为党管档 记录历史文明的珍宝 为国守史 ——档案 昌平区档案局 魏颖

目 录 第一章 档案与档案工作概述 第二章 档案的保管与保护 第三章 档案工作的业务要求

“内行当宝，外行当草”的档案到底是什么？ 作用？ 价值？ 八千麻袋的清宫档案、安阳甲骨档案、居延汉简和敦煌汉唐写经一起,并称为近代中国史料的“四大发现”。 “内行当宝，外行当草”的档案到底是什么？ 作用？ 价值？

档案与档案工作概述 第一章 档案与档案工作概述

第一节 什么是档案 一、档案的起源和演变 （一）远古时代档案的萌芽： 刻契 结绳

第一节 什么是档案 （二）我国现存最古老的档案——甲骨档案 “甲骨”是指龟甲和兽骨。甲骨档案，商代较多。

第一节 什么是档案 内容： 征战、祭祀、狩猎、疾病、出巡等事件、占卜的记录 管理： 专人保管，存于宗庙 “王家档案”

（三）档案制成材料的演变（载体沿革）： 第一节 什么是档案 *甲骨档案 *金文档案 *石刻档案 *简牍档案 *缣帛档案 *纸质档案 第一节 什么是档案 （三）档案制成材料的演变（载体沿革）： *甲骨档案 *金文档案 *石刻档案 *简牍档案 *缣帛档案 *纸质档案 *声像档案 *电子档案

第一节 什么是档案 “金文档案” 金文档案主要在商周。 刻在钟鼎等青铜器上的档案。

简椟档案是指以竹片和木片(椟)为载体的档案。 第一节 什么是档案 简椟档案是指以竹片和木片(椟)为载体的档案。 石刻档案

第一节 什么是档案 纸质档案 缣帛档案

第一节 什么是档案 声像档案（音像档案）是指以照片、录音带、唱片、录像带、电影片等为载体的档案。 它的特点是真实、形象、生动、直观。  故宫照片

第一节 什么是档案 电子档案：所以代码形式记录于磁盘（硬磁盘、软磁盘）、磁带和光盘、电影片等为载体的依托于计算机的档案。

（四）档案的词源： 第一节 什么是档案 商——册、典 周——中 秦汉——典籍 、简牍、简策、簿书、簿子 魏晋以后——文书、文案 第一节 什么是档案 （四）档案的词源： 商——册、典 周——中 秦汉——典籍 、简牍、简策、簿书、簿子 魏晋以后——文书、文案 唐、宋以来——文卷、案卷、案牍； 明末清初——档案

“档案”一词的出现 一般认为初见于清代。 第一节 什么是档案 第一节 什么是档案 “档案”一词的出现 一般认为初见于清代。 　   最早记载：崇德三年（1638年）的《清太宗皇帝实录》中提有“不记档案”和“皆记档案”和 “上问马哈喇之父与叔父皆殁于阵，部中无档案。” 　最完整记载：杨宾《柳边纪略》（成书于1707年，康熙四十六年）说：“边外文字，多书于木，往来传递者曰牌子，以削木若牌故也；存贮年久者曰档案，曰档子，以积累多贯皮条挂壁若档故也。然今文之书于纸者，亦呼为牌子、档子矣。 档，《康熙字典》：横木框档。    案，《说文解字》：几属。    由此引伸，把处理一个事件的有关文书作为一案。

第一节 什么是档案 二、档案的概念与特点 （一）档案的概念： 《中华人民共和国档案法》中定义：本法所称的档案， 第一节 什么是档案 二、档案的概念与特点 （一）档案的概念： 《中华人民共和国档案法》中定义：本法所称的档案， 是指过去和现在的国家机构、社会组织和个人在从事政治、经济、科学、文化、宗教等活动直接形成的对国家和社会有保存价值的各种文字、图表、声像等不同形式的历史记录。 内涵：人类在社会实践活动中直接形成的、具有保存价值的原始的历史记录

第一节 什么是档案 (二）档案的特点 自然而然形成 区别于图书和报刊杂志的标志之一。 1、档案是直接形成于社会实践活动的原始记录。 第一节 什么是档案 (二）档案的特点 1、档案是直接形成于社会实践活动的原始记录。 档案是在社会实践中直接形成的，不是事后编写或另外收集的材料，所以不同于一般文献，具有很强的原始性。 自然而然形成 区别于图书和报刊杂志的标志之一。 机关、企业、个人

第一节 什么是档案 (二）档案的特点 转化条件： 1 现时办理完毕（文书处理程序） 2 具有一定历史查考价值（具有相对性） 3 第一节 什么是档案 (二）档案的特点 2、档案是由文件有条件地转化来的。 档案和文件是处于不同阶段的同一事物，有密切联系，文件是档案的前身。 转化条件： 1 现时办理完毕（文书处理程序） 2 具有一定历史查考价值（具有相对性） 3 按照一定规律整理 1.是现时办理完毕（文书处理程序）的文件才能归入档案，文件具有现行效用，档案一般是完成了传达和记录等现行使命，备留查考的历史文件； 2.是对日后实际工作和科学研究具有一定查考利用价值（具有相对性）的文件，才有必要作为档案保存。 3.是按照一定的规律集中保存起来的文件，才能最后成为档案。

第一节 什么是档案 “文件是档案的因素，档案是文件的组合” “文件是档案的前身，档案是文件的归宿” 条件 机关、企业、个人

总之，档案是处理完毕的、具有查考价值的、 集中保存起来的文件 ，这是档案定义最基本的含义。 第一节 什么是档案 (二）档案的特点 3、档案来源广泛，内容丰富，形式多样。 形成者极其广泛： 国家机关、企、事业单位、社会团体、个人。 从内容看：有政治、经济、科学、教育文化艺术等等。 从载体看：甲骨、石刻、纸张、磁盘、光盘等。 从信息的记录方式看：手写、刀刻、印刷、录音等。 从归纳信息表达方式有：文字、图像、声音。 从文件名称：古代有诏、诰、题本、奏折等；现代有计划、报告、 请示、批复、会议记录等。 总之，档案是处理完毕的、具有查考价值的、 集中保存起来的文件 ，这是档案定义最基本的含义。

以内容为标准划分为文书档案、科技档案和专门档案。 第一节 什么是档案 三、档案的种类与划分 科学分类是实施科学管理的基础。标准不同，档案分类的结果便不同。 现在广为流行的、被普遍接受的分类方法： 以内容为标准划分为文书档案、科技档案和专门档案。 机关、企业、个人

第一节 什么是档案 三、档案的种类与划分 1、文书档案，也曾被称为党政档案、行政档案，现又称为“管理性档案”。是机关、团体、部队、企事业单位等在领导和行政管理活动中形成的具有保存价值的文件材料。如指示、请示、批复、通知等。 重要组成部分 主要内容之一

第一节 什么是档案 三、档案的种类与划分 2、科技档案，全称为科学技术档案，是由 生产技术应用与管理、基本建设、科学研究活动中 第一节 什么是档案 三、档案的种类与划分 2、科技档案，全称为科学技术档案，是由 生产技术应用与管理、基本建设、科学研究活动中 产生和使用的图纸、图表、文字材料、计算材料等科技文件材料转化而成的档案材料。 一种科技信息和载体 3、专门档案，是指一些社会机构和组织在某些专门业务工作中形成的档案材料。如人事档案、会计档案、教学档案、病历档案、工商、税务、军事、外交等等。由于社会分工细致，专门档案种类繁多，难以尽数。 科技档案区别于其他档案的根本区别，在于它产生于生产、科研、基建及其管理活动之中，它记述和反映自然界各种物质现象和运动规律，它记述和反映人民人寿自然、盖章自然地各种活动，是一种科技信息和载体。

四、档案的作用 第一节 什么是档案 （一）档案作用的表现 1、机关工作的查考凭证。 第一节 什么是档案 四、档案的作用 （一）档案作用的表现 1、机关工作的查考凭证。 档案记录了机关、单位过去各种活动的状况，其中包 括行使行政职权的法律依据，处理行政事务的过程、结果以及管理活动的经验，它是任何一个政府、任何一个组织连续工作必须查考的凭据。

第一节 什么是档案 （一）档案作用的表现 2、生产建设的丰富资料。 第一节 什么是档案 （一）档案作用的表现 2、生产建设的丰富资料。 档案中记载了各种生产活动的情况和成果、经验和教训，包括了自然资源、生产手段、生产过程、计划管理和生产技术等各方面的信息，可以为工农业生产和经济管理提供科学依据和参考。无论普通档案，还是科学技术等专门档案，总的说来，都在不同程度上和不同的方面反映了经济活动的情况，都能为经济建设提供咨询、研究、统计、监督等情报信息，对制订经济计划，检查和总结生产情况，推广先进生产技术和管理经验以及防止灾害等等，都是重要的参考材料。 （开发新产品、反倾销案件)

第一节 什么是档案 （一）档案作用的表现 3、是科学研究的可靠资料。 第一节 什么是档案 （一）档案作用的表现 3、是科学研究的可靠资料。 无论是自然科学，还是社会科学、思维科学的研究，都必须详细地占有材料。档案可以从两方面为科学研究提供丰富的历史资料： 一是专门进行科学研究的原始记录，可供现实的研究工作直接借鉴（地震、气象）； 二是从记录的广泛事实和经验中，为各项研究活动提供大量的实验、观察和理论概括的基础材料。 可以说，档案是科学研究的必要条件。 我国气象、地震等方面取得的某些科研成果，也是利用几百年来大量的有关档案材料经过分析研究的结果。 马克思在撰写《资本论》的过程中，曾大量收集、研究和利用过工厂视察员报告、皇家铁道委员会记录、证词以及其他各种文件中有关劳动、童工、工资、生活等大批原始的档案材料，进行了创造性的理论概括。 编史修志更是离不开档案。 司马迁之所以能写《史记》，就是由于他掌管档案，有便利条件。

第一节 什么是档案 （一）档案作用的表现 4、政治斗争的必要工具 社会各方面的状况在档案中都有记载，这些原始材料，历来就是阶级统治和进行各种政治斗争的工具。在奴隶制和封建社会中，统治阶级把档案看作“插入鞘中的剑”，君主的“护卫”。 民国时期的档案学著作中，就有档案乃“政治之工具”的说法。 (粉碎四人帮、冤假错案、西藏主权) 我国现存的大量档案，记载着国内外敌对势力对中国所进行的许多罪恶活动以及中国人民进行革命斗争的情况和有关的历史事实。我们党和国家，一向重视利用档案，把它作为从事政治斗争的可靠根据和锐利武器。在粉碎林彪、“四人帮”反革命集团的斗争中，有关部门从档案里调取了大量的材料，揭露他们反革命的历史面貌和各种阴谋活动。 同时，通过档案也查证了许多同志的历史情况，澄清了有关事实，纠正了冤、假、错案。在国际斗争中，档案也是维护我国主权、同霸权主义进行斗争的一种有力工具。今后，政治斗争还将在一定范围内长期存在，仍须正确发挥档案的政治作用。（例如主权问题）

档案作用的性质：凭证作用和参考作用。 第一节 什么是档案 （一）档案作用的表现 第一节 什么是档案 （一）档案作用的表现 5、宣传教育的生动素材 档案所以成为宣传教育的生动素材，因为它以历史性、直观性和原始性等而见长。 档案作用的性质：凭证作用和参考作用。

第一节 什么是档案 （二）档案作用的性质 档案是历史的真实凭证（辩证性） 档案的凭证价值是由档案的形成规律和档案自身的特点所决定的。 第一节 什么是档案 （二）档案作用的性质 档案是历史的真实凭证（辩证性） 档案的凭证价值是由档案的形成规律和档案自身的特点所决定的。 首先，从档案形成的过程及结果看,它是当时直接使用的文件转化来的,并非临时编造,客观地记录了以往的历史情况,是可信的历史证据。 “空口无凭，立字为据” “口为空，字为宗”，档案的凭证价值,是档案不同于和优于其他各种资料的最基本的特点。

第一节 什么是档案 （二）档案作用的性质 档案是第一手参考材料 第一节 什么是档案 （二）档案作用的性质 档案是第一手参考材料 档案作为原始资料，被称为“未掺水的史料”，凝结了各种社会实践活动的状况、成果和经验教训，可以为人们处理各种问题提供借鉴，具有重要的参考价值。 “空口无凭，立字为据” “口为空，字为宗”，档案的凭证价值,是档案不同于和优于其他各种资料的最基本的特点。

（三）档案发挥作用的规律 第一节 什么是档案 1、档案发挥作用总是由局部到整体，由当前到长远。 第一节 什么是档案 （三）档案发挥作用的规律 1、档案发挥作用总是由局部到整体，由当前到长远。 2、随着时间的推移，档案的机密性会逐渐减弱甚至消失。

第一节 什么是档案 （三）档案发挥作用的规律 档案使用领域 3、随着时间的推移，档案的作用会由它的实际价值向科学价值扩展。 同时存在 行 政 第一节 什么是档案 （三）档案发挥作用的规律 3、随着时间的推移，档案的作用会由它的实际价值向科学价值扩展。 档案使用领域 同时存在 行 政 领 科学 文化 域 域 档案的使用领域一般来说有两个：一个是行政领域，一个是科学文化领域。有人认为行政作用是第一位的，有人认为科学文化领域是第一位的。实际上，这两种作用一直是同时存在的。随着时间的推移，档案作用的主要方面逐渐向科学作用转变。时间长的档案与现行事务联系越来越少，行政查考也就越来越少，利用者往往是从科学文化、历史研究的角度来利用档案的。 32

第一节 什么是档案 条件 4、档案作用的发挥受一定条件的制约。 社会环境 外部条件 社会档案意识 内部条件 第一节 什么是档案 4、档案作用的发挥受一定条件的制约。 社会环境 国家的社会制度、法制水平、政治经济形式 外部条件 条件 社会档案意识 内部条件 档案管理水平制约。（方式、方法、手段）

第二节 什么是档案工作 档案室工作、档案馆工作、档案行政管理工作、档案专业教育工作、档案科学研究工作、档案宣传工作、档案外事交往工作 第二节 什么是档案工作 广义：档案工作是指整个档案事业。 档案室工作、档案馆工作、档案行政管理工作、档案专业教育工作、档案科学研究工作、档案宣传工作、档案外事交往工作 狭义：档案业务工作

第二节 什么是档案工作 一、档案事业的构成 工作任务： （一）档案室工作 第二节 什么是档案工作 一、档案事业的构成 （一）档案室工作 工作任务： 第一，对本单位文书部门或业务部门文件材料的归档工作，进行指导和监督。 第二，负责管理本机关的全部档案，积极提供利用，为机关各项工作服务，并为党和国家积累史料。 第三，负责对本系统和直属单位的档案工作进行指导、监督与检查。 文书档案室、科技档案室、声像档案室、人事档案室、综合档案室、 联合档案室、档案信息中心

是党和国家的科学文化事业机构，是永久保管档案的基地 第二节 什么是档案工作 （二）档案馆工作 是党和国家的科学文化事业机构，是永久保管档案的基地 档案馆 综合性档案馆 专门性档案馆

第二节 什么是档案工作 综合性档案馆（中央级、地区级） 中央档案馆 中央级档案馆 中国第一历史档案馆 中国第二历史档案馆

第二节 什么是档案工作 地区级综合档案馆 北京市档案馆 北京市昌平区档案馆

第二节 什么是档案工作 专门性档案馆 外交部档案馆、气象档案馆等等 中国人民解放军档案馆 中国照片档案馆 39

第二节 什么是档案工作 档案馆主要任务： 是档案信息总汇，居于主导地位，是这个档案档案事业的主体 第二节 什么是档案工作 档案安全保管基地、爱国主义教育基地、档案利用中心、 政府信息查阅中心、电子文件备份中心 档案馆主要任务： 一是接收与征集具有永久和长期保存价值的档案及有关资料，科学的进行管理； 二是通过多方式，积极开展档案资料的利用工作； 三是参与编修史志工作。 是档案信息总汇，居于主导地位，是这个档案档案事业的主体 外交部档案馆、气象档案馆等等 40

工作：对全国以及地方档案工作进行统筹规划、组织协调、统一制度、监督指导的过程和活动。 第二节 什么是档案工作 （三）档案行政管理工作 目标：国家各项建设事业的长远和现实需要 准则：档案法律法规 工作：对全国以及地方档案工作进行统筹规划、组织协调、统一制度、监督指导的过程和活动。 国家档案局 北京市档案局 昌平区档案局

第二节 什么是档案工作 院校教育 （四）档案教育工作 岗前教育 在职教育 继续教育 （五）档案科学研究工作 （六）档案宣传工作 第二节 什么是档案工作 院校教育 （四）档案教育工作 岗前教育 在职教育 继续教育 （五）档案科学研究工作 （六）档案宣传工作 （七）档案外事工作 科学研究工作是探求档案和档案工作的真相、性质、规律的过程和活动。 宣传工作是想社会成员说明讲解档案和档案工作的重要意义，传播档案和档案法规的有关信息，股东和吸引人们积极参与档案的保护和利用工作的过程和活动。 42

档案工作辅助机构（教育、科研、宣传、外事） 第二节 什么是档案工作 档案室 基础 档案馆 主体 档案行政管理机构 组织指挥中心 档案工作辅助机构（教育、科研、宣传、外事） 档案事业发展的条件

收集、整理、鉴定、保管、统计、利用六个环节。 第二节 什么是档案工作 二、档案业务工作的内容　 收集、整理、鉴定、保管、统计、利用六个环节。 收集—由各部门、个人而集中。 档案室对本单位档案资料的收集 收集内容 档案馆的接收工作 对历史档案的接收和征集工作 收集是起点、首要环节、基础、决定档案质量的好坏（齐全完整） 44

第二节 什么是档案工作 整理—分门别类，使之有规可循，有目可查。 鉴定—鉴别、挑选，去粗取精。 保管—采取保护措施（物质）、进行妥善管理（日常管理）。做到账物相符（实体与目录，各类登记），以防为主。 统计—对档案有关状况进行登记、统计、分析研究。 利用—通过各种方式和手段，满足档案利用者需求的工作。

第二节 什么是档案工作 收集 整理 保管 鉴定 统计 利用 档案业务还可划分为档案的基础业务工作和档案提供利用工作 46

性质 第二节 什么是档案工作 三、档案工作的性质 管理性 （建立制度、科学管理档案，是组成部分，又是管理工具） 第二节 什么是档案工作 三、档案工作的性质 管理性 （建立制度、科学管理档案，是组成部分，又是管理工具） 服务性 （重要属性，是赖以生存和发展的主要因素） 性质 政治性 （为政治服务，是机要工作，维护真实面貌） 科学性 （科学研究先决条件、具有学术性） 文化性 （是宝贵历史文化财富，是进步的阶梯）

四、档案工作的基本原则 第二节 什么是档案工作 第二节 什么是档案工作 四、档案工作的基本原则 《档案法》规定：“档案工作实行统一领导、分级管理的原则，维护档案的完整与安全，便于社会各方面的利用。 1、统一领导、分级管理是我国档案工作的组织原则 即全国一切机关、部队、团体、企业和事业单位形成的档案，均由各单位的档案机构集中管理，不得由承办单位和个人分散保存、拒为已有。

第二节 什么是档案工作 (1)国家全部档案由各级档案机构分别集中保存。 第二节 什么是档案工作 (1)国家全部档案由各级档案机构分别集中保存。 即全国一切机关、部队、团体、企业和事业单位形成的档案，均由各机关和单位的档案机构或档案人员集中保管，任何单位或个人都不得拒为已有。 　　同时，这些机关和单位的档案中凡是具有长期和永久保存价值的，都应按规定由各级档案馆集中保管。

第二节 什么是档案工作 (2)全国档案工作，由各级档案行政管理机关统一、分级、分专业负责监督和指导。 第二节 什么是档案工作 (2)全国档案工作，由各级档案行政管理机关统一、分级、分专业负责监督和指导。 统一：在全国范围内实行统一的业务指导、监督和检查。 分级：地方各级档案行政管理机关具体指导、监督和检查本地区的档案工作。 分专业：中央和地方专业主管机关档案部门，根据本专业、本系统的特点，负责本系统含下属单位档案工作的管理。

(3)实行党、政档案和党、政档案工作的统一管理。 第二节 什么是档案工作 (3)实行党、政档案和党、政档案工作的统一管理。 一个机关内共产党、行政、工会、共青团等档案集中在一个机构保管；需要长远保存的党、政档案，统一集中于各级档案馆。

2 、维护档案的完整与安全是档案管理的基本要求 第二节 什么是档案工作 2 、维护档案的完整与安全是档案管理的基本要求 维护档案的完整，一方面，要从数量上保证档案的齐全，应集中保存的 档案不残缺短少； 另一方面，要从质量上维护档案的有机联系一－历史 真迹，不割裂、不分散。 维护档案的安全，一方面，要尽量延长档案的寿命，尽量减少自然因素 和人为因素对档案的损害； 另一方面，要保证档案的政治安全，使档案不丢失、 不被盗、不泄密。

3、便于社会各方面的利用是档案工作的根本目的 第二节 什么是档案工作 3、便于社会各方面的利用是档案工作的根本目的 便于社会各方面的利用是档案工作的根本目的和出发点。档案被利用的广泛程度是检验档案工作效果的主要标准。

第二节 什么是档案工作 五、档案工作的几个专门术语 第二节 什么是档案工作 五、档案工作的几个专门术语 1、国家档案全宗：又称国家全部档案，是指归国家所有的，由国家统一管理的，对国家和社会有保存价值的档案财富总和。包括各个历史时期的国家机构、社会组织和某些个人形成的各种内容和各种载体的档案。 其基本构成，按历史时期划分成两大部分： 中华人民共和国成立以后的档案 国家档案全宗 革命历史档案 中华人民共和国成立以前的档案 旧政权档案

第二节 什么是档案工作 2、全宗：是由一个独立的机关、社会组织或个人在社会活动中形成的全部档案。 如一个行政机关在其工作活动中形成的各种门类和各种载体的档案就是一个全宗。它包括：文书档案、会计档案、基建档案、设备档案、业务档案、声像档案和实物档案等。 （分散管理和分散保存）

第二节 什么是档案工作 室藏档案全宗（机关） 文书档案 专门档案 科技档案 声像档案 实物档案 会计档案 专业档案 基 建 设 备 科 研 第二节 什么是档案工作 室藏档案全宗（机关） 文书档案 专门档案 科技档案 声像档案 实物档案 会计档案 专业档案 基 建 设 备 科 研 照 片 录 音 录 像 奖 杯 奖 旗 奖 牌 证 书 其 他 如工商、税务、 教学等 凭 证 帐 薄 报 表 其 他 本单位 专业档案

室存档案全宗（企业） 第二节 什么是档案工作 党群工作类 行政管理类 经营管理类 生产技术管理类 产品类 科学技术研究类 会计档案类 第二节 什么是档案工作 室存档案全宗（企业） 党群工作类 行政管理类 经营管理类 生产技术管理类 产品类 科学技术研究类 会计档案类 基本建设类 设备仪器类 声像档案案 实物档案类

第二节 什么是档案工作 3、立档单位：形成全宗的机关、社会组织或个人称为立档单位，又称“全宗构成者”。 构成立档单位的条件： 第二节 什么是档案工作 3、立档单位：形成全宗的机关、社会组织或个人称为立档单位，又称“全宗构成者”。 构成立档单位的条件： （1）可以独立行使职权，并能主要以自己的名义对外单独行文，即有行文权； （2）是一个独立的经济核算单位，自身可以编造预算或财务计划，即有财权; （3）设有管理人事的机构或人员，并有一定的人事任免权。 上述三个条件是统一的，互相联系的，但最基本的是行文权。

档案与档案工作概述 第二章 档案的保管与保护

第一节 档案保管与保护工作的含义、任务和要求 第一节 档案保管与保护工作的含义、任务和要求 一、档案保管与保护工作的含义 档案的保管，是指根据档案的成份和状况所采取的存放和保护措施。 档案的库房管理 档案保管 档案管理环节的安全防护 （流动过程中） 保护档案的技术措施（档案的保护） 档案的保管与保护是为最大限度地延长档案的寿命，从而更好地提供利用。 档案的保护是保管工作内容之一 60

第一节 档案保管与保护工作的含义、任务和要求 第一节 档案保管与保护工作的含义、任务和要求 改善保管条件，采取一定措施防止或减缓自然环境中各种有害因素对档案的破坏。如：建造合乎安全的库房，配备必要设备、采取经常性技术管理措施等. 防 档案保护 治 档案的修复，对已经损坏或存在有不利于永久保存因素的档案进行处理，提高耐久性。如：去酸、去污、加固、修裱等。

第一节 档案保管与保护工作的含义、任务和要求 第一节 档案保管与保护工作的含义、任务和要求 二、档案保管与保护工作的任务： 中心任务：维护档案的完整与安全。 政治斗争及其他原因，有意破坏 人为因素 接触档案人员疏忽大意、玩忽职守 档案损毁 管理和利用中难以避免的档案老化 内在因素：制成材料变化 自然因素 外在因素：所处环境和保管条件

第一节 档案保管与保护工作的含义、任务和要求 第一节 档案保管与保护工作的含义、任务和要求 二、档案保管与保护工作的任务： 档案保管工作的任务： 建立和维护档案的存放秩序； 防止档案的损坏； 维护档案的完整与安全。 档案保护工作的任务： 采取专门的技术措施，对已损坏的档案进行修复、复制，最大限度地减少档案的损失，延长档案的寿命。

第一节 档案保管与保护工作的含义、任务和要求 第一节 档案保管与保护工作的含义、任务和要求 三、档案保管和保护的要求 （一）档案保管工作的要求： 1 账物相符。（实体与目录） 档案的收进、一处、保存、销毁、展出等必须有严格手续 2 突出重点，兼顾一般。 对所藏永久或重要单位的档案给予重点保管，使其处于最安全、最保险的环境之中。 3 立足长远，保证当前 处理好管与用。

保护要求 第一节 档案保管与保护工作的含义、任务和要求 三、档案保管和保护的要求 （二）档案保护工作的要求： 第一节 档案保管与保护工作的含义、任务和要求 三、档案保管和保护的要求 （二）档案保护工作的要求： (1)满足不同载体档案材料的特殊保管要求，确保其安全，延长其寿命。 保护要求 (2)以防为主，防治结合。采取有效措施，预防档案损毁，一旦受损，要及时进行妥善治理。

第二节 档案的保管 一、档案保管的物质条件： 档案保管涉及两个方面：保管档案的物质条件和对档案的日常管理。 第二节 档案的保管 档案保管涉及两个方面：保管档案的物质条件和对档案的日常管理。 一、档案保管的物质条件： 档案库房、库房设备(防火防盗监控、空调、吸湿、加湿等)、档案装具(档案柜、密集架)、档案包装(卷皮、卷盒)材料。

二、库房管理：是保管工作主要内容，是其基础工作。 第二节 档案的保管 二、库房管理：是保管工作主要内容，是其基础工作。 档案存放位置管理 库房温湿度的调节与卫生保洁 库房管理内容 库房的安全保卫

第二节 档案的保管 1、排列一致，横竖成行，如有大小不一的柜架，应适当分类，尽可能做到整齐一致。 第二节 档案的保管 （一）档案柜架的排列 1、排列一致，横竖成行，如有大小不一的柜架，应适当分类，尽可能做到整齐一致。 2、有窗库房柜架的排列应与门窗垂直，以免阳光直射，并便于通风。 3、为便于库内档案的管理，应将所有档案柜架进行统一编号。其顺序是，从前至后，从左至右，从上至下。 4、档案实体的排架，便要于管理，相对稳定。全宗内案卷排列次序必须严格按照全宗内的分类体系和案卷的顺序号进行。

温湿度要求（14-24℃,45-60%） 第二节 档案的保管 （二）档案库房的温湿度调节与卫生保洁 卫生保洁： 档案库房的温湿度的调节: 第二节 档案的保管 （二）档案库房的温湿度调节与卫生保洁 温湿度要求（14-24℃,45-60%） 档案库房的温湿度的调节: 1、降温： 2、减湿 3、加湿 卫生保洁： 定期打扫

第二节 档案的保管 （三）档案“九防”要求和措施 “九防”要求：防火、防盗、防潮、防光、防高温、防鼠、防虫、防尘、防污染。 “九防”措施： 第二节 档案的保管 （三）档案“九防”要求和措施 “九防”要求：防火、防盗、防潮、防光、防高温、防鼠、防虫、防尘、防污染。 “九防”措施： 防火：档案库房周围要灭绝火源迹象，库内严禁吸烟，库房电器禁用明线。日常保管中要放置灭火器（干粉或1211）档案人员要了解其性能并能熟练使用。 防盗：档案库房应有防盗措施，库房要加防盗门窗。 防潮：湿度较大的库房应配备去湿机及放置吸潮济。

第二节 档案的保管 防高温：档案库房应配备空调。档案库房窗子要挂窗帘，防止阳光直接射入库房内；库房照明装置应使用白炽灯，避免日光灯中紫外线对档案纸张的破坏。 防鼠：为了防止鼠害，应定期检查并投放灭鼠药。 防虫：档案柜架应经常放置防虫药，以防止害虫破坏档案。 防尘：为防止灰尘对档案的损害，库房最好加双层窗，同时用吸尘器及时吸除柜架上的灰尘。 防污染：为防止有害气体对档案的侵害，必要时密闭档案库房门窗，设置过渡间。

第二节 档案的保管 定期检查的形式主要有两种：全面检查和局部抽查。 （四）档案的安全检查 第二节 档案的保管 （四）档案的安全检查 定期检查的形式主要有两种：全面检查和局部抽查。 全面检查的主要内容：档案数量是否相符，收进、移出、借阅登记是否准确等。 局部抽查的主要内容：档案有无损毁、档案长霉生虫状况等。 查后应及时登记，发现问题及时处理。

第二节 档案的保管 （五）建立全宗卷 全宗卷是管理一个全宗档案的档案，说明该全宗历史情况的文件材料专卷。 内容： 第二节 档案的保管 （五）建立全宗卷 全宗卷是管理一个全宗档案的档案，说明该全宗历史情况的文件材料专卷。 内容： 1 .全宗介绍类：全宗指南（全宗介绍）、大事记等说明全宗背景和档案状况的文件材料。 2.档案收集类：档案接收和征集工作的办法、标准，档案（资料）交接文据及相关目录，档案来源和档案历史转移过程说明材料等。 3.档案整理类：文件材料分类、保管期限和归档范围的规定，档案整理工作方案、整理工作说明和小结等。 4.档案鉴定类：档案保管期限鉴定、档案开放鉴定、档案分级鉴定、档案销毁鉴定、珍贵档案考证鉴定等鉴定工作的制度、组织、方案和标准，鉴定工作形成的报告、请示及批复，鉴定及销毁处置档案的目录（清册）等。

第二节 档案的保管 5.档案保管类：档案保管工作制度，档案安全检查、档案破损情况调查与修复（抢救）、重点档案保护、珍贵档案仿真复制件制作等工作的记录和说明材料，档案保管状况分析和工作总结、报告等。 6.档案统计类：档案基础统计台账，档案工作基本情况统计报表，档案工作统计分析材料等。 7.档案利用类：档案利用制度，检索工具编制情况，档案开放与控制情况，档案编研与出版情况，档案展览与公布情况，珍贵档案介绍，档案利用效果典型事例等。 8.新技术应用类：应用现代技术管理档案的情况记录、工作报告及说明材料，档案信息化和数字化工作情况，电子档案（文件）创建和应用环境（硬件和软件）及数据格式说明等。

第二节 档案的保管 全宗卷的整理 文件材料装订。文件材料以件为单位进行装订。 第二节 档案的保管 全宗卷的整理 文件材料装订。文件材料以件为单位进行装订。 文件材料分类。属于同一全宗卷的文件材料，全宗内容1至8条进行分类。 文件材料排序。文件材料分入不同类目后，按形成时间顺序排列。新增文件材料插入相关类目，向后接续排列。 文件材料编号。在文件材料首页上方的空白处进行编号。文件材料的编号由 全宗号—类号—件号三部分组成。 全宗号填写文件材料所属全宗的编号。 类号填写1—8条的序号。 件号填写文件材料在相关类目中的流水排列序号。 编号举例：28—１—２

第二节 档案的保管 编制文件材料目录。全宗卷中的文件材料，分类别，以件为单位，按照排列顺序编制文件目录。新增文件材料在相关类目中接续编制目录。当相同材料出现新旧几种版本时，应在目录备注栏中，注明新版本文件替代旧版本文件的名称和时间。 全宗卷文件目录 类目名称 全宗介绍类 件 号 责任者 题 名 日期 备 注 1 北京市昌平区档案局 全宗介绍 2008 0101 2 昌平区档案局2011年大事记 20120107 3 昌平区档案局2012年大事记 20130108 4 20131108 2008年的

第二节 档案的保管 （六）档案相关名词： 全宗 档案保管的基本单位：案卷、件、张 目录：案卷目录、卷内目录、归档文件目录 归档范围和保管期限

针对档案制成材料，采取保护措施，使档案不受损。 第三节 档案的保护 目的：最大限度地延长档案的寿命。 针对档案制成材料，采取保护措施，使档案不受损。 档案保护 通过修复技术，对破损档案进行修复加固。

色素与纸张的结合方式（结膜、吸收、粘附） 第二节 档案的保管 档案制成材料的耐久性 纸张材料的耐久性 纤维素成分越多越耐久 色素成分（碳黑、颜料、染料） 字迹的耐久性 色素与纸张的结合方式（结膜、吸收、粘附） 最耐久 不耐久 比较耐久 纯蓝墨水和红墨水、复写纸、圆珠笔、印台油、铅笔 墨、和墨汁、黑色油墨。 蓝黑墨水、彩色油墨、印泥 声像档案耐久性看书 79

档案与档案工作概述 第三章 档案工作的业务要求

档案工作业务要求 一、单位档案工作的基本要求 （一）成立综合档案室，对本单位全部档案进行综合管理。 （二）建立档案管理网络，即明确主管档案工作的领导，确定一名专职档案员，各部门设一名兼职档案员。 （三）建立适应单位特点的档案管理制度，并严格落实档案制度。 （四）档案库房符合“九防”要求。 （五）组织学习、宣传档案法，杜绝档案违法行为 。 （六）按要求及时向档案馆移交档案。 （七）对所属单位档案工作的监督、指导与检查。

档案工作业务要求 某某单位管理网络图 主管档案工作领导 档案室 主管部门 各部门 各下属单位

第三节 档案工作业务要求 二、专职档案员负责的具体工作 (一)要积极争取主管领导的支持。 （二）集中统一管理本单位全部档案 。 第三节 档案工作业务要求 二、专职档案员负责的具体工作 (一)要积极争取主管领导的支持。 （二）集中统一管理本单位全部档案 。 （三)组织学习、宣传档案法，杜绝档案违法行为 。认真落实各项档案管理制度。 (四)负责编制本单位档案案卷目录等检索工具，开发档案信息资源，做好档案利用服务工作 （五）对各科室和所属单位的兼职档案员进行指导、监督、培训 。 （六）定期参加有关档案专业的培训，提升业务能力。 （七）接受档案行政管理部门监督、指导与检查，积极参加行政管理部门布置的各项活动。

第三节 档案工作业务要求 （三）兼职档案员负责的具体工作 （一）严格执行本单位的各项档案管理制度。 第三节 档案工作业务要求 （三）兼职档案员负责的具体工作 （一）严格执行本单位的各项档案管理制度。 （二）指导本部门工作人员做好办理完毕的文件材料的积累和管理工作。 （三）负责本部门应归档文件材料的收集、整理、归档工作，于次年3月底以前，把本部门应立卷归档的文件材料收集齐全完整、整理规范后移交给综合档案室。 （四）接受档案部门的业务监督和指导，积极参加档案部门组织的活动。 （五）积极参加档案业务培训，熟悉档案工作的基本方法和工作要求，掌握档案管理知识。

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