第七章 会议和会谈工作

第一节 会议概述 第二节 会前准备 第三节 会间工作 第四节 会后工作 第五节 会见与会谈工作

第一节 会议工作概述 会议的含义和分类 会议的涵义 会议的分类 会议的功能 三个人以上、聚合在一起，就某个（些）议题讨论，求得解决 分权、协调 决策、领导 资讯、亲和

第一节 会议概述 会议的要素 与会者 主办者 会议议题 会议名称 会议时间 会议地点

第一节 会议概述 会议中的三种人的作用 秘书的作用 主持人（召集人） 正式成员 列席人员 参加会议，自始至终为会议服务，对支持和保证会议取得预期效果起着不可替代的重要作用。

会议的与会者和主持人 与会者的要求 必要性 重要性 有利于会议的进展和效果 合法性 有合法的身份和法定的资格 主持人 当然主持人 临时主持人

会场里的“生人味”（一） 从四面八方来的负责人差不多到齐了。李董事长环视会场，与到会的下属不断点头问好，满脸微笑。“都到齐了吗？”他问秘书小张。“都到齐了，整二十位。”小张说。 突然，董事长脸上的笑容凝住了。他吸了吸鼻子，一声不响地走出了会议室。小张紧张起来跟了出去。“董事长”张秘书轻声叫，等待指示。 “小张，会场上怎么有股生人味？” “生人味？” “好像有不该参加的人来到了会场。” “不会吧，名单您审定过，这里是您的签字。来的都是各地经销处的负责人。”小张拿出名单给董事长。

会场里的“生人味”（二） 董事长没接名单：“坐在我对面的那日本人怎么也到会了？” “他是我们东京的代销商。” “代销商和经销处长一样吗？”董事长严肃问“你难道不知道今天会议的议题吗？” “今天是研究海外市场促销对策……” “这是本公司的核心机密。代销商只是合作伙伴，并不是本企业的成员，更不是研究企业经营对策的核心成员。内外有别啊！”董事长说。 “名单上有李明，这位代销商的中国名字也叫李明……” “好了！你还是呆会儿认真地再看看那名单吧！现在，你说该怎么办？” “现在，现在能不能由我通知日本人，让他退出会场”张秘书说。 “你说呢？”董事长反问。

问题： 让野田在场开会会怎样？ 小张能否把野田请出去？ 不请出去应怎么办？ 问题出在哪里？

会场里的“生人味”（三） “这样好像不妥，会影响关系的。是不是改变会议议题？” “现在也只有这样了。”董事长说：“今天上午的议题改为介绍东京代销商野田二郎先生与各经销处长认识，交流经销经验。主要请野田先生讲东京的市场状况和他们的对策，我介绍中国‘三十六计’在日本商场的运用。用半天务虚，下午正式研究问题，你通知公关部下午派人陪野田到张家界国家森林公园去游玩三天。三天后我抽出时间，再与他单独研究如何拓宽双方的合作。”说完快步走进会议室。 小张待董事长离开后打开名单一看，除各销售处长的名单外，董事长亲笔加了“请东京的李明同志到会”一行字。东京的李明同志是指公司派往东京的市场调查员。而日本的野田二郎虽也叫“李明”，但不是“同志”，只是合作者。 他急忙去公关部联系，然后打长途电话请东京的李明同志飞到公司开会。

会议的议题和名称 会议的议题 会议的名称 讨论的题目，研究的课题，需要解决的问题； 议题应尽可能集中、单一； 来源：上级；下级；本层次 议题必须具有合法性。 会议的名称 显示会议的内容、性质、参加对象、主办单位等； 用确切、规范的文字表达； 制成横幅或“会标”。

会议的时间和地点 会议时间 会议地点 会期 会议周期 休会 复会 闭会 大型会议考虑政治、经济、文化因素 专业性会议考虑专业特征 小型、例行会议在内部会议室 考虑会场设施、交通条件、安全保卫、气候环境等

第二节 会议计划与筹备工作 会议目标、议题的确定 会议预案、计划的制定 会议议程、日程的确定 会场布置及文件准备 会前检查

会议计划和成本预算 会议计划 会议成本 会议六要素的具体化 会议应做哪些准备工作 决定会议的工作人员和服务人员 部门会议应提前一星期由办公室统筹安排 会议成本 显性成本：交通费、住宿费、伙食补助、差旅补助、会场租用费、文件材料制作印刷费、饮料茶水费、文化娱乐费、摄影费、会议纪念品费、服务人员费用等 隐性成本：与会者劳动价值，每小时工资的3倍再乘以2计算

会议成本的计算公式 会议成本＝X+（2J×N ×T） X——表示显性成本的总和； J——与会者每小时平均工资的3倍； N——参加会议人数； 与会者每小时工资乘以参加会议时间，即个人此项时间价值。 因会议时间而减少的个人工资的劳动产值，个人劳动产值应为其工资的3倍以上。 因会议时间引起经常性领导工作停顿而造成的损失。

会议议程、程序的确定 议程 程序 日程表与作息时间表 根据议题的内在联系、主次、先后排列次序，印成文书，即议程表 把会议各个项目和内容有序地排列，就是程序，制成文书，即程序表 日程表与作息时间表

会场准备 会场布置 主席台席位布置 会场设施 其他准备 第一排应单数，正中为首席，然后左高右低（我国）；或者右高左低（国际规则） 餐饮、住宿、接送、安全、保密、参观游览等

文件准备 会议文件：一是会上需参考学习的文件资料；二是会议本身所产生的文件 会议文件的准备程序 开幕词 工作报告 发言稿 其他会议文书 会议通知、会议议程表、日程表、与会人员名单等 会议文件的准备程序

会议通知的发送 会议通知的要素 会议通知的发送 召开时间、需用时间或会期、地点、会议名称、主要议题、参加对象、须做的准备 报到日期、地点、接站办法 召集单位署名、通知发出日期、公章 会议通知的发送 邮寄（书面通知或请柬） 传真（或电子邮件） 电话 专人送达

会前检查 检查会议文件的准备情况 检查会场的准备情况

第三节 会议期间的工作 会议的接站、报到及签到 会议记录工作 会间调度和服务工作 会议文件的编写

会议的接站、报到及签到 接站 报到 查验有效证件 登记个人信息 接收和发放材料 预收费用和住宿安排 签到 秘书点名 本人签到 电子签到

会议记录的制作 会议记录是会议进程原始、真实的反映； 具有汇总、交流会议信息，为形成会议文件打好基础的作用； 不仅可作为日后查考分析的依据，也是具有法律效力的文档。 会议记录的写法，应该严格遵守实事求是、客观真实、完整准确、清楚规范的原则。

会议记录的内容 会议名称； 会议记录人的姓名、盖章； 日期、时间（开始时间、结束时间）；会议地点； 议题； 主持人； 出席者名单； 会议的经过情形及结论； 相关的资料； 下次会议预定日期； 重要会议记录需主持人签名。

会间调度和服务工作 会场调度 应对突发事件 会场服务 引导、茶水供应、照顾 应对会场外的电话、来访

会议文件的编写 闭幕词 决定 会议纪要 会议总结 对重要事项的政策和策略决断 对执行的具体安排和要求等 介绍会议情况、会议决定决议，表达不同意见 正式的行政公文之一 会议总结 是内部文书

职工代表大会为什么会出现这些问题？（1） 某集团公司按惯例举行职工代表大会，会议通知张贴在布告栏上，通知上说：欢迎员工参加本次会议。 会上将选举新的工会成员和决定总公司新的奖金分配方案。原工会主席退休了，刘荣光临时代替主席担任大会主持人。会场设在公司礼堂，时间为某日下午1点开始，大家陆续到达了会场。在门口，既是秘书又是工会成员的小吴把选票发给大家。 主持人刘荣光宣布会议开始，他首先请公司领导发言，坐在下面的一位职工代表马上提出要知道会议的具体程序。刘荣光才慌忙把会议议程宣读了一遍。

职工代表大会为什么会出现这些问题？（2） 公司一副总经理就新的奖金分配方案的制订过程和内容作了解释，要求与会代表慎重决定，是否通过该方案。接着，会议就增补两位新的工会成员进行了表决，表决方式是代表举手表示同意，小吴和另几位工会成员站在主席台上看了看举起的手臂，对刘荣光说：“90%以上都举手了，表决通过。” 接下来是对奖金分配方案进行表决，用无记名投票的方式。代表们议论吩咐，分别提出了不同的意见，但仍按照要求，在发给的表决票上认真填写。小吴等人在主席台上把几个投票箱拿出来给大家过目后，就拿着票箱走到代表们面前，代表们纷纷把表决票投入箱内。

职工代表大会为什么会出现这些问题？（3） 但就在这时，会场的一个角落发生了骚动，只见小吴和某个职工代表扭打在一起，旁边的人纷纷劝架。原来是个别工会成员看到投票的速度太慢，就自作主张先把代表们的表决票收拢在手中，再放入票箱内。有几个代表本来对这个奖金分配方案不满，见到以上景象，非常生气，在推推搡搡中双方就动起手来。吵闹声一度使选举停了下来，有人喊来了保安，把动手的几人劝到外面去了。接着的监票、唱票和计票都在不太理想的状况下进行，虽然计票结果表明大多数代表是同意此奖金分配方案的，但这个结果不知怎么仍然在代表们心中留下了疑问。

第四节 会议结束后的工作 与会者离会工作 结算费用 其他善后工作 会议传达 会议催办 发文催办 电话催办 派员催办 会议文书立卷及会后总结

会议传达 内容与程度 范围与层次 时间 方式

办公会议 会议要求 特点 精心准备每一次会议的议题，议题相对集中、具体 经主管审批 会场布置简单、整洁、安静、用品齐全 在上司意图、工作实践、反馈信息中产生议题 为讨论议题、解决问题准备足够的信息与资料 特点 经主管审批 会场布置简单、整洁、安静、用品齐全 会议通知简便 如需扩充与会者，秘书应事先拟出名单，经主管同意

代表会议 会议要求 特点 依法定期召开，与会代表必须达到法定人数方为有效 有权作出重大的决策，通过或批准法规、章程，讨论和通过各种议案、提案 议题来自议案和提案 会场布置庄严、隆重 应做好选举、表决工作的准备 跨地区的代表大会，应安排好代表的接送、食宿、交通、保健等 特点 有权作出重大的决策，通过或批准法规、章程，讨论和通过各种议案、提案 正式代表必须依法选举产生，经严格程序和资格审查

学术会议 反映最新的科学研究动态和成果，专家、学者和科研机关、部门的负责人参加； 百花齐放、百家争鸣； 会议形式不拘一格； 会议成果往往汇编成论文集，内部交流或公开出版； 提前三个月发送预备性通知，准备、提交论文或提纲，经审查后再发正式通知； 会场布置简单、朴素、实用，更多时间组织实质性讨论； 秘书人员应有一定的专业知识；

新闻发布会、记者招待会 新闻发布会单向沟通为主 记者招待会双向沟通为主 地点选交通便利、热闹场所； 发言人将事先准备好内容报告给记者，要求宣传； 内容应新鲜、真实、坦城； 记者招待会双向沟通为主 报告应简明扼要，更多时间是答记者问； 会议比较活跃； 组织和准备工作有难度。 地点选交通便利、热闹场所； 会议时间不安排在休息日； 用请柬通知，及早发送，并附宣传提纲。对重要记者提前预约； 秘书事先调查访问，估计可能提出的问题，帮助发言人做好准备。

座谈会 集中，主持人扣紧主题； 民主，让不同意见充分发表； 认真，认真发言、听取、思考、讨论； 轻松，不搞紧张、对立。 成功很大程度上取决于主持人的水平、引导和组织艺术。 邀请对象是知情人，有主见又敢于发表意见者； 小型为主，人数以七、八人至二、三十人为宜； 秘书与主持人密切配合，主持人引导、组织，秘书作记录； 时间不必严格规定； 准备饮料、茶点，使气氛轻松。

报告会 为宣传教育目的，邀请劳模、英雄、专家、党政干部等所作的专题报告会 主题须慎重选择，使能达到预期的效果，防止赶时髦或流于形式； 报告人应有一定的社会地位或知名度、表达能力，才有吸引力，产生最佳的效果。事先对内容提些要求，做到有的放矢； 应中等规模，人数百人以上，千人以下为宜； 时间不宜过长，一般以一、两个小时为宜； 会后应收集反馈意见，及时总结汇报。

国际会议 东道国发起、组织、邀请。写明议题、时间、地点、人数及差旅、食宿、会务等费用承担情况； 两个以上国家，多国会议、世界性会议； 一般使用英语，应准备足够同声翻译，文件有不同文字文本； 向上级主管部门申报、办理出入境等手续。 两个以上国家，多国会议、世界性会议； 议题必须是共同的，观点可以不同； 参会国家一律平等，互相尊重，参会人员考虑职位、地位的相应性，过于悬殊很难达成协议。

电视、电话会议 适用于重大、紧急情况，布置重要工作，宣布重大决定； 电话会议能节省时间和差旅费用。可讨论问题、布置工作； 电视会议有声有像，效果优于电话会议，适用于区域性或全国范围。 及时、切实做好通知工作； 保密电话会议不可使用普通电话线路； 电视讲话事后以文字形式在报刊上发表， 电话会议由秘书作书面记录，以备日后查考。

案 例 黎明公司正在召开职工代表大会，有数百人参加，听完总经理报告后，进入会议小组讨论。这时出现了麻烦，不少代表，特别是特邀代表和列席代表不知道参加哪一组的讨论，因为打印的分组名单上，根本没有他们的名字。一查底稿，原来是打印人员翻重了页，校对也草率从事，没有更正。一些特邀代表和列席代表以为是对他们的不恭，纷纷离会而去，会场上出现了一阵骚乱。 作为大会秘书处（如果是总经理秘书小陈负责），面对这些情况应该怎么办？

第五节 会见与会谈工作 会见 ——双方见面会晤，交换意见，也称会晤 会谈 ——两个（或两个以上）国家、民族、政党或企事业单位之间，就共同的问题进行的磋商和交谈。

会见与会谈工作的准备阶段 确定议题和明确目标 收集信息和分析双方材料 确定参加人员 双方协商时间、地点 布置座位 会见的目标一般为互通情况、沟通立场、消除分歧、确定原则。会谈的目标比较具体，往往是为了达成某个协议。 收集信息和分析双方材料 现实资料、历史资料，对方的意图和背景、人员组成、谈判底线和可能提出的条件等。 确定参加人员 包括主谈人、专业人员、翻译和秘书（兼记录员）。主谈人的级别应当与对方大致相等，并有权代表一级政府或组织。 双方协商时间、地点 接见和召见一般安排在主人的办公室、会客室；回拜则安排在客人的住所进行。会谈的时间通常由双方共同协商后确定，地点可选择在客人所住的宾馆会议室。任何一方在时间、地点上有变化，必须征得另一方的同意。 布置座位 准备足够的座位，视情况需要布置话筒(扩音器)、鲜花盆景、标语、座位卡、茶水、饮料、点心等；签字仪式要准备台式国旗(挂旗)、文房四宝和签字笔具等；会议室的布置和座位的安排。

会 见 座 位 图

会见和会谈时的管理及服务 迎送及合影 翻译、记录及服务 记者采访管理 主方应提前到达，并门口迎接宾客引入接见厅、会谈室。结束后主人应视情况将客人送至门口或车前，并握手道别，目送客人离去。 涉外合影，主人居中，主宾在主人的右边，其余人员按身份高低先右后左排列，主宾双方交叉排列，两端应由主方人员把边。 翻译、记录及服务 翻译和记录力求全面、准确、清楚和快速。会见时一般只备茶水，夏天加冷饮，如会见时间过长，可适当加上咖啡（红茶）和点心。 记者采访管理 是否允许记者采访，何时安排，以何种方式接受采访或发布消息，应该在准备阶段就订出计划，并报领导批准。在会见和会谈前，可安排几分钟的采访和摄影，在活动开始后，除特别安排的电视采访外，一般不安排采访。

涉外合影的排位 在涉外场合合影时，应遵守国际惯例，宜令主人居中，主宾居右，令双方人员分主左宾右依次排开。简言之，就是讲究以右为上(见图十五)。

会见和会谈结束后的工作 整理文件并归档 安排签字仪式 会见时的记录必须归档。会谈结束后可能产生合同、协议书、议定书、条约、意向书、备忘录、会谈纪要、宣言等文件。这些文件是秘书人员在会谈记录的基础上起草的，应提交双方讨论和磋商，直至达成一致。最后，双方在履行签字程序后，文件才能生效。签字后的文件以及原始记录应当一起整理后归档。 安排签字仪式

并列式排座，是举行双边签字仪式时最常见的形式。它的基本做法是：签字桌在室内面门横放。双方出席仪式的全体人员在签字桌之后并排排列，双方签字人员居中面门而坐，客方居右，主方居左（见图四）。

相对式签字仪式的排座，与并列式签字仪式的排座基本相同。二者之间的主要差别，只是相对式排座将双边签字仪式的随员席移至签字人的对面（见图五）。

签约仪式 签约仪式 引导各方人员进入签字场所； 引导主签人入座，其他人员按身份顺序排列，分主左客右站立在各方主签人的身后； 助签人将文本打开，向主签人指示签字位置，签字后用吸墨水器将墨迹吸干； 双方在本方保存文本上签字后，由助签人互相传递文本签字； 双方主签人握手，交换文本； 完毕后双方共同举杯庆贺； 保存好签字文本，陪同上司送别客人。 做好签字文本定稿、翻译、校对、印刷和装订工作； 准备好签字桌和签字用品， 安排签约方职位相当的负责人主签，由更高一级的领导人及相关部门的负责人参加，以示监证； 布置好签字场所、主签人的座位，按主左客右的规则在桌上放置各自的文本和姓名牌； 安排签约人、助签人（秘书）和参加人。