「公文管理資訊系統建置案」 系統教育訓練說明 收發作業
Ch3.收文作業說明
收文作業1 收文人員可以針對不同種類的校外來文進行收文登記。
收文作業2-來文掃描辨識 1.當收文人員電腦已接上文件掃描器，可執行［啟動掃描］ 2. 當已經利用辦公室內的事務機掃描文件後執行［匯入］，可轉入已掃描的Ｔiff檔案。 3. 當完成基礎影像編輯與文件整理後，執行［上傳］功能會進行文件辨識後上傳至公文系統［電子收文］中檢視。
收文作業3-收文登記 1.當遇到較無法具體電子化的來文（ex 多頁數、實體附件、有效票據等..)可直接進行欄位式的收文登記。 2. 當輸入相關欄位按下［收文登記］系統跳出取得文號。 3. 若無上傳來文影像檔或實體附件等，按下收文登記，系統會詢問是否改為紙本收文，點選［是］，系統會跳出列印條碼收件單列印後夾附於來文中。
Ch4. 發文作業說明
發文作業1-發文點收 發文人員可以針對處理狀態為［發文待發文登記］的公文簽收，並開啟公文進行繕校作業。
發文作業2-發文繕校 發文人員針對需發文的文稿執行［發文繕校］進行自動清稿與稿轉函作業。
發文作業3-修改內容與多址分文 發文人員稿轉函後，可執行［多址分文］。
發文作業4-多址分文 ［多址分文］:可修改發文方式為紙本還是走電子布告欄方式。
發文作業5-發文登記 ［發文登記］:完成多址分文後針對發文的抄本，進行最後確認發文登記。（等於正式的用印寄發）
發文作業6-結案方式（發文銷號） ［發文銷號］:完成發文登記後，為待存查狀態，發文人員可以依據本公文的情況，選擇不同的銷號（結案）方式。
Ch5.分文與請示分文說明
承辦人與登記桌作業流程圖(核決前) 其他單位 總收文 單位登記桌 (一級)單位主管 承辦人 主任秘書 (改分核准後，改分其他單位） 分文 (其他單位)會辦公文 分文請示 總收文 分文 單位登記桌 申請重分(退上一關) 分文 分文請示 分文 (一級)單位主管 承辦人 申請重分(退上一關)
處理（單位發文、單位歸檔、單位自行存查） 承辦人與登記桌作業流程圖(決行後) 其他單位 (其他單位)後會公文 送發文、存查 登記桌 處理（單位發文、單位歸檔、單位自行存查） 申請重分(退上一關) 檔案室 (文書組) 送歸檔 分文 分文請示 分文 總發文 單位主管 承辦人 申請重分(退上一關) 送總發文
分文作業-分文作業 ［分文作業］:於卷宗勾選文號後執行［分文］。
分文作業-請示分文 當總收不確定公文該由何承辦人辦理時，可選擇［分文請示］功能，請主管協助分文指派。
Workshop :實機演練1 請各位學員演練收到外機關來文收文登記並分文承辦人作業。
Ch7.電子布告欄說明 公文受文者若為本校單位或人員得採用電子布告欄方式發文 總發文 & 單位發文 A單位 B單位 (登記桌) (登記桌) (承辦人) A單位 (登記桌) A單位 (承辦人) 總發文 & 單位發文 B單位 (登記桌) B單位 (承辦人) B單位 (承辦人) C單位 (個人) 公文受文者若為本校單位或人員得採用電子布告欄方式發文
電子布告欄-閱讀公告 承辦人工具列具備[電子布告欄]圖示，旁邊的(2)數字表示尚未閱讀的公告數量。 點選[電子布告欄]功能後，可檢視完整布告欄資訊:
電子布告欄-檢視電子布告欄公文 收文人員開啟並檢視電子公佈欄公文，可執行[傳閱](轉發)、[隱藏]、[請示]等功能。
電子布告欄-傳閱電子布告欄公文 發文在檢視內容或請示後，可選擇[傳閱]功能，出現單位內的組織樹，可進行單位全選，或部分人員單選。
電子布告欄-布告欄傳閱紀錄 公告傳閱(轉發)後，可透過點閱紀錄與點閱圖示查看，本單位內公告傳遞的狀況，與誰已經點閱看過的資訊。
電子布告欄-布告欄查詢 公布查詢功能，任何人可透過公布查詢，輸入相關條件後可查詢到符合條件的歷史公告資料，不受到隱藏或過期的限制。
電子布告欄-布告欄維護 總發文人員或單位發文，可針對本單位所發出的電子布告欄公文進行資料的調整與修改，包含下架、刪除、修改。
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