第三章 总账子系统（下） 2007－3－14 彭焕文

主要内容 日常业务处理 出纳管理 期末处理 2007－3－14 彭焕文

一、日常业务处理的内容 日常业务处理包括填制凭证、审核凭证、记账（也称过账，相当于手工会计中的登记账簿），查询和打印输出各种凭证、日记账、明细账和总分类账，进行月末对账和结账，最终生成和输出各种常用报表。 凭证的重要性：P49 凭证填制方法：前台处理和后台处理P49 填制凭证：包括凭证头和凭证正文两部分，注意各自的内容。 2007－3－14 彭焕文

增加凭证 操作顺序：先输凭证头，再输入凭证正文部分。 【例】2006年3月6日，财务室孙静从工行提取现金10 000元。（附单据1张，现金支票号XJ2002） 2007－3－14 彭焕文

增加凭证 2007－3－14 彭焕文

增加凭证 上述凭证包括凭证头、凭证正文两部分，而且，还要输入“银行存款”科目的有关辅助信息。 输入的结算方式、票号和发生日期将在进行银行对账时使用。 若当前分录的金额为其他所有分录的借贷方差额，则在金额处按“＝”键即可（必须是英文状态下）。 2007－3－14 彭焕文

增加凭证 【例】3月5日，市场部林桂出差回来报效差旅费3600元，单据共计3张，原借款3600元。 按“新增”或F5，输入新的凭证 2007－3－14 彭焕文

增加凭证 2007－3－14 彭焕文

修改凭证 错误凭证的修改： 无痕迹修改：已输入但未审核的凭证；已审核未记账的凭证。对前者，直接进行修改，对后者，取消审核再修改。 操作步骤： 在“填制凭证”中，通过“查询”找到要修改的凭证； 移动光标到要修改的位置，进行修改 改变方向用空格键 2007－3－14 彭焕文

修改凭证 增加/减少凭证行数：用“增行”、“减行”按钮 修改完毕，“保存”即可。 注意：若已采用制单序时控制，则在修改制单日期时，不能在上一张凭证的制单日期之前。 外部系统传递过来的凭证不能在总账系统中修改。 权限的设置与对他人凭证的修改 2007－3－14 彭焕文

修改凭证 有痕迹修改：对已记账凭证，只能通过红字冲销或补充登记法进行更正，从而留下痕迹。 【Activity】手工会计的凭证更正有几种方法？试与会计信息系统中的凭证更正方法进行比较。 2007－3－14 彭焕文

冲销凭证 在“填制凭证”窗口，单击“制单”下面的“冲销凭证”命令。如图： 2007－3－14 彭焕文

冲销凭证 注意： 将错误凭证冲销后，应重新填制正确凭证（蓝字）； 红字凭证应视同正常凭证予以保存。 2007－3－14 彭焕文

作废凭证 作废凭证不能修改和审核。 作废凭证参与记账，否则月末无法结账，但系统不对作废凭证进行数据处理，相当于一张空凭证。 不参与查询 可恢复 2007－3－14 彭焕文

删除/整理凭证 通过“凭证删除/整理”命令，可将作废凭证彻底删除。 步骤： 查找作废凭证→执行“凭证删除/整理”命令→选择要整理的月份→“确定”进入“作废凭证表”。见下页图： 2007－3－14 彭焕文

删除/整理凭证 2007－3－14 彭焕文

删除/整理凭证 注意：只能对未记账的凭证做凭证整理 已记账凭证做凭证整理，应先取消记账。 查询凭证：略 2007－3－14 彭焕文

凭证审核 功能同于手工会计操作中的审核：防止错误和舞弊。 制单人和审核人不能是同一人。 成批审核（见右图） 审核后的凭证不能被修改或删除。 已标错的凭证不能审核。 2007－3－14 彭焕文

记账（过账） 相当于手工会计中的登记账簿，但在会计信息系统中，记账仅仅是执行一个命令而已。 记账凭证经过审核和出纳签字后，就可以登记总账、明细账、日记账和往来账等。 财务软件都采用自动数据处理方式进行过账。 2007－3－14 彭焕文

记账（过账） 注意： 第一次记账时，若期初余额不平，不能记账； 上月未结账，本月不能记账； 未审核不能过账； 取消记账： 如果记账后发现有错误且必须在本月进行修改，可利用“恢复记账前状态”功能。 2007－3－14 彭焕文

恢复记账前状态 操作： 在总账系统中，“月末处理” →“试算并对账” →“ctrl+H” →“确定”激活恢复记账前状态，退出。如下图1： 回到总账系统，“凭证” →“恢复记账前状态”，打开对话框进行操作。下图2。 2007－3－14 彭焕文

恢复记账前状态 2007－3－14 彭焕文

恢复记账前状态 注意： 若按两次“ctrl+H”，则隐藏图1所示窗口。 如果选择恢复至本月月初，需要输入会计主管口令后，系统才开始恢复； 若已结账（也在“月末处理”菜单下），则不能恢复到记账前状态。 2007－3－14 彭焕文

二、出纳管理 出纳管理的功能： 出纳签字； 现金和银行存款日记账的输出； 支票登记簿的管理； 银行对账； 对长期未达账项提供审计报告。 2007－3－14 彭焕文

出纳签字 即由出纳人员通过“出纳签字”对制单人员填制的涉及现金和银行存款科目的凭证进行检查核对，主要检查出纳科目的金额是否正确。 操作步骤： “总账系统” →“凭证” →“出纳签字”或 “审核凭证” →“出纳签字” 注意：必须在总账“选项”中选择“出纳必须出纳签字”；初始化时指定会计科目。 2007－3－14 彭焕文

出纳签字 出纳签字后，不能修改或删除凭证，须取消签字后方能修改或删除。 取消签字必须由出纳进行。 2007－3－14 彭焕文

银行对账 银行对账的作用：了解可以动用的货币资金的数量，防止记账发生差错。 一般步骤：录入银行对账期初数据→录入银行对账单→银行对账→编制余额调节表→核销已达账项 用友的两种对账方式：自动对账和手工对账。手工对账是对自动对账的补充。 2007－3－14 彭焕文

银行对账 录入银行对账期初数据 【思考】猜测银行对账期初数据包括哪些项目？ 【提示】从编制银行存款余额调节表所需要的数据进行考虑。 第一次使用银行对账功能前，系统要求录入日记账、对账单的期初余额及未达账项，在开始使用银行对账功能之后不再使用（为什么？）。 2007－3－14 彭焕文

银行对账 【例】银行对账的启用日期为2006年3月1日。单位银行存款日记账的余额为3890000元，银行对账单的余额为3876000元。企业已收银行未收账项为10000元和6000元，企业已付银行未付账项200元，输入银行对账期初数据。操作路径如下： 总账系统 →出纳→银行对账→银行对账期初余额（如图） 2007－3－14 彭焕文

录入银行对账期初余额 2007－3－14 彭焕文

录入银行对账期初余额 2007－3－14 彭焕文

录入银行对账期初余额 执行上述操作后，弹出上面所示的界面。注意：必须先完成结算方式的定义，指定银行存款科目，否则，此功能没法使用。 2007－3－14 彭焕文

录入银行对账期初余额 2007－3－14 彭焕文

录入银行对账期初余额 小心：上述例子中的日期输错了 2007－3－14 彭焕文

录入银行对账期初余额 【注意】 上图所示的界面中，注意未达账项的输入位置。 注意对账单余额方向 注意启用日期 输入完未达账项以后，不要随意调整启用日期，尤其不要向前调，这样可能造成启用日期后的期初数不能参与对账。 2007－3－14 彭焕文

银行对账 录入银行对账单 完成这一输入才能执行计算机自动对账。 【例】银行对账单数据如下（下页） 操作路进： 总账系统→出纳→银行对账→银行对账单 或者 出纳管理→银行对账单（见前面“录入银行对账期初数据”图） 2007－3－14 彭焕文

录入银行对账单 日期 摘要 借方 贷方 方向 余额(元) 余额 借 3876000 3月1日 收款 10000 3886000 3月2日 3892000 3日 付款 2000 3890000 7日 5000 3895000 19日 860000 4755000 31日 4745000 35100 4780100 2600 4777500 2007－3－14 彭焕文

录入银行对账单 2007－3－14 彭焕文

录入银行对账单 如上图所示。 【问题】余额3876000（元）哪去了？ 在录入银行对账期初数据时已经输入了。 【注意】录入最后一笔业务后，不要按回车键，否则会增加一行空白行。应该进行保存，系统自动算出余额。 2007－3－14 彭焕文

银行对账 自动对账 银行对账采用自动对账与手工对账相结合的方式进行。对账依据由用户根据需要进行选择。 四种情况：P57 【例】以最大条件进行银行对账。 操作路径： 总账系统→出纳→银行对账→银行对账 或 出纳管理→银行对账 2007－3－14 彭焕文

银行对账 2007－3－14 彭焕文

银行对账 2007－3－14 彭焕文

银行对账 点击上图快捷键中 按钮。核对相符的在“两清”栏中自动画圈并标记为绿色。 2007－3－14 彭焕文

银行对账 手工对账 在三种情况下，对账单和银行存款日记账不存在一一对应的关系，则只能通过手工对账进行核对。 操作：在前面所述的银行对账窗口中，在单位日记账中单击要进行勾对的记录所在行，单击“对照”，手工在“两清”栏中画勾，单击“检查”后确认。 2007－3－14 彭焕文

银行对账 2007－3－14 彭焕文

银行对账 编制余额调节表 对账完成后，系统自动整理汇总未达账项和已达账，生成银行存款余额调节表。 操作路径： 总账系统→出纳→银行对账→余额调节表 或者 出纳管理→余额调节表 在下图所示界面中，点击“查看”，系统自动显示余额调节表（如下图）。 2007－3－14 彭焕文

编制余额调节表 2007－3－14 彭焕文

银行对账 核销已达账项 总账系统中，银行日记账和银行对账单是会计核算和财务管理的辅助数据，正确对账后，已达账项已无保留价值，可以核销。 操作路径： 总账系统→出纳→银行对账→核销银行账 或者 出纳管理→核销银行账 2007－3－14 彭焕文

核销已达账项 核销仅针对用于对账的银行日记账和对账单，但不影响银行日记账的查询和打印。 若银行对账不平衡（银行存款余额调节表不平衡），则不能核销。 2007－3－14 彭焕文

三、期末处理 期末业务是指会计人员将本月发生的日常业务全部登记入账后，在每个会计期末都要完成的一些特定会计工作。 期末处理的内容：P61 我们讲述转账凭证的定义、转账凭证的生成和月末结账。 2007－3－14 彭焕文

定义转账凭证 自动转账的主要类型：P62 【例】定义计提短期借款利息业务的凭证，月利率0.18%。 操作路径： 总账系统→期末→转账定义→自定义转账 2007－3－14 彭焕文

定义转账凭证 定义转账凭证要完成三个方面的设置（猜测一下应该有哪些内容？）： 输入转账目录条件 定义借方转账分录信息 定义贷方转账分录信息 最终的结果如下图： 2007－3－14 彭焕文

定义转账凭证 2007－3－14 彭焕文

对应结转设置 对应结转不仅可以进行两个科目的一对一结转，还可以进行一对多结账。 操作路径： 总账系统→期末→转账定义→对应结转 2007－3－14 彭焕文

对应结转设置 2007－3－14 彭焕文

转账凭证定义 销售成本结转设置：略 期间损益结转设置：略 生成转账凭证： 操作路径：期末→转账生成 2007－3－14 彭焕文

销售成本结转设置 2007－3－14 彭焕文

期间损益结转设置 2007－3－14 彭焕文

生成转账凭证 2007－3－14 彭焕文

月末结账/反结账 结账之前，要对账（相当于试算平衡） 对账操作路径：期末→对账，弹出对话框（如下图） 结账操作路径：期末→结账。 反结账：在结账向导一中，用鼠标选择要取消结账的月份上，按[Ctrl+Shift+F6]键即可进行反结账。 2007－3－14 彭焕文

结账 2007－3－14 彭焕文

选择要反结账 的会计期间 反结账 2007－3－14 彭焕文