台南縣私立興國高級中學 　公文橫式書寫推動說明會簡報 93年12月22日 總務處 編製

大 綱 前言—依據與宗旨 作業規範增修部份重點說明 公文格式 電子公文 印信典守 其他注意事項 橫式公文範例 公文製作系統操作

前 言—依據 行政院９２年５月７日院授研管字第９２００１０４２６２號函核定「公文書橫式書寫推動方案」。 前 言—依據 行政院９２年５月７日院授研管字第９２００１０４２６２號函核定「公文書橫式書寫推動方案」。 本校遵照教育部指示，落實公文橫式書寫推 動方案，配合完成修正相關資訊作業，並於 ９４年１月１日實施公文橫式書寫。

前 言 前 言—宗旨 ‧為利國際接軌 ‧便利電腦作業

本校修正範圍 公 文：所有公文書及陳報教育部的附件 證 書：畢業證書、獎狀 宣導品：簡介、出版品 章 戳：條戳、簽字章、職名章、校對章、 公 文：所有公文書及陳報教育部的附件 證 書：畢業證書、獎狀 宣導品：簡介、出版品 章 戳：條戳、簽字章、職名章、校對章、 騎縫章 文書用具：檔案夾、公文卷宗及各式信封 其 他：申請表單、各單位管理作業辦法

作業規範增修部份重點說明 公文作業改採直式橫書。(範例一) 簽署原則由左而右、由上而下。(範例二) ９４年１月１日新立案卷，以左邊裝訂為原則。 公文夾改為向左翻閱。（範例三） 公文信封開窗作業採用中華郵政股份有限公司 　讀信機規格標準。（範例四） 12月8日說明會中告知：可待舊有直式公文封用完後再採用橫式公文封，以避免浪費。

修正解密條件欄位。(範例五) 發文字號全型改為半型。(範例六) .收文列印時將本文與可列印附件合併加 印頁碼及騎縫章

範 例一 A4直式橫書（新式） 由左而右 由上而下 A4 直式直書（舊式） 由右而左 由上而下

檢視與列印 本文之格式修正為直式橫書 直式直書 直式橫書

橫式公文簽署批閱示意圖 範例二 會辦單位： 第一層決行 承辦單位 會辦單位 批 示 1217/1500 1217/1530 橫式公文簽署批閱示意圖 範例二 會辦單位： 第一層決行 承辦單位　　 　 會辦單位　　　 批 示 1217/1500 1217/1530 1217/1510 1217/1540 1217/1600 1217/1520 不論文稿有幾張，核判區依規定置放於第一張之文末。 ○○主任 承辦人 組長 ○○主任 校長 單位主任 一、簽署原則由左而右，由上而下。 二、時間以八碼加斜線一行排開，由左而 右填列月日時分。

橫式公文夾設計示意圖 範例三

橫式公文-信封格式 範例四

修正解密條件欄位 範例五 修正「解密條件」欄位為「解密條件或保密期限」

發文字號全型改為半型 範例六 文號修改為英數半形字，並為3(年度)-7(流水號)-1(支號)結構 發文字號:台體字第0930057510號

字體行距之規範 一、 機關全銜及函(稿)為20號字 二、 受文者、主旨、說明、辦法及內文 均為16號字 三、 發文日期、發文字號、速別、密等 及解密條件或保密期限、正本、副本、 等均為12號字 四、 頁碼為10號字 五、 固定行高為25點

函(稿) 公文格式 第1頁 第1頁共2頁

函(稿) 公文格式 第2頁 第2頁

台南縣私立興國高級中學 函 (函)正式發文 公文格式 校長 趙 效 賢 受文者： 主旨： 說明： 一、 機關地址：730新營市民治路4巷23號 傳　　真：(06)6335765 聯 絡 人：陳三益 聯絡電話：(06)6327923 受文者： 發文日期：中華民國93年12月 日 發文字號：興賢總字第 號 速別： 密等及解密條件或保密期限： 附件： 主旨： 說明： 一、 正本： 副本： 校長　趙　效　賢 (函)正式發文 公文格式 、年月日改為阿拉伯數字 、文號修改為半形字 此為電子交換公文格式，若為紙本上行文，文末請繕打「校長洪信彥」字樣，由文書組蓋校長職章。若為紙本平行文，文末請留空白，送文書組蓋校長職銜簽字章。

書函(稿) 公文格式

(簽) 公文格式

(簽) 公文格式

電 子 公 文 政府為推動資訊化作業，逐次推動電子公文，期透過公文電子交換取代紙本遞送，以提升文書執行效率，並達到節省資源目標。 電子公文交換之條件為: 1、附件沒有蓋用任何一個職章、私章。 2、必須為交換群組範圍內之機關、學校，目前 計有全國 大專院校、國立暨私立高中、職 學校、國民中學(小學尚未納編) 。

收文列印時將本文與可列印附件 合併加印頁碼及騎縫章 文書單位收文時，公文及可列印附件應由系統自動加印頁碼及騎縫標識，騎縫標識的位置應由系統隨機產生，不得為同一位置。

發文流程（含電子公文） 一、擬稿：製作公文，應遵守以下全形、半形字形標準之規定：  說明： 一、擬稿：製作公文，應遵守以下全形、半形字形標準之規定： (一)分項標號：應另列縮格以全形書寫為一、二、三、……，(一)、(二)、(三)……， １、２、３、……，(１)、(２)、(３)。 (二)內文： 1、中文字體及併同於中文中使用之標點符號應以全形為之。 2、阿拉伯數字、外文字母以及併同於外文中使用之標點符號應以半形為之。 3、期望及目的用語，得視需要酌用「請」、「希」、「查照」、「鑒核」或 「核示」、「備查」、「照辦」、「辦理見復」、「轉行照辦」等。 二、繕打： (一)相關橫式公文書格式，請至總務處「表格下載」處下載或開啟橫式公文範例檔。 (二)另存本機發文稿資料夾。 三、判行：印出紙本逐級陳核。 四、稿轉成文：（發電子公文時用）。 (一)函稿判行後，請文書組賦予發文字號，若有前文辦理回復時，請使用前收文字號， 不另創新文號，並請於發文稿說明處敘明依據來文日期及字號之函或書函辦理。 (二)公文檔案製作完成後，進行經稿轉成文，另存新檔存放承辦人本機資料夾（承辦人 自己設定）。 (三)另以同樣檔名e-mail到 (電子郵件信箱：tracy@hkhs.tnc.edu.tw)文書組會檢視 資料無誤後下載存於發文資料夾內協助發文（發電子公文時用）。 (四)承辦人員攜帶判行後之函稿（發紙本公文時，另攜帶寄發之紙本公文）至文書組辦 理發文。

印 信 典 守 對外行文時，函稿經校長核判後，案內附件不需再填寫用印申請表。 承辦人員簽辦外來文公文，案內附件資料需用印信者，可於公文簽辦單內說明「奉核後請文書組於案內附件用印」等字樣，影印公文簽辦單交文書組存查。 簽呈中附件需用印信者，可於簽呈擬辦處說明：「奉核後請文書組於案內附件用印」等字樣，影印簽呈影印本交文書組存查。 其他不辦文稿需用印信之證明書、獎狀等，請填寫「蓋用印信申請表」交文書組存查。

其他注意事項 公文橫式書寫數字使用原則。 本校文件郵寄、遞送，以下午4時一次為原則；遇緊急文件，請協調文書組個別處理。 橫式公文系統實作。

分項符號書寫格式 舉例如下： 一、…… (一) …… 1、…… 2、…… (1) 、…… (2)阿拉伯數字、外文字母以及併同於外文中使用 之標點符號應以半形為之 二、……

公文書橫式書寫數字使用原則 一．分項標號及文義性之數字，以國字書寫： （一）、（二）、一行人、一再強調、第二 代 一．分項標號及文義性之數字，以國字書寫： （一）、（二）、一行人、一再強調、第二 　代 二．數字部分，均以阿拉伯數字書寫： 　 如發文日期及字號 　　中華民國 93年8月4日慈大秘字第 　　0930012345號函 　　電話號碼03-8565301 依據文號： 93年9月22日台秘管字第0930125415號

橫式公文~全形、半形字形標準之規定 一、分項標號：應另列縮格以全形書寫為一、 二、三、…，(一)、(二)、(三)……， １、２、３、…，(１)、(２)、(３)……..。 二、內文： (1)中文字體及併同於中文中使用之標點符號 應以全形為之。   (2)阿拉伯數字、外文字母以及併同於外文 中使用之標點符號應以半形為之。

公文橫式書寫相關作業規範，請各位同仁務必配合實施，並請詳閱並妥為保管總務處製發給各位之公文橫式書寫推動「教育訓練」資料，並請參照辦理。 請配合「本校推動公文書橫式書寫」相關規定，使本校能夠順利配合行政院推動本方案之推展，建立公文電子交換作業環境，俾於94年1月1日正式實施。

感恩您的蒞臨 敬請配合 在公文橫式書寫方面，有任何問題，隨時歡迎各位同仁到文書組洽詢，並請不吝賜教，感謝各位同仁的配合與參與！ 總務處.文書組

公文書橫式書寫數字使用原則 範例八 一、為使各機關公文書橫式書寫之數字使用有一致之規範可循，特訂定 本原則。 公文書橫式書寫數字使用原則 範例八 一、為使各機關公文書橫式書寫之數字使用有一致之規範可循，特訂定 本原則。 二、數字用語具一般數字意義（如代碼、國民身分證統一編號、編號、 發文字號、日期、時間、序數、電話、傳真、郵遞區號、門牌號碼 等）、統計意義（如計量單位、統計數據等）者，或以阿拉伯數字 表示較清楚者，使用阿拉伯數字。 三、數字用語屬描述性用語、專有名詞（如地名、書名、人名、店名、 頭銜等）、慣用語者，或以中文數字表示較妥適者，使用中文數 字。 四、數字用語屬法規條項款目、編章節款目之統計數據者，以及引敘或 摘述法規條文內容時，使用阿拉伯數字；但屬法規制定、修正及廢 止案之法制作業者，應依「中央法規標準法」、「法律統一用語 表」等相關規定辦理。

（數字用法舉例一覽表範例八） 阿拉伯數字 ／中文數字 用 語 類 別 用 法 舉 例 阿拉伯數字 用　　法　　舉　　例 阿拉伯數字 代號（碼）、國民身分證統一編號、編號、發文字號 ISBN 988-133-005-1、M234567890、附表（件）1、院臺秘字第0930086517號、臺79內字第095512號 序數 第4屆第6會期、第1階段、第1優先、第2次、第3名、第4季、第5會議室、第6次會議紀錄、第7組 日期、時間 民國93年7月8日、93年度、21世紀、公元2000年、7時50分、挑戰2008：國家發展重點計畫、520就職典禮、72水災、921大地震、911恐怖事件、228事件、38婦女節、延後3週辦理 電話、傳真 （02）3356-6500 郵遞區號、門牌號碼 100台北市中正區忠孝東路1段2號3樓304室 計量單位 150公分、35公斤、30度、2萬元、5角、35立方公尺、7.36公頃、土地1.5筆 統計數據（如百分比、金額、人數、比數等） 80%、3.59%、6億3,944萬2,789元、639,442,789人、1:3 中文數字 描述性用語 一律、一致性、再一次、一再強調、一流大學、前一年、一分子、三大面向、四大施政主軸、一次補助、一個多元族群的社會、每一位同仁、一支部隊、一套規範、不二法門、三生有幸、新十大建設、國土三法、組織四法、零歲教育、核四廠、第一線上、第二專長、第三部門、公正第三人、第一夫人、三級制政府、國小三年級 專有名詞（如地名、書名、人名、店名、頭銜等） 九九峰、三國演義、李四、五南書局、恩史瓦第三世

（數字用法舉例一覽表範例八） 阿拉伯數字 ／中文數字 用 語 類 別 用 法 舉 例 中文數字 慣用語（如星期、比例、概數、約數） 用　　法　　舉　　例 中文數字 慣用語（如星期、比例、概數、約數） 星期一、週一、正月初五、十分之一、三讀、三軍部隊、約三、四天、二三百架次、幾十萬分之一、七千餘人、二百多人 阿拉伯數字 法規條項款目、編章節款目之統計數據 事務管理規則共分15編、415條條文 法規內容之引敘或摘述 依兒童福利法第44條規定：「違反第2條第2項規定者，處新臺幣1千元以上、3萬元以下罰鍰。」 兒童出生後10日內，接生人如未將出生之相關資料通戶政及衛生主管機關備查，依兒童福利法第44條規定，可處1千元以上、3萬元以下罰鍰。 法規制訂、修正及廢止案之法制作業公文書（如令、函、法規草案總說明、條文對照表等） 行政院令：修正「事務管理規則」第一百十一條條文。 行政院函：修正「事務管理手冊」財產管理第五十點、第五十一點、第五十二點，並自中華民國九十三年二月十六日生效．．．。 「○○法」草案總說明：．．．爰擬具「○○法」草案，計五十一條。 關稅法施行細則部分條文修正草案條文對照表之「說明」欄一修正條文第十六條之說明：一、關稅法第十二條第一項計算關稅完稅價格附加比例已減低為百分之五，本條第一項爰予配合修正。

公 文 區 分 「令」、「呈」、「咨」、「函」、「公告」、「其他公文」（書函、開會通知單、公務電話紀錄、其他定型化處理之公文）。 其他類別：手令或手諭、簽、報告、箋函或便箋、聘書、證明書、證書或執照、契約書、提案、紀錄、節略、說帖及其他有需用之文書。