公文的写作与办理 幻灯片放映时，点击鼠标左键换行或翻页 公文的写作与办理 幻灯片放映时，点击鼠标左键换行或翻页 一、公文的种类 二、公文的格式 三、行文规则 四、公文的办理 教育部留学服务中心办公室 制作 2013年5月

一、公文的种类 依据《教育部关于公文处理的若干规定》，教育部的公文种类有12种 ： ⑴ 令 ⑵ 决定 ⑶ 公告 ⑷ 通告 ⑸ 通知 ⑹ 通报 依据《教育部关于公文处理的若干规定》，教育部的公文种类有12种 ： ⑴ 令 ⑵ 决定 ⑶ 公告 ⑷ 通告 ⑸ 通知 ⑹ 通报 ⑺ 报告 ⑻ 请示 ⑼ 批复 ⑽ 意见 ⑾ 函 ⑿ 会议纪要 教育部留学服务中心办公室 制作 2013年5月

常用公文的拟制 中心常用的公文主要有： ■ 请示 ■ 报告 ■ 函 ■ 签报 教育部留学服务中心办公室 制作 2013年5月

(一) 请示 请示 用于向上级机关或领导请求指示 和需要上级机关或领导批准的事项 ⒈原由部分写所请示问题的根据和理由 ⒉事项部分写需要上级审批的具体事项 ⒊意见和建议部分写对请示事项的具 体想法 教育部留学服务中心办公室 制作 2013年5月

(二) 报告 报告用于向上级机关汇报工作、反映情 况、提出建议及答复上级机关的询问。 ⒈专题报告是就某项具体工作呈报的 书面材料，用于某项工作完成中或完 成后向上级汇报情况时。 ⒉综合报告是在一定工作阶段或时间 内向上级汇报本单位综合情况的书面 材料。如：年度工作总结。 教育部留学服务中心办公室 制作 2013年5月

(三) 函 函用于机关或单位之间商洽工作、询问和 ⒈商洽性函 在平等机关或不相隶属机关之 ⒉询问性函 在向对方机关询问有关问题或 答复问题,向无隶属关系的有关主管部门 请示批准等事项。 ⒈商洽性函 在平等机关或不相隶属机关之 间相互协商或联系工作时使用,多用于商调 人员、联系工作或处理有关业务性事项等。 ⒉询问性函 在向对方机关询问有关问题或 征询某一涉及对方机关权限范围的事项的 处理意见，需要对方机关给予答复时使用。 ⒊答复性函 在答复对方来文所询问的问题 和事项时使用。 教育部留学服务中心办公室 制作 2013年5月

(四) 签报 签报是就一些具体事项向上级机关或领 导请示、报告工作的内部文书。它便于 文件办理和记载公文办理过程，它不在 教育部规定的12种公文之列。 ⒈教育部留学服务中心签报 主要用于向 教育部有关司局请示、报告工作。向国际 司申请办理出国团组任务批件用此签报。 ⒉教育部留学服务中心内部请示报告 用于向中心领导请示、报告工作。 教育部留学服务中心办公室 制作 2013年5月

二、公文格式 中心的发文一般由发文字号、标题、主送单位、正文、附件、署名和用印（盖章）、成文时间、抄送单位等部分组成。 ——发文字号 标题——— ———标题上下 各空一行 主送单位—— ——正文 ————署名 ————成文日期 抄送单位—— 教育部留学服务中心办公室 制作 2013年5月

（一）发文字号 发文字号：由发文单位代字、年份、序号三部分组成，排印于正文首页第 1 行的右端。（图示见第8页） 单位代字：中心的代字有“教留服”、“教留函”、“教留服党”3种。 以教育部留学服务中心或中国留学服务中心的名义向有隶属关系的单位发文用“教留服”； 以教育部留学服务中心或中国留学服务中心的名义向无隶属关系的单位发文用“教留函”； 以中国共产党教育部留学服务中心委员会名义发文用“教留服党”。 年份：四位数公元纪年，用六角括号“〔〕”括入。 序号：发文顺序号,不编虚位,不加“第”字。如: 教留服〔2013〕16号 说明：采用“教育部留学服务中心签报”红头纸的请示、报告，在“编 号”一栏内填写发文字号，在正文首页不需要再写发文字号。 教育部留学服务中心办公室 制作 2013年5月

（二）标题 标题一般由发文机关、公文的主要内容、文种三部分组成，中心发文一般不在标题中写发文机关，只在上报重要的工作计划、总结、规章时写发文机关。 标题应准确、简要地概括公文的主要内容。 标题中除特定的内容加引号、法规名称加书名号外，一般不用标点符号。 标题位于发文字号下方（标题上下各空1行）,分一行或多行居中排布；回行时, 要做到词意完整。（图示见第8页） 教育部留学服务中心办公室 制作 2013年5月

（三）主送单位和抄送单位 主送单位是指受理公文的单位。通常上行文只能有一个主送单位。 主送单位位于标题下方，左侧顶格排印，并在名称 之后加“冒号”。（图示见第8页） 抄送单位是指除主送单位以外的需要告知公文内容 的单位。 抄送单位标注于公文末页下端 ( 成文日期之后 )。 （图示见第8页） 主送单位和抄送单位都应写全称或规范化简称。 教育部留学服务中心办公室 制作 2013年5月

（四）正文 正文是公文的主体，用来表述公文的内容。 从主送单位名称下一行开始排印。 每自然段左空2字。回行顶格，回行时应保持数字、年份的完整。（图示见第14页） 正文中除特别需要外，一般没有图表，图表可作为公文的附件。 教育部留学服务中心办公室 制作 2013年5月

（五）附件 附件是附属于公文正文的其他材料，具有对公文进行补充说明或提供相关资料等作用。 公文如有附件，在正文末尾空1行、左空2字排印。（图示见第14页） 只有一个附件时，“附件说明”为： 附件： ×××××××××× 名称后不加标点符号，但应在附件首页首行顶格标注 “附件：”字样。（图示见第14页） 有两个以上附件时，“附件说明”为： 附件1. ××××××××××××××××××××××××××× ×××××××× 2. ×××××××××××××××× … … … … 并在相应的附件首页首行顶格标注“附件1: ”、“附件2: ” … …字样。（图示见第14页） 通常附件与主件装订在一起，如附件较多（太厚），主、附件分别装订，应在附件首页第1行顶格标注发文字号和附件标识。如：教留服〔2013〕1号附件1： 教育部留学服务中心办公室 制作 2013年5月

图示 ——正文用仿宋 ———成文日期 附件标识—— 与正文字体 字号相同———————— 中宋/加粗 段首空2字——— 回行顶格——- ——— 标题用华文 中宋/加粗 段首空2字——— 回行顶格——- ——正文用仿宋 正文与附件 之间空1行——— ——————附件名称后 不加标点 署名前面 空3--4行—————— ———成文日期 右空4字 教育部留学服务中心办公室 制作 2013年5月

（六）署名 在正文（或附件说明）之后空 3-4 行署名，排印在成文日期的正上方。（图示见第14页） 以中心的名义发文，一般署“教育部留学服务中心”。 下列情况署 “中国留学服务中心”： 1. 向外交部申办护照； 2. 向各国驻华使馆发函； 3. 对外宣传、外事联络有关事宜； 4. 所属公司以中心的名义行文。 以中心党委的名义发文，署“中共教育部留学服务中 心委员会”。 教育部留学服务中心办公室 制作 2013年5月

(七) 用印 除会议纪要外，公文应该加盖相应的印章。 印章要盖端正，位于发文单位名称的正中央。（图示见第14页） 签报和传真以领导签名生效，通常不盖公章。 印章要盖端正，位于发文单位名称的正中央。（图示见第14页） 当公文排版后所剩空白处容不下印章位置时,应采取调整行距、字距的措施加以解决,务使印章与公文同处一面,不得采取标识 “此页无正文” 的方法解决。（图示见第17页） 用印、署名、发文单位标识三者应一致。 代章应在署名处标明“（代章）”字样。 教育部留学服务中心办公室 制作 2013年5月

图示 不正确——- ———印章和 正文应 同一页 ———章不能 压正文 教育部留学服务中心办公室 制作 2013年5月

(八) 成文日期 以会议通过或最终签发的领导人所签发的时间为准，不能以拟稿人成文的时间为准。 位于发文单位署名的下一行，右空4字。（图示见第14页） 用阿拉伯数字写全年月日。如： 2013年5月10日 教育部留学服务中心办公室 制作 2013年5月

（九）公文用纸 正文首页用制式的红头纸或蓝头纸，从第2页起用A4型（297㎜×210㎜）白纸，并在每页的下端顺序标明页码。 中心办文用的红头纸、蓝头纸和传真格式纸共有9种，以下分别介绍： 教育部留学服务中心办公室 制作 2013年5月

1、“教育部留学服务中心”红头纸 用于以教育部留学服务中心的名义行文的正文首页。 教育部留学服务中心办公室 制作 2013年5月

2、“中国留学服务中心”红头纸 用于以中国留学服务中心的名义对国内有关单位行文的正文首页。 教育部留学服务中心办公室 制作 2013年5月

3、“中国留学服务中心”蓝头纸 用于以中国留学服务中心的名义向国外机构行文的正文首页。 教育部留学服务中心办公室 制作 2013年5月

4、“中共教育部留学服务中心委员会”红头纸 用于中心党委发文的正文首页 教育部留学服务中心办公室 制作 2013年5月

5、“教育部留学服务中心签报”红头纸 用于向教育部有关司局请示、报告工作，向国际司申请办理出访团组任务批件。 教育部留学服务中心办公室 制作 2013年5月

6、教育部留学服务中心内部请示报告 用于向中心领导请示报告工作。 教育部留学服务中心办公室 制作 2013年5月

7、教育部留学服务中心传真格式纸 用于以教育部留学服务中心的名义发送传真的首页 教育部留学服务中心办公室 制作 2013年5月

用于以中国留学服务中心的名义发送传真的首页 8、中国留学服务中心传真格式纸 用于以中国留学服务中心的名义发送传真的首页 教育部留学服务中心办公室 制作 2013年5月

9、教育部留学服务中心发文稿纸 办理非签报 和传真类公文 时，加在正文 前，用以记载 承办、审核和 签发等信息。 教育部留学服务中心办公室 制作 2013年5月

（十）字体和字号 《国家行政机关公文格式》规定，标题用小标宋体2号 字,正文用3号仿宋体字,一般每面排22行，每行28字。 参照教育部办公厅发文格式，结合中心的具体情况， 建议标题采用华文中宋加粗小2号(字少时)或3号(字较 多时)，正文一般采用仿宋体小3号，正文内容简短时 也可采用仿宋体3号。通常标题的字号应大于正文的字 号。（图示见第14页） 公文较长时,可通过变更小标题的字体使公文的层次更 清晰。通常一级小标题用黑体,二级小标题用加粗楷体, 三级小标题用加粗仿宋体,四级小标题同文。 通常采用“单倍”行距,如果署名位置不太合适,可通 过“固定格式”适当调整行距。 教育部留学服务中心办公室 制作 2013年5月

(十一) 系数、数字和计量单位 系数：公文中的结构层次序数，第一层为 “一”,第二层为“（一）”，第三层为 “1.”，第四层为“⑴”。 数字：公文中的数字，除部分结构层次序数 和词、词组、惯用语、缩略语、具有修辞色 彩语句中作为词素的数字等必须使用汉字外， 一般应当使用阿拉伯数字。 计量单位：文中应使用国家法定的计量单位。 如：“1米”不说成“3尺”。 教育部留学服务中心办公室 制作 2013年5月

三、行文规则 1、党务和政务事宜应分别行文。 2、行文应当确有需要，注重实效。对使用电话即可办理的事项，不发正式公文。 3、除中心办公室外，其他处（室）不得对外正式行文。其他处（室）与上级机关和外单位进行联系的正式文书，均用中心的名义。 4、除上级机关领导同志直接交办的事项外，原则上不直接向领导同志个人行文。拟请上级机关领导人出席有关活动并讲话时，一般应至少提前一周报送请示，并附上讲话代拟稿。 5、向上级机关行文，只能主送一个上级机关，如需其他相关的上级机关阅知，应当用抄送的形式。 6、请示应当一文一事，不可在报告中夹带请示事项 。 7、不相隶属单位之间一般用函行文。 教育部留学服务中心办公室 制作 2013年5月

四、公文的办理 一是把好公文起草关 二是把好公文审核关 三是把好公文督办关 公文的办理主要应把好三关： 教育部留学服务中心办公室 制作 2013年5月

（一）把好公文起草关 1. 准备工作要“细”。 一要明确行文的意图。二要了解领导的要求。三要掌握充分的资料。 1. 准备工作要“细”。 一要明确行文的意图。二要了解领导的要求。三要掌握充分的资料。 2. 公文构思要“巧”。一要注重规范性, 符合公文文种的基本结构要求。 二要注重系统性，防止顾此失彼。三要注重逻辑性，各部分之间既相对独立,又相互连贯。四要注重艺术性，讲究语言艺术，注重语法修辞，标题精致准确，各部分文字既有所侧重、篇幅又不相差太大。 3. 修改完善求“精”。修改的过程，大致可以归纳为 “ 三看”：一是从宏观上看，修改是再创造和深化的过程。二是从微观上看，修改是简练和纠错的过程。三是从学识上看，修改是补充拟稿人知识缺陷的过程。 教育部留学服务中心办公室 制作 2013年5月

(二) 把好公文审核关 1. 送审程序。通常按自下而上（纵向）、由里到外（横向）的原则送审。 自下而上：先由处室负责人审核签字，再送中心领导审核签字。 由里到外：⑴ 公文需要会签时，先送本处室负责人审核签字，后送相关处室负责人审核签字。⑵ 先送主管本处室工作的中心领导审核签字, 必要时（根据主管领导的批示）再送其他中心领导（一把手最后）审核签字。 2. 领导签发。签发公文的领导外出时, 如时间允许,应等该领导回来后再签 发；如时间紧急, 通过电话/邮件/短信等方式 与签发公文的领导联系同 意后，可由有签发权限的其他领导签发。 3. 登记、用印、分发。经领导签发后的公文，应先在本处室发文登记本 上登记, 并按主送单位、抄送单位、中心办公室存档所需的份数打印 好，再送中心办公室进行登记、用印、分发。上报教育部的公文,可由 办公室交换到教育部,也可由承办部门自行送达；非上报教育部的公文， 由承办部门自行寄达或送达。 教育部留学服务中心办公室 制作 2013年5月

（三）把好公文督办关 公文发出后，办文工作并没有结束，还要及时了解掌握公文办理的进展情况。 对上报教育部的请示，最好是行文前有（口头）汇报，行文后及时沟通，以便尽快得到上级的批复或答复。 要及时向领导反馈公文办理的情况。 教育部留学服务中心办公室 制作 2013年5月

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