97年會計業務座談會 課程：支出分攤表之製作 報告人：林輝 97年會計業務座談會 課程：支出分攤表之製作 報告人：林輝 97年11月20日 中央研究院會計室

「就地審計」 與「送審」。 下列憑證採「就地審計」，結案時國科會不需「支出分攤表」，憑證送會計室保管： 下列憑證必須由本院「送審」： 國科會補助專題研究計畫。 國科會補助國內專家學者出席國際會議。 國科會補助邀請國際科技人士短期訪問。 國科會補助團隊參與國際學術組織會議。 其他在公文中規定結案報銷時，無需檢附「支出機關分攤表」及「支出憑證」者(兩者均無需檢附)。 下列憑證必須由本院「送審」： 本院預算經費支付者。 國科會規定結案需檢附「支出機關分攤表」，本院預算並負擔部分經費者，全案憑證由本院「送審」 。 97年11月20日 中央研究院會計室

原始憑證要送審之規定？ 審計法第36條：「各機關或各種基金，應照會計法及會計制度之規定，編製會計報告，連同原始憑證，依限送該管審計機關審核。」 如本院預算收支之原始憑證，均要按月隨同會計報告送審。 97年11月20日 97年11月20日 中央研究院會計室 中央研究院會計室 2

憑證不送審 (採「就地審計」)之規定？ 審計法第44條：「各送審機關編送會計報告時，如有特殊情形，經審計機關之同意，得免附送有關憑證。」 如國科會補助專題研究計畫等之原始憑證，經國科會函徵審計部之同意，免按月隨同會計報告送審，而採「就地審計」。 上述採「就地審計」之原始憑證，經本院同意留存本院會計室保管。 97年11月20日 中央研究院會計室

「支出分攤表」之用途。 送審計部審核(即送審)之憑證要按機關、工作計畫、一級用途別科目裝訂。 事涉多機關分攤者，全案憑證集中由一個機關送審。(支出機關分攤表) 由數工作計畫、一級用途別科目列支，但憑證不能分割者。(支出科目分攤表) 97年11月20日 中央研究院會計室

有關「支出科目分攤表」之規定 依據「支出憑證處理要點」第17點：「數計畫或科目共同受益之支付款項，其支出憑證不能分割者，應加具支出科目分攤表」。(附件1) 必須同時符合下列兩個條件： 經費在同一機關預算項下之不同「工作計畫」或不同「一級用途別」科目列支者。 支出憑證不能分割者(如廠商按契約應付金額開立一張統一發票者)。 97年11月20日 中央研究院會計室

有關「支出機關分攤表」之規定 依據「支出憑證處理要點」第18點：「數機關分攤之支付款項，其支出憑證應加具支出機關分攤表，由主辦機關另行保存，或彙總附入支出憑證簿，其他各分攤機關應檢附主辦機關出具之收據及支出機關分攤表。」 (附件2) 必須依下列規定辦理： 支付之款項，係由數個不同機關分攤。 「支出機關分攤表」之份數，不能超過分攤機關數。 憑證數量可為一張或多張，且無論其憑證是否可分割 。 全案所有憑證只能由本院送審。 其他機關僅需檢附本院出具之收據及支出機關分攤表送審 (免附憑證或其影本)。 97年11月20日 中央研究院會計室

本院對「支出分攤表」之規定(97.09.12 ) 支出科目分攤表： 支出機關分攤表： 全案之原始憑證（包括驗收證明文件、契約等）黏附於分攤表編號1之工作計畫或用途別科目之支出憑證黏存單。 (附件3) 其餘分攤之工作計畫或科目僅需黏附「支出科目分攤表」（正本）辦理核銷。 支出機關分攤表： 一般狀況：全案之原始憑證（包括驗收證明文件、契約等）應黏附於主辦機關之支出憑證黏存單，分攤機關僅需檢具「支出機關分攤表」及收據正本辦理核銷。 (附件4) 本院與國科會或農委會等補助計畫共同分攤之款項，如屬就地審計，不論該會(國科會或農委會)分攤金額是否最大，均請將全案之原始憑證（含驗收證明文件、契約等）正本黏附於該會(國科會或農委會)之支出憑證黏存單上。另因本院通常未開立收據，故由本院經費分攤之支出憑證黏存單上，僅需檢附支出機關分攤表辦理核銷即可。 製作支出科目或支出機關分攤表時，皆應註名案由，並於附註欄內敘明原始憑證張數及粘附之處，黏貼於憑證黏存單虛線下方。 97年11月20日 97年11月20日 中央研究院會計室 中央研究院會計室 7

對支出分攤作業之補充說明。 所方不能保管憑證，必須全部送院方處理。 憑證按「工作計畫」及「一級用途別」裝訂： 所稱「工作計畫」，係指：一般行政、學審、主題、數理科學研究、生命科學研究、人文及社會科學研究。 所稱「一級用途別」，係指：人事費、業務費、設備及投資、獎補助費。 暫付款：因需按日期及傳票編號之順序裝訂，故本院預算如先行支付，且非屬同月份，致憑證難以集中時，建議先以暫付款直接付與廠商，於結案轉正時，再集中憑證併同支出機關分攤表送審。 全案憑證集中於一處：有支出機關分攤表者，本院支出粘存單之金額為本院實際負擔數，但所附之憑證應為全案各分攤機關負擔之所有憑證，即不需按各分攤機關所分攤金額，分別裝訂憑證。 (附件4) 97年11月20日 中央研究院會計室

國科會結案需檢附「支出機關分攤表」之作業。 國科會規定結案應檢附「支出機關分攤表」者，原始支出憑證留存本院，但非採「就地審計」 。 本院預算有支付部分經費，故所有憑證必須隨同「經費申請單」送由院方送審，所方不能保管憑證。 本院送審之支出憑證應加具「支出機關分攤表」，並於該表附註欄說明憑證粘附處，譬如附註：全部憑證粘附於本院某月份之某「工作計畫」及「一級用途別」。 國科會等機關補助研討會等計畫，需製作「支出機關分攤表」時，其金額合計應與收支報告表之總支出相符。(附件5) 「支出機關分攤表」份數，不能超過分攤機關數。 97年11月20日 中央研究院會計室

國科會結案不需檢附「支出機關分攤表」之作業。 國科會規定結案不需檢附「支出機關分攤表」，亦不需檢附「原始支出憑證」者，原始支出憑證留存本院，但係採「就地審計」 。 因採「就地審計」，故無論本院預算有無支付部分經費，所有憑證均由院方保管，所方不能保管憑證。 本院預算如有分攤者，支出憑證應加具「支出機關分攤表」，並於該表附註欄說明憑證粘附於某專題研究計畫。 由本院預算分攤之支出憑證黏存單上，僅需檢附支出機關分攤表辦理核銷。 「支出機關分攤表」份數，不能超過分攤機關數。 97年11月20日 中央研究院會計室

歸納分攤表作業之三個原則。 「支出機關分攤表」 編製送核時，應將全部總金額之「原始憑證」正本送會計室。 「原始憑證」不需按因分攤機關分別裝訂，要裝訂於同一本，由一個機關保管或送審。 所方不能保管「原始憑證」 。 97年11月20日 中央研究院會計室 11 11

附件1 （機關名稱） 支出科目分攤表 年 月 日 所屬年度月份： 年度 月份 總金額新台幣： 科目 金額 說明 附註 編號 計畫 名稱 年　月　日 所屬年度月份：　年度　月份　總金額新台幣： 科目 金額 說明 附註 編號 計畫 名稱 用途別 科目名稱 原始憑證　　張粘附於　　　計畫支出憑證簿第　 冊第　　　號。 合計新台幣 97年11月20日 97年11月20日 中央研究院會計室 中央研究院會計室 12 12

附件2 （機關名稱） 支 出 機 關 分 攤 表 年 月 日 所屬年度月份： 年度 月份 總金額新台幣： 分攤機 關名稱 分攤 基準 支　出　機　關　分　攤　表 年　月　日 所屬年度月份：　年度　月份　總金額新台幣： 分攤機 關名稱 分攤 基準 分攤 金額 說明 (1)支出憑證由主辦機關另行保存或彙總附入支出憑證簿送審者，應加具本分攤表。 (2)各分攤機關以主辦機關出具之收據，附本分攤表。 (3)原始憑證　張，粘附於　　月份　　　　　計畫（科目）支出憑證簿第　　　冊第號。 合計 97年11月20日 97年11月20日 中央研究院會計室 中央研究院會計室 13 13

附件3 97年11月20日 97年11月20日 中央研究院會計室 中央研究院會計室 14 14 中央研究院 支出科目分攤表 年 月 日 年 月 日 所屬年度月份： 總金額新台幣： 元整 案由： 科　　　目 金 額 說 明 附　　　註 編號 計畫名稱 (工作計畫) 分支計畫名稱 及單位別 用途別 科目名稱 1 學術審議及研究獎助 31評議會 業務費 500 原始憑證　 張粘附於術審議及研究獎助-業務費 科目支出憑證 第 冊第 號 34學術交流合作 600 2 數理科學研究 05地球科學研究 人事費 700 3 07統計科學研究 800 合 計 2,600 填表人 單位主管 主辦會 計人員 機關長官或 授權代簽人 97年11月20日 97年11月20日 中央研究院會計室 中央研究院會計室 14 14

計畫名稱(本院部分需含工作計畫及分支計畫名稱) 附件4 中央研究院 支　出　機　關　分　攤　表 年 月 日 所屬年度月份： 　總金額新台幣： 元整 案由： 分攤機關名稱 計畫名稱(本院部分需含工作計畫及分支計畫名稱)　 　用途別科目名稱 分攤基準 分攤金額 附 註 中央研究院 (。。研究所) 學術審議及研究獎助－31評議會 業務費 500 原始憑證 張，粘附於 機關 計畫 用途別之支出憑證簿第 冊第 號 學術審議及研究獎助－34學術交流合作 600 數理科學研究－ 05地球科學研究 人事費 700 數理科學研究－ 07統計科學研究 800 國科會 NSC97-3916-I-001-001 專題計畫 合 計 2,600 填表人 單位主管 主辦會 計人員 機關長官或 授權代簽人 97年11月20日 中央研究院會計室 15 15

原始憑證 張，粘附於 機關 計畫 用途別之支出憑證簿第 冊第 號 附件5 收支報告表 一、總收入：新台幣 1,100,000 元 補　助　機　關 金　額 備　註 國科會 760,000 中央研究院 340,000 二、總支出：新台幣 支　出　項　目 機票款及生活費 730,000 國科會支出，單據留存備查 會場佈置 250,000 中研院支出，單據留存備查 車資 90,000 文具 20,000 海報 10,000 中央研究院 支　出　機　關　分　攤　表 年 月 日 所屬年度月份： 　總金額新台幣： 元整 案由： 分攤機關名稱 計畫名稱 用途別科目名稱 分攤基準 分攤金額 附 註 國科會 研討會 760,000 原始憑證 張，粘附於 機關 計畫 用途別之支出憑證簿第 冊第 號 數理科學研究－ 業務費 340,000 合 計 1,100,000 97年11月20日 中央研究院會計室 16 16

原始憑證 張，粘附於 機關 計畫 用途別之支出憑證簿第 冊第 號 常見問題1(錯誤作法) ：因憑證按分攤機關分別裝訂，故機票款及生活費730,000元，需再開一張分攤表，國科會分攤630,000元，本院分攤100,000元。 常見問題1(錯誤作法) 中央研究院 支　出　機　關　分　攤　表 年 月 日 所屬年度月份： 　總金額新台幣： 元整 案由： 分攤機關名稱 計畫名稱 用途別科目名稱 分攤基準 分攤金額 附 註 國科會 ○○研討會 660,000 原始憑證 張，粘附於 機關 計畫 用途別之支出憑證簿第 冊第 號 數理科學研究－ 業務費 440,000 合 計 1,100,000 收支報告表 一、總收入：新台幣 1,100,000 元 補　助　機　關 金　額 備　註 國科會 660,000 中央研究院 440,000 二、總支出：新台幣 支　出　項　目 機票款及生活費 730,000 國科會支出，單據留存備查 中研院支出，單據留存備查 會場佈置 250,000 車資 90,000 文具 20,000 海報 10,000 97年11月20日 中央研究院會計室 17 17

原始憑證 張，粘附於 機關 計畫 用途別之支出憑證簿第 冊第 號 常見問題1(建議作法) ：憑證集中裝訂(不需按分攤機關分別裝訂)，故機票款及生活費730,000元，不需再開分攤表，收支報告表之備註欄之說明亦可從缺。 常見問題1(建議作法) 中央研究院 支　出　機　關　分　攤　表 年 月 日 所屬年度月份： 　總金額新台幣： 元整 案由： 分攤機關名稱 計畫名稱 用途別科目名稱 分攤基準 分攤金額 附 註 國科會 ○○研討會 660,000 原始憑證 張，粘附於 機關 計畫 用途別之支出憑證簿第 冊第 號 數理科學研究－ 業務費 440,000 合 計 1,100,000 收支報告表 一、總收入：新台幣 1,100,000 元 補　助　機　關 金　額 備　註 國科會 660,000 中央研究院 440,000 二、總支出：新台幣 支　出　項　目 機票款及生活費 730,000 會場佈置 250,000 車資 90,000 文具 20,000 海報 10,000 97年11月20日 中央研究院會計室 18 18

常見問題2 (錯誤作法) ：國科會與本院分攤金額之憑證分別裝訂， 760,000元憑證由所方保管， 340,000元憑證送由會計室送審。 收支報告表 一、總收入：新台幣 1,100,000 元 補　助　機　關 金　額 備　註 國科會 760,000 中央研究院 340,000 二、總支出：新台幣 支　出　項　目 機票款及生活費 730,000 國科會支出，單據留存備查 會場佈置 250,000 中研院支出，單據留存備查 車資 90,000 文具 20,000 海報 10,000 中央研究院 支　出　機　關　分　攤　表 年 月 日 所屬年度月份： 　總金額新台幣： 元整 案由： 分攤機關名稱 計畫名稱 用途別科目名稱 分攤基準 分攤金額 附 註 國科會 ○○研討會 760,000 原始憑證 張，粘附於 機關 計畫 用途別之支出憑證簿第 冊第 號 數理科學研究－ 業務費 340,000 合 計 1,100,000 97年11月20日 中央研究院會計室 19 19

原始憑證 張，粘附於 機關 計畫 用途別之支出憑證簿第 冊第 號 常見問題2 (建議作法) ：國科會與本院分攤金額之憑證要集中裝訂(不要分別裝訂)， 所有憑證送由會計室送審，所方不可保管憑證，憑證亦不送國科會。 常見問題2 (建議作法) 收支報告表 一、總收入：新台幣 1,100,000 元 補　助　機　關 金　額 備　註 國科會 760,000 中央研究院 340,000 二、總支出：新台幣 支　出　項　目 機票款及生活費 730,000 會場佈置 250,000 車資 90,000 文具 20,000 海報 10,000 中央研究院 支　出　機　關　分　攤　表 年 月 日 所屬年度月份： 　總金額新台幣： 元整 案由： 分攤機關名稱 計畫名稱 用途別科目名稱 分攤基準 分攤金額 附 註 國科會 ○○研討會 760,000 原始憑證 張，粘附於 機關 計畫 用途別之支出憑證簿第 冊第 號 數理科學研究－ 業務費 340,000 合 計 1,100,000 97年11月20日 中央研究院會計室 20 20

原始憑證 張，粘附於 機關 計畫 用途別之支出憑證簿第 冊第 號 常見問題3 (錯誤作法)：本院負擔之款項(340,000元) 支付時，會計室不知另有分攤款項 ，故其憑證於5月即由會計室送審，但國科會分攤760,000元之憑證暫由所方保管，於11月再併同一張分攤表，送會計室審核後向國科會結報。 常見問題3 (錯誤作法) 收支報告表 一、總收入：新台幣 1,100,000 元 補　助　機　關 金　額 備　註 國科會 760,000 中央研究院 340,000 二、總支出：新台幣 支　出　項　目 機票款及生活費 730,000 國科會支出，單據留存備查 會場佈置 250,000 中研院支出，單據留存備查 車資 90,000 文具 20,000 海報 10,000 中央研究院 支　出　機　關　分　攤　表 年 月 日 所屬年度月份： 　總金額新台幣： 元整 案由： 分攤機關名稱 計畫名稱 用途別科目名稱 分攤基準 分攤金額 附 註 國科會 ○○研討會 760,000 原始憑證 張，粘附於 機關 計畫 用途別之支出憑證簿第 冊第 號 數理科學研究－ 業務費 340,000 合 計 1,100,000 97年11月20日 中央研究院會計室 21 21

原始憑證 張，粘附於 機關 計畫 用途別之支出憑證簿第 冊第 號 常見問題3 (建議作法) ：本院負擔之款項(340,000元)，於5月先以「暫付款」直接支付廠商，其憑證保留至要向國科會請款(760,000元)時(如11月)，再將所有憑證正本，連同2張分攤表送由會計室審核後送審計部，所方不保管憑證，憑證亦無需送國科會。 常見問題3 (建議作法) 收支報告表 一、總收入：新台幣 1,100,000 元 補　助　機　關 金　額 備　註 國科會 760,000 中央研究院 340,000 二、總支出：新台幣 支　出　項　目 機票款及生活費 730,000 會場佈置 250,000 車資 90,000 文具 20,000 海報 10,000 中央研究院 支　出　機　關　分　攤　表 年 月 日 所屬年度月份： 　總金額新台幣： 元整 案由： 分攤機關名稱 計畫名稱 用途別科目名稱 分攤基準 分攤金額 附 註 國科會 ○○研討會 760,000 原始憑證 張，粘附於 機關 計畫 用途別之支出憑證簿第 冊第 號 數理科學研究－ 業務費 340,000 合 計 1,100,000 97年11月20日 中央研究院會計室 22 22

原始憑證 張，粘附於 機關 計畫 用途別之支出憑證簿第 冊第 號 常見問題4(錯誤作法) ：財團法人○○基金會分攤200,000元，因該基金會不要分攤表，但要原始憑證。故分攤表未列入該金額，亦未檢附將該審核後之憑證影本。 常見問題4(錯誤作法) 收支報告表 一、總收入：新台幣 1,100,000 元 補　助　機　關 金　額 備　註 國科會 660,000 中央研究院 240,000 財團法人○○基金會 200,000 二、總支出：新台幣 支　出　項　目 機票款及生活費 730,000 國科會支出，單據留存備查 中研院支出，單據留存備查 會場佈置 250,000 車資 90,000 文具 20,000 海報 10,000 所屬年度月份： 　總金額新台幣： 元整 案由： 分攤機關名稱 計畫名稱 用途別科目名稱 分攤基準 分攤金額 附 註 國科會 ○○研討會 660,000 原始憑證 張，粘附於 機關 計畫 用途別之支出憑證簿第 冊第 號 中央研究院 數理科學研究－ 業務費 240,000 財團法人○○基金會 合 計 900,000 97年11月20日 中央研究院會計室 23 23

原始憑證 張，粘附於 機關 計畫 用途別之支出憑證簿第 冊第 號 常見問題4(建議作法) ：財團法人○○基金會分攤之200,000元，因該基金會不要分攤表，但要原始憑證。故分攤表要列入該金額，並將該審核後之憑證影本連同其他正本送會計室，並於附註欄說明不能檢附憑證正本之原因。 常見問題4(建議作法) 收支報告表 一、總收入：新台幣 1,100,000 元 補　助　機　關 金　額 備　註 國科會 660,000 中央研究院 240,000 財團法人○○基金會 200,000 二、總支出：新台幣 支　出　項　目 機票款及生活費 730,000 會場佈置 250,000 車資 90,000 文具 20,000 海報 10,000 所屬年度月份： 　總金額新台幣： 元整 案由： 分攤機關名稱 計畫名稱 用途別科目名稱 分攤基準 分攤金額 附 註 國科會 ○○研討會 660,000 原始憑證 張，粘附於 機關 計畫 用途別之支出憑證簿第 冊第 號 中央研究院 數理科學研究－ 業務費 240,000 財團法人○○基金會 　20,000 合 計 1,100,000 97年11月20日 中央研究院會計室 24 24

常見問題5：關於分攤表編製機關名稱、分攤機關名稱、依工作計畫及一級用途別開立分攤表及原始憑證保管。 常見問題5 (錯作法誤) (建議作法) 中央研究院○○研究所 支　出　機　關　分　攤　表 年 月 日 所屬年度月份： 　總金額新台幣： 元整 案由： 分攤機關名稱 計畫名稱 用途別科目名稱 分攤基準 分攤金額 附 註 國科會 NSC96*** 專題研究計畫 業務費 200,000 原始憑證 張，粘附於 機關 計畫 用途別之支出憑證簿第 冊第 號 管理費 100,000 中央研究院 生醫所 生命科學研究－ 生物醫學科學研究 500,000 中央研究院 生化所 生命科學研究－ 生物化學科學研究 300,000 中央研究院 物理所 數理科學研究－ 物理研究 400,000 合 計 1,500,000 中央研究院(○○研究所) 支　出　機　關　分　攤　表 年 月 日 所屬年度月份： 　總金額新台幣： 元整 案由： 分攤機關名稱 計畫名稱 用途別科目名稱 分攤基準 分攤金額 附 註 國科會 NSC96*** 專題研究計畫 業務費 200,000 原始憑證 張，粘附於 機關 計畫 用途別之支出憑證簿第 冊第 號 中央研究院 代收款 管理費 100,000 生命科學研究－ 生物醫學科學研究 500,000 生命科學研究－ 生物化學科學研究 300,000 數理科學研究－ 物理研究 400,000 合 計 1,500,000 97年11月20日 中央研究院會計室 25 25