檔案應用 臺北市政府秘書處

大綱 前言 檔案應用推廣 機關檔案應用服務作業準備 檔案申請應用作業流程 臺北市政府所屬各機關大專院校檔案開放應用要點修正重點說明

前言 檔案是歷史的紀錄，也是傳承社會集體智慧的結晶，檔案管理，更是檢視現代化國家進步的指標。 隨著民眾檔案應用意識的與日俱增，為推動機關檔案應用服務，冀由此課程促進各機關檔案管理人員對檔案應用作業的認識，並增進民眾對於檔案應用服務的支持。

檔案應用推廣-舉辦檔案展覽

檔案應用推廣-出版檔案刊物

檔案應用推廣-提供網際網路服務

機關檔案應用服務作業準備(1/5) 相關法令 檔案法第17-22條 檔案法施行細則第17-23條 檔案閱覽抄錄複製收費標準 臺北市政府所屬各機關大專院校檔案開放應用要點

機關檔案應用服務作業準備(2/5) 相關法令 機關檔案之申請，依檔案法第17條及第19條規定，應以書面敘明理由為之。 各機關非有法律依據不得拒絕，且受理申請所為之准駁，應於30日內完成。(法#19) 檔案法施行細則第18條至第20條對申請應用檔案之應載明之事項及應用之方式有明文補充規定。

機關檔案應用服務作業準備(3/5) 提供適宜之檔案開放應用場所 空間規劃原則： 閱覽處所位置應與機關行政人員辦公室為適當之區隔，並有獨立之出入口，以利應用者進出為宜。 閱覽處所內照明及空調環境設計時，應注意光線充足、照度均勻、通風良好，並避免陽光直射及眩光。

機關檔案應用服務作業準備(4/5) 提供適宜之檔案開放應用場所 空間規劃原則--空間規劃注意事項： 1.檔案應用區域動線方便，且有足夠空間提供閱覽或抄錄等應用服務。 2.每閱覽座位設計使用面積含走道，以不小於3.5平方公尺為宜。 3.閱覽處所內外宜於顯著位置，配合動線規劃相關標示： （1）方位類標示 （2）訊息類標示 （3）指導類標示

機關檔案應用服務作業準備(5/5) 提供適宜之檔案開放應用場所 處所應有之設施配置： 為利民眾閱覽、抄錄或複製檔案及安全管理，各機關應視實際需要配置下列設施： 1.目錄查詢工具。 2.電腦。 3.影印機、縮影閱讀(複印)機。 4.閱覽桌椅。 5.置物櫃。 6.文具、手套。 7.監控系統及防火安全設施。

檔案申請應用作業流程 檔案應用申請 審核及回覆 準備檔案 閱覽抄錄及複製檔案 還卷 檔案應用紀錄及統計

檔案申請應用流程圖 檔案應用申請 查詢檔案目錄 核准應用檔案 準備檔案 填寫申請書 準備檔案 申請書送交 檔案管有機關 閱覽抄錄或複製 是 填寫申請書 準備檔案 申請書送交 檔案管有機關 閱覽抄錄或複製 申請人於機關指定之 時間及處所應用檔案 審核及回覆 否 審核並回覆 准駁處理情形 結束

檔案應用申請《申請人資格》 中華民國國民及依法在中華民國設有事務所、營業所及管理人或代表人之法人、團體。 外國人，以其本國法令未限制中華民國國民請求提供其檔案者為限。(政府資訊公開法第9條第2項) 申請應用機關檔案並無年齡之限制，惟未成年人申請應用機關檔案，應由法定代理人代理。

機關檔案應用申請 檔案目錄查詢 申請書應載事項 申請書送交

檔案應用申請《檔案目錄查詢》 檔案管理局自91年4月1日起開始受理機關檔案 目錄彙送作業，各機關送交之檔案目錄，將由檔案管理局陸續進行目錄之審查、彙整與公布。 機密檔案目錄，依機密檔案管理辦法第五條之規定，不予彙送公布。 其餘檔案目錄一律依檔案法第八條第三項之規定，彙整公布於「機關檔案目錄查詢網」(Navigating Elecronic Agencies’ Records，簡稱NEAR)，以便利民眾申請應用檔案。 網址：http://near.archives.gov.tw

檔案應用申請《申請書應載事項》 申請人之姓名、出生年月日、電話、住（居）所、身分證明文件字號。如係法人或其他設有管理人或代表人之團體，其名稱、事務所或營業所及管理人或代表人之姓名、出生年月日、電話、住（居）所。 有代理人者，其姓名、出生年月日、電話、住（居）所、身分證明文件字號，委任申請者，並應提出委任書；如係法定代理者，應敘明其關係。 申請項目。 檔案名稱或內容要旨。 檔號。 申請目的。 如有使用檔案原件之必要者，其事由。 申請日期。

檔案應用申請《申請書送交》 親自持送 書面通訊 透過電子傳遞方式

審核及回覆 程序審查 實質審查 審核回覆

審核及回覆《程序審查》 各機關收受申請書後，應依權責，將申請書分文至受理單位辦理。 受理單位應依據申請書所載事項，確認其正確性，如有誤繕者，應以另紙方式補正檔號、檔案名稱或內容要旨相關資料。 受理單位檢查申請案件是否符合規定 如有不合規定或資料不全者，應通知申請人7日內補正；逾期不補正或不能補正者，得依法駁回其申請。 受理申請，應儘速辦理，最遲應自受理之日起30日內，以書面通知申請人審核結果。如有補正資料者，自申請人補正之日起算。(本法施行細則#19)

審核及回覆《實質審查》 受理單位應就檔案內容得否提供應用先擬妥審核通知書併同申請審核表，必要時簽會該檔案所涉業務單位，徵詢其意見。 為提供檔案申請准駁之參考，受理單位應依規定向檔案管理單位辦理調案後，依相關規定簽辦申請案件。 受理單位應就檔案內容得否提供應用先擬妥審核通知書併同申請審核表，必要時簽會該檔案所涉業務單位，徵詢其意見。 檔案如有應限制公開或提供之部分，應先予註記,陳機關權責長官批示。

審核及回覆《實質審查》(續) 檔案有下列情形之一者，各機關得拒絕申請：(法#18) 有關國家機密者。 有關犯罪資料者。 有關工商秘密者。 有關學識技能檢定及資格審查之資料者。 有關人事及薪資資料者。 依法令或契約有保密之義務者。 其他為維護公共利益或第三人之正當權益者。

審核及回覆《審核回覆》 申請人已以電子傳遞方式請求應用檔案或於申請書上註明電子傳遞位址者，審核通知書得以電子傳遞方式為之。 經審核核准應用檔案者，受理單位應備審核通知書回覆申請人並將審核通知書影本送檔案管理單位;經審核駁回者,受理單位除函覆申請人外,應將審核通知書影本併同檔案送交檔案管理單位並辦理還卷。

審核通知書應載明下列事項： 審核及回覆《審核回覆》(續) 核准應用檔案應用准駁之意旨 檔案應用方式、時間及處所 檔案應用注意事項及收費標準 －核准應用或無法提供應用之原因 檔案應用方式、時間及處所 檔案應用注意事項及收費標準 應攜帶之相關證明文件

準備檔案 約定日期 分離原則 非紙質類檔案提供應用前之準備

受理單位應就核准應用項目於檔案應用約定日期前備妥檔案 受理單位應將備妥之檔案併同申請書影本及檔案應用簽收單放置一處待用 準備檔案《約定日期》 受理單位應就核准應用項目於檔案應用約定日期前備妥檔案 受理單位應將備妥之檔案併同申請書影本及檔案應用簽收單放置一處待用

準備檔案《分離原則》 核准應用之檔案如僅其中一部分有應限制公開或提供之情形，應採「分離原則」，去除不得公開部分，就其他部分公開或提供之 在不影響資料判讀原則下，得以下列方式處理： 1.檔案可拆卷者，將不宜公開之部分抽離後提供應用。 2.檔案不可拆卷者，將不宜公開之部分適當隱藏或遮蓋後影印提供應用。 3.受理單位應將檔案部分抽離或遮蓋情形註記於檔案應用簽收單告知申請人 。

準備檔案《非紙質類檔案之準備》 非紙質類檔案提供應用前之準備應注意事項： 電子檔案 機關得視需要，加註浮水印或為其他必要之處理。 攝影類檔案 應提供副片或經數位儲存後之電子影音檔案副版。 錄影(音)帶類檔案 應提供拷貝帶或經數位儲存之電子影音檔案副版。

閱覽、抄錄及複製檔案 應用檔案 禁止行為及罰則 收費標準

閱覽、抄錄及複製檔案《應用檔案》 提供檔案複製郵寄服務者 受理單位應先收取申請人繳交之郵資、手續費及複製費用後將檔案複製品併同收據寄交申請人並辦理調案歸還。 應用檔案之時間及處所 申請人應出示審核通知書及身分證明文件並完成登記程序後，始得進入檔案閱覽處所 受理單位將檔案交付申請人使用，應請其於檔案應用簽收單簽名。 抄錄或複製檔案，如涉及著作權事項，應依著作權法及其相關規定辦理。 (法#20)

添註、塗改、更換、抽取、圈點或污損檔案。 拆散已裝訂完成之檔案。 以其他方法破壞檔案或變更檔案內容。 閱覽、抄錄及複製檔案《禁止行為及罰則》 申請人閱覽或抄錄檔案，應保持檔案資料之完整，並不得有下列行為： (法#20) 添註、塗改、更換、抽取、圈點或污損檔案。 拆散已裝訂完成之檔案。 以其他方法破壞檔案或變更檔案內容。 如有發生上述情形者，各機關應停止其閱覽或抄錄；其涉及刑事責任者，移送該管檢察機關偵辦。

各機關「得」依檔案中央主管機關所定收費標準收取費用，故機關自可依業務性質，參酌「檔案閱覽抄錄複製收費標準」自行調整收費適用之。 閱覽、抄錄及複製檔案《收費標準》 各機關「得」依檔案中央主管機關所定收費標準收取費用，故機關自可依業務性質，參酌「檔案閱覽抄錄複製收費標準」自行調整收費適用之。 如戶籍法、地籍法針對戶籍、地籍檔案閱覽收費，已定有相關規定等是，檔案應用費用之收取即可依規定辦理。 (檔案閱覽抄錄複製收費標準第2條)

還 卷 檔案應用完畢，受理單位應當場檢視申請人歸還檔案之完整性及是否有不當破壞情形；如有污損、破壞等不當使用情形，應於檔案應用簽收單註記後並依相關規定辦理。 申請人應用檔案應於當日歸還，如未能於當日應用檔案完畢者，受理單位應先於檔案應用簽收單註記應用情形後，先辦理還卷，另日再行調閱。 申請人閱畢檔案應歸還受理單位並經點收無訛後，受理單位應於檔案應用簽收單上註記還卷並將一聯交付申請人。 檔案應用完畢還卷後，受理單位應向申請人收取閱覽、抄錄或複製檔案之費用，並開立收據併同檔案複製品，交予申請人。 受理單位應將檔案應用簽收單影本併同供閱檔案依相關規定辦理調案歸還。

檔案應用紀錄及統計 ◎申請案紀錄 ◎檔案應用調查 ◎申請應用檔案數量、 類別及 准駁情形統計 檔案應用申請書、審核通知書、檔案應用簽收單、檔案應用紀錄 ◎檔案應用調查 分析檔案顧客的背景、類型、 檔案應用需求、滿意度及改進建議 ◎申請應用檔案數量、 類別及 准駁情形統計

臺北市政府所屬各機關大專院校檔案開放應用要點修正重點 配合檔案法第二十八條修正，排除高中職以下學校為適用對象。（要點名稱與第二點） 明定申請案件之審核單位為承辦單位。（第五、十五點） 配合調整附表格式、標題及部分文字內容，並刪除原訂定之閱覽抄錄複製收費標準，以求周延。

聯絡電話：2725-6101 E-mail：aa_nichun@mail.taipei.gov.tw 簡報完畢 謝謝指教 聯絡電話：2725-6101 E-mail：aa_nichun@mail.taipei.gov.tw