Microsoft Access & Excel 整合運用

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1 Microsoft Access & Excel 整合運用
台灣微軟資深講師 王仲麒 Ares Wang

2 引言 Excel是眾所皆知的試算表應用軟體，在運算與資料分析上有難以被取代的地位，然而在進行大量資料記錄、排序等處理時，又顯得其資料處理功能的不足。而Access這個桌上型資料庫系統，卻是天生的資料處理高手，幾無限制的容量的確可以補足Excel的缺失。在此將以這兩個應用軟體的整合應用，從外部資料來源開始，透過查詢精靈、Microsoft Query、到匯入SQL資料，為各位介紹Excel與Access在資料處理與分析上的整合應用。

3 議程 建立各種類型的資料來源 資料的篩選 外部資料與多重樞紐分析 Excel與SQL及OLAP的整合應用 Access建立離線的Cube檔案

4 工作表與 資料表的整合 Excel 2003新增「資料清單」功能 定義工作表的範圍名稱，可以轉換為Access資料表
工作表與 資料表的整合 Excel 2003新增「資料清單」功能 定義工作表的範圍名稱，可以轉換為Access資料表 瞭解不同活頁簿檔之間的工作表之搬移與複製(Access MDB的資料表轉成工作表時，會儲存在不同的活頁簿裡) 建立Access物件群組的好處：將不同類型的物件安排在同一群組裡

5 活頁簿 轉成資料表 匯入XLS檔案(工作表或已命名的範圍) XLS裡含有名稱不同的欄位時，無法匯入 建議使用範圍匯入 連結資料表

6 資料表轉成 活頁簿 直接匯出 使用Excel來分析

7 建立各種類型的資料來源 匯入外部資料到工作表

8 資料的篩選 建立外部資料庫查詢 Microsoft Query 匯入外部資料更新 透過查詢精靈 手控更新 / 自動更新
選擇欄位（Fields） 排序 輸出順序 選擇記錄（Records） 篩選條件 Microsoft Query 匯入外部資料更新 手控更新 / 自動更新

9 外部資料與多重樞紐分析 指定不同的 Microsoft Excel 範圍 指定其他外部資料

10 外部資料來源 取得資料的先決條件 使用其他 Excel 方法 OLAP 來源資料
必須安裝Microsoft Query與適當的開放式資料庫連線(ODBC)驅動程式，或是資料來源驅動程式。Query可提供多種類型的外部資料，包括 SQL Server、Access，與文字檔資料庫。 使用其他 Excel 方法 在以下的情形中，請先將資料取出並置入 Excel，再建立樞紐分析表或樞紐分析圖報表： Web查詢 參數查詢 表範本和查詢檔案 Office 資料連結檔案 OLAP 來源資料

11 多重彙總資料範圍 設定來源資料 使用已命名的範圍 合併彙算中的分頁欄位 一個分頁欄位 多個分頁欄位

12 Excel與SQL及OLAP的整合應用 建立SQL的資料來源 利用Microsoft Query編輯查詢 與OLAP的整合
離線Cube檔案的應用 如何使用離線的Cube檔案

13 Access建立離線的Cube檔案 OLAP Cube精靈

14 王仲麒 areswang@ms8.hinet.net http://home.kimo.com.tw/areswang
Thanks 王仲麒