雲端經營平台介紹 2011. 02. 18. By: Freeda Chen

線上溝通種類 Online Discussion 線上溝通 對象：公司內部同事或主管(自行挑選) 需知會、溝通、討論、簽核的工作事項 Activity Report 每日工作報告、客戶或Vendor的報告 自動CC送組織上一層主管，可自行再加人員 Summary Report 自動CC送組織上一層主管，可另外再加人員 可 連結已存在的線上溝通、Activity Report 、Summary Report，再彙整重點報告 按 另開闢新主題，新增Info.自行編寫主旨與內容

發起線上溝通

線上溝通簽核警示 新增路徑 簽核總表 簽核明細 主旨字體顏色呈現紅色時： 表示該線上溝通需回覆，但還未回 追蹤總表 追蹤明細

簽核狀態名詞定義 被警示的定義 追蹤清單分類 Replying – 被Send to的人員，必須回覆 Assign – 被指定需回覆 Read – 被CC的人員，必須讀取 Overdue – 已經過了討論期間仍未做結案 的線上溝通，需由Creator去做結案(Finish) 追蹤清單分類 Open – 還在討論期間的線上溝通 Close – 已經做結案的線上溝通

自己Assign的人次 – 已回覆的人次– 自己未讀的人次 追蹤清單欄位定義： Subject：標有下底線，即可自行點選連結內容 UnRead：在這封主旨下，未讀的回覆訊息有幾則 Assign ：指定回覆資訊，排序依Level / Assign 未讀 / UnRead Level：重要等級，User隨時自行定義 Category：User隨時可自行定義擺放的文件類別 自己Assign的人次 – 已回覆的人次– 自己未讀的人次

新增線上溝通畫面 執行動作區 發起者Creator 個人資訊區 線上溝通的重點欄位定義區 內容編輯工具列 內容說明編輯區 討論人員選擇區塊

發起線上溝通步驟 欄位有＊為必填欄位 類別： 先選擇大類，再挑小類，請參照根據各集團有不同的意義，共通類別為跨集團議題 / 專案 ① ② ③ 類別： 先選擇大類，再挑小類，請參照根據各集團有不同的意義，共通類別為跨集團議題 / 專案 主旨：自行定義，簡明扼要具重點。 討論期間：發起者必須在區間內來做結論，如果過期未做結論， 則簽核警示會以Overdue提示發起者。 有多個快速鍵， 自今日起再加一週、兩週、三週、一個月等的簡易鍵。選完後可再自行修改日期。

發起線上溝通步驟 新增子類別：先分大類再分小類。

發起線上溝通步驟 其他欄位無＊者，則為非必填欄位 ① ② 機密文件選項: 只有發起人可以勾選機密文件，則收到的討論人員不可再Add 或Forward其他人員。 Creator Level： ★越多表示越重要，此為發起人定義。

Impact Type & Amout Impact Type & Amout：(非必填) 選擇對此線上溝通具有影響的類別，選擇Impact Type， 則必填其影響之金額(K USD)，否則系統會提醒你。 ① ② ① 影響分類 ： Opportunity / Loss / AR / Backlog / Margin / Stock ② 影響分類金額 ： K USD

Customer & Vendor Customer、Vendor 不可自行輸入，必須按 open page，將客戶名稱 Key 在Search欄位，必須是公司客戶主檔有建立的資料。

無建主檔之客戶 Customer、Vendor 若非系統有主檔資料者， 可按”Other”再自行輸入。

人員選擇 Send To & CC Group：Default本人所在的集團公司 下拉框可切換其他集團公司，挑選其他集團的人員進來討論 ① ②

人員選擇 - Type Type Select： Organization – 依公司組織別 ① Organization – 依公司組織別 Private – 個人自行定義群組，供自己個人使用 Project – 個人自行定義群組，再share指定給別人 使用此群組 Field – 依公司客戶主檔分類，所屬的業務人員個人 FunctionArea – 依公司客戶主檔分類，所屬的業務

人員選擇 – Type by Org. Organization： 依各集團公司的組織層級群組，有邏輯性的定義。

人員選擇 – Type 人員選擇Type by FunctionArea 人員選擇Type by Field

新增個人群組 新增個人群組管理有兩個入口① ② 如下： 3. 選擇Private 或 Porject 4. 新增 5. 編輯已存在的群組資訊 ③ ④ ⑤

讀取線上溝通重點 人員字體顏色呈現紅色時： 表示該人員有被Send To 或 Assign ，應該要回覆資訊 卻還未回覆者 人員字體顏色呈現藍色時： 表示該人員有被CC To，即被知會，卻還未去讀取 人員字體顏色呈現黑色時： 表示此人員已完成回覆或是讀取資訊的動作

此份線上溝通的討論人員： creator，Send To，CC To，本文未回覆的人員 閱讀者編輯發送執行動作工具列 發送者 Creator 個人資訊 此份線上溝通的重點欄位定義區 線上溝通內容說明區 此份線上溝通的討論人員： creator，Send To，CC To，本文未回覆的人員 所有回覆的資訊內容照時間先後依序編號

發送執行動作工具列 開放Copy URL (必須在討論人員內才可打開) User Category – 收信者自行定義歸檔夾名稱 ① ② ③ ④ ⑤ 開放Copy URL (必須在討論人員內才可打開) User Category – 收信者自行定義歸檔夾名稱 User Level – 收信者自行定義重要星級 Cancel – 只有發送者Creator者，才能執行Cancel此份線上溝通的動作 Finish – 只有發送者Creator者，必須在區間內來做結論，如果過期未做結論，則簽核警示會以Overdue提示發起者。

討論人員的收合 討論人員收合， Default 顯示 10 名人員 按加號 ＋ 按鈕可展開所有人員。 按減號 － 按鈕可將人員收合起來。 滑鼠滑過人員，會帶出該員之英文名字

列出該員回覆資訊 點選討論人員名單可切換到該人員所回覆資訊 人名後面(2) – 即表示該人員總共回覆次數 點選人員名單， 帶出該員回覆資訊

切換回覆資訊 提供以下四種角度可切換: 1.所有人的回覆資訊 2.本人未回覆的資訊 3.未閱讀及未回覆的資訊 4.本人指定回覆的資訊 Default 顯示於未閱讀及未回覆資訊 若無未讀資訊則顯示於所有人的回覆資訊

所有人的回覆資訊 所有人的回覆資訊 依照回覆時間排序列出本人未回覆的資訊 誰於何時來回覆此則線上溝通與內容 回覆編號

本人未回覆的資訊 依照回覆時間排序列出本人未回覆的資訊 已回覆過本文，該資訊標題則 顯示黑色 未回覆的資訊標題皆為紅字

未閱讀及未回覆資訊 Default 顯示本人未閱讀(藍字)及未回覆(紅字)的資訊 藍色的字表示未閱讀的資訊 紅色的字表示未回覆的資訊

Assign的answer & Question成對顯示 指定回覆的資訊 可挑選誰指定別人回覆的訊息 Assign的question 被Assign者的回覆訊息 Assign的answer & Question成對顯示

Forword回覆資訊 勾選某則回覆的資訊，可按Forword以mail寄送給他人參考，僅限回覆訊息，本文不能Forword

線上溝通結案 結案時在Edit 模式可以直接輸入結論，後按Finish 結案，不需存檔後再按Finish。

新增路徑與搜尋畫面 新增報表路徑 各項搜尋條件

統計查詢 Result Type By List By Sum

User Category查詢 Creator 為自己的快速按鈕 User Category 提供下拉選單 User自行定義過的List

人員搜尋條件 人員選擇的視窗增加查詢條件 上級可以搜尋到部屬的線上溝通， 但若不在討論人員內只能讀取，無法回覆。

Summary Report Tracking 可開啟該單號，該同仁所報告過的內容列表

編輯插入圖片

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