第四章 專案經理與專案團隊 1

專案經理 Project Manager 2

專案經理的角色與職責 專案業主/ 委託人 專案經理 專案客戶 專案團隊 專案其他相關者 專案經理與專案相關利益者關係示意圖 3

專案經理的角色與職責 (1) 專案團隊的領導者(leader)和決策者(decision maker) (2) 專案的規劃者(planner)和分析師(analyzer) (3) 專案的組織者(organizer)與合作者(cooperator) (4) 專案的控制者(controller)和評價者(evaluator) (5) 專案利益的協調人(coordinator)和促進者(enabler) 4

專案經理的責任與權力 專案經理的責任 (1)專案經理對於所屬上級組織的責任 保證專案目標符合高層組織的目標 充分利用和管控高層管理者分配給專案的資源 及時與高層管理者就專案的進展進行溝通 (2)專案經理對所管理專案的責任 對專案的成功與否負有主要責任 主導及指導計畫方向 保證專案的完整性 (3)專案經理對專案小組的責任 提供良好的工作環境與氛圍 進行績效考評 藉助領導、指導、培訓來激勵成員，考慮他們的將來 5

專案經理的責任與權力 PM對專案實施 組織的責任 PM對專案的責任 PM對團隊的責任 保證專案目標 的實現。 保證專案資源 的有效利用。 保證與專案重 要關係人對專案 資訊的及時溝通。 保證專案按時完 成。 保證專案達到預 期品質要求。 期的收益和成本 不超過預算。 創造和提供良好　 工作環境。 負責考核專案團 隊成員績效。 規劃專案成員的 職業發展。 專案經理的責任 6

專案經理的責任與權力 專案經理的權力 (1)專案團隊的組建權 專案管理團隊的組建權 專案團隊成員的選擇權 (2)財務決策權 具有利益分配權 擁有費用控制權 資金的融通、調配權力 (3)專案實施控制權 (提出矯正措施，建立整合變更控制系統) (4)獨立決策權 (有權拒絕專案額外的事項) 7

專案經理的權力 正式權力(Formal/Legitimate) 獎勵權力 (Reward) 懲罰的權力 專家權力(Expert) 來自組織正式的職位的權力 獎勵權力 (Reward) 對良好績效的團隊成員獎勵的權利，可建立獎勵制度 懲罰的權力 會對團體造成不良氣氛 專家權力(Expert) 指具有專門知識或技能的人，會擁有較高的專業聲望 個人影響力權力 個人特質造就的影響力，來自專案經理個人魅力，其高績效可能帶給組員獎勵

Quiz 那些權力來自組織? 那些來自個人? 最佳權力為何? 非不得已才使用的權力?

權限、責任、當責與委任 權限(Authority): 被授予運用資源和資金、進行決策及簽署批准的權力 當權限與責任相稱時，成員能發揮最佳的成效 責任(Responsibility): 執行任務之責，實際執行任務所應有的承擔。即完成專案專案團隊成員需實施的工作。 當責(Accountability): 整體成敗之責。對於指派出去的任務是否成功或完成所應有的承擔。 委任(Delegation): 依目標(而非程序)來指派責任與權限，使對方可以充分運用其能力。

專案經理的技能要求 專案經理的概念性技能 (1)系統的思維能力 (2)分析問題的能力 (3)解決問題的能力 (4)制定決策的能力 (5)靈活應變的能力 (6)積極的創新能力 11

專案經理的技能要求 專案經理的管理性技能 (1)權衡專案目標的能力 (2)決策的能力 (3)規劃的能力 (4)獲得資源的能力 (5)組織的能力(組建專案團隊的能力) (6)協調的能力 (7)人際關係能力 (8)綜合專案管理能力 (9)專業技能 12

專案經理的技能要求 軟體類專業能力 專案類專業能力 一般性管理類能力 產品 專案 人員 1.評估過程 2.認識過程標準 3.定義產品 4.評估可選過程 5.管理需求 6.管理分包商 7.進行初始評估 8.選擇方法與工具 9.調整過程 10.跟蹤產品品質 11.理解開發活動 12.創建工作分解結構 13.編寫計畫文件 14.估算成本 15.估算工作量 16.管理風險 17.監視開發 18.安排進度 19.選擇度量標準 20.選擇專案管理工具 21.跟蹤過程 22.跟縱專案進度 23.評價績效 24.處理知識產權 25.舉辦有效的會議 26.互動與溝通 27.領導能力 28.應變能力 29.良好的協調能力 30.規劃職業 31.良好的表達能力 32.招聘新人 33.選擇團隊 34.團隊建設 軟體專案經理所應具備的34種基本能力[舉例] 13

專案經理的特質要求 專案經理的特質要求 (1)良好的職業道德特質 (2)全面的理論知識特質 (3)健康的身體特質 (4)勇於承擔責任的特質 (5)積極創新的特質 (6)實事求是的作風 (7)積極苦幹任勞任怨的作風 (8)很強的自信心 14

專案團隊 Project Team 15

專案團隊的概念 專案團隊的特點 16

專案團隊的定義與特性 (1)專案團隊的目的性 (2)專案團隊的臨時性 (3)專案團隊的團隊性 (4)專案團隊成員的雙重領導特性 (5)專案團隊具有漸進性和靈活性 (6)專案團隊的特徵 －目標導向 －注重協作 －發揮所長 17

專案團隊的角色與責任 與專案經理共同建立WBS 提供專案時程的預估 執行專案管理計畫書所定義的工作 確保其負責的專案交付標的的品質 解決自身在專案所遭遇的衝突 確認及管理利害關係者 確認及分析專案的限制及假設 參與專案團隊的會議

專案團隊的角色與責任 (續) 執行風險分析及負責的風險應對活動 確認活動間的相依關係 確認時間與成本的風險準備 產生其負責的專案績效報告及提供矯正措施

專案團隊的作用 (1)增強專案組織凝聚力 團隊的凝聚力及其影響力 20

專案團隊的作用 (2)滿足專案團隊成員的需要 馬斯洛的需求層級 21

(資料來源：Turner, 1993, “Project Based Management”) 專案團隊的創造和發展 專案團隊成長階段與其特性 (資料來源：Turner, 1993, “Project Based Management”) 22

專案團隊的創造和發展 (1)形成階段(forming) (2)震盪階段(storming)或風暴階段 (3)規範階段(norming) (4)展現階段(performing) (5)終結階段(mourning) 23

專案團隊的創造和發展 生命期 領導者需要的關注焦點 團隊必須學習的事 可能領導風格 形成期 了解團隊的發展與管理過程。 釐清任務與目的。 界定階段性目標。 告知團隊成員角色與責任、了 解成員期望。 告之績效評估方式並經常給予 回饋。 建立團隊運作原則與 程序。 建立行為準則及尊重 的價值。 確保有效的會議及促 進溝通。 指導。著重在任務的本身。界定清楚的目標最重要。 風暴期 給予並接受回饋、解決衝突。 澄清「領導」的型態。 決定當成員無法相處時團隊採 取的態度。 決定處理違反團隊規則的成員 。 決定當團隊停滯不前時的處理 方式處理違反團隊規則的成 員。 人際關係技巧、有效 的傾聽。 認知不同行為模式與 思維模式。 處理問題人物的方法 回饋的技巧。 教練。關心任務更關心成員關係。提供諮詢與建議。 24

專案團隊的創造和發展 專案團隊生命週期中的領導與學習焦點 生命期 領導者需要的關注焦點 團隊必須學習的事 可能領導風格 規範期 支持團隊的決定。 有效充分的授權。 身體力行團隊工作守則。 保持團隊方向與顧客需求一致。 有效團隊決策模式。 問題的分析與解決。 有效會議及專案審查。 成員也要具備領導能力。 支持。降低對於決策干預程度，保持團隊方向與組織目標的一致。 表現期 管理並創新運用團隊資源。 維護團隊的成就。 持續確保專案工作流程。 保持團隊的開放。 如何面對成功。 如何自我超越。 指導與諮商輔導方法。 專案及工作績效衡量方法。 委任。給予方向性建議，保持團隊活力。 終結期 了解團隊成員的未來發展。 了解成員在專案結束後的期望。 協助團隊成員職涯發展。 認知專案將結束。 認知團隊會解散。 準備新分派工作。 指導。著重在督導成員繼續完成任務。 25 專案團隊生命週期中的領導與學習焦點

專案團隊的學習 (1)團隊學習 (2)標竿學習 可以評價專案的績效 建立專案團隊超越的對象和目標 可以提高品質、降低成本、改善績效 是一種有效學習的方法 使專案團隊形成外向型的團隊文化 提高了工作滿足感 建立學習型專案實施組織 26

專案發起人−高層管理者 Projectsopnsors-Senior Management 27

專案發起人的角色與責任 專案發起人或贊助人負責提供資金給專案，通常是公司高階主管或外部客戶 在起始階段，其角色最為吃重 協助專案管理團隊解決資金籌備 提供專案工作條款 發出專案章程，授權權限及組織資源給專案經理 提供專案限制(完成日期、主要里程碑)及交付標的 澄清專案的範疇 決定專案的優先順序

專案發起人的角色與責任 (續) 正面影響他人對專案的認同 訂出可容忍的風險界限值 確認專案的績效報告是否為管理階層所需 簽核正式的專案管理計畫書 協助專案經理突破無法解決的瓶頸及衝突 避免專案受外界影響 核准或授權變更 簽收專案的產品

高層管理者的新角色 (1)建立專案中心機構 (2)建立專案辦公室或專案管理職能中心 (3)建立專案管理專業/職涯路徑 (4)為新任命的專案經理建立指導程序 (5)在其他組織專案管理中創建最適方法 (6)為風險管理提供高層的策略資訊 30

Q & A 31