台灣高雄農田水利會 104年度 公文線上簽核暨影像管理系統 安裝建置案 總發文作業

說 明(一) 「公文線上簽核系統」未來正式上線後將取代現行使用之「公文管理系統」、「公文製作系統」 、「檔案管理系統」及「影像管理系統」 。 說 明(一) 「公文線上簽核系統」未來正式上線後將取代現行使用之「公文管理系統」、「公文製作系統」 、「檔案管理系統」及「影像管理系統」 。 各水利會針對「公文線上簽核系統」是否全面或分階段來推動， 由各水利會自行決定。 貴會線上簽核系統上線時程及範圍規劃: 定於104年10月1日上線，目前分兩階段上線，第一階段仍採紙本簽核。(如有變動屆時另行通知)，後續視辦理狀況再逐步推動公文線上簽核作業。

說 明(二) 上線時注意事項: (1)上線前未辦結在途公文，請於原系統繼續辦結。 說 明(二) 上線時注意事項: (1)上線前未辦結在途公文，請於原系統繼續辦結。 (2)新系統上線後，總收文不再列印電子來文，各單位承辦人 如採紙本作業簽辦，請先於系統印出電子來文再簽辦。 (3)電子來文先於線上預覽來文，再決定辦理方式，如採紙本簽辦請印出紙本公文。 (4)密件公文維持原作業方式，採紙本作業。 3

公文作業流程介紹

第一階段先行實施紙本作業 紙本作業 5

後續再實施線上簽核作業 線上作業 線上作業 線上作業 6

說明：｢公文線上簽核系統｣登錄網址:請由下列網址進入: 會本會:http://172. 16 說明：｢公文線上簽核系統｣登錄網址:請由下列網址進入: 會本會:http://172.16. 0.6:8080/COAJavaDoms / 工作站:http://125.227.233.235:8080/COAJavaDoms / 帳號(使用者名稱)請輸入員工編號 密碼請輸入0000 例如:員工編號為: 2012 帳號請輸入:2012

總發文作業－密碼更改 說明：提供總發文人員不定期執行密碼之變更。

總發文作業－收繕

總發文作業－工作清單 說明：列出各單位送至總發文待發文之公文，點選待收公文可直接進入收文作業。 點選『待收公文』可進入收文作業。

總發文作業－收文作業 說明：1.公文收下前，先檢查紙本公文是否已經長官同意發。 2.檢查沒問題後，將公文簽收下來。 步驟2： 按【執行】將公文送至繕校作業 步驟1： 勾選欲簽收之公文

總發文作業－退繕作業 說明：方法一，在收文公文(列表)下未將公文收下，可勾選公文按【退繕】將公文退回承辦單位 。 步驟2： 按【確定】將公文退回承辦人 步驟1： 勾選退繕公文

總發文作業－退繕作業 說明：方法二，若公文已收下來才發現誤收需退回，至左邊功能選單【退繕作業】將公文退回承辦單位 。 步驟2： 按【執行】將公文退回承辦人 可於備註輸入原因，或是點選退繕原因用點選的方式選擇原因 步驟1： 勾選退繕公文

總發文作業－繕校

總發文作業－繕校作業 說明：列出待繕打/校對之公文件數，點選信封進入公文繕校畫面。

總發文作業－繕校作業 說明：繕校人員依據紙本公文上相關主管的修改內容逐一修改。 檢查內容、確認發文資料。

總發文作業－繕校作業 說明：繕校人員修改完成後，點選發文日期、列印需郵寄的紙本公文與轉製發文資料。 點選小圖示日曆可選日期

總發文作業－繕校作業 說明：開啟發文清單進行發文列印與資料轉製。 點選『發文處理』選擇『發文列印』開啟發文清單視窗。

總發文作業－繕校作業 說明：執行紙本公文列印併將受文者資料轉入公文管理系統。 步驟1： 執行發文檢查，確認資料是否正確 步驟3： 發文預覽 步驟4： 執行發文列印，列印紙本受文者公文。 步驟5：按【離開】 步驟2： 執行轉製，將受文者資料轉入公文管理系統。

總發文作業－繕校作業 說明：發文列印方式說明(一文多發:正副本受文者皆全部顯示)

總發文作業－繕校作業 說明：發文列印方式說明(分址分文:正副本受文者只顯示該受文者)

總發文作業－繕校作業 說明：發文列印方式說明(如正副本行文單位:受文者顯示:如正副本行文單位)

總發文作業－繕校作業 說明：繕校完成點選「校畢」更新製作資料。 點選『校畢』，按【送文】更新資料。

總發文作業－繕校作業 說明：校畢後可視實際需要是否要列印發文清單。 點選『列印』開啟發文清單報表。

總發文作業－設定套印受文者(一) 說明：若該文需要通知相關單位的人，例如告知警衛室當天會有外賓來訪、事務科準備會議室茶水…等。 步驟1:按新增，增加受文者欄位 步驟2:繕打受文者內容 步驟3:按儲存

總發文作業－設定套印受文者(二) 說明：設定套印受文者完，至發文處理/發文列印

總發文作業－電子發文

總發文作業－發文作業 說明：於左邊功能選擇【電子發文作業】列出待電子發文之公文清單，點選【轉交換檔】可進入電子發文作業。 點選【轉交換擋】開啟電子發文作業。

總發文作業－發文作業 說明：列出電子發文受文者資料，進行電子發文。 步驟2： 發文預覽 步驟1： 發文檢查 步驟3： 點選【電子發文】將電子公文傳送至交換中心。 步驟4： 點選【電子抄件】將抄件寄給承辦人及會辦承辦人。

總發文作業－發文作業 說明：電子發文後，若該件公文已電子發文，在「發」欄位會打勾，發文人員可判斷該文號是否已發電子文。

總發文作業－送文作業 說明：發文完成後，點選[送文作業]將已發文公文送至檔案室歸檔。 步驟3： 點選【執行】，將公文送出 步驟2： 選擇送件方式，發文歸檔或暫不歸檔 步驟1： 勾選待送公文

總發文作業－報表列印

總發文作業－報表列印作業(一) 說明:以歸檔時序發文清單為例，當總發文人員將紙本公文送至檔案室，務必 總發文作業－報表列印作業(一) 說明:以歸檔時序發文清單為例，當總發文人員將紙本公文送至檔案室，務必 記得印歸檔時序發文清單，將清單連同紙本公文一起送至檔案室。 步驟2：點選開啟報表 步驟1：輸入列印條件

總發文作業－報表列印作業(二) 說明:列印歸檔時序發文清單 步驟3：點選印表機圖示，將報表列印出來即可。

總發文作業－密件公文受文者補登

總發文作業－受文者登錄 說明:提供總發文人員收到密件公文不能看公文內容時，可於此將受文者進行登錄，完成校畢。 步驟1：點選文號或尚未校畢 步驟3：點選[修改]後，存檔 步驟2：可點選[加項]後，補充受文者

總發文作業－公文補發作業

總發文作業－公文補發 說明:針對已發文且檔案室已收文之公文進行列印補發紙本公文。 點選信封進入繕校畫面 ，詳次頁。

總發文作業－公文補發 說明:點選正本，跳出受文者視窗進行增加需郵寄的受文者。 1040000002公文原始的受文者

總發文作業－公文補發 說明:增加受文者後，點選發文列印將紙本公文印出來。

總發文作業－公文補發 說明:開啟發文清單，將紙本公文印出來。 勾選新增的受文者進行列印。 ① ②

總發文作業－公文補發 說明:紙本公文印出來後，按【校畢】，更新內容與紀錄。

總發文作業－套印功能變數

總發文作業-套印功能變數 1.繕校人員點選小信封進入(繕校人員記得每天要開啟發文列印程式)

總發文作業-套印功能變數 2.繕校開啟該份公文稿後，依序完成發文處理程序：逐一公文線上繕打或校稿->給予發文日期 點選「發文處理」→再選「發文列印」，進入發文清單( 畫面如下)。若受文者有套印功能，則 會出現「✎{受文者}」。

總發文作業-套印功能變數 3.接著將列印方式選為「套印系統」，則受文者欄位會帶出功能變數內的受文者。如下圖。接著點選「發文檢查」、「轉製發文資料」、「預覽」、「發文列印」， 系統開始進行列印。 ２ １ ３ 由左至右依序點選「發文檢查」、「轉製發文資料」、「預覽」、「發文列印」

總發文作業-套印功能變數 4.可由預覽進行確認文稿是否正確。製作完成則系統呈現列印後的畫面如下圖

總發文作業－代理人作業

代理人作業 說明：提供總發文人員執行授權代理。 步驟3：點選【新增】後即完成代理人設定 步驟1：分別選定請假及代理人員 步驟2：選定代理起迄日期

授權代理－代理人設定 說明：代理人可以透過身份切換，進入該請假人員的工作清單替他處理公文。