文书档案整理 冯荣珍

课前小竞赛 1.归档制度包括： A归档范围B归档顺序 C 归档质量 D归档手续 2.一个机关应该归档的文件材料，包括几个部分： 3.本机关应归档的文件材料主要有： A上级机关转发本级机关的文件 B国家领导人讲话 C 重要的群众来信来访材料 D重份文件

4.文书档案的归档时间为： A第二年上半年 B六月份 C 没有明确规定 D也可适当地延长归档时间 5.那些文书是不应该归档的： A一般群众的来信 B机关领导兼任其他机关职务形成的文件 C 重份文件 D一般性文件的历次修改稿 6.本机关颁发的各种正式文件，如下，那些应该归档： A签发稿B印制稿 C 重要文件的修改稿 D报纸

7.文书部门或业务部门向档案部门移交档案时，要履行签字手续，必要时需要填写什么？ 8.对与现行机关归档的文书。按照什么文件规定，省级以上机关将永久保存的档案在本机关保存20年左右？ 9.如果要让你给某单位制定一份归档制度，你应该如何制定？ 10.一个机关应该归档的文件材料包括那几个部分？

导入新课

档案整理 一、文书档案的整理 文书档案整理方法有两种，即立卷和以件文单位整理。我国在2000年发布了《归档文件整理规则》，即以件为单位整理。以“件”取代“卷”，以“案盒”取代“案卷”，所以，今天主要讲以件为单位的整理方法。

（一） 整理单位 件 “件”是归档文件的整理单位。一般以每份文件为一件，文件正本与定稿为一件，正文与附件为一件，原件与复制件为一件，转发文与被转发文为一件，报表、名册、图表等一册（本）为一件，来文与复文可为一件。

（ 1）文件正本与不同稿本 同一文件除正本外，在撰写、印刷过程中形成的不同稿本，包括历次修改稿、讨论稿、征求意见稿、定稿等，也可能需要保存。一般来说，文件的正本与定稿为一件，但定稿过厚不易装订的，也可单独作为一件；重要文件（如法律法规等）须保留历次修改稿，其正本与历次修改稿（包括定稿）各为一件。

（3）正文与文件处理单等 文书处理较为规范的机关，文件在运转过程中一般都附有文件处理单或者拟办单、发文稿纸，有的还附有领导批示的签批条等。这些表单真实地记录了文件的形成、办理过程，是归档文件不分割的重要组成部分，应与文件作为一件。

（2）正文与附件 附件是指附属于正文之后的其他文件材料，作为正文的补充说明或参考材料，如附带的图表、统计数字，正文批准或发布的法规文件等等。一般来说，正文与附件为一件；如果附件数量较多或者太厚不易装订时，也可各为一件或数件。

（4）原件与复制件 对于制成材料、字迹材料等不利于档案保管的文件（如热敏纸、传真件、铅笔、圆珠笔书写的重要文件），以及使用中出现破损的文件，应复制后归档。复制件包括复印机制作的复印件以及手工眷写的抄件等。这些复制件应与原件作为一件。

（5）转发文与被转发文 转发文与被转发文是一份文件的不同部分， 前者往往包括贯彻意见及执行要求，后者是具体内容，它们在发挥文件效力方面难以分割，因此也应作为一件。 （6）报表、名册、图册等 报表、名册、图册等一般每册（本）内容都相对完整，具有独立的检索价值，因此应按照其本来的装订方式，一册（本）作为一件。如党员花名册、团员花名、职工花名册、统计报表等。

（ 7）来文与复文 这是比较特殊的规定。“来文与复文”是对联系密切的来往性质的文件材料的概括性表述，也包括“去文与复文”，从文种上看包括请示与批复、报告与批示、函与复函、通知与报告等等。根据检索需要的不同，此类文件可作为一件，也可以分别各作为一件，故《规则》中采用“可为一件”的表述方式。各单位可根据具体情况来灵活掌握这类文件的整理。 需要注意的是，“为一件”是指在实体上装订在一起，编目时也只体现为一条条目。

（二）文件的修理 修整破损档案 复制字迹模糊或以褪变的文件 对超大纸页进行折叠 去除易锈蚀的金属物

（三）文件装订 归档文件材料修整完毕，需要使用符合档案保护要求的装订材料重新加以装订，以从实体上最终确定“件”的形态；同时，可以起到固定文件页次，防止文件张页丢失，便于归档后保管和利用的作用。 1、文件排序。文件在装订前，应对应装订为一件的文件材料进行排序，使之符合规定要求。一般排序如下：

附 件 定 稿 被 转 发 件 正 本 正 本 转 发 件 复 制 件 来 文 原 件 批 复 外 文 汉 文

收 文 收文 处理 单 定 稿 发文 文件 处理 文 件 印 本 被转 发文 原件 转发 文定稿 文件 拟稿 单 转发 与被 文印本

装订档案仪器

2、文件装订方式的选择 文件可采用左上角装订，也可采用左则装订。 采用左上角装订的文件应当左齐上齐；采用左边装订的文件应当左齐下齐。 目前的装订方式除传统的线装之外，还包括：粘接式，如用浆糊、热封胶等；穿孔式，如不锈钢钉书钉、铁夹背等。 要求：1）符合档案保护要求。装订用品必须对档案无害，不影响档案的保护寿命；2）选用装订用品应尽量降低成本，装订方式应简便易行。

ＸＸ省档案局文件 关于印发《ＸＸ省机关档案 关于印发《ＸＸ省机关档案 工作目标管理考评办法》及 工作目标管理考评办法》及 Ｘ档发[1999]37号 关于印发《ＸＸ省机关档案 工作目标管理考评办法》及 《ＸＸ省机关档案工作目标管 理考评内容和评分标准》的 通知 ＸＸ省档案局文件 Ｘ档发[1999]37号 关于印发《ＸＸ省机关档案 工作目标管理考评办法》及 《ＸＸ省机关档案工作目标管 理考评内容和评分标准》的 通知

关于印发《ＸＸ省机关档案 工作目标管理考评办法》及 《ＸＸ省机关档案工作目标管 理考评内容和评分标准》的 通知 ＸＸ省档案局文件 Ｘ档发[1999]37号 关于印发《ＸＸ省机关档案 工作目标管理考评办法》及 《ＸＸ省机关档案工作目标管 理考评内容和评分标准》的 通知

（四）归档文件的分类 分类是将归档文件按其内容和形式特征划分类别和 层次，构成有机体系的过程。分类是归档文件整理的重要环节，通过对归档文件进行整理的分类，不但能有效地揭示出归档文件之间的内在联系，使归档文件成为一个有机整体，便于系统地提供利用，而且对排列、编目等后续工作的开展，以及将来组织室藏和排架管理都有有着重要意义。

1、分类方法 分类方法也称“分类标准”、“分类特征”、“分类原则”。全宗内档案分类方法很多，《规则》选择了年度、机构（问题）、保管期限作为通用的分类方法，是因为这三种分类方法在各级单位档案部门使用率最高，并反映了档案管理的基本规律和要求。按照这三种方法对归档文件进行分类，在各级各类档案室都可以实现档案的有序管理和有效检索。

（１）年度分类法 年度分类法，就是根据形成和处理的年度对归档文件进行分类。年度分类法是运用最广泛的分类方法。归档文件按年度特征分类，可以反映出一个机关单位每年工作的特点和逐年发展变化的情况，并且同现行机关以年度为单位将文件整理归档的制度相吻合，类目设置准确、清楚、明确。 运用年度分类法时，正确地判定文件的日期并归如相应的年度，是决定分类质量的关键。这里有几种情况应当注意：

1）文件有多个时间特征 一份文件往往有多个时间特征，包括成文日期、签发日期、批准日期、会议通过日期、公布日期、发文和收文日期等等。 一份文件有多个时间特征时，一般以文件的签发日期为准。如2005年形成的《2006年—2010年的机关“十一五”发展规划》，应当归入2005年度；2005年形成的《2004年机关工作总结》，应当归入2005年度；2005年制定，2006年生效的法规性文件，应当归入2005年。

计划、总结、预算、决算、统计报表等文件，应归入内容所针对的年度中。例如：2003年的工作计划，制发于2002年12月，则这份文件应该归于内容所针对的2003年度。 如果上述文件涉及若干年度时，计划、预算应归入内容所针对的年度，总结、决算、统计报表应归入结束年度。如：广告公司2001- --2005年发展规划，应归入2001年度；建筑公司2001----2003年项目总结，应该归入2003年度。 按专业年度形成的文件归类。如：某某大学的档案，2001自然年度的行政档案与2001至2002学年的教学档案为一类，以此类推。

2）跨年度形成的文件 机关单位的某些具体职能活动，如召开会议、处理案件等，可能会跨年度形成文件。对这类文件的处理往往统一在办结年度归档。如： 跨2005年、2006年两个年度召开的会议形成的文件材料，统一归在会议闭幕年度归档；跨2004年、2005年两个年度办理的案件文件材料，统一归入案件办结年度归档，即2005年度；下级单位2004年的请示，上级机关2005年1月收到并办结，应连同下级请示和本级批复一同归入2005年。

3）几份文件作为一件时，“件”的日期确定 文件的正本与定稿、来文与复文、转发文与被转发文为一件时，这时“件”的日期应以装订在前的那份文件日期为准。如：正本与定稿，应正本的日期为准；转发与被转发文，应转发文日期为准；来文与复文，应以复文时间为准 4）文件没有标注日期时应当考证 这需要分析文件的内容、制成材料、格式、字体以及各种标识等对照手段来考证和推断文件的形成日期。归入应归的年度。

5）有专门年度的文件分类方法 有些单位和部门的工作是按专门年度进行的。如学校的教学年等，采取年度分类时，对这部分形成的文件，就应按照专门年度进行整理归档。 2、机构（问题）分类法 机构（问题）也是现行机关常见的一种分类法。按机构（问题），各单位应根据自己的实际情况出发，选择其一。也就是说，在一个立档单位选择机构分类法，就不能再选择按问题分类法，两种法只能选择其中的一种，而且不要轻易更改，要保持相对稳定。

1）机构分类法 机构分类法是根据文书处理阶段和处理文件的承办单位对归档文件进行分类。采用机构分类法，能客观地反映立档单位的历史面貌；同时由于每个机构都承担某方面的职能和任务，按机构分类在一定程度上集中反映了某一方面工作内容的文件，便于按照一定的专题查找和利用档案。按机构分类应当注意以下几个问题： 按机构分类法，一个机构设一个类。一个立档单位内有多少个内设机构就设多少类； 按机构分类法，原则上以哪个机构名义发文的文件就归入哪个机构；几个机构联合办文的，应归入主要承办机构；以机关名义或办公室发的文件，应归入有关机构类中，即根据文件内容和机构的职能来确定。

某某电气公司档案 财 务 部 类 办 公 室 类 公 关 部 类 人 事 部 类 生 产 部 类

2）问题分类法 问题分类法是按照文件材料内容所说明的问题对归档文件分类。采用问题分类法，可以避免或减少同类问题的文件分散现象，便于查找和利用。 在实际工作中，使用问题分类法的立档 单位，大多参照本单位内部组织机构的职能性质来设制类别。如党委、工会、共青团等机构形成文件划为“党群类”，业务部门形成的文件划为“业务类”，行政后勤部门形成的文件划为“行政类”等等。

某某电气公司档案 产 品 销 售 类 公 关 外 联 类 综 合 类 人 事 类 生 产 类

3）保管期限分类法 保管期限分类法根据划定的不同保管期限对归档文件进行分类。采用保管期限分类法，能够将不同保管价值的归档文件从实体上区分开来，使档案部门能够有针对性地采取整理和保护措施，同时为库房排架管理、档案移交进馆和到期档案鉴定等工作提供便利。 保管期限分类分为永久 长期 短期三类。

2、复式分类与分类方案的编制 在机关档案室实际工作中，当归档文件数量较多时，分类工作需要分层次进行，单纯采用一种分类方法的情况较少见，多数采用几种分类方法结合使用，称之为复式分类法。《规则》提供了年度、保管期限、机构（问题）3种分类方法，可以组合成多种复式分类法。 至于年度、保管期限、机构（问题）组合时的先后顺序，《规则）未加限制。各单位可根据工作实际需要进行组合。但年度、保管期限是必备项，必须选择，而机构（问题）为选择项。基层单位或小机关，形成文件材料少的单位可不选择机构（问题）作为分类方法。

（1）年度—机构—保管期限分类法 这类分类方法先将归档文件按年度分类，在每个年度下分机构，再在组织机构下按保管期限分类。 2004年：办公室 永久 长期 短期 业务一处 永久 长期 短期 业务二处 永久 长期 短期 2005年：办公室 永久 长期 短期

（2）保管期限—年度—机构分类法 先将归档文件按保管期限分类，每个保管期限下按年度分类，再在年度下按机构分类。 永久：2004年 办公室 业务一处 业务二处 2005年 办公室 业务一处 业务二处 2006年 …… 长期：2004年 办公室 业务一处 业务二处 2005年 办公室 业务一处 业务二处 短期: 2004年 办公室 业务一处 业务二处

（3）保管期限—年度—问题分类法 永久：2004年 党群类 业务类 行政类 2005年 党群类 业务类 行政类 2006年 …… 长期: 2004年 党群类 业务类 行政类 2005年 党群类 业务类 行政类 短期: 2004年 党群类 业务类 行政类

（4）年度——保管期限分类法 2004年：永久 长期 短期 2005年：永久 长期 短期 2006年：…… （5）保管期限——年度分类法 永久：2004年 2005年 2006年 …… 长期: 2004年 2005年 2006年 …… 短期: 2004年 2005年 2006年 …… 分类方法是进行分类的依据,因此要保持相对稳定,以使分类体系具有连贯性,便于查找利用。

3、分类应当注意的问题 （1）同一层次的分类必须按照同一的标准和依据，即同一层次不能有的按问题划分，有的按机构划分； （2）划分的类别之间要清楚，类目设置要合理，含义要明确，不可相互交叉，相互包容，应使每一份文件材料的归宿只能有一个类别，不能有两个或两个以上类别都能将其容纳； （3）划分的子项的外延总和应等于母项的内含。 （4）分类按种属概念层次进行。

（五）归档文件的排列与编号 归档文件的排列是指在分类体系的最低一级类目内，按照一定的原则和方法排列归档文件的先后次序的过程。 如： 保管期限——年度——机构分类法，“机构”为最低一级类目。即文件应在机构下进行排列。

保管期限（永久） 年 度（2004） 机 构 ？ 办公室 业务二处 文件 业务一处 文件 文件 文件 文件 文件 文件 文件 文件 文件

1、排列原则 “事由原则”，即同一事由有密切联系的文件材料应当排列在一起。 事由可以指一个事件、一个事物、一个人物、一项工作活动、一项具体业务、一种工作性质、一个具体问题

对事由的界定可以有较大的灵活性。如： 一次请示或报告，批复收到后，可以视为事由一个事由； 一项工程、一次活动或一次会议，可视为一个事由； 一项工作如果办理时间长需跨年度，为了及时归档，也可以按不同阶段分为几个事由； 一次会议，也可分为筹备、开幕、不同议程、闭幕等几个事由。事由的具体划分要根据办理时间长短、形成文件材料的数量以及文书处理程序的不同等，本着便于整理和利用的原则自行掌握。

2、排列方法 （1）同一事由内归档文件排列（按时间或重要程度排列） （2）不同事由间的归档文件排列（按时间或重要程度或将时间和重程度结合起来排列） （3）归档文件排列应当注意的问题： 不可按问题排列 不可直接按时间或收发文号排列 “随办随归”要服从事由 “零头”文件的排列

归档文件的编号，指将归档文件在全宗中的位置以归档章的形式在归档文件上标志符号。 3、编号方法 （1）件号的编制 件号即文件的排列顺序号，它是反映归档文件在全宗中的位置和固定归档文件的排列先后顺序的重要标识。 归档文件的编号，指将归档文件在全宗中的位置以归档章的形式在归档文件上标志符号。 室编件号 件号 馆编件号

室编件号的编制 室编件号即归档文件在分类方案的最低一级类目内排列顺序号。室编件号在分类方案最低一级类目内，按文件排列顺序从“1”开始标注。如采用“年度—机构—保管期限”进行分类，室编件号应在同一年度内、同一机构的一个保管期限内从“1”开始逐件流水编号。如：年度—机构—保管期限 2005年、办公室，永久 1、2、3、4…… 长期 1、2、3、4…… 短期 1、2、3、4……

馆编件号的编制 馆编件号的设置主要是出于馆室衔接的需要。各级档案室的长期、永久档案移交进馆时，由于各种原因需要进行鉴定、整理等局部调整，如部分需要抽出、补充等，使目录中的件号可能出现断号、跳号等现象，从而给管理带来困难，故需要重新编制或调整件号。调整后的件号即为馆编件号。具体情况在这里不作介绍。

（2）档号项目的设置及填写要求 档号项目分为 { 必备项 选择项

必备项： 全 宗 号 ：档案馆给立档单位的代号 如：J026 、J124 年 度 ：指归档文件形成年度，用4位数表示 2004、2005 年 度 ：指归档文件形成年度，用4位数表示 2004、2005 保管期限 ：分为永久、长期、短期三种 也可用 Y 、 C 、 D 表示 件 号 ：室编件号由档室填写，馆编件号由档馆编写

在一个立档单位机构或问题二者选择其一，即选择机构，就必须放弃问题，选择问题就必须放弃机构，这一点务必注意。 选择项： 机 构 问 题 在一个立档单位机构或问题二者选择其一，即选择机构，就必须放弃问题，选择问题就必须放弃机构，这一点务必注意。

（3）加盖档号章 档号项目确定后，要以归档章的形式逐件标识在每一件归档文件上，以明确归档文件在全宗中的位置。同时可以借助归档章上项目的提示，保证归档文件在借阅后能够正确归档。

1）归档章的项目填写要求 归档章项目填写应使用符合档案保护要求的字迹材料书写； 全宗号、保管期限、机构或问题可直接刻在归档章上，以减少填写项目和工作量。

2）归档章的格式 （全宗号） （年 度） （室编件号） （机构或 问题） （保管期限） （馆编件号） 16 8 3 X 15

22 2004 34 办公室 永久 22 2004 3 办公室 长期 22 2004 9 办公室 短期 每个机构 刻三个章 每个机构 刻一个章 22 2004 9 办公室 短期 一个立档 单位刻一个 章

机关档案工作目标管理考评内容 和评分标准》的通知 ＸＸ省档案局文件 ＸＸ档发[1999]37号 关于印发《ＸＸ省机关档案工作 目标管理考评办法》及《ＸＸ省 机关档案工作目标管理考评内容 和评分标准》的通知 22 1999 34 办公室 永久

（六）归档文件的编目与装盒 编目主要指编制归档文件目录。为档案的保管、鉴定、检索、统计和编研等工作的开展提供基础条件。 装盒是将归档文件按件号顺序装入档案盒，并包括填写盒内文件目录、盒内备考表、填写盒封面与盒脊项目等内容。

归档文件应据分类方案和室编件号顺序编制归档文件目录，即按照分类、排列、编号的结果，逐类逐件编制目录，以系统、全面地 揭示归档文件的全貌。 1、归档文件目录的编制与填写 归档文件应据分类方案和室编件号顺序编制归档文件目录，即按照分类、排列、编号的结果，逐类逐件编制目录，以系统、全面地 揭示归档文件的全貌。

（1）归档文件目录项目设置和填写要求 归档文件目录设置件号（室编件号、馆编件号）、责任者、文号、题名、日期、页数、备注等项目。 填写要认真、细致、准确。 1）件号 件号包括室编件号和馆编件号两种，室编件号有立档单位填写，馆编件号有档案馆填写。填写的标准和要求前面已作介绍，这里不重复介绍了。

　　　 归档文件目录格式 件 号 责 任 者 文 号 题 名 日 期 页数 备注 室编 馆编

2）责任者 责任者是指制发文件的组织或个人，即文件的发文机关或署名者。责任者可以是一个机关或机关内部的一个机构，也可以是几个机关或若干人。它是文件的组成部分之一和重要的外形特征，对于确定文件来源有着重要的作用，也是检索利用的重要途径。 填写责任者项时一般应使用全称或通用简称，如：中国共产党安徽省委员会，可简称为：中共安徽省委。但不能简称为：省委。 更不能用“本局”、“本厅”、“本公司”等含糊不明、难以判断的简称。

多个责任者，身份与职责相同，著录时，原文照录，将其职责或身份置于最未一个责任者后的“（ ）”号中。 联合发文时，应将所有责任者照实抄录，责任者过多时，著录列居首位的责任者。主办单位是责任者的必须著录，立档单位是责任者的必须著录，上级机关是责任者的必须著录，其余的视需要著录。被省略的责任者用。“[等]”表示。责任人者之间“；”号隔开。如：ＸＸ省档案局；ＸＸ省水利厅；河北省财政厅[等] 多个责任者，身份与职责相同，著录时，原文照录，将其职责或身份置于最未一个责任者后的“（ ）”号中。 如：马 兰 吴亚琼 周源源（黄梅戏演员） 赵本山（导演，演员） 王太华（中共安徽省委书记、省人大主任）

（3）文件编号 文号即发文字号，是由发文机关按发文次序编制的顺序号。一般由机关代字、年度和序号三部分组成。年度用4位阿拉伯数字表示，著录于“〔〕”号内。顺序号用阿拉伯数字表示。其余的照原文字著录。 如： 冀档发〔2004〕30号 财会字〔1999〕691号 著录文号时应当注意：“会议文件之一”、“简报第一期”、“党组会议纪要（第一号）”等不是属于文件编号，不应著录在文号项内。

（4）题名 题名即文件标题。题名一般由文件责任者（发文机关或单位）、事由（问题）、名称（文种）三个基本部分组成，用于揭示文件的内容和成分，为查找和利用提供线索。题名包括正题名、副题名、说明题名文字和并列题名。 1）正题名 正题名是档案的主要题名，一般指单份文件文首的题目，照原文著录。 如：ＸＸ省档案局转发国家档案局《关于档案安全问题的通知》 题 名

有的题名中有化学符号、类型标记、阿拉伯数字、外文字母、汉语拼音等均应照原文著录，不能省略。 如：ＸＸ省司法厅、ＸＸ省邮政管理局关于在全省开设“148”法律服务专用电话的通知 关于MC6800和2800微处机应用情况的报告 <1>单份文件没有题名，应依据文件拟写题名，并加“[ ]”号。 这类文件不多，但在实际工作中也常见。如会议记录、电报、公私信函、电话记录等。应当重新拟写题名。如：[XXX关于生活补助费的函]、[XXX局党组关于干部任免事项的会议记录]等。 题 名

<2>单份文件题名不能揭示或不能全面揭示其内容时，原题名照录，并根据内容另拟题名附后，加“[ ]”号 文件题名只写责任者或名称，不标明事由，如 《国家档案局令》、《ＸＸ省人民代表大会常务委员会公告》，应拟写为： 国家档案局令[国家档案局为颁布《中华人民共和国档案法实施办法》令]； 文件题名中省略了责任者和事由，只标明名称，如《通知》、《公告》，应原题名照录，并根据内容另拟题名附后加“[ ]” 通知[ＸＸ省档案局关于召开老干部座谈会的通知]； 题 名

XXX县委关于执行ＸＸ省委〔1998〕25号文件精神的通知[XXX县委关于执行ＸＸ省进一步加强农业生产的通知] 正文与附件一般为一件，用正文题名为本件题名。附件题名必要时在附件项中著录。 转发文与被转发文为一件时，用转发文题名为本件题名。转发文题名不能揭示被转发文主要内容时，原题名照录，同时著录被转发文题名或另拟题名附后，并加“[ ]”。

2）副题名与说明文字 副题名是解释或从属于正题名的另一题名。正题名能够揭示档案内容时，副题名不必著录。必要时副题名照原文著录。 如： “大包干”的成效、做法和问题—农村问题调查报告。只需著录为： “大包干”的成效、做法和问题 正题名不能揭示档案主要能容时，副题名著录在正题名之后，并在副题名前加“：”号。如 农民致富之路——ＸＸ省农业大包干四年实践的回顾，著录为：农民致富之路：ＸＸ省农业大包干四年实践的回顾

说明题名文字是指在正题名前后对档案内容、范围、用途等说明文字。一般不需著录，必要时照原文著录在正题名之后。著录时应在说明题名文字前加“：”号。 如：XXX同志在全省档案工作会议上的讲话：根据录音整理未经本人审阅 强化目标管理，推动机关档案工作发展：XXX同志在市机关档案工作会议上的讲话 中华人民共和国档案法：1987年第六届全国人民代表大会常务会员会第二十二次会议通过 说明题名文字

并 列 题 名 并列题名 并列题名是以第二种语言文字书写的与正题名对照并列的题名，与正题名一并著录在题名中，并列题名前加“=”号。如： 文书档案文件级目录数据库结构与著录细则=Database structure and descriptive rules of do documentary archival catalogue 归档文件整理规则 =The arrangement rule of filing documents 并 列 题 名

日 期 （5）日期 例1 19990000表示年度为1999年，月、日不详； 例2 00000728表示年度不详，月日为7月28日； 日期即文件的形成时间。它是文件的重要特征之一，反映文件产生的时代背影，是查找档案的常用途径。文件的形成时间即发文时间（文件的落款）。具体填应用8位阿拉伯数字标注年、月、日。第1—4表示年，第5—6表示月，第7—8表示日。如1999年1月22日，可著录为19990122。 时间不详考证后用0表示，如： 例1 19990000表示年度为1999年，月、日不详； 例2 00000728表示年度不详，月日为7月28日； 例3 00000000表示年、月、日都不详。 日 期

（6）页数 页数填写每件文件的总页数，用于统计和核对。计算页数时以文件中有图文（指与文件内容相关的文字、图画等）的页面为以页，空白页不计。大张的 文件、图表折叠后，仍按未折叠前有图文的页数计算页数。 （7）备注 备注项用于填写档案文件需要说明的情况，包括密级、缺损、修改、补充、移出、调整销毁等。备注项使用应当严加控制，避免杂乱无章。备注栏填写不下时，可在备注栏中加注“*”号，将具体内容移到备考表中进行说明。

（二）归档文件目录的格式 　　　 归档文件目录格式 件 号 责 任 者 文 号 题 名 日期 页数 备注 室编 馆编

归档文件目录 责任者 保管期限：永久 机构：办公室 件 号 文 号 题 名 日 期 页数 备注 室编 馆编 1 河北省档案局 件 号 责任者 文 号 题 名 日 期 页数 备注 室编 馆编 1 河北省档案局 冀档发〔1999〕 37号 关于印发《河北省机关档案工作目标管理考评办法》及《河北省机关档案工作目标管理考评内容和评分标准》的通知 1999 0506 16 2 3 4 5 6 [

归档文件目录封面格式 目录装订： 按年度——保管期限——机构分类的单位，可每年按不同保管期限装订三册；也可以按永久、长期、短期的排列顺序装订成一册。具体装订形式由各机关根据具体情况而定。 归档文件目录 全 宗 名 称 ＸＸ省档案局 年 度 2005 保 管期限 永久 机构或问题 办公室

（七）归档文件的装盒 装盒包括将归档文件按件号顺序装入档案盒、填写备考表、编制档案盒封面以及盒脊项目等工作内容。 　１、装盒要求 （1）不同形成年度的归档文件不应放入同一档案盒； （ 2）不同保管期限的归档文件不应放入同一档案盒； （3）分机构或问题的情况下，不同机构或问题形成的归档文件不应放入同一档案盒。

档案装盒应当注意的以下问题： （1）应视文件的厚度选择厚度适宜的档案盒，尽量做到文件文件装盒后与档案盒形成一个整体，站立放置时不至于使文件弯曲受损。也就是说，一盒内的文件多少，应根据文件的厚度来选择档案盒的厚度。不同的厚度应选择不同标准的档案盒，而不是用统一的档案盒来选择档案文件。 （ 2）档案盒只是归档文件的装具，不具备保管单位的作用。所以，档案盒只是档案装具，而不是档案的保管单位。

2、档案盒的格式 （1）档案盒规格 全宗名称 A C B A=B=C=20、30、40、50等

（2）档案盒封面 档 案 盒 封 面 ＸＸ省档案局

（3）档案盒背 脊的项目 单位：mm 310 全 宗 号 J012 年 度 2 0 0 4 保管期限 永久 机构（问题） 行政类 室 年 度 2 0 0 4 保管期限 永久 机构（问题） 行政类 室 起 1— 20 止 件 号 馆 盒 号 30 30 30 310 30 30 30 单位：mm

备考表 盒内文件情况说明 整理人： 检查人 ： 年 月 日

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