99年度檔案管理基礎班 -分類表及保存年限區分表- 99年度檔案管理基礎班 -分類表及保存年限區分表- 臺北市政府秘書處 99.5.20-5.21

課程大綱 1. 適用法令 3. 分類表與保存年限區分表 2. 機關共通性檔案保存年限基準 4. 編訂說明 5. 成果驗收

1.適用法令 法規命令、行政規則 機關檔案管理作業手冊(94.12) 檔案分類編案規範 機關檔案保存年限及銷毀辦法 檔案保存價值鑑定規範 機關共通性檔案保存年限基準 臺北市政府檔案分類及保存年限區分表編製說明 機關檔案管理作業手冊(94.12) 第2章：編訂機關檔案分類表 第3章：編訂機關檔案保存年限區分表 99年度檔案管理基礎班-分類表及保存年限區分表

2.機關共通性檔案保存年限基準 目的： 促使相同性質之檔案或同性質機關產生之檔案其保存年限判定標準化，減輕機關編訂檔案保存年限區分表作業負擔。 類別： 共14大類，如下表 01 政風 02 教育 03 主計 04 人事 05 地政 06 行政 07 戶政 08法院 09 檢察 10 消防 11 衛生 12 警務 13 環保 14 稅務 資料來源： 檔管局首頁/檔案法規/相關子法/行政規則/機關共通性檔案保存年限基準 99年度檔案管理基礎班-分類表及保存年限區分表

類別 適用範圍 內容 99年度檔案管理基礎班-分類表及保存年限區分表

2-1基準說明-內容 主題編號 最低之保存年限 由主題編號及該項目在主題之序號所組成的一組數字 說明檔案保存年限起算始點或檔案保存年限判定應遵行之相關規定

2-2基準說明-適用範圍 類別：01政風類 類別：03主計類 類別：04人事類 類別：06行政類 適用各機關（法務部政風司除外）政風機構主管業務歸檔管理之檔案。 類別：03主計類 適用各機關及學校輔助單位之主（會、統）計相關檔案，其中中央及地方政府總預/決算書、附屬單位預/決算綜計表之清理方式，僅適用該等文件收受機關。 類別：04人事類 適用各機關人事管理單位主管業務歸檔管理之檔案。 類別：06行政類 適用各機關一般行政之檔案，範圍含括綜合業務、研考業務、議事管理、對外聯繫、文書管理、檔案管理、採購業務等。 99年度檔案管理基礎班-分類表及保存年限區分表

2-3基準說明-適用範圍(續) 類別：05地政類 類別：07戶政類 適用於直轄市及各縣（市）政府地政事務所之地政業務檔案。惟檔案對國家、機關、社會大眾或個人權益之維護具重大影響者應列為永久保存，例如： 九二一地震災區重測、補測等相關案件。 發生損害賠償之測量及登記相關案件。 各直轄市及縣(市)每年公告土地現值之最高區段地價及宗地地價之相關資料。 大陸地區人民、法人、團體或其他機構依法取得設定或移轉不動產物權之案件。 類別：07戶政類 適用直轄市及各縣（市）戶政事務所之戶政業務檔案。 99年度檔案管理基礎班-分類表及保存年限區分表

3.分類表與保存年限區分表 分類號 類目 名稱 分類表 項目 名稱 保存 年限 保存年限區分表 99年度檔案管理基礎班-分類表及保存年限區分表

檔案分類表 (參考範例) 檔案保存年限區分表 (參考範例) 10 99年度檔案管理基礎班-分類表及保存年限區分表

3-1分類表 意義： 由一組數字、文字或數字與文字組成之分類標記。 目的： 便利後續檔案分類、編目及排架等管理作業 。 組成架構： 分類層級 類、綱、目、節、項等層級，至多不超過5級。 依機關組織或業務性質妥適區分層級。 標記 文字或數字的組合，可分為單純標記或混合標記 類目名稱 指適用之檔案範疇。 應具體明確、具互斥性、簡明扼要(2-9字為宜)。 99年度檔案管理基礎班-分類表及保存年限區分表

3-2分類表-本府編製規定 編製原則： 分類號賦予： 分類層級區分為類、綱、目、節4個層級，分類標記均使用阿拉伯數字。 除「節」由各機關自行決定採用1位數或2位數外，餘均採用2位數，總計至多8位數字。 目與節間以「.」區隔。 分類號賦予： 類-區分本府各一級機關及區公所之業務類別，共36類。 綱-可分99綱，區分一級機關內各單位及其所屬機關之業務 項目。 目-可分99目，用於區分各單位之業務項目。 節-可分1-9節或01-99節，用於區分各業務之子項項目。 99年度檔案管理基礎班-分類表及保存年限區分表

3-3分類表-本府編製規定(續) 注意事項： 各機關均應編製本機關之檔案分類表，但業務性質相同或同質性高者，併為一式共用，以資簡化。 各機關檔案分類表第01-10綱應訂為共通綱 ，適用於各機關祕書、人事、會計、政風之檔案分類。 共通綱之各類目名稱應全府一致，不得自行變更但機關可視需求，挑選所需之類目，重新依序編列各目之目號。 第11綱起，適用於本機關各業務單位及所屬機關之檔案分類。 各綱第一目前應設總目，總目下應置「綜合業務」節。 機關得視需求，於各相關綱之最後一目置「法令規章」目。 編製說明/附件 99年度檔案管理基礎班-分類表及保存年限區分表

3-4保存年限區分表 目的：提供機關檔案留存期限之判斷標準 年限區分： 保存年限訂定參考資料： 永久保存：以「99」代表 定期保存： 1年、3年、5年、10年、15年、20年、25年、30年 特殊年限： 共通性檔案保存年限基準所列之檔案，例如 06行政類：各項費用扣繳(060801) → 7年 04人事類：職務歸系(040203) →50年 符合機關檔案保存年限及銷毀辦法第7條規定之檔案。 保存年限訂定參考資料： 機關檔案保存年限及銷毀辦法 組織職掌或辦事細則 機關共通性檔案保存年限基準 其他據以訂定檔案保存年限之法令，例：會計法、勞基法 99年度檔案管理基礎班-分類表及保存年限區分表

4.編訂說明-方式 編製方式 編 製 說 明 備 註 個別編製 欄位項目應包括： 項目序號 項目名稱 保存年限 編 製 說 明 備 註 個別編製 欄位項目應包括： 項目序號 項目名稱 保存年限 機關共通性檔案保存年限基準項目編號 備註說明：對於項目名稱及保存年限所作必要之註解或解釋說明。 檔案保存年限區分表前應擬訂編製說明，內容應包括編製目的、編製過程、適用範圍、據以訂定保存年限之法令及注意事項等，並依次編訂頁碼。 (說明附件1-4) 合併編製 分類號 類目名稱 備註說明：指對於類目名稱及保存年限所作必要之註解及舉例說明。 99年度檔案管理基礎班-分類表及保存年限區分表

4-1編訂說明-程序 99年度檔案管理基礎班-分類表及保存年限區分表 擇定方式 個別編製 (1對多) 合併編製 (1對1) 編製初稿 擬訂類目名稱及各級保存年限 邀集各業務單位研商 資料送核 簽陳機關首長核准 送上級機關報府層轉檔案中央主管機關審核 實施 依檔案中央主管機關核定結果，擇日實施 99年度檔案管理基礎班-分類表及保存年限區分表

4-2編訂說明-注意事項 一般注意事項 合併編製注意事項 1.應包含編製說明及規定之各項欄位，缺一不可。 1.業務性質相同者應歸於同一類目。 2.輔助單位及業務單位產生之共通性檔案保存年限，應符合基準之規定。 2.綜合性業務應置於各層級類目之前。 3.個案性質之項目，不宜納入保存年限區分表，宜採分立數案之方式為之。 3.類目名稱應具體明確，反映業務之內涵，字數以2至9字為宜；另各類下業務性質相同者，其類目名稱及保存年限應具一致性。 4.法令規章之保存年限，其定期及永久保存之檔案應予以區隔。 4.機密檔案應依業務內容歸於適當之類目，不宜另立類目。 99年度檔案管理基礎班-分類表及保存年限區分表

5.成果驗收 填空題 是非題 分類表與保存年限區分表編製方式共有2種，分別為： 編製方式，即1個分類號對應 個保存年限。 編製方式，即1個分類號對應 個保存年限。 目前機關共通性檔案保存年限機準共有14大類，其中有4大基準是各 機關皆會使用到的，分別為： 、 、 及 。 分類表與保存年限區分表啟用時機最好為 。 是非題 【 】類目名稱等同於案名。 【 】基準項目編號等同於分類號。 【 】編訂機關檔案保存年限區分表時，檔案保存年限可低於共通性 基準所列之年限。 99年度檔案管理基礎班-分類表及保存年限區分表

課程結束 敬請指教