經費結報認證制度 種子人員講習會 主辦:汪憶芳 協辦:陳蓮萍 鄭曉雲 江一帆 日期:2012/09/04(二) 時間:09:00~12:15 地點:行政大樓5007會議室

綱 要 一、非國科會之建教合作計畫 二、推廣教育計畫 三、研討會

非國科會之建教合作計畫(A類)作業流程 委託計畫經費來源 法令依據 ★ 民間公司或團體建教合作計畫。 ★ 各委辦機關之相關規定。 ★ 除國科會外如： 教育部、經濟部、農委會、環保署…等政府機關委託辦理之計畫。 ★ 民間公司或團體建教合作計畫。 法令依據 ★ 各委辦機關之相關規定。 ★ 簽訂合約之規定與經費核定清單。 ★ 建教合作收支之審核作業，依委託單位或合約之規 定辦理，未規範部分請依「國立中山大學校務基金自 籌收入收支管理規定」、「支出標準及審核作業手冊」

非國科會之建教合作計畫(A類)作業流程 一般原則 ★ 委託計畫來源廣泛，委託單位對經費的執行規定 「國立中山大學辦理非國科會建教合作計畫作業要 點」、「支出憑證處理要點」及「內部審核處理準 則」之相關規定辦理。 一般原則 ★ 委託計畫來源廣泛，委託單位對經費的執行規定 或有不同，惟計畫執行單位須依循委託單位之規 範辦理。

非國科會之建教合作計畫(A類)作業流程 ★ 計畫經費預算經委託單位核定後，應在核定科目範 圍內支用，計畫執行期間如必須於科目間流用時， 應依照委辦單位規定之流用比率流用。 ★ 執行計畫所需之會計報告，依各契約規定格式辦理。

非國科會之建教合作計畫(A類)作業流程 計畫成立 憑核准計畫之相關文件影本連同合約書，填寫「國立 中山大學建教合作計畫資料表」、「國立中山大學建教合作計畫處理單」、「國立中山大學建教合作計畫執行同意書」(請至研發處、產學營運中心網頁下載)，政府機關請送研發處、非政府機關請送產學營運中心→將合約書副本、國立中山大學建教合作計畫資料表影本送會計室建立計畫代碼編號。

非國科會之建教合作計畫(A類)作業流程 請款 墊付申請 理或自行請款→若自行請款，備妥請款公文→ 計畫主 請依合約規定請款→可委由研發處、產學營運中心代 理或自行請款→若自行請款，備妥請款公文→ 計畫主 持人→ 單位主管核章→出納組(開立自行收納款項統 一收據) →會計室→秘書室→文書組。 墊付申請 因計畫經費尚未撥款至校或已部份撥款，仍不敷執行 計畫所需時，請至會計室網頁→表單下載→建教合作 相關表單→16.「國立中山大學委辦補助計畫經費墊付申請表」→計畫主持人→單位主管核章(系所→院，核至一級單位主管) →會計室→秘書室→學術副校長室→會計室歸檔。

非國科會之建教合作計畫(A類)作業流程 經費代碼 ★「經常門支出」之經費科目前4位代碼為〝5132〞，後3位用途別科目代碼請至會計室網頁→網路請購→請購資訊 作業基金適用用途別科目項下查詢。 ★ 「設備費」科目代碼為 3類財產(機械):1341-102 4類財產(交通及運輸):1351-102 5類財產(雜項):1361-102 8類財產電腦軟體:1512-102

非國科會之建教合作計畫(A類)作業流程 計畫結案 ★ 計畫經費有賸餘款且無須繳回委託單位，請至會計 室網頁→法令規章下載並填寫 9.國立中山大學建教合作經費結案通知單 →計畫主持人核章→會計室辦理結案。 ★ 計畫經費無賸餘款者，由會計室自行結案。

非國科會之建教合作計畫(A類)常見問題 ★ 計畫執行期限、核定經費預算項目需辦理展期或 變更者，請於委託單位核准後，憑其同意函或相 關文件先至研發處(政府單位)、產學營運中心( 非政府單位)修改建教合作計畫資料表後，影印乙 份送會計室辦理修正。 ★ 管理費如有變更者，請至研發處或產學營運中心 修正建教合作計畫資料表後，影印乙份送會計室 辦理修正。

非國科會之建教合作計畫(A類)常見問題 ★ 委辦計畫不得用作下列各項開支： 1.不合計畫預算之支出。 2.購買計畫執行單位本身庫存之物資及現有之 設備。 3.交際應酬費用、贈款、捐款、罰款、貸款利 息及各種私人用款。 ★ 計畫經費核銷，一般均以合約執行期間發生者為 限，若因特殊情形而有合約期間前後之支出，可 否於計畫內報支？

非國科會之建教合作計畫(A類)常見問題 1.合約簽訂前之支出：請業務單位視狀況核處或 經委託單位同意後報支。 2.合約期滿後之支出：請業務單位視其合理性及 相關性自行核處。 ★ 計畫起迄時間未足月如：100.8.15-101.7.31， 卻支領一個月計畫主持費，請業務單位確認合約 經費預算表是否編足或經委託單位同意後報支。

非國科會之建教合作計畫(A類)常見問題 ★ 獲得本校重點支援補助(由研發處管控)之經費， 於動支申請、核銷時皆請先加會研發處，再送會 計室辦理後續作業流程。 (計畫代碼：01A06802建教管理費-重點支援.研究 中心評鑑、01A06803建教管理費-學術活動補助 、01A06804建教管理費-專案計畫補助及其他、 01A06808研發處重點支援-100年度保留至101年 度使用) 。

教育部抽查99年度截至8月底止 預算執行查核通知 一、注意事項 (一) 核銷計畫各項經費，請確實依計畫合約及相關法規 辦理，一旦被上級單位查核有不得報支之經費時， 該項費用收回並且納入校統籌，不得轉回原計畫繼 續支用。 (二) 經費核銷時，單據或憑證上勿出現與此筆核銷不相 關的字句或文件。 二、改進事項 (一)「支出憑證處理要點」第6點第一項規定統一發票應 記明採購數量、單價及總價。切勿僅載明數量一批 及總價，未填單價及數量。

教育部抽查99年度截至8月底止 預算執行查核通知 (二) 核銷臨時工資所附之工讀紀錄表應列明個別工讀生 之工讀時數、工讀時間及支給標準，且應請工讀生 補簽到退出勤紀錄。 (三) 「國內出差旅費報支要點」第4點規定:「出差事畢 ， 應於十五日內檢具出差旅費報告表， 連同有關書 據， 一併報請各機關審核」。

推廣教育計畫(D類)法令依據及作業流程 法令依據 計畫成立 本校推廣教育計畫之收支管理與執行，請依據「國立中山大學推廣教育經費收支辦理要點」、「國立中山大學辦理推廣服務工作實施辦法」、「國立中山大學校務基金自籌收入收支管理規定」辦理。 相關辦法可連結各該管網頁參酌，或至會計室網頁→法令規章→推廣教育項下下載由推教處提供之文件參考。 計畫成立 計畫新成立時應提交推廣教育會議通過→承辦人向會計室申請計畫編號→收入確定後編列經費收支預算表→送推廣教育處及會計室等單位，陳校長核定後辦理。 16

推廣教育計畫(D類)預算表編列注意事項 請至會計室網頁→表單下載→推廣教育相關表單→推廣育班預算表範例項下下載。 ★各委辦之推教班經費依委託單位核定之收支預算表執行，本校自辦班次則依「國立中山大學辦理推廣服務工作實施辦法」、「國立中山大學推廣教育經費收支辦理要點」編列，並依奉核後之收支預算表執行。 ★各類推廣教育班開班規劃預算之編列，依本校「推廣教育經費收支辦理要點」第三條規定以有賸餘為原則，其剩餘款應至少編列該班次總收入1％以上。(依98年1月15日本校各項管理費分配比例調整討論會議決議) ★收支預算表中應明訂用人費用及服務費用等各項費用之支出，並詳列編列之計算方式。 17

推廣教育計畫(D類)相關規定 經費變更 管理費 當計畫金額變更時，須重新上簽陳並敘明原因修改經費收支預算表，辦理核定數之增減。 管理費之提撥、分配、運用之處理，請參照「國立中山大學辦理推廣服務工作實施辦法」規定辦理。 18

推廣教育計畫(D類)相關規定 結餘款 各班應於課程結束後三個月內，完成所有結報手續；若有結餘，則須填寫「國立中山大學自辦推廣教育班經費結案通知單」辦理結案，其中９０％由會計室直接轉入各開辦單位之推教結餘款帳下繼續使用，１０％則轉入校統籌帳下使用；結餘款之支用，則依「國立中山大學校務基金自籌收入收支管理規定」辦理。 請至會計室網頁→表單下載→推廣教育相關表單→10.推教班經費結案通知單項下下載。 19

推廣教育計畫(D類)常見問題 ★印領清冊、支出憑證粘存單、出差旅費報告表請先加會推教處。(結餘款除外) ★本校職員兼任推廣教育課程教學，應事先簽准。 ★各班若因特殊原因無法於規定期限內完成結報手續，請簽報校方同意，並填列「推廣教育班延期執行期限申請表」送會計室登控。 請至會計室網頁→表單下載→推廣教育相關表單→11.推廣教育班延期執行申請表項下下載。 ★各推廣教育班之單據日期均須在上課期間內，除了整理期間必要之人事費用外，其餘之單據不得報支。 20

推廣教育計畫(D類)常見問題 ★以推廣教育結餘款核銷各項費用之單據（發票、收據及 印領清冊）須配合會計年度結報 。 ★獲得本校重點支援(由研發處控管) 補助之經費，動支申 請、核銷時皆請先加會研發處。 (計畫代碼：01DS02推教管理費-傑出學者.廢液處理.鼓 勵校外計畫申請及其它、01DS03推 教管理費-專案計畫 補助及其他、01DS04推教管理費-出版補助.推廣) 。

研討會法令依據及作業流程 法令依據 計畫成立 本校研討會計畫執行，請依據「教育部及所屬機關學校辦理各類會議講習訓練與研討(習)會相關管理措施及改進方案」規定辦理。 請至會計室網頁→法令規章→差旅及訓練講習→國內→6.教育部及所屬機關學校辦理各類會議講習訓練與研討(習)會相關管理措施及改進方案項下下載參考。 計畫成立 1.有委辦或補助單位核准公文者：檢送核准公文、核定項目及整個研討會之經費收支預算表→會計室給予計畫編號。(如核准公文未註明委辦或補助款時，請承辦單位先行洽詢撥款單位釐清此研討會係屬於委辦、補助或捐款等，並加註憑證須送回或不送回) 22

研討會法令依據及作業流程 2.無核准公文者(如報名費等)：檢送經費收支代碼申請表及整個研討會之經費收支預算表→會計室給予計畫編號。 請至會計室網頁→表單下載→建教合作相關表單→19.經費收支代碼申請表項下下載。 ★因計畫經費尚未撥款至校或已部份撥款但不足支用時 →請至會計室網頁→表單下載→建教合作相關表單→16.中山大學委辦補助計畫經費墊付申請表下載→計畫主持人→單位主管核章(系所→院，核至一級單位主管) →會計室→秘書室→副校長室→送會計室歸檔→ 開始報帳程序。 23

回常見問題

研討會預算表編列常見問題 請至會計室網頁→表單下載→建教合作相關表單→15.研討會相關表單項下下載。 ★收支預算表中應將收入及支出分別編列，收入部分之編列說明請註明原始憑證送回或不送回，支出則須明訂用人費用及服務費用等各項費用之支出，並詳列編列之計算方式。(請參酌預算表範例) ★不得編列紀念品、禮品或宣導品之經費。但必要頒發之獎品及依國際禮儀致贈外賓之禮品，不在此限。(依「教育部及所屬機關學校辦理各類會議講習訓練與研討(習)會相關管理措施及改進方案」第七條規定) 25

研討會預算表編列常見問題 ★餐費及住宿費編列規定如下： 1.應業務需要辦理，且參加對象主要為機關(構)以外之人士者，每人每日膳費為五百元；每日住宿費為一千四百元。 2.辦理國際性會議、研討會（不包括講習、訓練及研習），每人每日膳費為一千一百元；每日住宿費為二千元。但外賓每日住宿費為四千元。 ★如於膳宿費以外，再支給外賓其他酬勞者，其支付費用總額不得超出行政院所定各機關聘請國外顧問、專家及學者來台工作期間支付費用最高標準表規定。 ★生活費之報支，應列出支出標準、來台工作期間日期及天數。 ★辦理研討會所需支出之場地費、膳宿費等若超過10萬元以上依採購法規定應辦理公開招標，不得分批辦理。 26

研討會常見問題 ★辦理一般性會議、講習、訓練及研討（習）會，應利用本部各單位內部自有之場地，不得於外部場地辦理。如確有於外部場地辦理之必要時，得專案簽准並於簽陳內敘明確實無法覓得適合之地點或場所情形。 ★外聘講座、國外顧問、專家學者或訪賓支給交通費，得以證明支付事實之收據、統一發票或相關書據實列支，若其往返事實明確，但無法取得機票等相關票證，得改以受領人親自簽名或蓋章之收據核實列支，其中「核實」係指由聘請單位審核事實無誤後發給。 請至會計室網頁→表單下載→內部審核相關表格→19.國立中山大學收據項下下載，並以印領清冊方式辦理結報。 27

研討會常見問題 ★實施校務基金之學校，以五項自籌收入支應辦理各類會議、講習、訓練及研討（習）會，應依「教育部及所屬機關學校辦理各類會議講習訓練與研討(習)會相關管理措施及改進方案」規定辦理。但由本部各單位以外機關(構)委託辦理之案件，依委託機關(構) 之規定辦理，或其他由學員、民間之個人團體支應經費者，不在此限。 (依本方案第九條規定) ★向教育部以外機關(構)申請經費補助辦理各類會議、講習、訓練及研討（習）會者，其經費之編列與執行，應比照「教育部及所屬機關學校辦理各類會議講習訓練與研討(習)會相關管理措施及改進方案」規定審核及辦理。但補助機關(構)對補助內容規定更嚴格者，依其規定(依本方案第十條規定) 28

建教收入、管理費提撥、計畫建檔結案、憑證 THANKS FOR LISTENING 第一組 服務團隊 承辦人 工作項目 組長 黃佩玉 (2071) 綜理組務 組員 汪憶芳 (2078) 建教合作(人事費、國內旅費除外) 助理 陳蓮萍 (2087) 推廣教育、研討會、其他作業外、招生 助理 鄭曉雲 (2082) 建教合作-人事費、國內旅費 助理 江一帆 (2074) 建教收入、管理費提撥、計畫建檔結案、憑證 帳簿保管