機密檔案管理 臺北市政府秘書處 文書組 高瑾螢
課程大綱 相關法令與範圍 歸檔點收 立案編目 保管原則 檢調作業 解降密檢討與後續處置 清理作業 其他注意事項
相關法令與範圍 主要適用法令 國家機密保護法及其施行細則 檔案法 機密檔案管理辦法 文書處理手冊(捌、文書保密) 臺北市政府文書處理實施要點(拾、文書保密) 臺北市政府檔案管理作業要點
相關法令與範圍(續) 機密文書分為以下兩種： 機密檔案：（機密檔案管理辦法§2） 國家機密：（國家機密保護法§2） 指為確保國家安全或利益而有保密之必要，對政府機關持有或保管之資訊，經依本法核定機密等級者。 一般公務機密：（文書處理手冊§51、文書處理實施要點§148） 指本機關持有或保管之資訊，除國家機密外，依法令或契約有保密義務者。 機密檔案：（機密檔案管理辦法§2） 指依法規定列為機密等級之檔案。
歸檔點收 承辦人員 檔管人員 應使用機密檔案專用封套封裝 封套上相關欄位應詳實填註 封套封口處應簽章，並得加註簽封日期 檢視封套上應填註事項是否齊備，缺漏時應退回補正，惟不得拆開封套。 確認無誤後，應於封套封面上註記點收日期或蓋點收章。
機密檔案(□陳核□歸檔)專用封套
立案編目 分類編案 編目 業務承辦人： 應就檔案涉及之業務內涵，依機關檔案分類表賦予適當分類號 註：機密檔案不單獨列機密類目。 檔管人員： 應就封套上所載內容，依其案情關聯、性質相同或重要之案件進行編案。 註：機密檔案不單獨編案 編目 依封套上所載內容著錄 註：機密檔案目錄不予彙送
保管原則 專人保管 與一般檔案分別存放 分級保管 備保險箱或其他安全防護箱櫃 人員、物品進出管制 複製原則 絕對機密：不得複製。 國家機密：應經原核定機關或其上級機關有核定權責人員以書面授權或核准。 一般公務機密：應經單位主管以上人員核准。
檢調作業-檢調類別 機關內部借調 檢調方式：線上申請填具調案單 核定層級： 借調期限： 註：借出之檔案如有必要，得隨時催還 極機密、國家機密：應經機關幕僚長以上核准 密、機密：業務承辦單位主管核准 借調期限： 每次七天、期限屆滿得展延、至多可展延三次 展延三次後仍須使用時，應先歸還後再提出借調申請 註：借出之檔案如有必要，得隨時催還
檢調作業-檢調類別 機關間借調 檢調方式： 書面申請，應註明借調期間、承辦單位名稱、承辦人員姓名及有關聯絡資料。 核定層級： 經機關首長或其授權人核准 借調期限： 借調期限屆滿，如仍須使用，應提出展期申請， 註：借調之檔案，如有必要時，得隨時催還
檢調作業-檢調類別 依法有權調用 調用方式： 應備函載明法律依據、調用目的、調用期間、及有關聯絡資料 核定權責： 業務單位依來函簽辦，經權責長官核准後， 向檔案管理單位辦理調卷，並負稽催之責 例：監察法第26條 監察院為行使監察職權，得由監察委員持監察證或派員持調查證，赴各機關部隊公私團體 調查檔案冊籍及其他有關文件，各該機關部隊或團體主管人員及其他關係人員不得拒絕
檢調作業-注意事項 機密檔案之提供 傳遞過程 機密檔案之歸還 應以書面告知機密等級及保密義務 極機密以上等級，應由調案人親至檔案管理單位簽收 注意安全維護，必要時加裝外封套 機密檔案之歸還 用畢後應即歸還 調案人應在封套簽章後密封，並加註歸還日期 極機密以上等級，應由調案人親至檔案管理單位歸還 檔管人員應檢視封套是否密封
解降密檢討與後續處置 業務單位主動辦理 檔管人員配合事項 依有關法規或通知主動辦理解降密作業。 已成就解密條件或未列解密條件者： 應定期清查彙編機密檔案目錄，送請業務單位檢討 保密期限屆滿者： 由檔案管理單位會商業務單位辦理之
解降密檢討與後續處置(續) 解密後續相關作業 案卷封面及文件上原有機密等級以雙線劃除 於明顯處浮貼機密等級變更或註銷紀錄單。 目錄補正作業： 檔案解密後，應就檔案內容依實編目補正。 註：檔案解密後，應依一般檔案管理之。
清理作業 屆滿保存年限之定期保存檔案 永久保存檔案 完成解密程序，始可銷毀。 尚未解密者，應延長保存年限，不得銷毀。 機密檔案屆臨移轉年限，移轉前應先辦理解降密之檢討，經檢討仍維持機密者，仍應辦理移轉。
其他注意事項 人員調離職或職務移交 應列冊點交機關首長指定人員或檔案單位主管 密件與普通件併案歸檔 以密件檔案管理之
課程結束 謝謝指教 秘書處文書組 2725-6103