大型活动策划与管理 许欣 sheenx@hotmail.com

模块二 展览活动策划与管理 能力目标 知识目标 素质目标 □ 掌握展览活动的策划流程 □ 能够进行指定展览的策划 模块二 展览活动策划与管理 能力目标 知识目标 素质目标 □ 掌握展览活动的策划流程 □ 能够进行指定展览的策划 □ 把握展览活动策划各环节操作技能 □ 把握会议活动的准确定位 □ 掌握展览活动的种类及特点 □ 掌握展览活动营销策划 □ 掌握展台设计、布置 □ 掌握展览活动现场管理及注意事项 □ 熟悉展览活动策划流程及原理 □ 团队合作精神好、协调性高、具备较高的展览策划意识及运作能力 □ 具备主动学习的精神、积极参与课堂教学活动，按要求完成教学准备 □ 具备严谨、勤奋、求实创新的学习精神 □ 知识面广，有良好的职业能力与道德素质 □ 爱岗敬业、踏实肯干、具备良好的服务意识与专业素养

项目引入——高交会 “中国科技第一展”－－中国国际高新技术成果交易会（简称高交会），是由中华人民共和国商务部、中华人民共和国科学技术部、中华人民共和国工业和信息化部、中华人民共和国国家发展和改革委员会、中华人民共和国教育部、中华人民共和国人力资源和社会保障部、中华人民共和国农业部、中华人民共和国国家知识产权局、中国科学院、中国工程院、深圳市人民政府主办，深圳市中国国际高新技术成果交易中心（深圳会展中心管理有限责任公司）承办，中国规模最大、最具影响力的科技类展会。 [思考]： 1.为高交会设计招展书，应包括哪些主要内容？ 2.如何指引参展商进行布展？ 3.展后的评估总结如何开展？

项目一 策展 任务1 展览的定义与分类 任务2 选题构思 任务3 可行性分析 任务4 立项策划

任务1 明确展览的定义与分类 大型活动里常说的展览，不是指“展示”这个动词， 而是特指“展览会”这个名词。 展览会，在《辞海》中的定义为：用固定或巡回的方 式，公开展出工农业产品、手工业制品、艺术作品、 图书、图片，以及各种重要实物、标本、模型等，共 参观、欣赏的一种临时性组织。 《简明不列颠百科全书》给“展览会”的解释是：为 鼓舞公众兴趣、促进生产、发展贸易、或者为了说明 一种或多种生产活动的进展或成就，将艺术品、科学 成果或工业制品进行有组织的展览。

展览的分类 根据性质不同，分为贸易展和消费展 按照内容不同，可分为综合展览和专业展览 按照规模不同，划分为国际展、国家展、地区展、地 方展以及单个企业的独家展 根据时间不同，分定期展览和不定期展览 根据场地不同，分专用展览馆展和流动展览 按照形式不同，分为现实展览和虚拟展览 按照国际展览联盟（UFI）的展会分类标准，分成综 合性展览会、专业性展览会和消费性展览会三大类

任务2 选题构思 展览调研与信息分析（展览信息、市场信息、 同类展览信息、场馆、环境、交通等相关信息） 选题与主题策划

任务3 可行性分析 一 展览选题分析 环境分析 战略分析

任务3 可行性分析 二 执行方案分析 展览基本框架方案 展览进度计划方案 三 财务预算分析 四 展览风险分析

任务4 立项策划 一 展览会的基本框架 展览名称 办展地点 办展时间和频率 办展机构 展览规模和定位

任务4 立项策划 二 展览会的预算

任务4 立项策划 三 招展招商和宣传推广计划 四 展会时间进度计划 序号 工作任务名称 开始时间 结束时间 工作时间 负责人

学生以小组为单位,讨论策展流程及其注意事项。 项目一训练: 学生以小组为单位,讨论策展流程及其注意事项。

项目二 招展 任务1 招展工作 任务2 招商工作 任务3 宣传推广

任务1 招展工作 招徕符合展会主题和展品范围的潜在公司参加展览会 以有形的展位为媒介，销售一种无形的服务 招展营销要素： 产品 有形营销要 价格 地点 促销 人员 无形服务营销要素 有形展示 过程

任务2 招商工作 招商对象 - 分析展会相关的产业链 - 分析展会产品的主要消费市场的地域分布状况和需求 情况，展览题材所在行业的结构和背景，开展专业观 众分析 招商渠道：专业媒体、各种大众媒体、同类展会、有 关的行业协会和商会、参展企业、各种招商代理、国 际组织及外国驻华机构、政府主管部门、招展过程中 的拒绝型客户

任务3 宣传推广 宣传推广的目标 展会的筹备阶段 展会宣传推广主要目标 展会宣传推广类型 备注 筹备初期 提高展会的知名度，发布展会的基本信息 显露宣传推广 形象型宣传推广可能贯彻展会筹备的各个阶段，如果本展会受到竞争对手的威胁，还需要进行竞争性宣传推广 筹备前期 使受众全面深入了解展会，配合招展招商 认知型宣传推广 筹备中期 在短期内推动展位的销售、组织更多的专业观众 促销型宣传推广 开幕前夕 全面介绍展会的筹备进展情况 展会期间 重点宣传展会的特色和亮点，同时开始下一届的展会的招展招商工作 展会结束后 宣传展会的成果，扩大社会影响 形象型宣传推广

任务3 宣传推广 宣传推广的方式 召开新闻发布会、广告宣传、建立专门的网站、向相 关人员直接邮寄资料、公共关系营销推广、人员推广、 在国内外同类展会上推广、网络宣传推广、通过专业 协会和商会进行推广、利用国外驻华机构和我国驻外 机构进行宣传推广

学生以小组为单位,讨论招展流程及其注意事项。 项目二训练: 学生以小组为单位,讨论招展流程及其注意事项。

项目三 布展 任务1参展手册 任务2展品运输指南 任务3展台设计搭建 任务4 布展须知

任务1 参展手册（上） 第十二届高交会参展手册 目录 高交会组织结构及职能图 1 交易中心/会展中心组织结构及职能图 2 高交会组织结构及职能图 1 交易中心/会展中心组织结构及职能图 2 第十二届高交会内容及展区安排 3 第一章 高交会简介 5 第二章 参展申请及相关事项 第三章 参展 开展期间进出馆时间 14 展品与资料进出馆管理 14 进出车辆管理及路线安排 14 展位管理 14 展品及宣传品管理 15 参展安全管理 16 展位清洁 17 贵重展（物）品的风险防范及保险 17 噪音控制规定 17 关于销售假冒伪劣和乱摆卖的处罚 17 侵权投诉处理 17 成交统计 18 境外参展商注意事项 18 参展配套服务 18

任务1 参展手册（下） 第四章 布展 布展时间 20 布展类型 21 布展施工管理 21 现场服务与管理 27 楣板的制作 28 第四章 布展 布展时间 20 布展类型 21 布展施工管理 21 现场服务与管理 27 楣板的制作 28 施工管理费、加班申请、广告等服务项目价格及要求 28 第五章 撤展 撤展时间 29 撤展流程 29 撤展管理规定 30 撤展服务 30 撤展期间运输车辆管理及撤展车辆路线安排 30 第六章 证件办理 第七章 门票办理 第八章 保护知识产权管理办法 第九章 成交项目的征集与统计 第十章 论坛及活动 第十一章 各奖项申报、评审及奖励办法 第十二章 突发事件应急处理 48 深圳会展中心基本参数表 49 各部门联系表 51 高交会各项业务联系方法 51 附件：1、第十二届高交会展区分布图 2、布、撤展车辆进出深圳会展中心行驶路线图 3、深圳会展中心会议厅（室）分布图 4、深圳会展中心各馆配电箱分布图 5、展馆疏散示意图 （资料来源：http://www.chtf.com）

任务2 展品运输指南 展品运输注意事项 国际展览运输协会认为，运输代理的业务主要依赖于三个方面的管理：联 络、海关手续和搬运操作。 常见的问题包括： 全部或部分展品未及时运到，导致不能正常参展； 展品因没有进行适当的包装而在运输途中破损，引起额外费用的产生； 缺少产地证、检疫证等而造成扣费、扣货等损失，还造成运输延误； 包装箱在拆卸展品时破损，导致回运时不能再用，或是包装箱丢失等； 巡回展是比较特殊的战略，为了保险起见，会通过不同的途径向同一地点 发送两套展览用品。

境内展品运输流程图

任务3 展台设计搭建 设计原则 目的性原则 艺术性原则 功能性原则

搭建原则 （一）和谐 （二）简洁 （三）重点突出 （四）主题明确传达信息 （五）视觉冲击要强烈 （六）把握观众的喜好 （七）展台要易建易拆 （八）其他因素

任务4 布展须知 布展期间的主要工作 工作内容 工作描述 布展前 到管理部门办理有关手续 到工商部门、消防部门、安全保卫部门、海关报批和备案。如果展馆位于市中心，有的还需要办理展品运输车辆进城证。对于大型展会还需要邀请这些部门现场办公 与各服务商协调和沟通 1.共同讨论和解决展位搭建、展品运输、现场环境布置中出现的问题；2.安排展会现场的各项服务，如餐饮、旅行等 争取其他部门的合作和支持 要争取银行、通讯、交通、卫生、知识产权等部门的支持，邀请他们到现场为展会提供有关服务

任务4 布展须知 布展期间的主要工作 工作内容 工作描述 布展期间 展位划线 按照各参展商租用的场地面积和位置划好每一个展位的具体范围（要严格按照签订的合同办理） 地毯铺设 在展馆的公共区域、某些标准展位等地方按计划铺设地毯 参展商的接待 为报到的参展商办理有关手续，如收取款项、发放证件、办理入场手续等 展位搭建协调 1．完成标准展位的制作；2.监督和协调特装展位的搭建；3.协调处理展位搭建中出现的各种问题 展位楣板制作、安装、核对 认真核对展台号及参展商的企业标志、中英文名称等信息 海关现场办公 对于海外展品，主办单位应陪同海关进行现场抽查，如果海外参展商比较多，则要邀请海关现场办公 现场安全保卫 做好展会现场的安保工作，并督促参展商做好自身的安全工作 现场施工管理和验收 派专人管理各承建商的现场施工，如现场用电、用火、噪声、展位高度控制、电线电缆的安装和走向、灯光的设计和使用、展位间通道宽度的控制、重型机械的地面承重控制、标准展位的标准配置等，避免施工现场秩序混乱和出现安全隐患 消防和安全检查 所有的展位布置完成后，陪同消防和安保部门对所有的展位进行全面检查，消除安全隐患 现场清洁和布置垃圾的处理 对布展产生的大量垃圾及时收集和处理

学生以小组为单位,讨论布展流程及其注意事项。 项目三训练: 学生以小组为单位,讨论布展流程及其注意事项。

项目四 现场 任务1 开幕式 任务2 现场管理 任务3 后续工作

任务1 开幕式 一 邀请范围 政府官员、工商名流、新闻记者等人士， 展会知名度，吸引观众，购买决定权或建议权 二 贵宾接待 贵宾主要包括协会高层官员、公司总经理、名人演讲 者、重要的赞助商、著名艺人等，有时还有重要的贵 宾如国家领导人、各国政要、王室贵族等。 给予特别对待，从到达酒店到出席开幕直到离开展会 地点 都要进行周到的安排。

任务1 开幕式 三 程序 由展会工作人员引领国内外嘉宾到主席台就位； 主持人主持展会开幕并介绍到会嘉宾； 主持人请有关领导讲话； 三 程序 由展会工作人员引领国内外嘉宾到主席台就位； 主持人主持展会开幕并介绍到会嘉宾； 主持人请有关领导讲话； 相关开幕表演开始； 某位重要嘉宾宣布展会正式开幕； 主持人宣布开幕式结束并请各位嘉宾和展会观众进场 参观。

任务2 现场管理 一、 办展机构现场管理 二、参展商的现场管理工作 三、撤展管理

任务2 现场管理 一 办展机构现场管理 （一）注册管理 （二）设备设施管理 （三）安全管理 （四）参展人员管理 （五）危机管理 任务2 现场管理 一 办展机构现场管理 （一）注册管理 （二）设备设施管理 （三）安全管理 （四）参展人员管理 （五）危机管理 （六）其他服务

任务2 现场管理 二、参展商的现场管理工作 布置展台、配备展台的工作人员、展台接待、贸易洽 谈、情况记录、其他相关宣传推广活动、信息收集工 作、细节管理注意事项 三、撤展管理 展位的拆除、参展商租用展具的退还、参展商展品的 处理和回运、展场的清洁、撤展安全保卫

任务3 后续工作 一 展后跟踪 建立参展商和客户的信息数据库、 收集客户意见和建议、 及时通报展会信息、 和参展商及客户保持长期的感情联系。 二 评估总结 对展览总体环境和参展整体工作的评估与总结，其作 用与意义在于为判断此次展览工作的效率和效果提供 标准和结论，并为以后的展览工作提供依据和经验 目的：总结经验、发现问题、改进工作、提高效率

项目四训练: 学生以小组为单位,制订一份校园内针对入学新 生的展览活动的策划方案。

模块小结: 本模块主要讲述了展览活动策划与管理 的整体流程，详细分析了策展、招展、布展 以及现场四个部分的具体事项，强调了策展 和招展的实施；并给出了相关案例思考和项 目训练，让学生进一步熟悉展览活动策划与 管理的实际运用。