产品的购销。 直运采购业务类型有两种：普通直运业务和必有订单直运业务。

采购管理-日常业务处理 采购退货业务处理 货虽收到，但尚未录入采购入库单 已录入“采购入库单” ，未录入“采购发票” 只要把货退还给供应商即可，软件中不用做任何处理。 已录入“采购入库单” ，未录入“采购发票” 如果是全部退货，可删除“采购入库单”；如果是部分退货，可直接修改“采购入库单”。 已录入“采购入库单” ，已录入“采购发票”但未结算 如果是全部退货，可删除“采购入库单”和“采购发票”；如果是部分退货，可直接修改“采购入库单” 和“采购发票”。 已录入“采购入库单” ，已录入“采购发票”并执行了采购结算 若结算后的发票没有付款，此时可取消采购结算，再删除或修改“采购入库单”和“采购发票”，若结算后的发票已付款，则必须录入退货单。

采购管理-日常业务处理 采购退货业务处理 入库单已记账 无论是否录入“采购发票”， “采购发票”是否结算，结算后的“采购发票”是否付款，都需要录入退货单。 凭证 红字发票制单 （应付款系统） 核销制单 结 算 制单 退货单录入 （库存管理） 退货单记账 （存货核算） 退货单审核 借：原材料(红) 贷：物资采购(红) 借：物资采购(红) 应交税金(红) 贷：应付账款(红) 借：银行存款(红) 红字发票录入 （采购管理） 录入收款单 审核、记账 （总账系统）

采购管理-日常业务处理 现付业务 当采购业务发生时，立即付款，由供货单位开具发票。 现结制单 （应付款系统） 填制采购发票 （采购管理） 现付处理 借：物资采购 贷：银行存款

采购管理-日常业务处理 受托代销业务 受托代销业务是一种先销售后结算的采购模式。指商业企业接受其他企业的委托，为其代销商品，代销商品售出后，本企业与委托方进行结算，开具正式的销售发票，商品的所有权实现转移。 只有在建账时选择企业类型为“商业”，才能处理受托代销业务。对于受托代销商品，必须在存货档案中将“是否受托代销”复选框选中，并且把存货属性设置为“外购”、“销售”。

采购管理-日常业务处理 受托代销业务流程 受托方接收货物，填制受托代销入库单。 受托方售出代销商品后，手工开具代销商品清单交委托方。 委托方开具发票。 受托方进行“委托代销结算”，计算机自动生成“受托代销发票”和“受托代销结算单”。

第4章 销售管理 4.1 销售管理系统概述 4.2 销售管理系统日常业务处理

销售管理-系统概述 销售系统初始设置 包括设置销售管理系统业务处理所需要的各种业务选项、基础档案信息及销售期初数据 销售业务处理 销售业务管理主要处理销售报价、销售订货、销售发货、销售开票、销售调拨、销售退回、发货折扣、委托代销、零售业务等，并根据审核后的发票或发货单自动生成销售出库单，处理随同货物销售所发生的各种代垫费用，以及在货物销售过程中发生的各种销售支出。 销售账簿及销售分析 销售管理系统可以提供各种销售明细账、销售明细表及各种统计表。销售管理系统还提供各种销售分析及综合查询统计分析。

销售管理-系统概述 销售管理系统与其他系统的数据关系 物料需求计划 销售管理 采购管理 存货核算 库存管理 应收款管理 销售订单 直运销售订单直运销售发票 直运采购发票 销售成本 直运销售发票 委托发货单发票 分期收款发货单发票 发票 调拨单日报 代垫费用单 收款信息 销售出库单

销售管理-日常业务处理 普通采购业务处理 普通销售业务模式适用于大多数企业的日常销售业务，与其他系统一起，提供对销售报价、销售订货、销售发货、销售出库、销售开票、销售收款结算、结转销售成本全过程处理。用户也可以根据企业的实际业务应用，结合本系统对销售流程进行灵活配置。

销售管理-日常业务处理 普通销售业务处理 销售报价 销售报价是企业向客户提供货品、规格、价格、结算方式等信息，双方达成协议后，销售报价单可以转为有效力的销售合同或销售订单。企业可以针对不同客户、不同存货、不同批量提出不同的报价、扣率。在销售业务流程中，销售报价环节是可省略的。

销售管理-日常业务处理 普通销售业务处理 销售订货 销售订货处理是指企业与客户签定销售合同，在系统中体现为销售订单。若客户经常采购某产品，或客户是我们的经销商，则销售部门无需经过报价环节即可输入销售订单。如果前面已有对客户的报价，也可以参照报价单生成销售订单。在销售业务流程中，订货环节也是可选的。

销售管理-日常业务处理 普通销售业务处理 销售发货 销售发货是企业执行与客户签订的销售合同或销售订单，将货物发往客户的行为，是销售业务的执行阶段。除了根据销售订单发货外，销售管理系统也有直接发货的功能，即无需事先录入销售订单随时可以将产品发给客户。在销售业务流程中，销售发货处理是必须的。 先发货后开票模式中发货单由销售部门根据销售订单填制或手工输入，客户通过发货单取得货物所有权。发货单审核后，可以生成销售发票和销售出库单。开票直接发货模式中发货单由销售发票自动生成，发货单只做浏览，不能进行修改、删除、弃审等操作，但可以关闭、打开；销售出库单根据自动生成的发货单生成。

销售管理-日常业务处理 普通销售业务处理 销售开票 销售开票是在销售过程中企业给客户开具销售发票及其所附清单的过程，它是销售收入确定、销售成本计算、应交销售税金确定和应收账款确定的依据，是销售业务的必要环节。 销售发票既可以直接填制，也可以参照销售订单或销售发货单生成。参照发货单开票时，多张发货单可以汇总开票，一张发货单也可拆单生成多张销售发票。

销售管理-日常业务处理 普通销售业务处理 出库成本确定 销售出库 销售出库是销售业务处理的必要环节。在库存管理系统用于存货出库数量核算，在存货核算系统用于存货出库成本核算（如果存货核算销售成本的核算选择依据销售出库单）。 根据参数设置的不同，销售出库单可在销售系统生成；也可以在库存系统生成。如果由销售管理系统生成出库单，只能一次销售全部出库；而由库存管理系统生成销售出库单，可实现一次销售分次出库。 出库成本确定 销售出库（开票）之后，要进行出库成本的确定。对于先进先出、后进先出、移动平均、个别计价这四种计价方式的存货在存货核算系统进行单据记账时进行出库成本核算；而全月平均、计划价/售价法计价的存货在期末处理时进行出库成本核算。

销售管理-日常业务处理 普通销售业务处理 应收账款确定及收款处理 及时进行应收账款确定及收款处理是财务核算工作的基本要求，由应收款管理系统完成。应收款管理系统主要完成对经营业务转入的应收款项的处理，提供各项应收款项的相关信息，以明确应收账款款项来源，有效掌握收款核销情况，提供适时的催款依据，提高资金周转率。

销售管理-日常业务处理 先发货后开票业务流程 录入销售订单并审核 参照 借：主营业务成本 销售出库单记账（存货核算） 录入发货单并审核 凭证 发票制单 （应收款系统） 核销制单 制单 录入发货单并审核 （销售管理） 销售出库单记账（存货核算） 销售出库单审核（库存管理） 借：主营业务成本 贷：库存商品 借：应收账款 贷：主营业务收入 应交税金/销项税 借：银行存款 贷：应收账款 生成销售发票 录入收款单 审核、记账 （总账系统） 录入销售订单并审核

销售管理-日常业务处理 以订单为中心的销售业务 销售订单是反映由购销双方确定的客户购货需求的单据，它可以是企业销售合同中关于货物的明细内容，也可以是一种订货的口头协议。以订单为中心的销售业务是标准、规范的销售管理模式，订单是整个销售业务的核心。整个业务流程的执行都回写到销售订单，通过销售订单可以跟踪销售的整个业务流程。 反写累计订货数 订单执行报告 普通销售订单 参照生成发货单 参照生成销售发票 审 核 反写累计开票数 反写累计发货数

销售管理-日常业务处理 委托代销业务 委托代销业务，指企业将商品委托他人进行销售但商品所有权仍归本企业的销售方式，委托代销商品销售后，受托方与企业进行结算，并开具正式的销售发票，形成销售收入，商品所有权转移。 审核 复核 参照 委托方 受托方 委托代销报价 （委托代销报价单） 委托代销订货 （委托代销订单） 委托代销发货 （委托代销发货单） 请购 收货 销售 开具销售清单 委托代销结算 （委托代销结算单） 委托代销开票 （委托代销发票） 收款结算 （委托代销出库单） 委托代销调整 （委托代销调整单）

销售管理-日常业务处理 直运销售业务 直运业务是指产品无需入库即可完成的购销业务，由供应商直接将商品发给企业的客户；结算时，由购销双方分别与企业结算，企业赚取购销间差价。 送货 订货 销售发票 采购发票 客 户 企业 供应商

销售管理-日常业务处理 分期收款销售业务 分期收款销售业务类似于委托代销业务，货物提前发给客户，分期收回货款，收入与成本按照收款情况分期确定。分期收款销售的特点是：一次发货，当时不确定收入，分次确定收入，在确定收入的同时配比性地转成本。 分期收款销售合同 （销售订单） 分期收款销售发货 （发货单） 分期收款销售出库 （销售出库单） 分期开票 （销售发票） 分期收款 （收款单） 结转成本

销售管理-日常业务处理 销售调拨业务 销售调拨一般是处理集团企业内部有销售结算关系的销售部门或分公司之间的销售业务。销售调拨单是给有销售结算关系的客户（客户实际上是销售部门或分公司）开具的原始销售票据，客户通过销售调拨单取得货物的实物所有权。与销售开票相比，销售调拨业务只记销售收入并不涉及销售税金。调拨业务必须在当地税务机关许可的前提下方可使用，否则处理内部销售调拨业务必须开具发票。

销售管理-日常业务处理 销售调拨业务 审核销售出库单 记账、确认成本 存货核算 生成销售发货单 生成销售出库单 填制销售调拨单 复核销售调拨单 形成应收款 审核销售调拨单 应收款管理 物流 资金流

销售管理-日常业务处理 零售业务处理 零售业务是处理商业企业将商品销售给零售客户的销售业务，如果用户有零售业务，相应的销售票据是按日汇总数据，然后通过零售日报进行处理。这种业务常见于商场、超市及企业的各零售店。

销售管理-日常业务处理 零售业务处理 审核销售出库单 记账、确认成本 存货核算 生成发货单 生成销售出库单 填制零售日报 复核零售日报 形成应收款 审核零售日报 应收款管理 物流 资金流

销售管理-日常业务处理 代垫费用 代垫费用是指在销售业务中，随货物销售所发生的，如运杂费、保险费等暂时代垫，将来需向对方单位收取的费用项目。代垫费用实际上形成了用户对客户的应收款，代垫费用的收款核销由应收款管理系统来处理，本系统仅对代垫费用的发生情况进行登记。

销售管理-日常业务处理 代垫费用 生成代垫费用单 销售专用发票 销售普通发票 销售调拨单 销售零售日报 审核代垫费用单 单击【代垫】按钮 直接录入 形成应收款 审核其他应收单 生成其他应收单 应收款管理

销售管理-日常业务处理 销售退货业务处理 销售退货是指客户因质量、品种、数量不符合规定要求而将已购货物退回。 凭证 生成 红字发票制单 （应收款系统） 核销制单 制单 录入退货单并审核 （销售管理） 红字出库单记账（存货核算） 红字出库单审核（库存管理） 借：主营业务成本(红) 贷：库存商品(红) 借：应收账款 (红) 贷:主营业务收入(红) 应交税金(红) 借：银行存款(红) 贷：应收账款(红) 生成红字销售发票 录入收款单 审核、记账 （总账系统）

销售管理-日常业务处理 现收业务 现收业务是指在销售货物的同时向客户收取货币资金的行为。在销售发票、销售调拨单和零售日报等销售结算单据中可以直接处理现收业务并结算 。 现结制单 （应收款系统） 填制销售发票 （销售管理） 现收处理 借：银行存款 贷：应收账款 审核销售发票

第5章 库存管理 5.1 库存管理系统概述 5.2 库存管理系统日常业务处理

库存管理-系统概述 日常收发存业务处理 库存控制 库存账簿及统计分析 库存管理系统的主要功能是对采购管理系统、销售管理系统及库存管理系统填制的各种出入库单据进行审核，并对存货的出入库数量进行管理。 除管理采购业务、销售业务形成的入库和出库业务外，还可以处理仓库间的调拨业务、盘点业务、组装拆卸业务、形态转换业务等。。 库存控制 库存管理系统支持批次跟踪、保质期管理、委托代销商品管理、不合格品管理、现存量（可用量管理）、安全库存管理，对超储、短缺、呆滞积压、超额领料等情况进行报警。 库存账簿及统计分析 库存管理系统可以提供出入库流水账、库存台账、受托代销商品备查簿、委托代销商品备查簿、呆滞积压存货备查簿供用户查询，同时提供各种统计汇总表。

库存管理-系统概述 库存管理系统与其他系统的数据关系 存货核算 库存管理 采购管理 销售管理 出入库 单据 可销售量 入库单 发货单、发票 预计出库量 订单、到货单 预计入库量 成本

库存管理-日常业务处理 入库业务处理 采购入库 产成品入库 其他入库 对于工业企业，企业对原材料及半成品进行一系列的加工后，形成可销售的商品，然后验收入库。只有工业企业才有产成品入库单，商业企业没有此单据。 产成品一般在入库时是无法确定产品的总成本和单位成本的，因此，在填制产成品入库单时，一般只有数量，没有单价和金额。 其他入库 指除了采购入库、产成品入库之外的其他入库业务。如调拨入库、盘盈入库、组装拆卸入库、形态转换入库等业务形成的入库单。 产成品入库单 （库存管理） 审核 产成品成本分配 （存货核算） 记账并生成凭证

库存管理-日常业务处理 产成品入库 不填单价

库存管理-日常业务处理 出库业务处理 销售出库 材料领用出库 其他出库 工业企业生产过程需要领用材料，此时需要办理材料领用出库手续。 其他出库指除销售出库、材料出库之外的其他出库业务，如维修、办公耗用、调拨出库、盘亏出库、组装拆卸出库、形态转换出库等。

库存管理-日常业务处理 材料领用出库

库存管理-日常业务处理 其他业务 库存调拨 库存管理系统中提供了调拨单用于处理仓库之间存货的转库业务或部门之间的存货调拨业务。 如果调拨单上的转出部门和转入部门不同，就表示是部门之间的调拨业务 如果转出部门和转入部门相同，但转出仓库和转入仓库不同，就表示是仓库之间的转库业务。

库存管理-日常业务处理 其他业务 盘点 库存管理系统中提供了盘点单用来定期对仓库中的存货进行盘点。存货盘点报告表，是证明企业存货盘盈、盘亏和毁损，据以调整存货实存数的书面凭证，经企业领导批准后，即可作为原始凭证入账。 系统提供两种盘点方法：按仓库盘点，按批次盘点，还可对各仓库或批次中的全部或部分存货进行盘点，盘盈、盘亏的结果可自动生成出入库单。

库存管理-日常业务处理 其他业务 组装拆卸业务 组装指将多个散件组装成一个配套件的过程。组装单相当于两张单据，一个是散件出库单，一个是配套件入库单。配套件和散件之间是一对多的关系。配套件和散件之间的关系，在产品结构中设置。用户在组装之前应先进行产品结构定义，否则无法进行组装。 拆卸指将一个配套件拆卸成多个散件的过程。拆卸单相当于两张单据，一个是配套件出库单，一个是散件入库单。配套件和散件之间是一对多的关系。配套件和散件之间的关系，在产品结构中设置。用户在组装拆卸之前应先进行产品结构定义，否则无法进行拆卸。

库存管理-日常业务处理 其他业务 形态转换 由于自然条件或其他因素的影响，某些存货会由一种形态转换成另一种形态，如煤块由于风吹、雨淋，天长日久变成了煤渣，活鱼由于缺氧变成了死鱼等，从而引起存货规格和成本的变化，因此库管员需根据存货的实际状况填制形态转换单，或叫规格调整单，报请主管部门批准后进行调账处理。

第6章 存货核算 6.1 存货管理系统概述 6.2 存货管理系统日常业务处理

存货核算-系统概述 存货核算系统主要针对企业存货的收发存业务进行核算，掌握存货的耗用情况，及时准确地把各类存货成本归集到各成本项目和成本对象上，为企业的成本核算提供基础数据。 存货核算系统的主要功能包括：存货出入库成本的核算、暂估入库业务处理、出入库成本的调整、存货跌价准备的处理等。

存货核算-系统概述 存货核算系统与其他系统的数据关系 采购管理 存货核算 销售管理 库存管理 成本管理 总账 各种出入库单据 销售出库单 销售发货单 销售发票 产成品入库成本 材料出库成本 出入库凭证 采购入库单

存货核算-日常业务处理 入库业务处理 采购入库 产成品入库 采购入库单在库存管理系统中录入，在存货核算系统中可以修改采购入库单上的入库金额，采购入库单上“数量”的修改只能在该单据填制的系统进行。 产成品入库 产成品入库单在填制时一般只填写数量，单价与金额既可以通过修改产成品入库单直接填入，也可以由存货核算系统的产成品成本分配功能自动计算填入。 其他入库 大部分其他入库单都是由相关业务直接生成的，如果与库存管理系统集成使用，可以通过修改其他入库单的操作对盘盈入库业务生成的其他入库单的单价进行输入或修改。

存货核算-日常业务处理 出库业务处理 销售出库 材料领用出库 其他出库 在存货核算系统可以修改出库单据上的单价或金额。

存货核算-日常业务处理 调整业务 出入库单据记账后，发现单据金额错误，如果是录入错误，通常采用修改方式进行调整。但如果遇到由于暂估入库后发生零出库业务等原因所造成的出库成本不准确或库存数量为零而仍有库存金额的情况，就需要利用调整单据进行调整。 调整单据包括入库调整单和出库调整单。它们都只针对当月存货的出入库成本进行调整，并且只调整存货的金额，不调整存货的数量。

存货核算-日常业务处理 生成凭证 在存货核算系统中，可以将各种出入库单据中涉及存货增减和价值变动的单据生成凭证传递到总账。 对比较规范的业务，在存货核算系统的初始设置中可以事先设置好凭证上的存货科目和对方科目，系统将自动采用这些科目生成相应的出入库凭证，并传送到总账。

存货核算-月末处理 期末处理 与总账对账 期末结账 当存货核算系统日常业务全部完成后，进行期末处理，系统自动计算全月平均单价及本会计月出库成本，自动计算差异率（差价率）以及本会计月的分摊差异/差价，并对已完成日常业务的仓库/部门做处理标志。 与总账对账 为保证业务与财务数据的一致性，需要进行对账。存货核算系统记录的存货明细账数据与总账系统存货科目和差异科目的结存金额和数量进行核对。 期末结账 存货核算系统期末处理完成后，就可以进行月末结账。如果是集成应用模式，必须采购管理、销售管理、库存管理全部结账后，存货核算系统才能结账。