档案整理基本知识 成都市档案局 杨 琼

提纲 档案工作概述 文书档案管理的基本内容 如何划分文书档案保管期限 归档文件整理规则 国家档案局9号令 全宗卷的编写 照片档案的收集与整理

档案工作概述 　　 一、档案的定义及含义 档案是国家机构、社会组织和个人从事政治、军事、经济、科学、技术、文化、宗教等活动直接形成的，对国家和社会有保存价值的各种文字、图表、声像等不同形式的历史记录。

档案工作概述 档案的含义 档案的形成者（来源）——国家机构、社会组织和个人； 档案的产生领域----从事政治、军事、经济、科学、技术、文化、宗教等活动。 　 档案的形式——各种文字、图表、声像等不同形式和载体的历史记录

二、档案工作与档案管理 档案工作概述 档案工作：是指管理档案和档案事业的活动，包括 档案室工作、档案馆工作、档案行政管理工作、档案教 育工作、档案科学研究工作和档案出版工作等。 档案管理：是指档案的收集、整理、保管、鉴定、 统计和提供利用等的活动。

档案工作概述 三、单位档案工作管理体制 1.明确档案工作领导 2.设置档案工作机构 3.配备档案工作人员 4. 建立档案工作网络体系

档案工作概述 四、建立档案工作管理制度 1.文件归档制度。应明确文件归档范围及保管期限、归档时间、归档程序、归档质量要求以及归档控制措施。 2.档案保管制度。应明确各门类档案保管条件、特殊载体档案保管方式、档案清点检查办法、对受损档案的处置办法、档案进(出)库要求、库房管理要求和库房管理员职责。 3.档案鉴定销毁制度。应明确鉴定、销毁工作的组织、职责、原则、方法和时间等要求。 4.档案统计制度。应明确统计内容、统计要求和统计数据分析要求。

5.档案利用制度。应明确档案提供利用的方式、方法，规定查(借)阅档案的权限和审批手续，提出接待查(借)阅档案的要求。 档案工作概述 5.档案利用制度。应明确档案提供利用的方式、方法，规定查(借)阅档案的权限和审批手续，提出接待查(借)阅档案的要求。 6.档案保密制度。应明确档案形成者、档案管理者、档案利用者应承担的保密责任。 7.电子档案管理制度。应对企业各信息系统中形成的电子文件提出归档、管理和利用要求。 8.档案管理系统操作制度。应明确档案管理系统操作人员的职责、档案管理系统软件、硬件的操作要求。

档案工作概述 1.贯彻执行《档案法》等有关法律、法规和方针政策，制订本单位文件材料归档和档案保管、利用、鉴定、销毁、移交等有关规章制度； 五、档案部门职责 1.贯彻执行《档案法》等有关法律、法规和方针政策，制订本单位文件材料归档和档案保管、利用、鉴定、销毁、移交等有关规章制度； 2.统筹规划并负责本单位档案的收集、整理、保管、鉴定、统计和提供利用工作； 3.指导本单位各部门文件材料的形成、积累、整理和归档工作； 4.依照有关规定向国家档案馆或有关单位移交档案。

文书档案管理基本内容 2、明确归档时间 3、明确归档文件的质量要求 一、档案收集工作 （一）建立归档制度 归档制度主要内容：归档范围、归档时间、归档案卷的质量要求、归档手续。 1、明确归档范围，制定保管期限表 2、明确归档时间 3、明确归档文件的质量要求 4、完善归档手续

文书档案管理基本内容 （二）做好归档的组织工作 （三）确保档案材料收集齐全完整的措施办法 (1)办理完毕随时收 (2)会议文件及时收 (1)办理完毕随时收 (2)会议文件及时收 (3)人员变动提前收 (4)盖章之时立即收 (5)制度约束按照收 (6)责任到人督促收 (7)整理之前全面收 (8)发现不齐反复收

二、档案的整理 文书档案管理基本内容 档案的整理就是按照一定原则对档案实体进行系统分类、组合、排列、编号和基本编目，使之有序化的过程。 机关档案的整理工作，主要包括机关文件的平时归卷与调整、文件组卷、排列、目录的编制、局部案卷或保管单位的调整等项工作内容。

三、档案鉴定工作 文书档案管理基本内容 1、档案鉴定工作的内容和任务 ◇按照国家档案行政管理部门的有关规定，制定档案保管期限表 ◇确定需要保存的档案，并划分保管期限 ◇ 定期审查超过保管期限的档案，对确无保存价值的，按规定进行销毁或做相应的处理 ◇对历史档案鉴别其真伪

文书档案管理基本内容 2.成立档案鉴定工作机构 单位应成立由主管领导、职能部门和档案人员组成的档案鉴定委员会(或小组)，负责确定文件保管期限和到期档案鉴定。 3. 制定档案保管期限表 档案保管期限应根据文件对本单位、国家和社会所具有的现实和今后工作查考、凭证作用，以及历史研究价值确定。 4.组织开展档案鉴定工作 单位应定期对已到保管期限的档案进行鉴定。经档案鉴定委员会鉴定，仍需继续保存的档案应重新划定保管期限；对保管期满确无保存价值的档案应登记造册，填写销毁清册，经单位主要负责人批准后进行监督销毁。销毁清册永久保存。

文书档案管理基本内容 档案销毁工作程序 ◇成立档案鉴定工作小组 ◇编制档案销毁清册 ◇撰写请示文件 ◇报送审批 ◇两人监销

文书档案管理基本内容 四、档案保管工作 档案保管工作的具体任务：防止档案的损坏, 延长档案的寿命,维护档案的安全 1.档案库房建设要求 2.档案用房配备与安排

3.档案库房基本设施设备： 文书档案管理基本内容 去湿降温设备（去湿机、空调机） 温湿度记录仪+每日记录 白炽灯*** 小开窗+厚型防光窗帘 消防设备 防盗门窗（三铁：铁门、铁窗、铁柜） 档案装具（密集架、铁皮柜、防磁柜等） 防虫药物

文书档案管理基本内容 4.档案库房管理要求 八防：防火、防水、防潮（霉）、防有害 气体、防虫、防光、防尘、防盗。 纸质档案适宜温度：14℃ ～ 24℃； 相对湿度: 45% ～ 60% 电子文件适宜温度：15℃ ～ 27℃； 相对湿度: 40% ～ 60%

文书档案管理基本内容 五、档案的编研与利用工作 1、档案的编研 档案编研工作的主要内容是编辑档案史料和现行档案文件汇编，编辑档案文摘汇编，编写档案参考资料。 2、档案的利用 档案利用服务工作的含义：通过一定的方式方法，直接提供档案信息，为社会各项事业服务的一项业务活动。

如何划分文书档案保管期限 一．目前保管期限划分中存在的主要问题 1.归档的范围不够科学 “该收的没收，不该收的一大堆” 2.上级的、宏观的、重复的文件较多，本单位的、具体的文件不突出 3.极大地影响了档案利用工作的开展

二、保管期限划分依据 如何划分文书档案保管期限 执行国家档案局第8号令《机关文件材料归档范 围和文书档案保管期限规定》，2006年9月19日国家 档案局局务会议审议通过。

如何划分文书档案保管期限 三、《机关文件材料归档范围和文书档案保管期限的规定》的主要内容 　　　 三、《机关文件材料归档范围和文书档案保管期限的规定》的主要内容 第二条  本规定中的机关文件材料是指机关在其工作活动过程中形成的各种门类和载体的历史记录。 门类：文书、人事、基建、会计等 载体：纸质、磁性、电子等

如何划分文书档案保管期限 反映本单位职能的：如工作计划、总结、工作会议、地方性法规规章、会议记录纪要、中长期发展规划 第三条  机关文件材料归档范围是：    （一）反映本机关主要职能活动和基本历史面貌的，对本机关工作、国家建设和历史研究具有利用价值的文件材料； 反映本单位职能的：如工作计划、总结、工作会议、地方性法规规章、会议记录纪要、中长期发展规划 反映本单位基本历史面貌的: 如机构演变、大事记、人事任免等文件材料。    （二）机关工作活动中形成的在维护国家、集体和公民权益等方面具有凭证价值的文件材料； 有凭证作用的：机关房屋、土地、财产、物资和档案等交接凭证、合同和协议、职工购置福利住房的合同、协议和有关手续及国有资产管理等 文件材料。     （三）本机关需要贯彻执行的上级机关、同级机关的文件材料；下级机关报送的重要文件材料；   （四）其他对本机关工作具有查考价值的文件材料。

如何划分文书档案保管期限 　 第四条  机关文件材料不归档范围是：    （一）上级机关的文件材料中，普发性不需本机关办理的文件材料，任免、奖惩非本机关工作人员的文件材料，供工作参考的抄件等；（不需办理的）     （二）本机关文件材料中的重份文件，无查考利用价值的事务性、临时性文件，一般性文件的历次修改稿、各次校对稿，无特殊保存价值的信封，不需办理的一般性人民来信、电话记录，机关内部互相抄送的文件材料，本机关负责人兼任外单位职务形成的与本机关无关的文件材料，有关工作参考的文件材料；（临时、重份的）    （三）同级机关的文件材料中，不需贯彻执行的文件材料，不需办理的抄送文件材料；（不需执行的）    （四）下级机关的文件材料中，供参阅的简报、情况反映，抄报或越级抄报的文件材料。（参阅的）

如何划分文书档案保管期限 第五条 凡属机关归档范围的文件材料，必须按有关 规定向本机关负责档案工作的部门移交，实行集中统一 第五条  凡属机关归档范围的文件材料，必须按有关 规定向本机关负责档案工作的部门移交，实行集中统一 管理，任何个人不得据为己有或拒绝归档。 本条规定了机关归档文件材料的流向、管理主体、 机关档案部门处理归档文件材料的职责。

如何划分文书档案保管期限 第六条  机关文书档案的保管期限定为永久、定期两种。定期一般分为30年、10年。

如何划分文书档案保管期限 (二)本机关召开重要会议、举办重大活动等形成的主要文件材料 (三)本机关职能活动中形成的重要业务文件材料 第七条  永久保管的文书档案主要包括：     (一)本机关制定的法规政策性文件材料；     (二)本机关召开重要会议、举办重大活动等形成的主要文件材料     (三)本机关职能活动中形成的重要业务文件材料     (四)本机关关于重要问题的请示与上级机关的批复、批示，重要的报告、总结、综合统计报表等

如何划分文书档案保管期限 (五)本机关机构演变、人事任免等文件材料 (六)本机关房屋买卖、土地征用，重要的合同协议、资产登记等凭证性文件材料     (六)本机关房屋买卖、土地征用，重要的合同协议、资产登记等凭证性文件材料    (七)上级机关制发的属于本机关主管业务的重要文件材料     (八)同级机关、下级机关关于重要业务问题的来函、请示与本机关的复函、批复等文件材料

如何划分文书档案保管期限 划分永久时，需要注意以下问题： 1.突出本机关自身的文件材料 2.突出本机关主要职能的文件材料 3.突出反映本机关机构演变及人事任免的文件材料

如何划分文书档案保管期限 第八条  定期保管的文书档案主要包括：    （一）本机关职能活动中形成的一般性业务文件材料；    （二）本机关召开会议、举办活动等形成的一般性文件材料    （三）本机关人事管理工作形成的一般性文件材料    （四）本机关一般性事务管理文件材料    （五）本机关关于一般性问题的请示与上级机关的批复、批示，一般性工作报告、总结、统计报表等

如何划分文书档案保管期限 （六）上级机关制发的属于本机关主管业务的一般性文件材料；     （七）上级机关和同级机关制发的非本机关主管业务但要贯彻执行的文件材料；     （八）同级机关、下级机关关于一般性业务问题的来函、请示与本机关的复函、批复等文件材料；     （九）下级机关报送的年度或年度以上计划、总结、统计、重要专题报告等文件材料。

科技档案：GB/T11822——2008《科技档案案卷构成的一般要求》 如何划分文书档案保管期限 第九条  机关形成的科技、基建、照片、电子、会计、人事等专门文件材料的归档范围和档案保管期限，按国家有关规定执行。 科技档案：GB/T11822——2008《科技档案案卷构成的一般要求》 基建档案：DA／T28-2002《国家重大建设项目文件归档要求与档案整理规范》 照片档案：GB/T11812——2002《照片档案管理规范》 电子档案：GB/T18894——2002《电子文件归档与管理规范》 会计档案：《会计档案管理办法》（财会字[1998]32号） 人事档案：《干部档案工作条例》（组通字[1991]13号）

如何划分文书档案保管期限 第十一条  机关联合召开会议、联合行文所形成的文件材料原件由主办机关归档，其他机关将相应的复制件或其他形式的副本归档。

如何划分文书档案保管期限 新保管期限的执行时间 各级机关2007年及以后形成的文书档案保管期限划分为永久和30年、10年。 2007年以前形成的文书档案保管期限划分按原规定执行。

《归档文件整理归则》2000年12月6日由国家档案局发布，2001年1月1日正式实施。 归档文件整理规则 《归档文件整理归则》2000年12月6日由国家档案局发布，2001年1月1日正式实施。 一、《归档文件整理规则》的主要内容 《规则》共分5个部分：范围、定义、整理原则、质量要求、整理方法。 1个附录（图示：归档章、归档文件目录、档案盒、备考表）

归档文件整理规则 二、《归档文件整理归则》的实施范围 适用于各级党政机关、社会团体和其他社会组织。    企事业单位有关党群工作、行政管理、经营管理、生产技术管理等归档文件材料的整理工作，可参考《归则》执行。 《规则》对适用的归档文件种类进行了限定，明确为纸质文书材料，暂不涉及科技、会计等专门档案以及声像、电子等特殊载体档案的整理工作。  

归档文件整理规则 三、归档文件整理工作的几个基本概念 归档文件—--立档单位在其职能活动中形成的、办理完毕、应作为文书档案保存的各种纸质文件材料。 归档文件整理—--就是将归档文件以“件”为单位进行装订、分类、排列、编号、编目、装盒，使之有序化的过程。 文件办理完毕—--是指文件相应的文书处理程序已经完成，而不是文件本身在实际工作中是否还在发挥作用。

归档文件整理规则 四、“件”的概念 “件”是归档文件的整理单位，一般以每份文件为一件

五、归档文件分类 归档文件整理规则 《规则》中的分类，是指全宗内归档文件的实体分 类，即将归档文件按其来源、时间、内容和形式等方面 的异同，分成若干层次和类别，构成有机体系的过程。 分类包括选择分类方法、制定分类方案、文件归类等具 体内容

归档文件整理规则 （一）基本分类方法 1、年度分类法 年度分类法指根据形成和处理文件的年度对归档文件进行分类。 ①文件有多个时间特征，包括成文日期、签发日期、批准日期、会议通过日期、公布日期、发文和收文日期等等。分年度时，一般来说应以文件签发日期（即落款日期）为准，据以判定文件所属年度。例如1995年形成的《1996——2000年工作规划》，应归入1995年度；1997年形成的《1996年机关工作总结》，应归入1997年；1998年制定，1999年生效的法律法规，应归入1998年。

归档文件整理规则 ②跨年度形成的文件。 机关单位的某些具体职能活动，如召开会议、处理 案件等等，可能会跨年度形成文件。这样的文件往往统 一在办结年度归档，分类时也都归入办结年度。 ③几份文件作为一件时，“件”的日期。 按照《规则》规定，不只是单份文件，正本与定稿、 原件与复制件、来文与复文等也可作为一件，这时判定 “件”的日期，应以装订时排在前面的文件的日期为准。

归档文件整理规则 2、机构分类法 就是根据文书处理阶段形成和处理文件的承办单位 对归档文件分类。

归档文件整理规则 3、问题分类法 就是按照文件内容所说明的问题对归档文件分类。

归档文件整理规则 4、保管期限分类法 就是根据划定的不同保管期限对归档文件进行分类。

归档文件整理规则 （二）复式分类法 复式分类法即将几种分类方法结合使用。 《规则》提供的年度、保管期限、机构（问题）三种 分类方法，可以任意组合成多种复式分类法。其中，保 管期限、年度是必选项，任何复式分类法都必须具备， 机构（问题）作为选择项。 分类方案就是在确定的分类方法的基础上，标列各 级类目名称，固定全宗内分类体系的分类纲要。任何一 个单位都必须具备切合实际的分类方案，并保持其相对 稳定。

成都市归档文件可采用以下三种方法进行分类： 归档文件整理规则 成都市归档文件可采用以下三种方法进行分类： 保管期限—年度 保管期限—年度—机构 保管期限—年度—问题

归档文件整理规则 1、保管期限--年度分类法 即先将归档文件按保管期限分类，再在保管期限下 面按年度分类。 永久： 2007年、2008年、2009年…… 30年： 2007年、2008年、2009年…… 10年： 2007年、2008年、2009年……

归档文件整理规则 2、保管期限--年度—机构分类法 即先将归档文件按保管期限分类，每个保管期限下按 年度分类，再在年度下面按机构分类。 永久：2007年 办公室 法规科 人事科 计财科…… 2008年 办公室 法规科 人事科 计财科…… …… 30年：2007年 办公室 法规科 人事科 计财科…… 10年：2007年 办公室 法规科 人事科 计财科……

归档文件整理规则 3、保管期限—年度—问题分类法 先将归档文件按保管期限分类，每个保管期限下按年度分类，再在年度下面按问题分类。 永久：2007年 党群类 业务类 行政类…… 2008年 党群类 业务类 行政类…… …… 　　30年：2007年 党群类 业务类 行政类…… 10年：2007年 党群类 业务类 行政类……

归档文件整理规则 六、归档文件的整理的步骤 （一）划分保管期限

归档文件整理规则 （二）按“件”为单位对归档文件进行装订加固 装订时，正本在前，定稿在后；正文在前，附件在后；原件在前，复制件或手抄稿在后；转发文在前，被转发文在后；来文与复文为一件时，复文在前，来文在后；结论性材料在前，依据性材料在后；文件处理单在前，文件在后；正文在前，发文稿纸在后   归档文件装订前，应去除原装订文件的金属物和易变脆的塑料物（短期保存的档案、精装或平装等书本式的档案材料除外）。     大于A4纸型规格的报表、图样等文字材料，应根据实际情况，按照A4纸型的尺寸加以 折叠。 装订前应将“件”内的各页按一定方式对齐。一般来说，采用左侧装订，要将左、下侧对齐； 四川省规定：使用缝纫机在文件左侧居中装订线处轧边，较厚的文件，仍可采用“三孔一线”的方法装订。

（三）编填页号 归档文件整理规则 文件中有图文的页面为一页。每件归档文件以原有 页码为序；无页码的文件以件为单位，从“1”开始编制 流水页码，正面在文件右上角，背面在文件左上角。

归档文件整理规则 （四）、归档文件的排列 归档文件的排列，是指在分类方案的最低一级类目内，按照事由结合时间、重要程度等排列。会议材料、统计报表、非诉讼案件、刊物等成套性文件可集中排列。     最低一级类目是指分类时所确定的类目体系中设在最低一级的类目，例如，按照“保管期限——年度——机构”分类，“机构”即为最低一级类目。 同一事由的归档文件排列，可按文件形成时间的先后顺序或按文件的重要程度排列。

归档文件整理规则 （五）盖归档章 归档章一般应加盖在归档文件首页上端居中的空白 位置。如果领导批示或收文章等占用上述位置，可将归 （五）盖归档章 归档章一般应加盖在归档文件首页上端居中的空白 位置。如果领导批示或收文章等占用上述位置，可将归 档章盖在首页的其他空白位置，但以上端为宜。 归档章设置全宗号、年度、保管期限、机构（问 题）、室编件号、馆编件号等项目。《规则》规格为长 45mm，宽16mm，分为均匀的六格。 。

归档文件整理规则 归档章的样式（加★号为必填项目） 归档文件整理规则 归档章的样式（加★号为必填项目） 全宗号 ★ 年度 室编件号 机构/问题 保管期限 馆编件号 054 2008 5 永久

归档文件整理规则 （六）归档文件编号 归档文件的编号是指将归档文件在全宗中的位置 标识为符号，并以归档章的形式在归档文件上注明。 （六）归档文件编号 归档文件的编号是指将归档文件在全宗中的位置 标识为符号，并以归档章的形式在归档文件上注明。 编号项目包括 必备项目：全宗号、年度、保管期限、室编件号 选择项目：机构（问题）

归档文件整理规则 采用保管期限—年度分类法的档案件号编制方法： 室编件号应在同一保管期限、同一年度从“1”开始逐件流水编号。 例如，某单位2009年形成的永久、30年、10年归档文件，室编件号为： 　　 永久·2009 ·1、2、3、4…… 　　 30年·2009 ·1、2、3、4…… 　　 10年·2009 ·1、2、3、4……

归档文件整理规则 采用保管期限—年度—机构分类法的档案件号的编制 室编件号应在同一保管期限、同一年度的同一机构内 从“1”开始逐件流水编号。 例如，某单位办公室、法规处等2009年形成的永久、 30年、10年归档文件，室编件号为： 　 永久·2009 ·办公室· 1、2、3、4…… 　 永久·2009 ·法规科· 1、2、3、4…… 　 永久·2009 ·人事科· 1、2、3、4…… …… 30年·2009 ·办公室· 1、2、3、4…… 　 30年·2009 ·法规处· 1、2、3、4…… 30年·2009 ·人事科· 1、2、3、4……

归档文件整理规则 采用保管期限—年度—问题分类法的档案件号的编 制 室编件号应在同一保管期限、同一年度的一个问题 内从“1”开始逐件流水编号。 例如，某单位2009年形成的归档文件，按问题分为 几类——党群类、行政类、经营类、生产技术类。室编 件号为： 永久·2009 ·党群· 1、2、3、4…… 永久·2009 ·行政· 1、2、3、4…… 永久·2009 ·经营· 1、2、3、4…… 永久·2009 ·人事· 1、2、3、4……

归档文件整理规则 （七）归档文件编目 《规则》规定，“归档文件应依据分类方案和室编件号顺序编制归档文件目录”，即应按照分类、排列的结果，逐类、逐件编制目录，以系统、全面地揭示归档文件的全貌。 编目应以“件”为单位进行，在目录中一件只体现为一条条目。

归档文件整理规则 1、归档文件目录的格式： 归档文件目录 件号 责任者 文号 题 名 日期 页数 备注

归档文件整理规则 2、归档文件目录项目 件号：件号填室编件号，与归档章件号一致。 责任者：责任者是指即文件的发文机关或署名者。填写责任者项时一般应使用全称或通用简称，不要使用“市局”、“本局”、等含义不明的简称。 文号：文号即文件的发文字号，一般由机关代字、年度、顺序号组成。没有文号的机关内部文件或者外来文件，文号栏空缺。 题名：题名即文件标题。有的文件没有题名，或题名含义不清，应根据文件内容重新拟写或补充标题，并在新拟或补充标题之外加“[ ]”号填写在目录中。 会议记录须重拟题名时，应写明会议的时间和主要内容。

归档文件整理规则 日期：即文件的形成时间，即发文时间（文件的 落款时间）。单份文件作为一件时，日期就是该份文件 发文时间。多份文件作为一件时，日期一般填写为第一 份文件的形成时间。 具体填写日期项时应以8位阿拉伯数字标注年、月、 日，如1999年月1月17日，标注为19990117。 页数：页数项填写一件文件的总页数。计算页数时 以文件中有字迹（指与文件内容相关的文字、图画等） 的页面为一页，空白页不计。 备注：备注项用于填写归档文件需要补充和说明的 情况，包括密级、缺损、修改、补充、移出、销毁等。

归档文件整理规则 3、归档文件目录封面格式 ①归档文件目录及封面用纸尺寸采用国际标准A4型297mm×210mm（长×宽）。归档文件目录原则上采用竖式。归档文件目录应置于盒内文件前面。   ②归档文件目录的编制。归档文件目录采用按年度、保管期限编制。如2009年归档文件目录按永久、30年、10年分别装订成册；对文件较少的单位，可按保管期限、年度编制归档文件目录。   ③归档文件目录封面设置全宗名称、年度、保管期限等项目。其中全宗名称即立档单位的名称，填写时应使用全称或规范化简称。（见图）

归档文件整理规则 归档文件目录 *全宗名称：成都市档案局 *年 度：2009年 *保管期限：永久 机构/问题： 　*全宗名称：成都市档案局 　*年 度：2009年 　　　 　*保管期限：永久 　 机构/问题： 归 档 文 件 目 录 封 面 格 式

（八）归档文件装盒 归档文件整理规则 装盒包括将归档文件按件号顺序装入档案盒、填写 备考表、编制档案盒封面及盒脊项目等工作内容。 　　装盒包括将归档文件按件号顺序装入档案盒、填写 备考表、编制档案盒封面及盒脊项目等工作内容。 1、不同形成年度的归档文件不放入同一档案盒。 2、不同保管期限的归档文件不放入同一档案盒。 3、分机构（问题）时，不同机构（问题）形成的归 档文件不应放入同一档案盒。 4、归档文件应严格按照件号的先后顺序装入档案盒， 与归档文件目录中相应条目的排列顺序相一致，盒满另装。　　　 5、填写盒内《备考表》。备考表置于盒内文件之后， 项目包括盒内文件情况说明、整理人、检查人和日期。

归档文件整理规则 6、填写档案盒封面、盒脊的项目。 档案盒封面应标明全宗名称。档案盒应根据摆放方式的不同，在盒脊或底边设置全宗号、年度、保管期限、起止件号、盒号等必备项，并可设置机构（问题）等选择项。 起止件号填写盒内第一件文件和最后一件文件的件号；盒号即档案盒的排列顺序号，同一保管期限的档案盒排一个流水号。 　7、按档案盒顺序依次排架。

档案盒格式 归档文件整理规则 档案盒的规格： 档案盒外形尺寸为长310mm、宽 220mm的长方体，厚度一般为20mm、30mm、40mm，也 可以根据需要设置其它尺寸。

归档文件整理规则 卷 内 备 考 表 盒内文件情况说明: 整理人： 　　　　　 检查人： 　　　　　 年月日

全宗卷的编写 一、全宗卷的概念 全宗卷是档案馆、室，在管理某一全宗过程中形成的，能够说明该全宗历史情况的有关文件材料所组成的专门案卷。既管理档案中形成的档案。它也是我们检查一个单位档案管理工作水平的最好材料。

全宗卷的编写 二、全宗卷的主要内容（共九项）： 1、全宗指南； ２、大事记； ３、档案收集工作的材料； ４、档案整理工作的材料； ５、档案鉴定工作的材料； ６、档案保管工作的材料； ７、档案统计工作的材料； ８、档案利用工作的材料； ９、档案管理新技术运用工作的材料。

全宗卷的编写 全 宗 指 南 封页部分： a、全宗指南名称。全宗指南名称即单位名称 全宗指南由封页、正文、备注三部分组成 封页部分： a、全宗指南名称。全宗指南名称即单位名称 b、时间。注明全宗指南所介绍的档案的起止年代，并采用公元纪年。 C、全宗号。即档案馆给每个立档单位的代码

全宗卷的编写 正文部分： 包括全宗构成者沿革简介、全宗内档案情况简介、全宗内档案内容与成分介绍三部分。 a、全宗构成者沿革简介。本部分由全宗构成者名称、时间、主要职能、隶属关系、单位主要负责人名录、内部机构设置及其各历史阶段演变情况等内容组成。 b、全宗内档案情况简介。档案的数量及保管期限；档案的完整程度；档案的利用价值及鉴定情况；检索工具的配置情况；档案的整理情况。 c、全宗内档案内容与成分介绍。档案内容与成分介绍的方式，以文章叙述的形式，按全宗内档案的实际分类体系结合问题介绍。以组织机构分类的档案全宗，按机构设类目分别介绍；以问题分类的档案全宗，按档案内容所反映的问题设类目进行介绍；以其它体系分类的档案全宗应根据该全宗分类的特点结合问题进行介绍。

全宗卷的编写 备注部分：本全宗指南的编制情况；有关全宗内档案的补充说明；全宗指南中需要加解释的名词、事件及问题；全宗指南编制后，全宗内档案增加、调整、遗失、销毁等说明。 　　　注意要有连贯性，不能罗列文件．

全宗卷的编写 大 事 记 题名：包括大事记的总标题，记述事件的上下年限、编者。 前言：说明编写的目的，本大事记的性质和记述范围，材料来源等。 大 事 记 大事记一般由题名、前言、目录、正文、附录五部分内容构成，并按一定的顺序编排成文。 题名：包括大事记的总标题，记述事件的上下年限、编者。 前言：说明编写的目的，本大事记的性质和记述范围，材料来源等。 目录：凡划分几个阶段或若干专题编写的大事记，阶段和专题名称即为条目。将条目依次排列并注明页次即为目录。一般大事记也可不设目录。 正文：包括大事记记述和大事时间两部分，大事时间在前，大事记述在后。大事记述的方式可用文字叙述，也可列表反映。 附录：一些重要机关、重要专业、专题、重要人物的大事记，篇幅较大，年限较长，内容丰富，需正式出版或供专门人员研究用，应设置附录，一般机关或地区性大事记，可不加附录。

全宗卷的编写 机关大事记选材范围大体包括以下方面： 本单位、业务部门召开的重要会议； 本单位党政领导的重要活动； 本单位重要的决定、决议、规划、部署； 本机关机构的建立、撤销、职能和隶属关系的变化； 本单位党政主要领导人的任免、奖惩； 本单位完成的重大任务或取得的重大科研成果； 本单位及所辖范围内的重大灾情和事故；上级领导机关对本单位的重要指示和检查活动； 报刊登载、电台、电视台播放本单位的重要新闻，发表的文章、作品；其它重要事件。

全宗卷的编写 档案收集工作中的材料 包括档案交接文据、移交目录、接收、征集记录，档案来源和价值说明等。

全宗卷的编写 档案整理工作中的材料 包括整理工作方案、分类方案、案卷目录、整理说明、整理工作小节等。

全宗卷的编写 档案鉴定工作中的材料 包括鉴定小组成员名单、档案保管期限、鉴定档案分析报告、销毁档案的请示与批复、销毁档案的清册等。

全宗卷的编写 档案保管工作中的材料 包括档案安全检查记录、报告，重点档案采取的特殊保护措施，档案的抢救与修复情况报告等。

全宗卷的编写 档案统计工作中的材料 包括档案收进、移出登记，案卷基本情况统计和重要的利用统计表等。

全宗卷的编写 档案利用工作中的材料 包括开放利用和控制使用范围说明，档案汇编和公布出版情况及报批文件，档案产生社会或经济效益的典型事例等。

全宗卷的编写 档案管理新技术应用的材料 包括缩微复制和计算机辅助管理等情况的文 字说明材料。

国家档案局第9号令 《各级各类档案馆收集档案范围的规定》 《各级各类档案馆收集档案范围的规定》已经2011年11月11日国家档案局局务会议审议通过，自公布之日起施行。

国家档案局第9号令 《各级各类档案馆收集档案范围的规定》 第二条：各级综合档案馆依法接收本级下列组织机构的档案： 1.中国共产党委员会及所属各部门； 2.人民代表大会及其常设机构； 3.人民政府及其所属各部门和单位； 4.人民政协及其常设机构； 5.人民法院、人民检察院； 6.各民主党派机关； 7.工会、共青团、妇联等人民团体； 8.国有企业、事业单位。

国家档案局第9号令 《各级各类档案馆收集档案范围的规定》 各级综合档案馆可全部或部分接收以上机构的下属单位和临时机构的档案。 乡镇机构形成的档案列入县级综合档案馆接收范围。

国家档案局第9号令 《各级各类档案馆收集档案范围的规定》 第三条：新中国成立前本行政区内各个历史时期政权机构、社会组织、著名人物的档案列入综合档案馆收集范围。 本行政区内重大活动、重要事件形成的档案、涉及民生的专业档案列入综合档案馆收集范围。 经协商同意，综合档案馆可以收集或代存本行政区内社会组织、集体和民营企事业单位、基层群众自治组织、家庭和个人形成的对国家和社会有利用价值的档案，也可以通过接受捐赠、购买等形式获取。

国家档案局第9号令 《各级各类档案馆收集档案范围的规定》 第四条：各级部门档案馆，收集本部门及其直属单位形成的档案，但其中履行行政管理职能的档案，要按有关规定定期向综合档案馆移交。 第五条：各级专门档案馆，收集本行政区内某一专门领域或特定载体形态的专门档案或档案副本。 第六条：国有企业、事业单位设立的档案馆，收集本单位及其所属机构形成的档案。国有企业发生破产转制，事业单位发生撤销等情况，其档案可按照有关规定由本级综合档案馆接收。

国家档案局第9号令 《各级各类档案馆收集档案范围的规定》 第七条：省级以上（含省级）档案馆接收保管期限为永久的档案，省级以下（不含省级）档案馆接收保管期限为永久和30年以上（含30年）的档案。

照片档案的收集与整理 （一）照片档案的定义 国家机构、社会组织或个人在社会活动中直接形成的以静止摄影影像为主要反映方式的有保存价值的历史记录。照片档案一般包括底片、照片和说明三部分。

照片档案的收集与整理 （二）照片档案的收集范围 1、记录本单位主要职能活动和重要工作成果的照片 2、领导人和著名人物参加与本单位、本地区有关的重大公务活动的照片。 3、本单位重大活动和重要会议形成的照片。 4、本单位历届领导班子成员、著名人士、劳动模范、先进人物及其典型活动形成的照片。 5、记录本单位、本地区重大事件、重大事故、重大自然灾害及其他异常情况和现象的照片。 6、记录本地区地理概貌、城乡建设、重点工程、名胜古迹、自然风光以及民间风俗和著名人物的照片。 7、奖状、证书、奖杯、锦旗等的拍摄照片 8、其它具有保存价值的照片

照片档案的归档范围强调“以我为主”，突出本单位主要职能、重要会议、活动、重要工作、重大事件、重点项目等，班子领导成员、著名人物等声像材料。 照片档案的收集与整理 照片档案的归档范围强调“以我为主”，突出本单位主要职能、重要会议、活动、重要工作、重大事件、重点项目等，班子领导成员、著名人物等声像材料。

照片档案的收集与整理 （三）照片档案的收集归档要求 1.建立制度，制定规范，集中统一收集和管理本单位照片声像档案，任何单位或个人不得据为己有。 2.明确归档时间：公务活动中形成的具有保存价值的照片、底片、数码照片，在活动结束后一个月内归档；科研、基建照片随项目档案一并归档。 3.对反映同一内容的若干张照片，应选择其主要照片归档。归档照片应具备主题鲜明、影像清晰、画面完整、未加修饰剪裁等特点。 4.归档照片应由形成部门或摄影人员负责撰写说明文字，积存照片由档案部门组织相关人员考证并撰写说明文字。 4.归档照片应冲冼或打印出来并装入照片档案册保管 5.备份保存： 刻录光盘应选一次写入不可擦写光盘； 质量高的单片装盒的DVD盘； 一式3套，并异地保管。

照片档案的收集与整理 （四）、照片档案的整理 1.整理原则：遵循照片形成规律，分开照片与底片（含数码照片），保持照片内在联系，区分保管期限，便于保管利用。 2.划分保管期限 照片档案的保管期限分为永久和30年、10年，或参照文书及其他相关纸质档案保管期限规定执行。

照片档案的收集与整理 3.照片的分类：应在全宗内按保管期限—年度—问题进行分类。跨年度且不可分的照片，也可按保管期限—问题—年度进行分类。分类方案应保持前后一致，不应随意变动。照片不多的单位，也可在全宗内按“保管期限—年度”分类。 4. 照片的排列：按问题结合时间、重要程度等进行排列。即一个类目的照片按照形成时间顺序排列；同一组照片可按由总到分顺序排列；记录领导活动的照片，按机关和领导人的排序排列。

照片档案的收集与整理 5.照片的编号：照片号是固定和反映每张照片 在全宗内分类与排列顺序的一组字符代码，由全宗 号、保管期限代码、册号、张号或全宗号、保管期 限代码、张号组成。 6.填写照片说明： 单张照片填写格式如下：题名： 照片号： 底片号： 参见号： 时间： 摄影者：

照片档案的收集与整理 3月21日，赵德喜局长在区委廖书记、粮食局舒局长陪同下检查我区粮油储备中心档案工作。

照片档案的收集与整理 2012年3月21日，成都市档案局局长赵德喜前往青白江区实地调研档案工作。图为赵德喜局长（左二）在青白江区委书记廖仁松（左三）、成都市粮食局局长舒刚（左一）陪同下检查青白江区粮油储备中心档案工作。

照片档案的收集与整理 7.组合照片说明的填写 一组（若干张）联系密切的照片按顺序排列后，可拟写组合照片说明。采用组合照片说明的照片，其单张照片说明可以从简。 组合照片说明应概括揭示该组照片所反映的全部信息内容及其他需要说明的事项。 应在组合照片说明中指出所含照片的起止张号和数量。 同组中的每一张照片均应在单张照片说明的左上角或右上角标出组联符号。组联符号按组依次采用“①”、“②”、“③”……同组中的照片其组联符号相同。

照片档案的收集与整理 总说明：2010年3月23日，成都市市政府副秘书长 杨小英主持召开了全市档案工作会议，总结2009年工 作，安排部署2010年工作。市级各部门分管领导、区 （市）县分管领导及档案局长参加了会议。市档案局局 长赵德喜报告了全市档案工作的情况。市政府副市长傅 勇林作了总结讲话，省档案局副局长张新出席会议并讲 话。

照片档案的收集与整理 全市档案工作会议会场

照片档案的收集与整理 会议主席台（左起：杨小英、傅勇林、张新、赵德喜）

照片档案的收集与整理 傅勇林副市长讲话

照片档案的收集与整理 赵德喜局长作工作报告

照片档案的收集与整理 （五）底片的整理 按照国家档案局《照片档案管理规范》 （GB/T11821-2002）执行。