４ 电子表格软件Excel 2000 4.1 Excel 2000概述 4.2 Excel 2000的基本操作 4.3 使用公式和函数 4.4 数据管理 4.5 数据图表的设计 4.6 图表的页面设置与打印

4.1 Excel 2000概述 4.1.1 Excel 2000的主要特点 (1)表格处理功能 利用增加行、删除列、合并单元格、自动填充、自动更正、表格的格式自动套用等功能，可以快速高效地建立、编辑、编排和管理各种表格。 (2)管理功能 　 具有一般数据库软件所提供的排序、筛选、查询、统计汇总等数据功能。 (3)分析功能 利用12大类400多个内置函数和自定义函数，可以满足许多领域的数据处理和分析要求。另外，Excel 2000还提供了数据透视表、假设检验等许多数据分析与辅助决策工具。

(4)图表制作功能 　能够产生几百种不同类型的二维或三维图表，并且图表可以自动与数据建立联系。 (5)欧洲货币符号 　可以使用具有欧洲货币符号的其他数字格式。 (6)多次撤消 　 最多可撤消最近执行的16次操作。 (7)引用合并单元格 可以在公式中引用合并单元格。 4.1.2 Excel 2000的启动与退出 4.1.2.1 Excel 2000的启动 启动Excel 2000的方法有多种，这里主要介绍3种常用方法:

(1)在Windows任务栏选择“开始”→“程序”→“Microsoft Excel”命令。 (3)双击任何一个扩展名为.xls的Excel工作簿文件。4.1.2.2 Excel 2000的退出 退出Excel 2000的常用方法有以下4种： (1)单击Excel 2000窗口右上角“关闭”按钮“”。 (2)双击窗口左上角的控制菜单图标。 (3)选择菜单“文件”→“退出”命令。 (4)按快捷键Alt+F4。

4.1.3 Excel 2000的窗口组成

常用工具栏部分按钮图 格式工具栏部分按钮图 编辑栏

4.1.4 Excel 2000的基本概念 4.1.4.1 工作簿 在Excel 2000中创建的文件叫做工作簿，它一般包含有一个或多个工作表，最多可包括255个工作表。 系统自动为新建的工作簿取名为“Book1”，其扩展名是.xls。 可同时打开若干个工作簿，每个工作簿对应一个窗口。 4.1.4.2 工作表 工作表是用于存储和处理数据的主要文档，也称作电子表格。另外一种常用的工作表叫图表工作表，其中只包含图表。

一个工作簿默认由三个工作表组成，即Sheet1、Sheet2、Sheet3。 每个工作表的行用数字1、2、3……表示，最多65536行，而列用A、B、C……Z、AA……IV表示，最多256列。 刚打开一个工作簿时，只有一个工作表是当前工作表。 4.1.4.3 工作表标签 工作表标签位于工作簿窗口的底部，用来显示工作表的名称，单击这些标签就可在工作表之间切换。 若工作簿中的工作表较多时，可用工作表标签行最左端的4个小箭头，即工作表控制按钮来显示不可见的工作表标签。

4.1.4.4 单元格 单元格是由细线分隔成的格子，是工作表中输入数据、处理数据及显示数据的基本单位，它的内容可以是数字、文本和计算公式等，最多可包含32000个字符。 单元格的地址是由行号和列号组成的，（如第３行，第４列的单元格为D3）。 4.1.4.5 区域 区域是指由工作表中一个或多个单元格组成的矩形区域。 区域的地址由矩形对角的两个单元格的地址组成，中间用冒号“：”连接。(如 B2:E8 Sheet4!A1:C8)

4.1.4.6 活动单元格 当单击一个单元格或选中区域时，该单元格或区域就会被粗边框包围，被粗边框包围的单元格称为活动单元格。 活动单元格代表当前正在用于输入或编辑数据的单元格。

（2）保存工作簿 a.单击常用工具栏“保存”按钮 。 b.按Ctrl+S键。 c.选择菜单“文件”→“保存”命令或“另存为”命令或“另存为Web页”命令或“保存工作区”命令。 d.右击工作簿标题栏，选择快捷菜单中的“保存”或“另存为”命令。 e.在关闭文档和退出程序时保存。 f.使用自动保存功能 具体的操作步骤：①选择“工具”→“自动保存”命令；②设置“自动保存的时间间隔”， “保存选项”及“保存前提示”中的相关内容；③单击“确定”按钮完成操作。

4.2 Excel 2000的基本操作 4.2.1 创建电子表格 4.2.1.1 工作簿的基本操作 （1）创建工作簿 a.启动Excel 2000时，创建一个默认的常用空白工作簿Book１文档，这时创建工作簿与启动Excel同时进行。 b.按Ctrl+N键或者单击常用工具栏“新建”按钮 。 c.选择菜单“文件”→“新建”命令，或者在所有文档处于关闭状态的空程序窗口内右击窗口，选择快捷菜单中的“新建”命令。

“新建”对话框

“自动保存”对话框 若“工具”菜单中没有“自动保存”命令，可以进行如下操作： ①选择“工具”→“加载宏”命令，系统弹出 “加载宏”对话框；②选中“自动保存”复选框；③单击“确定”按钮。

“加载宏”对话框

（3）关闭工作簿 a.右击工作簿标题栏，选择快捷菜单中的“关闭”命令。 b.打开工作簿标题栏控制菜单，选择“关闭”命令，或者选择工作簿标题栏右上角“关闭”按钮 。 c.选择“文件”→“关闭”命令。 d.按Ctrl+F4键。 e.选择“文件”→“退出”命令。 （4）打开工作簿 a. 双击“资源管理器”或“我的电脑”中要打开的工作簿。 　 b.在“文件”菜单底部的文件列表选择最近打开工作簿。 　 c.在Windows任务栏中选择“开始”→“文档”命令。

d.单击常用工具栏“打开”按钮“ ”，选中要打开的文件，可以直接单击“打开”按钮，也可以单击“打开”按钮右边向下的箭头，系统弹出“打开”、“以只读方式打开”、“以副本方式打开”可选项，根据实际需要做相应的选择。 e.按Ctrl+Ｏ键。 f.选择菜单“文件”→“打开”命令。 g.启动桌面上Excel 2000快捷方式图标。 4.2.1.2 数据的输入 (1)单元格和区域的选定 a.选定单元格 ●鼠标单击某单元格，即选中该单元格。 ●鼠标单击行名或列名，即选中该行或该列。

●在编辑栏的“名称框”中，直接输入单元格名称。 ●移动键盘上的方向键。 ●通过“定位”命令选定单元格或区域。 具体的操作步骤：①选择“编辑”→“定位”命令；②在其中的“引用位置”文本框中输入相应的单元格地址；③单击“确定”按钮。 “定位”对话框

●在“定位”对话框中选择“定位条件”按钮，系统弹出 “定位条件”对话框，在其中选择相应的命令按钮，Excel 2000会自动选取当前工作表中所有符合条件的单元格。

b.选定区域 ●在所要选择区域的任意一个角单击鼠标左键并拖放到区域的对角，然后释放鼠标的左键。 ●在所要选择的区域的任意一个角单击鼠标左键，然后释放鼠标，再把鼠标指向区域的对角，按住Shift键，同时单击鼠标左键。 ●在编辑栏的“名称框”中，直接输入区域名称。（如A2:D8，表示选中区域A2:D8；C:BB表示选中C列到BB列；1:20表示选中第1行到第20行。） 　 ●在选择一个区域后，按住Ctrl键的同时，再选取第2个区域，可选择多个不连续的单元格、行、列或区域。 　 ●单击工作表边框左上角行列交叉处的“全选钮”，选中工作表中的所有单元格。

（2）简单数据的输入 a.输入数值 　　可采用普通计数法与科学计数法。 　　正数前面的“+”可以省略，负数前面的“-”不能省略，但可用括号“(　)”表示负数。 　　输入纯小数时，可省略小数点前面的0。 　　允许加千位分隔符。 　　数值前面可加“$”或“￥”，计算时不影响数据值的大小。 　　输入分数时，分数前面加一个空格，分子与分母之间使用“/”。 　　数值在单元格中默认的对齐方式是右对齐。

b.输入文本 　　文本数据是指不以数字开头的字符串，它可以是首字符为字母、汉字、非数字符号多个符号组成的字符串。 输入数字型的字符串时，需要在输入数据的前面加单引号“′”,或输入=″数字符串″。 输入的文本宽度超过了单元格，应该接着输入，单元格的内容，不会丢失。 文本在单元格中的默认对齐方式是左对齐。 　 注意：看到输入的内容已到达该单元格的右边界，就把后面的内容输入到右边的单元格中，这将不利于单元格数据的格式化。

c.输入日期及时间 　　日期的一般格式为：年/月/日或月/日（Ctrl+； ）。 　　时间的一般格式为：时:分（Ctrl+Shift+； ）。 　　同一单元格中输入日期和时间，在中间用空格分开。 　　日期及时间在单元格中的默认对齐方式是右对齐。 　　d.输入批注 批注

　　输入批注的方法：①鼠标单击要加批注的单元格；②选择“插入”→“批注”命令，在输入框中输入批注；③鼠标单击其他单元格。 　　e.在不相邻单元格中输入相同的数据 　　先按住Ctrl键选择不相邻的单元格,然后松开Ctrl键,输入数据,输入完毕后,按下Ctrl+Enter键。 　　此法也可以选定相邻单元格输入相同的数据。 　　f.采用复制填充的方法输入有规律的数据 　 例如：建立如下图所示的学生成绩表，其中要输入112004001～112004100这100个连续的学号。

　　最简捷的方法为：①在单元格A2中输入112004001，A3单元格中输入112004002；②选中区域A2:A3 ；③把鼠标移到A3右下角黑色小方块（即填充柄）上直到出现一个黑色十字形光标时按下鼠标左键向下拖动鼠标，在拖动的过程中，A4出现数据112004003，A5出现数据112004004……当发现所有的数据都产生时，释放鼠标。 　　

　　g.用填充的方法输入数据 　　适用于等差、等比、公式或相同数据的输入。 　　上例中的“学号”是一个等差数列，所以也可采用填充的方法输入数据，具体的操作步骤： 　　①在单元格A2中输入112004001；②选择“编辑”→“填充”→“序列”命令，系统弹出 “序列”对话框；③在此对话框中选择“序列产生在”中的“列”，“类型”中的“等差序列”，“步长值” 中输入1，“终止值”中输入最后一个编号112004100，④单击“确定”按钮。

“序列”对话框 　　h.自定义填充序列

　　建立自定义序列的方法为：①选择“工具”→“选项”→“自定义序列”选项卡；②选择”自定义序列”列表框中的“新序列”；③在”输入序列”框中输入新序列，如“第一节、第二节……”，要求每输入一个序列元素，按Enter键换行；④单击“添加”按钮；⑤单击“确定”按钮。 设置自定义序列

　　i.有效数据的输入 　　例如：一个职工档案表有姓名、职称、工资，如下图所示。其中，职称只能在固定的选项中选择，即：助教、讲师、副教授、教授、助工、工程师、高工。

　　输入职称的方法为： 　　①在一列中输入所有的职称，本例中在A3：A10中输入所有职称；②在职称这列数据中建立有效性数据输入，本列选中C3后，选择“数据”→“有效性”命令，系统弹出“数据有效性”对话框，如上图右半部分所示；③选择“允许”下拉列表中的“序列”，在“来源”中输入列表框中的数据来源区域，本例中是“$A$3：$A$10”，也可用鼠标选中该区域。④单击“确定”按钮；⑤用填充柄把C3单元格的内容向下重复复制到单元格C1O。 　 经过上述操作之后，职称列就可从下拉列表中选择进行输入。当选中C10单元格后，系统会自动弹出一个下拉列表，单击下拉箭头，从中选择需要的职称。(本例中，最后可把A列数据隐藏起来，这样该列的数据就不会显得多余。)

4.2.2 编辑表格 4.2.2.1 单元格和区域的编辑 （1）编辑单元格数据　 具体的操作步骤：①选择要编辑数据的单元格；②单击编辑栏，或按F2键，或双击单元格，编辑数据；③单击编辑栏上的“确认”按钮“”或按Enter键使编辑生效。 （2）编辑批注 用鼠标右击含有批注的单元格，选择 “编辑批注”命令。 （3）复制和移动数据 a.使用鼠标拖放实现复制和移动数据 具体的方法为：①选择要移动或复制的区域，将鼠标指针

指向选定区域的边框线上；②按住鼠标将选定区域的内容拖动到目的位置，松开左键，完成移动数据操作，或者同时按下Ctrl键和鼠标左键，将选定区域的内容拖动到目的位置，松开左键，完成复制数据操作。 还可以利用拖动填充柄操作复制数据。 b.用剪贴板实现复制或移动数据 具体的方法为：①选择要移动或复制的区域；②单击常用工具栏上的“剪切”按钮“　”或“复制”按钮“　”；③选择目标位置；④单击“粘贴”按钮“　”，完成移动或复制数据操作。 　 （4）有选择地复制数据 　　具体的操作步骤：①选择要复制的区域；②选择“编辑”→“复制”命令；③选择粘贴区域；①选择要复制的区域；②选择“编辑”→“复制”命令；③选择粘贴区域；④选择“编辑” →，

“选择性粘贴”命令，系统弹出 “选择性粘贴”对话框，在该对话框中设置相应的内容；⑤单击“确定”按钮。

　（5）清除内容、格式和批注 　 具体的操作步骤：①选择需要清除的区域；②选择“编辑”→“清除”→“内容”命令，清除单元格中的内容，或者选择“编辑”→“清除”→“格式”命令，清除单元格中的格式，或者选择“编辑”→“清除”→“批注”命令，清除单元格的批注。 　（6）单元格和区域的命名 第一种方法为：①选中要命名的单元格或区域；②用鼠标单击编辑栏的“名称框”，在“名称框”内输入名称，按Enter键。     第二种方法为：①选中要命名的单元格或区域；②选择“插入”→“名称”→“定义”命令，在弹出的对话框中，可以添加对区域的命名，也可以清除不需要的单元格或区域名称。

（7）插入与删除 　 具体的操作步骤：①选定单元格或区域；②用鼠标右击所选的单元格和区域；③选择 “插入”或“删除”命令,系统弹出如下图所示的对话框；④选择插入或删除后活动单元格内容的移动方向；⑤单击“确定”按钮。 单元格的插入与删除对话框

（8）查找和替换 　 查找的具体操作步骤：①选定查找的区域；②选择“编辑”→“查找”命令，系统弹出“查找”对话框，在此对话框中进行设置；③单击“查找下一个”按钮，鼠标光标会自动移至下一个符合查找条件的单元辂，反复进行，直到所有满足条件的单元格都被找到。 “查找”对话框

　 替换的具体操作步骤：①在 “查找”对话框中，单击“替换”按钮或选择“编辑”→“替换”命令，系统弹出“替换”对话框；②在“查找内容” 中输入要查找的内容，在“替换值” 中输入要替换的内容；③单击“查找下一个”按钮；④单击“替换”按钮，可以对找到的单元格内容进行替换，也可单击“全部替换”按钮，对所有包含查找内容的单元格进行一次性全部替换。 “替换”对话框

4.2.2.2 整个工作表的编辑 （1）工作表的选定 　 a.选择单个工作表 鼠标单击工作簿底部的工作表标签 b. 选择多个工作表 按Ctrl键的同时，用鼠标逐一单击所要选择的工作表标签。要取消选择，可松开Ctrl键，单击其他任何未被选中的工作表标签。 （2）工作表的重命名 　 具体的操作步骤：①选择“格式”→“工作表”→“重命名”命令；或者用鼠标右击某工作表标签，选择 “重命名”命令；或者双击工作表标签。②键入新名称，按Enter键。

（3）插入或删除工作表 　        a.插入工作表   ●选定一个工作表，选择“插入”→“工作表”命令。 ●用鼠标右击工作表标签，选择“插入”命令。 　 b.删除工作表 　 ●选中要删除的工作表，选“编辑”→“删除工作表”命令。 　 ●鼠标单击要删除的工作表，选择“删除”命令。 　 （4）移动和复制工作表 　 a.在同一个工作簿内移动和复制工作表

●直接使用鼠标拖放 移动工作表的方法：①选定要移动的工作表标签；②沿着工作表标签行将该工作表标签拖放到新的位置。 复制工作表的方法：①选定要复制的工作表标签；②按住Ctrl键，沿着工作表标签行将该工作表标签拖放到新的位置。 ●使用菜单操作 　 具体的操作步骤：①选定要移动或复制的工作表；②选择“编辑” →“移动或复制工作表”命令，或右击鼠标，选择 “移动或复制工作表”命令，系统弹出 “移动或复制工作表”对话框；③在此对话框的“下列选定工作表之前”列表中选择插入点；

④单击“确定”按钮即可完成移动操作。在对话框中选中“建立副本”复选框，则可完成复制操作。 “移动和复制工作表”对话框

　b.在不同的工作簿间移动或复制工作表 ●直接用鼠标拖放 在一个工作簿中选定要移动或复制的工作表标签，然后直接拖放(或按住Ctrl键的同时拖放)到目的工作簿的标签行中。 ●使用菜单操作 与在同一工作簿中的操作一样。不过需要在“移动或复制工作表”对话框的“工作簿”列表中选择目的工作簿。 　 （5）多窗口操作 　 ●“窗口”→“拆分窗口” 　　　 ●“窗口”→“冻结拆分窗口” 　 ●“窗口”→“新建窗口”　　　　●“窗口”→“重排窗口”

4.2.3 格式化表格 （1）单元格或区域的格式化 　 具体的操作步骤：先选中需要格式化的单元格或区域,然后选“格式”→“单元格”命令，或鼠标右击， 选择“设置单元格格式”命令，系统弹出 “单元格格式”对话框，根据要求设置有关的信息。 　 利用Excel2000的格式工具栏中的按钮也可以设置一些常见的格式。

　　a.“数字” 选项卡　　 　　对各种类型的数字进行相应的显示格式设置 “单元格格式”对话框“数字“选项卡

　　b.“对齐” 选项卡 　　 　　设置单元格或区域内的数据值的对齐方式 “单元格格式”对话框“对齐“选项卡

　　c.“字体” 选项卡 　　 　　设置字体、字号、颜色、下划线、特殊效果等格式 “单元格格式”对话框“字体“选项卡

　　d.“边框” 选项卡 　　 　　设置单元格边框的线型(对于区域，则有外边框和内边框之分)、颜色等格式 “单元格格式”对话框“边框“选项卡

　　e.“图案” 选项卡 　　 　　设置单元格或区域底纹的颜色及图案格式 “单元格格式”对话框“图案“选项卡

　　f.“保护” 选项卡 　　 　　对单元格进行保护，主要是锁定单元格和隐藏公式，但这必须是在保护工作表的情况下才有效，此选项卡将在下一小节介绍。 一个简单的格式化表格

（2）列宽和行高的调整 　 a.使用菜单命令 　 ●设置列宽　　①选定要调整宽度的列；②选择“格式”→“列”→“列宽”命令，在弹出的“列宽”对话框中输入所需要的列宽；③单击“确定”按钮。 　 ●自动匹配列宽　 ①先选定要调整宽度的列；②选择“格式”→“列”→“最适合的列宽”命令，可以把列宽调整到该列单元格中实际数据所占宽度最大的那个单元格的宽度。 　 ●设置标准列宽　　①先选择“格式”→“列”→“标准列宽”命令；②在系统弹出的“标准列宽”对话框中输入所要设置的标准

列宽值；③单击“确定”按钮。注意,此设置值就成为以后的标准列宽，也是它的默认值,除非重新设置。 　 行高的调整方法与此类似，只是操作时选“格式”→“行”命令。 　 b.用鼠标直接操作 　 ●移动鼠标对准要调整列宽的列号右边的分割线，当光标变为“”形状时，就可单击鼠标左键左右拖放到需要的宽度，然后释放鼠标即可。    ●当光标变为“”形状时，双击鼠标左键，就可把该列的列宽自动调整为“最适合的列宽”。 　 用同样的方法可以调整行高。

（3）工作表的整体显示控制 　 a.背景 　 具体的操作步骤：①选“格式”→“工作表”→“背景”命令，系统弹出 “工作表背景”对话框；②选择所要的图形文件。 清除工作表背景，选“格式”→“工作表”→“删除背景”命令。 b.工作表显示窗口设置 具体的操作步骤：①选择“工具”→“选项”→“视图”选项卡，系统弹出 “选项”对话框；②单击“视图”选项卡，选定“公式”复选框，可以使得工作表中的公式显示出“原形”而不是计算得到的结果；“网格线”及“颜色”，用来设置工作表上是否显示网格线和以

什么颜色显示。③单击“确定”按钮。 “选项”对话框“视图”选项卡

（4）自动套用格式 　 具体的操作步骤：①选定要格式化的区域；②选择“格式”→“自动套用格式”命令，系统弹出 “自动套用格式”对话框；③选定需要的一种格式；④单击“确定”按钮。 　 自动套用格式时，既可以套用全部格式，也可以套用部分格式。单击对话框中的“选项”按钮，根据需要设置“数字”、“字体”、“对齐”、“边框”、”图案”、”行高／列宽”格式。 　 删除自动套用格式方法：①选择要删除格式的区域；②选“格式”→“自动套用格式”命令；③在弹出的对话框中选择“无”；④单击“确定”按钮。

“自动套用格式”对话框

（5）条件格式 　 　 具体的操作步骤：①选择要设置条件格式的区域；②选择“格式”→“条件格式”命令，系统弹出 “条件格式”对话框；③在该对话框中设置好条件1后，再选择“格式”按钮，系统弹出 “单元格格式”对话框；④在此对话框中设置满足该条件的字体、边框、图案格式，单击“确定”按钮，返回“条件格式”对话框；⑤选择 “添加”按钮，系统将弹出设置条件2的对话框，其设置过程与第一个条件的设置过程完全一样；⑥单击“确定”按钮结束整个设置过程。 “条件格式”对话框

条件格式中“单元格格式”对话框 （6）样式 　 　 样式是指可以定义并成组保存的格式设置集合，如字体大小、图案、对齐方式等。

　 a.创建新样式 　 ●将一个单元格中的已有格式设置为新的样式 具体的操作步骤：①选定一个单元格(该单元格中含有新样式中要包含的格式组合)；②选择“格式”→“样式”命令，系统弹出 “样式”对话框；③在“样式名” 中键入新样式的名称；④如要定义样式并同时将它应用于选定的单元格，单击“确定”按钮；如果只定义而并不立即应用于当前单元格或区域，单击“添加”按钮。最后单击“关闭”按钮。 　 ●设置新样式 　 具体的操作步骤：①选择“格式”→“样式”命令，系统弹出 “样式”对话框；②在“样式名” 中键入新样式的名称；③如果要更改已有样式的格式，单击要修改的样式名，单击“更改”按钮，系统弹出 “单元格格式”对话框,在对话框中的任一选项卡中，选定

所需格式，然后单击“确定”按钮。④清除样式中不需要的格式类型的复选框。要定义样式并同时将它应用于选定的单元格，单击“确定”按钮；只定义样式而并不立即应用于当前单元格或区域，单击“添加”按钮。然后单击“关闭”按钮。 　　b.应用现有样式 　　选择要格式化的单元格或区域，选“格式”→“样式”命令，在弹出的“样式”对话框的“样式名”下拉列表框中选择所需的样式，单击“确定”按钮。 　　c.删除样式 　选择“格式”→“样式”命令，在“样式”对话框的“样式名”下拉列表框中选择所需的样式，单击“删除”按钮。 　注意，“常规”样式不能够被删除。

4.2.4 数据的显示、保存和保护 4.2.4.1 数据的隐藏和显示 (1)隐藏和显示工作簿 　 a.隐藏工作簿 具体的操作步骤：①打开需要隐藏的工作簿；②选择“窗口”→“隐藏”命令，该工作簿就会被隐藏。如果在退出Excel 2000时有信息询问是否保存对隐藏工作簿的改变，单击“是”按钮。在下次打开该工作簿时，它的窗口仍然处于隐藏状态。 b.要显示隐藏的工作簿 要显示隐藏的工作簿的方法为：①选择“窗口”→“取消隐藏”

命令，系统将弹出“取消隐藏”对话框；②在“重新显示被隐藏的工作簿窗口”列表框中，双击需要显示的被隐藏工作簿的名称。 （2）隐藏和显示工作表 a.隐藏工作表 具体的操作步骤：①选定需要隐藏的工作表；②选择“格式”→“工作表”→“隐藏”命令。 b.显示工作表 　 具体的操作步骤：①选择“格式”→“工作表”→“取消隐藏”命令，系统将弹出“取消隐藏”对话框；②在“重新显示隐藏的工作表” 中，双击要显示的被隐藏工作表名称。

（3）隐藏和显示行或列 　 a.隐藏行或列 　 具体操作步骤为：①选定需要隐藏的行或列；②选择“格式”→“行”或“列”→“隐藏”命令。 　　 b.显示行或列 　 如果要显示被隐藏的行，选定其上方和下方的行，如果要显示被隐藏的列，选定其左侧和右侧的列,然后选择“格式”→“行”或“列”→“取消隐藏”。 　 如果隐藏了工作表的首行或首列，选择“编辑”→“定位”命令，在“引用位置”编辑框中键入A1，然后单击“确定”按钮，接

着选择“格式”→“行”或“列”→”取消隐藏”。 　　设置行高或列宽为零值，也可以实现整行或整列的“隐藏”。 　 （4）隐藏和显示单元格或区域 a.隐藏和显示所有值 具体的操作步骤：①选定要隐藏其值的单元格或区域；②选择“格式”→“单元格”→“数字”→“分类”→“自定义”→“类型”列表框中的已有类型；③在“类型”下的文本框中按Backspace键或者Delete键删除其中的内容；④键入“;;;”(三个分号)。 显示隐藏值的方法：①选定单元格或区域；②选择“格式”→“单元格”→“数字”→“分类”→“G/通用格式”类型，用默认的数字格式显示隐藏值。如果要显示其他指定数字格式的值，在“数字”选项卡上选择合适的数字格式。　

b.隐藏和显示零值 与上述方法相同，只需在“类型”框中，键入“0;-0;;@”。如果这些单元格中某一单元格的值变成了非零值，则该值将以“常规”数字格式显示。 c.隐藏和显示公式 　　隐藏公式的操作步骤：①先选定要隐藏的公式所在的单元格或区域或整个工作表；②选择“格式”→“单元格”→“保护”选项卡；③选择“隐藏”复选框，单击“确定”按钮，最后保护工作表。如何保护工作表，将在数据的保存和保护介绍。 显示隐藏的公式，需要撤销对工作表的保护。 　 （5）其他元素的隐藏和显示 　“选项”对话框“视图”选项卡

4.2.4.2 数据的保存和保护 （1）保护工作簿及工作表 　 具体的操作步骤：①选择“工具”→“保护”→“保护工作表”或“保护工作簿”或“保护共享工作簿”命令，系统将弹出 “保护工作表”对话框，或者 “保护工作簿”对话框，或者 “保护共享工作簿”对话框；②选择保护项目后，输入密码；③单击“确定”按钮。 “保护工作表”对话框 “保护工作簿”对话框

“保护共享工作簿”对话框 　 （2）保护单元格或单元格区域 　 具体的操作步骤：①选择单元格快捷菜单的“设置单元格格式”→“保护”选项卡或选择“格式”→“单元格”→“保护”选项卡，系统将弹出 “单元格格式”对话框“保护”选项卡，设定单元格锁定与公式隐藏；②保护与工作表保护联系在一起，只有工作表处于

保护状态，而且在“保护工作表”对话框中选中了“内容”复选框，锁定单元格或隐藏公式才有效。 “单元格格式”对话框“保护”选项卡

（3）为工作簿设置密码与只读属性 　 　 具体的操作步骤：选择“另存为”对话框右上角“工具”菜单中的“常规选项”，则打开“保存选项”对话框。 “保存选项”对话框

（4）宏的安全性设置 　 　 具体的操作步骤：首先单击“工具”→“宏”→“安全性”命令，系统弹出 “安全性”对话框，然后在该对话框中的“安全级”选项卡“中”单选按钮。 “安全性”对话框

4.3 使用公式和函数 4.3.1 公式 4.3.1.1 输入公式 Excel 2000中公式的基本特性： (1)全部公式以等号开始。 (2)输入公式后，其计算结果显示在单元格中。 (3)当选定了一个含有公式的单元格后，该单元格的公式就显示在编辑栏中。 输入公式的方法：先单击要输入公式的单元格，然后输入等号“=”，接着在等号的右边输入公式的内容。 4.3.1.2 公式中的运算符

（1）运算符类型（四种） 算运算符术、比较运算符、文本运算符、引用运算符 a.算运算符术 ●用来完成基本的数学运算 ● ％(百分比)、^ (乘幂)、*(乘)和／(除)、+(加)和-(减) b.比较运算符 ●用来对两个数值进行比较，产生的结果为逻辑值True（真）或False（假） ● =(等于)、<(小于)、>(大于)、<=(小于等于)、>=(大于等于)、<>(不等于)

c.文本运算符 ●用来将两个文本值连接起来产生一个连续的文本值。 ● & d.引用运算符 ●用来将区域合并计算 ●Excel所支持的引用运算符有以下3个 :（冒号）（区域，范围）　表示两个单元格之间所有单元格的引用 ,（逗号）（联合，并）表示将多个引用合并为一个引用 空格（交叉，交）表示产生两个引用中共有区域的引用

e.运算符的优先级 优先级从高到低依次为： 括号→冒号→逗号→空格→负号→％(百分比)→^ (乘幂)→乘、除→加、减→连接符&→比较运算符 4.3.1.3 数据区域引用 (1)单元格引用 a.相对引用 ●用列号和行号直接表示单元格（例如:D4 ） ●复制公式时，引用单元格位置会改变；移动公式时引用单元格位置不会改变。 ●默认情况下，公式使用的是相对引用。

b.绝对引用 ●在单元格的列号和行号前面加“$” （例如:$D$4 ） ●操作过程中，公式中的单元格地址始终保持不变。 c.混合引用 相对地址和绝对地址的混合使用（例如:H$8 ） 按F4键可以在相对引用、绝对引用和混合引用之间切换。 （2）循环引用 ●公式引用自己所在的单元格，不论是直接的还是间接的，都称为循环引用。 ●默认的迭代设置，在100次迭代后或在两次相邻迭代得到的数值的变化小于0.001时，停止迭代运算。 ●更改迭代设置的方法：①选择“工具”→“选项”，系统弹出

“选项”对话框“重新计算”选项卡；②选中“反复操作”复选框，根据实际需要设置“最多迭代次数”和“最大误差”。数值的变化小于0 “选项”对话框“重新计算”选项卡；②选中“反复操作”复选框，根据实际需要设置“最多迭代次数”和“最大误差”。数值的变化小于0.001时，停止迭代运算。 “选项”对话框“重新计算”选项卡

（3）三维引用 ●引用同一个工作簿的连续多个工作表上的同一单元格或区域的数据。 ●三维函数公式的引用格式为： 工作表名：工作表名!单元格地址：单元格地址 ●三维函数公式的建立方法：在公式函数名称的括号内，单击需要引用的第一个工作表标签；按住Shift键，单击需要引用的最后一个工作表标签；选定需要引用的单元格或区域，完成引用。（例如 =B14+SUM(Sheetl:Sheet3!C4：E10)） 4.3.1.4 编辑公式 4.3.1.5 移动和复制公式 (1)移动公式 具体的操作步骤：①选定包含待移动公式的单元格；②指向

选定单元格的边框；③把选定单元格拖放到粘贴区域左上角的单元格中，该粘贴区域中的数据将被替换。 （2）复制公式 具体的操作步骤：①选定包含待复制公式的单元格；②指向选定单元格的边框；③在拖动时只需按住Ctrl键。也可使用填充柄填充方式，将公式复制到相邻的单元格中。 4.3.1.6公式的命名 ●具体的操作步骤：①选择“插入”→“名称”→“定义”命令，系统弹出“定义名称”对话框；②在“当前工作簿中的名称”内键入公式所用的名称，在“引用位置” 内键入等号“=”和公式内容或常量数值，或单击对话框右下角的“折叠”按钮后选定公式所在单元格；③单击“添加”按钮；④单击“确定”按钮。

●选择“插入”→“名称”→“粘贴”命令，选中公式名称，相应的单元格就会计算出公式所计算的值。 4.3.1.7 公式的调试 （1）手工调试 a.确保所有括号都成对出现。创建公式时，输入的括号将用彩色显示。 b.引用区域时用冒号“:”分隔引用区域中的第一个单元格和最后一个单元格。 c.输入函数要求的全部所需参数，同时确保没有输入过多的参数。 d.函数的嵌套不要超过七级。

e.引用其他工作表或工作簿中的值或单元格，且那些工作簿或工作表的名称中包含非字母字符，必须用单引号“′”将其他工作表或工作簿名称括起来。 f.确保每个外部引用都包含工作簿的名称和工作簿的路径。 g.向公式中输入数字时，应输入无格式的数字。例如，即使需要输入$3,000，也应在公式中输入3000。 利用上述方法，再结合后面介绍的公式中的出错信息，就可以完成常见的更正工作了。 （2）使用调试工具 具体的操作步骤:①选定公式所在单元格或区域；②选择“工具”→“审核”下的相应子菜单或者使用“审核”工具栏；③若使用“审核”工具栏上的“圈释无效数据”，需先设置数据有效性。当

产生循环引用时，将有消息警告；④若想使用循环引用，单击“确定”按钮，此时显示“循环引用”工具栏，根据需要进行相应的设置即可。 4.3.1.8 Excel 2000公式出错误信息 错误值 错误原因 ##### 单元格所含的数字、日期或时间比单元格宽，或单元格的日期、时间公式产生了一个负值 #VALUE! 函数中引用的参数不合适 #DIV/O! 输入的公式中包含明显的除数为零(0)，或者公式中的除数使用了指向空单元格或包含零值单元格的单元格引用 #NAME? 把文本作为函数的数值型参数 #N/A 内部函数或自定义工作表函数中缺少一个或多个参数；在数组公式中，所用参数的行数或列数与包含数组公式的区域的行数或列数不一致；在没有排序的数据表中使用了VLOOKUP，HLOOKUP或MATCH工作表函数查找数值 #REF! 删除了公式中所引用的单元或区域 #NUM! 函数中出现了非法数值参数 #NULL! 在公式的两个区域中加入了空格从而求交叉区域，但实际上这两个区域无重叠区域

4.3.2 函数 4.3.2.1 函数的语法格式 格式：函数名(参数1，参数2，…) 说明：函数的参数可以是具体的数值、字符、逻辑值，也可以是表达式、单元地址、区域、区域名称等。函数本身也可以作为参数。如果一个函数没有参数，也必须加上括号。 4.3.2.2 函数的调用 （1）在公式中直接调用 如果函数以公式的形式出现，在函数名称前面键入等号“=”。

等号，函数位于公式开头　 函数名 =AVERAGE(A1:B3,C2:D4,E5,10,32) 参数表 参数用括号括起 各参数之间用逗号隔开 （2）在表达式中调用 例如：求A1:A5区域的平均值与B1:B5区域的和的总和，最后再除以10，把计算结果放在C2单元格，则可在C2单元格中输入公式=(AVERAGE(A1:A5)+SUM(Bl:B5))/10。

（3）函数的嵌套调用 ●在一个函数中调用另一个函数，就称为函数的嵌套调用。 ●例如：=IF(AVERAGE(F2:F5)>60,SUM(E2:E5),0)) 4.3.2.3 函数的输入 （1）直接输入 选定要输入函数的单元格，键入=函数名(参数1,参数2…)，按Enter键。 （2）使用函数向导 具体的操作步骤:①单击常用工具栏中的“粘贴函数”按钮

或选择“插入”→“函数”命令,系统弹出 “粘贴函数”对话框，此对话框“函数分类”中列出了所有不同类型的函数，“函数名”中则列出了被选中的函数类型所属的全部函数；②选中所需函数；③单击“确定”按钮，系统又会弹出“公式”选项板。“公式”选项板会显示函数的名称、每个参数、函数功能和参数的描述、函数的当前结果和整个公式的结果。 “粘贴函数”对话框

“公式”选项板 4.3.2.4 常用函数 （1）求和函数SUM（ ） 格式：SUM(numberl，number2，…)

功能：计算一组数值numberl，number2……的总和。 说明：numberl，number2是函数的参数，SUM函数允许其参数是一个数值，单元格地址，区域，简单算式。 （2）计数函数COUNT 格式：COUNT(value1,value2,…) 功能：计算参数中数值的个数。 说明：参数value1,value2,…可以是数值、文字、逻辑值和引用。函数在计数时，会把数值、空、逻辑值、日期或文字代表的数值计算进去，但对于错误值和无法转换成数字的文字将被忽略。如果参数是引用，那么只有引用中的数字被计数，而空白单元格、逻辑值、文字和错误值都将被忽略。

例如：已知条件和结果如下表所示。 已知条件 记数结果 函 数 函数详解 结果 COUNT(2,″4″,″b″,TRUE) 单元格 A1 A2 A3 A4 A5 A6 A7 A8 A9 值 20   APPLE 3.6 04／12／99 TRUE #REF! 已知条件 函 数 函数详解 结果 COUNT(2,″4″,″b″,TRUE) 2，”4”和TRUE被计数 3 COUNT(Al:A9) A1和A4单元格被计数 2 COUNT(3,,,) 逗号与逗号之间尽管没参数，但参与计数 4 记数结果

（3）求平均值AVERAGE 格式：AVERAGE(numberl，number2，…) 功能：计算一组数值numberl，number2，…的平均值。 说明：AVERAGE在工作时，对于所有参数进行累加，并计数，再用总和除以计数结果。 用AVERAGE函数必须注意Excel 2000是如何计数的。幻灯片89的表中的两个算式说明了AVERAGE的计数方式： 表中，B列与C列前六行上的数据看上去很类似，只是B5是空的，而C5中有一个0，从图上可以看出在空白单元格中填入0不影响SUM函数，但它使计数发生了变化，单元格的0参与计数，而空白单元格不参与计数，从而影响了平均值。

  A B C 1 20 2 3 4 5 6 SUM 80 7 COUNT 8 AVERAGE 16

（4）逻辑函数IF 格式：IF(1ogical_test，value_if_true，value_if_false) 功能：进行逻辑判断，根据真假值，返回不同结果。 说明：logical_test是任何可以计算为TRUE或FALSE的值或表达式； value_if_true是logical_test即逻辑判断成立时，要返回的值；value_if_false是logical_test即逻辑判断不成立时，要返回的值。 例如： IF(A1>60，″通过″，″补考″) 上述函数的含义是，当A1单元格的值大于60时，函数返回值是“通过”，否则返回“补考”。

（3）避免在数据库中放置空白行和列，这将有利于Excel检测和选定数据清单。 （4）在数据库的第一行里建立表头，也称“字段名”或者“标题行”。字段名的数据类型及格式(字体、对齐方式等)应与其他行有所不同，且必须惟一。从第二行开始的每一行是与各字段名有关的数据信息，称为一条“记录”。 （5）如果要将表头和其他数据分开，可使用单元格边框(而不是空格或短划线)，在表头下插入一行直线。 （6）在设计数据库时，应使同一列数据的数据类型完全相同。输入数据时，在单元格的开始处不要插入多余的空格，因为多余的空格影响排序和查找。 依照以上规则,可以直接在单元格输入数据建立该数据库,也可以输入完字段名后，选择“数据”→“记录单”命令,在 “记录

4.4 数据管理 数据管理就是对按一定结构组织的数据进行数据输入、修改、删除、查询、排序等操作。 Excel 2000工作表中的数据按照一定的结构存储成一系列工作表行，这些包含相关数据的工作表行叫做数据清单。 4.4.1 数据库的建立与编辑 4.4.1.1 数据库的建立 在工作表中创建数据库时，必须遵循以下规则： （1）避免在一个工作表上建立多个数据库。 （2）在工作表的数据库与其他数据间至少留出一个空白列和一个空白行；

单”对话框中逐个字段输入数据，一条记录输入完后，选择“下一条”按钮继续输入，最后按“关闭”按钮，完成该数据库的建立。 “记录单”对话框 学生成绩管理数据库

4.4.1.2 数据库的编辑 （1）添加新记录 a.可以在数据库的末尾依次输入数据，不过要保持每一列数据类型的一致性。 b.在“记录单”对话框，选择最后一条记录，按“新建”按钮，逐个字段输入数据，输入完毕后按“关闭”按钮。 （2）插入记录 先插入空白的行，然后再在空白行中输入数据。 （3）删除记录 a.先选中要删除的记录，然后选择“编辑”→“删除”命令(注意!

不是用“清除”)。 b.在“记录单”对话框，选中要删除的记录，按“删除”按钮，最后按“关闭”按钮。 （4）修改记录 a.选中要修改的记录，对相应的单元格进行修改。 b.在“记录单”对话框，选择“条件”按钮，在各字段名后输入条件，单击“上一条”或“下一条”按钮，找到要修改的记录，在对话框中对记录进行修改，最后单击“关闭”按钮。 （5）增加字段 先插入空白列，然后在空白的列中输入字段名及数据。

（6）删除字段 删除字段所在的列。 注意，如果在一张工作表中不只有一个数据库，在插入和删除记录、字段时，不能简单地插入或删除行和列，而只能是插入或删除一个局限在数据库范围内的区域。 4.4.2 数据排序 具体的操作步骤：①单击数据库区域内的任何一个单元格；②选择“数据”→“排序”命令，系统弹出 “排序”对话框；③在该对话框中设置排序条件；④单击“确定”按钮。

“排序选项”对话框 “排序”对话框 使用工具栏完成简单的排序的操作步骤：①选择要排序字段中的任意单元格；②选择工具栏上的“升序”按钮 或“降序” 按钮。

4.4.3 数据筛选 4.4.3.1 自动筛选 具体的操作步骤： ①选中数据清单中含有数据的任一单元格； ②选择菜单栏“数据”→“筛选”→“自动筛选”命令, 此时，在各字段名的右下角显示一个下拉箭头，即为筛选器箭头。 ③单击某一字段的筛选器箭头,设置筛选条件。 若选择“前10个”，系统弹出自动筛选前10个”对话框；若选择“自定义”，系统弹出 “自定义自动筛选方式”对话框。

自动筛选示意图 “自动筛选前10个”对话框

“自定义自动筛选方式”对话框 4.4.3.2 高级筛选 适用于复杂条件，这些复杂条件常常放在条件区域中。

（1）条件区域 ●条件区域是由条件名行（也称字段名行或标题行）和条件行组成的，其中条件行可以是一行或多行。 ●条件区域与数据清单在同一工作表时，必须相隔至少一个空白行（列）。 ●设置条件区域的方法：将数据清单的字段名行复制到条件区域中的条件名行，在条件行中输入所要的筛选条件。为了方便设置复杂条件，可将数据清单的整个字段名行复制到条件区域中的条件行进行设置。

条件区域 （2）筛选条件的规则 a.当是等于（=）关系时，等号“=”可以省略。当某个

字段名下没有条件时，允许空白，但是不能加空格，否则将得不到正确的筛选结果。 b.对于字符型字段，其下面的条件可以用通配符“*”及“?”；字符的大小比较按字母顺序进行，对于汉字，则以拼音为顺序，若字符串进行比较，必须给字符串加双引号″″（除直接写的字符串）。 c.同一行表示AND（与）关系，不同行表示OR（或）关系。 d.多个字段做条件时，必须在同一行的不同列中输入。 e.一个字段的多个数据做条件时，可在同一行的不同列中输入每一个数据。

f.计算结果作为条件时，在条件名行输入一个不同于数据清单中任何字段名的条件名（空白也可以），如果条件名与某一字段名相同，Excel将认为是字段名，条件中的公式要用相对引用来引用列标，或者引用第一个记录的对应字段，如果引用数据清单以外的数据，使用绝对应用。计算结果必须是TRUE或FALSE。 例如：下表表示筛选满足条件：“姓张的男同学，且高等数学与大学英语成绩的和大于160，制图成绩在80与90之间”或者“计算机应用成绩>95”的所有记录。 学号 姓名 性别 高数与英语的和 制图 计算机应用 张* 男 =D2+E2>160 <90 >80 >95

（3）高级筛选的操作 具体的操作步骤：①选定数据清单的任一单元格；②选择“数据”→“筛选”→“高级筛选”命令，系统弹出“高级筛选”对话框；③在该对话框中根据需要进行设置；④单击“确定”按钮。 “高级筛选”对话框

4.4.4 分类汇总 分类汇总是对数据清单进行数据分析的一种方法，它要求在进行分类汇总之前先对数据清单按某个字段进行排序，然后再对另一字段进行汇总统计。 汇总的方式包括求和、求平均值、统计个数等。 例如：对第93张幻灯片中的学生成绩数据清单按性别分类统计制图的平均成绩。 具体的操作步骤：①先按“性别”字段将数据清单排序；②选择“数据”→“分类汇总”命令，系统弹出分类汇总”对话框；③在“分类字段”下拉列表框中选择“性别”字段，

注意，这里选择的字段就是排序时的主关键字。在“汇总方式”下拉列表框中选择“平均值”，在“选定汇总项”中选定“制图”项。此处可根据要求选择多项；④单击“确定”按钮。 “分类汇总”对话框

分类汇总后的结果 单击上图左上角的 ，可以显示或隐藏不同级别的数据。

4.4.5 数据透视表 数据透视表是通过对数据源中的行、列进行重排，使数据的表示信息更清楚。 4.4.5.1 数据透视表报表的类型 ●默认数据透视表报表,如110幻灯片中所示； ●按缩进格式显示数据透视表报表，便于在一列中查看所有相同类型的汇总数据； ●数据透视图报表便于以图形方式查看数据； ●在Web页上使用数据透视表报表，便于其他人以通过Web浏览器查看数据并与之进行交互。

4.4.5.2 数据透视表报表的元素

（1）行字段 指来自数据源且在数据透视表报表中被指定为行方向的字段。包含多个行字段的数据透视表报表具有一个内部行字段，它离数据区最近。其他行字段都是外部行字段。内部和外部行字段具有不同的属性。最外字段中的命令只显示一次，而其他字段中的命令则可按需要显示多次。 （2）列字段 指来自数据源且在数据透视表报表中被指定为列方向的字段。数据透视表报表可以有多个列字段，就像可以有多个行字段一样。大部分缩进格式的数据透视表报表都没有列字段。 （3）项 指数据透视表字段的成员。即数据源中某字段的值。 （4）页字段 指用于筛选的字段。如果单击页字段中的项，

（5）页字段项  数据清单中字段的每一个唯一的值都将成为页字段列表中的一项，此项即为页字段项。 （6）数据字段 数据字段是指包含汇总数据的数据库或源数据清单中的字段。数据字段通常用于汇总数值型的数据，但其源数据也可以是文本型。 （7）数据区 数据区是数据透视表报表中包含汇总数据的部分。数据区中的单元格显示了行和列字段中各项的汇总数据。数据区的每个值都代表了源记录或行中的一项数据汇总。 （8）字段下拉箭头 字段下拉箭头是指每个字段右边的箭头，单击此箭头可选择要显示的项。 （9）展开指示器 指字段项旁的或指示器。单击某命令的

指示器可显示或隐藏该命令的明细数据。 4.4.5.3 创建数据透视表 具体的操作步骤： （1）打开要创建数据透视表的工作簿，单击数据清单或数据库中的某一单元格； （2）选择“数据”→“数据透视表和图表报告”命令，系统弹出 “数据透视表和数据透视图向导—3步骤之1”对话框； （3）在“请指定待分析数据的数据源类型”中可选择数据源类型有“Microsoft Excel数据清单或数据库”或“外部数据源”或“多重合并计算数据区域”或“另一数据透视表或数据透视图”，

如果选第三个命令，可以创建进行数据区域的合并计算的数据透视表，本例选第一命令； “数据透视表和数据透视图向导—3步骤之1”对话框

（4）在“所需创建的报表类型”选项中可选择“数据透视表”或“数据透视图(及数据透视表)”，本例中选择前者，若选后者，则直接创建数据透视图； （5）单击“下一步”； （6）“数据透视表和数据透视图向导—3步骤之2”对话框中，选择数据源区域；单击“下一步”； “数据透视表和数据透视图向导—3步骤之2”对话框

（7）在 “数据透视表和数据透视图向导—3步骤之3”对话框的“数据透视表显示位置”选项中选择“现有工作表”，并选定显示的位置。 此时有两种方法可设计报表布局 。

方法一：单击“版式”按钮，系统弹出 “数据透视表和数据透视图向导—版式”对话框，将对话框右边的字段按钮拖到左边的图上，双击各字段可进行各项设置，单击“确定”按钮，回到“数据透视表和数据透视图向导—3步骤之3”对话框。 “数据透视表和数据透视图向导—版式”对话框

单击“选项”按钮，系统弹出 “数据透视表选项”对话框，设置有关选项，单击“确定”按钮，再次回到“数据透视表和数据透视图向导—3步骤之3”对话框，单击“完成” 。

方法二：直接单击“完成”按钮，则可在工作表上设置报表的布局，如下图所示。同时出现数据透视表工具栏，可进行报表的各项设置，该工具栏同样可用“视图”→“工具栏”命令等方法显示出来。 建立数据透视表的版式及数据透视表工具栏

4.4.5.4 数据透视表的操作 ●字段拖出报表，则删除字段； ●从工具栏上拖入字段，则可添加字段； ●双击字段，在弹出的对话框中进行设置； ●选中数据透视表，可使用“数据”→“数据透视表和图表报告”命令或者选择快捷菜单中的“向导”命令再次启动数据透视表和数据透视图向导，对数据源、版式、选项进行设置； ●选择快捷菜单中的“设置报告格式”命令设置报告格式。

4.5 数据图表的设计 4.5.1 图表的建立 4.5.1.1 使用图表向导建立图表 例如，用簇状柱形图的形式画出幻灯片93中的“学生成绩管理数据库”中前6个学生的高等数学和大学英语的成绩情况。 建立图表的方法：、 （1）选定用于制作图表的数据区域,本例为B1:B7及D1:E7；   （2）选择Excel 2000常用工具栏中的“图表向导”按钮 ，或者选择“插入”→“图表”命令，系统弹出 “图表向导-4步骤之1-图表类型”对话框，根据需要选择“标准类型”和“自定义类型”，本例选择“簇状柱形图”，如果单击“按下不放可查看示例”按钮，可以预览所选的图表示意图，接着单击“下一步”按钮。

“图表向导-4步骤之1-图表类型”对话框   （3）在 “图表向导-4步骤之2-图表源数据”对话框中的“数据区域”选项卡中，“数据区域”会自动显示开始选中的数据区，用户也可以修改；在“系列产生在”项中选定“行”或“列”单选钮。所谓“系列”或“数据序列”，是指一组相关的数据点，它代表

一行还是一列数据。在图表上，每一系列用单独的颜色或图案区分出来。本例有两个系列，分别是D2:D7和E2:E7。在“系列”选项卡中，可以添加或删除数据系列，指定用于X轴标志的源区域，并指定用于系列名字和数值的源区域。单击“下一步”按钮。 “图表向导-4步骤之2-图表源数据”对话框

（4）在 “图表向导-4步骤之3-图表选项”对话框中，“标题”

选项卡用于给整个图表和图表的X轴、Y轴添加或删除标题，标题的内容需要人工输入；“坐标轴”选项卡用于设置图表是否显示X轴和Y轴；“网格线”选项卡用于设置图表是否显示X方向和Y方向的网格线；“图例”选项卡用于设置是否显示图例和图例摆放的位置；“数据标志”选项卡用于设置是否给系列添加数据标志及数据标志的形式；“数据表”选项卡用于设置是否在图表的下面显示绘制图表所用的数据系列。单击“下一步”按钮。 （5）在 “图表向导—4步骤之4—图表位置”对话框中设置图表的位置。如果选“作为其中对象插入”，需要给出插入图表的工作表的名称,这种图表称为“嵌入式”图表；如果选“作为新工作表插入”，系统给出默认名称“图表1”，用户可以采用，也可以更改，这种图表称为“图表工作表”。

“图表向导—4步骤之4—图表位置”对话框 （6）单击“完成”按钮。结果下图所示。 学生成绩统计图

4.5.1.2 使用图表工具栏建立图表 显示图表工具栏的操作步骤：选择“视图”→“工具栏”→“图表”选项。 图表工具栏如下图所示： 图表工具栏

使用图表工具栏建立图表的操作步骤：①选定用于制作图表的数据区域；②选择图表工具栏中“图表类型”中的一种图表类型。 4.5.2 图表的编辑 图表元素如下图所示：

4.5.2.1 图表格式化 不管哪种图表元素，都必须按照如下两种方法之一进行格式设置： 方法一：①单击并激活图表，这时图表的边框四周有八个小黑方块；②选择要格式化的图表元素；③双击要格式化的图表元素，或者右击图表元素，选择快捷菜单中的“格式化”命令，在系统弹出“格式化”对话框中，选择需要的格式化选项；④单击“确定”按钮。 方法二： ①在图表工具栏中的“图表对象” 列表框中选定所需的对象； ②单击列表框旁边的“设置选定对象格式”按钮对图表对象进行格式化。 4.5.2.2 修改图表 （1）修改数据源

具体的操作步骤：①选定图表；②选择“图表”→“数据源”命令,或者单击并激活图表后右击图表，选择快捷菜单中的“数据源”命令，系统弹出类似“图表向导-4步骤之2-图表源数据”对话框；③重新选定所需工作表数据区域；④单击“确定”按钮。 注意：修改数据源后，所作的图表将随新的数据而更新。 （2）修改图表类型 具体的操作步骤：①选定图表；②选择“图表”→“图表类型”命令，或者单击并激活图表后右击图表，选择快捷菜单中的“图表类型”命令，系统弹出类似“图表向导-4步骤之1-图表类型”对话框；③修改图表类型；④单击“确定”按钮。 （3）修改图表选项 具体的操作步骤：①选定图表；②选择“图表”→“图表选项”命令，或者单击并激活图表后右击图表，选择快捷菜单中的“图表选项”命令，系统弹出类似“图表向导-4步骤之3-图表选项”

对话框；③修改图表的标题、坐标轴、网格线、图例、数据标志、数据表。也可以双击这些图表元素，在弹出的对话框中进行修改。④单击“确定”按钮。 （4）修改图表位置 具体的操作步骤：①选定图表，②选择“图表”→“位置”命令，或者单击并激活图表后右击图表，选择快捷菜单中的“位置”命令，系统弹出“图表向导—4步骤之4—图表位置”对话框；③重新设置图表位置；④单击“确定”按钮。 （5）添加趋势线 具体的操作步骤：①选定图表；②选择“图表”→“添加趋势线”命令，或者单击并激活图表后右击图表，选择快捷菜单中的“添加趋势线”命令；③在弹出的“添加趋势线”对话框中根据需要进行设置；④单击“确定”按钮。

(6)修改图表大小 选定图表，当鼠标指针移到图表区的八个小黑方框上时，指针变为“”形状时，按下鼠标左键任意拖动即可对图表大小进行调整。其中绘图区和图表区大小的修改方法相同。 (7)删除图表 选定图表，按Delete键即可删除图表，或右击图表空白处，选择快捷菜单的“清除”命令也可删除图表。

4.6 图表的页面设置与打印 4.6.1 页面设置 选择“文件”→“页面设置”命令，系统弹出“页面设置”对话框。 “页面设置”对话框

“页面”选项卡可以对打印方向、缩放比例、纸张大小、打印质量、起始页码进行设置。 “页边距”选项卡可以对打印数据到页边缘的距离、页眉或页脚边距、居中方式进行设置。 “页眉/页脚”选项卡如下图所示。 “页面设置”对话框“页眉/页脚”选项卡

“工作表”选项卡中可以设置打印区域、打印标题、打印顺序及打印复选框(网格线、单色打印、按草稿方式、行号列标、批注、错误单元格打印方式)。当所选定的打印内容为图表时，“工作表”选项卡改为“图表”选项卡，在“图表”选项卡中可以对打印图表大小、打印质量进行设置。 数据透视表可以将行、列以及数据字段的字段标志和项标志作为打印标题重复打印在每张打印页上。要设置该功能，必须在打印数据透视表报表之前删除在“页面设置”对话框中设置的所有工作表打印标题。如果字段不少于两个且分页符落在某个项组中，则可以在下一页的顶部自动对外部字段重复项标志。所有在分页符左侧的字段都将重复打印命令标志。 4.6.2 打印区域设置 设置打印区域方法有三种： （１）选择“文件”→“打印区域”→“设置打印区域”命令。

（２）选择“文件”→“页面设置”→“工作表”选项卡，在“打印区域”项中设置打印区域。 （３）在分页预览模式下用快捷菜单中的“设置打印区域”。 如果选择“文件”→“打印”命令，在缺省情况下，将打印出打印区域中的内容。 如果工作表上包含多个数据透视表报表，并希望使用数据透视表报表的打印设置，则需要设置打印区域，使打印区域中只包含要打印的数据透视表报表。 当打印嵌入式图表时，如想只打印工作表，而不打印图表，应右击嵌入式图表空白处，在快捷菜单中选择“图表区格式”→“属性”选项卡,取消“打印对象”的设置。 如要一次打印多个工作簿，所有工作簿必须存放在同一个文件夹中，然后在“打开”对话框中按住Ctrl键选多个工作簿，并且在“打开”对话框“工具”下拉列表框中单击“打印”即可。

如要一次同时打印多张工作表，则要在打印之前选定相应的工作表。 4.6.3 分页预览 ●分页预览就是显示要打印的工作表区域和分页符位置的工作表显示模式； ●选择“视图”→“分页预览”命令,可出现幻灯片138所示的“分页预览窗口”； ●手工设置的分页符为蓝色实线，而Excel自动设置的分页符为蓝色虚线； ●分页预览模式下可以用鼠标拖动分页符的方式，调整当前工作表的分页符； ●用“插入”→“分页符”或快捷菜单中的“插入分页符”命令强制分页；

●可以快速设置打印区域，并可用快捷菜单在打印区域中添加或删除不同区域，调整打印区域大小。 ●选择“视图”→“普通”命令返回普通视图模式。 分页预览窗口

4.6.4 打印预览和打印 4.6.4.1 打印预览 实现打印预览的方法有以下四种： （1）单击“文件”→“打印预览”命令。 （2）单击常用工具栏“打印预览”按钮。 （3）在“页面设置”对话框中，单击“打印预览”按钮。 （4）在“打印”对话框中，单击“预览”按钮。 4.6.4.2 打印 实现打印预览的方法有以下两种： （1）选择“文件”→“打印”命令，系统弹出“打印”对话框，用户可以设置打印机名称、打印范围、打印内容、打印份数和打印机属性。

（2）单击常用工具栏中的“打印”按钮，将直接将工作表按默认的设置打印。