採購管理模組 ERP系統上物料的採購循環流程往往由供應商管理模組、採購模組、驗收模組以及庫存管理模組等模組所組成。 在本章節中，敘述關於各模組的資訊系統建置的目的、相關作業流程圖、以及Oracle ERP系統在此功能模組上的個案說明。

本章摘要 第1節 緒論 第2節 採購管理作業流程 第3節 電子化採購系統 第4節 ERP採購模組 第5節 ERP採購系統之績效評估 第1節 緒論 第2節 採購管理作業流程 第3節 電子化採購系統 第4節 ERP採購模組 第5節 ERP採購系統之績效評估 第6節 結語 個案探討

第1節 緒論 隨著企業資源規劃(ERP)應用範圍的增加，採購正由傳統的書面流程，轉變為電子化採購。電子化採購的主要效益有二： 效率：採購成本較低、處理週期較短、減少未經核准的購買行為、採購功能與重要後端作業系統的整合 效能：對供應鏈控制增加、對關鍵採購資料能主動管理、提高組織內採購決策品質。

採購的定義 狹義的採購(Purchase)是指限於以「購買」(Buying)的方式，由買方支付對等的代價，向賣方換取物品的行為過程，亦即所謂的「一手交錢、一手交貨」。 廣義的採購(Procurement)，以物品取得途徑來說明，包含購買、租賃、借貸、交換及徵收。

企業採購的目的可分為短期、中期與長期目標。 適時地從最恰當的供應商中提供正確數量，並將符合要求的產品運送到正確的地點給組織內的顧客。 協助組織達成營運目標，有效管理採購部門，並與其他部門維持密切聯繫。 發展企業整合性之採購策略，以協助企業整體營運策略及終極目標之實現。

1 2 3 4 5 採購的五大要素 此即所謂的5R(許振邦，2004) 適當的供應商(Right Vendor) 適當的品質(Right Quality) 3 適當的時間(Right Time) 4 適當的價格 (Right Price) 5 適當的數量 (Right Quantity)

1 2 3 採購的方式 依採購權責的劃分方式，可將採購的方式分為三類，(王忠宗，2000)。 集中採購(Centralization)：此一方式適用於多工廠生產同一種用品之企業。 1 分散採購(Decentralization)：這種做法大多適用於各事業單位營業性質差異極大的企業。 2 混合採購(Consolidation)：根據物料的價值、數量及各單位之通用程度，同時採用集中採購及分散採購。 3

第2節 採購管理作業流程 在採購制度中，一般分為就源採購與統一採購二種。 第2節 採購管理作業流程 在採購制度中，一般分為就源採購與統一採購二種。 就源採購，係指有需求的人或部門，自行進行採購的各項事宜；而統一採購，則指企業內部設有專責的部門，負責各項採購事宜。 目前市面上的ERP系統所支援的採購模組管理資訊系統，大體上約可分為營建工程採購資訊系統、原物料採購作業系統、總務採購作業系統，以及備品零件採購資訊系統等四類。

整個採購系統的分布圖，如圖4-1 所示。 未來發展 供應鏈 電子市集 採購類別 原物料採購 備品零件採購 工程採購 總務採購 作業特性 依據生產排程 依據採購排程 依據專案進度 突發性 資訊科技 電子化採購平台系統 圖4-1：電子化採購資訊系統

1 2 3 4 為了使採購作業能更順利地進行，基本上應該賦予採購部門以下四種決策權： 供應商的選擇 決定交易的價格與條件 對採購規範的質疑與確認 4 負責對供應商的一切聯繫工作

圖4-2 顯示採購的一般作業流程。 圖 4-2：採購的一般作業流程 與使用單位溝通 需求細節 提出請購 確認需求 尋找並確定有潛 力的供應商 發出尋價通知並 審核報價 選擇供應商 準備及發出採購 訂單 收貨與檢驗 訂單的跟蹤與 催貨 付款與結業 採購紀錄歸檔 圖 4-2：採購的一般作業流程

確認需求 專業的採購人員必須考慮所需購買物品或服務的種類、型態以及需求的頻率。 提出請購 任何採購行為發生之前，必然經過請購程序。 請購作業流程圖，如圖4-3 所示。

安全庫存請購 採購計畫 產銷計畫 填請購單 庫存足夠 NO 臨時需求 核准 採購作業 YES 投入生產/銷售 YES 圖4-3：請購作業流程圖 主管審核請購的重要依據，通常是依安全庫存量來判斷。因此在採購之前，我們了解到良好的庫存管理乃是正確進行採購決策之重要依據。

與使用單位溝通需求細節 如果請購者與採購人員甚至供應商能達成團隊合作，通常會對採購的運作有相當大的助益，尤其是在規格的制定上。 尋找並確定有潛力的供應商 是較為先進的公司則會從確認哪些對企業而言，是屬於重要策略性的物料或產品來著手，運用全面性的評估流程，預先審核哪些具有潛力的供應商。

詢價報價作業 採購經辦人員接獲「請購單」後，應參考市場行情、過去採購紀錄、以電話詢價、或請供應商填具「報價單」等來進行詢價作業。 對於供應商之報價資料經整理後，經辦人員應深入分析(如價值分析或成本分析)後向各供應商進行訪價或議價作業。 詢議價完成後，經辦人員應於「請購單」上詳填詢價或議價結果及擬定「訂購廠商」，「交貨期限」 與供應商議定之付款條件，經採購主管審核後，依採購核決權限呈核。

1 2 3 4 選擇供應商 如何去選擇一個不會出問題的供應商，在於所有評估標準的整合判斷。 更新供應商品表資料 審核供應商綜合評估表 評估供應商之品質、價格、交貨與服務 3 諮詢相關部門或人員的意見 4

採購作業 採購作業流程圖，如圖4-4 所示。 圖4-4：採購作業流程圖

物流追蹤 物流追蹤流程圖，如圖4-5 所示。 指起於貨品自供應商的倉庫出庫，終於貨品進入企業倉庫。在其中，因企業要求之不同，而有不同的管制點。 物流追蹤

供應商出貨登錄 檢查入關狀態 國外 採購 檢查出貨狀態 檢查入庫狀態 入庫 驗收 國內採購 圖4-5：物流追蹤流程圖

訂單的跟催與催貨 有些公司甚至會雇用催貨員來監督供應商，以確保供應商交貨的績效。 當供應商無法如期交貨時，催貨就成了唯一辦法，因此，嚴密監控供應商訂單交貨的狀況，是非常必要的。

驗收入庫 驗收入庫流程圖如圖4-6 所示。 指相關人員需核對廠商是否於交貨日備妥送貨資料、發票(三聯式)於指定地點交貨，若未於交貨日當天備妥，依當初所訂定之合約處理。 驗收入庫

交貨 核對物品數量 符合 Yes 檢驗品質 合格 No 與合約不符作業 倉儲管理 Yes 入庫記錄 入庫 付款作業 請款 圖4-6：驗收入庫流程圖

付款與結案 付款作業流程圖，如圖4-7 所示。 圖4-7：付款作業流程圖

採購紀錄歸檔 習慣上，採購部門會保留所有已交訂單，並將其視為歷史交易紀錄，一般來說，多數企業會將這些檔案保存五年。

第3節 電子化採購系統 電子化採購是藉由網際網路的力量，改善企業傳統採購作業之無效購買、繁複流程、雜亂蒐尋方式的缺點，以達到降低採購成本、縮短交貨時間、分析顧客採購習性的功效，典型的電子化採購流程如圖4-8 所示：

A公司 買方 型錄 ERP/ DBMS A公司 付款 跨組織資訊 交換／ 線上 訂購和投標 資訊蒐集 A公司 供應商 電子商務 伺服器 ERP/ DBMS 網際 網路 網際 網路 圖4-8：電子化採購的示意圖

1 2 3 4 釐清電子採購的目標 典型的目標包括： 自動化貨品的選擇與採購 大幅降低整個公司的採購成本 快速且精確的符合公司的採購內控模式 消除非授權員工的採購 4

分析現有的採購流程 一旦資料收集完成，並且進行一致性與精確度分析後，就可以將它加入目前採購流程的模型。這個模型是用來做為進階分析的基準，以確保： 目前的流程與組織的策略性目標相符 1 採購流程能滿足顧客的需要 2 目前採購流程的效率 3

關係矩陣能根據每家供應商，對公司目前或未來成功的貢獻程度，將供應商總類彙總為下列四個類別如表4-2。 分析與供應商間的關係 關係矩陣能根據每家供應商，對公司目前或未來成功的貢獻程度，將供應商總類彙總為下列四個類別如表4-2。 表4-2：供應商總類 供應商種類 供應商參與程度 有無承諾 重要性 合作期間 策略性協同合作關係 高 有 長期 策略性合作關係 中高 中 中長期 非策略性有限關係 無 低 短期 非策略性商品關係

1 2 3 4 選擇採購系統 選擇電子採購應用系統，要考慮許多因素。 它支援公司的採購流程嗎？ 它能提升公司在其他應用系統上的投資嗎？ 它能與其他應用系統密切合作嗎？ 3 它具有延伸性嗎？能接納其他廠商的技術嗎？ 4

解決人的問題 系統導入失敗的主要原因，「人」的因素所占比例很大，因為改變通常會產生員工的抗拒，進而阻礙新採購流程的發展。

第4節 ERP採購模組 1 2 3 4 5 Oracle ERP 採購模組主要的功能有下列幾項： 供應商管理 (Supplier Management) 1 請購單管理 (Purchase Requisitions) 2 詢價報價作業 (RFQs & Quotations) 3 採購單管理 (Purchase Orders) 4 採購收料與退貨 (Receiving & Returns) 5

供應商管理 Oracle ERP 採購模組在管理供應商的資料是利用階層式的方式來進行管理，在階層管理上分為表頭層(Header Level)與內容層(SiteLevel)，如圖4-9 所示。 圖4-9：階層式 概念的管理模式

Oracle ERP 採購模組提供對供應商採購相關行為之管控功能如下： 付款與發票核准之暫止 (Hold) 採購行為之暫止 (PO hold) 貨款之止付 (Unmatched Invoice hold) 付款所需憑證種類之管控 (Invoice Matching Way) 送料數量與訂購數量之差異管控 (Qty Receive Tolerance) 送料交期與訂購交期之差異管控 (Days Early/Late) 收料途徑之設定 (Direct, Standard, Inspection) 多址供應商管控區分 (Site-Specific Information)

圖4-12：Oracle ERP之供應商基本資料——收貨頁籤

請購單管理 在Oracle ERP採購模組中，請購單主要由以下幾種方式產生而來，如圖4-13所示： 圖4-13：請購之管理

圖4-14：Oracle ERP採購模組的請購單輸入畫面

詢價報價作業 而電子化詢價報價的方式，已轉變成人員針對特定物料設定強制性之詢價機制，而在詢價機制中利用多重之價格區間及折扣供廠商參考，最後系統將自動告知有效期限到期之詢價，以讓企業進行採購報價的程序，當報價程序完成即可進行採購單的設定工作，如圖4-15。

申請單 詢價單 自動產生 引進 請求 人工 自動產生 列印並寄出詢價單 請購單 報價單 人工 圖4-15：電子化詢價議價程序

在Oracle ERP採購管理模組中，可直接開立詢價單如圖4-16 所示。圖4-17是Oracle ERP之報價單。

採購單要在進貨確認數量以及品質無誤之後才能進行歸檔的作業。各相關單位利用採購單的用途如圖4-18： 採購單管理 採購單要在進貨確認數量以及品質無誤之後才能進行歸檔的作業。各相關單位利用採購單的用途如圖4-18： 請購部門 採購部門 會計部門 收貨部門 驗收貨品 掌握供應商資訊 追蹤採購案 財務歸劃 申請單 自動產生 採購文件 歸檔 採單單 認可 圖4-18：採購單之用途

1 4 2 5 3 6 Oracle ERP 採購模組利用類別的方式將採購單做以下的分類： 標準訂單 總括採購的訂單 合約訂單 預購訂單 總括採購合約 6 預估訂單叫貨

圖4-19：Oracle ERP採購模組之採購單

採購收料與退貨 採購單經由公司送交供應商之後，供應商會根據採購單所要求的相關規格原物料進行配送，當採購的原物料送達公司後，收貨部門會根據採購單或是到貨單進行簽收的動作。 銷售系統 庫存計劃 Internal Shipment 供應商 Shipment 收貨行徑 Inspect檢驗 Receive收料 Transfer 移轉 目的地 Deliver入庫 Shop Floor 生產線上 Inventory 庫存 Expense 費用性 圖4-20：收料、驗收以及入庫的程序

1 2 3 1 2 3 在Oracle ERP 系統中，收貨程序可分成三種： 圖4-21 即為驗收收貨程序，主要分成三個階段： 直接收貨 標準收貨 3 驗收收貨 1 貨品運送至收貨區 2 貨品移轉、檢驗 3 送達目的倉庫儲位

圖4-21：驗收收貨程序 運送至收貨區 門房代收 20 Items 收貨區 暫收區 20 Items 移轉 檢驗區 目的地 原料倉B 倉庫儲位10-A 10 Items 原料倉A 倉庫儲位10-B 移轉 移轉 運送 圖4-21：驗收收貨程序

圖4-22：Oracle ERP 採購模組之收貨單

Oracle公司的企業資源規劃系統中，與採購模組連結的有下列幾項，而整體流程如圖4-23所示： 採購模組與其他模組間的關係 Oracle公司的企業資源規劃系統中，與採購模組連結的有下列幾項，而整體流程如圖4-23所示： 規劃 訂單登錄 專案製造 在製品 採購 供應商排程 人力資源 會計總帳 庫存 圖4-23：採購模組與其他模組間的關係

第5節 ERP採購系統之績效評估 採購管理不善所導致的庫存或物料過剩，會造成企業無法計算的損失，故導入ERP 採購系統以降低存貨成本為解決方案的主要目的之一。 存貨成本 導入ERP 採購系統為解決方案，能夠促使其整體採購流程透明化，對採購效率的提升有很大的幫助。 訂單回應時間 藉由與供應商的整合與協同運作，除了可提升採購效率之外，更能有效掌握可靠的供應商，以確保其交貨日期與正確交貨。 供應商交貨準確度

第6節 結語 故企業必須有效整合採購、生產、存貨、銷售、配送及相關作業功能，以期降低成本、提升顧客滿意度與增加企業競爭優勢。

個案探討