資料分析

本章主題 8-1 資料排序 8-2 資料篩選 8-3 樞紐分析

資料排序-資料單一欄位排序 排序是指將資料由大至小或由小至大排列次序 由大至小稱為遞減 由小至大稱為遞增 中文字以筆劃為排列依據 英文字以字母順序為排列依據 數字以大小為排列依據 若中、英、數字夾雜在一起，是以[空白< 0 < 1….< 9 < A < B < a <……< z <中文字]的方式來排列的。

資料排序-資料單一欄位排序 將相同科目排在ㄧ起，以便與簡訂單未購買試卷，我們要怎麼做？ Step 2：結果如下。 Step 1：選擇工作表” 電腦檢定資料維護”，選取要排序的欄位”C欄”，點選一般工具列上的遞增排序鈕。 Step 2：結果如下。

資料排序-資料單一欄位排序 Step 3：想恢復成原來報名順序的編號，在A2點一下，按遞增排序鈕。 Step 4：恢復成原狀了！

資料排序-資料單一欄位排序 Step6：如果選取C2~C8儲存格，按「遞增排序」鈕。

資料排序-資料單一欄位排序 Step7：Excel很體貼的警告你，是否要擴大選定範圍。如果你選擇「依照目前的選取範圍排序」，就糟糕了！

現在需要一份依照科目、等級來排序的資料表，又該怎麼做呢？ 資料排序-資料多欄位排序 現在需要一份依照科目、等級來排序的資料表，又該怎麼做呢？ Step 11：結果如下。 Step 9：游標在資料清單內的任一儲存格按一下，點選功能表列上的[資料／排序]。 Step 10：出現排序交談窗，可以對3個欄位作多重排序，分別選擇主要鍵[科目]、次要鍵[等級]，並都選取遞增排列，意義為按科目排序完，若有相同者，再以等級排序。

資料排序-資料多欄位排序 Step12：但對於等級，我們不想用按筆畫來遞增或遞減排序，而想按我們想呈現的順序來排，例如先排實用級，再排專業級，再排進階級，就須先建立一個自訂清單如下。 Step13：執行「資料/排序」，按「選項」。 Step14：展開「自訂排序方式」下拉清單。

資料排序-資料多欄位排序 Step16：結果如下，看看”Word”的科目等級都按我們的意思排好了。

資料排序-資料多欄位排序 Step17：如果排序欄位超過3欄呢？例如想依科系、學制、日夜、年級、班別排序，怎嚜辦呢？對，就用文字連結公式，如下圖，只要排序K欄就可以了。

資料篩選-自動篩選 我們現在需要一份報名Word的同學怎麼做呢？注意游標要在清單內，否則會遇到下列錯誤訊息。 Step 1：將游標放在資料清單的任一儲存格上，並選取功能表列上[資料／篩選／自動篩選]。

自動篩選 Step 2：，在標題欄位的右下方出現一個可下拉的小箭頭。 Step3：我們點選科目的小箭頭後，出現選擇清單，清單裡會出現這個資料欄裡的不同資料項目，在這我們選擇 ”Word”。

自動篩選 Step4：結果如下。 Step 5：想把資料再重新全部顯示出來即可，再選取「全部」即可，但仍是在”自動篩選”模式下。

自動篩選 Step6：若再執行「資料/自動/篩選/」，則會關閉「自動篩選」模式。 Step7： 回到原來的樣子。

自動篩選 Step8：也可以執行「資料/排序/全部顯示」，將全部資料顯示出來。

自動篩選 Step10：出現「自訂自動篩選」交談窗，我們設定金額[大於300]、[且]、[小於或等於500]。若把這個設定換成數學表示式，即假設金額為X，3000 ﹤ X ≤ 500。 Step11：經過篩選後的工作表資料，有5筆。 我們可以再繼續挑選其中是四年級的學生，這些條件會加在一起，資料愈來愈少，如果我想對原資料重新定義另一組條件，那就要移除篩選條件。

進階篩選 現在想要找檢定PowerPoint的日間部學生或檢定FrontPage的三年級學生，我們要利用篩選，要怎麼做？ Step 1：開啟檔案ch12.xls，在”自訂篩選”工作表輸入篩選準則。 注意！ 在同一列輸入的條件為[且]，在不同列為[或]，在第一列則必需輸入資料的欄位。 Step 2：選取在清單內任意一儲存格，點選功能表列上[資料／篩選／進階篩選]，選取資料範圍和準則範圍。

進階篩選 Step 3：出現「進階篩選」交談窗，「資料範圍」已自動抓取，在「準則範圍」按一下摺疊鈕。 Step 4：選取在”自訂篩選”工作表A2~J4，然後按一下摺疊鈕回到上一畫面。

進階篩選 Step 4：然後選擇[將篩選結果複製到其它地方]。 注意：只能複製到同ㄧ個資料表的不同地方。 經過篩選後找到十個同學符合我們要求的條件。 Step 5：們把它複製到工作表的A157儲存格。

樞紐分析表 樞紐分析表是用來分析、整理大量資料的動態工作表，它能將資料做快速的摘要及運算後，輸出成有用的資訊表單，提供給主管作決策。而我為什麼稱樞紐分析表為動態工作表呢！那是因為在同一類資料中，你可以根據自己的需要，來排列各資料的位置，以檢視資料的內容。 假設你已收集了大量資料 — 例如，公司生產的每項產品的銷售數字；而你現在準備好要從資料中摘錄一些有意義的資料；例如，你可能想知道下列問題的答案： 每項產品依區域分的總銷售額？ 長期的最暢銷商品？ 績效最好的銷售員？ 針對這些及其它問題，你可以建立樞紐分析表--會自動摘錄、整理與彙總資料的互動式表格。接著你可以用報表來分析資料，例如，進行比較、找出模式與關聯以及分析趨勢。 例如，我們有一個點心銷售明細表，我們想要將它整理出業務員的各種產品的業績總計的報表。在畫面右方就是我們製作的樞紐分析表。

樞紐分析表 樞紐分析表有什麼功用。 1.彙總與分析資料 若要看出「資料的全貌」，你可以使用樞紐分析表來彙總與分析資料。你可以控制Excel 彙總資料的方式 — 例如，依總和、平均值或個數 — 完全不須輸入任何公式。 2.新增或移除資料 樞紐分析表中的資料還不夠嗎？例如你可能想包含依業務員細分的銷售數字。你可以輕易新增或移除資料類別。 新增業務員欄位至地區欄位旁：

樞紐分析表 快速重排版面 不滿意樞紐分析表的版面配置嗎？例如，或許你不喜歡將業務員資訊成列顯示，而希望以直顯示。樞紐分析表的互動性質可讓你真正把表格轉過來；你可以輕易移動或旋轉列與欄，以檢視不同的資料彙總。 檢視資料子集 想要篩選資料，讓你可以一次只檢視適當的資料量嗎？若要執行此動作，你可以使用分欄位將樞紐分析表分解成不同「頁面」。每一頁包含樞紐分析表中彙總的資料子集。 還有其他應使用分頁欄位的理由嗎？如果樞紐分析表中含許多欄位，你可以使用分頁欄位讓報表既簡潔易讀。或者，當你從某些大型的外部資料庫中摘錄資料時，你可以新增並設定分頁欄位，以限制一次摘錄的資料量。這樣一來，就可以避免長時間等候和記憶體不足的問題。

樞紐分析表 只顯示詳細資料 想要集中注意樞紐分析表中特定的詳細資料嗎？你可以顯示或隱藏一列或欄位中的項目 — 例如，特定產品或銷售員。你也可以顯示或隱藏列或欄位中有關項目的詳細資料。我們可以點選在欄區域欄位名稱或列區域欄名稱儲存格右方的 鈕，來選擇我們要顯示的資料。 例如，在[產品]欄位中，你可以隱藏小餅乾之外的所有產品項目：

設定樞紐分析表 STEP 1：開啟檔案ch13.xls，到”銷售明細表”，有5個資料欄位，100筆資料，然後點選功能表列上的[資料／樞紐分析表及圖報表]。 STEP 2：點選後出現樞紐分析表精靈，精靈分三步驟，步驟一為樞紐分析資料來源及要將資料製成樞紐分析表或是樞紐分圖。我們分別點選資料來源為[Microsoft Excel清單或資料庫]，將製成何種型式報表點選[樞紐分析表]。然後按下一步。

設定樞紐分析表 STEP 3：步驟二為選擇資料範圍。 STEP 4：步驟三為要將建立好的樞紐分析表放在[新工作表]或是[已經存在的工作表]，我們選擇將樞紐分析表放在此工作表儲存格G3的位置。而在精靈的左下方有一個[版面配置]按鈕，它可以幫助我們排列樞紐分析表的欄位。

設定樞紐分析表 提醒你！ 在配置的格式裡，共有四種格式可以放置資料，分別是分頁、欄、列和資料，而什麼資料要放在什麼格式裡，沒有一定的要求，只要能對資料有所幫助就可以了！就看你遇到什麼問題了，例如每個業務員的業績、每地區的業績或每季產品的業績而訂，這是知識工作者的任務，其他的交給Excel來幫你作就可以了！ STEP 5：點選後，畫面可以分成兩邊，左方為欄位格式；右方為所有的資料欄位。只要將所要的欄位資料拖曳至相對應的欄位就可以了！ Step6：而在我們拖曳好資料到欄位格式後，我們也可以對其資料的內容做修改。那要如何修改？很簡單！只要在資料的方塊上連點二次，就可以進入到修改畫面了。

設定樞紐分析表 Step8：而在步驟三的版面配置右方，還有一個選項按鈕，可以修改樞紐分析表的一些預設格式。

設定樞紐分析表 STEP 9：全部設定好後我們按確定，樞紐分析表已經建立完成，而在畫面的右方則出現樞紐分析表的工作窗格。 是不是很快？如果我們用計算機去按，不要說很慢啦，連正確姓都可能會質疑一下。不滿意此排列方式，以下我們將教你如何快速的將她改頭換面！

新增、移除及調整欄位-移除 STEP 1：現在我們將業務員在樞紐分析表上刪除，在列欄位只留下產品，好讓樞紐分析表看起來比較乾淨。

新增、移除及調整欄位-新增 新增有二種方法，一種是從工作窗格拖曳，一種是直接新增，現在我們就來看看這兩種方法的不同之處！ 方法1：從工作窗格拖曳 方法2：直接新增

新增、移除及調整欄位-調整欄位 在樞紐分析表的欄位並不是只能使用設定好的，也可以稍微做一下調整，讓它看起來更美觀！ 續用前面的樞紐分析表，我們將王小芬、石月分、何一一組成一個群組，楊大家、關大山組成另外一個群組，好讓我們了解這二組資料的業績各是多少。 STEP 2：群組後會得到資料組1，可以在資料編輯列，修改成有意義的組名，以同樣的方法群組成資料組2。 STEP 1：選取所需的業務員，點選滑鼠右鍵，出現快顯功能表，找到[群組及顯示詳細資料]／[群組]。

新增、移除及調整欄位-調整欄位 STEP 3：現在我們只要資料組1的資料，所以我們到業務員2的選項裡勾選掉資料組2。這樣就可以只顯示資料組1的業績了！ STEP 4：結果如下。