热烈欢迎各位兼职档案员莅临大会

（党群、行政、外事类及其他大类中综合管理部分） 二O一O年四月 中国海洋大学 兼职档案员培训 （党群、行政、外事类及其他大类中综合管理部分） 二O一O年四月

归档范围与时间安排 归档范围 归档时间安排 参照《中国海洋大学档案管理办法》中党群、行政、外事类档案归档范围与保管期限执行 凡自然年度形成的综合管理类具有保存价值的文件材料，应在第二年度上半年归档 （请按照档案馆每年制定的各类档案具体归档时间安排表如期归档，包括纸质材料和相对应的著录数据）

档案材料整理的依据 以中国海洋大学《归档文件整理规则》实施细则（试行）为依据 整理原则：遵循文件的形成规律，保持文件之间的有机联系，区分不同价值，将归档文件以“件”为单位进行装订、分类、排列、编号、编目、装盒，便于管理和利用。 归档文件以“件”为单位进行整理。一般以每份文件为一件(正本与定稿、正文与附件、原件与复制件、转发文与被转发文），报表、名册、图册等一册（本）为一件，来文与复文为一件

工 作 流 程 一、预 立 卷 二、档案整理 三、著录数据 四、档案移交

一、预 立 卷 档案收集、分类 按年度分类： 跨年度的请示与批复，归入批复年度，也可以放在批 复问题的针对年度或生效年度。 每一位兼职档案员有责任和义务将本单位当年所形成的有保存利用价值的、办理完毕的文件材料随时搜集，集中分类保管，为下一年度档案归档工作做好准备，确保档案材料的齐全、完整。这也是部门预立卷制度。 按年度分类： 跨年度的请示与批复，归入批复年度，也可以放在批 复问题的针对年度或生效年度。 按保管期限分类（Y、C）: 参照《中国海洋大学档案管理办法》确定保管期限，不同保管期限的文件应分开组卷排序。

档案组合 同一事、同一问题或反映同性质问题的文件一起组合排序，力求准确，并保持同历年档案组合的方法、规律一致

档案材料排列 文件排列按照文件材料的形成规律，保持彼此之间的有机联系，有秩序地排列，达到系统地反映档案文件内容的目的。 1、管理内容的文件按问题、时间或重要程度排列 同一作者在同一保管期限内有几个问题先按问题、后按时间或文件联系 问题单一，作者单一或名称单一的文件按时间顺序排列 　　 同一保管期限内若有重要文件和次要文件按重要程度或问题联系排列 2、密不可分的文件 批复、批示在前，请示、报告在后（作为一件装订）； 正文在前,附件在后；正文在前，定稿在后；定稿在前，讨论稿在后 转发件在前,被转发件在后； 结论性材料在前，依据性材料在后

二、档案整理 初步整理 初步整理 装 订 编写页号 核 查 编写档号

档案整理--初步整理 质量要求: 归档文件应齐全完整，已破损文件应予修整，字迹模糊或易褪变的文件应予复制; 书写材料、纸张、装订材料应符合档案保护要求 1、检查有无错误和遗漏 2、每份文件独立归档。多份文件共用一份“收文处理单”的 将“收文处理单”复印后放在每份文件中 3、传真件要复印后归档，原件附在后面 4、由圆珠笔、铅笔或纯蓝墨水书写的复印后归档 5、大于A4纸的手风琴式折叠

档案整理--装订 去掉所有不符合要求的原装订物后在文件左侧 进行装订； 一般采用不锈钢装订针或不锈钢夹装订； 书籍、刊物等可保持原装订形态。

档案整理--编写页号 页面 页号 有字的页面均作为一页 “此页无正文”或文件印制日期的页面作为一页； 正反面印刷的文件每一张作为两页； “收文处理单”、封面作为第1页。 页号 用钢笔写在右下角（反面写在左下角）； 附件顺着正文页码向后编排； 文件和书册等能利用原页号的可不再编页号。

档案整理--核查 内容核查 形式核查 核查案卷（文件）是否保持有机联系 保管期限是否分类准确； 年度、问题、文件材料排列是否符合要求； 材料收集是否齐全， 有无遗漏、重复、空白 页、反页、倒页。

档案整理--编写档号 正确的档号编写（例：HD-2009-DQ11-C-01） hd 09 DQ-11 1-15 HD 年份（2009） 保管期限（C或Y） 件号（01） 在每份文件首页左上角加盖归档章，有收文处理单的，归档章要加盖在收文处理单上 用篮黑钢笔或碳素笔按顺序用大写字母或阿 拉伯数字，按文件排列先后填录，正文与附 件为一件装订编一个顺序号 正确的档号编写（例：HD-2009-DQ11-C-01） hd 09 DQ-11 1-15

三、著入数据 档号 与归档章一致 文号 文件制发机关的发文字号 题名 选择正确的数据库 HD-2009-DQ21-C-003 一般照实抄录 重新拟定的标题外加[]，写在原题名之后 HD-2009-DQ21-C-003 海大字3号 海大字5号 青发(2009)3号

著入数据 责任者：形成该文件的单位或对文件负责 以落款或印章为准 的署名者 （校）档案馆 省委（办公厅） 简报作者填写编者 未署名的考证后填写 写全称或通用简称 名称要写全，不能随意缺省 联合发文时一般应照实抄录，用“、”隔开；责任者过多时可适当省略，最后标注“等”字 （校）档案馆 省委（办公厅）

主题词：不必填写，系统自动生成 页 数：文件的总页数 文件形成时间：即文件的签发时间，以落款 日期、页数空缺或错误 填写**日印发“处的日期 页 数：文件的总页数 文件形成时间：即文件的签发时间，以落款 （盖章处）日期为准，以排在最前面的文件的日期为准，无日期的文件考证清楚 日期、页数空缺或错误 填写**日印发“处的日期

保管期限：归档文件所属期限。有下拉框，根据文件的 归档类型：有下拉框，选择填写，一般为“录入” 录入时间：录入数据的时间 归档单位：立卷单位 保管期限选择 归档类型：有下拉框，选择填写，一般为“录入” 录入时间：录入数据的时间 归档单位：立卷单位 备 注：对文件作必要的说明，填写档案检索时可能 用到的信息 立 卷 人：兼职档案员姓名 检 查 人：本单位档案分管负责人姓名 录 入 人：自动生成，显示归档单位编号

密级档案的整理 1、涉密档案按原类别档案整理方法收整并单独立卷，在非涉密 档案后按顺序编排件号，保持原各类档案的齐全完整。 （注意：涉密档案部分不要随编排档号录入数据） 2、几份文件作为一件时，以密级最高的文件密级为准。以件为 单位的立卷在备注 栏标明密级。（绝密、机密、秘密） 3、密级文件的数据以WORD文档形式单独打印，将目录和涉密 纸质档案一起移交档案馆

四、档案移交--目录打印及数据上报 录入人（立卷人）点击上报部门负责人 部门档案分管负责人检查档案 档案收整人员对档案进行复查 立卷人根据复查意见进行整改 立卷人按盒打印2份卷内文件目录 部门负责人点击上报档案数据

档案移交--装盒 归档文件目录按10行/页打印2份放入对应盒中文件前 目录打印时要去掉页眉页脚 文件装盒：按顺序装入

备 考 表 备考表 1、 情况说明：缺损、修 改、补充、移出及销毁 2、立 卷 人：立成本卷的责 任者（兼职档案员）签名 盒内情况说明: 立卷人: 检查人: 立卷时间: 备考表 1、 情况说明：缺损、修 改、补充、移出及销毁 2、立 卷 人：立成本卷的责 任者（兼职档案员）签名 3、检 查 人：部门分管档案工 作的负责人签名 4、立卷时间：向档案馆移交档 案的日期 5、备考表:每盒一份，放置对 应盒文件最后页

档案移交 归档单位填写档案移交清单，并由档案分管负责人签署意见 交接双方按移交要求当面点清，在《档案移交清单》上签字后各存一份

特别提示 收集档案的范围请参照《中国海洋大学档案管理办法》中的有关内容，并注意按保管期限分开整理 只移交有保存价值、保管期限为长期或永久的档案，保管期限在十五年以下的档案请留本单位备查 容易出现问题的栏目是页码和日期 责任人不是指立卷单位而是指形成文件的单位，也就是盖章的单位 校内文件红头文在前，校长签发件在后 请于档案初步整理完成之后，编写档号之前与档案馆联系进行初步检查

感谢兼职档案员的辛勤工作！ 2010年4月29日