第四章 企业档案管理业务流程

本章主要内容 企业档案的收集与进馆 企业档案的整理 企业档案的鉴定与保管 企业档案的统计与利用

第一节 企业档案的收集与进馆 收集工作 企业文件进馆工作 企业产权变动过程中档案的归属与流向 国有企业产权变动中档案的流向 第一节 企业档案的收集与进馆 收集工作 企业文件进馆工作 企业产权变动过程中档案的归属与流向 国有企业产权变动中档案的流向 国有破产企业档案的流向

一、收集工作 （一）企业档案的收集渠道 本企业业务职能部门移交文件归档 外单位转让或移交 企业人员非职务活动中形成档案的寄存、捐赠或转让 面向社会收集、征集相关材料

（二）归档范围内文件材料的接收 依据：《企业文件材料归档范围和档案保管期限规定》 企业文件材料归档范围是： （一）反映本企业在研发、生产、服务、经营、管理等各项活动和基本历史面貌的，对本企业各项活动、国家建设、社会发展和历史研究具有利用价值的文件材料； （二）本企业在各项活动中形成的对维护国家、企业和职工权益具有凭证价值的文件材料； （三）本企业需要贯彻执行的有关机关和上级单位的文件材料，非隶属关系单位发来的需要执行或查考的文件材料；社会中介机构出具的与本企业有关的文件材料；所属和控股企业报送的重要文件材料； （四）有关法律法规规定应归档保存的文件材料和其他对本企业各项活动具有查考价值的文件材料。

企业下列文件材料可不归档： （一）有关机关和上级主管单位制发的普发性不需本企业办理的文件材料，任免、奖惩非本企业工作人员的文件材料，供工作参考的抄件等； （二）本企业文件材料中的重份文件，无查考利用价值的事务性、临时性文件，未经会议讨论、未经领导审阅和签发的文件，一般性文件的历次修改稿、各次校对稿，无特殊保存价值的信封，不需办理的一般性来信、来电记录，企业内部互相抄送的文件材料，本企业负责人兼任外单位职务形成的与本企业无关的文件材料，有关工作参考的文件材料； （三）非隶属关系单位发来的不需贯彻执行和无参考价值的文件材料； （四）所属和控股企业报送的供参阅的一般性简报、情况反映，其他社会组织抄送不需本企业办理的文件材料；

（二）归档范围内文件材料的接收 承办部门将《档案移交（接收）登记表》随同归档文件一起向档案部门移交 档案部门接收档案时，要认真核对《档案移交（接收）登记表》，并检查整理质量 移交清册双方各保留一份

（三）有关档案资料的收集 接收所属单位因产权变动无规定接收单位却有保存价值的档案 根据管理权限接收无法人资格的所属单位档案 根据企业需要，收集宣传报道本单位的新闻资料 根据研发、市场竞争等需要，收集可供分析研究的资料 根据企业历史研究需要，向社会、离退休人员收集征集的档案资料

思考： 如何做好企业档案收集工作？

争取领导对档案工作的重视，从组织和制度上保障收集的进行。 一是建立档案网络组织，从企业上层领导到企业的各个科室（职能部门）及车间，落实专、兼职档案员，在组织上保障档案工作的开展。 二是制定档案管理的各项制定：《集团公司档案管理制度》、《集团公司文件材料归档范围》、《集团公司文件材料归档经济责任制》等。

二、企业文件进馆工作 （一）企业文件进馆工作有二方面内容 企业文件现行期满，系统整理后移交给企业档案馆 企业档案馆（室）依法向国家有关档案馆移交有关档案 　　

（二）企业档案进馆工作的要求 以法律法规为准绳，谋求档案信息资源整体效益的最佳化 采取多种措施，实现对企业档案信息资源的控制 明确进馆范围、质量要求、手续

（三）企业向国家有关档案馆移交档案的范围 在大中城市规划区内进行建设的企业，按《城市建设档案归属与流向暂行规定》向城建档案馆移交有关档案 处于资产和产权变动中的企业，按照或参考《国有企业资产与产权变动档案处置暂行办法》，向有关的档案馆移交

（四）移交的档案包括两个方面 企业资产与产权变动档案 企业资产与产权变动过程中形成的档案

（五）企业集团档案馆的进馆范围 集团总部形成的文件 核心企业形成的文件 其他成员企业形成的重要档案 从外单位、个人等处收集来的对集团有重要参考价值的资料

三、企业资产产权变动过程中档案的归属与流向 随实物走 收进（寄存）所在地的国家档案馆 收进专业主管部门

案例： 工龄计算牵出档案丢失 2011年2月，家住沙坪坝的退休老工人辉师傅（化名）去领退休金时，偶然发现自己的工龄计算有误。自己明明是1960年参加工作的，社保部门却错误地登记为1963年。少了整整三年工龄，退休金也由此少了好多。于是，辉师傅来到石井坡街道反映此事。街道办的工作人员告诉辉师傅，如果要更正工龄，需要去辉师傅的单位取回辉师傅档案，再拿档案去社保局纠正。 辉师傅是1998年从重庆某国营机械厂退休的。2003年，该机械厂破产清算，其部分资产和债务被私营的某机械公司收购。辉师傅和部分退休工友档案也被交到该机械公司代管。但是，当辉师傅找到该公司查询档案时，却发现公司档案库中没有自己的档案。

辉师傅随即向沙坪坝区人民法院提起诉讼，要求某机械公司归还档案，到社保局纠正原告工龄为38年，如果该公司不能归还档案纠正工龄，则要求赔偿原告终身赔偿3万元。 一审法院经审理认为，虽然双方确实不存在劳动关系，但原告档案由被告代管，被告丢失档案是实情，遂判处公司方赔偿辉师傅一万元。公司方不服判决，上诉至市第一中级人民法院。近日，市一中院作出终审裁定：驳回上诉，维持原判。

四、国有企业产权变动中档案的流向 《国有企业资产与产权变动档案处置暂行办法》 （一）国有企业之间兼并的，被兼并企业的档案归属于兼并企业或新设置的企业，由兼并方统一管理，单独保存。 国有企业与国有企业合并，其档案处置按国有企业之间兼并的档案处理办法办理。

（二）国有企业被集体、私营和中外合资、合作等非国有企业兼并的，其党群工作、行政管理、生产技术管理等类档案按隶属关系移交企业主管部门或寄存所在地国家档案馆，也可由企业主管部门或所在地档案管理部门指定有关的企业代为保管。

五、国有破产企业档案的流向 （一）破产企业属产权范畴的科研、基建、设备、产品档案随产权的变更而转移；其他档案应当移交给企业主管部门管理；无企业主管部门的应当按管理权限移交给市或区县综合档案馆代为保管。 （二）破产企业被拍卖的，记载国有资产的档案须经资产评估后以转让给对方；企业党群工

作、行政管理、经营管理档案及会计档案等不需要转让的移交给企业主管部门管理，或由市、区县综合档案馆代为保管。破产企业产权出让给中外合资、合作企业的，不需转让的档案可移交原企业主管部门管理。 （三）破产企业档案清理移交工作应当与国有资产清算移交工作同步进行。

（四）下列破产企业的档案应当由市或区县综合档案馆无偿接收： 历史悠久且在本地区的工商企业发展史上有影响的 新中国成立前企业的历史档案已经被市或区县综合档案馆接收进馆的 对本地区经济建设曾起着重要影响并具有一定地位和作用属本市、本地区首家破产的

第二节 企业档案的整理 企业档案分类方案 不同类型企业档案的整理方法

一、文件材料整理 遵循文件材料形成规律，保持有机联系，符合有关标准、规范要求 文件材料一般按事由结合时间或文件的重要程度排列 具有成套性特点的文件材料按项目、专业等分阶段或过程排列 图文并存的文件材料按文字在前，图样在后次序排列 不同载体形式的文件材料应分别排列 非纸质载体应编写时间、地点、事由、人物等文字说明 根据需要填写相应目录、备考表等

二、档案整理方法 制定统一的分类方案（视频） 分类方案应保持相对稳定性和可扩充性，同时附分类说明 根据分类方案设定类别符号 明确全宗内档案排列方法 根据分类方案拟定档号编制方案

文书档案分类 保持文件之间的有机联系 0党群工作 5人事劳资 3生产技术管理 1行政管理 2经营管理 4财务审计 按年度-问题-保管期限

文书档案整理、编目 在文件右下角编页码 在文件的右上角盖上归档章 1 全宗号 年度 2007 件号 1 类别 生产管理 保管期限 永久 页数 年度 2006 件号 1 类别 党群 保管期限 永久 页数 6 在文件右下角编页码 在文件的右上角盖上归档章 全宗号 年度 2007 件号 1 类别 生产管理 保管期限 永久 页数 6 1

文书档案编号 0-5类编号 2007 - 0 - 1 - 1 件号（0-9） 盒号（0-9） 分类号（0党群） 目录号（年代）

文书档案的编目 归档文件目录 归档文件应逐件编目。只对复文进行编目。归档文件目录设件号、责任者、文号、题名、日期、页数、备注等项目 年度：2007年 保管期限：永久 序号 责任者 文号 题 名 日 期 页数 备 注1 琼电 关于注册海南电网海口分公司 2007 1 海口公司（2007） 的请示 0108 2 12号 2 南方电网 南电字 关于同意注册海南电网海口分 2007 （2007） 公司的批复 0521 1 28号

文书档案排列 归档文件应以“件”为单位，按照其排列顺序编写件号（室编件号），并以归档章的形式在归档文件上注明。件号应在分类的最低一级类目内，按文件排列顺序从“1”开始标注。同一年度的归档文件，永久、长期、短期各排一个流水号。不同保管期的不能放一个盒内。 档案盒脊背设置各检索项， 包括全宗号、年度、保管期限、 机构 (问题)、起止件号、盒号。

什么是企业会计档案 什么是企业档案工作 是指会计凭证、会计帐簿和财务报表等会计核算专业材料 是记录和反映单位经济业务的重要史料和证据

机制会计档案； 机读会计档案； 计算机系统软件 了解企业会计档案的种类 尽快熟悉文件形成的规律。企业实行会计电算化后，会计档案的内容、载体、生成、传输、保管呈现出新的特点，这需要我们不断深入了解： 机制会计档案； 机读会计档案； 计算机系统软件

4 财务审计类 财务审计综合 41 42 财务管理 43 会计财务 审计工作 44

会计报表：年报、季报、月报、各财务分析报表； 4 财务审计类 会计报表：年报、季报、月报、各财务分析报表； 会计帐本：日记帐、明细帐、辅助帐、总帐 会计凭证：原始凭证、记帐凭证、汇总报； 其他：固定资产卡、财务移交清册等 43 会计财务 430 会计报表 431 会计帐簿 432 会计凭证 433 其他：

会计档案材料保管期限的划分 报表 帐簿 凭证 其他 年报 月、季报 现金、银行日记帐 总帐、分 类 帐 原 始 凭 证 记 汇总凭证 银 行 对 单 调 节 表 固 定 资 产 卡 会计档案清册 永久 3 年 25年 15年 5年

企业会计档案组卷 会计报表按年报、季报、月报分别组卷，因保管期限不同；装具大不一致。会计帐本是一本一卷；会计凭证一般由经办会计当月凭证按形成时间先后分别装订若干成册，一般厚度不得超过3厘米，加封面装于凭证合内，并编号。

人事档案 人事档案是人事部门按党的人事政策，在培养、选拨和任用人员等工作中形成的记载个人经历、政治思想、品德作风、业务能力、工作表现、工作实绩等内容的文件材料，是历史地、全面地考察了解和正确选拨使用人员的重要依据，是国家档案的重要组成部分。

收集的材料必须经过认真鉴别。归档材料应真实、完整齐全、文字清楚、对象明确、手续完备。需经人事部门审查盖章或本人签字、盖章后方能归入人事档案。 人事档案的收集工作 收集的材料必须经过认真鉴别。归档材料应真实、完整齐全、文字清楚、对象明确、手续完备。需经人事部门审查盖章或本人签字、盖章后方能归入人事档案。

503人事档案分类 第一层 1 3 2 2001 1001 职称档案 在职人员档案 退休人员

人事档案材料的分类及编号 一、履历表（履历表、个人简历） 二、自传 三、鉴定、考察、考核 四、学历、学位、学绩、培训和专业技术材料 五、政审材料 六、参加党、团材料 七、奖励材料 八、处分材料 九、录用、任免、聘用、专业、工资、待遇、出国、退休 十、其他（独生子女登记、军人结婚登记、下乡证明等）

企业人事档案材料组卷 履历表 、自传 鉴定表、 学历、政审 入党团、奖惩、处分 待遇、 任免、 录用、 其他

科 技 档 案 什么是科技档案？ 科技档案有什么特点？

科技档案及其特点 1、专业性 2、成套性 3、可更改性 4、通用性 5、现实性 科技档案是企事业单位和国家机构、社会组织及个人从事生产、科研、基建及管理活动中形成的对国家和社会具有保存价值的应当归档保存的科技文件材料。

科技档案种类 一、农业科技档案（农、林、牧、副、渔） 二、地质档案、测会档案、医学科技档案 三、工业科技档案（产品、科研、设备、基建）

基本建设分类 基本建设类的二级及二级以下类目按工程专业性质或建筑项目设置进行分类 步骤：大类—项目—阶段 同一项目分：立项、设计、施工、竣工等

档号图示 ：例:一、水利工程（××灌区工程： 大类按专业职能，属类按问题、合同项目划分） 基建类档案分类与编号 档号图示 ：例:一、水利工程（××灌区工程： 大类按专业职能，属类按问题、合同项目划分） 目录号 分类号 DGB2 ─ 8 0 4 0 ─ 0001 案卷号（0-999） 单位工程 土建施工 分类号 综合 基建 目录代号(前三位项目代号拼音 DGB字母，后一位是项目期数)

同一项目（种类）分：立项考察—购置验收—安装调试—使用维护等阶段； 设备仪表分类 设备仪表类按专业、用途分类 ； 步骤：大类—项目（种类）—设备型号 同一项目（种类）分：立项考察—购置验收—安装调试—使用维护等阶段；

科研分类 1、“性质——课题”分类法 2、“专业——课题”分类法

产品档案分类 1、“系列——型号”分类法 2、“品种——问题”分类法

科技档案组卷 根据文件材料的形成规律，将若干份互有联系的文件组合在一起，使之便于保管和利用的过程 案卷 是由互有联系的若干文件组合而成的档案保管单位

排列案卷和卷内文件顺序 科研类：课题准备立项阶段——研究实验阶段——总结鉴定阶段——成果申报奖励阶段——推广应用阶段等。 基建类：项目依据性文件材料——基础性文件材料——工程设计(含初步设计、技术设计、施工设计)——工程施工——工程监理——工程竣工验收等。 设备类：设备依据性文件材料——外购设备开箱验收(自制设备的设计、制造、验收)——设备安装调试——随机文件材料——设备运行——设备维护等。

A管理性文件组合：按问题的重要程度和事项、事务发展过程的先后顺序排列。 B结论和依据性文件组合：按结论性文件在前，依据性文件在后的顺序排列。 卷内文件材料之间的排列顺序 A管理性文件组合：按问题的重要程度和事项、事务发展过程的先后顺序排列。 B结论和依据性文件组合：按结论性文件在前，依据性文件在后的顺序排列。 C文字和图纸组合：按文字在前，图纸在后的顺序排列。 D译文和原文组合：按译文在前，原文在后的顺序排列

科技档案的编目 产品、科研、基本建设、设备仪器四类的文件材料仍执行《科学技术档案案卷构成的一般要求》的规定，按“卷”整理。不装订的卷内文件右上角盖上档号章，文件的右下角编上页码 档 号 序 号 50001-4211-01 1 1

科技档案的编目2 案卷封面的编著 案卷目录的编著 卷内目录的编著 案卷脊背的编著

（1）项目名称+专业（子项或分部）+表格、图纸名称 （2）项目名称+表格、图纸名称 案 卷 题 名 1、文字材料类：前期文件 “三段式”：责任者 关于 问题 的 名称 2、表格、图纸材料类： （1）项目名称+专业（子项或分部）+表格、图纸名称 （2）项目名称+表格、图纸名称

示例1 ××港口工程 项目核准及开工的请示、批复 项目名称 内容 文件名称

教学楼 给排水、电气、门窗、装饰分部 工程质量评定表 项目名称 子项分部 表格名称 示例2 教学楼 给排水、电气、门窗、装饰分部 工程质量评定表 项目名称 子项分部 表格名称

其他载体档案的分类 其他载体档案的分类，按上述分类进行，因它只是在档案载体的不同，其反映的内容与纸质档案一样，因此不单独设置类目。但要分库保管（其温、湿控制标准不一样）、统一分类编号的办法，为加强管理可另编目录。

企业档案案卷目录的编制 案卷目录的编制，应该建立在企业档案的综合管理基础上，对归档的案卷进行系统的编目,包括：总目录、分类目录、底图目录、特殊载体目录。 ××公司档案总目录 ××公司基建档案目录 ××公司设备档案目录 ××公司会计档案目录 01 JJ1 SB1 kj1

档案的排列 文书档案 大类按管理档案—科技档案（产品、科研、基建、设备）—会计档案 管理类档案：按年度-—期限-—（机构）—时间顺序排列 科技类档案：各大类按性质—项目（一个产品、一台设备、一项工程、一个课题）—阶段系统排列 会计档案：综合—报表—帐簿—凭证二级类目内分别按年度 文书档案 科技档案 会计档案

第三节 企业档案的鉴定与保管 企业档案的鉴定 保管工作 档案工作设施、设备配置

一、企业档案的鉴定 企业应成立由主管领导、专业技术人员和档案人员组成的档案鉴定委员会（或小组），负责对文件材料价值和到期档案的鉴定。

（一）文件材料价值的鉴定 从企业、国家和社会角度判断文件材料对现实和今后工作的依据、参考价值以及对历史研究的价值。 制定本企业文件材料归档范围与保管期限表。 保管期限一般分永久、长期、短期。 永久: 30年以上 长期：10以上至30年以下（含30年） 短期：10年（含10年）以下

鉴定依据：《企业文件材料归档范围和档案保管期限规定》 企业档案的保管期限定为永久、定期两种，定期一般分为30年、10年。

（二）到期档案的鉴定 无保存价值的应进行审核，需继续保存的应重新划定保管期限 无保存价值的档案经企业法人代表批准后销毁，销毁清册永久保存 档案销毁必须实行两人以上监销

二、保管工作 （一）档案的保管 案例：中国大唐集团档案保管制度

保管工作应以预防为主，防治结合，确保档案完整与安全。 档案入库前应去污、消毒、去酸 对不利于档案保管的纸制材料和字迹，应以复印或加膜等方式保护 对一些不利于档案保护的包装物应去除 重要档案应考虑异地备份保存

底图应存放在底图柜中，不易折叠 磁带、录音带、录像带等磁性材料应存在防磁柜中 光盘、缩微胶片和底片应存放于专用的装具内 及时补救或修复受损的档案

（二）库房管理 采取防火、盗、光、有害气体、潮、高温、尘、虫等措施 区分载体控制库房温度和相对湿度 坚持温湿度登记，温、湿度应符合各类载体的保管要求 定期检查库房设备运转情况，及时排查隐患 定期核对库藏档案,做到账物相符，库藏档案发生变化时应记录说明

三、档案工作设施、设备配置 （一）设施要求 档案库房 远离存有易燃易爆物品 不在地下楼层或顶层 楼面应满足档案及其装具的承重要求 符合防火、盗、高温、潮、光、尘、虫、有害气体等有关要求 库房照明应采用冷光源荧光灯

设立档案馆的库房应满足今后二十年档案存储需要 档案馆建筑应符合有关标准要求 阅览室 办公室 档案业务和技术用房 陈列室（展览室）

（二）设备要求 档案装具 档案柜架应牢固，具有防火、盗、尘作用 磁性载体档案宜采用防磁柜存放 其它非纸质载体档案应保存在专用柜、架、盒中 档案的卷盒、卷夹应采用无酸制品

库房保护设备 配置灭火器材、温湿度监控仪、防光窗帘、防盗门窗等必要的设备 根据库房管理需要配备空调机、去湿机、加湿器等设备 必要时配置自动报警、自动灭火、温湿度自动调控等设备

日常管理设备 装订机、打印机等设备 除尘器、消毒柜、去湿机、加湿机、去酸等设备 照相机、摄像机、复印机、阅读机、裱糊机等设备 计算机、扫描仪、光盘刻录机等设备 根据需要配备CAD绘图仪、工程图纸复印机、缩微机、缩微阅读复印机。

第四节 企业档案的统计与利用 一、统计工作 做到统计数字准确无误 统计资料按时报送，统计活动符合规范 日常统计工作要有台账 第四节 企业档案的统计与利用 一、统计工作 做到统计数字准确无误 统计资料按时报送，统计活动符合规范 日常统计工作要有台账 及时、准确地填报本企业档案工作年报及有关统计报表

二、利用工作 设定利用者权限。超越权限的利用必须按相关规定审批 利用档案应按规定登记，利用效果突出的应进行登记 提供利用原件、复制件、缩微件和电子版本档案

编制多种检索工具满足利用者需要 结合企业生产和发展需要，开发档案信息资源为企业服务 举办档案陈列或展览，通过档案展示企业业绩和形象

思考： 新形势下如何促进企业档案的开发利用？